MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN SOCIAL

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1 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ,QUINTANA ROO Código: MP PRE CS 01 Hoja: Página 1 de 38 DIRECCIÓN DE Revisión: 00 Fecha de actualización: 31/Agosto/2010 DE LA DIRECCIÓN DE

2 ÍNDICE 1. Introducción 3 Pág. 2. Marco Jurídico 4 3. Políticas y Lineamientos Generales 5 4. Lista Maestra de Documentos 14 DE LA DIRECCIÓN DE Página 2 de 43

3 1. INTRODUCCIÓN La Dirección de Comunicación Social, se da a la tarea de elaborar el presente manual, motivada por la elaboración de su Manual Específico de Organización a fin de documentar los procedimientos operativos y administrativos de su responsabilidad, orientados a atender solicitudes de entrevistas de los representantes de medios de comunicación tanto local como nacional, así mismo a monitorear la difusión de los programas, proyectos y acciones de Gobierno Municipal a través de los medios de comunicación. El documento describe los procesos operativos y administrativos e incluye las áreas y puestos que en ella intervienen, precisando su responsabilidad y participación, así como auxilia en la introducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal. Su consulta nos permite identificar con claridad los procedimientos y las rutinas de trabajo que debe ejecutar cada área. Por ser un documento de consulta frecuente y sujeto a mejoras, éste deberá actualizarse cada vez que exista un cambio o modificación sea de índole orgánico funcional, o bien jurídico administrativo, recayendo en la responsabilidad de la jefatura administrativa y de sus áreas la integración y actualización de la misma. DE LA DIRECCIÓN DE Página 3 de 43

4 2. MARCO JURÍDICO 1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, Artículo 115, Fracción I Al VIII. Diario Oficial de la Federación: 5 de Febrero de Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Quintana Roo, Artículo 160 Fracción II. Periódico Oficial del Estado: 10 de Enero de Ley Orgánica Municipal del Estado Libre y Soberano de Quintana Roo, Artículos 32, Fracción I Inciso C, 35 Fracciones II y VII y 108. Periódico Oficial del Estado: 10 de Enero de Reglamento de la Administración Pública Municipal de Benito Juárez, Quintana Roo, Artículo 3, 4 y 15. Periódico Oficial del Estado: 30 de Junio de Reglamento Interior del Ayuntamiento del Municipio de Benito Juárez, Quintana Roo, Artículo 18. Periódico Oficial del Estado: 29 de Enero de DE LA DIRECCIÓN DE Página 4 de 43

5 3. POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS GENERALES Característica de los productos que realiza la Dirección de Comunicación Social, de acuerdo a lineamiento interno. 1. Boletines de Prensa: Los boletines serán escritos por la reportera de guardia, o quien designe el subdirector de Difusión. Nunca el archivo deberá moverse de la máquina donde es generado para su corrección. Será corregido, primero en papel, por alguno de los subdirectores; para su posterior envío a los medios impresos y la página web del Ayuntamiento. Así como ningún boletín podrá ser enviado si no es con la corrección y autorización de los subdirectores, o el Director de Comunicación Social. Estas normativas se aplicarán a todos los documentos que se generen en prensa escrita: fichas informativas, versiones escritas, pies de foto, foto notas, notas informativas clasificadas como Actividades de Gobierno, (justificar el texto). Cumpliendo el tiempo no superior a una hora de la cobertura del evento. 2. La síntesis y recorte periodístico (denominada Avance en la oficina) contiene las noticias y columnas más sobresalientes referidas al Ayuntamiento, y recoge las voces ciudadanas que hablan de la gestión del presidente municipal. Con la finalidad de agilizar su lectura, sólo contiene las categorías Temas Municipales, Seguridad y Temas Relevantes del Día. Incluye fragmentos de las columnas de opinión en las que se abordan temas vinculados al Ayuntamiento. Versión completa La versión completa (con mayor amplitud en la selección de los temas, detallados al pie), es enviada por correo electrónico a los funcionarios de primer nivel (directores y asesores), ya cerca de las Esta versión contempla las columnas completas, y adiciona categorías que se detallan a continuación. Para los medios escritos, las categorías son: DE LA DIRECCIÓN DE Página 5 de 43

6 Titulares del día: de todos los medios impresos. En el caso del Por Esto!, con una aclaración que va entre paréntesis para facilitar el sentido de sus cabezas que apelan, por lo general, a unos pocos vocablos, o a veces a uno solo. Gobierno municipal: Todos los temas relacionados al Ayuntamiento: Presidencia, (principalmente), secretarías y direcciones. Basura, vialidades, actividades de presidencia, son temas obligados. Seguridad Pública: Notas relevantes de esta sección, priorizando aquellas que den un panorama general de Seguridad Pública del Ayuntamiento. Fenómenos delictivos nuevos, denuncias contra policías, casos de corrupción, etc. Temas vinculados a la Procuraduría General de Justicia del Estado (PGJE). Actividades del Gobierno del Estado: Información relativa al Gobierno del Estado y el Gobernador, sobre todo, vinculada al gobierno municipal de Benito Juárez. Por ejemplo, un anuncio, una declaración referida a nuestro municipio. Temas relevantes del día: Por lo general es información que está en secciones generales, muchas de ellas, de ocho columnas que generan polémica (temas ecológicos, de educación, salud, fenómenos nuevos, por ejemplo). Poder Legislativo y judicial: Noticias más importantes del Congreso del Estado, y sobre todo, en las que se menciona el municipio de Benito Juárez o al Presidente. Partidos Políticos: Notas relevantes del ámbito municipal y estatal sobre los principales actores y líderes de opinión. PAN, PRI, PRD, PVEM, PT. Elecciones, debates, cambio de dirigentes. Turismo: Información y comentarios vinculados al sector turístico con implicancias en el municipio. Playas, niveles de turistas, nuevos proyectos, promociones de Cancún en el extranjero y el ámbito nacional. Deportes: Todas las notas del área municipal. Inauguraciones de predios deportivos, campeonatos, programas en los que tomó parte el Ayuntamiento de Benito Juárez. Columnas: Se transcriben aquellos párrafos en los que los columnistas opinan sobre el Presidente Municipal, o temas relacionados con alguna dependencia del Ayuntamiento. DE LA DIRECCIÓN DE Página 6 de 43

7 DIF: Todas las noticias del área. Puesta en marcha de programas, donaciones, inauguraciones. Aunque el DIF cuenta con área de Comunicación Social, esta dirección incluye esa información dado que va a manos de los directores y asesores del Presidente. En el caso de la síntesis compacta elaborada para el Presidente Municipal, deberá contar con un respaldo fotocopiado de cada una de las notas, que le sirvan al Alcalde para tener la posibilidad de profundizar en la noticia seleccionada. Las notas que se repiten en varios medios, sólo deberá detallarse en cuáles. Ejemplo. EL RELLENO SANITARIO ESTARÁ TERMINADO EN UN AÑO. POR ESTO! (SE REPITE EN QUEQUI, EL PERIODICO). Quienes estén encargados de esta labor, deben agrupar las notas (echando mano a criterios políticos y periodísticos del Director o subdirectores) en cada uno de los rubros detallados arriba, y transcribir los titulares y bajadas en la Síntesis. * La llegada a la oficina es las seis de la mañana. Paralelamente a la selección y transcripción de notas y bajadas, un encargado debe recortar la información para después pegarla en una hoja que será fotocopiada. (Sólo se producen dos juegos de esta síntesis: uno para el presidente, y otro para el Director, la cual a su vez, sirve de archivo). Esa tarea la realiza un empleado que llega a las seis de la mañana para comenzar a recortar el material periodístico relevante, para después fotocopiarlo y armar el material que apoyará la síntesis Avance del presidente. 3. El monitorista debe sintonizar las estaciones locales seleccionadas: Enfoque Radio, Turquesa, Radio Ayuntamiento, Acir y Fórmula; detectar las notas DE LA DIRECCIÓN DE Página 7 de 43

8 periodísticas que interesan, y transcribirlas. Para eso, debe grabar el material en un casete directamente desde la radio; y para facilitar la tarea, con una grabadora manual, registra la nota en cuestión para procesarla con mayor rapidez. El responsable ingresa a las 7.00 de la mañana y graba los noticieros, procesa el material que es supervisado y subrayado en las notas más importantes. Posteriormente, se imprimen las copias (de acuerdo al procedimiento de entrega detallado abajo) y se envía por correo electrónico a los funcionarios. Las entregas son, durante la mañana, a las 10.00, y por la tarde a las 16.30, y El/la monitorista deberá estar muy atento a los temas de incumbencia municipal para informar a los superiores sobre la magnitud de la información que se genera en ese medio. Noticieros matutinos y vespertinos RADIO FRECUENCIA PROGRAMA CONDUCTORES HORARIO 07: FM Notifórmula/Quintana Roo Por dentro Arturo Medina Pilar Jufresa 08:00 13:00 13:30 DE LA DIRECCIÓN DE Página 8 de 43

9 RADIO CARIBE FM Enfoque Radio David Romero Gabriela Escamilla 06:00 09:20 14:00 15: FM Informativo Turquesa Jorge Domínguez 07:00 09:00 14:00 15:00 En fin de semana, (el sábado, único día que hay informativos) el responsable monitorea desde su domicilio desde la mañana y presenta el material a las Programas de fin de semana RADIO FRECUENCIA PROGRAMA CONDUCTORES HORARIO FM Séptimo Día Jorge Domínguez 07:00 08:00 DE LA DIRECCIÓN DE Página 9 de 43

10 106.7 En Voz Alto Jorge Castro Norma Madero 12:00 13:00 RADIO CARIBE Programas informativos de la noche RADIO FRECUENCIA PROGRAMA CONDUCTORES HORARIO FM Informativo Turquesa Jorge Domínguez 19:00 19: Enfoque Radio Marleny Magaña 19: RADIO CARIBE 4. Monitoreo televisivo El monitoreo diario televisivo se realiza en diferentes horarios y canales. Cada canal corresponde a un sistema de televisión distinto en horarios y proyección, ya sea nacional o local. DE LA DIRECCIÓN DE Página 10 de 43

11 Durante el día, varios noticiarios se difunden en horarios paralelos; por lo tanto, se hace una selección por grado de importancia, dando prioridad a los canales locales. Esto debido a que el número de notas informativas sobre el municipio Benito Juárez es mayor. El monitoreo está dividido en 3 secciones: Gobierno Estatal, Gobierno Municipal y Notas Relevantes del día. Estas clasificaciones se califican, a su vez, en 3 descripciones de la nota: Positiva (favorable al Gobierno Municipal), Negativa (adversa) y Neutra (sin relevancia directa para el municipio); cada una refiriéndose al tema central de la información y dependiendo de cómo beneficie o afecte al gobierno municipal o estatal. TELEVISORA CANAL NOTICIARIO HORARIO Primero Noticias 06:00 09:00 9 Noticiero con Lolita Ayala 14:30 15:00 Noticiero con López Dóriga 22:30 23:30 Hechos AM 06:00 09:00 11 Hechos Meridiano Q. Roo DE LA DIRECCIÓN DE Página 11 de 43

12 15:30 16:10 15:00 15:30 13 En la noticia Repetición 20:00 20:30 15:00 16:00 10 Notivisión Repetición 20:00 21:00 CANAL En prueba 21:00 21:25 Vespertino 15:00 15:30 5 Nocturno 21:00 22:00 DE LA DIRECCIÓN DE Página 12 de 43

13 El material que forma parte del monitoreo es grabado, pero dadas las limitaciones materiales con que encontramos la Dirección, todavía no se puede respaldar en su totalidad. En cambio, sí se transcriben las notas en una hoja que detalla su contenido y el autor. Esa hoja, como todas, se sube a Presidencia y Secretaría General y queda su registro impreso con sellos de recibido de las dos oficinas. DE LA DIRECCIÓN DE Página 13 de 43

14 4.0 LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS CÓDIGO VERSIÓN NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO DIRECCIÓN DE FECHA DE LA ÚLTIMA EMISIÓN P PRE CS Procedimiento para elaborar boletín de prensa. 03/11/2010 P PRE CS Procedimiento para elaborar síntesis y recorte informativo 03/11/2010 P PRE CS Procedimiento para actualización de página web 03/11/2010 P PRE CS P PRE CS P PRE CS P PRE CS Procedimiento para elaborar Monitoreo de radio y televisión Procedimiento para el traslado del personal operativo a la cobertura de eventos Procedimiento para la recepción, elaboración y publicación de anuncios Procedimiento para la elaboración de contratos y convenios con medios de comunicación 03/11/ /11/ /11/ /11/2010 DE LA DIRECCIÓN DE Página 14 de 43

15 5.0 DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ, QUINTANA ROO PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR BOLETÍN DE PRENSA. Código: P PRE CS 01 Emisión: 31/08/2010 Revisión: 00 Departamento de Medios DIRECCIÓN DE 1.0 OBJETIVO Dar cobertura a las actividades del Gobierno Municipal, principalmente giras del presidente, del Cabildo y funcionarios. Mediante los boletines se informa a los medios de comunicación local y corresponsales nacionales, sobre dichas actividades del Ayuntamiento de Benito Juárez. 2.0 ALCANCE Este procedimiento es aplicable a las Secretarias, Direcciones Generales y medios de Comunicación. 3.0 RESPONSABILIDADES 3.1. Director de Comunicación Social Verifica que se cumpla con los lineamientos y políticas de difusión de las obras y acciones del Gobierno Municipal Encargado del Departamento de Medios Coordina la cobertura informativa de la agenda pública Sub director de Difusión Revisa el comunicado, redacción y ortografía de acuerdo a los lineamientos establecidos Entrega el documento a la reportera para las correcciones. 3.4 Reportera (o) Realiza la cobertura informativa, elabora el boletín, lo pasa a revisión y en caso de haber corrección los realiza para posteriormente hacer los envíos vía correo electrónico a los medios de comunicación 4.0 DEFINICIONES Para la correcta aplicación de este procedimiento, se consideran las siguientes definiciones: 4.1 Boletín o comunicado. Documento que la DCS redacta y distribuye entre los medios de comunicación, de acuerdo a los lineamientos y políticas establecidos. 4.2 Comunicado. Nota o declaración que se divulga para conocimiento público. DE LA DIRECCIÓN DE Página 15 de 43

16 5.0 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Código: P PRE CS 01 Emisión: 31/08/2010 Paso Responsable Descripción de la Actividad 1 Institución gubernamental o asociaciones públicas 2 Secretaria de la Dirección Solicita mediante oficio, la cobertura informativa, fotográfica y fílmico del acto, evento y/o actividad institucional determinada Entrega oficio y los documentos y envía para su autorización 3 Director Recibe petición, designa e instruye la cobertura informativa, fotográfica y fílmico del acto, evento y/o actividad institucional determinada 4 Secretaria de la Elabora oficio de respuesta de no autorización y se archiva Dirección 5 Depto. de Difusión Designa al personal para la cobertura de evento 6 Chofer, Reportero y fotógrafo y camarógrafo Reciben la orden para acudir a cubrir los eventos, recaba los datos y procede a realizar su boletín de prensa 7 Reportero Elabora el boletín del evento inserta fotografías elegidas con la información recabada 8 Subdirector de Revisa y autoriza la difusión del boletín. Difusión 9 Reportero Realiza las correcciones necesarias 10 Reportero Una vez autorizado se procede a enviar a los medios 11 Secretaria Confirma recepción del comunicado de prensa. 12 Diseñadora Envía información y fotografías a la página web oficial 13 Encargado de Síntesis Revisa todos los medios e identifica en periódicos locales y de los estados el impacto de la información, la incorpora en la síntesis informativa y recortes periodísticos de prensa diaria Evalúa y reporta resultados de la difusión del comunicado de prensa en los medios impresos del país. 14 Encargado del Depto. de medios 15 Director Se le comunica al presidente y funcionarios el impacto del boletín a los medios para toma de decisiones Fin de Procedimiento 6.0 REFERENCIA A DOCUMENTOS RELACIONADOS No Aplica DE LA DIRECCIÓN DE Página 16 de 43

17 Código: P PRE CS 01 Emisión: 31/08/ REGISTROS 7.1 F PRE CS D PRE CS HISTORIAL DEL DOCUMENTO Revisión anterior Revisión actual Razón de la última modificación Fecha de Actualización N/A Original Documento elaborado por primera vez 00 DE LA DIRECCIÓN DE Página 17 de 43

18 Código: P PRE CS 01 Emisión: 31/08/2010 DE LA DIRECCIÓN DE Página 18 de 43

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20 Código: P PRE CS 01 Emisión: 31/08/2010 DE LA DIRECCIÓN DE Página 20 de 43

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22 Código: P PRE CS 02 Emisión: 31/08/2010 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ, QUINTANA ROO PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE LA SÍNTESIS Y RECORTE INFORMATIVO Código: P PRE CS 02 Emisión: 31/08/2010 Revisión: 00 Departamento de Medios DIRECCIÓN DE 1.0 OBJETIVO Informar diariamente a los servidores públicos sobre los acontecimientos más importantes que se publiquen en los medios de información local y nacional, así como de los eventos políticos relevantes o coyunturales de la vida local y estatal. 2.0 ALCANCE A todas las instituciones y/o dependencias del H. Ayuntamiento. 3.0 RESPONSABILIDADES 3.1. Director de Comunicación Social Es el responsable, conforme a las atribuciones que tiene conferidas, de establecer, coordinar, supervisar y desarrollar las acciones para revisar, diariamente, los periódicos locales y estatales e identificar las notas de interés para el ayuntamiento Titular del Departamento de Medios y/o Subdirector de Difusión Responsable de instruir al personal los lineamientos para la correcta aplicación de los recortes y síntesis informativa, así como la de efectuar la revisión correspondiente de la ortografía y redacción Síntesis Informativa y recortes periodísticos Realiza la revisión y clasificación de las notas de interés para el Ayuntamiento, procediendo a transcribir la información, se efectúa el recorte periodístico. Realiza la impresión y fotocopia las notas periodísticas para entregar a primera hora del día al C. Presidente Municipal. Así también se envía síntesis a los funcionaros del Ayuntamiento. 4.0 DEFINICIONES Para la correcta aplicación de este procedimiento, se consideran las siguientes definiciones: 4.1. Síntesis. Composición de un cuerpo o de un conjunto a partir de sus elementos separados luego de un proceso de análisis e investigación previa Recorte Periodístico. Acción de recortar o cortar algo, en éste caso periódicos que difunden las acciones del gobierno municipal a través de medios de comunicación (periódicos de circulación local y estatal). DE LA DIRECCIÓN DE Página 22 de 43

23 5.0 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Código: P PRE CS 02 Emisión: 31/08/2010 Paso Responsable Descripción de la Actividad 1 Director Coordina, supervisa y establece acciones para facilitar información sintética y analítica a los funcionarios del Ayuntamiento, sobre la actuación institucional publicada en los medios de comunicación. 2 Encargado del Depto. de medios y/o Subdirector de Difusión Comunican al personal los lineamientos a seguir para el análisis de la síntesis informativa 3 Encargado de Síntesis Recibe revistas y periódicos, revisa, identifica recorta, pega e integra la información publicada tanto de boletines como de toda información tocante al H Ayuntamiento 4 Reporteros Revisa, identifica y sustrae la información publicada en la web de 5 Encargado del Depto. De medios y/o subdirector de Difusión 6 Encargado de Síntesis toda la información tocante al H Ayuntamiento Corrige ortografía y estilo editorial de la síntesis electrónica Fotocopia la información publicada con los recortes mas importantes de la prensa escrita y entrega síntesis al Presidente Municipal y mandos directivos del H Ayuntamiento 7 Reporteros Envía síntesis electrónica vía e mail al resto de los funcionarios del H Ayuntamiento Fin de proceso 6.0 REFERENCIA A DOCUMENTOS RELACIONADOS No Aplica 7.0 REGISTROS 7.1 F PRE CS D PRE CS HISTORIAL DEL DOCUMENTO Revisión anterior Revisión actual Razón de la última modificación Fecha de Actualización N/A Original Documento elaborado por primera vez 00 DE LA DIRECCIÓN DE Página 23 de 43

24 Código: P PRE CS 02 Emisión: 31/08/2010 DE LA DIRECCIÓN DE Página 24 de 43

25 Código: P PRE CS 03 Emisión: 31/08/2010 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ, QUINTANA ROO PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACIÓN DE LA PÁGINA WEB Código: P PRE CS 03 Emisión: 31/08/2010 Revisión: 00 Departamento de Medios DIRECCIÓN DE 1.0 OBJETIVO Facilitar con oportunidad y transparencia al público usuario del internet, la consulta ágil, ordenada, eficaz y actualizada de los diversos programas, indicadores, antecedentes, servicios, objetivos y resultados del quehacer institucional. 2.0 ALCANCE Todas las instituciones y/o dependencias del H. Ayuntamiento y ciudadanía en general. 3.0 RESPONSABILIDADES 3.1. Director de Comunicación Social Coordina, supervisa y dispone las medidas pertinentes para operar permanentemente la página Web institucional, de conformidad con los lineamientos establecidos por la Presidencia Municipal Encargado del Departamento de Medios y/o Subdirector de Difusión Responsable de vigilar la oportuna actualización de la página web Diseñador Diseña, forma, incorpora y actualiza el portal electrónico institucional, apoyado con material fotográfico de los eventos del momento. 4.0 DEFINICIONES Para la correcta aplicación de este procedimiento, se consideran las siguientes definiciones: 4.1 Diseñador. Personaje que realiza un proceso de creación y desarrollo para producir un nuevo objeto. DE LA DIRECCIÓN DE Página 25 de 43

26 Código: P PRE CS 03 Emisión: 31/08/ Página Web. Una página web es un documento creado en formato HTML (Hypertext Markup Language) que es parte de un grupo de documentos hipertexto o recursos disponibles en el World Wide Web. Una serie de páginas web componen lo que se llama un sitio web. 5.0 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso Responsable Descripción de la Actividad 1 Director Coordina, supervisa e instruye la operación y actualización de la página Web 2 Encargado del Depto. De medios y/o subdirector de Difusión 3 Reporteros y Instruye a reporteros y fotógrafos a pasar información a la diseñadora para la actualización de la página Reporteros y fotógrafos: Proporcionan la información de los eventos del día por medio de la red institucional fotógrafos 4 Diseñador Recibe la información y procede a darle formato para la actualización, apoyada en material fotográfico que sube a la web Fin del procedimiento 6.0 REFERENCIA A DOCUMENTOS RELACIONADOS NO APLICA 7.0 REGISTROS 7.1 F PRE CS D PRE CS HISTORIAL DEL DOCUMENTO Revisión anterior Revisión actual Razón de la última modificación Fecha de Actualización N/A Original Documento elaborado por primera vez 00 DE LA DIRECCIÓN DE Página 26 de 43

27 Código: P PRE CS 03 Emisión: 31/08/2010 DE LA DIRECCIÓN DE Página 27 de 43

28 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ, QUINTANA ROO PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL MONITOREO DE RADIO Y TELEVISIÓN Código: P PRE CS 04 Emisión: 31/08/2010 Revisión: 00 Departamento de Medios DIRECCIÓN DE Código: P PRE CS 04 Emisión: 31/08/ OBJETIVO Que los funcionarios de gobierno estén informados sobre las últimas noticias del municipio que generan los reporteros que trabajan en los diferentes medios de comunicación. La característica fundamental de este soporte mediático, es justamente la inmediatez. Con esta herramienta informativa, los servidores podrán atender demandas, aclarar equívocos en el enfoque dado a alguna noticia, o prever el tratamiento de problemáticas que les conciernen. 2.0 ALCANCE Todas las instituciones y/o dependencias del H. Ayuntamiento 3.0 RESPONSABILIDADES 3.1. Director de Comunicación Social Responsable de establecer, coordinar, supervisar y desarrollar las acciones para monitorear las radiodifusoras y televisoras locales y estatales para identificar las notas de interés para el ayuntamiento 3.2. Encargado del Departamento de Medios y/o Subdirector de Difusión Instruye al personal los lineamientos a seguir para la correcta aplicación y grabación de los noticieros y programas locales y estatales Monitorista Realiza las grabaciones de los noticieros locales y estatales, identifica las notas de interés para el Ayuntamiento, efectuando un resumen de los mismos. Imprime dicha información, pasa a corrección de redacción y ortografía, para después entregar a la Presidencia Municipal y Secretaria General, posteriormente realiza el envío a los demás funcionarios vía correo electrónico. 4.0 DEFINICIONES Para la correcta aplicación de este procedimiento, se consideran las siguientes definiciones: DE LA DIRECCIÓN DE Página 28 de 43

29 4.1 Monitoreo: termino que significa mantener bajo observación un medio o un programa de radio o televisión, así como grabar y trascribir los contenidos identificados o reportar los resultados de un proceso de la información determinada. Código: P PRE CS 04 Emisión: 31/08/ DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso Responsable Descripción de la Actividad 1 Director Coordina, supervisa, detalla los medios que se monitorean y solicita el resumen de interés para el Ayuntamiento 2 Encargado del Depto. De medios y/o subdirector de Difusión 3 Monitorista y Camarógrafo 4 Encargado del Depto. De medios y/o subdirector de Difusión 5 Monitorista y Camarógrafo Instruye al personal y Coordina la cobertura del evento Realiza las grabaciones de los noticieros, identifica las notas de interés para el Ayuntamiento y transcribe los contenidos. Imprime su información para la corrección. Realizan las correcciones necesarias, regresa la información y da la orden para los envíos correspondientes. Efectúan los cambios e imprimen la información para entregar a la Presidencia Municipal y la Secretaria, para posteriormente hacer los envíos correspondientes a los funcionarios del Ayuntamiento. Fin de Proceso. 6.0 REFERENCIA A DOCUMENTOS RELACIONADOS No Aplica 7.0 REGISTROS 7.1 F PRE CS D PRE CS HISTORIAL DEL DOCUMENTO Revisión anterior Revisión actual Razón de la última modificación Fecha de Actualización DE LA DIRECCIÓN DE Página 29 de 43

30 N/A Original Documento elaborado por primera vez 00 Código: P PRE CS 04 Emisión: 31/08/2010 DE LA DIRECCIÓN DE Página 30 de 43

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32 Código: P PRE CS 05 Emisión: 31/08/2010 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ, QUINTANA ROO PROCEDIMIENTO PARA EL TRASLADO DE PERSONAL OPERATIVO A LA COBERTURA DE EVENTOS Emisión: Código: P PRE CS 05 31/08/2010 Departamento de Revisión: 00 Medios DIRECCIÓN DE 1.0 OBJETIVO Trasladar al personal operativo a la cobertura oportuna de los acontecimientos del H. Ayuntamiento. 2.0 ALCANCE Este procedimiento es aplicable a las Secretarias, Direcciones Generales y medios de Comunicación. 3.0 RESPONSABILIDADES 3.1. Director de Comunicación Social Recibe la agenda de actividades de la Presidencia Municipal Instruye al Departamento de Medios se de la cobertura informativa 3.2. Encargado del Departamento de Medios Coordinar la cobertura informativa Chofer Recibe la instrucción, revisa la agenda y solicita al Departamento de Medios las llaves del vehículo para el traslado de reporteros, fotógrafos y camarógrafos Regresa, presenta su bitácora de recorrido y entrega las llaves de la unidad. 4.0 DEFINICIONES Para la correcta aplicación de este procedimiento, se consideran las siguientes definiciones: 4.1. Chofer. Personaje designado a conducir una unidad Bitácora. Cuaderno para anotar el registro de eventos y lugares visitados Reportero. Se dice del periodista que hace reportajes o recoge noticias en el lugar en que se producen. DE LA DIRECCIÓN DE Página 32 de 43

33 4.4 Fotógrafo. Personaje que se dedica a tomar fotografías. Código: P PRE CS 05 Emisión: 31/08/ DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso Responsable Descripción de la Actividad 1 Director Recibe la agenda de la Presidencia vía correo electrónico de los eventos e instruye la cobertura informativa 2 Encargado del Depto. De medios y/o Subdirector de Difusión Instruye al coordinador de video a efectuar las grabaciones requeridas, y da instrucciones al pull para la coordinación en el evento 3 Chofer Recibe la instrucción, revisa la agenda y el vehículo para tomar la ruta mas conveniente e indica el lugar del estacionamiento donde esperara al personal 4 Pull Prensa Recibe la instrucción, revisa material y se prepara para ir al evento y acude al lugar citado 5 Chofer Retorna al Ayuntamiento con el personal y realiza su bitácora de recorrido del vehículo y entrega las llaves de la unidad. Fin de Procedimiento 6.0 REFERENCIA A DOCUMENTOS RELACIONADOS No Aplica 7.0 REGISTROS 7.1 F PRE CS D PRE CS HISTORIAL DEL DOCUMENTO Revisión anterior Revisión actual Razón de la última modificación Fecha de Actualización N/A Original Documento elaborado por primera vez DE LA DIRECCIÓN DE Página 33 de 43

34 Código: P PRE CS 05 Emisión: 31/08/2010 DE LA DIRECCIÓN DE Página 34 de 43

35 Código: P PRE CS 06 Emisión: 31/08/2010 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ, QUINTANA ROO PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN, ELABORACIÓN Y PUBLICACIÓN DE ANUNCIOS Código: P PRE CS 06 Emisión: 31/08/2010 Revisión: 00 Dirección de Comunicación Interinstitucional DIRECCIÓN DE 1.0 OBJETIVO Informar las acciones del Gobierno Municipal en beneficio de los benitojuarenses. 2.0 ALCANCE Este procedimiento es aplicable a las Secretarias, Direcciones Generales. 3.0 RESPONSABILIDADES 3.1. Director de Comunicación Social Recibe Oficio de Solicitud de publicación Turna el documento al Encargado del departamento de medios Encargado del Departamento de Medios Recibe la solicitud, instruye al diseñador la elaboración de un diseño Entrega copia de la solicitud a la Jefatura administrativa, para que solicite los espacios publicitarios en los diferentes medios Diseñador. Recibe la información con los datos del producto y procede a elaborar el diseño, adaptándolo en las medidas de los medios de comunicación Jefatura Administrativa Recibe los diseños y elabora las órdenes de inserción para cada medio Entrega al Departamento de Medios las órdenes para firma, una vez firmadas las envía por fax o correo electrónico junto con el diseño. Se realiza el recorte y se integra al expediente del medio de comunicación Síntesis Informativa y Recortes Periodísticos. Recorta los anuncios publicados por los medios. 4.0 DEFINICIONES DE LA DIRECCIÓN DE Página 35 de 43

36 Para la correcta aplicación de este procedimiento, se consideran las siguientes definiciones: Código: P PRE CS 06 Emisión: 31/08/ Producto. Objeto final, visual o auditivo, que forma parte de una campaña de comunicación, cartel, pendón, aviso, etc Orden de Inserción. Documento con fuerza de contratación por el cual una agencia o anunciante ordena al medio la difusión de un producto. En las condiciones o circunstancias que en el mismo se indican, respecto a fecha, horario, duración medida, etc., y que va acompañado del material correspondiente. 5.0 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso Responsable Descripción de la Actividad 1 Director Recibe oficios de petición de publicaciones y turna al departamento de medios 2 Encargado del Depto. De medios y/o Subdirector de Difusión Recibe la solicitud, instruye al diseñador para la elaboración de un diseño y entrega copia de la solicitud a la Jefatura administrativa, para que solicite los espacios publicitarios en los diferentes medios. 3 Diseño Recibe la información con los datos del producto y procede a elaborar el diseño, adaptándolo a las medidas de los medios de comunicación. 4 Administrativo Recibe los diseños y elabora las órdenes de inserción para cada medio. Entrega al Departamento de Medios las órdenes para VoBo una vez firmadas las envía por correo electrónico junto con el diseño. Al salir la publicación se integra al expediente del medio de comunicación. 5 Encargado del Depto. De medios y/o Subdirector de Difusión 6 Síntesis informativa y recortes periodísticos Recibe las órdenes para su visto bueno Recorta los anuncios publicados por los medios. Lo entrega al administrativo 7 Administrativo Recibe los recortes para integración en el expediente. Se integra al expediente del medio de comunicación. Fin del proceso. 6.0 REFERENCIA A DOCUMENTOS RELACIONADOS No Aplica 7.0 REGISTROS 7.1 F PRE CS D PRE CS 06 DE LA DIRECCIÓN DE Página 36 de 43

37 8.0 HISTORIAL DEL DOCUMENTO Código: P PRE CS 06 Emisión: 31/08/2010 Revisión anterior Revisión actual Razón de la última modificación Fecha de Actualización N/A Original Documento elaborado por primera vez DE LA DIRECCIÓN DE Página 37 de 43

38 Código: P PRE CS 06 Emisión: 31/08/2010 DE LA DIRECCIÓN DE Página 38 de 43

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40 Código: P PRE CS 07 Emisión: 31/08/2010 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ, QUINTANA ROO PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE CONTRATOS Y CONVENIOS CON MEDIOS DE Código: P PRE CS 07 Emisión: 31/08/2010 Revisión: 00 Dirección de Comunicación Interinstitucional DIRECCIÓN DE 1.0 OBJETIVO Promover la difusión de las actividades, programas, proyectos y logros de la administración, para beneficio de los benitojuarenses. 2.0 ALCANCE Este procedimiento es aplicable a los distintos medios de comunicación (medios impresos, radiofónicos, televisivos). 3.0 RESPONSABILIDADES 3.1. Director de Comunicación Social Acuerda con el C. Presidente Municipal la contratación de los servicios de los distintos medios de comunicación Le instruye al titular del departamento técnico le contacte con los directivos de medios de comunicación Departamento de Técnico Realiza los contactos y solicita a la jefatura administrativa le haga llegar los requisitos para llevar a cabo la contratación de los servicios Jefatura Administrativa Realiza un oficio solicitando al Comité de Adquisiciones, la autorización y aprobación de la contratación de los servicios, al mismo tiempo que requiere a la Tesorería Municipal, le sea asignado suficiencia presupuestal Se solicita al área jurídica del Ayuntamiento la elaboración de dichos contratos, se procede a la firma de todos los que intervienen. 4.0 DEFINICIONES Para la correcta aplicación de este procedimiento, se consideran las siguientes definiciones: 4.1. Contrato. Acuerdo mutuo de consentimiento concorde y recíproco que tienen como consecuencia la creación de un vínculo obligatorio con fuerza de ley entre las partes contratantes. DE LA DIRECCIÓN DE Página 40 de 43

41 Código: P PRE CS 07 Emisión: 31/08/ Requisito. Condición necesaria para algo 4.3. Suficiencia Presupuestal. Asignaciones destinadas del presupuesto para un fin. 5.0 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso Responsable Descripción de la Actividad 1 Director Acuerda con el C. Presidente Municipal la contratación de los servicios de los distintos medios de comunicación. Le instruye al titular del departamento técnico le contacte con los directivos de medios de comunicación. 2 Encargado del Departamento Técnico Contacta al director con los directivos de medios y de comunicación para llegar a un acuerdo para la contratación de sus servicios. Se les hace llegar los requisitos para dicha contratación 3 Administrativo Solicita al Comité de Adquisiciones, la autorización y aprobación de la contratación de los servicios, al mismo tiempo se pide a la Tesorería Municipal, le sea asignado suficiencia presupuestal. 4 Dirección Jurídica Una vez aprobado, se solicita al Área Jurídica la elaboración de dicho contrato, se regresa a la oficina para recabar la firma del director y representante del medio, se turna de nuevo al Jurídico para recabar las firmas de los funcionaros que en ella intervienen. Regresan los contratos una vez firmados, por los que en ella intervinieron. 5 Administrativo Archiva los contratos en un expediente con los documentos requeridos para su contratación Fin del proceso. 6.0 REFERENCIA A DOCUMENTOS RELACIONADOS No Aplica 7.0 REGISTROS 7.1 F PRE CS D PRE CS HISTORIAL DEL DOCUMENTO Revisión anterior Revisión actual Razón de la última modificación Fecha de Actualización N/A Original Documento elaborado por primera vez 00 DE LA DIRECCIÓN DE Página 41 de 43

42 Código: P PRE CS 07 Emisión: 31/08/2010 DE LA DIRECCIÓN DE Página 42 de 43

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