Contenido. Descripción de la Funcionalidad... 2 Procedimiento para descargue de plantilla Excel Novedades... 3 Información Importante...

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1 Contenido Descripción de la Funcionalidad... 2 Procedimiento para descargue de plantilla Excel Novedades... 3 Información Importante... 8

2 Descripción de la Funcionalidad A través de este módulo, usted podrá realizar cargue de novedades, desde una plantilla de la herramienta Excel. Una vez se realicen las validaciones de estructura y composición de la información, podrá encontrar algunos *Tipos de error, los cuales tienen el siguiente comportamiento: Error: Inconsistencia que NO es auto - corregible por el sistema de Aportes en Línea S.A., por esta razón debe ser corregido en el archivo directamente en la herramienta Excel. El sistema NO permite el cargue exitoso del archivo con este tipo de error hasta tanto no sea corregido. Alerta: Mensaje informativo que indica al aportante que pueden existir diferencias en el cálculo del valor de la novedad. Sin embargo, el sistema permite el cargue del archivo plano con este tipo de alertas.

3 Procedimiento para el descargue de plantilla EXCEL 1. Inicie sesión en nuestro portal con el usuario de perfil Nómina, en la pestaña Novedades encontrará dos botones. a. Adicionar Novedades - Donde podrá realizar su proceso normal de ingreso una a una b. Cargue Plantilla Excel Nueva funcionalidad, la cual permitirá el cargue de novedades desde una plantilla Excel. Al dar clic sobre el botón este direccionará a una nueva página donde podrá descargar los formatos 2. En la página encontrará dos tipos de formatos, seleccione la versión que desea descargar. 3. Una vez descargada la plantilla ingrese la información teniendo en cuenta la ayuda proporcionada en cada uno de los campos.

4 Los formatos de las celdas se desplegarán para las primeras 20 filas, si requiere adicionar más de 20 registros, seleccione el último registro con clic derecho y copiar (Ctrl+C), luego ubíquese en la siguiente fila y péguela (Ctrl+V). Este proceso se debe repetir para el número de cotizantes que desea liquidar: Nota: Recuerde eliminar (CTRL+Delete) las filas que no vaya a utilizar luego de registrar sus cotizantes. 4. Cuando la información esté completa ingrese nuevamente con el usuario de perfil Nómina a la pestaña Novedades, seleccione el botón Cargue Plantilla

5 5. Busque el archivo que desea cargar. 6. Seleccione el Archivo que desea Cargar. 7. Seleccione el botón Aceptar para realizar el cargue del archivo y su respectiva validación. 8. Una vez finalizado el cargue se mostrará por pantalla la información de errores y alertas si presenta el archivo. Tenga en cuenta que no será posible realizar corrección por pantalla de los errores, todos los ajustes se deberán realizar desde la plantilla de Excel; así mismo, el botón Volver, permitirá el direccionamiento nuevamente a la página inicial de cargue del archivo. Una vez se corrijan los errores descritos anteriormente, el sistema le mostrará una pantalla a través de la cual podrá: Visualizar y filtrar otro tipo de errores diferentes a los anteriores.

6 Generar y exportar el reporte de errores en 7 formatos diferentes: PDF, Excel, Word, MHTML (archivo web), CSV (delimitado por comas), TIFF y XML (con datos de informe) Si el archivo presenta errores solo se habilitará el botón Volver el cual re direccionará a la página inicial de cargue. Si el archivo presenta Alertas se habilitará el botón Cargar, recuerde verificar las alertas presentadas antes de realizar el cargue. 9. Si el archivo no presenta más errores el sistema le mostrará la opción de cargue. Seleccione el botón Cargar para continuar con el proceso, de lo contrario seleccione el botón Cancelar. Recuerde que el botón Cancelar lo direccionará a la página cargar archivo y perderá los cambios efectuados por pantalla. 10. Para finalizar el proceso y generar las novedades haga clic en el botón Terminar

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8 Información Importante El botón cancelar o volver direcciona a la opción Cargar Verifique todos los tipos de error (Error, Alerta) antes de hacer uso de la opción Cargar, de lo contrario el sistema tomará como aceptadas las Alertas y no se mostrarán en el siguiente reporte. El total de errores mostrados en pantalla, corresponden a los seleccionados en el filtro de tipo de error. Los archivos a cargar no podrán tener un tamaño mayor a 8MB para formatos xlsx y 1,5 MB para formatos xls. El máximo de filas a cargar será de (Registros) Sobre el nombre del archivo no existirán validaciones, pero la hoja de cargue solo se podrá llamar Novedades. Si se ingresa información con una longitud mayor a la requerida por el campo, esta información será truncada de izquierda a derecha hasta llegar a su longitud permitida. Recuerde que esta funcionalidad solo está habilitada para el cargue de novedades mas no para la actualización de las existentes.