3.4 Manual de Perfiles de Puestos de PROMPERÚ, aprobado por Resolución de Secretaría General N PROMPERÚ/SG y modificatorias.

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2 2/40 1. OBJETIVO Establecer los lineamientos y las acciones a seguir para asegurar la correcta planificación, ejecución, monitoreo y evaluación de las ferias internacionales de exportaciones organizadas por PROMPERÚ. 2. ALCANCE El presente procedimiento es administrado por la Subdirección de Promoción Internacional de la Oferta Exportable y es fuente de consulta y aplicación para la Subdirección de Promoción Internacional de la Oferta Exportable. El procedimiento se inicia con la designación de un responsable de la feria y de los integrantes que conformarán el comité de organización y finaliza con la elaboración del Informe Ejecutivo de Ferias. 3. DOCUMENTOS A CONSULTAR 3.1 Ley N 30075, Ley de fortalecimiento de la Comisión de Promoción del Perú para la Exportación y el Turismo PROMPERÚ. 3.2 Reglamento de Organización y Funciones de la Comisión de Promoción del Perú para la Exportación y el Turismo PROMPERÚ, aprobado por Decreto Supremo Nº MINCETUR. 3.3 Manual de Funciones y Perfiles de Contratos Administrativos de Servicios de PROMPERÚ aprobado por Resolución de Secretaría General Nº PROMPERÚ/SG y modificatorias 3.4 Manual de Perfiles de Puestos de PROMPERÚ, aprobado por Resolución de Secretaría General N PROMPERÚ/SG y modificatorias. 3.5 Directiva Nº PROMPERÚ/SG/OPP.- Lineamientos para la Formulación, Modificación y Evaluación de las actividades de la Comisión de la Promoción para la Exportación y Turismo PROMPERÚ, aprobada por Resolución de Secretaría General Nº PROMPERÚ/SG. 3.6 Política de Descuentos para la Comercialización de Servicios No Exclusivos comprendidos en la Carta de Servicios de PROMPERÚ, aprobada por Resolución de Secretaría General Nº PROMPERÚ/SG y modificatorias. 3.7 Carta de Servicios de PROMPERÚ, aprobada por Resolución de Secretaría General N PROMPERÚ/SG y modificatorias y modificatorias. 3.8 Manual de Calidad de la Comisión de Promoción del Perú para la Exportación y el Turismo PROMPERÚ. 3.9 Procedimiento de Elaboración, Distribución y Difusión de Documentos de Información Comercial Especializada, aprobado por Resolución de Dirección Ejecutiva Nº PROMPERÚ/DE Procedimiento para la Elaboración del Brief para la Ejecución de Campañas de Comunicación, Producción de Eventos de Promoción u Otras Acciones Complementarias de Comunicación, aprobado por Resolución de Secretaría General Nº PROMPERÚ/SG Manual de Normalización de Documentos de Comunicación, aprobado por Resolución de Secretaría General Nº PROMPERÚ/SG 4. GLOSARIO DE TÉRMINOS SPR: Subdirección de Producción SBS-CCP: Solicitud de Bienes y Servicios - Certificado de Crédito Presupuestario SPI: Subdirección de Promoción Internacional de la Oferta Exportable UAAD: Unidad de Asuntos Administrativos

3 3/40 5. DEFINICIONES 5.1 Cliente de PROMPERÚ - Exportaciones: Persona natural o jurídica que utiliza o hace uso de los servicios de PROMPERÙ y que ha sido registrada en alguna base de datos de la organización. Los clientes de PROMPERÚ se clasifican en: Interesado en exportar: Cliente que cuenta con un producto susceptible de ser exportado, sin que este cumpla la condición de ser potencialmente exportable Exportador en Proceso: Cliente que tiene un producto potencialmente exportable, puede haber realizado eventuales exportaciones o se encuentra vinculado a una cadena exportadora Exportador: Cliente que cuenta con al menos un producto con más de tres (3) años consecutivos de exportación Comprador Internacional: Cliente extranjero interesado en comprar productos de la oferta exportable peruana. Otros Clientes: Cliente que no califica en ninguna de las definiciones anteriores. Abarca estudiantes, consultores, investigadores, gremios, instituciones públicas y sin fines de lucro y público en general, entre otros. 5.2 Ferial Internacional de Exportaciones: Evento comercial que concentra en un mismo lugar y en un lapso reducido de tiempo la oferta y demanda especializada de productos; lo que permite a los expositores obtener un elevado número de contactos con potenciales compradores; así como analizar los productos, la comercialización, imagen y presentación de la competencia. 5.3 Oferta Exportable: Se refiere al producto con que cuenta una empresa, la cual tiene condiciones de precio, confiabilidad y calidad coherentes con la demanda del mercado internacional. 5.4 Producto: Resultado de un proceso, existen cuatro categorías genéricas de productos: a) Servicios (por ejemplo, transporte); b) Software (por ejemplo, programas de computador, diccionario); c) Hardware (por ejemplo, parte mecánica de un motor); y, d) Materiales procesados (por ejemplo, lubricante). 5.5 Recinto Ferial: Espacio comprendido dentro de ciertos límites dentro del cual se realiza la feria. 5.6 Rueda de Negocios: Entrevista o reunión entre compradores (importadores) y vendedores (exportadores) de acuerdo a una agenda pre-establecida a fin de concretar negocios de exportación. El evento comprende el arranque de la rueda y la jornada de negociaciones; durante esta última se ejecutan las citas de negocio. 5.7 Stand Ferial: Es la carta de presentación con la que cuenta la empresa en una feria para exponer sus productos y servicios al público interesado; en éste, se ubican las muestras de los productos, catálogos de la empresa, material audiovisual y demás material promocional que de soporte a sus productos. 6. CONDICIONES BÁSICAS 6.1 La Subdirección de Promoción Internacional de la Oferta Exportable es responsable de la organización de ferias internacionales de exportaciones, para lo cual, deberá contar con co-organizadores, los cuales serán definidos tomando en consideración cual es el sector que se está promocionando; estos co-organizadores pueden ser gremios, otros organismos públicos o privados, nacionales o extranjeros entre otros. 6.2 El, para convocar a las empresas para la participación en las ferias organizadas por PROMPERU, deberá tener aprobado y publicado el precio de venta respectivo; para ello, coordinará la solicitud de cálculo del precio de venta conforme a lo establecido en la normativa y validará con la Unidad de Asuntos Financieros el precio de venta y el código de pago. 6.3 En el caso de ferias organizadas por PROMPERÚ que se encuentren enclavadas dentro de otra feria y en el que no se cuente con un espacio arrendado, no utilizarán el Sistema de Administración de Ferias y Eventos esafe y las 1 Se refiere al producto con que cuenta una empresa, la cual tiene condiciones de precio, confiabilidad y calidad coherentes con la demanda del mercado internacional.

4 4/40 actividades de verificar que se cuente con precio de venta aprobado, envió de contrato de participación, y coordinación con la empresa expositora para la selección de su ubicación y emisión de credenciales. 6.4 El, deberá brindar oportunamente los insumos suficientes para que el Departamento de Relaciones Públicas y Prensa elabore las notas de prensa para su difusión a lo medios de comunicación con relación al lanzamiento y los resultados de la feria. 6.5 No se permitirá la participación como expositores en los stands del recinto ferial a las empresas que no hayan cancelado el integro de su cuota de inscripción. Para estos efectos, el, solicitará a la Unidad de Asuntos Financieros, el listado respectivo. Tampoco se podrán registrar como expositores, aquellos que en la edición anterior de la Feria no hayan proporcionado las encuestas respectivas. 7. CONDICIONES ESPECÍFICAS 7.1 La planificación de las ferias organizadas por PROMPERÚ deberá iniciarse por lo menos seis (6) meses antes de la fecha del evento. 7.2 Todas las ferias organizadas por PROMPERÚ debe contar especificaciones técnicas, las cuales deben elaborarse en el formato Especificaciones Técnicas - Organización de Ferias Internacionales de Exportaciones (Véase Anexo T). 7.3 El deberá desarrollar y ejecutar estrategias de promoción de la feria, buscando atraer al mayor número de visitantes del grupo objetivo definido. Como principales estrategias se recomienda: organización de seminarios, presentaciones de productos, degustaciones de la oferta exportable presente, concursos de productos innovadores, entre otras a considerar. 7.4 Los requerimientos de bienes y servicios, serán presentados por la secretaria de la Subdirección de Promoción Internacional de la Oferta Exportable, quién tramitará la aprobación de la SBS-CCP; asimismo, realizará el seguimiento del estado de las SBS-CPP presentadas a la UAAD, Unidad responsable del desarrollo de los procesos de contratación. 7.5 Como buena práctica, se recomienda que antes de la convocatoria a la feria, el se reúna con empresarios independientes o que pertenezcan a algún gremio o asociación empresarial a fin de sensibilizarlos sobre los beneficios y ventajas que pueden lograr con su participación en la feria. 7.6 La información detallada a los postulantes durante la convocatoria consistirá en lo siguiente: formas de pago y montos, información del lugar y fecha de la feria, credenciales y programas de la feria, y toda información adicional que se considere útil para el postulante. 7.7 Se recomienda que el Coordinador del Departamento o organice un evento para el lanzamiento de la feria y otro para la difusión de los resultados de la feria en la comunidad empresarial. 7.8 El deberá mantener una comunicación constante con los expositores, previa a su participación en la feria, con el fin de absolver las dudas de los participantes, brindar información sobre los objetivos que PROMPERÚ se ha fijado para la feria y el modo como la participación de las empresas contribuirá con el resultado esperado. 7.9 En el caso de ferias organizadas por PROMPERÚ que se encuentren enclavadas en otra feria y en el que no se cuente con un espacio arrendado, la SPR coordinará la emisión del de convocatoria a la base de datos, debiendo adjuntar el Formato de Inscripción (Véase Anexo C); recibirá y confirmará la recepción de las fichas de inscripción, las enviará al ; recopilará información y material gráfico de las empresas expositoras para el material promocional que elabora PROMPERÚ, así como para su inclusión en el directorio de la feria; asimismo, el realizará seguimiento a la respuesta positiva al mail de convocatoria, iniciará el contacto telefónico con los interesados para comunicar el precio de la feria y formalizar su inscripción, evaluará los formatos de inscripción utilizando el formato Evaluación de Participantes Feria Perú Natura (Véase Anexo I) y registrará las empresas aprobadas con sus datos de contacto, tipo de empresa y tamaño del stand solicitado en el formato Directorio General de Empresas (Véase Anexo T); entregará el formato Encuesta de Evaluación de Ferias y Misiones (Véase Anexo J) a los expositores y las tabulará en el formato Resumen de Encuestas de Evaluación de Ferias y Misiones (Véase Anexo K) De ser posible, el coordinará la emisión de notas de prensa dirigidas a los medios de prensa internacionales que cubren el evento. Asimismo, podrá cursar invitaciones dirigidas a medios, gremios y empresarios d para que visiten la feria organizada por PROMPERÚ.

5 5/ El Coordinador del Departamento o es responsable de la identificación de los potenciales compradores internacionales que serán invitados a participar en la feria. Las principales fuentes de referencia para ésta identificación, serán, entre otras: los consejeros económicos comerciales en el exterior e información adicional que se pueda haber recopilado en eventos previos o en bases de datos que los co-organizadores puedan proporcionar. Cuando el comprador confirme su presencia, se procederá a la emisión del ticket aéreo, que es el único gasto que asumirá PROMPERÚ. 8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Nº ACCIÓN RESPONSABLE Pre-Feria Planificación de la Feria 1 Designa, en reunión de trabajo, al Coordinador de Dpto. responsable de la feria y a los integrantes que conformarán el comité de organización. 2 Consulta las Especificaciones Técnicas - Organización de Ferias Internacionales de Exportaciones (Véase Anexo E) de la feria a organizar para determinar el formato de la feria, el perfil de los expositores y las fuentes de información para identificarlos. 3 Elabora el Cronograma de Trabajo (Véase Anexo B), el cual especifica las acciones y los responsables de estas para alcanzar los objetivos de la feria, y en el cual establece los plazos y actualiza el estado situacional de las acciones, esta actividad se realiza inmediatamente luego de terminada la edición anterior de la feria. En el caso sea necesario determina otras acciones y sus respectivos responsables. 4 Elabora el Brief con los requerimientos de las piezas comunicacionales que se manejarán con la SPR, de acuerdo al Procedimiento para la Elaboración del Brief para la Ejecución de Campañas de Comunicación, Producción de Eventos de Promoción u Otras Acciones Complementarias de Comunicación, y lleva a cabo coordinaciones con los especialistas de la SPR para su perfeccionamiento, esta actividad se realiza con una anticipación de por lo menos 75 días calendario al inicio de la feria, sujeto a disposición presupuestal. 5 Determina cuales serán las fuentes de información a utilizar para la identificación de potenciales expositores. 6 Revisa el estado de las bases de datos de potenciales expositores que se utilizará para la emisión del de convocatoria; de ser necesario, actualiza o crea una nueva base de datos. 7 Elabora el texto del mensaje del de convocatoria, el cual deberá contener lo siguiente: a) Una descripción clara de la feria; b) Argumentos de venta sólidos que puedan comunicarse a los potenciales participantes; c) Datos del contacto para brindar informes e inscripciones; d) Información del lugar y fecha de realización de la feria; e) Principales líneas de producto que se exhiben en la feria. 8 Coordina con el Especialista de la SPR la elaboración el formato gráfico del mail de convocatoria. 9 Coordina con el Especialista de la SPR la emisión del mail de convocatoria a la base de datos. 10 Realiza el seguimiento a la respuesta positiva que se ha obtenido con la emisión del de convocatoria, para lo cual revisa las empresas pre-inscriptas en el Sistema de Administración de Ferias y Eventos esafe, a las que confirma su pre inscripción vía mail. De ser el caso, realiza acciones de difusión adicionales a fin de asegurar el éxito de la convocatoria. Subdirector de Promoción Internacional de la Oferta Exportable Coordinador del Departamento Coordinador del Departamento/

6 6/40 Nº ACCIÓN RESPONSABLE 11 Contacta por vía telefónica a las empresas interesadas a fin de informarles sobre el precio de la feria y formalizar su inscripción. 12 Evalúa los registros de pre inscripción en el Módulo de Evaluación de la Empresa del Sistema de Administración de Ferias y Eventos esafe, cambiando la situación de pre inscripto a aprobado a las empresas aprobadas en el mismo Sistema. 13 Informa a cada empresa cuales fueron los resultados de la evaluación de su pre inscripción. 14 Remite el Contrato de Participación (Véase Anexo D ó F) para su suscripción a las empresas seleccionadas y el Compromiso de Pago (Véase Anexo G) en el caso aplique e inicia el contacto con las empresas para el pago de su participación. 15 Recibe el contrato firmado por las empresas participantes, compromiso de pago firmado si corresponde, el comprobante de depósito ; cambiando la situación de aprobado a contrato y pago en el Sistema de Administración de Ferias y Eventos esafe ; tramita la emisión de la factura con la Unidad de Asuntos Financieros para su entrega a la empresa expositora; registra el contrato firmado en la Intranet de PROMPERÚ, en el Módulo de Contratos y Convenios, adjuntando una copia del contrato. 16 Coordina con la empresa expositora, previo pago de la cuota de inscripción, la selección de la ubicación de su stand en recinto ferial, de acuerdo al plano de distribución. 17 Asigna usuario y password a la empresa expositora para que registren los datos de contacto de los representantes que participarán en calidad de expositores para su inclusión en el directorio de la feria y la emisión de credenciales y el nombre del friso en el caso de stands pre-decorados. Durante la Feria Ejecución y Monitoreo de la Feria 18 Sostiene una reunión con el constructor u otros proveedores para la construcción e implementación de la feria en recinto ferial; supervisa el montaje y realiza una rápida visita de reconocimiento al recinto ferial el día previo al inicio de la feria con el fin de observar los pabellones y stands, así como otros detalles que sean importantes para una óptima organización. Asimismo, recibe la carga y material promocional de PROMPERÚ. 19 Organiza y conduce la participación de los expositores en la feria; asimismo, asiste en los aspectos que sean necesarios para el correcto desarrollo del evento, tales como supervisar in situ los aspectos logísticos del evento, solucionar impases operativos, orientar a los visitantes y potenciales compradores, revisar tendencias y demandas de los compradores internacionales, mantener informado a los expositores sobre las conferencias o actividades adicionales que se desarrollan durante el evento. 20 Iniciada la participación en la feria, entrega la Encuesta de Expositores (Véase Anexo L) a los expositores y señala el plazo para su entrega debidamente completada; asimismo entrega la Encuesta de Compradores (Véase Anexo N ó P ó R) al 36% del total de compradores internacionales y solicita su entrega. Post-Feria Evaluación de la Feria 21 Solicita las encuestas de evaluación no entregadas por los expositores y/ o compradores, de ser el caso, por vía correo electrónico o vía telefónica. 22 Tabula las encuestas de expositores y compradores en el formato Resumen de Encuestas de Expositores (Véase Anexo M) y el formato Resumen de Encuestas de Compradores (Véase Anexo O ó Q ó S), respectivamente, en un plazo máximo de catorce (14) días hábiles luego de concluida la feria. 23 Analiza los resultados de las encuestas y toma acciones inmediatas, preventivas y/ o correctivas o de mejora de ser necesario, de acuerdo a los Procedimientos de Coordinador del Departamento/ Coordinador del Departamento/ Coordinador del Departamento

7 7/40 Nº ACCIÓN RESPONSABLE Acciones Preventivas y Correctivas y Acciones de Mejora, según corresponda. 24 Elabora el Informe Ejecutivo de Ferias (Véase Anexo H) en un plazo no mayor a veintidós (22) días hábiles posteriores a la finalización de la feria. Fin del procedimiento. Coordinador del Departamento 9. REGISTROS Descripción Código Nª Ejemplares Lugar de archivo Tiempo de Archivo (años) Cronograma de Trabajo FO-PRO-6 1 Archivo del área 2 años Encuesta de Evaluación de Ferias y Misiones FO-PRO-7 1 Archivo del área 2 años Resumen de Encuestas de Evaluación de Ferias Internacionales de Exportaciones FO-PRO Archivo del área Permanente Contrato de Participación Feria Perú Moda FO-PRO Archivo del área Permanente Compromiso de Pago Feria Perú Moda FO-PRO Archivo del área Permanente Especificaciones Técnicas Organización de Ferias Internacionales de Exportaciones FO-PRO-4 1 Archivo del área Permanente Contrato de Participación Feria Perú Gift Show FO-PRO Archivo del área Permanente Compromiso de Pago Feria Perú Gift Show FO-PRO Archivo del área Permanente Encuesta de Expositores Organización de Ferias Internacionales de Exportaciones Resumen de Encuestas de Expositores Organización de Ferias Internacionales de Exportaciones Evaluación de Empresas Participantes Feria Perunatura FO-PRO Archivo del área 2 años FO-PRO Archivo del área Permanente FO-PRO Archivo del área Permanente Encuesta de Compradores Perú Moda FO-PRO Archivo del área 2 años Resumen de Encuestas de Compradores Perú Moda FO-PRO Archivo del área Permanente Encuesta de Compradores Perú Gift Show FO-PRO-0 1 Archivo del área 2 años Resumen de Encuestas de Compradores Perú Gift Show Encuesta de Compradores Expoalimentaria/ Perunatura Resumen de Encuestas de Compradores Expoalimentaria/ Perunatura FO-PRO-1 1 Archivo del área Permanente FO-PRO-2 1 Archivo del área 2 años FO-PRO-3 1 Archivo del área Permanente Informe Ejecutivo de Ferias FO-INF Archivo del área Permanente Directorio General de Empresas FO-EVE-0 1 Archivo del área Permanente 10.HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS No de Versión No de Capítulo/ ítem Párrafo / Figura / Tabla / Nota 01 Todo el Documento --- Modificaciones Se remplazó el texto SPC por el texto SPI, el texto Subdirección de Promoción Comercial por el texto Subdirección de Promoción Internacional de la Oferta Exportable, y el texto OST por el texto SPR, en todo el documento Se modifica el Alcance del procedimiento Se actualiza los documentos a consultar Se actualiza el glosario de términos y 2 Se unen las condiciones 1 y 2; ya que, el procedimiento trata sobre las ferias organizadas por PROMPERÚ.

8 8/ Se modifica la redacción de la condición por error de sintaxis y aclarando que se trata de ferias organizadas por PROMPERÚ Se modifica la redacción de la condición; ya que, lo que no se permite es la participación como expositor en los stands del recinto ferial a las empresas que no hayan cancelado el integro de su cuota de inscripción Se elimina la condición 7.4; ya que, las responsabilidades de las acciones de construcción y decoración de stand, entre otros, que requieren la elaboración de Términos de Referencia o Especificaciones Técnicas se encuentran establecidas en el formato Cronograma de Trabajo Se elimina la condición debido a su repetición con la condición Se elimina la condición 7.11; ya que, las actividades de verificar que se encuentren todos los elementos necesarios antes de iniciar la participación en la feria son actividades establecidas en el Cronograma de Trabajo Se elimina del procedimiento lo a la elaboración del Informe Inicial de la Actividad Se modifica el enfoque del formato de Cronograma de Trabajo el cual tiene prestablecido las acciones y los responsables e incluye un campo para registrar el estado situacional de las acciones, y en el caso sea necesario se podrán determinar otras acciones y sus respectivos responsables; asimismo se incluye la temporalidad de la actividad Se agregó en qué momento se elabora el Brief y en base a qué procedimiento Se agrega la entrega de la encuesta de compradores, definiendo el porcentaje del total de compradores para una muestra con un margen de error del 7% Se incluyó la gestión de solicitud de las encuestas no entregadas por los compradores; por lo que, se elimina la entrega de dicha encuesta en esta actividad Se elimina del procedimiento lo a la elaboración del Informe Final de la Actividad Anexo B Se actualizó el formato Cronograma de Trabajo a su versión Anexo C Se actualizó el Formato de Inscripción Ferias Internacionales de Exportaciones a su versión Anexo H Se eliminó el formato Lista de Verificación Ferias Internacionales de Exportaciones Anexo S Se actualizó el formato Encuesta Compradores Expoalimentaria/ Perunatura Anexo T Se actualizó el formato Resumen de Encuestas Compradores Expoalimentaria/ Perunatura Anexo U Se retiró el formato Brief ; ya que, dicho formato se encuentra regulado por el Procedimiento para la Elaboración del Brief para la Ejecución de Campañas de Comunicación, Producción de Eventos de Promoción u Otras Acciones Complementarias de Comunicación Anexo V Se actualizó el formato Directorio General de Empresas a su versión Anexo W Anexos I, J, K, L, M, N, O, P, Q, R, S, T, U, V, W Se actualizó el formato Especificaciones Técnicas Organización de Ferias Internacionales de Exportaciones a su versión. Se modificó el código de los formatos. 11.ANEXOS Diagrama de Flujo Cronograma de Trabajo Descripción Anexo A B

9 9/40 Descripción Anexo Formato de Inscripción Ferias Internacionales de Exportaciones C Contrato de Participación Feria Perú Moda D Compromiso de Pago Feria Perú Moda E Contrato de Participación Feria Perú Gift Show F Compromiso de Pago Feria Perú Gift Show G Informe Ejecutivo de Ferias H Evaluación de Empresas Participantes Feria Perunatura I Encuesta de Evaluación de Ferias y Misiones J Resumen de Encuestas de Evaluación de Ferias y Misiones K Encuesta de Expositores Organización de Ferias Internacionales de Exportaciones Resumen de Encuestas de Expositores Organización de Ferias Internacionales de Exportaciones Encuesta de Compradores Perú Moda Resumen de Encuestas de Compradores Perú Moda Encuesta de Compradores Perú Gift Show Resumen de Encuestas de Compradores Perú Gift Show Encuesta de Compradores Expoalimentaria/ Perunatura Resumen de Encuestas de Compradores Expoalimentaria/ Perunatura Directorio General de Empresas Especificaciones Técnicas Organización de Ferias Internacionales de Exportaciones L M N O P Q R S T U

10 A 10/40 ANEXO A: DIAGRAMA DE FLUJO Proceso: Organización de Ferias Internacionales de Exportaciones Pág.1/2 Dirección de Promoción de las Exportaciones Subdirector de Promoción Internacional de la Oferta Exportable Coordinador del Departamento Coordinador del Departamento/ Inicio Designa, en reunión de trabajo, al Coordinador de Dpto. responsable de la feria y a los integrantes que conformarán el comité de organización. Consulta las Especificaciones Técnicas - Organización de Ferias Internacionales de Exportaciones (Véase Anexo E) de la feria a organizar para determinar el formato de la feria, el perfil de los expositores y las fuentes de información para identificarlos. Elabora el Cronograma de Trabajo (Véase Anexo B), el cual especifica las acciones y los responsables de estas para alcanzar los objetivos de la feria, y en el cual establece los plazos y actualiza el estado situacional de las acciones, esta actividad se realiza inmediatamente luego de terminada la edición anterior de la feria. En el caso sea necesario determina otras acciones y sus respectivos responsables. Elabora el Brief con los requerimientos de las piezas comunicacionales que se manejarán con la SPR, de acuerdo al Procedimiento para la Elaboración del Brief para la Ejecución de Campañas de Comunicación, Producción de Eventos de Promoción u Otras Acciones Complementarias de Comunicación, y lleva a cabo coordinaciones con los especialistas de la SPR para su perfeccionamiento, esta actividad se realiza con una anticipación de por lo menos 75 días calendario al inicio de la feria, sujeto a disposición presupuestal. Determina cuales serán las fuentes de información a utilizar para la identificación de potenciales expositores. Revisa el estado de las bases de datos de potenciales expositores que se utilizará para la emisión del de convocatoria; de ser necesario, actualiza o crea una nueva base de datos. Elabora el texto del mensaje del de convocatoria, el cual deberá contener lo siguiente: a) Una descripción clara de la feria; b) Argumentos de venta sólidos que puedan comunicarse a los potenciales participantes; c) Datos del contacto para brindar informes e inscripciones; d) Información del lugar y fecha de realización de la feria; Principales líneas de producto que se exhiben en la feria. Coordina con el Especialista de la SPR la elaboración el formato gráfico del mail de convocatoria. Coordina con el Especialista de la SPR la emisión del mail de convocatoria a la base de datos. Realiza el seguimiento a la respuesta positiva que se ha obtenido con la emisión del de convocatoria, para lo cual revisa las empresas preinscriptas en el Sistema de Administración de Ferias y Eventos esafe, a las que confirma su pre inscripción vía mail. De ser el caso, realiza acciones de difusión adicionales a fin de asegurar el éxito de la convocatoria. 1

11 A 11/40 Proceso: Organización de Ferias Internacionales de Exportaciones Pág.2/2 Dirección de Promoción de las Exportaciones Coordinador del Departamento/ Coordinador del Departamento 1 Contacta por vía telefónica a las empresas interesadas a fin de informarles sobre el precio de la feria y formalizar su inscripción. Evalúa los registros de pre inscripción en el Módulo de Evaluación de la Empresa del Sistema de Administración de Ferias y Eventos esafe, cambiando la situación de pre inscripto a aprobado a las empresas aprobadas en el mismo Sistema. Informa a cada empresa cuales fueron los resultados de la evaluación de su pre inscripción. Remite el Contrato de Participación (Véase Anexo D ó F) para su suscripción a las empresas seleccionadas y el Compromiso de Pago (Véase Anexo G) en el caso aplique e inicia el contacto con las empresas para el pago de su participación. Recibe el contrato firmado por las empresas participantes, compromiso de pago firmado si corresponde, el comprobante de depósito ; cambiando la situación de aprobado a contrato y pago en el Sistema de Administración de Ferias y Eventos esafe ; tramita la emisión de la factura con la Unidad de Asuntos Financieros para su entrega a la empresa expositora; registra el contrato firmado en la Intranet de PROMPERÚ, en el Módulo de Contratos y Convenios, adjuntando una copia del contrato. Coordina con la empresa expositora, previo pago de la cuota de inscripción, la selección de la ubicación de su stand en recinto ferial, de acuerdo al plano de distribución. Sostiene una reunión con el constructor u otros proveedores para la construcción e implementación de la feria en recinto ferial; supervisa el montaje y realiza una rápida visita de reconocimiento al recinto ferial el día previo al inicio de la feria con el fin de observar los pabellones y stands, así como otros detalles que sean importantes para una óptima organización. Asimismo, recibe la carga y material promocional de PROMPERÚ. Organiza y conduce la participación de los expositores en la feria; asimismo, asiste en los aspectos que sean necesarios para el correcto desarrollo del evento, tales como supervisar in situ los aspectos logísticos del evento, solucionar impases operativos, orientar a los visitantes y potenciales compradores, revisar tendencias y demandas de los compradores internacionales, mantener informado a los expositores sobre las conferencias o actividades adicionales que se desarrollan durante el evento. Analiza los resultados de las encuestas y toma acciones inmediatas, preventivas y/ o correctivas o de mejora de ser necesario, de acuerdo a los Procedimientos de Acciones Preventivas y Correctivas y Acciones de Mejora, según corresponda. Asigna usuario y password a la empresa expositora para que registren los datos de contacto de los representantes que participarán en calidad de expositores para su inclusión en el directorio de la feria y la emisión de credenciales y el nombre del friso en el caso de stands pre-decorados. Iniciada la participación en la feria, entrega la Encuesta de Expositores (Véase Anexo L) a los expositores y señala el plazo para su entrega debidamente completada; asimismo entrega la Encuesta de Compradores (Véase Anexo N ó P ó R) al 36% del total de compradores internacionales y solicita su entrega. Elabora el Informe Ejecutivo de Ferias (Véase Anexo H) en un plazo no mayor a veintidós (22) días hábiles posteriores a la finalización de la feria. Fin del procedimiento. Fin Solicita las encuestas de evaluación no entregadas por los expositores y/ o compradores, de ser el caso, por vía correo electrónico o vía telefónica. Tabula las encuestas de expositores y compradores en el formato Resumen de Encuestas de Expositores (Véase Anexo M) y el formato Resumen de Encuestas de Compradores (Véase Anexo O ó Q ó S), respectivamente, en un plazo máximo de catorce (14) días hábiles luego de concluida la feria.

12 B 12/40 ANEXO B: CRONOGRAMA DE TRABAJO

13 B 13/40

14 PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACIÓN DE FERIAS INTERNACIONALES DE C 14/40 ANEXO C: FORMATO DE INSCRIPCION FERIAS INTERNACIONALES DE

15 PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACIÓN DE FERIAS INTERNACIONALES DE C 15/40

16 PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACIÓN DE FERIAS INTERNACIONALES DE C 16/40

17 D 17/40 ANEXO D: CONTRATO DE PARTICIPACION FERIA PERU MODA

18 D 18/40

19 E 19/40 ANEXO E: COMPROMISO DE PAGO FERIA PERU MODA

20 F 20/40 ANEXO F: CONTRATO DE PARTICIPACION FERIA PERU GIFT SHOW

21 F 21/40

22 G 22/40 ANEXO G: COMPROMISO DE PAGO FERIA PERU GIFT SHOW

23 H 23/40 ANEXO H: INFORME EJECUTIVO DE FERIAS

24 H 24/40

25 H 25/40

26 H 26/40

27 I 27/40 ANEXO I: EVALUACION DE EMPRESAS PARTICIPANTES FERIA PERUNATURA

28 J 28/40 ANEXO J: ENCUESTA DE EVALUACION DE FERIAS Y MISIONES

29 J 29/40

30 K 30/40 ANEXO K: RESUMEN DE ENCUESTAS DE EVALUACION DE FERIAS Y MISIONES

31 PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACIÓN DE FERIAS INTERNACIONALES DE L 31/40 ANEXO L: ENCUESTA DE EXPOSITORES ORGANIZACIÓN DE FERIAS INTERNACIONALES DE

32 PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACIÓN DE FERIAS INTERNACIONALES DE M 32/40 ANEXO M: RESUMEN DE ENCUESTAS DE EXPOSITORES ORGANIZACIÓN DE FERIAS INTERNACIONALES DE

33 PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACIÓN DE FERIAS INTERNACIONALES DE N 33/40 ANEXO N: ENCUESTA DE COMPRADORES PERU MODA

34 PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACIÓN DE FERIAS INTERNACIONALES DE O 34/40 ANEXO O: RESUMEN DE ENCUESTAS DE COMPRADORES PERU MODA

35 PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACIÓN DE FERIAS INTERNACIONALES DE P 35/40 ANEXO P: ENCUESTA DE COMPRADORES PERU GIFT SHOW

36 PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACIÓN DE FERIAS INTERNACIONALES DE Q 36/40 ANEXO Q: RESUMEN DE ENCUESTAS DE COMPRADORES PERU GIFT SHOW

37 PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACIÓN DE FERIAS INTERNACIONALES DE R 37/40 ANEXO R: ENCUESTA DE COMPRADORES EXPOALIMENTARIA/PERU NATURA

38 PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACIÓN DE FERIAS INTERNACIONALES DE S 38/40 ANEXO S: RESUMEN DE ENCUESTAS DE COMPRADORES EXPOALIMENTARIA/ PERUNATURA

39 PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACIÓN DE FERIAS INTERNACIONALES DE T 39/40 ANEXO T: DIRECTORIO GENERAL DE EMPRESAS

40 PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACIÓN DE FERIAS INTERNACIONALES DE U 40/40 ANEXO U: ESPECIFICACIONES TECNICAS ORGANIZACIÓN DE FERIAS INTERNACIONALES DE