Sistemas de Gestión de la calidad: el Análisis de peligros y puntos críticos de control y su aplicación en bibliotecas

Transcripción

1 Sistemas de Gestión de la calidad: el Análisis de peligros y puntos críticos de control y su aplicación en bibliotecas Leticia Paula Dobrecky Lic. en Bibliotecología y Ciencia de la Información egresada de la Facultad de Filosofía y Letras de la Universidad de Buenos Aires (UBA) Desde el 2002 hasta el 2003 participó de un proyecto de actualización de una página web en la Cátedra de Fuentes de Información en Humanidades y Ciencias Sociales de la Facultad de Filosofía y Letras de la Universidad de Buenos Aires. Durante el 2003 trabajó en el Centro de Documentación e Información del Ministerio de Economía y Producción. Actualmente, se desempeña en el Centro de Documentación e Información Agropecuaria del Ministerio de Agricultura, Ganadería y Pesca. Además, publicó varios artículos en revistas internacionales y fue incluida en el repertorio Marqui s Who is Who in the World, edición Argentina Resumen En los últimos años se hizo evidente la importancia de aplicar en las instituciones algún sistema de gestión de la calidad como por ejemplo las normas ISO. Dentro de este marco, se posiciona el Análisis de Peligros y Puntos Críticos de Control o HACCP por sus siglas en idioma inglés como un sistema preventivo orientado a garantizar la producción de alimentos seguros. Así como muchas bibliotecas aplicaron las normas ISO, el presente trabajo describe al sistema HACCP profundizando en los conceptos de peligros, medidas preventivas y puntos críticos de control y analiza la posibilidad de aplicación en tres procesos bibliotecarios. Palabras claves: Gestión de la calidad Bibliotecas Procesos bibliotecarios HACCP Planificación y Gestión Introducción El HACCP o Hazard Analysis and Critical Control Points se creó inicialmente como forma de asegurar la inocuidad microbiológica en los albores del programa estadounidense de viajes

2 espaciales tripulados. La finalidad era garantizar la inocuidad de los alimentos de los astronautas. Hasta entonces, la mayoría de los sistemas se basaban en el análisis de los productos finales. Se necesitaba un sistema dinámico, centrado en los procesos, y así nació el concepto de análisis de peligros y puntos críticos de control. Es un procedimiento sistemático y preventivo, reconocido internacionalmente para abordar los peligros biológicos, químicos y físicos mediante la previsión y la prevención, en vez de la inspección y comprobación de productos finales. Se trata de un enfoque estructurado y sistemático para controlar la inocuidad de los alimentos en la totalidad del sistema del producto. Se basa en la existencia de sistemas de gestión de la calidad sólidamente implantados, como las buenas prácticas de fabricación, las buenas prácticas de higiene, las buenas prácticas agrícolas, entre otros. El presente trabajo describe brevemente al HACCP y sus principios, haciendo hincapié en los conceptos de peligros, medidas preventivas y puntos críticos de control. Por otro lado, propone aplicar dichos conceptos en tres procesos bibliotecarios. El HACCP: principios básicos El HACCP está constituido por siete principios que esbozan cómo establecer, llevar a cabo y mantener un plan aplicable al proceso sometido a estudio. Los mismos están aceptados internacionalmente y publicados en detalle por la Comisión del Codex Alimentarius (OMS, Organización Mundial de la Salud y la FAO, Organización de las Naciones Unidas para la Agricultura y la Alimentación) y por la National Advisory Committee on Microbiological Criteria for Foods. A continuación se presenta un cuadro dónde se enuncian los principios y en cada caso se definen los conceptos involucrados. 1 PRINCIPIOS DEFINICIONES 1: Realizar un análisis de peligros Peligro: agente biológico, químico o físico presente en el alimento, o bien la condición en que éste se halla, que puede causar un efecto adverso para la salud. Análisis de peligros: proceso de recopilación y evaluación de información sobre los peligros y las condiciones que los originan para decidir cuáles son importantes con

3 relación a la inocuidad de los alimentos y, por tanto, planteadas en el plan del sistema de HACCP. Diagrama de flujo: representación sistemática de la secuencia de fases u operaciones llevadas a cabo en la producción o elaboración de un determinado producto alimentario. Fase: cualquier punto, procedimiento, operación o fase de la cadena alimentaria, incluidas las materias primas, desde la producción primaria hasta el consumo final. Medidas de control: cualquier medida o actividad que puede realizarse para prevenir o eliminar un peligro para la inocuidad de los alimentos o para reducirlo a un nivel aceptable. 2: Determinar los puntos críticos de control Punto crítico de control (PCC): fase en la (PCC) que puede aplicarse un control y que es esencial para prevenir o eliminar un peligro para la inocuidad de los alimentos o para reducirlo a un nivel aceptable. 3: establecer los límites críticos Límite crítico: criterio que diferencia la aceptabilidad o inaceptabilidad del proceso en una determinada fase. 4: establecer un sistema de vigilancia del control de los PCC 5: establecer las medidas correctoras que habrán de adoptarse cuando la vigilancia indica que un determinado PCC no está Desviación: situación existente cuando un límite crítico es incumplido. Medidas correctoras: acción que hay que realizar cuando los resultados de la vigilancia en los PCC indican un control

4 controlado. 6: establecer procedimientos de verificación para confirmar que el sistema de HACCP funcione eficazmente 7: establecer un sistema de documentación sobre todos los procedimientos y los registros apropiados para estos principios y su aplicación deficiente. Verificación: aplicación de métodos, procedimientos, ensayos y otras evaluaciones, además de la vigilancia, para constatar el cumplimiento del plan de HACCP. Se van a examinar más detalladamente los dos primeros principios que son el objeto de estudio del presente trabajo. En el primer principio se deben identificar los peligros potenciales asociados a la producción de alimentos en todas las fases, desde la producción primaria, la elaboración, fabricación y distribución hasta el lugar de consumo. Evaluar la posibilidad de que surjan uno o más peligros e identificar las medidas para controlarlos. Cuando se evalúan las medidas preventivas es necesario considerar qué es lo que ya está funcionando y qué nuevas medidas es necesario instalar. Esto puede resultar sencillo usando como guía el Diagrama de Flujo del proceso. Cabe aclarar que puede ser necesario aplicar más de una medida para controlar un peligro o peligros específicos, y que con una determinada medida se pueda controlar más de un peligro. El segundo principio se refiere a la determinación de los puntos críticos de control. Justamente un PCC es cualquier operación del proceso dónde la pérdida de control puede resultar en un riesgo par la salud. La información obtenida a través del primer principio enunciado, se utiliza en esta etapa para identificar cuál o cuáles operaciones del proceso son PCC. Necesita de un minucioso análisis, y si bien pueden identificarse en muchas operaciones del proceso, debe darse prioridad a aquéllos en dónde si no existe control puede verse afectada la salud del consumidor. El estudio HACCP se refiere exclusivamente a lo que es crítico para la seguridad del producto y por lo tanto el Sistema gira sobre los PCCs. El HACCP y su aplicación en bibliotecas Es posible aplicar el HACCP en bibliotecas? Es evidente la imposibilidad de utilizar el sistema en nuestro ámbito ya que fue pensado para la industria alimenticia y afines. Sin embargo, lo interesante de dicho enfoque es su carácter preventivo y el análisis de un producto en cada fase del proceso. Se propone aplicar esa visión para examinar los tres

5 procesos bibliotecarios. Para ello es necesario redefinir los conceptos de peligros, medidas preventivas y/o correctivas y PCC en cada caso. Primer caso: servicio de préstamo o consulta en sala El diagrama que se presenta (Fig. 1) se elaboró a partir del análisis de los manuales de procedimientos de varias bibliotecas. La intención es visualizar la secuencia de pasos para brindar el servicio de préstamo o consulta en sala en un sistema de estanterías cerradas y de este modo examinar en qué fases se presentan los mayores peligros, cuáles son las medidas preventivas y dónde se ubican los puntos críticos de control. Cabe agregar que cada institución tiene que desarrollar el flujograma de acuerdo a las características del servicio que presta. Figura 1: Diagrama del proceso de consulta en sala en un sistema de estanterías cerradas Fuente: elaboración propia A continuación se analizarán sólo aquellas fases donde se presentan los mayores peligros. Se mencionarán las medidas preventivas en cada caso y los puntos críticos de control.

6 Tanto la fase de consulta como la verificación de los datos y la disponibilidad son PCC porque de no efectuarse controles para los peligros detectados, se vería afectado el servicio y por ende el usuario en la satisfacción de su necesidad de información. Uno de los inconvenientes que se puede presentar a la hora de buscar el material solicitado es que no se encuentre correctamente ubicado. Por eso es fundamental monitorear la colección en forma periódica para verificar que se respete el sistema de clasificación. La inspección del material tras la consulta también es un PCC porque se puede ver afectada la conservación de los materiales y la posibilidad de acceder a los mismos.

7 Segundo caso: Préstamo de material bibliográfico a domicilio Se presenta un diagrama (Fig. 2) donde se describen las fases para realizar un préstamo a domicilio. El mismo también se elaboró a partir del examen de varios manuales de procedimientos. Figura 2: Diagrama del proceso de préstamo a domicilio Fuente: Manual de procesos y procedimientos UNIPAZ 2 En el siguiente cuadro se analizan sólo aquellas fases dónde es factible que se presenten peligros, se indican las medidas preventivas y los PCC. FASE PELIGRO/S MEDIDAS PREVENTIVAS O DE CONTROL Disponibilidad del Si no se encuentra Implementar un material disponible, la servicio de reserva demanda del usuario del material no se cumple y esto solicitado puede generarle un perjuicio. NO PCC

8 Registro del Que el usuario En el momento del SI préstamo modifique alguno de préstamo verificar los datos para su que los datos más localización y no lo importantes no se notifique. hayan modificado. Asegurase de Tener presente el completar todos los manual de datos del material en procedimientos. préstamo. Aquí sólo se determina un único PCC durante la fase del préstamo ya que de no tener alguna medida de control, el servicio no puede brindarse correctamente. Uno de los aspectos más importantes es la actualización de los datos de los usuarios, por eso es fundamental efectuar algunas preguntas en el momento del registro para verificar si hubo alguna modificación. Por otro lado, es fundamental completar todos los campos del material que se está retirando. Ambos aspectos son fundamentales en el caso de que haya que efectuarse algún reclamo. Tercer caso: Devolución del material retirado en préstamo A continuación se visualizan las fases correspondientes al proceso de devolución del material retirado en préstamo (Fig. 3) y luego se examinan sólo aquéllas donde se fijan los PCC.

9 Figura 3: Diagrama del proceso de devolución del material Fuente: Manual de Procesos y Procedimientos UNIPAZ 3 FASE PELIGROS MEDIDAS PREVENTIVAS O DE CONTROL Revisión del material Que el material sufra Asesorar al usuario devuelto alguna rotura/ en el cuidado de los mancha/mutilación materiales a través durante el préstamo de cursos breves o con la consiguiente guías en Internet pérdida de sobre el correcto información. manejo de los materiales. PCC SI

10 Verificación de la Desconocimiento del Poner a disposición SI fecha de devolución reglamento sobre la de los usuarios el del material extensión de los reglamento sobre préstamos. préstamos y sanciones. Como puede apreciarse en el cuadro, se detectaron dos PCC. En la fase de revisión del material el control es crítico ya que se podría ver afectada la colección (si las publicaciones sufren alguna mutilación u otro deterioro) y con ello también se verían perjudicados los usuarios porque parte o toda la información podría haberse dañado. Por otro lado, la verificación de la fecha de devolución es un aspecto crucial para conocer si los usuarios están familiarizados con el reglamento de la biblioteca. Conclusiones El aspecto más destacable del HACCP es su enfoque preventivo y la importancia de centrar la atención en aquellas fases del proceso donde el control es crítico. La mayor dificultad al momento de aplicar los dos primeros principios al contexto de las bibliotecas es la necesidad de redefinir los conceptos para adaptarlos en cada caso específico. De ahí que es fundamental que cada institución elabore los correspondientes diagramas de flujo y analice detenidamente sus fases para detectar posibles peligros y determinar las medidas preventivas o de control correspondientes. Además, se tiene que redefinir el concepto de PCC en cada caso para poder fijarlos correctamente. Muchas bibliotecas han implementado las normas de calidad ISO. Esa situación facilita la compresión del enfoque HACCP y su importancia como un elemento más para la gestión de los procesos. Bibliografía Centro de Capacitación y Referencia FAO/OIEA para el Control de los Alimentos y los Plaguicidas. (2003). Sinopsis del sistema de análisis de peligros y de puntos críticos de control (APPCC). [En línea]. En: Manual sobre la aplicación del sistema de análisis de peligros y de puntos críticos de control (APPCC) en la prevención y control de las micotoxinas. (Estudio FAO: Alimentación y Nutrición, 73). Disponible en: [Consultado: ] Dobrecky, L. Análisis de Peligros y Puntos Críticos de Control en Bibliotecas. En: Revista Biblios, no. 30, Ene-Mar 2008.

11 Mortimore, S. & Wallace, C. HACCP: enfoque práctico. Zaragoza: Acribia, Programa Cojunto FAO/OMS sobre Normas Alimentarias. Comisión del Códex Alimentarius. Sistema de análisis de peligros y de puntos críticos de control (HACCP) y directrices para su control. En: Higiene de los alimentos. 3 ed. Roma: FAO, Disponible en: [Consultado: ] Secretaría de Agricultura, Ganadería, Pesca y Alimentos (SAGPYA). Dirección Nacional de Alimentos. Análisis de peligros y puntos críticos de control (HACCP), boletín de difusión. Buenos Aires: SAGPYA, Servicio Nacional de Sanidad y Calidad Agroalimentaria SENASA. HACCP: guía orientadora de productores, procesadores y servicios de inspección. Buenos Aires: SENASA, UNIPAZ. Manual de procesos y procedimientos. Disponible en: [Consultado: ] Notas 1 Las definiciones se tomaron del material publicado por la FAO/OMS 2-3 Se efectuaron algunas modificaciones a las fases del diagrama que figura en el Manual de UNIPAZ.