Instructivo 2016 ChileActivo Programas Deportivos, Culturales y Recreativos

Transcripción

1 Instructivo 2016 ChileActivo Programas Deportivos, Culturales y Recreativos 1. ANTECEDENTE GENERALES En el marco del Programa Anual 2016 y el compromiso con el desarrollo de actividades en las regiones, ChileActivo pone a disposición los instructivos 2016, con el fin de implementar actividades deportivas, culturales y recreativas, promoviendo la propuesta de iniciativas propias de cada sucursal, integrando activamente a los colaboradores del Banco de Chile y su grupo familiar. 2. CONSULTAS Las consultas o dudas sobre los temas relacionados con Programas para el 2015, los tipos de actividades a presentar, indicaciones para llenar el formulario y adjuntar documentación, podrán realizarse de lunes a viernes en horario de 09:30 a 17:00 horas a: Bárbara Cabrera 87895, mail chileactivo@bancochile.cl Paola Cofre 87898, mail pdcofref@bancochile.cl Rafael Gallardo 87877, mail rgallardoa@bancochile.cl Marcus Pérez 87894, mail mperez@bancochile.cl 3. FORMULARIOS: 3.1. FORMULARIO DISTRIBUCIÓN PRESUPUESTO CHILEACTIVO QUIÉNES PUEDEN POSTULAR: Toda sucursal de regiones, que tenga socios de ChileActivo y una estructura con delegado y tesorero, que quieran realizar una actividad deportiva, cultural o recreativa, que ChileActivo no tenga implementada en la zona, como Yoga, tenis, bowling, pesca, tejido, guitarra, bailes, etc Puede implementar el programa de verano sin exceder el 40% del presupuesto anterior Duración: Las actividades tendrán una duración máxima de doce meses. ChileActivo evaluara la implementación, ejecución, asistencia, gastos, etc., para evaluar el programa Objetivos: Los objetivos de las actividades deben ser aquellas que respondan a necesidades sentidas por los colaboradores y socios de ChileActivo. Estas actividades pueden tener uno o más de los siguientes objetivos Adquirir conductas de vida físicamente activa y saludable, a través de la práctica de actividades deportivas, recreativas o culturales, para contribuir al bienestar de los colaboradores del Banco de Chile y su familia Apoyar y fomentar el auto cuidado, junto a una vida personal, familiar y comunitaria, saludable, practicando actividades deportivas, culturales o recreativas Proponer actividades innovadoras con énfasis en los intereses locales y particulares de los colaboradores del Banco de Chile Otros objetivos que signifiquen promoción del deporte, cultura y la recreación para los colaboradores del Banco de Chile. Página 1 de 6

2 Observaciones: Pagos de supermercados o comidas deben ser parte de actividades deportivas, culturales o recreativas Los participantes deben ser socios activos ChileActivo o familiares de socio Ítems generales para completar formulario distribución de presupuesto Arriendo de Canchas Arriendo Gimnasios Arriendo de Piscina Profesores Deportivos y Culturales Implementos Deportivos y Culturales Campeonatos y Torneos Movilización y Traslados Actividades recreativas o paseos, insumos, trofeos y/o premiaciones Arriendo de Complejo Deportivo, local para ceremonias y talleres culturales Otros Debe adjuntar programa general que explique contenido de las actividades Para ser bien evaluado, realizar como mínimo tres meses de actividades al año Se evalúa en ChileActivo y se define el aporte en base a 6 elementos: Integradores: Actividades que incluyan género femenino y masculino Transversales: Actividades para los diferentes estamentos de la sucursal Consistencia: Que cumplan alguno de los objetivos definidos Periodicidad: Realizar como mínimo tres meses del año, 33% por mes Estabilidad: Ningún ítems, mayor al 25% del total del presupuesto PROCESO ANTERIOR: Las actividades 2015 son evaluadas Las actividades indicadas en el programa anual para ser modificadas deben tener V B de ChileActivo FORMULARIO INCORPORACIÓN CHILEACTIVO Si es funcionario del Banco, con contrato indefinido, puede ingresar a ChileActivo, para lo cual debe completar el formulario de ingreso El tiempo mínimo es un año La cuota mínima es $ FORMULARIO MODIFICACIÓN CHILEACTIVO Puede ingresar a las Ramas o Talleres de ChileActivo, cancelando su valor diferenciado Puede ingresar o salir de una rama con un tiempo mínimo de permanencia de un mes. Algunas Ramas tienen una duración mínima definida El formulario debe indicar las Ramas a las cuales se retira y a las cuales permanece Para incorporar a sus cargas, deben estar inscritas en la Base de Cargas del Banco FORMULARIO RETIRO CHILEACTIVO Puede retirarse de ChileActivo después de un año, enviando el formulario de retiro. Página 2 de 6

3 3.5. FORMULARIO SOLICITUD VALE VISTA CHILEACTIVO Si requiere de un anticipo, debe primero estar autorizado el gasto Se solicita indicar anticipos en el Formulario Distribución de Presupuesto De acuerdo al monto autorizado, completar Formulario de Solicitud de Vale Vista con: El desglose de las actividades y montos relacionados Debe tener 3 firmas y timbres de Agente, JOP o similar y Delegado solicitadas Escanear y enviar vía mail a mperez@bancochile.cl En el mail indicar Listado de participantes con Rut, nombre y sucursal Si el participante no es funcionario, debe identificarse como carga, con nombre y Rut e identificar al colaborador con el cual está relacionado el participante con Nombre y Rut del colaborador Indicar el objetivo de la actividad Programa Realizado: Debe enviar un detalle de la actividad realizada, con horas y actividades De esta manera usted declara la actividad en su totalidad y se evalúa si existe alguna actividad de riesgo Hora Actividad Responsable 09:00 Reunión de... Juan 10:00 Realización de... Pedro... 15:00 Etc. 18:00 Término Con esto se procesa y solicita Vale Vista. Tiempo 4 días hábiles El vale Vista emitido, su rendición queda pendiente a nombre de quien se emite, hasta recibir la documentación respectiva FORMULARIO RENDICIÓN VALE VISTA CHILEACTIVO Toda rendición debe ser enviada a ChileActivo en el mes que se realizó la actividad Los documentos son procesados y se emite mail indicando que el Vale Vista fue rendido El proceso de Rendición de Vale Vista Anticipado, se termina al liberar el nombre y Rut asociado al Vale Vista emitido Enviar a Barbara Cabrera Oemick, mail chileactivo@bancochile.cl, completando el archivo FORMULARIO RENDICIÓN VALE VISTA CHILEACTIVO, junto con la documentación necesaria Documentación necesaria: Formulario de rendición Debe tener 3 firmas y timbres de Agente, JOP o similar y Delegado solicitadas Mail con V B para la actividad Facturas o Boletas: Facturas Físicas a nombre del Banco de Chile: Nombre: Banco de Chile / Rut: / Dirección: Ahumada 251, Santiago / Giro: Banco / Fono: Debe indicar: Atención: Diego Silva Swinburn - ChileActivo Página 3 de 6

4 Boletas abiertas en original, donde especifique la compra (Boletas de supermercado) Boletas de Honorarios a nombre de Aquiles Gomez: Nombre: Aquiles Gomez y Cía. Limitada / Rut: / Dirección: Huérfanos 801, oficina 440, Santiago / Giro: Asesoría Profesional Deportiva y Recreación / Fono: No se reembolsan bebidas alcohólicas No se aceptan vales u otros documentos Listado de participantes con Rut, nombre y sucursal Si el participante no es funcionario, debe identificarse como carga, con nombre y Rut e identificar al colaborador con el cual está relacionado el participante con Nombre y Rut del colaborador Indicar el objetivo de la actividad Programa Realizado: Debe enviar un detalle de la actividad realizada, con horas y actividades De esta manera usted declara la actividad en su totalidad y se evalúa si existe alguna actividad de riesgo Hora Actividad Responsable 09:00 Reunión de... Juan 10:00 Realización de... Pedro... 15:00 Etc. 18:00 Término Registro fotográfico: Las fotografías deben ser en alta resolución Las fotografías seleccionadas serán subidas a la página web Se generará informe fin de año con todas las actividades Debe enviar en el mail, una narrativa simple de la actividad, lugar, participantes, descripción de la actividad FORMULARIO PAGO ACTIVIDAD ESPECIAL CHILEACTIVO En determinados periodos del año, ChileActivo beneficia a las sucursales facultándoles que incorporen a un profesor de Taller o alguna actividad especial El pago es de ChileActivo y no se toca el Presupuesto de la Sucursal En estos casos, la boleta de Honorarios debe ser enviada con el formulario de rendición actividad especial La boleta de honorarios debe ser a: Nombre: Aquiles Gomez y Cía. Limitada / Rut: / Dirección: Huérfanos 801, oficina 440, Santiago / Giro: Asesoría Profesional Deportiva y Recreación / Fono: Página 4 de 6

5 3.8. FORMULARIO PAGO PROVEEDORES CHILEACTIVO Toda rendición debe ser enviada a ChileActivo en el mes que se realizó la actividad Se reciben en ChileActivo hasta el último día hábil del mes en curso, después pasa a pago para el siguiente mes Los documentos son procesados durante los primeros diez días del mes y los pagos se realizan durante el mes En caso de recibir documentación incompleta, no se procesará el pago Enviar a Rafael Gallardo Alcalde, mail rgallardoa@bancochile.cl, completando el archivo FORMULARIO PAGO PROVEEDORES CHILEACTIVO, junto con la documentación necesaria Documentación necesaria: Formulario Pago Proveedores ChileActivo Mail con V B para la actividad anual Facturas o Boletas: Facturas a nombre del Banco de Chile: Nombre: Banco de Chile / Rut: / Dirección: Ahumada 251, Santiago / Giro: Banco / Fono: Boletas abiertas en original, donde especifique la compra (Boletas de supermercado) Boletas de Honorarios a nombre de Aquiles Gomez: Nombre: Aquiles Gomez y Cía. Limitada / Rut: / Dirección: Huérfanos 801, oficina 440, Santiago / Giro: Asesoría Profesional Deportiva y Recreación / Fono: No se reembolsan bebidas alcohólicas No se aceptan vales u otros documentos Listado de participantes con Rut, nombre y sucursal Si el participante no es funcionario, debe identificarse como carga, con nombre y Rut e identificar al colaborador con el cual está relacionado el participante con Nombre y Rut del colaborador Indicar el objetivo de la actividad Programa Realizado: Debe enviar un detalle de la actividad realizada, con horas y actividades De esta manera usted declara la actividad en su totalidad y se evalúa si existe alguna actividad de riesgo Hora Actividad Responsable 09:00 Reunión de... Juan 10:00 Realización de... Pedro... 15:00 Etc. 18:00 Término Registro fotográfico: Las fotografías deben ser en alta resolución Las fotografías seleccionadas serán subidas a la página web Se generará informe fin de año con todas las actividades Debe enviar en el mail, una narrativa simple de la actividad, lugar, participantes, descripción de la actividad. Página 5 de 6

6 3.9. FORMULARIO INCORPORACIÓN DE ACTIVIDAD ESPECIAL Toda actividad que sea con fechas definidas, llámese campeonato, torneos, que realice ChileActivo tendrá una inscripción mediante este formulario Podrá identificar detalles de actividad y tiempo de descuento. Página 6 de 6