Proyecto académico PROJECT CHARTER

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1 1. Título CFFY: es un proyecto para potenciar el turismo en Cataluña. 2. Objetivo El objetivo es aplicar todos los conocimientos logrados en el Máster Project Management Industrial y de Servicios, impartido por la UPC School of Professional & Executive Development (6ª edición 2010/201) con la intención de poder aplicar toda la enseñanza, coherentemente, en nuestra vida profesional y lograr el título. Para desarrollar el proyecto se realizará un plan de gestión e implantación de un servició. Mediante la creación de un portal de internet para potenciar el turismo en Cataluña. Ofreciendo rutas de interés cultural, gastronómico y deportivo para dar a conocer el patrimonio de nuestras provincias Nuestra Visión Ofrecer un plan de gestión para potenciar el turismo a Cataluña con la metodología PMBOK Nuestra Misión Trabajar en equipo de forma organizada y ejerciendo los roles asignados de forma rotatoria para experimentar distintas situaciones y compartir con el equipo todo lo aprendido. El proyecto nace por la necesidad expuesta por el Máster Project Management Industrial y de Servicios realizado en la UPC School of Professional & Executive Development, para aplicar todos los conocimientos y metodologías. En CFFY se aplicará la metodología PMBOK para asimilar los estudios de forma notable e así obtener el título de Máster en Project Management Industrial La finalidad del proyecto consiste en potenciar el turismo buscando una forma diferente de descubrir y adentrarse en la cultura catalana. Aplicando los conocimientos del máster. Pagina 1 de 16

2 3. Justificación 3.1. Justificación académica El proyecto nace por la necesidad expuesta por el Máster Project Management Industrial y de Servicios realizado en la UPC School of Professional & Executive Development, para aplicar todos los conocimientos y metodologías. En CFFY se aplicará la metodología PMBOK para asimilar los estudios de forma notable e así obtener el título de Máster en Project Management Industrial i de Serveis Justificación de producto La finalidad del proyecto consiste en potenciar el turismo buscando una forma diferente de descubrir y adentrarse en la cultura catalana. Aplicando los conocimientos del máster. 4. Alcance 4.1. Requisitos del proyecto Consiste en trabajar los cuatro miembros del equipo definiendo una metodología de trabajo para el proyecto académico y el proyecto final. Este sistema será documentado según el punto 9.1. El trabajo final consistirá en la posibilidad de crear una aplicación real. La entrega de este se efectuará mediante un portal web explicando los contenidos del proyecto, donde se colgaran todos los documentos realizados en formato pdf. Para que el tribunal pueda evaluarlo Límites del proyecto El proyecto se inicia el 6 de marzo y se finaliza el 21 de octubre de 2011, este mismo mes se defenderá delante de un tribunal. La organización y ejecución del proyecto se formalizará de forma compartida con todo el equipo según los roles explicados en el punto 5.3. Pagina 2 de 16

3 Previamente se acuerda un límite total de 720 horas (aprox. 180 horas cada integrante del equipo según calendario detallado en el punto Límites del producto El objetivo final de CFFY CATALUNYA FREE FOR YOU es dar un servicio a nuestros clientes a través de un portal web que responda a sus intereses de forma positiva ofreciendo: - Una forma diferente de descubrir la cultura catalana. Dando un servicio de guías turísticos de manera voluntaria o ofreciendo una alternativa y dar la opción de personalizar su servicio - Realizar rutas gratuitas. En distintos idiomas. - Ofrecer rutas de interés cultural, gastronómico y deportivo para dar a conocer el patrimonio de nuestras provincias. Para financiar la empresa CFFY se obtendría por la cuota de fidelización PREMIUM de los usuarios y otra parte importante a través de entidades que patrocinen el portal y las rutas (Freixenet, Borges, museos privados, ayuntamientos, fundaciones, Costa Brava, alquileres de bicis, etc...). Como idea expansionista del proyecto se puede llegar a elaborar una red de guías partiendo de la base que cuando un usuario ha sido cliente de cierto reconocimiento pueda hacer de guía a través del portal "CATALUNYA FREE FOR YOU" en los su países de origen. 5. Equipo 5.1. Perfiles Anna Bech Guives - Edad: 31 años - Datos académicos: Ingeniera técnica en diseño industrial y diseñadora industrial. Cursando Máster en Project Management en la Fundación UPC TALENT - Ocupación: Diseño y producción de mobiliario de oficina. Pagina 3 de 16

4 Josep Blasco Arias - Edad: 31 años - Datos académicos: Ingeniero Técnico Industrial, especializado en mecánica. Cursando Máster en Project Management en la Fundación UPC TALENT - Ocupación: Jefe de Obra Javier Rojas Morales - Edad: 30 años - Datos académicos: Ingeniero Industrial, especializado en mecánica. Cursando Máster en Project Management en la Fundación UPC TALENT - Ocupación: Gestión de proyectos en el ámbito de la construcción civil. Anna Sanz Modrego - Edad: 30 años - Datos académicos: Ingeniera Química Cursando Máster en Project Management en la Fundación UPC TALENT - Ocupación: Ingeniera de procesos en ingeniería del sector farmacéutico 5.2. Datos de contacto Nombre Teléfono Anna Bech Guives Josep Blasco Arias Javier Rojas Morales Anna Sanz Modrego Tabla Contactos 5.3. Roles en el equipo Después de someter a todo los integrantes del proyecto al test de autoevaluación Belbin (anexo PC01) se han distribuido los roles según el siguiente organigrama: (s): substituto Pagina 4 de 16

5 a.fase DE INICIO: Javier Rojas Josep Blasco (S) Anna Bech Anna Sanz b.fase DE PLANIFICACIÓN: Josep Blasco Javier Rojas (S) Ana Bech Anna Sanz c. FASE DE EJECUCIÓN: Anna Bech Josep Blasco Javier Rojas Anna Sanz (S) d. FASE DE GESTIÓN Y SEGUIMIENTO: Anna Sanz Josep Blasco Javier Rojas Anna Bech (S) e. FASE DE CIERRE: Javier Rojas Josep Blasco (S) Anna Sanz Anna Bech (S) Pagina 5 de 16

6 6. Planificación 6.1. Calendario MARZO ABRIL MAYO L M Mi J V S D L M Mi J V S D L M Mi J V S D JUNIO JULIO AGOSTO L M Mi J V S D L M Mi J V S D L M Mi J V S D SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE L M Mi J V S D L M Mi J V S D L M Mi J V S D Inicio del proyecto Presentación del Proyecto Reunión Hito de entrega parcial Pagina 6 de 16

7 Presentación del proyecto 6.2. Planning En el anexo PC03 se puede encontrar la planificación completa de la elaboración del proyecto. 7. Costes del Proyecto Considerando que las reuniones no tendrán más de 3 horas de duración y que cada miembro del proyecto deberá destinar un mínimo de 3 horas más semanales suman un total de 180 horas. Las dietas durante las reuniones del sábado tendrán un valor máximo de 15,00 /persona reunión Los desplazamientos de las reuniones entre semana se valorarán a 5,00 /persona reunión. El coste por hora de cada uno de los integrantes del grupo se valorará a 19 /h. Así: horas x 19 /h x 4 miembros = reuniones sábado x 10 x 4 miembros = reuniones entre semana x 5 x 4 miembros =220 Total proyecto: Total costes de formación de todo el grupo: Amortización en 10 proyectos: Suponiendo 5 proyectos anuales, la inversión en formación se podría recuperar en 2 años. 8. Interesados y herramientas de Comunicación Habrá distintos canales de comunicación diferenciados principalmente por el origen de los mismos (stakeholders). Pagina 7 de 16

8 A lo largo de este capítulo se estudiará también las prioridades de comunicación con el doble objetivo de no sobrecargar a los interesados con información innecesaria así como eliminar el riesgo de dejar a algún stakeholder sin información importante para él Identificación de los interesados Los principales stakeholders proyecto son: - Miembros del equipo de proyecto: nombrados en el punto Clientes del proyecto: Tribunal evaluador del proyecto final de máster. - Otros interesados externos: Colaboradores Matriz de comunicación Equipo Cliente Colaboradores Sponsor Acta de reunión interna X Acta de reunión externa X X Orden del día interna X Orden del día con cliente X X Planificación X X Seguimiento planificación X X Estudios estadísticos X X X X Tabla Matriz de comunicación Pagina 8 de 16

9 Comunicación Oral En las reuniones semanales de seguimiento internas no se describe ningún orden o preferencia en turnos de palabra. En reuniones mensuales con el cliente, el líder del equipo en la fase en la que se encuentre el proyecto, será quien exponga los temas y plantee las posibles dudas. A distancia se usará el teléfono y Skype Comunicación Escrita Se usará correo electrónico particular para pasar información entre los miembros de manera directa. A la vez se creará una cuenta conjunta a nombre del equipo para comunicar el equipo con el resto de stakeholders. Se usarán sistemas como google docs para colgar documentación que requiera gestión comuna e incluso. Se creará un espacio web donde se irán colgando los avances del equipo para que quien quiera participar pueda hacer los comentarios que desee. 9. Gestión documental del proyecto 9.1. Formato Los diferentes formatos que el grupo utilizará durante la ejecución del proyecto dependerán del tipo de documento realizado Tipos de formatos En previsión del tipo de documentos a realizar, los siguientes serán sus formatos: Tipo de documento Documentos de texto Tablas y valores de gráficas Diagramas y cronogramas Formato Microsoft Word 2003 (*.doc) Microsoft Excel 2003 (*.xls) Microsoft Project 2007 (*.pjt) Entregables se convertirá desde cualquier formato que sea el original a Acrobat Reader (*.pdf) Tabla Formatos por tipo de documento Pagina 9 de 16

10 Documentos de texto Los documentos de texto se realizarán, como bien dice el apartado anterior, en formato Microsoft Word Sin embargo, el formato del texto debe ser especificado de antemano. Se utilizará estilo de fuente Arial: - 12 puntos para títulos de apartado de 1º nivel (negrita) - 11 puntos para títulos de apartado de 2º nivel (negrita) - 10 puntos para títulos de apartado de 3º nivel (negrita) - 10 puntos para texto normal El espaciado entre líneas será de 1,5 líneas. Y en todos los casos el párrafo será justificado. Todas las figuras y tablas se nombrarán con el nombre del más pequeño de las divisiones a las que pertenece terminado por la numeración dentro de su especie que le corresponda en su división, ej: Figura es la tercera figura dentro del apartado Flujo de información La información y documentación que se genere durante el desarrollo del proyecto se pondrá en común mediante la herramienta Google Docs. Esta herramienta es de carácter gratuito. Sin embargo, en determinadas etapas se compartirán documentos entre integrantes del grupo de manera directa siempre y cuando se haya decidido previamente Revisión y aprobación de documentos En cada una de las reuniones se realizará una revisión de todos los documentos generados hasta el momento por la totalidad de los integrantes. Si bien la revisión de cada documento tendrá un orden establecido, la aprobación final dependerá únicamente del líder en cada etapa del proyecto. En cada revisión se indicará la fecha y el número de modificación a partir de la anterior versión del documento, de manera que se pueda realizar un seguimiento exhaustivo de la evolución de cada uno de ellos. Pagina 10 de 16

11 9.4. Control de la documentación Los documentos seguirán un orden y una numeración muy específicos. De esta manera antes de iniciar cualquier documentación se consultarán estos datos y se dejará constancia por escrito de la iniciación del mismo Ubicación de documentación Se crean diferentes plataformas para compartir los documentos generados. Según el tipo de documento se dividirán entre los siguientes: Google docs: la documentación interna no definitiva se colocará en esta plataforma. El lugar exacto es Docs. Blog: se crea una plataforma abierta a todos los alumnos del grupo II del Master Project Management Industrial i de Serveis, en la que pueden efectuar sugerencias acerca del proyecto a la vez que realizar el seguimiento del avance del mismo. Web de proyecto: todos los documento definitivos se situarán en la página web creada con motivo del proyecto Estructura de la información Tanto en las páginas internas y públicas de consulta e intercambio de archivos se crearán menús de acuerdo con los Work Packages, que sigan la siguiente lista: Project Charter Planificación o Tiempo o Coste o Calidad o Recursos o Comunicación o Riesgos o Adquisiciones Desarrollo del proyecto Control del proyecto Pagina 11 de 16

12 9.7. Codificación del encabezado de los entregables Todos los entregables se presentarán en el mismo formato y con el mismo encabezado. El encabezado seguirá el diseño que se especifica a continuación. Se dividirá en tres zonas, en cada una de éstas se colocará: Izquierda: logotipo del proyecto. Central: Nombre y numeración del Work Package. Derecha: dividido en tres celdas; la superior acogerá el encriptado del documento, la central el autor, y la inferior la fecha de la última modificación. El pie de página se utilizará para situar la numeración de las páginas Logotipo Para la elección del logotipo se han efectuado 8 figuras (anexo PC04a) que representan en mayor o menor manera el espíritu del proyecto. Se han efectuado votaciones entre los miembros del equipo y diez personas más de fuera del mismo. Se han repartido 36 puntos sin repetir del 1 al 8 para puntuar el logotipo. Los tres más votados han sido estudiados estadísticamente. Se ha tenido en cuenta: La puntuación total, la dispersión entre las votaciones y el promedio de las votaciones. El logotipo escogido ha sido el número 3 por tener mayor puntuación, una media superior a 7 y una menor dispersión, lo que garantiza que será un logotipo atractivo (anexo PC04b) Compilación documental El líder en cada fase de proyecto será el responsable de almacenar y compilar los documentos que se vayan generando. Poniéndolos a disponibilidad de la totalidad del grupo a través del medio Google docs Nomenclatura de codificación Se utilizará la siguiente codificación en la nomenclatura de los documentos generados: CFFY_XXX_NOMBREDOC_YY Donde: CFFY: son las siglas del proyecto y será común para todos los documentos. XXX: será la numeración de cada documento según el PMBOK, siendo las dos primeras el capítulo y la última el subcapítulo. Pagina 12 de 16

13 NOMBREDOC: será el nombre de cada documento en mayúscula y sin espacios. YY: será el número de revisión. El original será el 00, la primera revisión el 01 y así en adelante. 10. Control y seguimiento del proyecto Reuniones para control de entregables Para hacer el seguimiento del proyecto está previsto realizar una reunión semanal con posibilidad de ampliarla a dos según avance del proyecto y disponibilidad de los componentes del equipo. Dichas reuniones tendrán como objetivo coordinar los posibles cambios y verificar el avance del proyecto. Se ha definido una metodología de trabajo en la que todos los componentes se revisarán el trabajo realizado hasta el momento. Todas las reuniones estarán convocadas por el líder o director del proyecto según en la fase en la que se encuentre el avance del mismo. En cada una de las reuniones el secretario, cuyo cargo es rotativo en cada sesión, deberá redactar y cumplimentar el acta de reunión, siguiendo un formato previamente definido por el equipo. Dicha acta de reunión será aprobada por todo el equipo. El líder del proyecto, de cada una de las fases, deberá preparar el orden del día, así como convocar y dirigir la reunión. Es del mismo modo su responsabilidad focalizar el debate en el punto a tratar, favoreciendo la participación de todos los integrantes, así como gestionar el tiempo de la reunión. Liderará las votaciones en la toma de decisiones. Los seguimientos definidos se deberán verificar continuamente con el plan de riesgos para preparar la posible ejecución de los planes de contingencia pertinentes Lugares de Reunión Las reuniones presenciales están previstas en: UPC School Biblioteca Campus Nord Salas estudio NEXUS UPC UPF Algunas de las reuniones serán online convocando una videoconferencia a través del programa skype. Pagina 13 de 16

14 11. Metodología del trabajo Se realizará reuniones semanales en las cuales se utilizará un formato de acta de reunión en la cual se anotarán los participantes a la reunión, lugar de reunión, fecha, acción a realizar, persona responsable y fecha, así como un apartado final de acuerdos. Mensualmente, se realizará una tutoría con el profesor Dr. Jaume Mussons para realizar un seguimiento del proyecto y aclarar las dudas que puedan surgir, evitando posibles desviaciones. Antes de cada reunión el líder, debe enviar el orden del día con la convocatoria de la reunión. Tras cada reunión, el secretario, preparará un borrador del acta donde se resumirán los puntos abordados, las decisiones acordadas y las tareas pendientes con su respectivo responsable. El acta definitiva se entregará al resto de los integrantes antes de la siguiente reunión. El secretario deberá registrar la asistencia de los miembros del equipo, tomar notas de los temas tratados e ideas planteadas, puntos pendientes a considerar en la próxima ocasión y plantear fechas y horarios posibles para la siguiente reunión (a acordar entre todos los participantes). Cada miembro del equipo de trabajo tomará bajo su responsabilidad una sección en particular y del cual será moderador en las reuniones cuando se traten temas relativos al mismo. El trabajo personal consistirá en la preparación de los documentos necesarios, búsqueda de información y/o datos, preparación de las reuniones, y transmisión a los otros miembros de la información recopilada y organización de la misma. 12. Calidad Revisiones de documentos Toda la documentación creada tendrá revisiones por los miembros del equipo, según se vaya generando Estado de los documentos El status del documento se mostrará en el pie de página del mismo: Realizado por: Indica quien realizó el documento. Revisado por: Indica quién supervisó el documento. Implica revisión en detalle y aplicación de posibles mejoras. Emisión por: Indica la persona que emite el documento en formato *.pdf, haciendo una revisión previa. Pagina 14 de 16

15 Cada documento emitido dispondrá de una versión, la cual se indica numéricamente, empezando por 00, en el encabezado. Documentos serán generados mediante OpenOffice, Office o Project. 13. Reglas de convivencia Puntualidad Se solicita puntualidad para la garantizar la buena gestión de las reuniones. Es por ello que en caso de faltar algún integrante se dará 10 minutos de margen. Quien supere este margen será multado con 2, que formarán parte del fondo del proyecto Incumplimiento de entrega Si una de las personas prevé no poder entregar su tarea asignada a tiempo, deberá informar al director de proyecto, de dicha etapa, para evaluar si alguien del equipo puede ayudar en la consecución a tiempo de dicha tarea. De no ser posible dicha reasignación de recursos, se evaluará en consenso con el resto del equipo la posibilidad de ampliar el plazo. De todas formas se deberán abonar 6 al fondo del proyecto Asistencia a reuniones Para el buen avance del proyecto es necesario que todos los asistentes puedan estar presentes en las reuniones. En caso de no poder asistir se deberá notificar a todo el equipo con un mínimo de 48h de antelación, con el fin de poder reconducir la situación y evaluar si es necesario modificar la fecha de la reunión Solución de conflictos Cuando existan diferentes puntos de vista, se dejará exponer con claridad a cada uno de los integrantes que así lo desee. En caso de diferencia, se someterá la decisión a votación. Cuando exista una falta de ideas, se propondrá un brainstorming. El director de proyecto de dicha fase, actuará de canalizador, asegurándose que todas las ideas son reflejadas, se identificarán las posibles interferencias, puntos en común de las mismas y se tomará una decisión mediante votación.. Pagina 15 de 16

16 14. Riesgos Los posibles riesgos del proyecto se detallan a continuación. En el anexo PC05 se puede consultar la evaluación y tratamiento de riesgos. Falta de dedicación al proyecto Falta de experiencia en la dirección de proyectos y de equipos Falta de información Falta de comunicación Falta de coordinación Falta de unidad y de sentimiento de equipo Incumplimiento de plazos Retraso en la convocatoria de una reunión Carencia de Calidad en los documentos Período estival Ausencia de alguno de los miembros. Incumplimiento de los plazos Viajes laborales Pagina 16 de 16

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