Procedimiento para dar Tratamiento a las Notificaciones de Defunción que emite el Registro Civil. Versión 1.3

Transcripción

1 COORDINACIÓN DE OPERACIÓN EN CAMPO Dirección de Depuración y Verificación en Campo Cód. DEP-DEF-04 DERFE-01 Procedimiento para dar Tratamiento a las Notificaciones de Defunción que emite el Registro Civil Versión de agosto de 2014

2 Procedimiento para dar Tratamiento a las Notificaciones de Defunción que emite el Registro Civil Revisiones Fecha Versión Descripción Autor Creación del documento Modificaciones al documento Reordenamiento de los apartados y mejoras en la redacción DDVC. Incorporación de ORDEF. Observaciones formuladas por representantes de partidos políticos ante la CNV en Grupo de Trabajo de Verificación y Depuración del 7 de noviembre de 2012 Modificaciones al procedimiento con base a la nueva legislación del Instituto Nacional Electoral Ley General de Instituciones y Procedimientos Electorales (LEGIPE) Coordinación de Operación en Campo (COC) Dirección de Depuración y Verificación en Campo (DDVC) Subdirección de Depuración en Campo Coordinación de Operación en Campo Dirección de Depuración y Verificación en Campo (DDVC) Subdirección de Depuración en Campo Coordinación de Procesos Tecnológicos Dirección de Operaciones del CECyRD Subdirección de Depuración Dirección de Desarrollo y Operación de Sistemas Subdirección de Certificación de Aplicaciones Dirección de Informática y Tecnología Secretaría Técnica Normativa Subdirección de Seguimiento Normativo en Materia Registral Coordinación de Operación en Campo Dirección de Depuración y Verificación en Campo (DDVC) Subdirección de Depuración en Campo Coordinación de Operación en Campo Dirección de Depuración y Verificación en Campo (DDVC) Subdirección de Depuración en Campo D D V C C O C D E R F E de 91

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4 Procedimiento para dar Tratamiento a las Notificaciones de Defunción que emite el Registro Civil Contenido Antecedentes... 6 Presentación Marco jurídico Objetivos Objetivos del documento Objetivos del procedimiento Conocimiento de las defunciones Recopilación de notificaciones de defunción Concertación con Registros Civiles Entrega de Formatos de Notificación de Defunción al Registro Civil Recepción y validación de la información Esquema del proceso Análisis de gabinete Captura Búsqueda de registros en la base de datos nacional Determinación de estatus Notificaciones Operativo de Campo Generación de Testimoniales Entrevistas personalizadas Captura de resultados de campo Solicitud de exclusión de registros Aplicación de bajas y generación del Listado Testigo de Bajas Generación de órdenes de baja por defunción (OBD) Generación de órdenes de registro de fallecimiento (ORDEF) Unidad emisora Revisó Aprobó Núm de revisión Paginación D D V C C O C D E R F E de 91

5 Procedimiento para dar Tratamiento a las Notificaciones de Defunción que emite el Registro Civil 9. Resguardo de la documentación Seguimiento y control Oficinas Centrales Órganos desconcentrados Roles y responsabilidades Diagrama del procedimiento ANEXOS Unidad emisora Revisó Aprobó Núm de revisión Paginación D D V C C O C D E R F E de 91

6 Antecedentes A finales de 1992, la DERFE instrumentó el Programa de Modificación de Situación Ciudadana con Información Externa (MSC) para procesar la exclusión de registros del Padrón Electoral por defunción, suspensión de derechos político-electorales y cancelación de cartas de naturalización o renuncias a la ciudadanía, el cual consistía en llevar a cabo la búsqueda de registros en el Padrón Electoral sin sistemas de automatización, mediante revisiones visuales. En 1995 se instrumentó el Programa de Bajas por Defunción y Suspensión de Derechos Políticos en el cual se incorporó un tratamiento semestral denominado Búsqueda Nacional, consistente en el intercambio de notificaciones con un domicilio de residencia diferente al reportado en la suspensión. A partir del mes de julio de 2006 el tratamiento se realizó en forma bimestral. Para sistematizar de forma parcial el programa mencionado, en 1999 se implementó el Sistema de Procesamiento de Información Externa (SIPIEX), que permitió capturar las notificaciones de fallecidos recibidas, y hacer una búsqueda automatizada en el Padrón Electoral; sin embargo, su alcance no consideró una automatización global que incluyera todas las etapas del proceso. Durante este periodo el SIPIEX evolucionó con la incorporación de mejoras en su desarrollo; sin embargo, sólo automatizaba algunas de las etapas del proceso. Para mejorar el proceso, la Dirección Ejecutiva del Registro Federal de Electores replantea el modelo de operación para atender los siguientes aspectos:

7 a) Reducir el tiempo de procesamiento y exclusión de los registros. Hasta el 2012 el procesamiento se realiza por remesas mensuales, lo que implica que las notificaciones recibidas se procesen dentro del mes calendario, mientras la exclusión de los registros involucrados se realiza durante los primeros quince días del mes siguiente. Con el nuevo modelo, a partir de 2013, el procesamiento de las notificaciones se debe realizar diariamente desde el momento de la recepción de la información proveniente de la autoridad competente, lo que redundará en la posibilidad de reducir el tiempo para excluir los registros correspondientes. b) Elevar el nivel de identificación de registros. Hasta el 2012 la búsqueda de registros se realiza en el Padrón Electoral Local, lo que reduce el nivel de identificación y obliga a realizar procesamientos bimestrales para los casos en que el domicilio de la notific0ación o el registro de padrón pertenecen a una entidad diferente a la que recibió la notificación. Con el nuevo modelo, a partir del 2013, la búsqueda de registros se debe realizar en el Padrón Nacional vigente al día de la consulta; y el intercambio de la información se opera de forma electrónica, sin necesidad de realizar la recepción física de los documentos para iniciar su procesamiento, por lo que se prevé que estos casos se atiendan de inmediato. c) Formalizar convenios de apoyo y colaboración. Se busca signar los compromisos con las autoridades del Registro Civil teniendo como base el LEGIPE reformado. Además de obtener en medios electrónicos la entrega de información, se pretende contar con la CURP como elemento de búsqueda para la identificación de registros.

8 d) Procesamiento de la información. Hasta 2012, el sistema sólo efectúa la búsqueda de registros mediante criterios de igualdad, por lo que la búsqueda por homofonías y variación en la fecha de nacimiento se realiza de forma manual, por fuera del sistema. En el nuevo esquema se cuenta con una aplicación informática que permite que dichas búsquedas sean automáticas y que los instrumentos para la realización de visitas domiciliarias se puedan obtener directamente de dicha aplicación y se impriman en el distrito, lo que permitirá hacer más eficiente el nivel de identificación y los tiempos para la respuesta de campo. Para estar en condiciones de implementar el nuevo esquema de operación, se desarrolló el Sistema de Procesamiento de Notificaciones de Defunción, versión 1.0, del que se destacan los siguientes aspectos: Elimina el procesamiento de remesas mensuales. Realiza la búsqueda en el padrón a nivel nacional. Permite el seguimiento en tiempo real en ambiente web.

9 Procedimiento para dar Tratamiento a las Notificaciones de Defunción que emite el Registro Civil Presentación Con el propósito de garantizar que en el Padrón Electoral sólo se encuentren asentados los registros de los ciudadanos mexicanos que cumplan con los requisitos establecidos en la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, en la Ley General de Instituciones y Procedimientos Electorales (LEGIPE) y en la normatividad que de ellos se deriva, la Dirección Ejecutiva del Registro Federal de Electores (DERFE) lleva a cabo la permanente actualización y depuración del Padrón Electoral y de la Lista Nominal de Electores. A fin de cumplir con lo establecido en dicha normatividad, se desarrolló el presente Procedimiento para dar Tratamiento a las Notificaciones de Defunción que emite el Registro Civil, en el que se considera el procesamiento, análisis y exclusión del Padrón Electoral de los registros de fallecidos cuando se cuenta con el documento expedido por la autoridad registral. El presente documento considera los procesos que la Dirección Ejecutiva del Registro Federal de Electores y sus delegaciones observarán para hacer más eficiente el tratamiento a las notificaciones de defunción que emita el Registro Civil, con el fin de excluir los registros involucrados con estricto apego al ordenamiento legal vigente. Por lo que en el primer apartado se presenta el marco jurídico que norma la ejecución de las actividades de baja del Padrón Electoral de los registros de fallecidos de los cuales se cuenta con el documento expedido por la autoridad registral. En el segundo apartado se describen los objetivos que se pretenden alcanzar. A partir del tercer apartado se describe el proceso, de acuerdo con cada una de sus etapas, desde la recopilación y tratamiento de las notificaciones de defunción hasta la exclusión del Padrón Electoral de los registros. D D V C C O C D E R F E de 91

10 Procedimiento para dar Tratamiento a las Notificaciones de Defunción que emite el Registro Civil Finalmente, en los puntos posteriores se aborda el tratamiento para la notificación de bajas aplicadas, lo relativo al resguardo de la documentación que avala las bajas del Padrón Electoral, así como el seguimiento y control que se deberá dar al proceso. D D V C C O C D E R F E de 91

11 Procedimiento para dar Tratamiento a las Notificaciones de Defunción que emite el Registro Civil 1. Marco jurídico El artículo 41 base V de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, señala que el Instituto Nacional Electoral tendrá a su cargo en forma integral y directa, además de las que determine la ley, las actividades relativas al Padrón Electoral y la Lista Nominal de Electores. De acuerdo con lo establecido en los artículos 30, párrafo 1, inciso c) de la Ley General de Instituciones y Procedimientos Electorales, el Instituto tiene entre sus fines, integrar el Registro Federal de Electores. De conformidad con el artículo 54, incisos b), c), d) y e) de la Ley General de Instituciones y Procedimientos Electorales, a la Dirección Ejecutiva del Registro Federal de Electores entre otras atribuciones le corresponde la formación, revisión y actualización del Padrón Electoral; la expedición de la credencial para votar, y establecer con las autoridades Federales, estatales y municipales la coordinación necesaria, a fin de obtener la información sobre fallecimientos de los ciudadanos. De acuerdo con lo señalado en el artículo 126, párrafos 1 y 2 de la Ley General de Instituciones y Procedimientos Electorales, el Instituto prestará, por conducto de la Dirección Ejecutiva competente y de sus Vocalías en las Juntas Locales y Distritales Ejecutivas, los servicios inherentes al Registro Federal de Electores. De acuerdo con lo preceptuado en el artículo 132 párrafo 1 la técnica censal es el procedimiento que el Instituto instrumentará para la formación del Padrón Electoral. Unidad emisora Revisó Aprobó Núm de revisión Paginación D D V C C O C D E R F E de 91

12 Procedimiento para dar Tratamiento a las Notificaciones de Defunción que emite el Registro Civil De conformidad con el artículo 154, párrafos 1, 2, y 5 de la Ley General de Instituciones y Procedimientos Electorales, la Dirección Ejecutiva del Registro Federal de Electores con la finalidad de mantener actualizado el Padrón Electoral, recabará de los órganos de la administración pública federal y estatal la información necesaria para registrar todo cambio que lo afecte. Asimismo, los servidores públicos del Registro Civil y los jueces, deberán informar a este Instituto, de los fallecimientos de ciudadanos dentro de los diez días siguientes a la fecha de expedición del acta respectiva, y deberán remitir la información conforme a los procedimientos y en los formularios que al efecto les sean proporcionados por el Instituto. El artículo 154, párrafo 6 de la Ley General de Instituciones y Procedimientos Electorales establece que el Presidente del Consejo General podrá celebrar convenios de cooperación tendentes a que la información a que se refiere este artículo se proporcione puntualmente. El artículo 155, párrafo 9 del citado ordenamiento legal, establece que la Dirección Ejecutiva del Registro Federal de Electores, dará de baja del Padrón Electoral los ciudadanos que hayan fallecido, siempre y cuando quede acreditado con la documentación de las autoridades competentes o mediante los procedimientos que determine la Comisión Nacional de Vigilancia. Unidad emisora Revisó Aprobó Núm de revisión Paginación D D V C C O C D E R F E de 91

13 Procedimiento para dar Tratamiento a las Notificaciones de Defunción que emite el Registro Civil El 14 de agosto de 2008, mediante acuerdo CG347/2008, el Consejo General del Instituto Nacional Electoral aprobó los Lineamientos Generales para la Depuración del Padrón Electoral en el Marco del Desarrollo de la Estrategia Integral para la Depuración del Padrón Electoral , publicados en el Diario Oficial de la Federación el 01 de julio de 2010 y el Título II, Sección Tercera de los Lineamientos Generales para la Depuración del Padrón Electoral, establece los mecanismos de depuración, específicamente, del procesamiento de las notificaciones de fallecidos, su recepción, tratamiento y resguardo de documentación. Unidad emisora Revisó Aprobó Núm de revisión Paginación D D V C C O C D E R F E de 91

14 Procedimiento para dar Tratamiento a las Notificaciones de Defunción que emite el Registro Civil 2. Objetivos 2.1. Objetivos del documento Objetivo general del documento. Dotar a las actividades de depuración de un marco normativo procedimental para procesar las notificaciones de defunción de ciudadanos que fallecieron que el Registro Civil formula al INE, a fin de identificar en el Padrón Electoral el registro correspondiente para excluirlo de los instrumentos electorales Objetivos específicos del documento. a) Definir mecanismos para recopilar las notificaciones de defunción, formuladas por la autoridad competente. b) Definir las características de la información requerida para identificar plenamente en el Padrón Electoral el registro coincidente candidato a darse de baja, y establecer criterios para clasificar las notificaciones en válidas e inválidas. c) Establecer criterios de búsqueda en el Padrón Electoral Nacional para localizar los registros correspondientes a las notificaciones remitidas por el Registro Civil. d) Determinar elementos de análisis para verificar si el registro obtenido por medio de la búsqueda en el Padrón Electoral Nacional, coincide con los datos de la notificación de defunción remitida por el Registro Civil y definir criterios para establecer la correspondencia de la identidad del registro. D D V C C O C D E R F E de 91

15 Procedimiento para dar Tratamiento a las Notificaciones de Defunción que emite el Registro Civil 2.2. Objetivos del procedimiento Objetivo general del procedimiento. Procesar las notificaciones de defunción que emite el Registro Civil sobre fallecidos mayores de 18 años, con el fin de identificar el registro correspondiente en el Padrón Electoral para excluirlo de los instrumentos electorales Objetivos específicos del procedimiento. a) Recopilar las notificaciones de defunción de los ciudadanos fallecidos, formuladas por las autoridades competentes. b) Validar que la documentación proporcionada por la institución registral cuente con la información necesaria para identificar de manera individual el registro correspondiente en el Padrón Electoral, y en caso contrario solicitar su complementación para procesarla, a fin de identificar un registro candidato en el Padrón Electoral. c) Buscar en el padrón electoral a nivel nacional los registros correspondientes a las notificaciones remitidas por el Registro Civil. d) Cotejar mediante el análisis de los posibles registros coincidentes, si corresponde plenamente el registro obtenido a través de la búsqueda en el Padrón Electoral Nacional con el ciudadano de la notificación de defunción. e) Verificar, por medio del operativo de campo, la correspondencia de la información de las notificaciones que no cumplen con las condiciones de identificación en gabinete. f) Excluir del Padrón Electoral los registros ciudadanos fallecidos catalogados como Identificados. D D V C C O C D E R F E de 91

16 Procedimiento para dar Tratamiento a las Notificaciones de Defunción que emite el Registro Civil 3. Conocimiento de las defunciones La Dirección Ejecutiva del Registro Federal de Electores podrá enterarse del deceso de ciudadanos registrados en los instrumentos electorales, mediante la siguiente documentación: Notificaciones emitidas por el Registro Civil. Notificaciones provenientes de avisos ciudadanos. La DERFE dará prioridad a obtener el documento emitido por el Registro Civil y, una vez que se cuente con él, se realizará el tratamiento para la exclusión del registro considerando lo que determina el presente procedimiento. Todos los casos en que no se obtenga el documento expedido por el Registro Civil (Notificación de Defunción, copia del Acta de Defunción ex profeso para el INE o copia certificada del Acta de Defunción), se atenderán conforme a lo que señala el Procedimiento alterno para dar de baja del Padrón Electoral los registros de ciudadanos fallecidos, vigente. D D V C C O C D E R F E de 91

17 Procedimiento para dar Tratamiento a las Notificaciones de Defunción que emite el Registro Civil 4. Recopilación de notificaciones de defunción 4.1. Concertación con Registros Civiles Para hacer más eficiente el proceso de obtención de información de los fallecimientos de ciudadanos, reportados por la autoridad competente, los Vocales del Registro Federal de Electores de las Juntas Locales Ejecutivas, con el apoyo de los Vocales Ejecutivos y Secretarios de las Juntas Locales Ejecutivas, realizarán acercamientos que tengan como principal fin la firma de convenios de apoyo y colaboración con el Registro Civil de su entidad, a fin de convenir los mecanismos mediante los cuales proporcionarán información nominal, que permita sustentar la exclusión de registros de la base de datos del Padrón Electoral, atendiendo lo estipulado en el artículo 154, párrafos 1, 2, 5 y 6 del LEGIPE por el concepto de defunción. Se deberá prever que en el Convenio se establezca la entrega al Instituto de información estadística que permita evaluar la eficiencia en la aplicación del programa de bajas por defunción, cuando el Registro Civil esté en posibilidad de hacerlo. Para realizar lo anterior, se contará con un prototipo de convenio (anexo 1) avalado por las áreas vinculadas en la DERFE y por la Dirección Jurídica del Instituto. El convenio se deberá actualizar merced a modificaciones en la legislación, mejoras operativas o tecnológicas y cualquier otro cambio que lo afecte. Una vez formalizados los compromisos, será responsabilidad de cada una de las Vocalías del RFE de las Juntas Locales y Distritales, en su ámbito de responsabilidad, garantizar su cumplimiento. La información que se debe requerir al Registro Civil mediante la concertación es la siguiente: Notificaciones de defunción, para lo que se utilizará en forma individual el formato de Notificación de Defunción (ND) proporcionado por el INE. D D V C C O C D E R F E de 91

18 Procedimiento para dar Tratamiento a las Notificaciones de Defunción que emite el Registro Civil Copia certificada del acta de defunción o copia ex profeso para el Instituto Nacional Electoral. Copia simple de la credencial para votar del ciudadano fallecido, cuando se cuente con ella. Listado nominativo (base de datos en medio óptico) acompañado del oficio con firma autógrafa y sello oficial de la autoridad registral, en donde conste el detalle estadístico de la información proporcionada. Para evitar un desfase en la entrega de información, se buscará llevar a cabo acercamientos para dar capacitación constante que permita sensibilizar a los funcionarios de los Registros Civiles sobre la importancia de su participación en la depuración del Padrón Electoral. Para los casos de ciudadanos mexicanos fallecidos en el extranjero cuyo cuerpo sea repatriado, la Vocalía del RFE de la Junta Local Ejecutiva en el DF establecerá los mecanismos para obtener de la Dirección General del Registro Civil en el Distrito Federal, el documento que permita realizar la exclusión del registro del Padrón Electoral. 4.2 Entrega de Formatos de Notificación de Defunción al Registro Civil La Coordinación de Operación en Campo (COC), a través de la Dirección de Depuración y Verificación en Campo (DDVC), preverá la generación de los formatos de Notificación de Defunción (anexo 2) y su envío a las Vocalías del RFE adscritas a las Juntas Locales Ejecutivas que, de acuerdo con los términos de la concertación, lo requieran. D D V C C O C D E R F E de 91

19 Procedimiento para dar Tratamiento a las Notificaciones de Defunción que emite el Registro Civil Las Vocalías del Registro Federal de Electores de las Juntas Locales y Distritales Ejecutivas, proporcionarán de forma permanente a cada una de las Oficialías del Registro Civil en el ámbito de su competencia, los formularios de Notificación de Defunción (ND) mediante los cuales se entregará al Instituto Nacional Electoral la información de los ciudadanos fallecidos. Los órganos desconcentrados del Instituto solicitarán los formularios de Notificación de Defunción a la DDVC con anticipación suficiente; asimismo, deberán mantenerse atentos a los requerimientos que cada una de las Oficialías del Registro Civil tengan de este insumo, y deberán establecer mecanismos de comunicación con la autoridad competente para abastecerla con oportunidad en la cantidad requerida. 4.3 Recepción y validación de la información Documentación El Registro Civil, con base en los acuerdos establecidos en el Convenio, realizará la entrega de la información a través de los siguientes documentos: Notificación de Defunción (ND); o Acta de Defunción ex profeso para el instituto; o Copia del acta de defunción debidamente certificada; y, en los casos en que sea posible, Listado nominativo (base de datos en medio óptico) acompañado del oficio con firma autógrafa y sello oficial del Registro Civil en donde conste el detalle estadístico de la información entregada. D D V C C O C D E R F E de 91

20 Procedimiento para dar Tratamiento a las Notificaciones de Defunción que emite el Registro Civil Para los casos en que se reciba la Notificación de Defunción (ND), invariablemente deberá estar firmada por la autoridad registral que notifica al INE. De recibirse el acta de defunción ex profeso para el Instituto, la copia certificada del Acta de Defunción o listado nominativo en medio óptico, estos harán las veces de Notificación de Defunción. Las Vocalías del RFE adscritas a las Juntas Locales y Distritales Ejecutivas brindarán el apoyo necesario a la autoridad registral, con la finalidad de obtener la información mencionada en los tiempos y formas establecidos Frecuencia de recepción Con el objeto de hacer más eficientes las tareas de depuración y en cumplimiento con lo señalado por el artículo 154, párrafo 2 de la Ley General de Instituciones y Procedimientos Electorales y, de conformidad con el convenio signado con la Institución, las Vocalías del Registro Federal de Electores de las Juntas Locales y Distritales Ejecutivas acordarán con las autoridades registrales el procedimiento mediante el cual se realizará la entrega-recepción de la información de defunciones, considerando que para las entregas se deben cumplir los periodos, según la lejanía entre las Oficialías y las oficinas del Instituto: Diario; o Dos veces a la semana Para los casos en que se acuerde con la autoridad registral, por cuestiones de lejanía y/o falta de recursos para el traslado a la sede local, que la información sea entregada en oficinas distritales, ésta deberá ser remitida inmediatamente a la oficina local de la Vocalía del Registro Federal de Electores, a fin de garantizar la oportunidad en el procesamiento respectivo. D D V C C O C D E R F E de 91

21 Procedimiento para dar Tratamiento a las Notificaciones de Defunción que emite el Registro Civil Información requerida Se solicitará a los Oficiales del Registro Civil que proporcionen a las Vocalías del RFE la información de todos aquellos ciudadanos fallecidos, mediante oficio en donde conste el detalle de la entrega de documentos físicos, el listado nominal y el medio óptico con la siguiente información: a) Información básica del ciudadano fallecido, requerida a la autoridad registral de forma obligatoria para el procesamiento de la identificación: Apellido paterno, apellido materno, nombre(s); Entidad de nacimiento, Fecha de nacimiento o edad; Sexo. b) Información adicional del ciudadano fallecido, requerida a la autoridad registral en caso de que cuente con ella: Domicilio (calle, número exterior, número interior, colonia/localidad, delegación/municipio y entidad). c) Información de la autoridad registral, requerida de forma obligatoria para el procesamiento de la defunción: Número de Oficialía; Número de Libro; Número de Acta; Fecha de expedición del Acta; Fecha de Defunción; Nombre completo, cargo y firma del Oficial del Registro Civil; Fecha de Notificación. D D V C C O C D E R F E de 91

22 Procedimiento para dar Tratamiento a las Notificaciones de Defunción que emite el Registro Civil d) Información registral del ciudadano fallecido en caso de que se cuente con ella: Clave de elector Folio de la Credencial de elector Clave Única del Registro de Población (CURP) Para los casos en que, a partir del Convenio de Apoyo y Colaboración, la autoridad registral realice la entrega de información de defunciones en archivos de salida de su base de datos (medio óptico), ésta será procesada mediante el Sistema de Procesamiento de Notificaciones de Defunción, a fin de generar los registros coincidentes y se realice el análisis de gabinete. Cuando no se tengan elementos suficientes para determinar la plena identificación de los registros involucrados se acudirá a campo para corroborarla Validación Para garantizar que la documentación cuente con los elementos mínimos indispensables que garanticen su correcto procesamiento, la Oficina del Supervisor de Depuración al Padrón adscrita a la Vocalía del RFE de la Junta Local Ejecutiva, deberá verificar, inmediatamente después de la recepción, que contenga los siguientes elementos: a) Información básica del ciudadano reportado como fallecido Nombre completo; Domicilio completo (en caso de contar con él); Datos generales. b) Información del Registro Civil Datos de la Oficialía que notifica; Documento que sustenta la notificación; D D V C C O C D E R F E de 91

23 Procedimiento para dar Tratamiento a las Notificaciones de Defunción que emite el Registro Civil Datos del funcionario que notifica. c) Información registral (en caso de contar con ella): Clave de elector; Folio de la Credencial de elector; Clave Única del Registro de Población (CURP). Producto de la validación de la información y dependiendo de su contenido se clasificarán en Notificaciones Válidas e Inválidas, de acuerdo con lo siguiente: Notificaciones Válidas: Son aquellas que cumplen con todos los datos necesarios para ser procesadas, y que correspondan a decesos de ciudadanos mexicanos de 18 años o más. Notificaciones inválidas: Son aquellas en donde se omitió información necesaria para realizar su confronta contra el Padrón Electoral, aun cuando la información esté completa pero no sea válida por alguna causa, las cuales se clasifican en dos subgrupos: Con falta de información: Para solicitar a la autoridad registral que proporcione la información faltante y, una vez que se cuente con ella, ésta será procesada con la recibida durante el periodo. Con información no requerida: Para resguardo por corresponder a extranjeros, menores de edad o notificaciones repetidas que habían sido recibidas con anterioridad. D D V C C O C D E R F E de 91

24 Procedimiento para dar Tratamiento a las Notificaciones de Defunción que emite el Registro Civil 5. Esquema del proceso Para llevar a cabo la exclusión de los registros reportados por la autoridad registral como fallecidos, se llevan a cabo los siguientes pasos: Se recibe la información y se procede a validar: si está incompleta, se solicita a la autoridad competente que allegue lo faltante. En caso de estar completa se realiza la captura en el Sistema de Procesamiento de Notificaciones de Defunción y se ejecuta la búsqueda del registro en el Padrón Electoral nacional y se generan los registros coincidentes. Si existe duda respecto a la correspondencia entre el registro y la notificación, se envía a campo para su análisis; si el ciudadano es plenamente identificado, el registro se excluye del Padrón Electoral. D D V C C O C D E R F E de 91

25 Procedimiento para dar Tratamiento a las Notificaciones de Defunción que emite el Registro Civil 6. Análisis de gabinete La información se procesará diariamente bajo la responsabilidad del Vocal del RFE de la Junta Local Ejecutiva, quien coordinará en su ejecución al Supervisor Depuración al Padrón. El procesamiento de la información se realizará en el Sistema de Procesamiento de Notificaciones de Defunción, lo que permitirá dar seguimiento puntual para cada una de las etapas, considerando el intercambio de información, búsquedas, especificaciones y condiciones descritas en el Anexo Captura Diariamente y conforme se reciban las Notificaciones y que de acuerdo al resultado de la validación, se realizará la captura de aquellas catalogadas como VALIDAS, vía el Sistema de Procesamiento de Notificaciones de Defunción considerando los siguientes elementos: Información básica del ciudadano reportado como fallecido Información del Registro Civil Información de la credencial para votar (en caso de contar con ella) Clave única del Registro de Población (CURP), en caso de contar con ella. Adicionalmente, se deberán capturar aquellas notificaciones catalogadas como INVÁLIDAS, y quedarán señaladas en el Sistema de Procesamiento de Notificaciones de Defunción con este estatus, para identificar que falta de información hasta que sea obtenida de la autoridad registral. Dicho registro se podrá actualizar en el Sistema. D D V C C O C D E R F E de 91

26 Procedimiento para dar Tratamiento a las Notificaciones de Defunción que emite el Registro Civil El sistema asignará un folio único de captura a cada notificación de defunción ingresada, el cual servirá de referencia para las Testimoniales y/o Cuestionarios que se generen como resultado de su procesamiento, con el propósito de contar con el control que permita realizar un óptimo seguimiento. En el proceso de captura de la notificación se realizará la validación para garantizar que la información contenida en los documentos proporcionados por la institución sea consistente, asimismo se deberá conformar un archivo digital del expediente de cada ciudadano 6.2 Búsqueda de registros en la base de datos nacional El registro de la notificación capturada se deberá confrontar con las bases de datos del Padrón Electoral nacional, con la finalidad de identificar registros coincidentes. La confronta se realizará de manera automatizada con base en los siguientes criterios: a) En la base de datos del Padrón Electoral Nacional. Bajo los siguientes criterios de comparación: Criterio 1 2 Cuadro 1: Criterios para realizar búsquedas en el Padrón Electoral Nivel de Descripción Criterio Orden Criterio aplicación Nombre completo igual, diferencia máxima de 5 años en la fecha de nacimiento Homofonía del nombre completo, sexo igual y diferencia máxima de 5 años en la fecha de nacimiento Nacional 9 Nacional 4 3 Intercambio de apellidos, nombre igual, diferencia máxima de 5 años en la fecha de nacimiento Nacional 6 4 Intercambio de un apellido con el nombre, diferencia máxima de 5 años en la fecha de nacimiento Nacional 7 D D V C C O C D E R F E de 91

27 Procedimiento para dar Tratamiento a las Notificaciones de Defunción que emite el Registro Civil Criterio Descripción Criterio Nivel de aplicación Orden Criterio 5 6 Nombre igual, un apellido igual y el otro diferente, año de nacimiento igual, mes y/o día de nacimiento igual Apellidos iguales, nombre diferente, sexo igual, fecha de nacimiento igual Nacional 10 Nacional 8 7 Clave electoral igual en las primeras 12 posiciones Nacional 5 8 Clave electoral igual en los primeros 6 dígitos, sexo igual, diferencia solo en año, mes o día de la fecha de nacimiento Nacional 11 9 CURP igual Nacional 1 10 Clave de elector igual Nacional 2 Dependiendo del resultado de la búsqueda con los criterios señalados, se obtendrán registros coincidentes de aquellos que tengan un porcentaje mayor de similitud con el fallecido de la notificación. b) Bases de datos históricas de bajas aplicadas (por suspensión, cancelación de trámites, duplicados y datos personales irregulares). Criterio Cuadro 2: Criterios para realizar búsquedas base de datos histórica Nivel de Descripción Criterio Orden Criterio aplicación 11 Clave electoral igual en las primeras 15 posiciones Nacional 3 c) Base de datos de fallecidos. Cuadro 3: Criterios para realizar búsquedas en base de datos de fallecidos Criterio Descripción Criterio Nivel de aplicación Orden Criterio 12 Nombre completo igual Nacional 12 D D V C C O C D E R F E de 91

28 Procedimiento para dar Tratamiento a las Notificaciones de Defunción que emite el Registro Civil Estos criterios podrán ser modificados de acuerdo con la valoración que la DERFE realice sobre la eficiencia de su aplicación, y los cambios se plasmarán en una nueva versión del presente documento Determinación de estatus Los registros coincidentes que se obtengan de la confronta, se analizarán en la Vocalía del Registro Federal de Electores de la Junta Local Ejecutiva para definir su estatus de acuerdo con lo siguiente: Registros localizados en el padrón electoral: un revisor realizará el análisis de los datos de la notificación de los registros en el padrón electoral, considerando la información básica de los 8 primeros registros coincidentes, de acuerdo con el porcentaje de semejanza y variables de igualdad: Cuadro 4: Criterios para determinar el estatus de los registros VARIABLES DE IGUALDAD NOMBRE COMPLETO FECHA DE NACIMIENTO O EDAD DOMICILIO ESTATUS ADQUIRIDO IGUAL IGUAL IGUAL IDENTIFICADO IGUAL DIFERENTE IGUAL IDENTIFICADO IGUAL IGUAL CALLE IGUAL, NUMERO IDENTIFICADO DIFERENTE NOMBRE IGUAL, APELLIDOS INVERTIDOS IGUAL IGUAL IDENTIFICADO NOMBRE DIFERENTE, A VERIFICAR EN IGUAL IGUAL APELLIDOS IGUALES* CAMPO IGUAL IGUAL DIFERENTE A VERIFICAR EN CAMPO IGUAL DIFERENTE (+- 5 AÑOS, IGUAL A VERIFICAR EN EN MES-AÑO, DIA-MES, DIA- DIFERENTE CAMPO AÑO) IGUAL DIFERENTE (+- 5 AÑOS, IGUAL EN MES-AÑO, DIA-MES, DIA- AÑO) CALLE IGUAL, NUMERO DIFERENTE A VERIFICAR EN CAMPO DIFERENTE IGUAL IGUAL A VERIFICAR EN CAMPO DIFERENTE DIFERENTE DIFERENTE NO IDENTIFICADO *Considerando la identificación de gemelos. D D V C C O C D E R F E de 91

29 Procedimiento para dar Tratamiento a las Notificaciones de Defunción que emite el Registro Civil Cuando se detecte la existencia de más de un registro identificado plenamente del ciudadano reportado como fallecido, el revisor realizará el marcaje de los registros involucrados en el sistema para que estos reciban el tratamiento de acuerdo con lo que determina el Procedimiento para la detección y baja de registros duplicados. Con lo anterior, se deberá garantizar la exclusión de la totalidad de los registros relacionados con la persona reportada por la autoridad, por duplicados o por defunción, según sea el caso. De acuerdo con las variables de igualdad, el resultado del análisis corresponderá la siguiente clasificación: a) Identificado.- Cuando se determine la plena correspondencia entre los datos de la Notificación de defunción con alguno de los registros del Padrón Electoral, se solicitará la exclusión del registro, siempre que pertenezca a la entidad en donde se realizó la identificación respectiva. b) Identificado en otra entidad.- Cuando exista plena correspondencia entre los datos de la Notificación de defunción y los de un registro del padrón domiciliado en otra entidad, se remitirá la notificación a dicha entidad para que realice la validación de gabinete y/o de campo, a fin de que solicite la exclusión del registro. La entidad destino tendrá un plazo máximo de dos días para atender estos casos, de acuerdo con lo que determina el apartado: Procesamiento de notificaciones cuyo registro candidato pertenece a una entidad diferente. D D V C C O C D E R F E de 91

30 Procedimiento para dar Tratamiento a las Notificaciones de Defunción que emite el Registro Civil c) A campo.- Cuando no se cuente con elementos suficientes para determinar la plena correspondencia entre los datos de la Notificación de defunción y el registro del Padrón, o exista duda. Se deberá corroborar la identidad del fallecido con hasta tres visitas al domicilio del primer registro coincidente, sólo en el caso de que el domicilio se ubique en la entidad de recepción y captura. En el caso de que el domicilio del primer registro corresponda a una entidad distinta a la que recibió la notificación o, bien, que el domicilio se tenga como no identificado, la visita se deberá realizar al domicilio proporcionado en la notificación. d) No identificado.- Cuando se determine que no existe relación entre la notificación de defunción y los datos de alguno de los registros, será necesario acudir al domicilio que aparece en la Notificación para recabar información adicional o clarificar la asentada en el documento expedido por el Registro Civil, de acuerdo con lo que determina el apartado de Notificaciones: No identificadas Registros localizados en base de datos histórica de bajas aplicadas: El Sistema de Procesamiento de Notificaciones de Defunción mostrará la base de datos en la cual fue localizado el registro, para que el revisor realice las siguientes acciones: a) Baja previa por Defunción: Deberá determinar mediante un análisis si se trata de la misma identidad a partir de la comparación de los datos básicos contenidos en la notificación contra los asentados en la base de datos de bajas y, en caso confirmarse, el registro deberá permanecer excluido. Se deberá resguardar la notificación y se catalogará como duplicada, anotando la fecha en que se realizó la exclusión del registro. Asimismo, se deberá capturar el estatus en el sistema. D D V C C O C D E R F E de 91

31 Procedimiento para dar Tratamiento a las Notificaciones de Defunción que emite el Registro Civil b) Baja previa por Suspensión de Derechos: Deberá determinar si se trata de la misma identidad y, en caso de confirmarse, el registro deberá permanecer excluido. Se deberá incluir en la base de datos de bajas el estatus de Ciudadano fallecido; a través del Sistema de Procesamiento de Notificaciones de Defunción. c) Baja previa por Cancelación del trámite: Deberá determinar si se trata de la misma identidad mediante la comparación con los datos básicos contenidos en la notificación y, en caso de confirmarse, el registro deberá permanecer excluido. Se deberá informar esta situación para que se incluya en la base de datos de bajas el estatus de ciudadano fallecido, y se procederá a marcar la notificación de defunción física y en el Sistema de Procesamiento de Notificaciones de Defunción, con el propósito de que se considere para búsquedas posteriores. d) Baja previa por duplicado: El Sistema de Procesamiento de Notificaciones de Defunción mostrará el registro dado de baja por éste concepto acompañado del registro vigente en Padrón Electoral, con lo que se deberá determinar si se trata de la misma identidad mediante la comparación con los datos básicos contenidos en la Notificación. En caso de confirmarse la correspondencia se realizará solicitud de exclusión del registro vigente por defunción. e) Baja previa por Datos personales irregulares: Deberá determinar si se trata de la misma identidad mediante la comparación con los datos básicos contenidos en la notificación y, en caso de confirmarse, el registro deberá permanecer excluido. Se deberá informar esta situación para que se incluya en la base de datos de bajas, el estatus de ciudadano fallecido, adicionalmente se procederá a marcar la Notificación de Defunción a fin de que se considere para búsquedas posteriores. D D V C C O C D E R F E de 91

32 Procedimiento para dar Tratamiento a las Notificaciones de Defunción que emite el Registro Civil En los casos en que el registro se identifique en el archivo histórico de bajas, se deberá registrar en la misma base de datos la información correspondiente a la defunción para lo cual se generará la Orden de Registro de Fallecimiento especificado en el apartado 8.3 Generación de órdenes de registro de fallecimiento (ORDEF) del presente documento. 6.4 Notificaciones No identificadas El estatus de No Identificadas se obtiene en diferentes etapas del procesamiento: a) En la etapa de búsqueda de registros coincidentes en el Padrón Electoral, el Sistema de Procesamiento de Notificaciones de Defunción no arroja ningún registro que tenga semejanza con los datos de la Notificación. b) Como resultado del análisis en gabinete, cuando al aplicar las variables de igualdad con los registros candidatos se determina que no se trata de la misma identidad. c) Producto de la verificación en campo, al corroborar que ninguno de los registros corresponden al fallecido reportado por el Registro Civil como fallecido; o si aun después de la entrevista existe duda en la identificación del fallecido. Para dichas notificaciones se deberá realizar un reprocesamiento adicional, por lo que de forma permanente, se deberán considerar los siguientes aspectos: a) Realizar hasta tres visitas al domicilio, con la finalidad de obtener información adicional o clarificar la que ya se tiene. b) Utilizar el Cuestionario de Verificación de Datos (anexo 4) con el propósito de obtener información registral del ciudadano fallecido y corroborar la información proporcionada por el Registro Civil mediante la Notificación de Defunción o el Acta de Defunción. D D V C C O C D E R F E de 91

33 Procedimiento para dar Tratamiento a las Notificaciones de Defunción que emite el Registro Civil En caso de que se obtenga información adicional, se realizará la búsqueda de candidatos en las bases de datos de Padrón y bajas aplicadas; y, de localizarse algún registro coincidente, se realizará el procesamiento que corresponda a Ciudadano Identificado o A Verificar en Campo, señalado en los apartados Procesamiento de la información y Operativo de Campo. Para los casos en que después de la visita domiciliaria no se obtenga información adicional que permita una nueva búsqueda de candidatos, se considerarán como Notificaciones No Identificadas, y quedarán con dicho estatus como definitivo Con registro de una entidad diferente Cuando, a partir de la realización del análisis en gabinete o campo, se identifique plenamente a uno de los registros, y éste pertenezca a una entidad diferente de donde se emitió la Notificación de Defunción, se catalogará la notificación como Identificado en otra entidad. A través del Sistema de Procesamiento de Notificaciones de Defunción, la entidad destino recibirá la notificación electrónica para que realice la validación sobre la identificación del registro, por lo que deberá recibir lo siguiente: - Archivo electrónico de la Notificación de Defunción emitida por la autoridad registral. - Información básica e imágenes del registro identificado. - Archivo electrónico del Cuestionario de verificación de datos (Anexo 4), si es el caso y, - Archivo electrónico de la Testimonial para corroboración de datos en campo (Anexo 5), si el registro se verificó en campo. D D V C C O C D E R F E de 91

34 Procedimiento para dar Tratamiento a las Notificaciones de Defunción que emite el Registro Civil La entidad destino tendrá hasta dos días para emitir la validación de la identificación realizada por la entidad origen. Dicha validación podrá realizarse en gabinete, cuando el registro haya sido identificado plenamente o en campo cuando exista variación de datos de la notificación y los de la base de datos del Padrón Electoral. De identificarse el registro en la entidad destino, ésta solicitará la exclusión del registro y el envío físico de la documentación, con el propósito de que se integre el expediente de la exclusión del registro, por lo que el envío de los documentos originales a la entidad destino se realizará cada dos meses por correo ordinario. En los casos en que el estatus de identificado en otra entidad se rechace por la entidad destino, se considerará como ciudadano diferente y existirá la posibilidad de que la entidad origen acuda al domicilio de la notificación a recabar información adicional o a corroborar la asentada en la Notificación de Defunción, en caso de que no se hubiese realizado al inicio del procesamiento De ciudadanos fallecidos en el extranjero Para las notificaciones de defunción pertenecientes a ciudadanos fallecidos en el extranjero, la DERFE, a través de la Vocalía del RFE de la Junta Local Ejecutiva del Distrito Federal, recibirá de la Dirección General del Registro Civil en el Distrito Federal las actas de defunción expedidas por el Servicio Exterior Mexicano. Una vez que la DERFE obtenga dichos documentos deberá proceder a su captura en el sistema. Estas notificaciones deberán quedar registradas como ciudadano fallecido en un país extranjero, para efectos de seguimiento y control de la documentación. La captura estará a cargo de la Vocalía del RFE de la Junta Local Ejecutiva del Distrito Federal. D D V C C O C D E R F E de 91

35 Procedimiento para dar Tratamiento a las Notificaciones de Defunción que emite el Registro Civil Obtenidos los registros coincidentes por cada registro reportado, éstos serán remitidos vía el sistema a las Vocalías del RFE de las Juntas Locales Ejecutivas de acuerdo con domicilio del registro contenido en el Padrón Electoral que presente mayor similitud con el del ciudadano reportado como fallecido. Con dicha información, las Vocalías del RFE realizarán el análisis de los candidatos y, si fuera el caso, las entrevistas personalizadas que permitan corroborar la plena correspondencia de los registros, atendiendo lo señalado en los apartados 6. Análisis de gabinete y 7. Operativo de campo. Las Notificaciones de Defunción originales entregadas por el Registro Civil en el Distrito Federal, serán remitidas a las Vocalías del RFE una vez que se haya corroborado la identidad de los registros, con el fin de que éstas cuenten con los documentos originales que soportan la exclusión de los registros. Para llevar el control de las notificaciones de defunción en el extranjero, se incorporarán a las procesadas durante el periodo, a fin de que al ser validadas en campo, no se excedan los tiempos establecidos para su procesamiento. Es importante mencionar, que cuando se tenga conocimiento de defunciones ocurridas en el extranjero y no exista el documento expedido por el Registro Civil del el Distrito Federal, se procesarán de acuerdo a lo señalado en el Procedimiento alterno para dar de baja del Padrón Electoral los registros de ciudadanos fallecidos De entidades con Proceso Electoral Local El procesamiento de notificaciones provenientes de la autoridad registral en donde se informe la defunción de los ciudadanos se realizará diariamente. En las entidades con proceso electoral local se deberá observar un cuidado especial ya que existe prioridad para excluir los registros antes del cierre de la base de datos para la impresión del Listado Nominal. D D V C C O C D E R F E de 91

36 Procedimiento para dar Tratamiento a las Notificaciones de Defunción que emite el Registro Civil 7. Operativo de Campo 7.1. Generación de Testimoniales A fin de determinar la correspondencia entre el registro del Padrón y el fallecido notificado, los registros catalogados durante el análisis como A Campo deberán ser corroborados mediante entrevista personalizada en el domicilio asentado en la ND. Al momento de asignar el estatus de A campo, el Sistema de Procesamiento de Notificaciones de Defunción generará la Testimonial de corroboración de datos en campo (anexo 5), que es el documento donde se asentará la información recabada durante la entrevista, la cual deberá capturarse en el sistema inmediatamente después levantar la información Entrevistas personalizadas Las Vocalías del RFE de las Juntas Locales Ejecutivas coordinarán el levantamiento de la información en campo que realicen las Vocalías del RFE de las Juntas Locales Ejecutivas Distritales. En todos los casos en que no se obtenga información suficiente del fallecido, se realizarán hasta tres visitas. Se acudirá al domicilio del primer registro coincidente del Padrón Electoral en el caso de que el domicilio se ubique en la entidad de recepción y captura. En el caso de que el domicilio del primer registro corresponda a una entidad distinta a la que recibió la notificación o, bien, que el domicilio se tenga como no identificado, la visita se deberá realizar al domicilio proporcionado en la notificación. Al recabar la información en campo mediante la Testimonial, se deberá atender lo señalado en el Manual del Verificador de Campo. Si, durante la entrevista personalizada, se identifican duplicados, éstos deberán señalarse para aplicar la baja por duplicado y posteriormente excluir el registro vigente por defunción. D D V C C O C D E R F E de 91