Planilla electrónica PILA

Transcripción

1 Planilla electrónica PILA Acompañamos a las empresas en su gestión, con asesoría experta y servicios ágiles, para encender desde HOY los sueños de sus colaboradores. PENSIONES CESANTÍAS AHORRO INVERSIÓN

2 Planilla electrónica PILA Elabora la planilla en línea, usando el software de nómina de tu empresa o a través del sistema gratuito que ofrecen los operadores de información. Valida las alertas que genera el operador y corrige al instante las inconsistencias. Así reduces errores en la planilla y agilizas el proceso de acreditación. Te ofrecemos 6 operadores: ARUS: Tel: SOI: Tel: SIMPLE: Tel: COMPENSAR: Tel: ASOPAGOS: Tel: APORTES EN LÍNEA: Tel:

3 ARUS ARUS pone a tu disposición amigable aplicativo que te facilitará hacer el pago de las cesantías. Este cuenta con la opción de cargar un archivo de Excel o texto, que contenga la información detallada del pago.

4 1 Elaboración de planilla en línea Ingresa a Haz clic en la opción PAGAR PILA 1 2 Haz clic en la opción: Ya estoy registrado en ARUS! Diligencia los campos de autenticación para ingresar al aplicativo, haz clic en Continuar y luego ingresa tu clave utilizando el teclado virtual. 3 4 Despliega el menú superior izquierdo, haz clic en la opción Más Servicios y luego en Cesantías

5 5 Haz clic en Pago Integrado de Cesantías y luego en Elaborar Planilla. Esto despliega la información general del aportante. Año causado de Cesantías: Elije el periodo vigente a liquidar. En la opción, Desea generar la planilla de Cesantías con los datos reportados en su última autoliquidación de Pila del año seleccionado? Selecciona la opción deseada, en el caso de elegir SI ten en cuenta la información del punto 7. En el campo Desea que las Cesantías de todos los empleados incluidos en esta planilla sean enviadas a un solo fondo de Cesantías?, elije la opción que te corresponde. Ten en cuenta que, si la planilla tiene diferentes fondos, debes elegir la opción NO. En caso de seleccionar la opción SI, elije el respectivo fondo de Cesantías. Por último, en la opción Desea realizar el reeplazo de los nombres y apellidos de los cotizantes conforme a lo registrado en la base de datos de ASOFONDOS? podrás elegir si deseas o no que se validen los datos de Asofondos. Para registrar los cotizantes, haz clic en Siguiente o en la pestaña Cotizantes. 6

6 7 Si elegiste Datos del cotizante, diligencie los siguientes campos: Tipo de documento. Número de documento. Primer nombre - Segundo nombre. Primer apellido - Segundo apellido. Salario básico. Número de días trabajados - Valor de las Cesantías (Si el campo se deja en blanco, el sistema realizará el cálculo automático del valor de las Cesantías). Fondo de Cesantías. Haz clic en Agregar así el cotizante quedará registrado en la plantilla. Para registrar otro cotizante, repite el proceso anterior. No olvides guardar los cambios. 8 Elaboración de planillas con la última autoliquidación de PILA. Si tu empresa realiza los aportes a la seguridad social y parafiscal a través de ARUS, puedes utilizar la última planilla pagada para la liquidación de las Cesantías. Para ello, efectúa el siguiente procedimiento: Haz clic en la opción Pago Integrado de Cesantías / Elaborar Planilla

7 Nota: Si tu empresa paga bajo la forma de presentación Sucursal, al momento de elaborar la planilla con base en la última autoliquidación Pila, nuestro sistema arrojará como resultado una única planilla que contendrá el consolidado de todos los empleados cancelados en las diferentes sucursales para el último período cancelado. Si tu última liquidación cancelada fue una planilla de corrección, nuestro sistema no tomará la planilla tipo M o N, en su lugar traerá la información de los pagos totales realizados en planillas tipo E, Y, S o I. Para la revisión de cotizantes: Haz clic en Siguiente o en la pestaña Cotizantes.

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10 2 Cargue de archivos de texto o Excel

11 3 Recuperación de planillas guardadas 1 2 3

12 4 Consulta de Cesantías 1 2 3

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15 SIMPLE Podrás conocer paso a paso todo el proceso de ingreso, liquidación y generación de comprobantes, además de realizar el pago de una manera rápida y segura.

16 1 Registro en el Sistema Si no estás registrado en el Portal Transaccional ingresa a la página Web y da clic en la opción ACCESO USUARIOS, y seleccionas la opción: Soy nuevo y quiero Registrarme. Una vez ingreses al aplicativo puedes dirigirte a las funcionalidades de Cesantías desde el menú Izquierdo, Módulo Más Servicios - Opción Cesantías. (Recuerda habilitar las ventanas emergentes de tu navegador para un mayor funcionamiento de la plataforma).

17 2 Autenticación en el Sistema A través de la página das clic en la opción Productos, selecciona el botón: CESANTIAS y das clic en el botón Ingrese aquí.

18 Si ya estás registrado utiliza el mismo usuario y clave que usas para ingresar a la Plataforma Transaccional de seguridad social integral (PILA). Cuando ingreses a - Cesantías y estés autenticado, veras una pantalla de Bienvenida.

19 3 Elaboración de Planillas Para digitar una planilla en Línea dentro de la opción Pago Integrado de Cesantías selecciona Elaborar planilla. Antes de crear la planilla podrás visualizar los Datos del Aportante y seleccionar los datos de la Planilla. Por defecto, el sistema dispone el último periodo de cotización. Puedes importar los datos de tus trabajadores desde la última planilla pagada de PILA en para el período de cotización elegido si deseas aplicar un solo fondo a todos los cotizantes a importar; o para todos los que vayas a digitar un fondo especifico, elige la segunda opción y luego elige el fondo. Año causado de cesantías: ingresa el periodo a liquidar. Deseas generar la planilla de cesantías con los datos reportados en tu última autoliquidación de Pila del año seleccionado?: SI/NO Deseas que las cesantías de todos los empleados incluidos en esta planilla sean enviadas a un solo fondo de cesantías?: SI/NO Validación de la Base de Datos de Asofondos.

20 Al dar clic en siguiente podrás ver los cotizantes importados. Podrás editar uno a uno: sus fondos, días laborados, cotización y toda la información que consideres pertinente. Se debe diligenciar los siguientes campos: (*campo Obligatorio): Tipo de documento* Número de documento* Primer nombre* Segundo nombre Primer apellido* Segundo apellido Salario básico* Número de días trabajados* Valor de las cesantías (si el campo se deja en blanco, el sistema realizará el cálculo automático del valor de las cesantías). Fondo de cesantías: en la lista desplegable puedes encontrar a Protección* CARGAR ARCHIVO EXCEL La fórmula para calcular las cesantías es: (Salario mensual de base X número de días trabajados) / 360 Pago Integrado de Cesantías - Envío de Archivo Unificado de Cesantías Para cargar un archivo dentro de la opción Pago Integrado de Cesantías selecciona Envío de Archivo Unificado de Cesantías. En la parte inferior de la ventana haz clic en la casilla Examinar. Antes de cargar el archivo por favor verifica que cumples con el formato y estructura definida que se resalta en la imagen.

21 CARGAR ARCHIVO EXCEL Podrás cargar un Excel versión (.xls) sin encabezado con la siguiente estructura y campos: Tipo de documento Número de documento Primer nombre Segundo nombre Primer apellido Segundo apellido Código Administradora Número de días trabajados Salario básico Valor de las cesantías CODIGOS ADMINISTRADORAS 02: Protección CARGAR CON ARCHIVO EN PLANO Podrás cargar un archivo plano sin encabezado con la siguiente estructura y campos: Posición Campo Longitud Inicial Final Tipo Descripción Validación y Origen de los datos N Tipo de registro Obligatorio. Debe ser N Secuencia A Tipo de documento del cotizante Obligatorio. El aportante debe reportarlo en caso que los datos se suban en archivos planos. Debe iniciar en y ser secuencial para el resto de registros. Obligatorio. Lo suministra el aportante, validado contra la siguiente lista: CC- Cédula de Ciudadanía CE- Cédula de extranjería TI- Tarjeta de Identidad RC- Registro Civil PA- Pasaporte CD- Carné Diplomático N Número de documento del cotizante Obligatorio. Lo suministra el aportante. Alineado a la derecha relleno de ceros hasta completar la

22 A Primer Apellido Obligatorio. Lo suministra el aportante A Segundo apellido Lo suministra el aportante A Primer Nombre Obligatorio. Lo suministra el aportante A Segundo Nombre Lo suministra el aportante N N N N N N Total 136 Código del Fondo de Cesantías al que pertenece el afiliado Número de días trabajados Obligatorio. Lo suministra el aportante. Validado contra el listado de Fondos registrados en el sistema. Solo los válidos: 02: Protección 03: Porvenir 10: Colfondos 15: Fondo Nacional del Ahorro (FNA) 19: Old Mutual (Skandia) Obligatorio. Lo suministra el aportante. Permite valores entre 1 y 360. Número de días sin puntos ni comas Espacio con ceros (0) Obligatorio. Debe contener ceros. Obligatorio. Lo suministra el aportante. No puede ser menor que cero, ni contener puntos o comas. Corresponde al último salario básico Salario básico reportado en el mes de diciembre reportando en el del año causado de Cesantías. último mes 9 enteros, sin decimales. Espacios con ceros (0) Obligatorio. Debe contener ceros. Valor de las cesantías Obligatorio. Lo suministra el aportante. El valor mínimo del recaudo debe ser de un (1) día de un (1) SMLV del año causado por concepto de cesantías. Las cesantías se calculan según la fórmula: Salario básico * (días trabajados / 360). Sin embargo, en este campo el aportante puede especificar un valor diferente y no se harán cálculos automáticos de este valor. Son 9 enteros sin decimales y antes de cada valor deben ir 4 espacios (pueden ser rellenos con ceros o espacios en blanco)

23 3.2 Edición de Cotizantes Al editar una planilla (botón Siguiente luego de especificar los datos de la planilla) el sistema te mostrará un formulario para digitar cada cotizante. Debajo del formulario te mostrará el listado de cotizantes que incluye la planilla. El listado de cotizantes dispone de las siguientes opciones: Editar Empleado: Para editarlo selecciona el cotizante con el mouse (quedará sombreado) y da clic en el lápiz. Eliminar Empleado: Para eliminar selecciona el cotizante con el mouse y da clic en el icono de papelera 4 Recuperación de Planillas guardadas Si deseas consultar las planillas que tienes guardadas con el fin de editarlas o pagarlas, realiza el siguiente procedimiento: En el menú del lado izquierdo haz clic en la opción Pago Integrado de Cesantías/Recuperar planilla guardada y diligencia el número de planilla que deseas buscar. Editar planilla: Al dar clic en esta opción podrás ir a la opción de edición de empleados. Validar afiliados: Esta opción te permite validar si los cotizantes reportados en la planilla seleccionada se encuentran en otra de las planillas guardadas o pagadas. Exportar a Excel: Al seleccionar esta opción, podrás ver la planilla seleccionada en formato Excel para realizar las validaciones o modificaciones que requieras. Si realizaste algún cambio a la información reportada, puedes cargar este archivo en la opción Pago Integrado de Cesantías/Envío de archivo unificado de cesantías. Eliminar planilla: Este botón te permite eliminar la planilla seleccionada.

24 5 Para las planillas guardadas, originadas por Digitación en Línea, Carga de Archivos o información importada desde PILA podrás: Pagar por medio electrónico usando el botón PSE. Pagar por Banco (El número de la planilla guardada es el que se debe suministrar al banco para realizar los pagos por modalidad Bancaria). NOTA: No se deben realizar modificaciones a las planillas luego de realizar el pago en banco, especialmente si cambias el valor total del pago. De lo contrario se generará una inconsistencia en el Fondo de Cesantías. 5.1 Pago de Planillas Botón de PSE (pago de Servicios Electrónicos) Una Vez culminado el proceso de liquidación de los empleados, por favor selecciona el botón PAGAR que se encuentra en la parte inferior de la vista. Para realizar el pago electrónico dar clic en el botón PSE Selecciona el banco donde se encuentra la cuenta desde la que harás el desembolso. Serás direccionado a la página del banco. Allí debes digitar tu documento y clave(s) para finalizar la transacción.

25 Una vez se efectúa el pago electrónico (PSE) el sistema genera un comprobante que el aportante debe Imprimir como constancia de su pago. 5.2 Pago por Banco Para realizar el pago en entidad Bancaria, se debe descargar e imprimir la planilla, ingresando a la opción Consulta de Cesantías Pendientes de pago Informe de Cesantías por fondo y seleccionar la planilla. Luego elegir la opción consultar PDF y siendo este el comprobante que debes presentar en la entidad Bancaria donde la administradora tiene convenio para realizar los aportes a cesantías. NOTA: No se deben realizar modificaciones a las planillas luego de efectuado el pago en banco, especialmente si cambia el valor total del pago; de lo contrario se generará una inconsistencia en el Fondo de Cesantías. En caso de que la planilla tenga varias administradoras se debe realizar una planilla por cada administradora, de otra forma el pago queda incompleto.

26 5.3 Informe de Cesantías pago por Banco Convenio de Fondos de Cesantías con Bancos: Protección: Bancolombia, Davivienda. 6 Consultas de Planillas de Cesantías Pagadas Una vez efectuado el pago de las cesantías a través de Simple SA, podrás generar informes filtrados por fondo de cesantías, por afiliado o con la información consolidada. 6.1 Informe de Cesantías por Fondo En el menú del lado izquierdo da clic en la opción Consulta de cesantías pagadas/informe de pago de cesantías por fondo. Selecciona el fondo de cesantías para el que deseas generar el informe. Selecciona la planilla pagada para la que deseas generar el comprobante. Selecciona el formato con el cual deseas generar la información: Excel o PDF.

27 INFORME EXCEL INFORME INFORME PDF PDF

28 6.2 Informe de Cesantías por Afiliado En el menú del lado izquierdo has clic en la opción Consulta de cesantías pagadas/informe de pago de cesantías por afiliado. En la parte superior digita el documento de identificación del cotizante para el que desees generar el informe. También puedes adicionar más cotizantes para generar el informe para varios afiliados haciendo clic en la opción Agregar afiliado. Si deseas eliminar alguno de los documentos presiona Borrar Fila. Selecciona la planilla pagada para la que deseas generar el comprobante. Has clic en Consultar. 6.3 Informe de pago de Cesantías completo Genera este informe si requieres visualizar de forma consolidada la información de todas las planillas canceladas a través SIMPLE: En el menú del lado izquierdo has clic en la opción Consulta de cesantías pagadas/informe de pago de cesantías completo. Selecciona la planilla para la que deseas generar el informe. Genera el informe haciendo clic en Consultar. El informe se generará en un documento PDF o Excel. Dar clic en Consulta.

29 7 Consulta de cesantías Pendientes de pago Antes de efectuar el pago de las cesantías a través de Simple SA, podrás generar informes filtrados por fondo de cesantías, por afiliado o con la información consolidada. 7.1 Informe de cesantías por fondo En el menú del lado izquierdo has clic en la opción Consulta de cesantías pagadas/informe de pago de cesantías por fondo. Selecciona el fondo de cesantías para el que deseas generar el informe. Selecciona la planilla pagada para la que deseas generar el comprobante. Seleccione el formato con el cual deseas generar la información: Excel o PDF.

30 CONSULTA DE EXCEL INFORME CONSULTA PDF PDF

31 7.2 Informe de cesantías por Afiliado En el menú del lado izquierdo has clic en la opción Consulta de cesantías pagadas/informe de pago de cesantías por afiliado. En la parte superior digita el documento de identificación del cotizante para el que deseas generar el informe. También puedes adicionar más cotizantes para generar el informe para varios afiliados haciendo clic en la opción Agregar afiliado. Si deseas eliminar alguno de los documentos presiona Borrar Fila. Selecciona la planilla pagada para la que deseas generar el comprobante. Has clic en Consultar. 7.3 Informe de cesantías Completo Genera este informe si requieres visualizar de forma consolidada la información de todas las planillas canceladas através de SIMPLE, en el menú del lado izquierdo has clic en la opción Consulta de cesantías pagadas/informe de pago de cesantías completo. Selecciona la planilla para la que deseas generar el informe. Genera el informe haciendo clic en el botón Consultar. El informe se generará en un documento PDF o Excel.

32 CONSULTA DE EXCEL INFORME CONSULTA PDF PDF

33 ASOPAGOS A continuación presentamos el proceso de liquidación de Cesantías por medio de ASOPAGOS

34 1 Cargue manual 1 Consiste en digitar uno a uno los trabajadores a los cuales se les va a realizar el pago de cesantías. Diligenciar el formulario con los datos completos del trabajador. 2 Adicionar empleados Cesantías Modificar empleados Cesantías Visualizar empleados Cesantías 3 El módulo presenta las opciones de modificar y visualizar los trabajadores registrados; también cuenta con la opción de eliminar empleados que aún no estén incluidos en una planilla para pago. Modificar empleados Cesantías Visualizar empleados Cesantías Eliminar empleados Cesantías

35 2 1 Por cargue de archivo.xls Consiste en generar un archivo de.xls a través de la herramienta de ASOPAGOS, la cual permite incluir a los empleados de todas las sucursales o solo la sucursal que corresponda para el pago. Generar archivo empleados Cesantías 2 Una vez descargado el archivo se puede agregar o modificar la información del mismo. A B C D E F G H I Empleados cesan as - NI- Señor Aportante: Recuerde que la Columna I, puede ser diligenciada con el nombre o código del Fondo de Cesan as de la siguiente manera: 4 PROTECCIÓN Tipo Iden ficación Número iden ficación Primer Apellido Segundo Apellido Primer Nombre Segundo Nombre Salario Aporte Fondos de cesan as 8 CC Hernández Giraldo Lina Marcela CC Pérez Cadavid Juan Camilo CC Castro Murillo San ago CC Macías Mosquera Sebas an CC Soto Castrillón Daniela CC Prieto López Luis Felipe En el campo asignado para Fondo de Cesantías se puede colocar el código o el nombre de la Administradora.

36 3 Una vez cargado el archivo generado por.xls le aparecerá la Información de los empleados insertados para posteriormente proceder a generar las planillas. Para realizar el pago de la planilla de cesantías se deben tener en cuenta los siguientes pasos: 1 Teniendo en cuenta que toda la información registrada sea la correcta, se puede generar la planilla al Fondo de Cesantías que corresponda. PROTECCIÓN Generar planilla Cesantías Se debe generar una planilla por cada Fondo de Cesantías

37 2 Información general de la planilla para pago: 3 Validación de nombres y apellidos, base de datos ASOFONDOS: 4 Los pagos se podrán realizar a través de medio electrónico o asistido. Para pago electrónico se debe activar la opción pagar planilla PSE

38 5 Los pagos se podrán realizar a través de medio electrónico o asistido. Para pago asistido con Protección se debe activar la opción pagar planilla para pago en banco. Activar planilla para pago en banco FONDOS Y BANCOS AUTORIZADOS PARA EL RECAUDO DE PAGO POR CONCEPTO DE CESANTÍAS: Recibe pago por medio de transferencia electrónica PSE: Recibe pago asistido: Bancolombia y Davivienda. por medio de las entidades financieras Formato de recaudo a través de Davivienda (Solo aplica para recaudo asistido): Formato de convenios empresariales - Código convenio:

39 Recaudo a través de Bancolombia (Solo aplica para recaudo asistido): No se utiliza formato físico, se debe notificar en la entidad financiera que desea realizar un pago al convenio 41159, el cajero responderá indicando el nombre del Convenio Cesantias Protección Asopagos, si el nombre del convenio es el indicado anteriormente el cajero solicitara los siguientes datos: Numero de referencia o pin = Numero de la planilla. Valor = Valor de la planilla. Una vez finalizada la transacción el cajero entregará el comprobante del registro de la operación, para que el aportante diligencie sus datos en la parte inferior y reciba comprobante del pago como se relaciona a continuación:

40 3 Consultar planillas Las planillas que se encuentran activas se pueden visualizar en esta opción, de igual manera se puede descargar el soporte de pago. Consultar planilla Cesantías También podrá generar soporte de pago por empleados Reporte individual por empleado

41 SOI A continuación presentamos el proceso de liquidación de Cesantías por medio de SOI

42 1 Elabora una planilla Elabora una planilla con la información de los empleados, en donde se indique la entidad administradora, el valor de Cesantías y el salario básico sobre el cual fueron liquidadas para cada uno de ellos. Para reportar esta información, puedes diligenciar los datos directamente en el aplicativo SOI o realizar el cargue de un archivo que cumpla con la estructura y contenido esperados por el sistema. 2 Ingreso a SOI 2 Ingresa a y ubica en la parte superior la opción Ingresar. Seleccione Persona o Empresa. Digita los datos solicitados para inicio de sesión como son los datos de empresa (tipo y número de documento), usuario (tipo y número de documento) y clave de acceso. Una vez inicies sesión, se presentarán las diferentes opciones de usuario en el menú lateral izquierdo. 1 3 Liquidación en línea 1 Para iniciar el proceso de liquidación de cesantías, en el menú lateral izquierdo selecciona Planillas En línea Si has elaborado planillas a través de esta opción previamente, se presentará el flujo para elaboración de planilla nueva a partir de una existente. En caso contrario, se presentará la pantalla del primer paso de liquidación Información Básica. 2

43 3 En la sección Información de Pago selecciona el medio que utilizarás para pago de la planilla. En la sección Información de Servicios seleccione el servicio Cesantías; ingresa el periodo de pago seleccionando el año en la lista desplegable y selecciona el tipo de afiliación de la planilla a liquidar. Puedes asignar un nombre personalizado a la planilla diligenciando el campo Nombre Corto Planilla. Para continuar, da clic en el botón Siguiente. En la pantalla Liquidación Detallada selecciona el botón Agregar empleado. Se presentará una nueva ventana para ingresar la información del empleado. En la sección Identificación ingrese la información del empleado como es el Tipo y Número de Identificación, los nombres y apellidos y los datos adicionales como Dirección, Teléfono, Correo Electrónico, Celular, etc. Ten en cuenta que los campos marcados con asterisco (*) son obligatorios. 4 5 En la sección Información de Liquidación, marca el check box Cesantías. Selecciona en la lista desplegable del campo Administradora el fondo de cesantías al cual debe realizar el pago. En esta sección la aplicación da la posibilidad de calcular el valor de cesantías para el empleado; Ingresa el valor de los campos Salario Básico y Días y da clic en el botón Calcular.

44 6 Automáticamente la aplicación diligenciará los campos Valor Calculado y Valor Cesantías. Éste último campo (Valor Cesantías) puede ser modificado de acuerdo con el valor que desee pagar para el empleado que está agregando a la planilla. Si no deseas utilizar la calculadora, ingresa los valores de los campos Salario Básico y Valor Cesantías (campos obligatorios) sin espacios, puntos, comas, ni signos. 7 8 Para continuar, da clic en el botón Finalizar. Se mostrará en pantalla la información del empleado, en la cual podrás visualizar la información ingresada y el total a pagar. Si deseas agregar más empleados a la planilla, repite el proceso seleccionando Agregar Empleado. Cuando hayas relacionado la totalidad de empleados dentro de la planilla, da clic sobre el botón Finalizar. En el siguiente paso el sistema realizará la validación de información de nombres y apellidos de los empleados contenidos en la planilla, contra a la información entregada por Asofondos a los Operadores de Información. En caso de que no se encuentren diferencias, se presentará un mensaje informativo que indica este resultado. Selecciona Finalizar para terminar el proceso. 9

45 10 En caso de que se encuentren diferencias, se presentará un informe que puede descargar para consulta en formato Excel. Si deseas que el sistema realice automáticamente los ajustes, seleccione SI y de clic en Finalizar para terminar el proceso. Si desea mantener la información tal como la ingresó en la planilla, seleccione NO y de clic en Finalizar para terminar el proceso. El sistema presentará el resumen de la liquidación con el número de planilla asignado y el valor total a pagar. En esta pantalla podrás realizar la descarga del Comprobante previo al pago en formato PDF. 11 Planilla nueva a partir de una existente Esta opción se presentará cuando haya elaborado planillas en línea previamente y le permitirá tomar la información base para elaborar una nueva planilla. Al seleccionar en el menú lateral izquierdo la opción Planillas > En Línea, el sistema presentará un mensaje informando la opción para elaborar su nueva planilla a partir de la información existente. 12 Al seleccionar No, el sistema presentará el proceso normal para liquidación de planilla, ubicándolo en el primer paso del proceso Información Básica. Si su opción seleccionada es Si, se listarán hasta diez (10) planillas elaboradas previamente, desde la más reciente hasta la más antigua, en donde encontrará la información asociada como es el estado de la planilla, el periodo de pago, la fecha de pago, la cantidad de empleados que contiene y el sistema o servicio para el cual se liquidó cada planilla.

46 13 Utilice la primera columna para seleccionar la planilla que desea tomar como base para la elaboración de la nueva liquidación y de clic en el botón Continuar. Se presentará una nueva pantalla en donde podrá visualizar la información contenida en la planilla base seleccionada. Si requiere modificar algún dato, seleccione el ícono Editar para ingresar a la información del empleado y realizar los cambios necesarios. 14 También podrá agregar empleados a la planilla (botón Agregar Empleado) o eliminarlos (Eliminar Empleados) de acuerdo con la información que requiera reportar. Para continuar, de clic sobre el botón Finalizar. El sistema le presentará el resumen de la liquidación con el número de su planilla asignado y el valor total a pagar. En esta pantalla podrá realizar la descarga del Comprobante previo al pago en formato PDF. 15 Tenga en cuenta que el medio de pago bajo el cual quedará marcada la nueva planilla será el mismo que haya contenido la planilla base.

47 4 Liquidación por Archivo 1 Para elaborar la planilla a partir del cargue de un archivo, en el menú lateral izquierdo selecciona Planillas Por Archivo 3 En la sección Liquidación Detallada, de clic en el botón Examinar y realice la carga de su archivo para liquidación, el cual debe estar almacenado en el equipo desde el cual accedió. Si el archivo supera 1 MB de tamaño, debe ser comprimido antes de realizar la carga. Los formatos de archivo permitidos son.txt y.cvs. En la sección Información de Pago selecciona el medio que utilizará para pago de la planilla. En la sección Servicio a Liquidar seleccione el servicio Cesantías; ingrese el periodo de pago seleccionando el año en la lista desplegable y seleccione el tipo de afiliación de la planilla. Puede asignar un nombre personalizado a su planilla diligenciando el campo Nombre Corto Planilla (opcional). 4 De clic en el botón Siguiente para avanzar al siguiente paso, en el cual el sistema realizará las validaciones de estructura y contenido del archivo cargado. Cuando el sistema identifique errores de estructura y/o contenido dentro del archivo, se presentará en pantalla el informe correspondiente en formato Excel. Descargue el informe y de acuerdo con las observaciones contenidas, modifique el archivo y realice de nuevo la carga. 2

48 5 En caso de que se encuentren diferencias, se presentará un informe que puede descargar para consulta en formato Excel. Si desea que el sistema realice automáticamente los ajustes, seleccione SI y de clic en Finalizar para terminar el proceso. Si desea mantener la información tal como la reporta en su archivo, seleccione NO y de clic en Finalizar para terminar el proceso. El tiempo de procesamiento está sujeto al tamaño del archivo y la cantidad de información relacionada. Cuando finalice el procesamiento del archivo cargado, el sistema mostrará el resumen de la liquidación con el número de su planilla y el valor total por pagar. En esta pantalla podrá realizar la descarga del Comprobante previo al pago en formato PDF. 6

49 COMPENSAR Este manual ha sido realizado con el objetivo de agilizar y facilitar el proceso de liquidación y pago de cesantías de sus empleados. De esta manera el usuario podrá ingresar un nuevo empleado, liquidar y cancelar de forma rápida y segura los aportes por conceptos de cesantías.

50 Miplanilla.com pensando siempre en la facilidad, agilidad y seguridad de sus trámites, pone a su disposición convenios con todos los Fondos de Pensiones y Cesantías para que elija de acuerdo a su necesidad. Usted podrá hacer el respectivo pago de cesantías por medio de dos modalidades: por PSE (Pagos Seguros en Línea) o préstamo bancario (Excepto FNA) el cual debe ser diligenciado directamente con la entidad y posteriormente relacionado en la plataforma de pago. Al ingresar al sistema en el menú principal haga clic en la opción Cesantías > Empleados, seleccione una de las tres opciones para la generación de su planilla: Cargar vía excel Lista de empleados Importar empleados miplanilla

51 1 Carga vía Excel Mediante esta opción es posible cargar una plantilla con la información de los empleados a partir de un archivo en excel (formato CSV) en el que debe estar diligenciada la información básica. Descargue la plantilla y siga las intrucciones mencionadas en la imagen. A continuación elija el método de pago: Débito cuenta Préstamo Bancario y haga clic en el botón Generar planillas. Importante: En el caso que elija el método de pago con préstamo bancario este se verá reflejado una vez la entidad financiera confirme el desembolso del mismo. Este proceso se relizará de manera automática.

52 2 Lista de empleados Seleccione la opción Empleados > Lista de empleados. Haga clic en la opción Agregar Empleado para adicionar un nuevo empleado en la planilla. Nota: elimine los registros que se encuentren de cargues anteriores, ya que estos quedan en el histórico y pueden crear inconvenientes. Ingrese los datos en los campos correspondientes, al finalizar haga clic en el botón Agregar.

53 Para finalizar el proceso de agregar un nuevo empleado haga clic en el botón Aceptar. Seguido haga clic en el vínculo Planillas > Generar planilla. A continuación elija el método de pago: Débito cuenta Préstamo Bancario y haga clic en el botón Generar planillas. Importante: En el caso que elija el método de pago con préstamo bancario este se verá reflejado una vez la entidad financiera confirme el desembolso del mismo. Este proceso se relizará de manera automática.

54 3 Importar empleados desde miplanilla Podrá importar las plantillas de la seguridad social que se pagan por el operador (Solo para metodología web). Seleccione la opción Empleados, seguido haga clic en la opción Importar empleados de miplanilla > Continuar > Aceptar. El sistema le traerá la información de los empleados actuales con pago en Seguridad Social, haga clic en Ver/editar y complete la información para el pago de Cesantías. Por último haga clic en Planillas > Generar planillas.

55 A continuación elija el método de pago: Débito cuenta Préstamo Bancario y haga clic en el botón Generar planillas. Importante: En el caso que elija el método de pago con préstamo bancario este se verá reflejado una vez la entidad financiera confirme el desembolso del mismo. Este proceso se relizará de manera automática. Ingrese a la opción Planillas > Lista de planillas, seguido haga clic en el vínculo pague aquí. 4 Reportes Después de realizar los pagos de la planilla, podrá acceder a los siguientes reportes: Ver planilla PDF Reporte Planilla Excel Reporte Pagos por Administradora Certificado por Empleado Certificado por Correo

56 Ver Planilla PDF: Podrá ver toda la información de las planillas pagadas en formato PDF. Reporte Plantilla Excel: Es toda la información de la planilla pagada en formato excel.

57 Reporte Pagos por Administradora: Permite discriminar los pagos realizados por administradora presentados en formato PDF O Excel. Certificado por Empleado: Permite la generación del certificado de aportes pagados por cada empleado. Certificado por correo: Permite la generación de certificados individuales con el envío automático por correo electrónico. Nota: Recuerde que tiene a su disposición el reporte de pagos para que valide la información antes de generar sus pagos.

58 APORTES EN LÍNEA Podrás conocer paso a paso todo el proceso de ingreso, liquidación y generación de comprobantes, además de realizar el pago de una manera rápida y segura.

59 1 Ingresa a aportesenlinea.com A través de la opción Autoliquidar el sistema permite generar una planilla de Cesantías con la información que esté registrada de los empleados activos para la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes, PILA. Si los empleados devengan dos o más salarios mínimos, es necesario desactivar la opción Incluir Auxilio de Transporte. El sistema adiciona el auxilio de transporte para los empleados que estén creados previo a la liquidación, si se adiciona un empleado dentro de una planilla liquidada el sistema no le adiciona automáticamente el auxilio.

60 2 Creación del archivo de Excel El archivo deberá presentar nueve campos en este mismo orden. PE válido para cargue de archivo. Columna Posibles Valores Características 1 Tipo de identificación del empleado CC, CE, TI, RC, PA y CD Campo obligatorio, No se permiten espacios antes o después del tipo de identificación. 2 Número de identificación del empleado Campo obligatorio, Campo Numérico, No se permiten espacios antes o después del tipo de identificación. 3 Primer apellido del empleado Campo obligatorio, Sólo se permiten valores alfabéticos. 4 Segundo apellido del empleado Campo no obligatorio, Sólo se permiten valores alfabéticos. 5 Primer nombre del empleado Campo obligatorio, Sólo se permiten valores alfabéticos. 6 Segundo nombre del empleado Campo no obligatorio, Sólo se permiten valores alfabéticos. 7 Fondo de Cesantías al cual se encuentra vínculado el empleado Protección Campo obligatorio, Sin tildes ( ) 8 9 Salario del empleado Valores mayores a 0 Campo obligatorio, Campo Numérico. Valor de las Cesantías Valores mayores a 0 Campo obligatorio, Campo Numérico.

61 2 Creación del archivo de Excel 1 Ejemplo Archivo Excel A B C D E F G H I 1 CC Hernández Giraldo Lina Marcela Protección CC Pérez Cadavid Juan Camilo Protección CC Castro Murillo San ago Protección CC Macías Mosquera Sebas an Protección CC Soto Castrillón Daniela Protección CC Prieto López Luis Felipe Protección Guarda el archivo en el formato CSV

62 3 Errores que puede presentar el archivo Tipos de Error Descripción Error Crí co El archivo presenta inconsistencias de estructura, por ejemplo: El archivo no viene separado por comas ni por puntos y comas. El número de iden ficación del empleado presenta letras, símobolos espacios en blanco. Error Posible Corrección Alerta El archivo presenta errores o inconsistencias en el contenido de la información, por ejemplo: Se presenta cuando el valor de cesan as es menor o igual a cero. Se reportan dos registros para el mismo empleado. El sistema carga el primer registro. Se presenta cuando alguna de las cuatro cadenas de caracteres correspondientes al nombre no coincide con las encontradas en la base de datos de referencia. Se presenta cuando el empleado no se encuentra en la base de datos de referencia.

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