Sistema de Cotizaciones Electrónicas

Transcripción

1 Instructivo de Uso CMPC Abastecimientos Sistema de Cotizaciones Electrónicas Documentación Preparado por: Marcela Arellano N. Revisado por: Carlos Saez O. Aprobado por: Roberto Prieto Versión 2 Enero 2010

2 Índice Índice Ingreso al Sistema Definiciones Menú Proveedores Cómo revisar Peticiones de Oferta Cómo buscar Peticiones de Oferta Cómo cotizar Peticiones de Oferta Cómo completar la solicitud y enviar al cliente Cómo Declinar una solicitud Solicitudes Caducadas Cómo saber si una Cotización fue aprobada Revisar Órdenes de Compra Archivar y Eliminar Órdenes de Compra Cómo buscar Órdenes de Compra Cómo administrar las cuentas de acceso Cómo crear y editar cuentas adicionales Administración de Password Menú Compradores Cómo revisar Peticiones de Oferta Cómo buscar Peticiones de Oferta Cómo consultar Peticiones de Oferta Revisar Órdenes de Compra Ver Proveedores Administrar Passwords Menú Administradores Cómo revisar Peticiones de Oferta Cómo buscar Peticiones de Oferta Cómo consultar Peticiones de Oferta Revisar Órdenes de Compra Administrar Compradores Administrar Proveedores Administrar Usuarios Especiales Administrar Password de 41

3 1. Ingreso al Sistema Para ingresar al Sistema de Cotizaciones Electrónicas de CMPC Abastecimientos debe encontrarse conectado a la red Internet desde cualquier PC y digitar la siguiente url Debería ver la siguiente pantalla de ingreso Figura 1-1 Ingreso de Credenciales Luego digite su usuario y password del sistema que debieron haber sido enviado por el administrador del sistema vía mail. Figura 1-2 Ingreso de usuario y password Si se ha logeado correctamente se desplegará la ventana de inicio con su nombre y empresa. Figura 1-3 Mensaje de Bienvenida 3 de 41

4 2. Definiciones El sistema de Cotizaciones maneja Peticiones de Oferta ingresadas por un Comprador de CMPC Abastecimientos en el sistema SAP, entendiéndose como una solicitud a la que invita a cotizar a una o más empresas. Esta petición de Oferta es publicada en el sitio de Cotizaciones Electrónicas a la espera de ser valorizada por el proveedor y ser enviada de vuelta a CMPC Abastecimientos. Las respuestas de las empresas a esas solicitudes son Cotizaciones, que consideran materiales, precios, plazos, descuentos y condiciones para atender lo requerido. Al momento de aprobarse una Cotización se genera una Orden de Compra que es la formalización de una Solicitud, la que también es visible por medio de esta aplicación. Figura 2-1 Diagrama de flujo sistema cotizaciones electrónicas Este sistema despliega información de acuerdo al usuario conectado manejando los perfiles de Proveedor, Comprador, Visualizador y Administrador. Las opciones de cada perfil serán explicadas por separado. 4 de 41

5 3. Menú Proveedores Por defecto el sistema abrirá mostrando un menú con las opciones disponibles para el proveedor identificando además las siguientes secciones de pantalla: Figura 3-1 Página Principal Proveedor. La descripción de las zonas de la pantalla es: 1: Cierre de Sesión: Permite salir de la aplicación y volver a logearse. 2: Barra de Navegación: Le indica dónde se encuentra y navegar hacia atrás. 3: Zona de Ayuda: permite leer las condiciones y ayuda, y adicionalmente contactarse con el administrador vía mail. 4: Saludo: le indica que se ha logeado correctamente indicando nombre y empresa. 5: Menú: opciones de menú disponibles para su perfil. Nota: se recomienda que al intentar cerrar la aplicación utilice la opción Salir antes de cerrar la ventana de Internet Explorer. El sistema maneja las sesiones de usuarios para que estas se conecten solo una vez al mismo tiempo y si no la cierra correctamente esta quedará tomada y no le permitirá ingresar nuevamente al sistema, hasta que hayan pasado unos 20 minutos aprox. 5 de 41

6 3.1. Cómo revisar Peticiones de Oferta Para revisar las solicitudes de cotización enviadas a su empresa utilice la opción del menú Revisar Peticiones de Ofertas (Solicitudes de Cotización). Figura 3-2 Menú de Proveedor. A continuación, se desplegará una pantalla con las solicitudes de oferta clasificadas en el estado en que se encuentren: Los estados disponibles son: Figura 3-3 Revisión de Peticiones de Oferta. 1: Nuevas: Son las peticiones de oferta recién asignadas al proveedor, que aún no han sido cotizadas. 2: Borradores: Son las peticiones de oferta con datos ingresados por el proveedor, pero aún no enviadas a CMPC. 3: Cotizadas: Son las peticiones de oferta cotizadas y enviadas a CMPC. 4: Declinadas: Son las peticiones de oferta que el proveedor ha decidido no contestar. 5: Caducadas: Son las peticiones de oferta cuyas fechas de cierre han vencido sin ser cotizadas por el proveedor. El estado que se está consultando actualmente queda marcado con una flecha naranja. 6 de 41

7 3.2. Cómo buscar Peticiones de Oferta Adicionalmente a la clasificación por estado la página permite buscar peticiones de oferta por Comprador, Fecha de Cierre, Fecha de Envío y Número de petición de oferta. La búsqueda devuelve los resultados encontrados en cualquiera de los estados disponible, de modo de entregar una visión general. Figura 3-4 Resultados de Búsqueda Cómo cotizar Peticiones de Oferta Estando en el Inicio del sistema, ingrese al Menú Revisar Peticiones de Ofertas (Solicitudes de Cotización), por defecto se listarán las peticiones de oferta nuevas, sin cotizar. Figura 3-5 Peticiones de Oferta sin cotizar. Si no encuentra la petición que desea puede ordenar ascendente o descendentemente utilizando las flechas en los encabezados de cada columna. Una vez ubicada la petición de oferta haga clic sobre el ícono Ver Detalles, se desplegará una pantalla con el detalle de la solicitud y la posibilidad de ingresar su valoración. 7 de 41

8 Las zonas de esta pantalla son: Figura 3-6 Detalle de Petición de Oferta. 1: Salir: para cerrar sesión y eventualmente volver a logearse. 2: Barra de Navegación y Ayuda: Aquí se encuentran las opciones de navegación para volver al menú principal, consulta de los otros estados de la petición de oferta y link de ayuda en información. 3: Identificación de la Petición de Oferta: se despliega en número de la petición e oferta, la opción de Guardar y Declinar, y un búsqueda por número de solicitud. 4: Encabezado de la Solicitud: son los datos asociados a la petición de oferta, no modificables. 5: Mensajería: es posible enviar un mensaje, con un adjunto opcional, directamente al mail del comprador. 6: Encabezado de la Cotización: Datos generales de la cotización a completar por el proveedor. 7: Detalle de la Cotización: Valorización de los materiales o servicios a cotizar a completar por el proveedor Cómo completar la solicitud y enviar al cliente. Para completar la solicitud llene los campos del encabezado y detalle de la cotización (zonas 6 y 7) considerando lo siguiente: 8 de 41

9 Figura 3-7 Encabezado de Cotización. Cotizado por: por defecto aparece el nombre de usuario conectado al sistema, puede modificarlo para ingresar su nombre. Referencia proveedor: es una codificación o referencia que le ayude a identificar o relacionar la cotización con su gestión interna. Plazo de entrega: es la cantidad de días corridos, desde la fecha de cierre de la solicitud, en que puede entregar los productos o servicios. Considere que el plazo de entrega debe ser al menos superior en un día a la fecha de cierre de la solicitud. La fecha de entrega se calculará y desplegará en la zona de detalles junto cada ítem una vez que haya guardado la solicitud. Moneda: es la moneda en que ingresará los precios, por defecto aparece la que tiene asociada en los sistemas del cliente. Lugar de entrega: es la ubicación en que entregará los productos o servicios. Valido hasta: es la fecha máxima de vigencia de su oferta. Observaciones: Alguna consideración o condición especial que quiera comunicar al comprador. Figura 3-8 Detalle de Cotización. Para el detalle, considere lo siguiente: Ítem: número correlativo de los materiales o servicios que le solicitan. Código CMPC: código de material o servicios válido para CMPC. Centro: Planta productiva o lugar donde se requiere el producto o servicio. Descripción: identificación del material o servicio Cantidad Solicitada: valor y unidad de medida de la cantidad requerida. Cantidad Ofrecida: cantidad que ofrece venderle a CMPC, puede ser igual o inferior a lo solicitado con hasta tres decimales. Si la cantidad solicitada esta expresada en números decimales podrá ofrecer en decimales, de lo contrario solo podrá usar número enteros. Precio Unitario sin IVA: Precio neto del material o servicio expresado en la moneda indicada en el encabezado. Si se trata de Pesos Chilenos, no se permite el ingreso de decimales, para otras monedas puede ingresar tres decimales. Por/Unidad: se refiere a la cantidad de ítems que cubre el precio ingresado. Por defecto se asumen 1, es decir, el precio es por cada unidad. Si se utiliza otro valor, por ejemplo 100, se entiende que el precio ingresado es por cada 100 ítems. Descuento: es un valor porcentual de descuento por cada ítem, puede quedar en blanco y ser distinto en cada material. Fecha de entrega requerida: Fecha de entrega solicitada para cada material. 9 de 41

10 Fecha de entrega ofrecida: Es la fecha de entrega ofrecida calculada a partir del plazo de entrega ingresado en el encabezado. Si para un material o servicio en particular se requiere hacer entregas parciales ingrese un plan de entrega Observaciones: campo de texto que trae por defecto la descripción del material a ofrecer, puede editar y utilizar este campo para ingresar detalles o modificaciones al producto ofrecido. Total: es el precio total del ítem considerando la cantidad, el precio unitario y los descuentos. Para obtener este cálculo presione el botón Calcular valores totales. Para calcular el precio final, una vez ingresados las cantidades, precios y descuentos por ítem puede presionar el botón Calcular valores Totales que le mostrará el precio final de cada ítem y la suma de todos ellos. Si prefiere puede corregir los datos y volver a calcular. Para ingresar un plan de entrega presione el botón Agregar plan de entrega Figura 3-9 Agregar Plan de Entrega. Se abrirá una ventana dónde podrá ingresar las fechas y cantidades de las entregas parciales. Figura 3-10 Ingresar cantidad y fechas en plan de entrega. El ingreso de cantidades y fechas validará que no se sobrepase la cantidad solicitada y que las fechas de entrega sean superiores al cierre de la solicitud. Una vez ingresados los datos presione Listo. Cerrar ventana, mientras no envíe la cotización podrá editar el plan de entrega. Para grabar sus avances, en cualquier momento o una vez que tenga todos los datos ingresados de la cotización puede presionar Guardar Borrador, el sistema guardará los datos ingresados y clasificará la petición de oferta como Borrador. Solo podrá enviar la cotización si ha guardado previamente. 10 de 41

11 Puede continuar trabajando con la cotización y continuar guardando hasta que no esté seguro de enviarla. Nota importante: cuando una Petición de Oferta es guardada como Borrador queda asociada al login del usuario que la guardo y solo él podrá seguir editándola y luego enviarla al comprador en CMPC. Para enviar la cotización posiciónese en la vista Borradores y elija la solicitud de su interés. Figura 3-11 Envío de Cotización. Si ya tiene todos los datos ingresados presione Enviar Cotización y confirme la acción. Figura 3-12 Confirmación de envío La solitud se clasificará como Cotizada y fue enviada al Comprador. 11 de 41

12 Puede consultar la cotización enviada desde la pestaña Cotizadas, pero ya no podrá efectuar ningún cambio. Figura 3-13 Cotización Enviada. Figura 3-14 Cotización Enviada, detalles. 12 de 41

13 Cómo Declinar una solicitud. Abra una solicitud en estado Nueva o Borrador y presione el botón Declinar, esto cambia la clasificación de la solicitud a Declinada. Figura 3-15 Declinar una solicitud. Una solicitud declinada sigue disponible de cotizar, utilizando el mismo procedimiento descrito en el punto de 41

14 Solicitudes Caducadas. Las solicitudes cuya fecha de cierre haya vencido y para las cuáles no se haya guardado un borrador o enviado una cotización se clasificarán automáticamente como Caducadas. Una solicitud caducada se puede cotizar, sin embargo, no se asegura sea considerada por CMPC debido a que llegará pasada la fecha de cierre de la licitación. 14 de 41

15 3.4. Cómo saber si una Cotización fue aprobada. Una cotización aprobada genera una orden de compra que es publicada en el sitio de Cotizaciones Electrónicas en la página de cada empresa proveedora Revisar Órdenes de Compra. Para revisar las órdenes de compra enviadas a su empresa utilice la opción del menú Revisar Órdenes de Compra Recibidas. Figura 3-16 Revisar Órdenes de Compra. Se desplegará una pantalla con el listado de las órdenes de compra asignadas, con la más nueva al principio de la lista. Figura 3-17 Detalle de Órdenes de Compra. Para ver el detalle de una orden haga clic en el botón Descargar PDF, se abrirá un documento en versión.pdf que puede guardar en su PC o imprimir. 15 de 41

16 Figura 3-18 Orden de Compra Para volver al sitio presione el botón atrás de su nevegador de Internet Explorer Archivar y Eliminar Órdenes de Compra. A fin de no acumular Órdenes de Compra, que ya haya revisado, en la vista Activas archivarlas y guardarlas el tiempo que estime necesario. Para ubique la Orden de Compra de su interés y presione el botón Archivar, el documento se almacenará en la vista Archivadas y podrá se consultada de la misma forma en cualquier momento. Figura 3-19 Órdenes de Compra archivadas 16 de 41

17 Las órdenes de compra archivadas pueden ser eliminadas del sistema según requiera, para ellos selecciones la orden de compra de su interés y haga clic en el botón Borrar. El documento desaparecerá definitivamente de pantalla Cómo buscar Órdenes de Compra. Adicionalmente a la clasificación por estado la página permite buscar órdenes de compra por Número de la orden, Planta y/o Referencia. La búsqueda devuelve los resultados encontrados en cualquiera de los estados disponibles, de modo de entregar una visión general. Para ejecutar la búsqueda ingrese los parámetros deseados y haga clic en Buscar. Se desplegará la lista de resultados. Para volver a una vista, presione sobre Activas o Archivadas. Figura 3-20 Buscar Órdenes de Compra 17 de 41

18 3.5. Cómo administrar las cuentas de acceso Al proveedor se le entregará inicialmente vía mail un login y password inicial, que será su cuenta de acceso maestra al sistema de cotizaciones. Con esta cuenta puede cotizar las peticiones de oferta, revisar las órdenes de compra y administrar cuentas adicionales para sus vendedores. Cada cuenta de acceso puede usarse una sola vez al mismo tiempo, si intenta ingresar con una cuenta que se encuentre en uso obtendrá el siguiente mensaje: Figura 3-21 Mensaje de error Para evitar este tipo de situaciones se recomienda crear cuentas de usuarios individuales para cada usuario o vendedor. Las cuentas adicionales podrán ver las peticiones de oferta y órdenes de compra, pero no podrán crear ni modificar las cuentas de vendedores. Nota importante: Las peticiones de ofertas nuevas son visibles para todas las cuentas de acceso del proveedor. Cuando una Petición de Oferta es guardada como Borrador queda asociada al login del usuario que la guardo y solo él podrá seguir editándola y luego enviarla al comprador en CMPC. Una vez enviada la cotización vuelve a ser visible para todos los usuarios Cómo crear y editar cuentas adicionales. Para acceder a la administración de cuentas adicionales ingrese al menú Administrar mis Vendedores Figura 3-22 Menú Administrar Vendedores 18 de 41

19 Al abrir esta opción se desplegará una pantalla con la lista de los usuarios actualmente creados y una zona para editar y crear nuevos Figura 3-23 Administrar Vendedores 1: Salir: permite cerrar la sesión y volver a logearse. 2: Barra de Navegación y Ayuda: permite volver al Inicio y acceder a la ayuda. 3: Listado de usuarios: muestra los vendedores creados para el proveedor y permite seleccionarlos para edición o borrarlos 4: Zona de edición: permite ingresar los datos para crear un nuevo usuario o editar los ya creados. Para Crear un nuevo usuario complete los siguientes datos: 1: Nombre: Nombre completo del vendedor. 2: UserName: login del usuario, se recomienda una palabra corta, sin espacios, por ejemplo jlopez. No se permite ingresar login repetidos. 3: dirección electrónica del vendedor. Ingreselo correctamente, a esta cuenta será notificado la password del usuario. 4: Fono: número de teléfono, opcional. 5: Observaciones: texto opcional Luego presione Crear un Vendedor, la pantalla se refrescará y agregará el nuevo usuario a la lista del lado derecho. Figura 3-24 Lista de vendedores Esta acción solo ha creado el usuario, pero aún no le ha asignado una password de ingreso. Para asignarle una password inicial presione Seleccionar, del lado derecho de la pantalla presione Generar nueva clave y enviar al usuario, esto despachará los datos de conexión vía mail al usuario. 19 de 41

20 Figura 3-25 Edición de vendedores Para Editar un usuario existente presione Seleccionar y edite o complete los siguientes datos: 1: Nombre: Nombre completo del vendedor. 2: UserName: login del usuario, se recomienda una palabra corta, sin espacios, por ejemplo jlopez. No se permite ingresar login repetidos. 3: dirección electrónica del vendedor. Ingréselo correctamente, a esta cuenta será notificado la password del usuario. 4: Fono: número de teléfono, opcional. 5: Observaciones: texto opcional Luego presione Modificar, la pantalla se refrescará y desplegará el usuario a la lista del lado derecho. Si lo que desea es Cambiar la password, presione Seleccionar, del lado derecho de la pantalla presione Generar nueva clave y enviar al usuario, esto despachará los datos de conexión vía mail al usuario Administración de Password. Al proveedor se le entregará inicialmente vía mail un login y password inicial generadas aleatoriamente, que será su cuenta de acceso maestra al sistema de cotizaciones, por otro lado, la cuenta maestra puede crear cuentas de vendedores para las que también se generaron password aleatorias. Es posible que cada usuario cambie la password inicial por una que pueda recordar con mayor facilidad. Para cambiar la propia password, haga clic en el menú Cambiar mi clave. Figura 3-26 Menú Cambio de clave 20 de 41

21 Se desplegará una pantalla donde deberá ingresar su clave anterior y digitar dos veces la nueva clave. Finalmente presione Cambiar Clave, la próxima vez que ingrese al sistema deberá usar su nueva clave. Figura 3-27 Cambio de clave En caso que un vendedor olvide o pierda su clave el proveedor puede generarle una nueva por medio del menú Administrar mis Vendedores ver punto En caso que el proveedor olvide o pierda su clave deberá contactar al administrador del sistema en CMPC para que le genere una nueva clave. 21 de 41

22 4. Menú Compradores Por defecto el sistema abrirá mostrando un menú con las opciones disponibles para el comprador identificando además las siguientes secciones de pantalla: Figura 4-1 Página Principal Proveedor. La descripción de las zonas de la pantalla es: 1: Cierre de Sesión: Permite salir de la aplicación y volver a logearse. 2: Barra de Navegación: Le indica dónde se encuentra y permite navegar hacia atrás. 3: Zona de Ayuda: permite leer las condiciones y ayuda, y adicionalmente contactarse con el administrador vía mail. 4: Saludo: le indica que se ha logeado correctamente indicando nombre. 5: Menú: opciones de menú disponibles para su perfil. Nota: se recomienda que al intentar cerrar la aplicación utilice la opción Salir antes de cerrar la ventana de Internet Explorer. El sistema maneja las sesiones de usuarios para que estas se conecten solo una vez al mismo tiempo y si no la cierra correctamente esta quedará tomada y no le permitirá ingresar nuevamente al sistema, hasta que hayan pasado unos 20 minutos aprox. 22 de 41

23 4.1. Cómo revisar Peticiones de Oferta Para revisar las solicitudes de cotización enviadas por CMPC utilice la opción del menú Revisar Peticiones de Ofertas. Figura 4-2 Menú de Comprador. A continuación, se desplegará una pantalla con las solicitudes de oferta clasificadas en el estado en que se encuentren: Los estados disponibles son: Figura 4-3 Revisión de Peticiones de Oferta. 1: Nuevas: Son las peticiones de oferta recién asignadas al proveedor, que aún no han sido cotizadas. 2: Borradores: Son las peticiones de oferta con datos ingresados por el proveedor, pero aún no enviadas a CMPC. 3: Cotizadas: Son las peticiones de oferta cotizadas y enviadas a CMPC. 4: Declinadas: Son las peticiones de oferta que el proveedor ha decidido no contestar. 5: Caducadas: Son las peticiones de oferta cuyas fechas de cierre han vencido sin ser cotizadas por el proveedor. El estado que se está consultando actualmente queda marcado con una flecha naranja. 23 de 41

24 4.1. Cómo buscar Peticiones de Oferta Adicionalmente a la clasificación por estado la página permite buscar peticiones de oferta por Número de Petición, Proveedor, Comprador, Centro y Fecha de Envío. La búsqueda devuelve los resultados encontrados en cualquiera de los estados disponible, de modo de entregar una visión general. Adicionalmente puede filtrar las peticiones enviadas por el usuario conectado o verlas Todas. Figura 4-4 Resultados de Búsqueda Cómo consultar Peticiones de Oferta Estando en el Inicio del sistema, ingrese al Menú Revisar Peticiones de Ofertas, por defecto se listarán las peticiones de oferta nuevas, sin cotizar. Figura 4-5 Peticiones de Oferta sin cotizar. 24 de 41

25 Si no encuentra la petición que desea puede ordenar ascendente o descendentemente utilizando las flechas en los encabezados de cada columna o cambie de estado. Una vez ubicada la petición de oferta haga clic sobre el ícono Ver Detalles, se desplegará una pantalla de solo consulta con el detalle de la solicitud cotización, si ha sido ingresada Las zonas de esta pantalla son: Figura 4-6 Detalle de Petición de Oferta. 1: Salir: para cerrar sesión y eventualmente volver a logearse. 2: Barra de Navegación y Ayuda: Aquí se encuentran las opciones de navegación para volver al menú principal, consulta de los otros estados de la petición de oferta y link de ayuda en información. 3: Búsqueda: permite consultar otras peticiones de oferta por número 4: Encabezado de la Solicitud: identificación de la solicitud y datos generales asociados a la petición de oferta, no modificables. 5: Mensajería: es posible enviar un mensaje directamente al mail del proveedor. 6: Encabezado de la Cotización: Datos generales de la cotización a completar por el proveedor. 7: Detalle de la Cotización: Valorización de los materiales o servicios a cotizar a completar por el proveedor. El Precio no es visible hasta que la cotización haya sido enviada por el proveedor. Puede consultar adicionalmente el plan de entrega si la cotización lo tuviera. 25 de 41

26 4.3. Revisar Órdenes de Compra. Para revisar las órdenes de compra enviadas a los proveedores utilice la opción del menú Revisar Órdenes de Compra Recibidas. Figura 4-7 Revisar Órdenes de Compra. Se desplegará una pantalla con el listado de las órdenes de compra enviadas, con la más nueva al principio de la lista. Figura 4-8 Detalle de Órdenes de Compra. Para ver el detalle de una orden haga clic en el botón Descargar PDF, se abrirá un documento en versión.pdf que puede guardar en su PC o imprimir. 26 de 41

27 Figura 4-9 Orden de Compra Para volver al sitio presione el botón atrás de su navegador de Internet Explorer. Si no encuentra la Orden de Compra deseada puede intentar buscar por Número de orden, Planta o Referencia. O consultar la pestaña Archivadas, dónde los proveedores almacenan las Órdenes ya atendidas. Es posible que el proveedor haya eliminado una orden de compra ya atendida. 27 de 41

28 4.4. Ver Proveedores. Puede consultar las cuentas de proveedores y vendedores ingresadas al sistema. Para ello utilice la opción de menú Ver proveedores Figura 4-10 Menú Ver Proveedores Se desplegará una pantalla donde debe ingresar el código SAP del proveedor de su interés. Figura 4-11 Buscar Proveedores Se mostrará en modo de consulta los datos del proveedor y la lista de vendedores: Figura 4-12 Ver detalle Proveedores 28 de 41

29 4.5. Administrar Passwords. Es posible que cada usuario cambie la password inicial por una que pueda recordar con mayor facilidad. Para cambiar la propia password, haga clic en el menú Cambiar mi clave. Figura 4-13 Menú Cambio de clave Se desplegará una pantalla donde deberá ingresar su clave anterior y digitar dos veces la nueva clave. Finalmente presione Cambiar Clave, la próxima vez que ingrese al sistema deberá usar su nueva clave. Figura 4-14 Cambio de clave En caso que el proveedor olvide o pierda su clave deberá contactar al administrador del sistema en CMPC para que le genere una nueva clave. En caso que un vendedor olvide o pierda su clave el proveedor puede generarle una nueva por medio del menú Administrar mis Vendedores ver punto En caso que un comprador olvide o pierda su clave deberá contactar al administrador del sistema para que le genere una nueva clave. 29 de 41

30 5. Menú Administradores Por defecto el sistema abrirá mostrando un menú con las opciones disponibles para el administrador identificando además las siguientes secciones de pantalla: Figura 5-1 Página Principal Proveedor. La descripción de las zonas de la pantalla es: 1: Cierre de Sesión: Permite salir de la aplicación y volver a logearse. 2: Barra de Navegación: Le indica dónde se encuentra y permite navegar hacia atrás. 3: Zona de Ayuda: permite leer las condiciones y ayuda, y adicionalmente contactarse con el administrador vía mail. 4: Saludo: le indica que se ha logeado correctamente indicando su nombre. 5: Menú: opciones de menú disponibles para su perfil. Nota: se recomienda que al intentar cerrar la aplicación utilice la opción Salir antes de cerrar la ventana de Internet Explorer. El sistema maneja las sesiones de usuarios para que estas se conecten solo una vez al mismo tiempo y si no la cierra correctamente esta quedará tomada y no le permitirá ingresar nuevamente al sistema, hasta que hayan pasado unos 20 minutos aprox. 30 de 41

31 5.1. Cómo revisar Peticiones de Oferta Para revisar las solicitudes de cotización enviadas por CMPC utilice la opción del menú Revisar Peticiones de Ofertas. Figura 5-2 Menú de Comprador. A continuación, se desplegará una pantalla con las solicitudes de oferta clasificadas en el estado en que se encuentren: Los estados disponibles son: Figura 5-3 Revisión de Peticiones de Oferta. 1: Nuevas: Son las peticiones de oferta recién asignadas al proveedor, que aún no han sido cotizadas. 2: Borradores: Son las peticiones de oferta con datos ingresados por el proveedor, pero aún no enviadas a CMPC. 3: Cotizadas: Son las peticiones de oferta cotizadas y enviadas a CMPC. 4: Declinadas: Son las peticiones de oferta que el proveedor ha decidido no contestar. 5: Caducadas: Son las peticiones de oferta cuyas fechas de cierre han vencido sin ser cotizadas por el proveedor. El estado que se está consultando actualmente queda marcado con una flecha naranja. 31 de 41

32 5.2. Cómo buscar Peticiones de Oferta Adicionalmente a la clasificación por estado la página permite buscar peticiones de oferta por Número de Petición, Proveedor, Comprador, Centro y Fecha de Envío. La búsqueda devuelve los resultados encontrados en cualquiera de los estados disponible, de modo de entregar una visión general. Figura 5-4 Resultados de Búsqueda Cómo consultar Peticiones de Oferta Estando en el Inicio del sistema, ingrese al Menú Revisar Peticiones de Ofertas, por defecto se listarán las peticiones de oferta nuevas, sin cotizar. Figura 5-5 Peticiones de Oferta sin cotizar. Si no encuentra la petición que desea puede ordenar ascendente o descendentemente utilizando las flechas en los encabezados de cada columna o cambie de estado. 32 de 41

33 Una vez ubicada la petición de oferta haga clic sobre el ícono Ver Detalles, se desplegará una pantalla de solo consulta con el detalle de la solicitud cotización, si ha sido ingresada Las zonas de esta pantalla son: Figura 5-6 Detalle de Petición de Oferta. 1: Salir: para cerrar sesión y eventualmente volver a logearse. 2: Barra de Navegación y Ayuda: Aquí se encuentran las opciones de navegación para volver al menú principal, consulta de los otros estados de la petición de oferta y link de ayuda en información. 3: Búsqueda: permite consultar otras peticiones de oferta por número 4: Encabezado de la Solicitud: identificación de la solicitud y datos generales asociados a la petición de oferta, no modificables. 5: Mensajería: es posible enviar un mensaje directamente al mail del proveedor. 6: Encabezado de la Cotización: Datos generales de la cotización a completar por el proveedor. 7: Estado de la cotización: indica el estado de la cotización y permite cambiarlo a No Enviado de modo que el sistema reintente generar el mensaje hacia SAP. Solo disponible en estado Cotizada. 8: Detalle de la Cotización: Valorización de los materiales o servicios a cotizar a completar por el proveedor. El Precio no es visible hasta que la cotización haya sido enviada por el proveedor. Puede consultar adicionalmente el plan de entrega si la cotización lo tuviera. 33 de 41

34 5.4. Revisar Órdenes de Compra. Para revisar las órdenes de compra enviadas a los proveedores utilice la opción del menú Revisar Órdenes de Compra Recibidas. Figura 5-7 Revisar Órdenes de Compra. Se desplegará una pantalla con el listado de las órdenes de compra enviadas, con la más nueva al principio de la lista. Figura 5-8 Detalle de Órdenes de Compra. Para ver el detalle de una orden haga clic en el botón Descargar PDF, se abrirá un documento en versión.pdf que puede guardar en su PC o imprimir. 34 de 41

35 Figura 5-9 Orden de Compra Para volver al sitio presione el botón atrás de su navegador de Internet Explorer. Si no encuentra la Orden de Compra deseada puede intentar buscar por Número de orden, Planta o Referencia. O consultar la pestaña Archivadas, dónde los proveedores almacenan las Órdenes ya atendidas. Es posible que el proveedor haya eliminado una orden de compra ya atendida. 35 de 41

36 5.5. Administrar Compradores. Para consultar y modificar los compradores asociados a las peticiones de oferta del sistema ingrese al menú Administrar Compradores. Figura 5-10 Menú Administrar Compradores Se desplegará una pantalla con los compradores registrados en el sistema la posibilidad de modificarlos. Figura 5-11 Listado de Compradores Para editar un comprador haga clic en el botón Seleccionar junto al nombre de cada comprador. Puede modificar lo siguiente: 1:Usuario: login del usuario, se recomienda una palabra corta, sin espacios, por ejemplo jlopez. No se permite ingresar login repetidos. 2 Nombre: Nombre completo del comprador. 3: Razón Social: empresa a la que pertenece el comprador. Opcional 4: dirección electrónica del comprador. Ingréselo correctamente, a esta cuenta será notificado la password del usuario y la correspondencia del proveedor. 4: Fono: número de teléfono, opcional. 5: Observaciones: texto opcional Finalmente presione Modificar. Esto solo ha actualizado los datos del comprador, pero no le ha asignado un password de acceso. 36 de 41

37 Figura 5-12 Edición de Compradores Si desea crear nuevos compradores solicítelo a la Mesa de Ayuda. Si desea cambiar o asignar una nueva password al comprador, haga clic en el botón Seleccionar junto al nombre de cada comprador y presione Generar nueva clave y enviar al usuario. Esto notifica al comprador vía mail de su usuario y password Administrar Proveedores. Para consultar y modificar los proveedores asociados a las peticiones de oferta del sistema ingrese al menú Administrar Proveedores. Figura 5-13 Menú Administrar Proveedores Se desplegará una pantalla donde debe ingresar el código SAP del proveedor de su interés. Figura 5-14 Consulta Proveedores 37 de 41

38 Se mostrarán los datos del proveedor y la lista de vendedores asociados a cada uno Figura 5-15 Detalle de Proveedores Los vendedores se despliegan solo en modo de consulta, solo pueden ser editados por el propio Proveedor con su cuenta maestra. Los atributos editables del proveedor son: 1: Usuario: login del proveedor para ingresar a la aplicación, se recomienda una palabra corta, sin espacios, por ejemplo el rut. No se permite ingresar login repetidos. 6: Observaciones: texto opcional Una vez modificado algunos de los atributos presione Modificar. Si no desea hacer cambios presione Cancelar. El resto de los atributos son de solo consulta y provienen de los datos administrados en SAP, puede cambiarlos, sin embargo podrían ser restaurados en la próxima sincronización con SAP. 2: Nombre: Nombre completo del proveedor. 3: Razón Social: Razón social del proveedor 4: dirección electrónica del proveedor. Debe estar correctamente ingresado, a esta cuenta será notificado la password de usuario y la correspondencia del proveedor. 5: Fono: número de teléfono, opcional. Si el proveedor no tiene aún su clave de acceso (password) o la ha perdido puede generarle una nueva presionando Generar nueva clave y enviar al usuario, la nueva password generada aleatoriamente será enviada al correo electrónico del proveedor. Si desea crear nuevos proveedores estos deben ser previamente creados en SAP. La información debería ser transmitida a SEC en algunos minutos. 38 de 41

39 5.7. Administrar Usuarios Especiales. Para crear, consultar y modificar los administradores y visualizadores del sistema ingrese al menú Administrar Usuarios Especiales. Figura 5-16 Menú Administrar Usuarios Especiales Se desplegará una pantalla con el listado de los usuarios con rol de administrador y visualizador. Un usuario visualizador puede ver el mismo menú que un administrador, pero no podrá hacer modificaciones. Figura 5-17 Consulta Administradores Para crear un nuevo usuario complete lo siguiente 1: Usuario: login del administrador para ingresar a la aplicación, se recomienda una palabra corta, sin espacios, por ejemplo el chenriquez. No se permite ingresar login repetidos. 2: Nombre: Nombre completo del administrador. 3: dirección electrónica del administrador. Ingréselo correctamente, a esta cuenta será notificada la password de usuario. 4: Observaciones: texto opcional 5: Tipo de usuario: elija entre Administrador (full acceso) y Visualizador (solo lectura) Luego presione Crear, se agregará el nuevo usuario a la lista. Con esta acción solo creo el usuario, pero aún no se le asigna su clave de acceso. Para ello seleccione el usuario recién creado y del lado derecho de la pantalla presione Generar nueva clave y enviar al usuario, una contraseña creada aleatoriamente será enviada por correo electrónico al usuario. 39 de 41

40 Para Editar los atributos de un administrador, seleccione el usuario de su interés. Del lado derecho de la pantalla se desplegará sus características actuales. Figura 5-18 Detalle de administradores Los atributos editables del administrador son: 1: Usuario: login del administrador para ingresar a la aplicación, se recomienda una palabra corta, sin espacios, por ejemplo el rut. No se permite ingresar login repetidos. 2: Nombre: Nombre completo del administrador. 3: dirección electrónica del administrador. Ingréselo correctamente, a esta cuenta será notificado la password de usuario y la correspondencia del proveedor. 4: Observaciones: texto opcional 5: Tipo de usuario: elija entre Administrador (full acceso) y Visualizador (solo lectura) Una vez modificado algunos de los atributos presione Modificar. Si no desea hacer cambios presione Cancelar. Si el administrador no tiene aún su clave de acceso (password) o la ha perdido puede generarle una nueva presionando Generar nueva clave y enviar al usuario, la nueva password generada aleatoriamente será enviada al correo electrónico del usuario. 40 de 41

41 5.8. Administrar Password. Es posible que cada usuario cambie la password inicial por una que pueda recordar con mayor facilidad. Para cambiar la propia password, haga clic en el menú Cambiar mi clave. Figura 5-19 Menú Cambio de clave Se desplegará una pantalla donde deberá ingresar su clave anterior y digitar dos veces la nueva clave. Finalmente presione Cambiar Clave, la próxima vez que ingrese al sistema deberá usar su nueva clave. Figura 5-20 Cambio de clave En caso que el proveedor olvide o pierda su clave deberá contactar al administrador del sistema en CMPC para que le genere una nueva clave. En caso que un vendedor olvide o pierda su clave el proveedor puede generarle una nueva por medio del menú Administrar mis Vendedores ver punto En caso que un comprador olvide o pierda su clave deberá contactar al administrador del sistema para que le genere una nueva clave. 41 de 41