Planeamiento y Gerencia del Inventario Una visión de Clase mundial. Sesión Numero 3 08/05/2007 1

Transcripción

1 Planeamiento y Gerencia del Inventario Una visión de Clase mundial Sesión Numero 3 1

2 Data para manejo de inventario Como analizar los datos relacionados con el inventario para reducir los costos de posesión e incrementar el servicio al cliente Análisis de valor del inventario Técnicas para recolección de datos del inventario Derechos Reservados 2

3 Valoración de Inventarios Comprender el concepto, características y los fundamentos de los sistemas de valoración de inventarios pueden ser de gran utilidad para la empresa, ya que son éstos lo que realmente fijan el punto de producción que se pueda tener en un periodo. Derechos Reservados 3

4 Sistema de Inventario Periódico Mediante este sistema, los comerciantes determinan el valor de las existencias de mercancías mediante la realización de un conteo físico en forma periódica, el cual se denomina inventario inicial o final según sea el caso. Inventario inicial: Es la relación detallada y minuciosa de las existencias de mercancías que tiene una empresa al iniciar sus actividades, después de hacer un conteo físico. Inventario final: Es la relación de existencias al finalizar un periodo contable. Derechos Reservados 4

5 Sistema de Inventario Permanente Por medio de este sistema la empresa conoce el valor de la mercancía en existencia en cualquier momento, sin necesidad de realizar un conteo físico, por que los movimientos de compra y venta de mercancías se registra directamente en el momento de realizar la transacción a su precio de costo. Las empresas que adoptan este tipo de sistema deben llevar un auxiliar de mercancías denominado "Kárdex", en el cual se registra cada artículo que se compre o que se venda. La suma y la resta de todas las operaciones en un periodo da como resultado el saldo final de mercancías. Derechos Reservados 5

6 Métodos para la Valoración de Inventarios Las empresas deben valorar sus mercancías, para así valorar sus inventarios, calcular el costo, determinar el nivel de utilidad y fijar la producción con su respectivo nivel de ventas. Actualmente se utilizan los siguientes métodos para valorar los inventarios: Derechos Reservados 6

7 Valoración por Identificación Específica En las empresas cuyo inventario consta de mercancías iguales, pero cada una de ellos se distingue de los demás por sus características individuales de número, marca o referencia y un costo determinado, los automóviles son un claro ejemplo de este tipo de valoración, ya que estos aunque aparentemente idénticos, se diferencian por su color, número de motor, serie, modelo etc. Derechos Reservados 7

10 Valoración a precio mercado Es un método factible de usar solo si el costo mercado es menor o igual al costo La razón principal de esta restricción es que no seria aceptable sobrevalorar un activo de la compañía, hecho del cual se cuidan muchos los auditores externos El valor de una empresa debe ser el justo no mas ni menos Derechos Reservados 10

11 Métodos para la Fijación del Costo Los métodos más utilizados para fijar el costo de las mercancías de la empresa son el promedio ponderado, UEPS o FIFO y PEPS o LIFO, a continuación se presentan sus fundamentos y un ejemplo de su aplicación: En Venezuela no se permite el uso de Lifo luego de la actualización de los PCGA Derechos Reservados 11

12 Costo del inventario Se tiene un inventario de A al de 500 unidades valoradas a 10 c/u Se efectúan compras Unid a 10 c/u Unid a 14 c/u Si el dia se requieren en fabrica 3000 unidades A que precio deben valorarse? Derechos Reservados 12

13 Métodos de Valoración Material A PEPS o FIFO Fecha Entrada s Salidas Saldos Cantidad Cost Unit Monto Cantidad Cost Unit Monto Cantidad Cost Unit Monto 01/06/ ,000 15/06/2000 1, ,000 2, ,000 20/06/2000 4, ,000 2, ,000 23/06/2000 4, ,000 2, ,000 1, ,000 3, ,000 Material A UEPS o LIFO Fecha Entradas Salidas Saldos Cantidad Cost Unit Monto Cantidad Cost Unit Monto Cantidad Cost Unit Monto 01/06/ ,000 15/06/2000 1, ,000 2, ,000 20/06/2000 4, ,000 2, ,000 23/06/2000 3, ,000 4, ,000-2, ,000 1, ,000 Derechos Reservados 13

14 Métodos de Valoración Material A Promedio Movil Fecha Entradas Salidas Saldos Cantidad Cost Unit Monto Cantidad Cost Unit Monto Cantidad Cost Unit Monto 01/06/ ,000 15/06/2000 1, ,000 2, ,000 20/06/2000 4, ,000 6, ,000 23/06/2000 3, ,000 3, ,000 Prom Movil ( )/( )= 12,667 Material A Costo promedio al finalizar el mes anterior Fecha Entradas Salidas Saldos Cantidad Cost Unit Monto Cantidad Cost Unit Monto Cantidad Cost Unit Monto 01/06/ ,000 15/06/2000 1, ,000 2,000 20,000 20/06/2000 4, ,000 6,000 76,000 23/06/2000 3, ,000 3,000 46, Totales 5,500 71,000 3,000 30,000 3, ,000 II+compras-uso Cp= 46000/3000 Derechos Reservados 14

15 Resultados comparados de la valoración de inventarios Metodo Cargos a la producción Inventarios Finales PEPS UEPS PM CPFMA Cada uno de los métodos conduce a resultados diferentes, la pregunta es Cual método es mejor? Derechos Reservados 15

16 Efectos sobre impuestos sobre la renta Un negocio debe ser constante en el uso de un método una vez que se hace una opción. Puede cambiar. si hay una buena razón. Usar el FIFO y los métodos del costo promedio en períodos de inflación puede hacer a un negocio reportar más de su beneficio verdadero y pagar más impuestos sobre la renta. Un negocio desea evitar pagar impuestos sobre la renta sobre beneficios del inventario. Derechos Reservados 16

17 Efectos sobre impuestos sobre la renta Un negocio que utiliza LIFO durante inflación puede encontrar que para los propósitos del balance, su inventario está valorado en un costo muy por debajo de lo que se paga actualmente por los mismos items. La gerencia debe vigilar esta situación cuidadosamente porque si cae la cantidad del inventario del final del año debajo del nivel del inicio, la compañía pagará impuestos sobre la renta más altos. Derechos Reservados 17

18 Factores de costo en el control de inventarios La Gestión de Inventarios es una actividad en la que coexisten tres tipos de Costos Costos asociados a los flujos Costos asociados a los stocks Costos asociados a los procesos Derechos Reservados 18

19 Costos asociados a los flujos Dentro del ámbito de los flujos habrá que tener en cuenta los Costos de los flujos de aprovisionamiento (transportes), aunque algunas veces serán por cuenta del proveedor (en el caso de contratos tipo CFR, CIF, CPT o CIP, entre otros) y en otros casos estarán incluidos en el propio precio de la mercancía adquirida. Derechos Reservados 19

20 Costos asociados a los stocks Costos asociados a los stocks, en este ámbito deberán incluirse todos los relacionados con Inventarios. Estos serian entre otros los costos de almacenamiento, deterioros, perdidas y degradación de mercancías almacenadas, entre ellos también tenemos los de rupturas de Stock, en este caso cuentan con una componente fundamental los Costos financieros de las existencias. Derechos Reservados 20

21 Costos asociados a los procesos Por último, dentro del ámbito de los procesos existen numerosos e importantes conceptos que deben imputarse a los Costos de las existencias ellos son: Costos de compras, Lanzamiento de pedidos y Gestión de la actividad. Un caso paradigmatico es el siguiente. En general, los costos de transporte se incorporan al precio de compras ( por qué no incorporar también los costos de almacenamiento, o de la gestión de los pedidos?) Derechos Reservados 21

22 Costos de Almacenamiento Los costos de almacenamiento, de mantenimiento o de posesión del Stock, incluyen todos los costos directamente relacionados con la titularidad de los inventarios tales como: Costos Financieros de las existencias Gastos del Almacén Seguros Deterioros, perdidas y degradación de mercancía. Derechos Reservados 22

23 Costos de Almacenamiento COSTOS DIRECTOS DE ALMACENAJE Personal Vigilancia y Seguridad Cargas Fiscales Mantenimiento del Almacén Reparaciones del Almacén Alquileres Amortización del Almacén Amortización de estanterías y otros equipos de almacenaje Gastos financieros de inmovilización costos variables Energía Agua Mantenimiento de Estanterías Materiales de reposición Reparaciones ( relacionadas con almacenaje ) Deterioros, perdidas y degradación de mercancías. Gastos Financieros de Stock. COSTOS DIRECTOS DE MANUTENCION Personal Seguros Amortización de equipos de manutención Amortización de equipos informáticos Gastos financieros del inmovilizado costos variables Energía Mantenimiento de equipo de manutención Mantenimiento de equipo informático Reparaciones de equipos de manutención Comunicaciones. COSTOS INDIRECTOS DE ALMACENAJE De administración y estructura De formación y entrenamiento del personal Derechos Reservados 23

24 Costos de Lanzamiento del Pedido Los Costos de lanzamiento de los pedidos incluyen todos los Costos en que se incurre cuando se lanza una orden de compra. Los Costos que se agrupan bajo esta rúbrica deben ser independientes de la cantidad que se compra y exclusivamente relacionados con el hecho de lanzar la orden. Sus componentes serían los siguientes: Costos implícitos del pedido: Costo de preparación de las máquinas cuando el pedido lo lanza producción, Costo de conseguir "LUGAR" en el almacén de recepción (movilización de mercancías o transporte a otras localizaciones, por ejemplo), costos de transporte exclusivamente vinculados al pedido (la factura de un "courier" en el caso de una reposición urgente, por ejemplo), costos de supervisión y seguimiento de la necesidad de lanzar un pedido, etc. Costos Administrativos vinculados al circuito del pedido. Costos de recepción e inspección. Derechos Reservados 24

25 Costos de Adquisición Es la cantidad total Invertida en la compra de la mercancía, o el valor contable del producto cuando se trata de material en curso o productos terminados. En el primer caso (materias primas o componentes), el costo de adquisición incorporará los conceptos no recuperables que el proveedor vaya a incluir en su factura (por ejemplo, el transporte, si es por cuenta del proveedor, pero no el IVA). Se debe tener en cuenta que muchos proveedores aplican descuentos por volumen, por lo que unas veces el costo de adquisición de un pedido tendrá una componente de costo evitable y otras veces será en su totalidad un costo no evitable. En el segundo caso ( material en curso o productos terminados ), la determinación del costo de adquisición es más compleja, dependiendo de las practicas contables de la empresa. En principio debe incorporar los conceptos de valoración dados en laminas anteriores Derechos Reservados 25

26 COSTOS DE RUPTURA DE STOCK Los Costos de escasez o de rotura de stocks incluyen el conjunto de Costos por la falta de existencias, estos costos no serán absorbidos por la producción en proceso, sino que irán a parar directamente al estado de resultados. Los criterios para valorar estos costos de ruptura son: Disminución del ingreso por Ventas: La no integridad contable por falta de referencias en un pedido realizado, supone una reducción de los ingresos por ventas, tanto por el desplazamiento en el tipo de la fecha de facturación, como por la perdida absoluta de la perdida. Incremento de los gastos del Servicio: Aquí se incluyen las penalizaciones contractuales por retrasos de abastecimiento, paradas en el proceso de producción, los falsos fletes etc. Derechos Reservados 26

27 EL Sistema de Gestión de Inventarios El módulo de Inventarios es el centro de atención de otros departamentos por ejemplo, Las relaciones del módulo de Inventarios con otros módulos es la siguiente: Compras: Su principal relación con Inventarios reside en la generación automática de los movimientos respectivos por Orden de Compra recibida en almacén tras autorización previa del encargado del Almacén. Producción: sus relaciones más importantes consisten en la generación automática de los movimientos al almacén de materia prima con base en las requisiciones generadas en el proceso de explosión de materiales y en la generación de los movimientos de afectación de entrada al inventario de producto terminado mediante la Orden de Producción. Ventas: esta relación se realiza al momento de la captura del pedido y de la facturación, en la afectación de salida del almacén de producto terminado. Es el cerebro para la obtención de datos Derechos Reservados 27

28 Características Las principales características del módulo de Inventarios son: Manejo de los productos a nivel SKU (Stock Keeping Unit). Manejo de agrupaciones a "n" niveles de clasificación para el producto. Manejo de características particulares a nivel producto. Manejo de unidades y sus equivalencias. Manejo de Multi-Almacén. Manejo de Tipo de Movimientos. Movimientos a Inventario. Consulta del Kardex. Requisiciones de Inventarios. Inventario Físico. Periodos de Cierre. Cierres de Inventario Derechos Reservados 28

29 Manejo de tipo de movimientos El sistema debe permitir al usuario definir sus propios tipos de movimientos (conceptos), Definición del tipo de movimiento. Indica si va a ser un movimiento de Entrada ó de Salida. Dirigido a un almacén ó a varios. Indica si se va a hacer el movimiento a un sólo almacén ó bien a varios. Almacén a Afectar. Si el Tipo de Movimiento es Dirigido, se permite especificar el Almacén a afectar. Afecta existencia ó costo. Indica lo que se va a afectar al momento de hacer el movimiento. Movimiento contra. Indica si el tipo de movimiento va a llevar un movimiento contra, es decir, si en una movimiento de salida de un almacén se va a ejecutar inmediatamente después el movimiento contra definido en el tipo de movimiento utilizado, es útil para realizar traspasos de un almacén a otro automáticamente. Derechos Reservados 29

30 Movimientos a Inventario Esta es la característica principal del sistema, las entradas y salidas se manejan por tipos de documentos. Los tipos de documentos indican de donde se va a obtener la información para realizar las afectaciones, también indican si se tratan de una entrada, una salida ó un traspaso de productos entre almacenes Los tipos de documentos principales son los siguientes: Entradas al Almacén. Salidas de Almacén. Ordenes de Compra. Ordenes de Producción (Producto Terminado). Facturas de Ventas. Requisiciones de Inventario. Derechos Reservados 30

31 Profiling Se refiere al tipo de datos a recolectar y sumarizar Segmentación por Sku y Clientes Análisis de Lead Time & Variabilidad de la demanda Archivos y clasificación de inventarios en mano Análisis de días en la mano del inventario Clasificación por localización Derechos Reservados 31

32 Análisis ABC Divide inventario a la mano en 3 clases Clase A, Clase B, Clase C La base es generalmente volumen anual en Bs. Bs.Volumen = costo unitario x demanda anual Políticas basadas en análisis del ABC Desarrollar mejor a suplidores de la clase A Control mas estricto de los items A Pronosticar items de A más cuidadosamente Derechos Reservados 32

34 Cycle Counting Contar físicamente una muestra del inventario total sobre una base regular Usado a menudo con la clasificación del ABC Items A contar lo más a menudo posible (e.g., diario) Items B Por ej. 2 veces en el mes Items C al menos cada dos meses Derechos Reservados 34

35 Exactitud de Inventario y Cycle Counting Exactitud de Inventario Haga que su inventario esté de acuerdo con el inventario físico? Recomendaciones APICS de exactitud A (top 20% in volume) items +.2% B (middle 60% in volume) items + 1.0% C (bottom 20% in volume) items + 5.0% Cycle Counting Conteos Frecuentes Que Items? Cuando? Por Quien? Derechos Reservados 35 27

36 Análisis de performance de demanda e inventario Analisis de Cobertura Inventario y Variabilidad de demanda Material Importado Codigo Nombre Tipo Cantidad en mano Demanda promedio Cobertura (meses) m1 m2 m2 m4 m5 m6 Total Desviacion estándar Variabilidad 1 asddd A 1,000 1, ,500 1,250 1,300 6, % 4 ffggg A , % 5 fgrsdcc A 40,000 43, ,000 40,000 45,000 47,000 42,000 43, ,000 2, % 7 ggggg A 35,000 35, ,000 35,000 36,000 34,000 38,000 37, ,000 1, % 9 dertftrd A 25,000 24, ,000 26,000 26,000 27,000 24,500 22, ,500 1, % 101, ,361 96, , , , , , ,165 4, % Derechos Reservados 36

37 Análisis de Performance Analisis de Disponibilidad y Ubicación de inventarios vs Presupuesto y Ventas Codigo Nombre Almacen Cantidad en mano Ventas previstas Ventas Reales a la fecha % de Cumplimient o Inv on hand vs cuota 1 dffgg % % % ( ) % % gtrdds % ( ) % ( ) % % % Derechos Reservados 37

38 Para que? Luego de recolectada la data esta es almacenada en bases de datos las cuales permiten luego de adaptarlas a los requerimientos de los usuarios constituirse en un elemento fundamental para la toma de decisiones Un buen sistema de información es una de las armas mas efectivas para el éxito en la gestión de stocks Derechos Reservados 38