Repuestos. Problemas frecuentes de los concesionarios

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1 Problemas frecuentes de los concesionarios Repuestos Autologica lanzó una encuesta a concesionarios de todo el mundo preguntando cúales eran sus desafiós en el área de repuestos. Los invitamos a ver los resultados obtenidos junto a un analisis de cómo superar cada obstáculo del sector. Una publicación de Autologica S.A. / info@autologica.com / /

2 Resultados de la encuesta Qué tan serio es su problema de inventario de piezas inmovilizadas? MUY SERIO MEDIANAMENTE SERIO 26% 47% 73% NO TENGO ESTE PROBLEMA NO SÉ 11% 16% Tiene problemas con las piezas de inventario inmovilizadas Algunos consejos para evitar este problema: 1 Categorice sus piezas en: VIVAS DURMIENTES OBSOLETAS 2 Promociones Reduzca los precios de las piezas obsoletas: Parece una obviedad pero muchos concesionarios tienen miedo a bajar los precios. Es mejor recuperar parte de la inversión a tener Algunos concesionarios toman los siguientes parámetros: piezas muertas ocupando espacio en los depósitos. Últimos 6 meses con ventas, son piezas vivas. Más de 6 meses que no se venden, son durmientes. Más de un año sin movimientos, pasan a ser obsoletas. 3 Aproveche su sistema de gestión Cruce los datos con sus otras sucursales, en ocasiones piezas que Esto debe establecerlo cada concesionario según el movimiento de su mercado. no se venden en un punto de venta son muy demandadas en otro. Arme el inventario según la demanda de cada zona. Permita a los gerentes de repuestos ver la información de cada sucursal en tiempo real. Pg. 2 de 10

3 Resultados de la encuesta Su sistema de gestión le sugiere qué repuestos pedir? NO PARCIALMENTE SI NO SÉ 6% 22% 28% 44% 22 % Sólo el 22% de los concesionarios encuestados tiene una herramienta que lo ayuda a pedir repuestos en base a estadísticas Qué datos se deben tener en cuenta para pedir repuestos? Si desea optimizar su inventario y comprar piezas que tengan mayor probabilidad de ser vendidas, es importante tener una herramienta que analice de manera cruzada todos estos datos: Rotación Frecuencia de ventas Ventas perdidas Antiguedad de cada repuesto Costo de cada repuesto Pendientes a clientes Pendientes de proveedores Pg. 3 de 10

4 Resultados de la encuesta Controla los movimientos de piezas entre el Dpto. de Repuestos y el taller? NO PARCIALMENTE CADA MOVIMIENTO 16% 26% 53% Sólo la mitad de los concesionarios encuestados controla totalmente el movimiento de piezas en el taller NO SÉ 5% Qué es tener el control de cada movimiento de piezas? Una forma de saber si tenemos el control total de las piezas es poder reponder a estas preguntas en cualquier momento:? Para qué reparación se utilizó cada pieza hoy? Hay comprabantes de salida de stock no facturados? Hay órdenes de reparación abiertas, que contengan repuestos y mano de obra, y que no hayan sido facturadas? Qué piezas se utilizaron en reparaciones internas? Cuántas piezas se brindaron hoy cómo cortesía? Pg. 4 de 10

5 Resultados de la encuesta El Dpto. de Repuestos registra las ventas perdidas? NINGUNA 35% ALGUNAS TODAS NO SÉ 0% 18% 45% 0% Ninguno de los concesionarios encuestados registra todas las ventas perdidas Por qué es importante registrar todas las ventas perdidas? Llevar un registro de todas las ventas perdidas nos permite conocer con exactitud la demanda de nuestros clientes. El hecho de mejorar nuestro fill-rate (factor de disponibilidad) mejora la satisfacción del cliente y aumenta las visitas a la concesionaria. Pg. 5 de 10

6 3 pasos para mejorar el Departamento de Repuestos Pg. 76 de 10

7 3 pasos para mejorar el Departamento de Repuestos Paso 1: Limpie el inventario Uno de los mayores desafíos que manifiestan los concesionarios es encontrar tiempo para analizar toda la información sobre movimientos de repuestos que existe en su sistema. Demorar este análisis es costoso. El principal problema es que al pasar los meses, los costos financieros de las piezas inmovilizadas terminan afectando la rentabilidad. Aproveche las sucursales Una buena estrategia para concesionarios con múltiples puntos de venta es cruzar los datos de cada uno para encontrar piezas que no se venden en una sucursal pero sí en otra. El Gerente de Repuestos puede redistribuir las piezas y renovar inventarios según la demanda de cada zona, logrando bajar costos y responder velozmente a los pedidos de sus clientes. Funciones del DMS que lo pueden ayudar Sugerencias de pedidos basadas en estadísticas de venta. Informe ABC (Pareto) cruzados, para analizar el inventario desde diferentes ópticas. Es fundamental que el sistema de gestión del concesionario permita cualificar el inventario, y definir cuáles son las piezas vivas, durmientes y muertas según el movimiento de cada pieza y su estacionalidad. Así, el Gerente de Repuestos puede saber cuánto dinero tiene inmovilizado, para poder depreciarlo y a la vez armar campañas de venta. Qué hacer con las piezas obsoletas? Identificadas las piezas que nuestros clientes no están comprando, lo mejor es reducirles el precio y al mismo tiempo buscar diversas formas de salir activamente a venderlas. Si bien no recuperaremos el dinero invertido, al menos evitaremos costos mayores y no ocuparemos espacio físico en la concesionaria. Algunos concesionarios hacen lo siguiente con el inventario obsoleto Ofrecer a concesionarios o repuesteros más pequeños. Armar campañas de marketing (vía por ejemplo) con importantes descuentos. Designar un vendedor por zona para que venda los repuestos. Pg. 7 de 10

8 3 pasos para mejorar el Departamento de Repuestos Paso 2: Compre sólo lo que va a vender Una vez que limpiamos nuestro stock y eliminamos de nuestro inventario los repuestos obsoletos, debemos empezar a comprar los repuestos que tengan máxima posibilidad de ser vendidos, evitando futuras obsolescencias. Registrar cada venta perdida (es posible!) Por sencillo que parezca, los concesionarios no suelen dejar constancia de aquellos pedidos que no pudieron satisfacer, por varias razones: para mejorar la gestión de compras de piezas, y por ende la rentabilidad del área y la satisfacción de clientes. No reponer inventario a ojo Tiempo atrás, era suficiente la experiencia personal para entender los movimientos de repuestos y del mercado, y en base a eso comprar piezas. Hoy en día los ciclos de ventas son mucho más cortos, y el mercado cambia constantemente. Para comprar bien, es necesario considerar todas las estadísticas que se generan diariamente en el área de repuestos, como la rotación de las piezas, la frecuencia de ventas, y los pedidos de clientes datos fundamentales para armar bien el inventario. No tienen dónde centralizar esa información Las anotaciones en cuadernos o planillas no son fáciles de unificar y rara vez son tomadas en cuenta a la hora de analizar la gestión de compras. Es engorroso registrarlas en el sistema El sistema de gestión del concesionario (dealer management system) debe permitir registrar rápidamente las ventas perdidas. El área de repuestos no quiere dejar en evidencia la falta de inventario La Gerencia debe explicar al Departamento de Repuestos sobre la importancia de registrar cada venta perdida, pues servirá Funciones del DMS que lo pueden ayudar Fácil registro de ventas perdidas (2 o 3 clics). Informes de ventas perdidas consolidadas de todos los puntos de venta. Pg. 8 de 10

9 3 pasos para mejorar el Departamento de Repuestos Paso 3: Evite que se filtre dinero Prevenga pedidos perdidos Los costos más difíciles de controlar son esos pequeños costos que de a poco se van acumulando hasta convertirse en grandes pérdidas para el concesionario. Muchos costos ocultos se pueden evitar gestionando correctamente el Departamento de Repuestos. Un caso habitual son los pedidos pendientes de clientes que nunca llegan al destinatario: un cliente nos hace un pedido de piezas, y cuando llega no le avisamos no sólo perdemos la venta sino que también abultamos innecesariamente el inventario. Muchos talleres utilizan un libro manual para registrar estos pedidos, pero cuando reciben los repuestos no encuentran la información. Las piezas quedan paradas en el concesionario y terminan convirtiéndose en repuestos obsoletos. Los concesionarios que implementan procesos formales para los movimientos de piezas entre repuestos y servicios logran la trazabilidad de cada repuesto. La solución ideal es: Cuando llega un pedido del proveedor, el repuestero se fija en el sistema para ver a qué clientes se les adeuda la pieza. Imprimir una etiqueta con el nombre del cliente, y pegarla en el repuesto, apenas llega el pedido. Cuidar la inversión con sistemas de control En los talleres se da una combinación difícil de controlar las actividades rutinarias del taller implican una entrada y salida constante de piezas, sumado a la inmediatez propia de la actividad, lo que hace casi imposible controlar el destino de cada repuesto. La solución ideal es implementar sistemas de control para hacer un seguimiento de todas las piezas que salen del Departamento de Repuestos hacia Servicios. Una herramienta sencilla y poderosa: el Vale de Repuestos. Funciona así: Toda salida de piezas desde el Departamento de Repuestos hacia el taller debe estar respaldado por un comprobante interno llamado vale de repuestos. Las piezas salen del inventario, se indica a qué orden de reparación corresponden, y queda un rastro formal de que Servicios las tomó. Luego, si el taller devuelve repuestos, vuelven al inventario a través de un vale de devolución. Los vales de repuestos permiten saber con precisión el destino de cada repuesto... sea una cortesía, una reparación interna, en garantía, o si lo paga el cliente a través de una orden de reparación. De este modo el concesionario puede emprolijar los movimientos internos de repuestos, evitar pérdidas, y tener una noción clara del costo interno de las diferentes políticas implementadas. Más controles El sistema de gestión de la concesionaria además debe controlar si: Hay comprobantes de salida de stock no facturados Hay órdenes de reparación abiertas, que contengan repuestos y mano de obra, y que no hayan sido facturadas Pg. 9 de 10

10 Vea Autologica DMS en acción Lo invitamos a ver una demo sobre cómo Autologica ayuda a concesionarios de autos, maquinaria agrícola, camiones, ómnibus y motos de todo el mundo. Más información sobre Autologica