e-auditor UNE :2002 Gestión de la I+D+i

Transcripción

1 :2002 Gestión de la I+D+i El Software de auditoría y auto-evaluación para la norma UNE :2006 Gestión de la I+D+i, es un software creado con herramientas de última generación bajo tecnología Web y con el fin de que una empresa pueda identificar con respecto a su organización los requisitos necesarios que le faltan para obtener la certificación de un sistema de gestión basado en dicha norma. Se caracteriza por: Ser un software sobre plataforma web, no es necesaria su instalación y su mantenimiento es on-line. Acceder al software a través de Internet desde la propia web y en cualquier ubicación y con cualquier navegador. Evaluar mediante un interface interactivo (softwarecliente) todos los apartados de la norma. Permitir que el usuario documente (evidenciando los requisitos evaluados) los criterios sobre los valores aportados a cada apartado de la norma. Tener comentado cada uno de los apartados que son evaluados por la norma, recomendando las medidas a tomar para cumplir cada uno de los requisitos. Emitir un conjunto de informes que determinan tanto los resultados cuantitativos según puntuaciones obtenidas en los diferentes apartados de la norma, como los resultados cualitativos según desviaciones y no conformidades resultantes de las diferencias funcionales entre la norma y la organización. Ventana cuestionario de los apartados de la norma Detalle del software en el que el usuario seleccionando en la zona izquierda de la pantalla irá valorando los diferentes apartados de la norma.

2 Ventana desplegable de apartados de la norma UNE :2006 Estructura de la norma UNE Toda norma UNE esta compuesta de una estructura de al menos tres niveles; de dichos niveles el primer nivel es el enunciado de cada capítulo. El segundo nivel corresponde con el enunciado de un apartado que puede contener requisitos de cumplimiento durante la implantación del sistema o servir como encabezado de un nuevo subapartado. En el tercer nivel o niveles inferiores se encuentran el conjunto completo de requisitos (los cuales hay que evidenciar su cumplimiento) a tener en cuenta durante la implantación de todo sistema de gestión basado en una norma UNE. El Software dispone de una ventana en donde están introducidos y documentados todos los apartados de la norma y sus subapartados correspondientes, hasta alcanzar el último nivel requerido. El sistema está dotado de un pulsador para plegar/desplegar grupos completos de puntos de la norma, con el fin de ir seleccionando y gestionando los apartados de la norma que están siendo evaluados. Cada apartado o subapartado estará tintado de color negro si corresponde con un punto de la norma relacionado con un enunciado de la misma y que no lleva asociado cuestionario de evaluación, o de color azul si corresponde con algún apartado que ha de ser considerado para su evaluación.

3 Criterios de puntuación para la evaluación de la norma según el software Sistema de puntuación Puntuación escalada Puntuación (on/off) Estará presente en aquellos apartados en los que se considere que el evaluador (para una pregunta determinada) ha de aportar una puntuación dentro de una escala de valores: 1 a 3 deficiente 4 a 5 insuficiente 6 suficiente Se evidencia un cumplimiento menor al 25% de los requisitos establecidos Se evidencia un cumplimiento entre el 25% y el 50% de los requisitos establecidos Se evidencia un cumplimiento aproximado al 50% de los requisitos establecidos Estará presente en aquellos apartados en los que se considere que el evaluador ha de contestar a un conjunto de ítems pertenecientes a una pregunta determinada, si cumple o no cumple con el citado requisito de la norma. Cada pregunta puede tener un número indeterminado de ítems, siendo el valor total de la pregunta la suma de cada uno de dichos ítems (hasta alcanzar un valor máximo de 10), dicho valor será distribuido automáticamente por el software sin la intervención del usuario. 7 a 8 satisfactorio Se evidencia un cumplimiento entre el 50% y el 75% de los requisitos establecidos 9 a 10 excelente Se evidencia un cumplimiento mayor al 75% de los requisitos establecidos Aceptación de la puntuación Para cada pregunta independiente o cada pregunta asociada a un conjunto de ítems el usuario ha de seleccionar el botón Aceptar, dando validez a la puntuación e incorporando la misma al cálculo del software. En este momento se activa el check de la casilla realizado confirmando la acción de la aceptación de la puntuación. Nota: se podrá rectificar tantas veces como se considere necesario una puntuación Documentación de la puntuación Para cada pregunta/apartado de la norma que es puntuado, el usuario tendrá la posibilidad de describir/documentar el estado de la situación evaluada, evidenciando de esta manera los criterios de la puntuación otorgada. Documentar la puntuación de la respuesta a una pregunta es una tarea importante, pues dicha información quedará reflejada en el informe final aportando un valor añadido sobre el verdadero estado de la organización.

4 Criterios de valoración para cada apartado de la norma según el software Sistema de valoración valoración cuantitativa valoración cualitativa La valoración cuantitativa reflejará el grado de cumplimiento de un requisito en concreto de la norma por cada una de las respuestas dadas por el usuario. Se obtendrán resultados parciales (para cada subapartado) y resultados totales (para cada apartado). Nota: una valoración excelente no significa ausencia de una no conformidad con un requisito de la norma, pero si aporta información sobre una alineación muy cercana a todos los requisitos de la norma. 1 a 3 deficiente 4 a 5 insuficiente 6 suficiente 7 a 8 satisfactorio 9 a 10 excelente El sistema se encuentra en un estado deficiente y como consecuencia arrojará un elevado número de no conformidades. El sistema se encuentra en un estado insuficiente y como consecuencia arrojará las suficientes no conformidades como para considerar la necesidad de un tiempo considerable de tratamiento del mismo.. El sistema se encuentra en un estado intermedio y como consecuencia arrojará un cierto número de no conformidades que han de analizarse y tratarse, buscando la mejora del sistema El sistema se encuentra en un estado satisfactorio y a falta de un repaso de las no conformidades halladas para pasar a certificación. El sistema se encuentra en un estado excelente y suficientemente preparado para la certificación (sin olvidar analizar cualquier posible no conformidad hallada en el sistema). La valoración cualitativa reflejará la importancia de la falta de cumplimiento de un requisito en concreto de la norma por cada una de las respuestas dadas por el usuario. Cada ausencia de cumplimiento de un requisito de la norma es medida por la aparición de una No Conformidad. Las No conformidades estarán catalogadas según su nivel de importancia en: 1. No Conformidades Mayores: han de ser tratadas de manera inmediata y suponen la no certificación del Sistema. 2. No Conformidades Menores: han de ser tratadas en un corto plazo de tiempo, mediante un plan de tratamiento, y serán revisadas en la próxima auditoría. 3. Observaciones: serán consideradas como oportunidades de mejora, no constituyen impedimento para la certificación. Cada pregunta sobre un apartado de la norma tendrá asociada internamente uno de los valores cualitativos anteriormente citados, por lo que la no suficiencia cuantitativa (valor 6) de dicha pregunta, creará automáticamente una no conformidad del nivel apropiado. El software es autosuficiente para generar el conjunto de no conformidades asociadas al estado de implantación del sistema de gestión evaluado.

5 Criterios para la evaluación de los resultados del software Sistema de evaluación Puntuación escalada Evaluación cuantitativa (Según Puntuaciones) La evaluación sobre la puntuación escalada es el resultado de haber aplicado sobre cada pregunta perteneciente a un apartado de la norma, las diferentes puntuaciones bajo cada uno de los criterios de valoración. Dicha evaluación quedará reflejada en el informe final, y aportará resultados sobre cada apartado y subapartado de la norma. Puntuación on/off La evaluación sobre la puntuación on/off es el resultado de haber aceptado como cumplido (o no cumplido) cada uno de los ítems correspondientes a una pregunta perteneciente a un apartado de la norma. Dicha evaluación quedará reflejada en el informe final, siendo sumados automáticamente cada uno de los valores que el software aplica por cada ítem dentro de una misma pregunta. El resultado de la evaluación de un apartado de la norma será el cálculo del valor medio entre cada uno de sus subapartados de nivel inferior Que un apartado o subapartado no supere el valor de 6 suficiente es motivo para que la empresa evaluada oriente esfuerzos para solucionar o mejorar los aspectos relacionados con dichos requisitos de la norma. Aun superando un apartado la valoración de 6, si un subapartado esta por debajo de dicho valor, la evaluación se considerará como no superada a nivel de dicho apartado; es decir para que un apartado de nivel superior supere la evaluación, todos los subapartados de nivel inferior han de superar la puntuación de valor 6. Evaluación cualitativa La evaluación cualitativa es el resultado del conjunto de no conformidades encontradas en el sistema. Dicha evaluación quedará reflejada en el informe final, quedando documentadas (se describe el texto de la norma que se incumple) cada una de las no conformidades halladas. Las consideraciones a tener en cuenta según el tipo de la no conformidad serán: 1. No Conformidades Mayores: falta grave, debido a la ausencia total del cumplimiento de un requisito de la norma, o una acumulación o repetición de no conformidades menores 2. No Conformidades Menores: falta leve, debido a la ausencia puntual del cumplimiento de un requisito de la norma 3. Observaciones: son consideraciones de baja importancia que en un futuro se podrían convertir en no conformidades (bajo criterio del auditor). La presencia de un no conformidad mayor implica la no recomendación para la certificación. La presencia de un número no elevado de no conformidades menores no retrasa la recomendación para la certificación, bastaría presentar un plan de tratamiento de dichas no conformidades.

6 Sistema de ayuda interactiva Software UNE Será habitual que a la hora de puntuar una pregunta, el usuario tenga amplias dudas sobre la finalidad y el objetivo que la propia norma está aplicando sobre dicha pregunta; para ello el software dispone de una herramienta de ayuda interactiva que irá guiando al usuario, por un lado a conocer los diferentes conceptos e interpretar la pregunta bajo las consecuencias de funcionalidad de la propia empresa; y por otro lado realizará tareas de asesor/consultor aportándole ideas de cómo aplicar y solucionar en la empresa el cumplimiento con dicho requisito de la norma. e-auditor para la norma UNE es además una herramienta de consultoría para ayudar a las empresas a implantar un sistema de gestión de la I+D+I

7 Sistema de documentación interactiva Software UNE Se considerará tarea importante y sobre todo que aportará un valor añadido, que el usuario vaya documentando por escrito en el propio software todas aquellas muestras o evidencias de la situación actual de la empresa respecto al apartado evaluado de la norma. La documentación que el usuario ha de cumplimentar estará orientada en dos sentidos: 1. informar el por qué se considera cumplido con los requisitos de la norma 2. informar de la causa o el motivo de por qué aun no se está cumpliendo con los requisitos de la norma La doble visión que aportará el informe de autoevaluación, nos permitirá: 1. identificar la adecuada implantación de los requisitos cumplidos. 2. identificar el conjunto de necesidades que necesita la empresa para llegar a cumplir con los requisitos de la norma e-auditor para la norma UNE es además una herramienta que documenta mediante un análisis diferencial el estado o situación real de una empresa con respecto a un sistema de gestión de la I+D+I

8 Sistema de Puntuación La siguiente pantalla del software, identifica la evaluación de un apartado de la norma que dispone al mismo tiempo de las dos formas en que se puede puntuar una pregunta (puntuación on/off y puntuación cuantitativa mediante una escala de valores-).

9 Informes finales de evaluación PANTALLA DE PETICIÓN DE INFORMES El software dispone de un amplio catálogo de informes los cuales nos darán una visión diferente de la autoevaluación realizada, dependiendo de las opciones seleccionadas. e-auditor para la norma UNE es además una herramienta que evidencia mediante un catálogo de informes los resultados de la auditoría/evaluación realizada de una empresa con respecto a un sistema de Gestión de la I+D+I

10 El informe dispone de un sistema de códigos de colores y de indicadores gráficos que nos indicarán a través de la identificación del valor numérico tintado en un determinado color, el resultado de la evaluación obtenida. Del mismo modo y acompañando a cada pregunta la marca gráfica correspondiente sabremos en todo momento si dicha pregunta ha sido evaluada o no. EJEMPLO DE DETALLE GENERAL DE UN INFORME

11 El informe dispone de un resumen de resultados de la evaluación, tanto a nivel cuantitativo como a nivel cualitativo; es decir tendremos información tanto del resultado del número de respuesta para cada uno de los apartados de valores, como el resultado del número de no conformidades clasificadas por criticidad CUADRO RESUMEN DE RESULTADOS

12