ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN DE PROYECTOS

Transcripción

1 ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN DE PROYECTOS BLOQUE I: CONCEPTOS Y TIPOS DE PROYECTOS Tema 1: Introducción. Concepto, objetivos y características de los proyectos. Marta Rodríguez Martínez Segismundo Niñerola Miguel Martín-Loeches Departamento de Geología

2 Tema 1: Introducción. Concepto, objetivos y características de los proyectos. Introducción. Concepto de proyecto. Objetivos y características de los proyectos. Las dimensiones de un proyecto. Costes, gastos, Ingresos, margen y beneficios. El factor riesgo y las contingencias.

3 Tema 1. Introducción La Organización y Gestión de Proyectos La gestión de proyectos es la rama de la ciencia de la administración que trata de la planificación y el control de proyectos. PLANIFICACIÓN: Planear la ejecución de un proyecto antes de su inicio. CONTROL Y SEGUIMIENTO: Medir el progreso del proyecto. "La planificación consiste en determinar qué se debe hacer cómo debe hacerse, quién es el responsable de que se haga y por qué." American Management Association

4 Tema 1. Introducción Acepciones de Proyecto según la RAE: (Del lat. proiectus). 1. adj. Geom. Representado en perspectiva. 2. m. Planta y disposición que se forma para la realización de un tratado, o para la ejecución de algo de importancia. 3. m. Designio o pensamiento de ejecutar algo. 4. m. Conjunto de escritos, cálculos y dibujos que se hacen para dar idea de cómo ha de ser y lo que ha de costar una obra de arquitectura o de ingeniería. 5. m. Primer esquema o plan de cualquier trabajo que se hace a veces como prueba antes de darle la forma definitiva.

5 Tema 1. Introducción La Organización y Gestión de Proyectos como metodología de trabajo

6 Tema 1. Concepto de proyecto. Hay muchas definiciones de Proyecto 1. Conjunto de actividades planificadas, ejecutadas y supervisadas que, con recursos finitos, tiene como objeto crear un producto o servicio único 2. Trabajo singular, no repetitivo, con objetivos definidos y plazos de inicio y finalización, que se desarrolla de acuerdo con un programa y unas especificaciones técnicas, realizándose con un presupuesto preestablecido. 3. Un proyecto es una actividad que implica una inversión y que se lleva a cabo para satisfacer una necesidad, aprovechar una oportunidad o resolver un problema en el futuro. Implica por ello la transformación de una realidad. Integra objetivos, recursos, información y conocimiento suficientes para pasar del pensamiento a la acción. QUÉ TIENEN EN COMÚN?

7 Tema 1. Concepto de proyecto. Un Proyecto es: Un trabajo singular, no repetitivo Con objetivos definidos. Con un plazo de finalización, con fechas determinadas para su inicio y terminación Se desarrolla de acuerdo con un programa y unas especificaciones técnicas. Se realiza según un presupuesto preestablecido Se lleva a cabo con una organización temporal vinculada al proyecto

8 Tema 1. Concepto de proyecto.

9 Tema 1. Objetivos y características de los proyectos La finalidad de un proyecto es hacer posible la realización de una obra o un trabajo concreto, de manera que no haya dudas para el ejecutor en cuanto a los aspectos técnicos, económicos, de cantidad, calidad o cualquier otro necesario que deben concurrir para su logro.

10 Tema 1. Objetivos y características de los proyectos Un Proyecto pretende que a su finalización, se disponga de toda la información necesaria para ejecutar la obra o trabajo. En resumen, obtener, preparar, elaborar y ordenar toda la información y datos necesarios para llevarla a cabo, de manera que no haya dudas para su ejecución en cuanto a los aspectos técnicos, económicos, de cantidad, calidad o cualquier otro y teniendo en cuenta que se debe realizar con unos costes y en unos plazos, prefijados.

11 Tema 1. Objetivos y características de los proyectos En los proyectos no basta con conseguir uno o dos objetivos, ni uno suele ser más importante que el otro. Los objetivos de un proyecto siempre están relacionados y la modificación de uno de ellos suele afectar a los demás. Entre ellos debe haber coherencia y proporción. Muchas veces es necesario establecer prioridades, de algún objetivo sobre el resto, lo cual debe hacerse de acuerdo con los intereses del promotor

12 Tema 1. Objetivos y características de los proyectos En general, los objetivos de los proyectos son triples: Técnicos (resultados), En relación a los Costes En relación a los Plazos

13 Tema 1. Objetivos y características de los proyectos El primer objetivo es el resultado, es decir lo que quiere realizarse y se supone que es el origen del proyecto, por lo que puede considerarse el objetivo más importante y significativo, pero no puede realizarse a cualquier precio ni con un plazo desmesurado. En proyectos, especialmente en los externos, el coste (segundo objetivo) está definido previamente y es una condición contractual cuyo cumplimiento siempre se exige, a no ser que cambien las condiciones de partida.

14 Tema 1. Objetivos y características de los proyectos El plazo es normalmente el objetivo que menos se cumple, así se convierte en la mejor medida para medir la calidad del proyecto. Muchas veces el cumplimiento del plazo no se valora pero en ocasiones es un objetivo principal, ineludible. El problema del plazo afecta en muchas ocasiones a las anualidades del presupuesto.

15 Tema 1. Objetivos y características de los proyectos Existe también un cuarto objetivo, que no alcanza la importancia de los anteriores: la satisfacción del promotor y del usuario, lo que quiere decir que el proyecto debe satisfacer las expectativas de ambos. Normalmente un proyecto que obtiene los resultados y cuyos costes y plazos son los previstos, satisface al promotor y si está bien concebido, al usuario. En muchas empresas que realizan proyectos la satisfacción del promotor es una estrategia.

16 Tema 1. Objetivos y características de los proyectos El cumplimiento de los objetivos del proyecto se facilita mucho si este se desarrolla en un contexto adecuado, tanto por parte del promotor como por parte de sus realizadores. En cualquier caso el conocimiento de este contexto es absolutamente necesario para asegurar el éxito del mismo.

17 Tema 1. Objetivos y características de los proyectos CARACTERÍSTICAS DE LOS PROYECTOS Entidad e importancia. Alcance Principio y final. Trabajo esporádico, no repetitivo Dinámico, evoluciona Medios humanos y materiales variables Actuaciones con un cierto grado de irreversibilidad Influencias externas, políticas, sociales, económicas Carácter de obra completa Riesgos. Fracaso técnico Incumplimiento de plazos Costes imprevistos

18 Tema 1. Objetivos y características de los proyectos MINIMIZACIÓN DE RIESGOS Los riesgos se minimizan mediante un proyecto bien concebido, con recursos adecuados de medios humanos, materiales y económicos, bien articulado y empleando en cada momento los medios necesarios, con el tiempo que se requiera. Es decir: Con objetivos bien identificados y definidos, con costes y plazos adecuados, Identificando a priori y de manera acertada las actividades, estudios y trabajos a realizar, estableciendo su secuencia lógica y relaciones y en consecuencia su encadenamiento, programando las actividades de manera acertada, dotando al proyecto de presupuestos adecuados, estimando y utilizando los recursos necesarios adecuados, con un equipo técnico, un director del trabajo y unos medios materiales suficientes para llevarlo a cabo, estableciendo una organización y gestionando los medios humanos y materiales y programando y realizando un seguimiento y control técnico, económico y de plazos adecuados.

19 Tema 1. Objetivos y características de los proyectos Para poder acometer mejor su realización, los proyectos se dividen en fases, con lo que se obtienen resultados intermedios. Las fases de un proyecto, en conjunto constituyen el ciclo de vida del proyecto. El dividir el proyecto en fases facilita su realización y gestión. En proyectos muy complejos la subdivisión en fases es absolutamente necesaria. La subdivisión en fases debe establecerse por grupos de actividades completas de manera que las relaciones entre ellas sean lo más simples posibles. Una subdivisión bien realizada facilita el trabajo y el control de calidad, mal realizada lo complica.

20 Tema 1. Objetivos y características de los proyectos Cada fase comprende un conjunto de actividades relacionadas con un objetivo parcial del proyecto. Se construyen agrupando las actividades y teniendo en cuenta objetivos y recursos. El proyecto es una sucesión lógica de fases; al finalizar cada una, procede revisar los resultados obtenidos y determinar si la realización de las siguientes requiere cambios, modificaciones y adaptaciones. Cada fase comprende una parte del trabajo medible y verificable. Normalmente a su terminación se puede entregar una parte del trabajo. Una fase debe representar un hito en el conjunto del trabajo.

21 Tema 1. Objetivos y características de los proyectos El ciclo de vida de un proyecto se compone de sus fases sucesivas, integradas por actividades planificables. Los ciclos de vida requieren que se definan los trabajos técnicos que comportan y con que medios se van a desarrollar. También deben evaluarse los resultados finales e intermedios de manera que unos y otros constituyan hitos en el desarrollo del Proyecto Normalmente los niveles de costos, medios humanos y materiales, son bajos al inicio, se incrementan considerablemente en las fases intermedias y caen rápidamente cuando se acerca su final.

22 Tema 1. Objetivos y características de los proyectos Al inicio del ciclo las incertidumbres son más altas y disminuyen a medida que se avanza en su desarrollo. El seguimiento y control de los Proyectos debe acentuarse a medida que se avanza en el ciclo de vida. Las diferencias de los ciclos de vida dependen del alcance (dependiendo hasta donde se debe llegar en el proyecto), y del tipo del proyecto y sus características, tamaño, complejidad, etc. en función de las cuales se establece la organización. La estructura puede ser lineal: cada fase se realiza después de la anterior y antes que la siguiente. Requiere saber lo que va a ocurrir a efectos de planificación, pero a veces se plantean incertidumbres que requieren desarrollos parciales antes de poder seguir con el conjunto del proyecto. En este caso requiere conocer los resultados antes de proseguir con las fases siguientes.

23 Tema 1. Objetivos y características de los proyectos Un ciclo de proyecto, general, puede enunciarse como sigue: Desarrollo de una idea o necesidad (concepción)----formulación de un documento para hacerla realidad (definición) ejecución de lo escrito en el documento (implementación) ---- operación y evaluación de lo conseguido abandono o desactivación. En el ciclo de vida de los proyectos públicos de obras se suele hablar de siete fases, ordenadas de la siguiente manera: Idea Estudio de previabilidad estudio de viabilidad o anteproyecto proyecto definitivo ejecución operación y gestión evaluación ex-post. (Martinez de Anguita et al, 2008)

24 Tema 1. Objetivos y características de los proyectos Idea Estudio de previabilidad estudio de viabilidad o anteproyecto proyecto definitivo ejecución operación y gestión evaluación ex-post. Es ciertamente un proceso que se considera cíclico ya que de los resultados pueden surgir ideas que continúan y completan el ciclo y cada fase precede a la otra. Tomado de Martínez de Anguita et al (2008), pág. 62.

25 Tema 1. Objetivos y características de los proyectos Tomado de :

26 Tema 1. Objetivos y características de los proyectos Tomado de :

27 Tema 1. Objetivos y características de los proyectos DIMENSIONES DE UN PROYECTO Domingo Ajenjo DIMENSIÓN TÉCNICA DIMENSIÓN ECONÓMICA ESPECIFICACIÓNES (OBJETIVOS) DIMENSIONES COMERCIAL Y ESTRATÉGICA TÉCNICOS (RESULTADOS) COSTES INGRESOS SATISFACCIÓN DEL PROMOTOR Y DEL USUARIO

28 Tema 1. Objetivos y características de los proyectos DIMENSIONES DE UN PROYECTO Lectura recomendada: La dimensión económica de un proyecto. La dimensión política de un proyecto. En Proyectos ambientales, de Martínez de Anguita et al 2008.

29 Tema 1. Costes, gastos, ingresos, margen y beneficios. CUÁL ES LA PRINCIPAL RAZÓN POR LAS QUE SE ABORDA UN PROYECTO? QUÉ QUEREMOS OBTENER?

30 Tema 1. Costes, gastos, ingresos, margen y beneficios. BENEFICIOS!!!

31 Tema 1. Costes, gastos, ingresos, margen y beneficios.

32 Tema 1. Costes, gastos, ingresos, margen y beneficios. COSTES: Son el valor de los FACTORES DE PRODUCCIÓN que se ponen en juego y se consumen para realizar una actividad

33 Tema 1. Costes, gastos, ingresos, margen y beneficios. GASTOS: Son el intercambio de un factor de producción por otro. No confundir con COSTES Cuando se adquiere materia prima (factor A) por dinero (factor B) hemos realizado un GASTO, pero hasta que no consumamos la materia prima (factor A) NO HABLAREMOS DE COSTE.

34 Tema 1. Costes, gastos, ingresos, margen y beneficios. (O INCREMENTO PATRIMONIAL)

35 Tema 1. Costes, gastos, ingresos, margen y beneficios.

36 Tema 1. Costes, gastos, ingresos, margen y beneficios. Una compañía obtiene euros de ingresos por realizar un proyecto, en el que ha consumido euros en costes de personal y equipos. Margen=Ingresos-Costes= euros Si hubiese invertido los euros en un depósito al 5% habría obtenido euros Beneficio=Margen-Costes de Oportunidad= = euros

37 Tema 1. Costes, gastos, ingresos, margen y beneficios. El beneficio, obtenido lícitamente, no es solo una recompensa a la inversión, al esfuerzo y al riesgo asumidos por el empresario, sino que también es un factor esencial para que las empresas sigan en el mercado e incorporen nuevas inversiones al tejido industrial y social de las naciones. Es, en definitiva, un elemento imprescindible para la evolución de la sociedad. Domingo Ajenjo, 2005.

38 Tema 1. El factor riesgo y las contingencias. Riesgos: Aquellos efectos y contingencias que ponen en peligro los objetivos que se persiguen 1. Fracaso técnico 2. Incumplimiento de plazo 3. Costes imprevistos

39 Tema 1. El factor riesgo y las contingencias. Conceptos de RIESGO y de INCERTIDUMBRE Los riesgos pueden EVALUARSE para adoptar medidas al respecto; la incertidumbre no es calculable (pero podemos reservar un margen para atenuarlas). Rotura de un equipo Bajas por enfermedad Huelga general Éxito comercial del producto

40 Tema 1. El factor riesgo y las contingencias. Cómo minimizamos los RIESGOS? Mediante un PROYECTO BIEN CONCEBIDO, con recursos adecuados de medios humanos, materiales y económicos, bien articulado y empleando en cada momento los medios necesarios, con el tiempo que se requiera.

41 Tema 1. El factor riesgo y las contingencias. Cómo minimizamos los RIESGOS? 1. Objetivos 2. Actividades, estudios y trabajos 3. Organización y gestión del Proyecto

42 Cómo minimizamos los RIESGOS? Con un PROYECTO BIEN CONCEBIDO Objetivos 1. Bien identificados y definidos. 2. Costes y plazos adecuados. Actividades, estudios y trabajos 1. Identificando a priori y de manera acertada las actividades, estudios y trabajos a realizar. 2. Estableciendo su secuencia lógica y relaciones y en consecuencia su encadenamiento. 3. Programando las actividades de manera acertada. Organización y gestión del Proyecto 1. Dotando al Proyecto de presupuestos adecuados. 2. Estimando y utilizando los recursos necesarios adecuados, equipo técnico, director de trabajo y medios materiales para llevarlo a cabo.

43 Qué hemos visto HOY? Qué es un proyecto? Qué es la Gestión y Dirección de Proyectos? Cuáles son los Objetivos y Dimensiones de un Proyecto? El ciclo de vida de un proyecto. Qué son los Beneficios, Costes, Gastos, Márgenes..? Qué caracteriza un proyecto? Qué son y cómo minimizamos los riesgos?

44 BIBLIOGRAFÍA Domingo Ajenjo, A. ( 2005). Dirección y gest ión de proyect os, un enfoque práct ico. Ed. RA-M A. M art ínez de Anguit a, P, García Abril, A, Beneit ez López, J.M., y Sarmient o, M. ( 2008) Proyect os ambient ales.. Dyk inson, SL.