Manual de creación de códigos de ítem en QuickBooks

Transcripción

1 Manual de creación de códigos de ítem en QuickBooks Manual básico de creación y asignación de códigos en Quickbook a continuación se muestra la nomenclatura para la creación items en Quickbook.

2 TIPOS DE NOMENCLATURA DE PRODUCTO INGRESO DE CODIGOS DE PROVEEDOR Se crea el producto en el Quickbook utilizando el código original procedente del proveedor. CREACIÓN DE CÓDIGOS AUTOMÁTICOS EN SISTEMA Se activa la generación de códigos automáticos en el Quickbook, de esta manera los productos contaran con un código unico generado por el Quickbook, ideal para el producto que no trae consigo un código de barra o numero de item. CREACIÓN DE CÓDIGOS DE CONVERSIÓN. Se crea un parámetro de conversión en base a las unidades métricas, ideal para la conversión de unidades de compra a unidades de venta.

3 INGRESO DE CÓDIGOS DE PROVEEDOR ~ Para iniciar el ingreso de los códigos del proveedor, seleccionamos la ficha LIST, en la lista desplegable seleccionamos ITEM LIST, que nos llevara a la lista de items.

4 INGRESO DE CODIGOS DEL PROVEEDOR La presente imagen muestra el ITEM LIST, en la parte inferior izquierda de la pantalla, seleccionamos la ficha ITEM, el lista desplegable seleccionamos NEW. En la siguiente imagen en la casilla TYPE, seleccionamos INVENTORY PART, esta opción es ideal cuando el usuario desea realizar un seguimiento de la cantidad en stock.

5 INGRESO DE CODIGOS DEL PROVEEDOR En la casilla de ITEM NAME/NUMBER colocaremos el numero de código de barra del proveedor, ya sea ingresándolo con el teclado, o bien escaneándolo con un lector de código de barra. Esperar hasta que la instalacion finalice.

6 NGRESO DE CODIGOS DE PROVEEDOR CREACION DE CODIGOS AUTOMÁTICOS EN SISTEMA El sistema Quickbook es capaz de generar un numero de ítem o código de barra automatico. El cual cuanta con el siguiente formato ejemplo: QB: Para implementar el código de barra generado automáticamente, borramos sus primeros 3 caracteres, ejemplo: QB: , el código a implementar seria luego lo colocamos en la casilla BARCODE NUMBER y en la casilla ITEM NUMBER.

7 CREACION DE CODIGOS AUTOMÁTICOS EN SISTEMA Para activar la generación de cogidos automáticos en sistema vamos a: Edit > Preferences > Items & Inventory > Company Preferences hacemos clic en Advanced Inventory Settings

8 CREACION DE CODIGOS AUTOMÁTICOS EN SISTEMA En la siguiente pantalla de configuración, hacemos clic en la pestaña BARCODES Seleccionamos la casilla Enable barcodes scanning luego damos clic en la opción Open Barcode Wizard

9 CREACION DE CODIGOS AUTOMÁTICOS EN SISTEMA Seleccionamos la opción por default de lista desplegable, luego clic en NEXT. Seleccionamos marcamos la casilla, INVENTORY ITEMS, de esta manera generaremos el código de barra para este tipo de items, luego clic en NEXT.

10 SISTEMA CREACION DE CODIGOS AUTOMÁTICOS EN SISTEMA En la ventana final, damos clic en FINISH y automáticamente generaremos los códigos de barra para todos los inventory items del sistema.

11 CREACION DE CODIGOS DE CONVERSIÓN El Quickbook puede realizar conversiones de productos en las unidades de compra y venta. Por ejemplo se compra un producto por galón y se vende en onzas. Podemos establecer los parámetros de conversión en el Quickbook, de esta manera y definir las conversiones de los productos seleccionados. Nos dirigimos a la ventana de creación de ítems, damos clic en la lista desplegable U/M set, seleccionamos ADD NEW.

12 CREACION DE CODIGOS DE CONVERSIÓN En la siguiente ventana se define la unidad métrica, con la que trabajaremos. En la siguiente ventana definiremos nuestro unidad métrica equivalente. Ejemplo 1 Kilogramo es igual a libras. En la columna NAME colocamos nuestra unidad métrica deseada. En la columna ABREVIATION colocamos la abreviación. En la tercera columna se establece el equivalente, de conversión entre la columna 1 y la unidad métrica que definimos anteriormente, clic en NEXT

13 CREACION DE CODIGOS DE CONVERSIÓN En la siguiente lista, definimos la unidad métrica que utilizamos en la orden de compra. En la siguiente lista, definimos la unidad métrica que utilizaremos, en las facturas y cotizaciones. Clic en NEXT. En la siguiente ventana, estableceremos el nombre del parámetro de conversión que hemos configurado. Se utilizara el siguiente formato: Código del producto_unidad métrica de compra, con su abreviatura_ a_la unidad métrica a la cual es convertida, con su abreviatura. Ejemplo: FMA00123RQ_30LB_a_1KG. ZN1UURS_20L_a_10ML CU25_10G_a_10MG Clic FINISH.

14 CREACION DE CODIGOS DE CONVERSIÓN Una vez finalizados los pasos anteriores, hemos finalizado la creación de códigos de conversión, para aplicarlo a un ítems. Solo debemos ir a la ventana de creación de ítems, hacer clic en la lista desplegable y seleccionar el código que hemos creado para dicho producto