3.1 Funciones roles y procesos en la gestión de servicios de TI. El modelo RACI

Transcripción

1 3.1 Funciones roles y procesos en la gestión de servicios de TI. El modelo RACI Para que la fase de diseño resulte exitosa es imprescindible organizar adecuadamente todos los procesos y actividades implicados. Un modelo útil para la asignación de responsabilidades en la ejecución de tareas o actividades asignadas a un proyecto es el llamado modelo RACI (también llamado matriz de asignación de responsabilidades) que es el acrónimo de: 1. Responsible (Encargado): es la persona encargada de hacer la tarea en cuestión. 2. Accountable (Responsable): es el único responsable de la correcta ejecución de la tarea. 3. <strongconsulted (Consultado): las personas que deben ser consultadas para la realización de la tarea.</strong 4. Informed (Informado): Las personas que deben ser informadas sobre el progreso de ejecución de la tarea. En cada tarea debe haber un único R y A. Si esto no fuera así la tarea se subdividirá hasta que así sea. Por supuesto una persona puede ser, a priori, R o A en múltiples tareas. Una matriz RACI típicamente tiene un eje vertical donde se describen las tareas o entregables en orden cronológico y en el eje horizontal los perfiles o personas implicadas en los mismos.

2 Un ejemplo de matriz RACI viene dado por: Existen variaciones menores de este modelo que incluyen nuevos roles. Por ejemplo en RASCI se incluye: Support (Soporte): que se corresponde con las personas encargadas de facilitar el soporte necesario para la realización de la tarea. Y el RACI-VS que introduce los roles de: Verify (Vericador): encargado de supervisar la tarea y su adecuación a los estándares preestablecidos. Sign (Signatario o firmante): encargado de dar la aprobación

3 Qué es el modelo RACI? El modelo RACI es una herramienta relativamente directa que se puede utilizar para identificar roles y responsabilidades durante un proceso organizacional de cambio. Obviamente, los procesos de transformación no trabajan automáticamente o de forma autónoma. La gente tiene que hacer algo para que suceda el cambio en los procesos. Por lo tanto, es útil describir por qué es lo que debe hacerse, quien tiene que hacerlo de modo tal que se dé el proceso de transformación. En lugar de la treminología RACI, a veces también se utilizan los términos RASCI o RASIC. RACI: R = Responsible (encargado). La persona que tiene a cargo el proyecto/problema. A = Accountable. Es ante quien "R" debe reportarse, quien debe firmar o aprobar el trabajo antes de que sea ACEPTADO. S = Supportive (puede ser de apoyo). puede proporcionar recursos o puede desempeñar un papel al apoyar la puesta en práctica. C = Consulted (es quien debe ser consultado). Tiene la información y/o la capacidad necesarias para terminar el trabajo. I = debe ser informado. Debe sre notificado de los resultados, pero no necesita ser consultado.

4 La técnica es típicamente apoyada por un gráfico RACI que ayuda a discutir, a acordar, y a comunicar los roles y las responsabilidades. Pasos en un PROCESO RACI 1. Identifique todos los procesos / actividades implicados y enumérelos en el lado izquierdo del gráfico. 2. Identifique todos los roles y enumérelos en el lado izquierdo del gráfico. 3. Complete las celdas del gráfico: identifique quién tiene el rol de R, A, S, C, I para cada proceso. 4. Cada proceso debe preferiblemente tener uno y solamente un "R" como principio general. Se da una brecha cunado existe un proceso sin un "R". Se da un traslape cuando existen múltiples roles que tienen un "R" para un proceso dado. 5. Resuelva los traslapes. Cada proceso en el mapa de roles de responsabilidad debe contener solamente un "R" para indicar un dueño único del proceso. En el

5 caso que se dé múltiples "R", hay necesidad de detallar aún más los procesos secundarios, para separar las responsabilidades individuales. 6. Resolución de separaciones. Donde no se ha identificado ningún rol "R" par un proceso, quien tenga la autoridad para la definición del rol debe determinar qué rol existente o nuevo será el responsable. Actualice el mapa RASCI y clarifique el rol con el individuo que asuma ese rol. Una matriz de asignación de responsabilidades, lo que busca es clarificar los roles que tienen las personas en los procesos de negocios, así como sus responsabilidades. Si bien en proyectos simples esto puede ser bastante obvio, se hace necesario por ejemplo en casos donde diferentes departamentos de una misma empresa participan, o se entremezclan funciones, lo que puede generar cierta confusión al momento de determinar responsabilidades a cada elemento de uno de estos procesos. El acrónimo o sigla "RACI", proviene del inglés, con las iniciales de las responsabilidades más usualmente incluidas en la matriz, "Responsable (responsable), Accountable (aprobador), Consulted (consultado), Informed (informado)". El responsable es aquel que ejecuta un rol o tarea. El aprobador es quien delega la tarea al responsable. Usualmente es el que da el visto bueno o firma el trabajo del responsable. El consultado es usualmente un experto en un tema o persona con experiencia, que apoya una labor con sus opiniones. El informado es quién usualmente supervisa el avance de un proyecto, específicamente por lo general al completarse cada tarea o trabajo. Por ejemplo, una utilidad de la matriz de responsabilidades es cuando nos damos cuenta que una misma persona participa de diferentes roles a la vez; es preferible que las responsabilidades sean bien delimitadas, con sólo una de las funciones antes descritas por integrante de un equipo.

6 Y ahora para crear la matriz propiamente tal, no hay más que enumerar en una columna las tareas o trabajos, y sobre esta columna, hacia el lado en una fila los integrantes del equipo o roles (no en el sentido RACI sino que de acuerdo a la jerarquía de la organización, como "gerente de proyecto", "ingeniero informático", etc.). Esto se puede hacer fácilmente en una planilla como por ejemplo Excel. Y las celdas dentro de la matriz se van llenando de acuerdo al sistema "RACI" que te mencioné. Para cada tarea, los integrantes del equipo tendrán un determinado tipo de responsabilidad, lo que es de suma utilidad para llevar a cabo un proyecto, con sus integrantes respondiendo de manera adecuada a sus funciones. Existen otras variaciones de la matriz, o más bien del rol o tipo de responsabilidad que puede tener un miembro del equipo, como el modelo "CAIRO", que añade la letra "O" para referirse a la persona o grupo de ellas que no participan de una tarea, para aislar su responsabilidad (del inglés "out of the loop"). También está el modelo "DACI", que incluye los elementos "Conductor" (el que maneja literalmente el proyecto), "Aprobador", "Contribuyentes" e "informados". Por último, te comento también la existencia de la variante "RACI-VS", que incluye además de lo usual en el modelo RACI, al "verificador", que busca el producto resultante, y el "firmante", que finalmente aprueba la salida del producto tras el visto bueno del verificador. Asimismo hay otras variaciones, pero te puedes ya hacer una buena idea sobre el asunto. Descripción de la plantilla La matriz de la asignación de responsabilidades (RACI por las iniciales de los tipos de responsabilidad) se utiliza para relacionar actividades con personal (individuos o equipos de trabajo). De esta manera se logra asegurar que cada uno de los componentes del alcance esté asignado a un individuo o a un equipo de trabajo.

7 La plantilla comprende las siguientes columnas: ID Actividad: Se ingresa aquí el identificador (ID) de la actividad de proyecto, con el mismo número utilizado para identificar la actividad o paquete de trabajo en los documentos de proyecto. Actividad: Se coloca el nombre completo de la actividad (Por ej. "Realizar levantamiento de información", "Elaborar Diseño Técnico", "Desarrollar Componente Java 001"). Colaboradores: Sustituir el texto de cada columbra de "Colaborador", con el nombre y apellido del integrante del equipo de proyecto que se asignará responsabilidades (Ej. Luis González, Alberto García, María Hernández). Roles / Responsabilidades por Actividad: En cada renglón (fila) se especifica el tipo de responsabilidad asociado al colaborador de la columna, con los siguientes valores posibles: R: Responsable, A: Aprobador, C: Consultado, I: Informado. Responsabilidad del Modelo RACI Con frecuencia se utiliza una matriz su autoridad dentro de las organizaciones para indicar los roles y responsabilidades relacionaos con los procesos y las actividades. Si bien existen muchas variaciones de la matriz de autoridad, el modelo RACI está respaldado por COBIT (Objetivos de Control para la información y Tecnología Relacionada), un modelo de gobierno de tecnología de la información ampliamente reconocido. Al utilizar el modelo RACI como un ejemplo, solo existe una persona responsable de una actividad aunque varias personas pueden ser responsables de la ejecución de algunas partes de la actividad. En este modelo, responsable final significa la responsabilidad de un extremo a otro del proceso. La responsabilidad debe permanecer con la misma persona en todas las actividades de un proceso.

8 R responsable Ejecución adecuada Dell procesos y las actividades. Las personas responsables de hacer que se lleve a cabo el trabajo. A responsable final Propiedad de la calidad, y los resultados del proceso La persona que tiene la autoridad final para la decisión, actividad o diseño del proceso C consultado Participación a través de la aportación de conocimientos e información I informado Recibe información acerca de la ejecución y calidad del proceso Puntos de consideración Contar solo con una "A" por actividad La "A" debe conservar el mismo rol No identificar el rol con la persona Evitar contar con demasiadas "R" para una actividad Evitar contar con demasiadas "R" para un rol Evitar contar con demasiadas "C" para una actividad No contar con ninguna "C" o "I" para un grupo de actividades Evitar contar con demasiadas "I" para un rol