INSTITUTO NACIONAL DE ANTROPOLOGÍA E HISTORIA INAH

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1 INSTITUTO NACIONAL DE ANTROPOLOGÍA E HISTORIA PROCEDIMIENTO: CONTROL DE RECURSOS POR MANEJO DE FORMAS VALORADAS, ETIQUETAS DE VIDEO Y RECIBOS DE INGRESOS VARIOS EN EL MUSEO NACIONAL DE ANTROPOLOGÍA Septiembre del 2005

2 Página: 2 INDICE Pág. 1. PROPÓSITO 3 2. ALCANCE 4 3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN 5 4. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 11 6 ANEXOS AUTORIZACIÓN 37

3 Página: 3 1. PROPÓSITO Recibir, resguardar, mantener y vigilar el óptimo registro y control de formas valoradas, etiquetas de video y recibos de ingresos varios así como los ingresos por su manejo y expedición, mediante una estricta supervisión que permita eficientar los mecanismos para la realización de los depósitos en cuenta concentradora del Instituto Nacional de Antropología e Historia en apego a la normatividad vigente y generando la información necesaria para su cumplimiento.

4 Página: 4 2. ALCANCE Corresponde al Instituto Nacional de Antropología e Historia, a través de su Museo Nacional de Antropología y sus Áreas Administrativas la eficiente aplicación del presente procedimiento y sus políticas, en materia de control de recursos por manejo de formas valoradas, etiquetas de video y recibos de

5 Página: 5 3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN Es responsabilidad del Museo Nacional de Antropología y su Subdirección Administrativa, vigilar el cumplimiento estricto de la circular SA-001, en cuanto a los lineamientos marcados para el acceso y manejo de formas valoradas para el museo en el presente ejercicio. Será obligación de Director del Museo Nacional de Antropología, así como de su Subdirección Administrativa y sus Departamentos de Recursos Humanos y Recursos Financieros informar a la Coordinación Nacional de Recursos Financieros del Instituto Nacional de Antropología e Historia en los tiempos y formas señalados, sobre las operaciones realizadas en materia de recursos financieros, así como de resguardar la documentación original que soporte dichas operaciones y su adecuado registro, de conformidad con lo establecido en la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal y su Reglamento, y el uso del procedimiento simplificado de registro contable y del sistema de control presupuestal. Invariablemente todos los ingresos que el Museo obtenga de manera adicional a los recursos presupuestales asignados por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público para el ejercicio fiscal del año en curso, por concepto de derechos, aprovechamientos y productos, aportación de terceros y donativos en moneda nacional (Ley de Ingresos de la Federación, Ley Federal de Derechos y Ley de presupuesto de Egresos), deberán depositarse diariamente en la cuenta concentradora numero establecida en Banamex utilizando el formato denominado AUT-266 que imprime el mismo banco y del que se podrá solicitar hasta tres copias sin costo alguno, asentando la referencia de ocho dígitos que para efectos de este documento se denominara como clave de identificación del depósito y se integrara de la siguiente forma: 1.- La Unidad Administrativa (los cuatro primeros dígitos) 2.- El centro de trabajo 3.- El concepto del depósito Cualquier modificación que llegará existir en los dígitos, la Coordinación Nacional de Recursos Financieros, a través de la Tesorería General del, los comunicará oportunamente. Para depósitos a través del sistema de transferencia interbancaria de fondos deberá utilizarse la clave estandarizada de 18 posiciones El Centro de Trabajo, de considerarlo conveniente podrá solicitar fundamentando adecuadamente su petición, diferir sus depósitos a cada tercer día, semanal, quincenal, o mensualmente siempre dentro del mes en que se genere el ingreso, previa autorización escrita de la Secretaria Administrativa.

6 Página: 6 No pagarán el derecho a que se refiere este apartado, las personas mayores de 60 años, menores de 13 años, jubilados, pensionados, discapacitados, profesores y estudiantes en activo, así como los pasantes o investigadores que cuenten con permiso del Instituto Nacional de Antropología e Historia para realizar estudios afines a los museos, monumentos y zonas arqueológicos, asimismo, estarán exentos del pago de este derecho, los visitantes nacionales y extranjeros residentes en México que accedan a los monumentos y zonas arqueológicas los domingos y días festivos. La Subdirección Administrativa del museo, podrá solicitar al Secretario Administrativo un fondo para morralla que deberá ser suficiente para satisfacer las necesidades en las taquillas. Será responsabilidad de las autoridades del Museo Nacional de Antropología, remitir al inicio de cada año el calendario anual del consumo mensual de boletos de acceso, así como llevar el estricto control y manejo de la información sobre su distribución, ventas y existencias finales; asimismo deberán conciliar diariamente las ventas de boletos de acceso contra los depósitos realizados a la cuenta concentradora numero , asimismo, proporcionaran la papelería suficiente (formatos denominados vale de dotación-concentración de boletos diaria); reporte de ventas de formas valoradas por día y reporte de expedición de recibos de adquisición de boletos, a los encargados y taquilleros del Museo, para el control, manejo, recepción, venta y saldos finales del día de boletos de acceso, y será su responsabilidad, tener los boletos de acceso en un lugar resguardado que ofrezca las condiciones de seguridad óptimas, con el objeto de evitar perdida, sustracción o deterioro. Es obligación del titular del Departamento de Recursos Humanos del Museo, vigilar la permanente existencia de formas valoradas de acceso al museo, verificando que el importe de los mismos corresponda a los autorizados por la categoría del museo. Toda vez que exista la necesidad de formas valoradas y/o recibo de ingresos varios, el titular del Departamento de Recursos Humanos del museo deberá de solicitar, mediante oficio dirigido a la Tesorería del Instituto, la dotación de formas valoradas de acceso para el museo. Es responsabilidad del Departamento de Recursos Humanos del Museo, mantener en estricto resguardo las formas valoradas para su seguridad y control. Será obligación del Administrador aplicar y supervisar que se realice, el presente procedimiento, desde la solicitud de los boletos hasta el depósito y reporte a la Tesorería General del Instituto Nacional de Antropología e Historia del producto de su venta, de conformidad a su capacidad e infraestructura asimismo dicho procedimiento será avalado y autorizado por la Coordinación Nacional de Desarrollo Institucional y la Coordinación Nacional de Recursos Financieros.

7 Página: 7 Es obligación del Departamento de Recursos Humanos, elaborar y proponer los controles internos necesarios para el manejo de las formas valoradas de acceso, así como implementar los instruidos por la Subdirección Administrativa. Es obligación del Departamento de Recursos Humanos del Museo la entrega en cantidad suficiente de formas valoradas y etiquetas de video a los expendedores de taquilla, empleando como criterio el comportamiento histórico del expendio de formas, controlando la entrega mediante el formato de entrega y recepción de formas valoradas. Es obligación del Departamento de Recursos Humanos del Museo la entrega en cantidad suficiente de recibos de ingresos varios, empleando como criterio el comportamiento histórico de cada una de las áreas autorizadas para su expedición. Las áreas que por la naturaleza de sus funciones y servicios prestados al público visitante, autorizadas para el manejo y expedición de recibos varios son exclusivamente: El Departamento de Recursos Humanos, Departamento de Servicios Educativos y Departamento de Promoción Cultural del Museo. Es responsabilidad del Departamento de Recursos Humanos del Museo la Administración eficiente (planeación, distribución y control) del fondo para morralla que para tal efecto se tenga autorizado por la Coordinación Nacional de Recursos Financieros. Es obligación del Departamento de Recursos Humanos del Museo, la entrega en cantidad suficiente de morralla para cambio a los expendedores de taquilla, controlando la entrega mediante el formato de entrega y recepción de formas valoradas. Es responsabilidad del Departamento de Recursos Humanos del Museo, vigilar que la entrega de los valores para depósito se realicen de conformidad a los lineamientos establecidos en los convenios vigentes entre el Instituto Nacional de Antropología e Historia y la Institución Bancaria. Es responsabilidad del Departamento de Recursos Humanos del Museo, efectuar personalmente de manera semanal el o los depósitos del fondo morralla en el Banco, que será entregada mediante los servicios de la empresa de traslado de valores que para este efecto se tenga contratada y de acuerdo a las condiciones del contrato vigente. Es responsabilidad del expendedor de taquilla verificar el correcto cobro y entrega del cambio por concepto del manejo de formas valoradas y etiquetas de video, así como revisar con los medios con que se cuenten el que los billetes recibidos sean auténticos.

8 Página: 8 El expendedor de taquilla deberá efectuar el corte de su turno en el interior de las oficinas del Departamento de Recursos Humanos del Museo, solicitando de forma obligada al área de seguridad del Museo, su escolta desde el área de la taquilla al área en que se efectuará el corte y entrega de los recursos. Es responsabilidad del Departamento de Recursos Humanos del Museo, efectuar el o los depósitos, mediante los formatos vigentes, que correspondan por el manejo de formas valoradas de acceso, etiquetas de video y recursos autogenerados del día inmediato anterior. Dichos depósitos se efectuaran mediante los servicios de la empresa de traslado de valores que para este efecto se tenga contratada y de acuerdo a las condiciones del contrato vigente. Invariablemente el importe de las ventas de los fines de semana (viernes, sábado y domingo) y toda vez que sábado y domingo no son días hábiles para la sucursal bancaria en que debe realizarse el depósito, los recursos deberán depositarse sin falta el día lunes inmediato posterior, lo mismo aplica para los casos de días inhábiles en cuya situación el depósito se realizará sin falta el día hábil inmediato siguiente. El Departamento de Recursos Humanos del Museo deberá efectuar el reporte del formato de liquidación de formas valoradas, etiquetas de video e ingresos varios a la Tesorería General del Instituto, mediante el formato HIV-1 de manera mensual, dentro de los primeros cinco días del mes siguiente al que se reporta. El Departamento de Recursos Humanos del Museo, deberá de contar con un registro contable de existencias de formas valoradas histórico, que permita aclarar y conciliar las cuentas de los mismos. Es responsabilidad del Departamento de Recursos Humanos del Museo, elaborar la conciliación mensual ante la Tesorería General del Instituto, dentro de los primeros cinco días del mes siguiente al que se reporta, comunicando los resultados a la Subdirección Administrativa del Museo. Es responsabilidad del administrador y del titular del Departamento de recursos Humanos que dentro los primeros cinco días al mes que se reporta, requisitar y remitir a la Tesorería General del, el formato denominado Liquidación de formas valoradas HIV-1 debidamente rubricado y acompañado de las copias de los formatos Aut.-266 emitido por el Banco. El instructivo para el llenado de este formato se encuentra en el procedimiento denominado Registro y control de liquidación de boletos de centros contenido en el punto III.6 del Manual de normas y procedimientos de la Subdirección de Ingresos que se puede consultar en el centro virtual de documentación de la PAG.

9 Página: 9 La aplicación del presente procedimiento será ejecutado y supervisado en todas las actividades con apego a las funciones y responsabilidades del personal involucrado en el mismo, con el fin de lograr su transparencia y efectividad. Se consideran días festivos; el primero de enero, cinco de febrero, veintiuno de marzo, primero de mayo, dieciséis de septiembre, veinte de noviembre y veinticinco de diciembre.

10 Página: DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO Departamento de Recursos Humanos del Museo Nacional de Antropología. Departamento de Servicios Educativos/Departamento de Promoción Cultural Departamento de Recursos Humanos del Museo Nacional de Antropología Inicio Resguardo, control y traslado de los ingresos del Museo al Banco Solicitud de formas valoradas, recibos de ingresos varios y etiquetas de video. Recuperación de cuotas por concepto de cursos y talleres. 5 2 Envío y requisición de formatos de liquidación de formas valoradas (HIV-1) Y (HIV-2).l Operación y control de los recursos obtenidos en formas valoradas, recibos de ingresos varios y etiquetas de video. 6 Conciliación de ingresos y elaboración de informe. Termino

11 Página: DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Secuencia de etapas Actividad Responsable 1.Solicitud de formas valoradas, recibos de ingresos varios y etiquetas de video. Inicio 1.1 Revisa existencias de formas valoradas (anexo 1), etiquetas de video (anexo 2) y/o recibos de ingresos varios (anexos 3). En caso de existencia suficiente de formas, etiquetas y recibos continúa con la actividad 1.9. En caso de existencia insuficiente de formas valoradas y/o recibos de ingresos varios continua con la actividad 1.4 En caso de existencia insuficiente de Etiquetas de video continua con la siguiente actividad. Existencia insuficiente de etiquetas de video 1.2 Solicita por escrito y con la debida anticipación a la Subdirección Administrativa la cantidad necesaria de etiquetas de video. 1.3 Recibe etiquetas de video y revisa la cantidad recibida y continúa en la actividad 1.7. Existencia insuficiente de formas valoradas y/o recibos de ingresos varios 1.4 Solicita vía oficio, a la Tesorería General del las formas valoradas de acceso al Museo para su venta y/o recibos de ingresos varios para su expedición, obtiene acuse y turna copia a la Subdirección Administrativa. 1.5 Acude a la Tesorería General del Instituto Nacional de Antropología e Historia, para recoger y obtener las formas valoradas y/o recibos de ingresos varios Foliados y revisa cantidad solicitada. Si no es la cantidad solicitada continua con la actividad 1.6 Si es la cantidad solicitada continua con la actividad 1.7. Departamento de Recursos Humanos del Museo Nacional de Antropología

12 Página: 12 Secuencia de etapas Actividad Responsable En caso de no ser la cantidad solicitada. 1.6 Notifica inmediatamente al responsable de la entrega para aclarar la diferencia. En caso de ser cantidad solicitada 1.7 Firma de recibido la remisión de acuse correspondiente, registra en el sistema. Para el caso de recibos de 1.8 Estima la cantidad requerida de recibos de ingresos varios para cada una de las áreas autorizadas para expedirlos de acuerdo a sus necesidades y realiza la separación virtual para mantener un consecutivo en los folios para cada área y continua con la actividad 2.7. Inmediatamente 1.9 Procede al acomodo y resguardo de las formas valoradas, etiquetas de video y/o recibos de ingresos varios bajo llave. 2. Operación y control de los recursos obtenidos en formas valoradas, recibos de ingresos varios y etiquetas de video. Diariamente al inicio de cada turno en el interior de las oficinas del Departamento. 2.1 El titular del Departamento entrega al expendedor de taquilla mediante los formatos debidamente requisitados y firmados cantidad suficiente de formas valoradas, morralla (anexos 4 y 5) y etiquetas de video (anexo 6) para la venta del día. 2.2 Recibe, verifica y registra en los formatos de control de entrega y recepción de formas valoradas, etiquetas y morralla. El día, folio inicial, folio final e importe, registra nombre y firma de recibido. Expendedor de la taquilla

13 Página: 13 Secuencia de etapas Actividad Responsable Diariamente al término de la jornada laboral en el Departamento. 2.3 Efectúa corte haciendo el conteo de formas valoradas y etiquetas de video vendidas y coteja el importe de venta del día. 2.4 Entrega al Departamento de Recursos Humanos el importe de venta del día y formas valoradas sobrantes. Registra en formatos de control y firma de entregado. 2.5 El Titular del Departamento recibe y revisa el total de formas valoradas y etiquetas de video vendidas contra el efectivo recibido y registra en formato de control, firmando acuse de conformidad. Departamento de Recursos Humanos del Museo Nacional de Antropología 3. Recuperación de cuotas por concepto de cursos y talleres. 2.6 Resguarda las formas valoradas y etiquetas de video sobrantes del día bajo llave y continua con la actividad 4.4. Mensualmente 2.7 Entrega mediante memorandum a cada una de las áreas autorizadas para expedir recibos de ingresos varios y cantidad suficiente para cubrir las actividades del mes. 2.8 recibe y revisa folios y cantidad de recibos de Posteriormente en caso de cursos y talleres 3.1 Solicita al visitante cubrir las cuotas respectivas para su inscripción. 3.2 Se expide por personal autorizado del área, recibo de ingresos varios por concepto de recuperación de cuotas. Departamento de Servicios Educativos y/o Departamento de Promoción Cultural.

14 Página: 14 Secuencia de etapas Actividad Responsable 3.3 Recibe las cuotas entregando recibo original al visitante conservando temporalmente las copias (1 y 2). 3.4 Resguarda temporalmente los ingresos por concepto de recuperación de cuotas. Al final del día 3.5 Efectúa corte de ingresos y elabora documento para su entrega al Departamento de Recursos Humanos. 4. Resguardo, control y traslado de los ingresos del Museo al Banco. Al día Hábil siguiente 4.1 Entrega mediante memorandum los ingresos y segunda copia del recibo de ingresos varios al Departamento de Recursos humanos. 4.2 Recibe y coteja los ingresos con los recibos de ingresos varios correspondientes Departamento de Recursos Humanos del Museo Nacional de Antropología. 4.3 Archiva temporalmente la segunda copia de recibo de 4.4 Resguarda bajo llave los ingresos por concepto de manejo de formas valoradas, etiquetas de video y/o recibo de Al día hábil siguiente a primera hora 4.5 Elabora la ficha de depósito correspondiente y los formatos de la empresa de traslados de valores que para tal efecto se tenga contratada. 4.6 Recibe en el Departamento de Recursos Humanos a personal autorizado de la empresa de traslado de valores con la periodicidad y horario indicados en el contrato vigente.

15 Página: 15 Secuencia de etapas Actividad Responsable 4.7 Supervisa el conteo en punto y el envasado que realiza la empresa de traslado de valores. 4.8 Entrega el depósito al personal de la empresa de traslado de valores para depositar al banco de acuerdo a las condiciones del contrato, obtiene comprobante de depósito y entrega. Semanalmente 4.9 Efectúa el depósito del importe autorizado para el fondo de morralla en la institución bancaria de acuerdo al contrato vigente, dejando en reserva el importe de morralla no empleada durante la semana. Posteriormente 4.10 Recibe, revisa y resguarda en las instalaciones del Departamento, la entrega de la morralla de conformidad con el contrato Elabora plan de distribución de fondo de morralla para la semana correspondiente. 5. Envío y requisición de formatos de liquidación de formas valoradas (HIV-1) Y (HIV-2). Mensualmente dentro de los primeros cinco días de cada mes 5.1 Requisita formato de liquidación de formas valoradas, formato HIV-1 (anexo 7), liquidación de etiquetas y liquidación de ingresos varios, formato HIV-2 (Anexo 8) desarrolla actividad Elabora el estado de cuenta de formas valoradas, inventario,(anexo 9). 5.3 Envía reporte a la Subdirección Administrativa para revisión y en su caso validación.

16 Página: 16 Secuencia de etapas Actividad Responsable 5.4 Recibe, revisa y valida los reportes de control de formas valoradas, etiquetas y recibos de Subdirección Administrativa del Museo Nacional de Antropología. 5.5 Regresa al Departamento de Recursos Humanos los reportes validados. 5.6 Recibe los reportes y los envía a la Tesorería General del anexando fichas de depósito y/o segunda copia de recibo de ingresos varios correspondientes, turna copia a la Subdirección Administrativa. Departamento de Recursos Humanos del Museo Nacional de Antropología 6. Conciliación de ingresos y elaboración de informe Dentro de los primeros cinco días de cada mes 6.1 Acude a la Tesorería del para realizar conciliación de ingresos. Una vez conciliados los saldos. 6.2 Obtiene conciliación de saldos de ingresos avalado por la Tesorería del y firma acuse. 6.3 Elabora informe de la conciliación que es entregado a Subdirección Administrativa, recibe y archiva acuse. Termino

17 Página: ANEXOS

18 Página: 18 Página INDICE DE ANEXOS Anexo 1.- Forma valorada (Boleto de acceso). 19 Anexo 2.- Etiqueta de video. 20 Anexo 3.- Recibo de ingresos varios e instructivo de llenado. 21 Anexo 4.- Formato vale de dotación-concentración de boletos diaria e Instructivo de llenado. 23 Anexo 5.- Reporte de ventas de formas valoradas por día e instructivo De llenado. 25 Anexo 6.- Formato de entrega recepción de etiquetas de video y efectivo Para cambio (morralla) e instructivo de llenado. 28 Anexo 7.- HIV-1 Liquidación de formas valoradas e instructivo de llenado. 30 Anexo 8.- Liquidación de ingresos varios HIV-2 e instructivo de llenado. 32 Anexo 9.- Estado de cuentas de formas valoradas e instructivo de llenado. 34 Control de recursos por manejo de formas

19 Página: AUTORIZACIÓN

20 Página: 38 AUTORIZA De conformidad a facultad establecida en artículo 7 fracción VII de la Ley Orgánica del Instituto Nacional de Antropología e Historia. DIRECCIÓN GENERAL REST. LUCIANO CEDILLO ALVAREZ APROBACIÓN SECRETARÍA TÉCNICA SECRETARÍA ADMINISTRATIVA DR. CÉSAR MOHENO PÉREZ LIC. LUIS ARMANDO HAZA REMUS VALIDACIÓN Y RESPONSABLES DE PROMOVER SU OPERACIÓN DIRECCIÓN DEL MUSEO NACIONAL DE ANTROPOLOGÍA ARQLGO. FELIPE SOLIS OLGUIN SANCIÓN TÉCNICA COORDINACIÓN NACIONAL DE DESARROLLO INSTITUCIONAL LIC. ALEJANDRO VILLASEÑOR VALERIO