ANEXO G PLAN DE GERENCIA DE COMUNICACIONES

Tamaño: px

Comenzar la demostración a partir de la página:

Download "ANEXO G PLAN DE GERENCIA DE COMUNICACIONES"

Magdalena Maestre Silva
hace 7 años
Vistas:

1 ANEXO G PLAN DE GERENCIA DE COMUNICACIONES CONTENIDO FUNDAMENTOS... 2 COMPONENTES DEL PLAN... 2 IDENTIFICACIÓN DE CADA INTERESADO Y SU RESPONSABILIDAD... 2 TIPOS DE RESPONSABILIDAD... 4 MATRIZ DE COMUNICACIONES... 4 ESTRUCTURA DE DOCUMENTACIÓN DEL PROYECTO... 5 DIRECTORIO GENERAL DE UN PROYECTO... 6 ACEPTACIÓN DEL DIRECTIVO ENCARGADO

.. 2 TIPOS DE RESPONSABILIDAD... 4 MATRIZ DE COMUNICACIONES.

2 FUNDAMENTOS El plan de gerencia de comunicaciones es el instrumento idóneo para administrar la documentación y la información del durante su ciclo de vida. La documentación es un factor de vital importancia del y, como tal, debe gestionarse de una manera estructurada. Implica la creación y destrucción de la información que aplique mediante las técnicas de consolidación que se requieran. Además requiere almacenarse, archivarse y obtenerse la documentación hasta que el finalice. Tanto la entidad como el integrador deben tener su propio. COMPONENTES DEL PLAN El plan contempla lo siguiente: 1. Identificación de cada interesado y su responsabilidad en el manejo de información 2. Matriz de Comunicaciones 3. Estructura de documentación del IDENTIFICACIÓN DE CADA INTERESADO Y SU RESPONSABILIDAD A continuación se describen las responsabilidades de cada interesado en la gestión de la información relacionada con el. Gerente de El Gerente de responde, finalmente, por toda la gestión documental del durante su ciclo de vida. Además, responde por la ejecución del y atiende los informes de avance periódicos, por hitos y entregables, para lo cual se guía por la matriz de comunicaciones Se apoya en el Grupo o Departamento de Comunicaciones. Equipo del Apoya al Gerente de en las labores documentales del día a día. 2

Implica la creación y destrucción de la información que aplique mediante las técnicas de consolidación que se requieran.

3 Cada entregable debe generar un documento de respaldo. Los responsables de los entregables generan esta documentación. Ellos desarrollan y afinan la documentación a su cargo antes de entregársela al Gerente de para su revisión y aprobación. Grupo o Departamento de Comunicaciones Es el responsable de apoyar al Gerente de en sus responsabilidades de información. Su trabajo debe ser tanto interno como externo. Su labor es principalmente de divulgación y socialización, entre otras cosas, para mejorar el ambiente de receptividad de los interesados. La Oficina de Comunicaciones en cada institución participante es la responsable de manejar sus comunicaciones. Debe haber, no obstante, una comunicación coordinada entre la entidad y el integrador. Resulta necesario resaltar también que la comunicación debe ser transversal en el y a todos los niveles donde haya influencia de los interesados. Es importante que dentro del se tenga un perfil de comunicador social del tipo organizacional y un responsable del manejo documental que tenga conocimientos de archivística. Interesados o impactados adicionales Los demás interesados del deben generar documentación relacionada con el. Las actividades que se tienen que llevar a cabo con los interesados deben estar reflejadas en el cronograma del y los costos en su presupuesto. Los interesados mantienen la información respectiva del y deben ser informados de cualquier cambio que los afecte. Ejemplos de interesados que manejan información del : a. Entidad b. Integrador c. Entes de control d. Líderes comunitarios e. Supervisores e Interventores f. Terceros del integrador y terceros de la entidad g. Otros 3

Grupo o Departamento de Comunicaciones Es el responsable de apoyar al Gerente de en sus responsabilidades de información. Su trabajo debe ser tanto interno como externo.

4 Tipos de responsabilidad: Los tipos de responsabilidad pueden estar reflejados, por ejemplo, en los siguientes: 1. Autorizar 2. Crear 3. Revisar 4. Aprobar 5. Distribuir 6. Modificar 7. Archivar 8. Destruir 9. Copiar 10. Consultar Habrá que crear una tabla que identifique a cada interesado y su tipo de responsabilidad, como por ejemplo: TIPOS DE RESPONSABILIDAD Se muestran tres cargos a manera de ejemplo: CARGO Gerente de Directivo Encargado Grupo o Departamento de Comunicaciones RESPONSABILIDADES Revisar Aprobar Autorizar Distribuir A continuación se muestra el segundo componente del Plan de Recursos Humanos: la Matriz de comunicaciones: MATRIZ DE COMUNICACIONES 4

Consultar Habrá que crear una tabla que identifique a cada interesado y su tipo de responsabilidad, como por ejemplo: TIPOS DE RESPONSABILIDAD Se muestran tres cargos a

5 DESCRIPCIÓN DE LA COMUNICACIÓN Finalización de la Planeación y/o Arranque de la Ejecución (Kickoff) Reuniones de control periódicas Reuniones de hitos/entregables QUÉ PERSIGUE? 1. Actividades de socialización de los objetivos y entregables así como del enfoque metodológico 2. Debe apoyarse en una atmósfera informal 1. Revisa el avance del 1. Revisa los avances significativos del TIPO DE CONTACTO Presencial Presencial Presencial CADA CUÁNTO? Una sola vez. Cada semana/quincena En cada hito y en cada entregable DIRIGIDA A Equipo del Líderes de los interesados Equipo del Equipo del Interesados RESPONSABLE Gerente del Gerente del Gerente del Registro (Evidencia) - - La teoría de la comunicación es bien compleja: debe ser interdisciplinaria ya que todo es transversal. Una forma de ver los esquemas de interacción dentro de un es el siguiente: Comunicación interna Comunicación externa Formal Informal Escrita Hablada Se advierte que la comunicación oficial de un debe ser escrita. Será preciso acordar qué se comunicación considera formal e informal ESTRUCTURA DE DOCUMENTACIÓN DEL PROYECTO El manejo documental de un requiere tres aspectos que se deben manejar de una manera estructurada: Libro del 5

Revisa los avances significativos del TIPO DE CONTACTO Presencial Presencial Presencial CADA CUÁNTO? Una sola vez.

6 o Contiene toda la información oficial del. Este contenido se tratará posteriormente, dentro del desarrollo de la MGP. MGP en la página web de la Alcaldía Mayor de Bogotá. Debe ser estructurada y disponible para la comunidad de la Alcaldía Mayor de Bogotá. Dentro de la MGP se darán los lineamientos de lo que debe contener esta referencia. Directorio del equipo de y de todos los interesados, como se muestra a continuación: DIRECTORIO GENERAL DE UN PROYECTO NOMBRE DEL INTERESADO CARGO DEL INTERESADO CORREO ELECTRÓNICO NÚMERO TELÉFONO FIJO NÚMERO TELÉFONO MÓVIL ACEPTACIÓN DEL DIRECTIVO ENCARGADO Cargo del Directivo Encargado Fecha: 6

Dentro de la MGP se darán los lineamientos de lo que debe contener esta referencia.

Documentos relacionados

PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE PEDIDOS DE INFORMACIÓN DE LOS ACCIONISTAS

versión: 1.0 Pág. 1/1 PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE PEDIDOS DE INFORMACIÓN DE LOS ACCIONISTAS versión: 1.0 Pág. 2/2 PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE PEDIDOS DE INFORMACIÓN DE LOS ACCIONISTAS AFP Habitat