Manual Web Supplier. Abril 2016

Transcripción

1 Manual Web Supplier Abril 2016

2 Glosario Xpedite Sistema de adquisición de Thyssenkrupp (generación y administración de órdenes de compra. Service Es un sistema que se encarga de la comunicación entre Xpedite y Web supplier. Web supplier Es el portal que Thyssenkrupp pone a disposición de sus proveedores para el conocimiento e intercambio de información relacionada a compras, tales como cotizaciones y órdenes de compra. Username Nombre de usuario, será proporcionado al proveedor por parte de Thyssenkrupp. El username junto con el password son necesarios para el acceso al web supplier, Password Contraseña, será proporcionada al proveedor por parte de Thyssenkrupp. El username junto con el password son necesarios para el acceso al web supplier, Quotes o Cotización: documento que solicita compras al proveedor para que el proveedor informe y establezca el valor de productos o servicios. Item o Partida: producto o Servicio a cotizar

3 Glosario Currency o Moneda: Unidad representativa del precio para efectuar transacciones comerciales. (MNX, USD, EUR) Order o Orden: Documento que genera la empresa a sus proveedores, donde se visualizan negociaciones entre empresa-proveedor. Este documento es la solicitud de productos o servicios acordados en una orden de compra. Delivery o Entrega: Es el documento que el proveedor genera a través del web supplier y es una representación de una nota de remisión y funge también como parte del pase de entrada a las instalaciones de Thyssenkrupp. Invoice o Documento que refleja toda la información de una operación de compraventa, en este caso se factura de acuerdo a los deliveries acordados con la empresa. XML Addenda Es el archivo donde están todos los elementos del comprobante CFD o CFDI y realmente este archivo es el comprobante fiscal digital que es válido para el SAT y es el que se tiene que resguardar para las auditorias. Archivos electrónico necesario que deberá subir el proveedor para proceder al pago acordado empresaproveedor, procederá a pago siempre y cuando los documentos cumplan las normas establecidas por el SAT y los lineamientos de la empresa o La Addenda es un elemento dentro de la definición de la factura electrónica y sirve para que los contribuyentes puedan incluir información comercial adicional a la información contenida dentro del documento. El contenido de la Addenda no está regulado por el SAT, por esta razón al no haber un estándar el proveedor a través del web supplier deberá completar algunos datos de facturación necesarios para que Thyssenkrupp proceda al pago de la factura.

4 Glosario Applicant o Aplicante o requisitante: usuario de Thyssenkrupp que solicita los bienes o servicios. Step o Paso en el flujo de proceso de un documento. TK o Thyssenkrupp. Supplier o Proveedor. Receipt o Recibo o remisión: documento que se genera e imprime a través del web supplier, que contiene la información del delivery, y que el supplier utilizará como parte del pase de entrada a las instalaciones de TK.

5 Simbología o Contacts: muestra el o los contactos disponibles según el paso en el que se encuentra el delivery. o Detail: muestra el detalle del documento seleccionado. o Edit: sirve para editar o modificar la información del registro seleccionado. o Decline: sirve para declinar items, es decir para declarar que no cotizará el item seleccionado. o Delete: sirve para eliminar el registro en cuestión. o Notes: muestra todas las notas de un delivery. o Print: muestra la vista previa de impresión del documento que ha seleccionado.

6 Simbología o Upload: despliega la ventana de carga de archivos. o Download: despliega la ventana de descarga de archivos. o Unlock: despliega la ventana de desbloqueo de la carga de archivos pdf y xml de la factura. o Sent to SAP: muestra la ventana de autorizacion de envio a SAP del registro seleccionado. o Payment: muestra la ventana de autorización (TK) o confirmación de pago (supplier).

7 Botónes o Execute: ejecuta la consulta con el filtro indicado. o Save: guarda los cambios. o Cancel: cancela la acción iniciada mientras no se haya dado clic en el botón Save. o Yes: confirmar una acción. o New: crea un nuevo registro. o Send: sirve para enviar la informacion según corresponda. Una vez enviada no se podrá modificar la información. o Continue sending: sirve para continuar con el envío de la información. Aparece sólo cuando le solicita al usuario informacion adicional. Por ejemplo al envío del delivery, le pedirá la fecha de entrega, una vez que el usuario coloque la fecha podra dar clic en este botón. o Print: abre cuadro de dialogo donde el usuario puede seleccionar la impresora de su preferencia y enviar a imprimir el documento seleccionado.

8 Acceso Para ingresar al sitio teclear en su navegador: Debe colocar una X seguido por su número de proveedor y contraseña

9 Se desplegara la pantalla principal del Web Supplier en donde podrá consultar sus datos, las cotizaciones que tiene pendientes por hacer y las ordenes de compra que se le han asignado

10 Cotización

11 Quotes Listado de Cotizaciones Para veer el listado de Cotizaciones, sobre el menu hacer clic en My biddings >> Quotes Por default, aparecen solo las Cotizaciones pendientes.

12 Para veer el listado de todas las Cotizaciones (pendientes, terminadas, canceladas), debe seleccionar la opción All y dar clic en el botón Execute. Para veer el detalle de la cotización clic en ícono Detail

13 Estructura detalle de la cotización Datos generales Items a cotizar Archivos soporte

14 Editar items Para capturar el precio del item y alguna nota para informar tiempo de entrega, descuentos,etc, clic en el ícono Edit

15 Editar items Después de capturar el precio del item y alguna nota(opcional) clic en el botón Save

16 Declinar items Para declinar el item, clic en el ícono Decline

17 Declinar items Después de capturar el motivo de la declinacion, clic en el botón Yes

18 Aplicar moneda Para aplicar la moneda a la cotización, desplegar la lista Currency, y clic sobre la moneda que desee. La aplicación de la moneda se veer reflejada en cada item

19 Agregar archivos Para agregar archivos, como soporte de la cotización, clic sobre el botón New

20 Agregar archivos Clic en Browse Una vez seleccionado el archivo, clic en Open

21 Agregar archivos Clic en Save El archivo se veer reflejado en la tabla Files

22 Eliminar archivos Para eliminar archivos, clic en el botón Delete Confirmamos dando clic en el botón Yes

23 Envío de cotización Para que aparezca el botón Send la cotización debe cumplir con los siguientes requisitos: 1. Todos los items deben tener un precio o declararse como declinado. 2. Tener una moneda aplicada 3. Tener al menos un archivo de soporte a la cotizacion Para enviar una cotización dar clic en el botón Send

24 Envío de cotización 2 1 Nos pedira confirmar el envío, damos clic em el botón Yes 3

25 Asignación de orden de Compra Una vez enviada la cotización con los archivo de respaldo necesarios y descripción del material cotizado, el departamento de compras seleccionará un proveedor para cumplir con la Orden de compra, si es seleccionado, recibirá un pendiente en su bandeja de Orders, si no, la cotización desaparecerá de sus pendientes

26 Orders Listado de orders Para veer el listado de orders, sobre el menu hacer clic en My biddings >> Orders Por default, aparecen solo las orders pendientes, es decir que no han sido entregadas o no estan canceladas.

27 Listado de orders Para veer el listado de todas las orders(pendientes, terminadas, canceladas), seleccionar la opcion All y dar clic en el botón Execute Para veer el detalle del order clic en ícono Detail

28 Estructura detalle del order Datos generales Deliveries Items solicitados para entrega

29 Creación de delivery Para generar un nuevo delivery, clic en el botón New

30 Creación de delivery Pedirá confirmación, dar clic en el botón Yes Esperamos a que se termine de crear el delivery

31 Creación de delivery El delivery comenzará con el step Previous El nuevo delivery se veer en el area de deliveries, el sistema le asignará un folio Para veer el detalle del delivery, dar clic en el ícono Detail

32 Estructura del detalle del Delivery Datos generales del delivery Detalle del delivery Historial del delivery

33 Creación del detalle del delivery Para ingresar cantidades a entregar del delivery, dar clic en el ícono Detail

34 Creación del detalle del delivery Para ingresar cantidades a entregar del delivery, dar clic en el ícono Detail Capturar las cantidades a entregar y notas(opcional), dar clic en el botón Save

35 Envío del delivery Una vez que el proveedor este seguro de que las cantidades a entregar sean verdaderas, dar clic en el botón Send

36 Envío del delivery El sistema le pedirá llenar la fecha de entrega y un comentario opcional, dar clic en el botón Continue Sending

37 Imprimir Delivery (remisión) Una vez que el delivery enviado se marcará como In transit, sólo si el requisistante solicitó el aviso, se irá a confirmación. Una vez que el delivery es aceptado, bajo la columna Receipt se habilitará el ícono Print, le damos clic a este ícono

38 Imprimir Delivery Este documento se debe llevar a TK para hacer la entrega del material o Servicio, puesto que deberá ser mostrado en vigilancia para el acceso, y será sellado o firmado por un usuario de TK. Clic en el botón Print Lugar de entrega Folio Lo que se va a entregar Persona a quien se debe entregar

39 Subir recibo sellado o firmado Una vez que el delivery es entregado fisicamente estará en el step Delivered Una vez que el delivery es aceptado como entregado en TK, bajo la columna Upload receipt se habilitará el icono Upload, le damos clic a este ícono

40 Subir recibo sellado o firmado Clic en Browse Una vez seleccionado el archivo, clic en Open

41 Enviar recibo sellado o firmado Clic en el botón Send Una vez enviado el recibo del delivery cambiará al step Receipt validation

42 Una vez la entrega sea confirmada por el requisitante, se desbloqueará la casilla de subir factura

43 Subir archivos XML y PDF de la factura Para subir los archivos XML y PDF, clic en el ícono Upload bajo la columna Upload invoice Seleccionar los archivos y dar clic en el botón Save

44 Subir archivos XML y PDF de la factura Si el RFC del emisor y receptor son correctos, se guardaran los archivos, y aparecerá el botón Send El delivery cambiará al step Validate XML

45 Datos Factura Si el XML pasa las validaciones ante el SAT (esto puede tardar hasta 72 horas, dependerá de la disponibilidad del sitio del SAT), el delivery cambiará al step Invoice data Para completar la información de la factura, dar clic en el ícono Edit bajo la columna Invoice data

46 Datos Factura El supplier debera capturar la fecha de la factura Si el XML no contiene serie-folio el supplier debera capturarlo

47 Datos Factura. Aplicar impuestos Para aplicar el impuesto a los items: 1) se marcan los items que se desee bajo la columna Tax type 2) se elige el tipo de impuesto 3) se da clic en el botón Save 2 1 3

48 Datos Factura. Relacionar item order-item xml Se debe hacer la relacion de item order-item XML, para esto: 1) se marcan los items que se desee bajo la columna Item order 2) se elige el item de la order a la que corresponde 3) se da clic en el botón Save 2 1 3

49 Datos Factura. Agregar extras (impuestos no conceptualizados) Se habilitaran cajas de texto para capturar los datos del item, llenarlos y dar clic en el botón Save Confirmamos la eliminación del item con el botón Yes

50 Envío de factura Para enviar la factura para proceder al proceso de pago, dar clic en el botón Send

51 Envío de factura Una vez enviada la factura, el delivery cambiará al step Invoice posting

52 Confirmación de pago Una vez que la factura sea ingresada al sistema SAP de TK, el delivery cambiará al step Payment El sistema calculará la fecha de pago de acuerdo al calendario de pagos de TK y a los días de crédito del supplier, una vez que se alcance o supere esa fecha el supplier podrá confirmar el pago o negarlo, haciendo clic sobre el ícono Payment

53 Confirmación de pago Si se acepta que se tiene el pago, seleccionamos Accepted y damos clic en el botón Send El delivery cambiará al step Terminated Si se niega que se tiene el pago, seleccionar Rejected y damos clic en el botón Send

54 Web supplier Portal de proveedores Si tiene cualquier duda o problema técnico, de acuerdo al portal de proveedores, por favor envíenos un correo electrónico con sus comentarios. Aquí nuestra cuenta de soporte web.supplier.asna@thyssenkrupp.com

55 Cómo solicitar soporte por correo electrónico? 1. Nuevo correo electrónico y escribe nuestra cuenta: web.supplier.asna@thyssenkrupp.com 2. Tema: número de proveedor para thyssenkrupp y el nombre de su empresa. 3. Sus comentarios y será mucho mejor si nos envia imágenes (evidencias) Ejemplo