PLIEGO DE CONDICIONES LICITACION PUBLICA No

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1 PLIEGO DE CONDICIONES LICITACION PUBLICA No Proceso de contratación de seguros de Incendio y Terremoto para los créditos de Vivienda y contratos de Leasing Habitacional. Bogota, D.C. Agosto del

2 CONTENIDO CONTENIDO INFORMACION PARA LA LICITACIÓN OBJETO DEL CONCURSO PARTICIPANTES VALOR DEL PLIEGO VALIDEZ DE LA POSTURA CRONOGRAMA CONFIDENCIALIDAD GARANTIA DE SERIEDAD DE LA OFERTA NO PARTICIPACIÓN DE CORREDOR DE SEGURO REQUISITOS DE ADMISIBILIDAD REQUISITOS DE ADMISIBILIDAD REQUISITOS DE ADMISIBILIDAD ADICIONALES MODELO OPERATIVO CONDICIONES TÉCNICAS DE LOS SEGUROS TARIFA POR EL SERVICIO DE RECAUDO DE PRIMAS VIGENCIA DE LOS CONTRATOS DE SEGUROS COMITÉS Y ACUERDOS DE NIVELES DE SERVICIOS OBLIGACIONES CONTRACTUALES DE LA COMPAÑÍA DE SEGUROS ADJUDICATARIA CESIÓN DEL CONTRATO DE SEGUROS TERMINACION ANTICIPADA Y UNILATERAL DEL CONTRATO GARANTIA DE CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO CRITERIOS DE EVALUACIÓN Y ADJUDICACIÓN

3 3.1. CRITERIOS DE EVALUACIÓN ADJUDICACION FORMALIDADES DE POSTURA CONSULTAS Y RESPUESTAS PRESENTACIÓN DE LA POSTURA RETIRO O MODIFICACIÓN DE LA POSTURA RETIRO O MODIFICACIÓN DE LA POSTURA CONDICIONES DE CONTRATACIÓN EXPEDICION DE LAS PÓLIZAS MODIFICACIÓN DE LAS PÓLIZAS CONTINUIDAD DE COBERTURA TRÁMITE PÓLIZAS ENDOSADAS COBRO DE LAS PRIMAS Y PAGO DE LA FACTURACIÓN DEVOLUCIÓN DE PRIMAS INFORMES MENSUALES CONDICIONES PARA EL MANEJO DE SINIESTROS MANEJO DE LA INFORMACIÓN PROTECCION DE DATOS PROPIEDAD INTELECTUAL E INDUSTRIAL CONDICIONES DE CONTRATACIÓN GENERALIDADES CONSIDERACIONES GLOSARIO ANEXOS

4 CAPITULO I 1. INFORMACION PARA LA LICITACIÓN 1.1. OBJETO DEL CONCURSO En cumplimiento del Decreto 673 del 2014 expedido por el Ministerio de Hacienda y Crédito público, por el cual se modifica el Titulo 2 del libro 36 de la parte 2 del decreto 2555 de 2010, circulares externa 022 y 029 de 2014 emitidas por la Superintendencia Financiera, BANCO DE BOGOTA S.A. invita a presentar propuestas a las Compañías de Seguros legalmente establecidas en Colombia y que cumplan con los requisitos de Admisibilidad para la contratación de los seguros de incendio y terremoto para las garantías de los créditos de vivienda, Leasing habitacional y cualquier otra garantía Hipotecaria que el BANCO DE BOGOTA S.A. suscribe actuando como Entidad tomadora por cuenta y a favor de sus deudores y locatarios, de acuerdo con lo establecido en el numeral del mencionado decreto PARTICIPANTES Podrán participar las compañías aseguradoras, individualmente o en coaseguro, que se encuentren legalmente autorizadas para explotar el ramo de seguros de Incendio y Terremoto para las garantías Hipotecarias de los créditos otorgados para Vivienda y Leasing Habitacional en cualquier parte del país y tengan una calificación de riesgo crediticio igual o superior a A otorgada por una sociedad calificadora de riesgo vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia. Cuando las compañías se presentan en coaseguro, deberán designar una como líder, indicando el porcentaje en que cada una de ellas participa y anexar certificación donde indiquen que la persona que firma está autorizada por las compañías participantes para hacerlo en su nombre y que las representa en todos los aspectos relacionados con la licitación y posteriormente con el manejo y atención de la póliza. La otra compañía en coaseguro certificará que se someterá a las decisiones de la compañía líder, a las condiciones generales y particulares de la póliza y anexos que se suscriban. Las posturas deberán estar firmadas por el representante legal de la compañía participante y en caso de propuestas presentadas en coaseguro, por los representantes legales de las compañías que lo integran. 4

5 1.3. VALOR DEL PLIEGO Los pliegos de condiciones no tendrán ningún costo para todas las aseguradoras interesadas en participar en el proceso de licitación VALIDEZ DE LA POSTURA Las posturas deberán tener validez de noventa (90) días calendario, contados a partir de la fecha y hora de cierre de la licitación CRONOGRAMA Actividad. Plazo. Notificación a la Superintendencia Financiera Viernes 3 de junio de Enviar cartas de invitación a las Aseguradoras autorizadas para Viernes 5 de agosto de operar el ramo de Incendio y Terremoto. (Anexo de confidencialidad). Entrega por parte de las aseguradoras, el anexo de Martes 9 de Agosto de confidencialidad debidamente firmado por el Representante Legal. El Banco entrega los pliegos de requisitos de admisibilidad a las compañías aseguradoras. Formulación de inquietudes sobre requisitos de Admisibilidad Respuestas a inquietudes sobre requisitos de admisibilidad Entrega de los requisitos de Admisibilidad por las Aseguradoras al Banco de Bogotá, para poder concursar. Notificación a Aseguradoras calificadas para continuar en el proceso. Entrega de la información necesaria para presentar posturas a las Aseguradoras calificadas para continuar en el proceso Formulación de preguntas sobre la información entregada por el Banco a las Aseguradoras clasificadas, necesarias para presentar posturas Respuestas a las preguntas formuladas por las Aseguradoras sobre la información entregada por el Banco para presentar las 5 Martes 9 de agosto del P.M. Desde el 9 de agosto hasta el 19 de agosto del Desde el 19 de agosto hasta el 25 de agosto del Viernes 26 de Agosto entre las 9:00 a.m. hasta las 4:30 p.m. Viernes 2 de septiembre de Viernes 9 de septiembre de 2016 desde las 9:00 a.m. hasta las 4:30 p.m. Desde septiembre 9 hasta el 12 de septiembre de Desde septiembre 12 hasta el 13 de septiembre de 2016.

6 posturas. Presentación de las posturas Audiencia de Adjudicación Notificación a la Aseguradora Adjudicataria. Suscripción del contrato de seguro y entrega de las pólizas matrices al Banco. Revisión y coordinación del proceso operativo y tecnológico para la iniciación del programa de seguros objeto de la licitación. Viernes 16 de septiembre de 2016 desde las 9:00 a.m. hasta las 10:00 a.m. Viernes 16 de septiembre de 2016 a las 11:00 a.m. Lunes 19 de septiembre de Antes del 30 de septiembre de Desde el 19 de septiembre hasta el 30 de Septiembre de Inicio programa de seguros de Incendio y terremoto 1 de Octubre de CONFIDENCIALIDAD Toda la información que haya sido o sea suministrada por el Banco de Bogotá S.A., en desarrollo del presente proceso de licitación y durante la ejecución del contrato de seguro, es de su propiedad y por consiguiente la Aseguradora se compromete a hacer uso de ésta exclusivamente para la presentación de la carta de cumplimiento de los requisitos de Admisibilidad, la postura y para los fines de la celebración y ejecución del contrato de seguro y se obliga a guardar absoluta reserva sobre dicha información. En consecuencia, las partes acuerdan tratar esta información como confidencial y privilegiada y por lo mismo, a no revelarla o divulgarla a terceras personas, sin importar el propósito para el cual se haga la revelación, sin previa autorización escrita por parte del Banco. Así mismo, se obligan a que todos sus empleados, administradores, directores, afiliados o cualquier otra persona relacionada, cumpla con esta cláusula de confidencialidad. En lo relacionado con bases de datos, las partes se obligan a transmitirse toda información entre sí de forma encriptada; La aseguradora quedará obligada en los términos de compromiso de confidencialidad (Anexo2) aun cuando no presente postura o no resulte adjudicataria GARANTIA DE SERIEDAD DE LA OFERTA La oferta debe estar acompañada de una garantía de seriedad de oferta, aceptable en su procedencia, contenido y forma por el BANCO DE BOGOTA S.A. 6

7 La garantía de seriedad de oferta podrá ser expedida por una compañía de seguros legalmente constituida en Colombia, diferente a la compañía oferente, o una garantía Bancaría expedida por Entidades Bancarias legalmente establecidas en Colombia y deberá ser expedida con fecha anterior a la presentación de la oferta. El valor de la garantía será la suma de $ oo, con una vigencia de 120 días desde la fecha de presentación de la oferta, hasta la expedición de las pólizas; la garantía de seriedad de oferta deberá tener como beneficiario BANCO DE BOGOTA S.A, debe estar debidamente firmada y deben anexar el recibo de pago de la prima correspondiente. Cuando el ofrecimiento sea presentado por un proponente en coaseguro, la garantía deberá ser otorgada por todos los integrantes del coaseguro. La póliza deberá garantizar el cumplimiento de las obligaciones establecidas en este pliego de condiciones, especialmente la de celebrar el contrato de seguros, emitiendo las respectivas pólizas. El proponente deberá ampliar la vigencia de la póliza y asumir el costo de la prima adicional a que haya lugar en caso de presentarse prorroga en la adjudicación o en la suscripción del documento contractual según sea el caso. La no aceptación de prorrogar la garantía por el término señalado o no hacerlo oportunamente, indica la voluntad de abandonar el proceso y en consecuencia se retira la propuesta. La garantía será devuelta a los proponentes que no resulten favorecidos con la adjudicación, siempre que así lo soliciten. La no presentación de la garantía de seriedad de la oferta, con los demás documentos de la oferta será causal de rechazo de la postura NO PARTICIPACIÓN DE CORREDOR DE SEGURO La contratación de los seguros objeto de esta licitación, no tiene participación de corredor de seguros, por lo tanto las propuestas presentadas no deberán tener en cuenta ningún valor por intermediación. 7

8 CAPITULO II 2. REQUISITOS DE ADMISIBILIDAD 2.1. REQUISITOS DE ADMISIBILIDAD Las aseguradoras que deseen participar en este proceso de licitación, deberán acreditar los siguientes requisitos de Admisibilidad, entregarlos en sobre sellado en la Gerencia de Recursos Físicos del BANCO DE BOGOTA S.A., en la calle 36 No piso 3, en la fecha estipulada para esta entrega de acuerdo con el cronograma, acompañando la carta de cumplimiento de requisitos de admisibilidad (anexo1). a. Carta de presentación suscrita por el representante legal de la compañía de seguros o de las compañías de seguros cuando se presenten en coaseguro. b. Certificado de existencia y representación legal, expedido por la Superintendencia Financiera de Colombia, con una vigencia no suprior a 30 días, de una o de las compañías que participen en coaseguro. La duración de la sociedad no debe ser inferior al término de duración del seguro ofrecido y (1) un año adicional. c. Certificación expedida por la Superintendencia Financiera de Colombia donde la Compañía Aseguradora o las Compañías Aseguradoras en coaseguro, se encuentran autorizadas para operar el ramo del seguro de Incendio y terremoto, con una vigencia no superior a 30 días. d. Certificación de calificación de riesgo crediticio igual o superior a A otorgada por una sociedad calificadora de riesgo vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia. e. Presentar la garantía de seriedad de la oferta, conforme lo estipulado en el numeral 1.7 del capítulo I, y recibo de pago de la prima correspondiente. f. Anexar el documento de confidencialidad (anexo2) entregado por el Banco, debidamente firmado por el Representante Legal de la Compañía Aseguradora o de las Compañías Aseguradoras en coaseguro. g. Balance general, estado de resultados a diciembre 31 del 2014 y diciembre 31 del 2015, en el formato de la Superintendencia Financiera de Colombia. h. Certificación firmada por el Revisor Fiscal de la Aseguradora, que acredite que el participante o participantes cumplen con los márgenes de solvencia establecidos por la Superintendencia Financiera de Colombia. 8

9 Contar con un nivel de endeudamiento máximo del 85% (incluyendo las reservas técnicas) al cierre de Diciembre 2014 y diciembre Utilidad neta positiva al cierre de diciembre 2014 y diciembre del i. Certificación de experiencia de las aseguradoras donde acrediten su experiencia en programas similares a los que son objeto de la presente licitación, donde confirmen que han mantenido contratos de seguros similares con un mínimo de pólizas de seguro de Incendio y terremoto, por lo menos tres (3) años dentro del periodo comprendido entre el 2010 y 2015, relacionar el valor de las primas y siniestralidad por cada año certificado. j. Propuesta de seguros (slip) de acuerdo con lo requerido en el presente documento. k. Lista de todos los anexos o documentos que no hayan sido incluidos en otras secciones y que el participante crea conveniente adjuntar. l. La Aseguradora a la cual le fue adjudicada esta licitación deberá diligenciar y anexar todos los documentos necesarios para el registro de proveedores (anexo3) REQUISITOS DE ADMISIBILIDAD ADICIONALES Los proponentes deberán acreditar los siguientes Requisitos de Admisibilidad adicionales: a) Información general de la compañía, número de identificación Tributaria, dirección principal, número del teléfono y correo electrónico de contacto. b) Relación de las oficinas ofrecidas para el manejo de los seguros objeto de la licitación. c) Listado de Reaseguradores que respalden la oferta y la operación, y su porcentaje de participación y que estén inscritos en REACOEX y tengan una calificación como mínimo de A. Certificación de respaldo del reasegurador, indicando el porcentaje de respaldo y tipo de contrato de reaseguro con el cual respaldan los seguros de incendio y terremoto para los créditos de Vivienda y Leasing Habitacional. d) Certificación firmada por el Representante Legal, donde informa que la Compañía Aseguradora cuenta con un Sistema de Atención al Consumidor Financiero (SAC), que permita de manera efectiva la recepción y atención de los reclamos de los clientes. e) Presentar el plan de contingencia y continuidad del Negocio que incluya elementos como: prevención, atención de emergencias, administración de crisis, planes de contingencia para responder a las fallas e interrupciones específicas de un sistema o proceso y capacidad de retorno a la operación normal. f) Carta de compromiso firmada por el Representante Legal donde la Compañía Aseguradora no modificará las tasas cotizadas, se mantendrán vigentes durante la 9

10 ejecución del contrato, de conformidad con lo establecido en los numerales hasta el del capítulo II del título IV de la parte II de la circular básica Jurídica de la Superintendencia Financiera de Colombia. g) El Representante Legal de la compañía Aseguradora, deberá certificar que ninguno de sus representantes legales, Directivos o accionistas con participación superior al 5%, esté vinculado por parte de las autoridades competentes a cualquier tipo de investigación por delitos de narcotráfico, terrorismo, secuestro, lavado de activos, que estén incluidos en listas para el control de lavado de activos administradas por cualquier autoridad Nacional o extranjera, tales como la oficina de Control de Activos en el exterior (OFAC) del departamento del tesoro de los Estados Unidos de América, o condenado por parte de las autoridades competentes en cualquier tipo de proceso Judicial relacionado con la comisión de cualquier hecho punible. La Aseguradora deberá aportar la relación de sus accionistas con participación superior al 5% indicando su número de documento de identidad MODELO OPERATIVO La Compañía Aseguradora se compromete a cumplir las políticas, indicadores de gestión, esquemas de control, conciliación, y presentación de las facturas correspondientes al cobro de las primas. a) La aseguradora asignará bajo su responsabilidad, subordinación y dependencia las personas que crea necesario (mínimo una) para apoyar la administración y gestión técnica operativa del ramo de Incendio y Terremoto; Los funcionarios asignados deben acreditar como mínimo dos (2) años de experiencia en el sector asegurador, en manejo y administración de seguros, con dedicación exclusiva y de tiempo completo al programa de seguros de Incendio y Terremoto, labor que deberán ejecutar en las instalaciones del Banco. b) Deberá presentar la lista de documentos requeridos para recibir una reclamación, tiempos de respuesta y confirmación de pago, cartas de objeción, tiempos de respuesta a las consultas de clientes, deudores, oficina y dependencias del Banco. c) La Compañía Aseguradora deberá enviar asumiendo el costo de envío, los certificados físicos de inclusión, modificación y cancelación a los deudores o locatarios a los 5 días hábiles siguientes de la inclusión, modificación o cancelación por correo certificado. Se especificará el medio por el cual el Banco pueda consultar las guías de entrega. 10

11 Adicionalmente la Aseguradora deberá entregar reportes mensuales de gestión de correspondencia, dentro de los 5 primeros días calendario del mes. d) La Aseguradora deberá remitir a los deudores o locatarios por medio de correo certificado, un documento con información básica acerca del seguro contratado (aseguradora, tomador, asegurado, coberturas básicas y adicionales, exclusiones y deducibles) y el procedimiento de reclamación para los siniestros parcial o total. El costo de dicho envío será asumido en su totalidad por la Aseguradora. e) El funcionario o los funcionarios de la Compañía Aseguradora deberán tener expedición delegada en línea con la Aseguradora, con el fin de expedir, modificar o cancelar pólizas en forma inmediata. f) La Compañía Aseguradora a través de sus funcionarios y el funcionario delegado por el Banco realizarán la conciliación mensual, teniendo en cuenta las nuevas inclusiones y exclusiones, para el pago de la factura correspondiente CONDICIONES TÉCNICAS DE LOS SEGUROS El grupo asegurado lo constituyen todos los bienes Inmuebles de propiedad del asegurado o por los que tenga interés asegurable, con crédito de vivienda o de Leasing Habitacional, de acuerdo con los siguientes conceptos: a) Descripción. La caratula de la póliza deberá contener la siguiente información: -Fecha de expedición - Vigencia - Tomador -Asegurado - Beneficiario - Dirección, ciudad y Departamento -Teléfono b) Amparos. - Todo Riesgo daño material - Extended Coverage - Vientos fuertes - Cláusula de amparo automático - Actos de autoridad - Gastos de extinción del siniestro - Remoción de escombros 11

12 - Gastos para preservación de bienes - Honorarios profesionales - Propiedad Horizontal - Rotura de vidrios - Actos mal intencionados de terceros y terrorismo (AMIT) - Anegación, avalancha y deslizamiento - Asonada, motín, conmoción civil o popular y huelga - daños por agua - Explosión - Terremoto, temblor o erupción Volcánica - Incendio y rayo en aparatos eléctricos - índice variable - Gastos adicionales - Ampliación aviso de siniestro - Renuncia a la aplicación de Infraseguro - Renuncia a la aplicación de supraseguro - Devolución de primas - Errores y omisiones - Continuidad del seguro - Restablecimiento automático de los límites asegurados - Cobertura incluida para cables, tuberías y/o instalaciones subterráneas del edificio - Gastos para la demostración de la ocurrencia - Excluir garantía de tenencia de extintores en los inmuebles de uso domestico - Todas las coberturas serán válidas para Inmuebles nuevos como usados c) Contenidos, la Aseguradora aceptará la inclusión de los contenidos de la vivienda cuando el cliente así lo requiera, no es obligatorio y es de voluntad del cliente; por lo tanto en el diseño de la caratula debe quedar un ítem para la inclusión de los contenidos con la misma tasa de prima propuesta. d) Deducibles. Para incendio y terremoto, temblor o erupción volcánica el 2% del valor de la perdia mínimo 2 SMMLV, para AMIT, asonadas, motín conmoción civil, o popular y huelga el 10% mínimo 2SMMLV. 12

13 2.5. TARIFA POR EL SERVICIO DE RECAUDO DE PRIMAS El Banco recauda las primas de seguro de Incendio y Terremoto, asociadas a las cuotas de capital e intereses, por lo tanto será el Banco el encargado de recaudar las primas correspondientes y en un plazo máximo de 30 días siguientes al mes recaudado, entregará los recursos a la aseguradora, restando el valor causado por el recaudo de las primas de los créditos de Vivienda y Leasing Habitacional, de acuerdo con el artículo Numeral 4 del decreto 673 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. El Banco cobrará a la Aseguradora por la gestión de recaudo de las primas de los seguros de Incendio y Terremoto de los créditos de vivienda y leasing Habitacional, el valor de $ oo mensual por cada inmueble asegurado y la prima se cobrará según la tasa otorgada por la Compañía Aseguradora y se aplicara al valor del avaluo presentado por el cliente. La tarifa mencionada será pagada por la Aseguradora mediante descuento directo que realizará el Banco de las primas recaudadas en el mes. La tarifa otorgada por la Compañía Aseguradora para este contrato deberá ser igual para los Inmuebles que se encuentran como garantía de los créditos ya contabilizados hasta la fecha de iniciación del programa de seguros resultado de esta licitación y que tiene como fecha de inicio las 00:00 horas del 1 de Octubre del VIGENCIA DE LOS CONTRATOS DE SEGUROS El contrato de seguro que se celebre entre el Banco y la Aseguradora Adjudicataria tendrá una vigencia máxima de dos (2) años, contados a partir de las 00 horas del día primero (1) de Octubre del 2016 e ira hasta las 24 horas del día 30 de Septiembre del No obstante la Aseguradora podrá emitir las respectivas pólizas con una vigencia anual renovable de manera automática a su vencimiento, por un periodo igual de un año en las mismas condiciones técnicas, operativas, administrativas estipuladas en esta licitación. Mientras exista crédito a cargo del deudor, la póliza de seguro de Incendio y Terremoto deberá estar vigente, salvo decisión en contrario informada por escrito por parte del Banco. Cuando el cliente cancele el crédito otorgado para vivienda o leasing habitacional, el Banco informará a la Aseguradora este hecho para la revocación de la póliza correspondiente a la garantía del crédito. En el evento en que se finalice el contrato de seguro, cualquiera que sea la causa, el Banco no hubiere dado inicio a la vigencia de un nuevo contrato, la Aseguradora adjudicataria con la que se ha celebrado el contrato de seguro objeto de esta licitación, deberá prorrogar la respectiva cobertura en las misma condiciones, por el término adicional que señale el Banco, sin que dicho 13

14 término exceda de noventa (90) días calendario, tiempo en el cual realizará la licitación para un nuevo contrato de seguros COMITÉS Y ACUERDOS DE NIVELES DE SERVICIOS Para el desarrollo del programa de seguros de Incendio y Terremoto de créditos de vivienda y leasing habitacional, se realizarán mensualmente en las instalaciones del Banco en la Gerencia de Recursos Físicos tercer piso de la calle 36 No en la ciudad de Bogotá, comités de seguimiento con la participación de funcionarios de la Compañía Aseguradora y funcionarios del Banco de Bogotá S.A., con el fin de monitorear el desarrollo de las pólizas adjudicadas y todos los demás temas administrativos como siniestralidad, objeciones y otros. En estos comités igualmente se elaborarán los acuerdos de niveles de servicios a los que se comprometan la Aseguradora Adjudicataria y el Banco de Bogotá S.A OBLIGACIONES CONTRACTUALES DE LA COMPAÑÍA DE SEGUROS ADJUDICATARIA Durante la ejecución del contrato de seguro, la Aseguradora Adjudicataria se obliga a cumplir con todas las obligaciones establecidas en este pliego de condiciones y con las señaladas a continuación: a) Planes de Contingencia y de Continuidad del Negocio y proceso de pruebas periódicas a dichos planes. b) Mecanismos de cifrado para el envío y recepción de la información de los deudores, debidamente probados y que a la fecha de iniciación del contrato de seguro no se le hayan detectado ninguna vulnerabilidad. c) La Compañía Aseguradora deberá proteger toda la información confidencial y deberá mantener copias de respaldo de la información y se obliga a garantizar la destrucción completa y total de dicha información. d) Software debidamente licenciado con el fin de dar cumplimiento a la Ley 603 del año 2000 Derechos de Autor, o aquellas que la sustituyan o modifiquen. e) Mantener normas y procedimientos de seguridad informática referidos a los accesos restringidos, a los sistemas mediante la utilización de usuarios personalizados y contraseñas; políticas de conformación de contraseñas y cambio de las mismas; Software 14

15 antivirus en todos los equipos; cifrado para transmisión de la información de los clientes del Banco; políticas de registros de auditoria y backup. f) Mantener medidas para detectar evidencias de alteración o manipulación de equipos o información y procedimientos a seguir cuando se detecte tales eventos CESIÓN DEL CONTRATO DE SEGUROS Los proponentes no podrán ceder ni revocar unilateralmente el contrato de seguro, por parte de la Aseguradora. Lo anterior de acuerdo a lo establecido en el artículo numeral 5 del decreto 673 del Bajo ninguna circunstancia ni modalidad, la Aseguradora Adjudicataria puede ceder los derechos económicos que se deriven del contrato de seguro sin el consentimiento previo, expreso y escrito del Banco de Bogotá S.A TERMINACION ANTICIPADA Y UNILATERAL DEL CONTRATO El Banco podrá dar por terminado el contrato de seguro en cualquier tiempo, de manera unilateral y sin que ello implique incumplimiento por parte del Banco y no hay lugar a pagar a la Aseguradora indemnización alguna, cuando se presente alguna de las siguientes causales: a) Cuando la Compañía aseguradora Adjudicataria no acredite el cumplimiento de los requisitos u obligaciones contractuales, dentro de los 5 días calendario siguientes a la adjudicación del contrato de seguro. b) Sí durante la vigencia del contrato de seguro, el patrimonio técnico de la Aseguradora Adjudicataria no cumple con los niveles mínimos legales exigidos por la Superintendencia Financiera. c) Sí durante la vigencia del contrato de seguro, el Banco verifica por cualquier medio que la Aseguradora Adjudicataria ha incumplido con los requisitos de Admisibilidad. d) Si la Aseguradora Adjudicataria incumple las obligaciones contractuales y si algunos de sus representantes legales, directivos o accionistas con participación superior al 5% llegaré a ser vinculado por parte de las autoridades competentes a cualquier tipo de investigación por delitos de narcotráfico, terrorismo, secuestro, lavado de activos e incluidos en listas para el control de lavado de activos administradas por cualquier autoridad Nacional o Extranjera. 15

16 En caso de terminación anticipada del contrato de seguro, el Banco podrá hacer efectiva la póliza de cumplimiento e iniciar un proceso de contratación directa, o adjudicar el contrato a la Aseguradora oferente que haya presentado la segunda mejor postura, o iniciar un nuevo proceso de licitación pública GARANTIA DE CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO La Aseguradora Adjudicataria se obliga a constituir a su costa y a favor del Banco de Bogotá S.A. con una diferente aseguradora legalmente establecida en Colombia, una póliza de cumplimiento que ampare la totalidad de los perjuicios derivados del incumplimiento total o parcial de cualquiera de las obligaciones a su cargo. La póliza tendrá a la Compañía Aseguradora Adjudicataria como tomadora y el Banco de Bogotá S.A. como asegurado y beneficiario, su vencimiento será por dos (2) años y un (1) año más; en caso de prórroga del contrato de seguro igualmente se deberá prorrogar la póliza de cumplimiento en las mismas condiciones y por la vigencia de la prorroga y (1) año más. La negativa de la Aseguradora Adjudicataria a prorrogar la póliza de cumplimiento dará lugar a hacer efectiva la garantía otorgada bajo la misma, independientemente de las razones por las cuales la Aseguradora Adjudicataria decida no prorrogarla. El valor asegurado en la póliza para el amparo de cumplimiento del contrato de seguro, será de Mil millones de pesos ($ oo). Esta póliza deberá ser entregada al Banco a más tardar el segundo día hábil siguiente a la adjudicación del contrato de seguro. 16

17 3.1. CRITERIOS DE EVALUACIÓN CAPITULO III 3. CRITERIOS DE EVALUACIÓN Y ADJUDICACIÓN El Banco de Bogotá S.A., enviara comunicación a las Compañías Aseguradoras que estén autorizadas para desarrollar el ramo de Seguro de Incendio y Terremoto, como invitación a participar en el proceso de licitación y adjudicación de los seguros de Incendio y Terremoto para los inmuebles de los clientes que otorgan como garantía para respaldar los créditos de vivienda y leasing Habitacional. El Banco de Bogotá S.A. revisara toda la documentación presentada por cada compañía de seguros que quiera participar en el proceso de licitación y dará respuesta en un tiempo no mayor a 15 días calendarios a la compañías que cumplan con los requisitos de admisibilidad y anexará la información correspondiente a los créditos actuales, como número de créditos, valor asegurable, y siniestralidad, para que puedan presentar la postura con su propuesta económica ADJUDICACION En la fecha y horas indicadas en el cronograma de actividades, en presencia del Defensor del Consumidor Financiero, el Banco de Bogotá S.A. adjudicará el contrato de seguro objeto del presente proceso de licitación, mediante audiencia pública a la que podrán asistir representantes de todas las Aseguradoras Oferentes, de acuerdo con lo establecido por el artículo del Decreto 673 de Para el efecto, iniciada la audiencia de adjudicación, se procederá con la apertura de los sobres cerrados y la lectura de todas y cada una de las posturas presentadas. Aquella postura con el menor precio de la prima de seguros a cargo del deudor, será declarada como adjudicataria del proceso. Las Compañías de seguros Oferentes que presenten en la postura tasas de primas de los seguros de Incendio y Terremoto por Regiones, la tasa a tener en cuenta en el momento de la adjudicación será la resultante del promedio de todas las tasas presentadas. En caso de empate en la postura entre dos o más aseguradoras Oferentes, el Banco de Bogotá S.A., adjudicará el contrato de seguro a la Aseguradora Oferente que demuestre haber tenido mayor experiencia en el manejo de los seguros de Incendio y Terremoto (número de deudores y primas). 17

18 CAPITULO IV 4. FORMALIDADES DE POSTURA Banco de Bogotá S.A., cumple este proceso de licitación, de conformidad con el titulo 2 del libro 36 de la parte 2 del decreto 2555 de 2010 modificado por los decretos 673 y 1745 del 2014, así como las instrucciones impartidas por la Superintendencia Financiera de Colombia mediante las circulares Externas 022 y 029 del 2014, con el fin de recibir posturas de Aseguradoras que ofrezcan los seguros que amparen los riesgos establecidos en este pliego de condiciones, en relación con los seguros de Incendio y Terremoto que amparen los inmuebles de los deudores del Banco de Bogotá S.A., con créditos de vivienda y leasing habitacional CONSULTAS Y RESPUESTAS Las aseguradoras interesadas en participar en esta licitación podrán formular preguntas por escrito dirigidas al correo electrónico nhernandez@bancodebogota.com.co o al correo ggiraldo1@bancodebogota.com.co de acuerdo con el cronograma de actividades. Las preguntas y las respuestas serán enviadas a todas las compañías aseguradoras participantes al correo registrado por cada Compañía, de acuerdo con las fechas establecidas en el cronograma de actividades de esta licitación PRESENTACIÓN DE LA POSTURA Los proponentes deberán entregar impreso en original y en sobre sellado junto con la carta de presentación y aceptación de las condiciones de admisibilidad solicitadas en el pliego de condiciones, firmada por el representante legal de la aseguradora, en la calle 36 No piso 3 en la Gerencia de Recursos Físicos en la ciudad de Bogotá, el día 16 de septiembre de 2016, entre las 9.00 a.m. y las10:00 a.m. de acuerdo con el cronograma de actividades. Las Aseguradoras deberán presentar sus posturas como una tasa única de prima mensual incluyendo el IVA o pueden presentar una tasa de prima por cada Regional, y en este caso para la adjudicación se promediará las tasas y el resultado será la tasa con la cual participa la Aseguradora Oferente. La presentación de la postura será tomada como manifestación de que el proponente conoce y acata las condiciones estipuladas en el pliego de condiciones y como una declaración suya en el sentido de que no está inhabilitado para contratar con el Banco de Bogotá S.A. 18

19 4.3. RETIRO O MODIFICACIÓN DE LA POSTURA Después de la fecha de entrega de la propuesta, la Aseguradora Oferente no podrá retirar o modificar la propuesta presentada. Si una Aseguradora Oferente, dentro del periodo de validez de la postura, llegara a retirarla o manifestar que no sostiene los términos o condiciones de la misma, el Banco de Bogotá S.A. podrá hacer efectiva la garantía de seriedad de la oferta RETIRO O MODIFICACIÓN DE LA POSTURA El Banco de Bogotá S.A., rechazará una o varias posturas cuando se presente alguna de las siguientes causales: a) Cuando su presentación sea extemporánea; es decir, se presente luego de la fecha y horas fijadas para el cierre de esta contratación. b) La Aseguradora Oferente no acredito en tiempo los requisitos de admisibilidad y los requisitos de admisibilidad adicionales. c) Se detecte que en la preparación y/o presentación de los requisitos de admisibilidad y requisitos de admisibilidad adicionales o de la postura se cometieron irregularidades, inexactitud o falsedades. d) Cuando la Aseguradora Oferente no constituya la Garantía de seriedad de oferta en las condiciones requeridas en este pliego de condiciones. e) Cuando el Representante Legal no esté facultada ni autorizada para su presentación y para suscribir el respectivo contrato. f) Cuando la Aseguradora Oferente se encuentre en alguna de las prohibiciones, inhabilidades e incompatibilidades de conformidad con los dispuesto en el artículo 77 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y demás disposiciones aplicables previstas en la Ley. g) Cuando el proponente se encuentre incurso en alguna de las causales de disolución o liquidación. h) Si el proponente se encuentra reportado en el boletín de responsables Fiscales. i) Cuando el plazo ofrecido para la ejecución del contrato supere el establecido en la licitación, o es inferior al indicado en este pliego. 19

20 El Banco de Bogotá S.A. se reserva el derecho de admitir aquellas propuestas que presenten defectos de forma, omisiones o errores, siempre que estos sean subsanables y no alteren el tratamiento igualitario de las mismas. 20

21 CAPITULO V 5. CONDICIONES DE CONTRATACIÓN 5.1. EXPEDICION DE LAS PÓLIZAS La póliza matriz inicial y sus anexos deberán ser entregados al Banco de Bogotá S.A., dentro de los quince (15) días calendario siguiente a la fecha de adjudicación. En caso de que la compañía Adjudicataria de la presente invitación no cumpla la obligación mencionada dentro del plazo aquí estipulado, el Banco de Bogotá S.A. hará efectiva la garantía constituida para responder por la seriedad de la propuesta MODIFICACIÓN DE LAS PÓLIZAS Las condiciones, amparos o coberturas de las pólizas expedidas no podrán ser objeto de modificación unilateral por parte de la Aseguradora en perjuicio del tomador o asegurado. No se podrán hacer modificaciones de las primas durante la vigencia del contrato de conformidad con lo establecido en el Decreto 673 de Abril 2014, del Ministerio de Hacienda y Crédito Público CONTINUIDAD DE COBERTURA Continuidad de Cobertura para la totalidad de los bienes Inmuebles que vienen actualmente asegurados dentro del programa de seguros TRÁMITE PÓLIZAS ENDOSADAS La Aseguradora Adjudicataria acepta ingresar a los deudores que hayan traído para la vigencia una póliza endosada de otra compañía de seguros y que la dejo vencer y no presenta al Banco de Bogotá S.A. la correspondiente renovación, en este momento el Banco reporta el ingreso a la compañía Aseguradora Adjudicataria, sin necesidad de presentar los requisitos de inspección, y solo con la información suministrada por el Banco; el ingreso será automático y en las mismas condiciones de la póliza contratada objeto de esta licitación. En caso de que el Deudor manifieste al Banco su intención de endosar un seguro individual, la Aseguradora Adjudicataria deberá cumplir con el siguiente procedimiento: 21

22 - La Aseguradora realizará el análisis de la póliza endosada dentro de los cinco (5) días calendarios siguientes a su recibo, para garantizar que cumple con las mismas condiciones técnicas de las pólizas tomadas por el Banco por cuenta de sus deudores. - Notificará al funcionario del área de vivienda de dónde provino la solicitud de estudio de la póliza endosada, la aceptación de la póliza o las condiciones que deben ser ajustadas; esta comunicación debe ser por escrito enviada a través del canal de comunicación autorizado. - Mantendrá actualizada la base de datos que permite administrar y controlar el vencimiento de la totalidad de las pólizas endosadas. - Cada mes entregará a la Unidad de Seguros del Banco, una relación con las pólizas que se vencerán en el mes siguiente, para que este comunique al deudor que debe actualizar la póliza correspondiente; sin embargo la Aseguradora podrá tener comunicación con el cliente para ofrecer, cotizar y expedir la Póliza objeto de esta licitación. - Notificará a la Unidad de Seguros del Banco las aprobaciones de pólizas endosadas con el fin de excluir a los deudores respectivos de la póliza objeto de esta licitación. - Atenderá a los deudores, a las oficinas, y dependencias del Banco, en todo lo relacionado con las pólizas endosadas, los requisitos que se deben tener en cuenta para su aprobación y la respuesta a las solicitudes y trámites de endoso COBRO DE LAS PRIMAS Y PAGO DE LA FACTURACIÓN El cobro de las primas será realizado de forma mensual por el Banco de Bogotá S.A., con corte al último día del mes, aplicando la tasa al valor asegurable de cada garantía, la cual no debe ser modificada en el tiempo. El Banco de Bogotá S.A. suministrará a la Aseguradora Adjudicataria dentro de los primeros quine (15) días calendario, la información correspondiente a las primas de seguros generadas, sobre el total de riesgos asegurados del mes inmediatamente anterior y relación de nombres, cedulas y valor asegurado, para que la Compañía Aseguradora realice la respectiva cuenta de cobro. El Banco de Bogotá S.A., realizará el pago de las primas en un plazo de treinta (30) días calendario, contados a partir del final de cada mes de cobertura. Este pago se efectuara mediante consignación directa por parte del Banco, en una cuenta corriente o de ahorros que la Aseguradora abrirá para tal efecto en cualquier sucursal del Banco de Bogotá S.A., previa presentación de la cuenta de cobro. El Banco de Bogotá S.A., descontará de las cuentas de cobro 22

23 mensuales, el valor correspondiente al recaudo, estipulado en el capítulo II, numeral 2.5 de este pliego de condiciones DEVOLUCIÓN DE PRIMAS El Banco de Bogotá S.A, descontará del pago de las primas que se realizará a la Aseguradora mensualmente, las devoluciones de las primas por riesgos no asegurables, incluyendo pero no limitado a: a) Créditos que por error se les haya generado mayor valor de cobro de prima. b) Cuando se ha incluido un bien inmueble de un titular errado. c) En caso de aceptación de pólizas endosadas, la Aseguradora Adjudicataria debe devolver al Banco lo correspondiente a lo pagado durante la vigencia del seguro desde la fecha d aprobación del endoso o pago de la prima por el riego asegurado INFORMES MENSUALES Los informes que a continuación se detallan, deberán ser entregados al Banco de Bogotá S.A. dentro de los primeros diez (10) días calendario del mes siguiente al cierre efectuado. a) Informe de Siniestralidad; deberá contener el número de siniestro asignado, fecha de presentación del siniestro, fecha del siniestro, amparo afectado y causa, ciudad de ocurrencia, valor del siniestro, valor pagado al Banco, nombre del asegurado, cedula del asegurado, número de la obligación, fecha de desembolso, valor inicial desembolsado y nombre de la oficina. b) Informe de primas; deberá suministrar relación de las primas mes a mes de la vigencia y en forma acumulada, desde el inicio de la vigencia del contrato, indicando cantidad de asegurados por mes y en acumulado vigencia, valor asegurado al cierre de cada mes y el acumulado en vigencia, y prima mensual causada al cierre de cada mes. c) Otros informes; sin perjuicio de los informes antes señalados, la Aseguradora Adjudicataria deberá entregar al Banco de Bogotá S.A., los informes que se requieran relacionados con el contrato de seguros y que sean acordados en las reuniones de seguimiento y estipulados en los acuerdos de servicios. 23

24 5.8. CONDICIONES PARA EL MANEJO DE SINIESTROS La Compañía Aseguradora proponente, deberá relacionar los documentos requeridos para la presentación de reclamos de siniestros; los pagos que la Compañía realice por reclamación de los siniestros deberán ser en un tiempo no mayor a los 8 días calendario posterior a la presentación de la formalización del siniestro. El Banco de Bogotá S.A., no tiene cuenta corriente o de ahorros para hacer la transferencia de los pagos por siniestros, por lo tanto la Compañía Aseguradora se compromete a la apertura de una cuenta en el Banco de Bogotá S.A., donde con autorización de ustedes podamos debitar los siniestros autorizados para pago MANEJO DE LA INFORMACIÓN Toda la información que haya sido o sea suministrada por el Banco de Bogotá S.A., en desarrollo del presente proceso de licitación y durante la ejecución del contrato de seguro, es de su propiedad, por consiguiente la Aseguradora se compromete a hacer uso de esta exclusivamente para la presentación de la carta de cumplimiento de los requisitos de Admisibilidad, la postura y para los fines de celebración y ejecución del Contrato de Seguro y se obliga a guardar absoluta reserva de dicha información PROTECCION DE DATOS En cumplimiento de la normatividad prevista para la protección de datos personales vigentes en el territorio Nacional, la compañía de seguros se obliga a acatar en su integridad y en lo que le corresponda, las disposiciones allí contenidas, con el objetivo de garantizar el adecuado tratamiento de los datos personales a los que por cualquier razón tenga acceso, atendiendo las instrucciones y recomendaciones que para el efecto realice el Banco de Bogotá S.A., en su condición de responsable del tratamiento de datos personales. Las Compañías de Seguros se obligan a mantener indemne de cualquier reclamación, multa sanción, investigación y en general de cualquier daño o perjuicio causado a Banco de Bogotá S.A., por el incumplimiento de la normatividad aplicable en materia de protección de datos personales. La presente obligación permanecerá vigente durante la vigencia del contrato que se suscriba hasta por dos (2) años más. 24

25 PROPIEDAD INTELECTUAL E INDUSTRIAL Ninguna de las partes podrá utilizar los nombres, logos, marcas, emblemas o cualquier otra forma de propiedad industrial o intelectual, de propiedad de la otra parte, sin su expresa autorización previa y por escrito. Toda información intercambiada en virtud del contrato, es de propiedad exclusiva de la parte de donde proceda; por lo tanto ninguna de las partes utilizará información de la otra parte para su propio uso, ni para fines diferentes al desarrollo del objeto contractual, ni podrá reproducir la misma sin la autorización previa de su propietario, quien podrá solicitar su devolución en cualquier momento. Esta información deberá ser devuelta o destruida por la parte receptora a la terminación del contrato. 25

26 CAPITULO VI 6. CONDICIONES DE CONTRATACIÓN Los Compañías Aseguradoras participantes deberán especificar aquellas condiciones particulares, cláusulas adicionales y demás, solicitadas en el pliego que no son aceptadas total o parcialmente y en caso contrario se entenderán aceptadas totalmente, tal como se establecen en este pliego. Asegurados serán todos los inmuebles presentados como garantías de los deudores del Banco de Bogotá S.A., entidad tomadora, quien otorga los préstamos bajo la modalidad de créditos de vivienda, y de Leasing habitacional. La cobertura del seguro inicia desde el momento del desembolso y/o inicio del crédito, lo que ocurra primero; y estará vigente hasta la cancelación total de la deuda incluyendo las eventuales prorrogas y novaciones autorizadas por el Banco, extendiéndose también a la duración de los procesos que se inicien para hacer efectivo el pago. El valor asegurable de cada bien o inmueble será el valor que se encuentre en el avaluó presentado por el cliente excluyendo el valor del terreno y su valor deberá permanecer en el tiempo, salvo que el cliente autorice un nuevo valor de acuerdo con el avaluó actualizado; por este motivo la Compañía Aseguradora no aplicara el infraseguro o supraseguro en estas pólizas. La Compañía Aseguradora, acepta como amparo automático la inclusión de inmuebles hasta con un valor máximo de $ oo y definirá la aceptación o rechazo para los excesos del amparo automático dentro de los tres (5) días hábiles siguientes a la entrega por parte del solicitante de los requisitos exigidos. En caso de no haber respuesta por parte de la Aseguradora, después de este plazo se considera amparada e incluida en el grupo asegurado en las mismas condiciones contratadas con el seguro. En caso de errores y omisiones por parte de un error del tomador, en el reporte de los deudores y/o valores asegurados entregados a la Aseguradora, no será tenido en cuenta como causal de objeción. 26

27 CAPITULO VII 7. GENERALIDADES 7.1. CONSIDERACIONES Los proponentes deberán someterse a todas las leyes Colombianas, en los aspectos laborales, Tributarios, de Industria y Comercio, de Contratación, etc. Banco de Bogotá S.A. no Aceptará como causal de reclamo o incumplimiento la ignorancia de la Ley Colombiana. Al formular la oferta, el proponente acepta que estarán a su cargo todos los impuestos, tasas y contribuciones establecidos por las diferentes autoridades Nacionales, Departamentales o Municipales. La Aseguradora pagará todos los impuestos, derechos, tasas y similares que se deriven de la presente relación contractual y por lo tanto, su omisión en el pago será de su absoluta responsabilidad GLOSARIO Adenda: Es el documento emitido por el Banco con el cual modifica el pliego de condiciones. Adjudicación: Etapa del proceso de licitación en la cual el Banco selecciona a la Aseguradora que presente la Postura con el menor precio de prima de seguro para el deudor. Asegurado: Es la persona, titular del interés sobre cuyo riesgo se toma el seguro. Aseguradora: Es la Empresa que asume la cobertura del riesgo, previamente autorizada a operar como tal por la Superintendencia de valores y seguros. Aviso de siniestro: Documento o comunicación por el que el asegurado informa a la aseguradora la ocurrencia de determinado hecho, cuyas características guardan relación, en principio, con las circunstancias previstas en la póliza para que proceda la indemnización. Aseguradora Adjudicataria: Es la compañía de seguros cuya postura resulta seleccionada por el Banco para otorgar los seguros objeto de esta licitación. 27

28 Aseguradora Oferente: Es la compañía de seguros que cumple con los requisitos de admisibilidad y que presente su postura en los términos y condiciones establecidos en este pliego de condiciones. Beneficiario: La persona Natural o Jurídica prevista en la póliza de seguro que recibe la indemnización o prestación convenida. Carta de Invitación: Es la comunicación escrita que el Banco remite al Representante Legal de todas las Aseguradoras autorizadas a operar en los ramos objeto del presente proceso de licitación, para que participen en el mismo. Cobertura: Responsabilidad asumida por una aseguradora en virtud del cual se hace cargo, hasta el límite estipulado, del riesgo y las consecuencias económicas derivadas de un siniestro. Contrato de seguro: Es el negocio jurídico de seguro celebrado entre el Banco de Bogotá S.A., en su calidad de tomador por cuenta de sus deudores y la Aseguradora Adjudicataria. Cotización: Documento que puede emanar una compañía de seguros, que contiene alternativas de cobertura y tarifa por los seguros respectivos y que obligan a respetar sus términos y condiciones durante el plazo que en ella se establezca. Crédito: Es el contrato de préstamo existente o que exista entre el Banco de Bogotá S.A. y el deudor. Deducible: Cantidad que se establece en la póliza como cantidad o fracción porcentual que es de cargo del asegurado y no indemnizable por la Aseguradora. Deudor: Es la persona obligada al pago del crédito adeudado al Banco con quien ha celebrado un contrato de vivienda o leasing habitacional. Duración del seguro (Vigencia): Es el periodo durante el cual la Aseguradora toma bajo su cargo los riesgos cubiertos por la póliza. Endoso: Es la póliza de seguro que toma por su propia cuenta un cliente de la Entidad Financiera, para amparar el activo objeto de la obligación con el Banco. Gastos: Son todos los costes que conlleva la emisión de las pólizas y el funcionamiento de una Aseguradora. Indemnización: La cantidad de dinero a cargo de la Aseguradora en caso de siniestro, de acuerdo a las condiciones de la póliza. 28