12.1 Planificar las Compras y Adquisiciones

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1 12.1 Planificar las Compras y Adquisiciones

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3 Procesos de un Área de Conocimiento Iniciación Planificación Ejecución Seguimiento y Control Cierre 4. Gestión de la Integración de Proyectos 4.1 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto 4.2 Desarrollar el Enunciado del Alcance del Proyecto Preliminar 4.3 Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto 4.4 Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto 4.5 Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto 4.6 Control de Cambios Integrado 4.7 Cerrar Proyecto 5. Gestión del Alcance del Proyecto 5.1 Planificación del Alcance 5.2 Definición del Alcance 5.3 Crear EDT 5.4 Verificación del Alcance 5.5 Control del Alcance 6. Gestión del Tiempo del Proyecto 6.1 Definición de las Actividades 6.2 Establecimiento de la Secuencia de las Actividades 6.3 Estimación de Recursos de las Actividades 6.4 Estimación de la duración de las Actividades 6.5 Desarrollo del Cronograma 6.6 Control del Cronograma 7. Gestión de los Costes del Proyecto 7.1 Estimación de Costos 7.2 Preparación del Presupuesto de Costos 7.3 Control de Costos 8. Gestión de la Calidad del Proyecto 8.1 Planificación de Calidad 8.2 Realizar Aseguramiento de Calidad 8.3 Realizar Control de Calidad 9. Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto 9.1 Planificación de los Recursos Humanos 9.2 Adquirir el Equipo del Proyecto 9.3 Desarrollar el Equipo del Proyecto 9.4 Gestionar el Equipo del Proyecto 10. Gestión de las Comunicaciones del Proyecto 10.1 Planificación de las Comunicaciones 10.2 Distribución de la Información 10.3 Informar el Rendimiento 10.4 Gestionar a los Interesados 11. Gestión de los Riesgos del Proyecto 11.1 Planificación de la Gestión de Riesgos 11.2 Identificación de Riesgos 11.3 Análisis Cualitativo de Riegos 11.4 Análisis Cuantitativo de Riegos 11.5 Planificación de la Respuesta a los Riesgos 11.6 Seguimiento y Control de Riesgos 12. Gestión de las Adquisiciones del Proyecto 12.1 Planificar las Compras y Adquisiciones 12.2 Planificar la Contratación 12.3 Solicitar Respuestas de Vendedores 12.4 Selección de Vendedores 12.5 Administración del Contrato 12.6 Cierre del Contrato

4 Comprador Persona que adquiere productos, servicios o resultados para una organización. Dependiendo de la posición de la parte compradora en el ciclo de adquisición del proyecto, ésta puede denominarse cliente, contratista principal, contratista, organización que compra, agencia gubernamental, solicitante de servicios o comprador. PMBOK 2004

5 Vendedor Un distribuidor o proveedor de productos, servicios o resultados de una organización. Dependiendo del área de aplicación, la parte vendedora puede ser denominada contratista, subcontratista, vendedor, proveedor de servicios o proveedor. PMBOK 2004

6 Vendedor Durante el ciclo de vida del contrato, el vendedor puede ser considerado: primero como licitador, luego como fuente seleccionada, y finalmente como proveedor o vendedor contratado.

7 Qué es un contrato? Un contrato es un acuerdo vinculante para las partes en virtud del cual el vendedor se obliga a proveer el producto, servicio o resultado especificado y el comprador a pagar por él. El acuerdo puede ser simple o complejo, y puede reflejar la simplicidad o complejidad de los productos entregables. PMBOK 2004

8 Contrato Un contrato es un vínculo legal sujeto a resolución en los juzgados. Un contrato incluye términos y condiciones, y puede incluir otros temas, tales como la propuesta del vendedor o literatura de marketing, y cualquier otra documentación en la que el comprador se base para establecer lo que el vendedor debe realizar o proporcionar. Según el área de aplicación, los contratos también pueden denominarse acuerdo, subcontrato u orden de compra.

9 Contrato Todos los contratos deben ser revisados y aprobados. En todos los casos, el objetivo principal del proceso de revisión y aprobación es asegurar que la redacción del contrato describa los productos, los servicios o los resultados que satisfarán la necesidad del proyecto identificada. Al gestionar activamente el ciclo de vida del contrato y redactar cuidadosamente los términos y condiciones del contrato, se pueden evitar o mitigar algunos riesgos identificables del proyecto.

10 Ciclo de vida del contrato El ciclo de vida de un contrato está conformado por todas la actividades implicadas en los procesos de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto. PMBOK 2004

11 Ciclo de vida del contrato Al gestionar activamente el ciclo de vida del contrato y redactar cuidadosamente los términos y condiciones del contrato, se pueden evitar o mitigar algunos riesgos identificables del proyecto. Cada ciclo de vida de contrato puede finalizar durante cualquier fase del ciclo de vida del proyecto.

12 Tipos de contratos Los contratos se dividen en tres (3) grandes categorías: 1) Contratos de precio fijo, 2) Contrato de costos reembolsables, 3) Contrato por tiempo y materiales. PMBOK 2004

13 1) Contratos de precio fijo Esta categoría de contrato implica un precio total fijo para un producto bien definido. Por ejemplo, emitir una orden de compra para la adquisición de una maquinaria que se debe entregar en una fecha específica.

14 2) Contrato de costos reembolsables Esta categoría de contratos implica el pago (reembolso) al vendedor de sus costes reales, más un honorario que, por lo general, representa la ganancia del vendedor.

15 3) Contrato por tiempo y materiales Estos tipos de contratos se asemejan a los acuerdos de costos reembolsables en que son abiertos. Por otro lado, los acuerdos por tiempo y materiales también se asemejan a los acuerdos de precio fijo. Aquí el comprador y el vendedor establecen por anticipado las tarifas unitarias cuando ambas partes acuerdan las tarifas para una categoría específica de recurso. Por ejemplo, el comprador y el vendedor establecen por anticipado las tarifas unitarias cuando las dos partes acuerdan una tarifa para la categoría de ingenieros expertos.

16 Generalidades Generalmente, el vendedor gestionará el trabajo como un proyecto si la adquisición no se limita a materiales, bienes o productos comunes. En dichos casos: El comprador se transforma en el cliente, y por lo tanto es un interesado clave en el proyecto para el vendedor. El equipo de dirección del proyecto del vendedor debe ocuparse de todos los procesos de dirección de proyectos, no sólo de los de esta Área de Conocimiento`. Los términos y condiciones del contrato se convierten en entradas clave de muchos de los procesos de gestión del vendedor (hitos, productos entregables, etc.)

17 Proceso: Planificar las compras y adquisiciones Es el proceso necesario para determinar qué comprar o adquirir, cuándo y cómo hacerlo. Identifica qué necesidades del proyecto pueden satisfacerse de mejor manera comprando o adquiriendo los productos, servicios o resultados fuera de la organización del proyecto, y qué necesidades del proyecto puede satisfacer el equipo del proyecto durante la ejecución del proyecto. PMBOK 2004

18 Planificar las compras y las adquisiciones Este proceso implica considerar si es conveniente adquirir, qué y cuánto adquirir, y cómo y cuándo hacerlo. Cuando el proyecto obtiene los productos, servicios y resultados necesarios para el rendimiento del proyecto fuera de la organización ejecutante, se realizan los procesos desde Planificar las Compras y Adquisiciones hasta Cierre del Contrato para cada artículo que se va a comprar o adquirir.

19 Entradas - Herramientas y Técnicas - Salidas

20 Salida: Plan de gestión de las adquisiciones El plan de gestión de las adquisiciones describe cómo serán gestionados los procesos de adquisición, desde el desarrollo de la documentación de adquisición hasta el cierre del contrato.

21 Qué incluye el plan de gestión de las adquisiciones? Los tipos de contratos que serán usados. Quién preparará estimaciones independientes y si son necesarias como criterios de evaluación. Las acciones que el equipo de dirección del proyecto puede llevar a cabo por sí mismo, si la organización ejecutante tiene un departamento de adquisiciones, contratación o compras. Documentos de adquisición estandarizados, si fueran necesarios.

22 Qué incluye el plan de gestión de las adquisiciones? Gestión de múltiples proveedores. Coordinación de las adquisiciones con otros aspectos del proyecto, como establecer el cronograma e informar el rendimiento. Restricciones y asunciones que podrían afectar a las compras y adquisiciones planificadas. Manejo de los periodos de adelanto requeridos para comprar o adquirir artículos a los vendedores, y coordinación de los mismos con el desarrollo del cronograma del proyecto.

23 Qué incluye el plan de gestión de las adquisiciones? Manejo de las decisiones de fabricación propia o compra, y vinculación de las mismas en los procesos Estimación de Recursos de las Actividades y Desarrollo del Cronograma. Determinación de las fechas planificadas en cada contrato para los productos entregables del contrato y coordinación con los procesos de desarrollo y control del cronograma. Identificación de garantías de cumplimiento o de contratos de seguros para mitigar algunas formas de riesgos del proyecto.

24 Qué incluye el plan de gestión de las adquisiciones? Determinación de las instrucciones que se proporcionarán a los vendedores para desarrollar y mantener una estructura de desglose del trabajo del contrato. Determinación de la forma y el formato que se usarán en el enunciado del trabajo del contrato. Identificación de vendedores seleccionados precalificados, si los hubiera, que se utilizarán. Métricas de adquisiciones que se usarán para gestionar contratos y evaluar vendedores.

25 Entrada: Factores ambientales de la empresa Factores ambientales de la empresa Condiciones del mercado, y qué productos, servicios y resultados están disponibles en el mercado, quién los tiene, y bajo qué términos y condiciones.

26 Salida: Enunciado del trabajo del contrato - SOW El SOW del contrato describe el artículo a adquirir con suficiente detalle como para permitir que los potenciales vendedores determinen si podrán suministrar el artículo. Un SOW del contrato describe los productos, los servicios o los resultados que el vendedor suministrará. El SOW del contrato se redacta de manera clara, completa y concisa. Se debe describir cualquier servicio o complementario requerido: soporte técnico, operativo o informes de rendimiento.

27 Enunciado del trabajo del contrato - SOW Cada artículo individual a adquirir requiere un SOW del contrato. Puede incluir: las especificaciones, la cantidad deseada, los niveles de calidad, los datos de rendimiento, el período de rendimiento, el lugar del trabajo y otros requisitos.

28 Salida: Decisiones de fabricación propia o compra Son las decisiones documentadas acerca de qué productos, servicios o resultados del proyecto serán adquiridos o desarrollados por el equipo del proyecto. El documento de decisiones de fabricación propia o compra puede consistir simplemente en una lista que incluya una justificación breve de la decisión.

29 Entrada: Activos de los procesos de la organización Activos de los procesos de la organización Limitar el uso de órdenes de compra simples y exigir que todas las compras que superen un determinado valor usen una forma de contrato más larga, Exigir formas específicas de contratos, Limitar la capacidad para tomar decisiones de fabricación propia o compra específicas, y Limitar o exigir tipos o tamaños específicos de vendedores.

30 Entrada: Enunciado del alcance del proyecto El enunciado del alcance del proyecto proporciona la lista de productos entregables, y los criterios de aceptación para el proyecto y sus productos, servicios y resultados. También se consideran todos los factores que puede ser necesario incluir en la documentación de adquisición y que deben ser transmitidos a los vendedores dentro de un contrato. Se debe tener en cuenta la descripción del alcance del producto.

31 Entradas Estructura del Desglose del Trabajo Proporciona la relación entre todos los componentes del proyecto y los productos entregables del proyecto Diccionario de la EDT Proporciona enunciados del trabajo detallados que proporcionan una identificación de los productos entregables y una descripción del trabajo en cada componente de la EDT necesario para producir cada producto entregable.

32 Entradas Plan de Gestión del Proyecto Registro de riesgos, Acuerdos contractuales relacionados con el riesgo Por ejemplo: Seguros. Requisitos de recursos de las actividades, Cronograma del proyecto, Estimaciones de costos de las actividades, Línea base de costos.

33 Técnica: Análisis de fabricación propia o compra Es una técnica de dirección general que puede usarse para determinar si el equipo del proyecto puede producir un producto o servicio determinado, o puede ser comprado. Si se va a tomar una decisión de compra, entonces se deberá decidir, además, si es conveniente comprar o alquilar. El análisis debe incluir los costos directos e indirectos.

34 Herramientas y técnicas Juicio de expertos El juicio de expertos legales puede involucrar los servicios de un abogado para ayudar con los términos y condiciones de las adquisiciones que no se ajusten a las normas. Tipos de contratos

35 TALLER Planificar las Compras y Adquisiciones

36 Taller en Clase Crear un equipo de trabajo Mínimo 2 integrantes, máximo 4 integrantes Seleccionar un proyecto para trabajar en el curso; Ejecutar los procesos de planificación del proyecto vistos en el módulo. Planificar las Compras y Adquisiciones

37 Grupo de procesos de planificación

38 PREGUNTAS

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