ACTUALIZACION DEL PROGRAMA PARA CP. Y MODIFICACIONES A CP

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1 INSTRUCTIVO PARA LA INSTALACION POR FAVOR LEA PRIMERO LA CIRCULAR QUE ESTA DISPUESTA EN LA PAGINA DE CERTFICADOS AL PROVEEDOR EN EL LINK CIRCULAR PRECISION DE TERMINOS PARA ENVIO CP. ACTUALIZACION DEL PROGRAMA PARA CP. Y MODIFICACIONES A CP Si Uds. Ya tenia instalado el programa para CP, no se preocupe que con esta instalación nada se le borrara. 1. De clip sobre la opción actualizar programa para CP. 2. Oprima el botón Guardar 3. Seleccione la carpeta donde tenia su anterior programa para CP. Si no tenia el programa cree una nueva carpeta llamada certificado_pro. 4. En ambos casos oprima el botón Guardar 5. Espere a que salga el aviso descarga completa, oprima el botón cerrar y salga de la pagina 6. Vaya por el explorador de archivos ubique la carpeta donde quedo el archivo que acaba de copiar de la pagina. 7. En esta carpeta encontrara un archivo llamado CP_ACTUALIZADO.ZIP CP_ACTUALIZADO.zip 8. De clip derecho sobre este archivo CP_ACTUALIZADO.ZIP elija la opción Extract To 9. Oprima el botón Extract o Agree que esta en la parte inferior de la pantalla UNZIP. 10. En la parte central de pantalla visualiza todas las carpetas que tiene su disco, ubique la carpeta donde esta el archivo comprimido o donde tiene los archivos del programa anterior. 11. Oprima el botón de la parte superior derecha Extract. 12. Si ya existen los archivos le aparece una pantalla, en la parte inferior le da la opción de reemplazar o no, seleccione la opción reemplazar todo y ya quedaran descargados los archivos a su carpeta 13. Ubique en esta carpeta un archivo llamado CP000 con extensión EXE o que diga que es tipo aplicación frente al nombre, de doble clip sobre este archivo. 14. Listo ingreso al aplicativo. NOTA: Si Uds. Ya tenia instalado el aplicativo y había capturado información, por favor ingrese por CAPTURA DATOS BASICOS CI. y digite el nombre del Representante Legal.

2 INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO DEL APLICATIVO Para su funcionamiento utilice las teclas de flechas y la tecla Enter o OPCIONES CAPTURA DATOS BASICOS CI DATOS PROVEEDORES CAPTURAR CPS MODIFICAR CPS IMPRIMIR CERTIFICADOS AL PROVEEDOR UTILIDADES ARCHIVO PLANO MANTENIMIENTO MODIFICAR NIT CI BORRAR TERMINAR SI ENTER

3 CAPTURA DATOS BASICOS CI : Solo se permite el ingreso de un solo nit. Debe ingresar la información básica de la Comercializadora Internacional Nit : Obligatorio número sin puntos ni rayas, con digito de chequeo Deben ser 10 dígitos. Razón Social : Obligatorio nombre de la empresa Representante Legal : Obligatorio Nombre del representante legal de la CI. Dirección Obligatorio Dirección de la comercializadora Ciudad : Obligatorio Lugar donde esta ubicada la comercializadora Ubique la ciudad dando F10 y seleccione la ciudad. Teléfono : Obligatorio 1 o más números telefónicos de la empresa. Correo electrónico : Obligatorio Dirección . Número Registro : Obligatorio Número asignado por Mincomercio con el cual se aprobó la comercializadora. Fecha Inscripción : Obligatorio Fecha con la cual quedo inscrita la comercializadora ante Mincomercio. Al final de la captura en la misma pantalla en la parte inferior se despliega el siguiente mensaje: Confirma la creación o modificación de la información <S N> Si oprime S, la información queda grabada. Si oprime N, tiene opción de cambiar la información digitada en pantalla. IMPORTANTE: Si oprimió S y después se dio cuenta que el Nit de CI esta mal, debe ir por la opción Utilidades - modificar nit de la CI (vea opción de utilidades en este manual o instructivo).

4 CAPTURA DATOS PROVEEDOR : Debe ingresar la información básica de cada uno de los Proveedores que tenga la Comercializadora Internacional. Nit : Obligatorio número sin puntos ni rayas Razón Social : Obligatorio nombre de la empresa Dirección Obligatorio Dirección del proveedor Teléfono : Obligatorio 1 o más números telefónicos de la empresa Al final de la captura en la misma pantalla en la parte inferior se despliega el siguiente mensaje: Confirma la creación o modificación de la información <S N> Si oprime S, la información queda grabada. Si oprime N, tiene opción de cambiar la información digitada en pantalla.

5 CAPTURA CAPTURAR CPS : IMPORTANTE : Si Uds. Ya modifico un CP, por la opción de Modificar CP., ya no puede acceder a éste CP, por esta opción. Esta opción es para ingresar la información de un CP que no va a ser modificado, un CP nuevo en el cuatrimestre. Debe ingresar la información básica de cada CP por Proveedor, teniendo en cuenta que solo se permite ingresar el nit de un proveedor ya capturado. No se permite grabar un CP si no ha ingresado por lo menos los datos de un Item Los campos de fecha son calendario; se debe tener cuidado al ingresar la información ya que se valida que los días que tiene cada mes sean los del calendario. Nit : Obligatorio Muestra la información ya grabada de la Comercializadora internacional Nit Proveedor : Obligatorio Muestra la información del Proveedor capturado anteriormente, con la tecla F10 No. CP : Obligatorio # secuencial único dado por cada C.I. No se puede repetir número Periodo a Reportar : Obligatorio Debe digitar 1 si es el primer cuatrimestre 2 si es el segundo cuatrimestre o 3 si es el tercer cuatrimestre El numero de periodo debe ser de acuerdo a la fecha de expedición del CP. Ej. es periodo 1 si la fecha de expedición de CP esta entre el hasta es periodo 2 si la fecha de expedición de CP esta entre el hasta es periodo 3 si la fecha de expedición de CP esta entre el hasta Fecha Expedición CP : Obligatorio Formato Año(aaaa)/Mes(mm)/Día(dd) Tenga presente que de acuerdo al decreto la fecha de expedición de un CP. No puede ser mayor a los 15 días después de un bimestre vencido. Si digita la información y le sale el siguiente mensaje en la parte inferior de la pantalla No se puede reportar esta fecha de expedición de CP. Para este

6 periodo. Debe verificar el periodo que digito (de acuerdo a las instrucciones dadas en el campo anterior) porque el numero que Uds. Coloque depende la fecha de expedición del CP. Para corregir oprima la tecla Esc. Vuelva a ingresar la información. Fecha Factura compra: Obligatorio Formato Año(aaaa)/Mes(mm)/Dia(dd) Ciudad de expedición: Obligatorio seleccione de la tabla la ciudad, con la tecla F10 Tipo de Reporte: Obligatorio Se debe digitar solo 1 o 2 1 Para Mes 2 Para Bimestre Mercancias Nal. para : Obligatorio Se debe digitar solo 1 o 2 1 En el mismo estado 2 Transformar y exportar Mercancias Nal. A título de: Obligatorio Se debe digitar solo 1,2 o 3 1 A título de compra 2 A título de mandato 3 A título de otros Valor del IVA : Obligatorio valor pagado por el IVA Si tiene retefuente puede ser cero(0) de lo contrario no Valor retefuente : Obligatorio valor pagado por retefuente Si tiene IVA puede ser 0 de lo contrario no INFORMACION ITEMS Se debe ingresar la información de todos los productos que se tengan para el CP. Número Item: Obligatorio Número consecutivo No se puede repetir número por CP, con la tecla F10 ve item grabados. Subpartida: Obligatorio Consultar la tabla de arancel con F10, Si es un servicio digitar y Escribir la descripción del servicio No se pueden grabar posiciones que no estén en el arancel. Para actualizar el arancel ingrese a la pagina de certificado al proveedor (donde bajo el aplicativo), de CLIP sobre el link TABLAS y descomprima el archivo sobre la misma carpeta donde descomprimio el

7 aplicativo, dando la opcion de reemplazar todos los archivos. Cantidad : Opcional opcional solo si es un servicio Unidad Comercial Obligatorio Consultar la tabla de unidades con F10, Si es un servicio digitar 999 No se pueden grabar unidades que no estén en la tabla. Valor Unitario : Obligatorio Valor unitario del producto.

8 CAPTURA MODIFICAR CP : Esta opción es para ingresar la información solo de aquellos CP que se tienen que modificar por cambio en algún dato (excepto fecha expedición del CP) y cuyo formulario ya fue entregado al proveedor y el CP fue enviado vía Internet al MINCOMERCIO. Debe ingresar la información básica de cada CP por Proveedor, teniendo en cuenta que solo se permite ingresar el nit de un proveedor ya capturado. No se permite modificar un CP, si este no existe. Los campos de fecha son calendario; se debe tener cuidado al ingresar la información ya que se valida que los días que tiene cada mes sean los del calendario. Nit : Obligatorio Muestra la información ya grabada de la Comercializadora internacional Nit Proveedor : Obligatorio Muestra la información del Proveedor capturado anteriormente No. CP Existente : Obligatorio Este numero debe ser del CP existente Periodo a Reportar : Este campo no se puede modificar, se conserva el digitado en el CP inicialmente. Fecha Expedición CP : Este campo no se puede modificar, se conserva la fecha expedición del CP inicial. Fecha Factura compra: Obligatorio Formato Año(aaaa)/Mes(mm)/Dia(dd) Ciudad de expedición : Obligatorio seleccione de la tabla la ciudad dando F10 Tipo de Reporte : Obligatorio Se debe digitar solo 1 o 2 1 Para Mes 2 Para Bimestre Mercancías Nal. para : Obligatorio Se debe digitar solo 1 o 2 1 En el mismo estado 2 Transformar y exportar Mercancías Nal. A título de: Obligatorio Se debe digitar solo 1,2 o 3 1 A título de compra 2 A título de mandato 3 A título de otros Valor del IVA : Obligatorio valor pagado por el IVA Si tiene retefuente puede ser cero(0) de lo contrario no

9 Valor retefuente : Obligatorio valor pagado por retefuente Si tiene IVA puede ser 0 de lo contrario no Nuevo No. de CP : Obligatorio # secuencial único dado por cada C.I. Este numero debe ser del nuevo CP No se puede repetir número Motivo Modificación CP: Obligatorio Debe explicarse las causas que motivaron a la modificación de los datos según (decreto 093 de 2003). Para modificaciones se recuerda el compromiso de enviar previamente la notificación a MINCOMERCIO según circular antes de remitir vía electrónica estos CP modificados. Si a alguna de las modificaciones es borrar un producto, vaya por la opción Utilidades borrar ítem y elimínelo. INFORMACION ITEMS Se debe ingresar la información de todos los productos que se tengan para el CP. Número Ítem: Obligatorio Número consecutivo No se puede repetir número por CP Tecla F10, para ver ítems grabados Subpartida: Obligatorio Consultar la tabla de arancel con F10, Si es un servicio digitar y Escribir la descripción del servicio No se pueden grabar posiciones que no estén en el arancel Para actualizar el arancel ingrese a la pagina de certificado al proveedor (donde bajo el aplicativo), de CLIP sobre el link TABLAS y descomprima el archivo sobre la misma carpeta donde descomprimio el aplicativo, dando la opcion de reemplazar todos los archivos. Cantidad : Opcional opcional solo si es un servicio Unidad Comercial Obligatorio Consultar la tabla de unidades con F10, Si es un servicio digitar 999 No se pueden grabar unidades que no estén en la tabla. Valor Unitario : Obligatorio Valor unitario del producto.

10 IMPRIMIR CERTIFICADOS AL PROVEEDOR Genera un reporte en pantalla o impresión de un proveedor por un CP especifico o por Todos los CP de todos los proveedores. Si su reporte no le imprime directamente desde el aplicativo, debe ir a la carpeta donde esta la información del programa, buscar un archivo llamado LISTA1.PRN, abrilo en un editor y desde allí imprimirlo.

11 UTILIDADES ARCHIVO PLANO IMPORTANTE : El programa le genera un archivo plano cabecera y detalle para modificaciones, y otro archivo plano, cabecera y detalle para los datos correctos del cuatrimestre. Debe enviar primero los archivos planos cabecera y detalle de los CPs, modificados, solicitar ser activado para otro envió, y nuevamente enviar los archivos planos cabecera y detalle de la información completa de su cuatrimestre. Tenga presente que si es un archivo plano por Modificaciones el nombre del archivo debe llevar una letra m al comienzo del nombre de los archivos como se indica en esté instructivo en la parte NOMBRE DEL ARCHIVO CON MODIFICACIONES (si esto no se tiene presente su información puede generar errores, porque los datos se van a confundir con los del cuatrimestre actual. Esta pantalla le presenta las siguientes opciones: GENERACION DE PLANOS PARA CPs DEL CUATRIMESTRE Producir planos para todos los CP...(1) Para un rango de CP consecutivo...(2) Rango de CP consecutivo o/y No. CP alternos..(3) GENERACION DE PLANOS PARA CPs MODIFICADOS Rango de CP consecutivos Modificados...(4) Rango de CP consecutivo o/y No. CP. Alternos..(5) Opción (1) Producir planos para todos los CP : En esta opción se generan los archivos planos para todos los CPs, desde el primero, que se hayan capturados mediante el aplicativo. En la parte superior de esta pantalla hay un mensaje en azul donde dice Se han creado los siguientes archivos planos en el directorio mostrado: Directorio de... le indica el nombre de la carpeta donde están los archivos CABECERA Y DETALLE. Opción (2) Para un rango de CP consecutivos: Se dan 2 opciones ESTA OPCION SOLO LE PERMITE GENERAR UN (1) RANGO DE CPS CONSECUTIVOS. Seleccionar por rango de fechas...(1)

12 Por rango de CPs...(2) Opción (1).. se despliega la siguiente pantalla Digite rango de fechas Desde...Hasta Usted debe dar la fecha de expedición de CP a partir de cual comenzó a capturar los nuevos CP, formato (aaaa-mm-dd) hasta la fecha ultima de expedición de CP, que capturo CP. Ej. Usted comienza capturar datos para el segundo cuatrimestre, el 1ro. junio, debe dar fecha DESDE , y termina el día 5 de septiembre, debe dar en fecha HASTA En la parte superior de esta pantalla hay un mensaje en azul donde dice Se han creado los siguientes archivos planos en el directorio mostrado: Directorio de... le indica el nombre de la carpeta donde están los archivos CABECERA Y DETALLE Opción (2).. se despliega la siguiente pantalla Digite rango de CP Desde...Hasta Usted debe dar en DESDE, el numero de CP con el que inicio el periodo para la capturar los nuevos CP, y en HASTA el numero del CP con el que termino el periodo Ej. Usted termino el 1er cuatrimestre con el CP.20, debe comenzar a capturar datos para el segundo cuatrimestre, con el numero de CP.21, debe dar en DESDE 21, y termina el segundo cuatrimestre con el numero de CP.101, debe dar en HASTA 101. En la parte superior de esta pantalla hay un mensaje en azul donde dice Se han creado los siguientes archivos planos en el directorio mostrado: Directorio de... le indica el nombre de la carpeta donde están los archivos CABECERA Y DETALLE Opción (3) Rango de CP consecutivos o/y No. de CP alternos: UTILICE ESTA OPCION SOLO EN CASO QUE HAYA SIDO NOTIFICADO DE HACER CORRECCIONES A CP YA ENVIADOS A MINCOMERCIO, ESTA OPCION LE PERMITE GENERAR MAS DE UN (1) RANGO DE CPS CONSECUTIVOS O ALTERNOS. Digite rango de CP específicos : Esta opción le permite seleccionar un rango de CPs consecutivo o alterno, a medida que digita un rango da Enter y le presenta opción de otro rango así sucesivamente. Ej. Uds. Tiene que corregir los CP. Del 1 al 5 el 8, 12, 24 y del 31 al 36 Ingresa a esta opción (3) Le muestra la pantalla DIGITE RANGO DE CPS ESPECIFICOS Desde... Hasta, debe digitar en Desde 1 y en Hasta 5, y oprimir la tecla Enter, nuevamente se despliega otra opción de rango así:

13 Desde... Hasta, debe digitar en Desde 8 y en Hasta 8, y oprimir la tecla Enter, nuevamente se despliega otra opción de rango así: Desde... Hasta, debe digitar en Desde 12 y en Hasta 12, y oprimir la tecla Enter, nuevamente se despliega otra opción de rango así: Desde... Hasta, de digitar en Desde 24 y en Hasta 24, y oprimir la tecla Enter, nuevamente se despliega otra opción de rango así: Desde... Hasta, de digitar en Desde 31 y en Hasta 36 y oprimir la tecla Enter, nuevamente se despliega otra opción de rango así: Para terminar la selección y se generen los archivos planos, en la nueva opción de rango no digite nada en Desde, de Enter y no digite nada en Hasta, de Enter, y listo termino. En la parte superior de esta pantalla hay un mensaje en azul donde dice Se han creado los siguientes archivos planos en el directorio mostrado: Directorio de... le indica el nombre de la carpeta donde están los archivos CABECERA Y DETALLE Opción (4) Rango de CP consecutivos Modificados UTILICE ESTA OPCION SOLO EN CASO QUE HAYA SIDO MODIFICADO UN CP YA ENTREGADO AL PROVEEDOR Y ENVIADO A MINCOMERCIO, Y ESTE SE HAYA REEMPLAZADO POR OTRO NUEVO. ESTA OPCION SOLO LE PERMITE GENERAR UN (1) RANGO DE CPs CONSECUTIVOS. se despliega la siguiente pantalla Digite rango de CP Desde...Hasta Usted debe dar en DESDE, el numero del Nuevo CP. HASTA el numero del ultimo nuevo CP. Ej. Usted desea modificar los CPS. Del 5 al 8, debe digitar en DESDE el numero 5, y en HASTA el numero 8. En la parte superior de esta pantalla hay un mensaje en azul donde dice Se han creado los siguientes archivos planos en el directorio mostrado: Directorio de... le indica el nombre de la carpeta donde están los archivos CABECERA Y DETALLE Opción (5) Rango de CP consecutivo o/y No. CP. Alternos Modificados: UTILICE ESTA OPCION SOLO EN CASO QUE HAYA SIDO MODIFICADO UN CP O VARIOS CPS, YA ENTREGADOS AL PROVEEDOR Y ENVIADOS A MINCOMERCIO, Y ESTOS SE HAYAN REEMPLAZADOS POR OTROS NUEVO. ESTA OPCION LE PERMITE GENERAR MAS DE UN (1) RANGO DE CPS CONSECUTIVOS O ALTERNOS. Digite rango del nuevo CP específicos :

14 Esta opción le permite seleccionar un rango de CPs consecutivo o alterno, a medida que digita un rango da Enter y le presenta opción de otro rango así sucesivamente. Ej. Uds. Tiene que corregir los CP. Del 1 al 5 el 8, 12, 24 y del 31 al 36 Ingresa a esta opción (3) Le muestra la pantalla DIGITE RANGO DE CPS ESPECIFICOS Desde... Hasta, debe digitar en Desde 1 y en Hasta 5, y oprimir la tecla Enter, nuevamente se despliega otra opción de rango así: Desde... Hasta, debe digitar en Desde 8 y en Hasta 8, y oprimir la tecla Enter, nuevamente se despliega otra opción de rango así: Para terminar la selección y se generen los archivos planos, en la nueva opción de rango no digite nada en Desde, de Enter y no digite nada en Hasta, de Enter, y listo termino. En la parte superior de esta pantalla hay un mensaje en azul donde dice Se han creado los siguientes archivos planos en el directorio mostrado: Directorio de... le indica el nombre de la carpeta donde están los archivos CABECERA Y DETALLE

15 UTILIDADES MANTENIMIENTO Esta opción se debe ejecutar cada cierto tiempo para reindexar los archivos. UTILIDADES MODIFICAR NIT CI. Solo en esta opción Uds. Puede modificar el NIT de la CI. Cuando lo ha digitado mal en la opción de Captura datos Básicos CI. Se muestra la siguiente pantalla Nit actual... el que Uds. Digito inicialmente Cambiar NIT por... Debe digitar el nuevo NIT de la CI. Le muestra los siguientes mensajes Confirma el cambio <S/N> Si digita S.. se dará el cambio Si digita N.. no se darán cambios Recuerde que todos los CP o item reportados quedaran con el nuevo NIT. Esto quiere decir que toda la información que Uds., ha capturado será reemplaza por este nuevo nit donde estaba el anterior

16 UTILIDADES BORRAR Borrar un proveedor... (1) Borrar un CP... (2) Borrar un Item... (3) Borrar un CP Modificado... (4) Borrar un Item Modificado... (5) Opción (1) Se despliega una ventana donde le muestra dos columnas la 1ra. El NIT la segunda la razón social de la Empresa. Uds. Debe ubicar el cursor sobre el nit a borrar y dar Enter.. La opción (S) confirma borrar, teniendo en cuenta que todos los CP capturados a este NIT será borrada automáticamente.. La opción (N) no hace nada. Opción (2) Se despliega una ventana donde le muestra tres columnas la 1ra. El numero del Certificado al Proveedor, la segunda el NIT del proveedor y la tercera la fecha de expedición del CP. Uds. Debe ubicar el cursor sobre el CP relacionado con el proveedor a borrar y dar Enter.. La opción (S) confirma borrar, teniendo en cuenta que todos los ITEMS capturados a este CP para este Proveedor será borrada automáticamente.. La opción (N) no hace nada. Opción (3) Se despliega una ventana donde le muestra tres columnas la 1ra. El numero del Item, la segunda el numero del Certificado al Proveedor y la tercera el NIT del proveedor. Uds. Debe ubicar el curso sobre el ITEM relacionado con el CP y el Proveedor a borrar y dar Enter.. La opción (S) confirma borrar, teniendo en cuenta que se borra solo este item relacionado con ese CP y ese Proveedor será borrada automáticamente.. La opción (N) no hace nada.

17 Opción (4) UTILICE ESTA OPCION SOLO EN CASO QUE HAYA SIDO CAPTURADO MAL UN CP MODIFICADO. Se despliega una ventana donde le muestra tres columnas la 1ra. El numero del Certificado al Proveedor, la segunda el NIT del proveedor y la tercera la fecha de expedición del CP. Uds. Debe ubicar el curso sobre el CP relacionado con el proveedor a borrar y dar Enter.. La opción (S) confirma borrar, teniendo en cuenta que todos los ITEMS capturados a este CP para este Proveedor será borrada automáticamente.. La opción (N) no hace nada. Opción (5) UTILICE ESTA OPCION SOLO EN CASO QUE HAYA SIDO CAPTURADO MAL UN ITEM MODIFICADO. Se despliega una ventana donde le muestra tres columnas la 1ra. El numero del Item, la segunda el numero del Certificado al Proveedor y la tercera el NIT del proveedor. Uds. Debe ubicar el curso sobre el ITEM relacionado con el CP y el Proveedor a borrar y dar Enter. NOTA: Si al momento de consultar o imprimir la información capturada, observa que un CP o Item no se encuentra, ingrese la opción UTILIDADES Borrar, seleccione borrar item búsquelo y confirme borrar, nuevamente ingrese a esta opción y seleccione borrar CP, si lo encuentra bórrelo si no, no hay problema, así haga para cada CP o Item que no encuentre. Una vez termine vaya a la opción captura CP. Ingrese nuevamente la información de este CP y sus items. De igual manera si esto le sucede en modificaciones.

18 INSTRUCTIVO PARA EL ENVIO DE ARCHIVOS 1. NOMBRE DEL ARCHIVO DEL CUATRIMESTRE: Los archivos planos generados por el aplicativo quedan en la carpeta donde se descomprimió el aplicativo, estos archivos quedan con los nombre cabera.txt y detalle.txt; a estos se les debe cambiar el nombre, como se describe a continuación: Todas las empresas deben enviar los archivos en formato plano con el siguiente formato para el nombre. Letra - nit (de 10 dígitos) periodo (de un digito) - fecha.envio (aaaa-mmdd) - código ciudad (de acuerdo a la tabla ciudades) Ej. Archivo cabecera Archivo detalle C txt D txt Letra : Nit: Periodo: Fecha: Ciudad Debe ser C o D C = para el archivo cabecera D = para el archivo detalle numero del nit de la empresa sin puntos ni rayas con digito de chequeo (10 dígitos) Corresponde la cuatrimestre que se este enviando 1 - Para el primero 2 - Para el segundo 3 - Para el tercero Año (4 dígitos), Mes (2 dígitos) día (2 dígitos) Corresponde a la del envió Ej Para el día 1 de enero del año 2005 numero que corresponde al codigo de la ciudad donde esta la C.I., éste es de acuerdo al codigo de ciudades. Ej. Para Bogotá el codigo es Extensión: La extensión del archivo debe ser txt Si los anteriores archivos son muy grandes se deben comprimir creando uno solo archivo para enviar, teniendo en cuenta la siguiente regla. Letra-nit-periodo-fecha.extensión Ej. Archivo comprimido T zip

19 EN LO POSIBLE EVITE ENVIAR ARCHIVOS COMPRIMIDOS, YA QUE ESTO DEMORA MAS LA VALIDACIÓN, POR TANTO LA RESPUESTA QUE SE LE DA AL USUARIO SOBRE SU INFORMACIÓN.

20 2. NOMBRE DEL ARCHIVO CON MODIFICACIONES: Los archivos planos generados por el aplicativo quedan en la carpeta donde se descomprimió el aplicativo, estos archivos quedan con los nombre cabera.txt y detalle.txt; a estos se les debe cambiar el nombre, como se describe a continuación: Todas las empresas deben enviar los archivos en formato plano con el siguiente formato para el nombre. Letra Letra - nit (de 10 dígitos) periodo (de un digito) - fecha.envio (aaaa-mm-dd) - código ciudad (de acuerdo a la tabla ciudades) Ej. Archivo cabecera Archivo detalle MC txt MD txt Letra : Letra : Nit: Periodo: Fecha: Ciudad Debe ser M M = Identifica que es un archivo de Modificación Debe ser C o D C = para el archivo cabecera D = para el archivo detalle numero del nit de la empresa sin puntos ni rayas con digito de chequeo (10 dígitos) Corresponde la cuatrimestre que se este enviando 1 - Para el primero 2 - Para el segundo 3 - Para el tercero Año (4 dígitos), Mes (2 dígitos) día (2 dígitos) Corresponde a la del envió Ej Para el día 1 de enero del año 2005 numero que corresponde al codigo de la ciudad donde esta la C.I., éste es de acuerdo al codigo de ciudades. Ej. Para Bogotá el codigo es Extensión: La extensión del archivo debe ser txt

21 INSTRUCTIVO PARA EL COMIENZO DE UN NUEVO ENVIO 1. Si hay nuevos proveedores adiciónelos 2. Para generar los planos ingrese por la opción de Utilidades Archivo Plano Seleccione 2 (por un rango). Tiene dos opciones: por fecha de expedición del CP o por No. De CP. Seleccione 1 de las dos. Importante recordar, que los CP. Enviados, ya no los vuelve a cargar el sistema, a menos que sea una modificación, la cual tiene un procedimiento diferente que se explica en este instructivo o en la circular. NOTA : Lea muy bien el instructivo y observe cuidadosamente todos los mensajes que se publican en las pantallas del programa de captura antes de llamar, son demasiadas Comercializadoras y se congestionan las lineas Cualquier información, por favor comunicarse con Cristina Esparza Tel Ext Rodrigo Zamora Tel Ext Martha Edith Ortiz Tel Ext. 2407