FASE 1. Solicitud de Autorización FASE 2. Selección de candidatos, valoración técnica y adjudicación

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1 Aplicación para la Gestión de Contratos por Obra o Servicio Determinado con cargo a Proyectos de Investigación, Convenios o Contratos, para los Grupos Profesionales 1 y 2 del Convenio Único de la AGE. FASE 1. Solicitud de Autorización FASE 2. Selección de candidatos, valoración técnica y adjudicación Contratación de Personal por Obra o Servicio. Página 1 de 29

2 Índice Índice... 2 Introducción... 3 Acceso a la Aplicación... 4 Crear una nueva Solicitud... 5 Formulario de la solicitud de autorización... 6 Página: Datos de la convocatoria... 6 Página: Bolsa de Trabajo... 7 Página: Titulaciones / Especialidades... 8 Página: Documentos Página: Información Adicional Envío de la solicitud de autorización Mis Tareas Mis Solicitudes Flujo de trabajo de la Solicitud de autorización Perfiles de usuario Tareas del procedimiento Tarea 1. El IP Crea la solicitud Tarea 2. Validación de la Solicitud por la Gerencia Tarea 3. Validación de la Dirección del Centro Tarea 4. Validación de la Subdirección General Adjunta de Recursos Humanos Tarea 5. Anexar Solicitud Firmada (Grupos Profesionales 3, 4 y 5) Tarea 5. Selección de la comisión de expertos (Grupos Prof. 1 y 2) Tarea 6. Selección de Candidatos Tarea 7. Evaluación de Expertos Tarea 8. Envío del informe de la comisión de expertos Asistencia Técnica Contratación de Personal por Obra o Servicio. Página 2 de 29

3 Introducción Como apoyo a la implantación de la Bolsa de trabajo en el CSIC se ha desarrollado una aplicación informática para la tramitación de los contratos de obra o servicio de los grupos profesionales 1 y 2 del Convenio Único de la AGE. La tramitación se realiza en su totalidad a través de ésta aplicación informática, si bien los documentos del proceso en los que se exija alguna firma se deberán imprimir, firmar y enviar los originales a la SGARH, para que consten en el expediente. También se deberán escanear y anexar a la aplicación informática. El procedimiento contempla las siguientes fases: Fase1. Solicitud de Autorización: El Investigador Principal, cumplimentará una solicitud de autorización, por cada contrato que desee realizar con cargo a su proyecto de investigación, convenio o contrato. Una vez cumplimentada la solicitud, el Gerente supervisa que cumple todos los requisitos y la valida para que el Director del Centro/Instituto la tramite. Fase 2. Selección de candidatos, valoración técnica y adjudicación: La Comisión de Selección pone a disposición del Centro, las inscripciones de la bolsa de trabajo que cumplen el perfil demandado, junto a la valoración de méritos obtenidos. La Comisión de Expertos valorará a los candidatos seleccionados según se indica en el apartado sexto, punto 3 de la Resolución por la que se convoca la bolsa de trabajo. Después se genera el informe de la reunión de la Comisión de Expertos que deberá ser firmada, escaneada y anexada a la aplicación. El original se remitirá a la SGAHH. La Comisión de Selección elaborará las listas provisionales de los candidatos seleccionados, que incluirán la puntuación obtenida en la fase de valoración de méritos y en la fase de la valoración técnica, así como la valoración total, ordenadas de mayor a menor. Las listas provisionales se harán públicas en la página web del CSIC y en el Centro de Información Administrativa del Ministerio de la Presidencia. Habrá un plazo de cinco días hábiles, desde el siguiente a su publicación, para efectuar las reclamaciones oportunas. Las listas definitivas se publicarán en los mismos lugares una vez finalizado el plazo anterior. La Comisión de Selección elevará a la Secretaría General del CSIC, ordenada de mayor a menor, según las puntuaciones alcanzadas, la relación de aspirantes para la contratación correspondiente. Contratación de Personal por Obra o Servicio. Página 3 de 29

4 La Secretaría General procederá a la contratación del candidato que haya obtenido la mayor puntuación. Fase 3. Formalización del Contrato: Las personas adjudicatarias de los contratos deberán presentar al Gerente del Centro/Instituto la documentación original, que anexó a la inscripción en la bolsa, en el plazo de 5 días hábiles, desde que se publica la lista definitiva. El gerente cumplimentará la información y adjuntará la documentación. En RRHH validarán esta información (pudiendo validar o rechazar). A continuación, el Gerente debe generar tres copias del contrato y dos de la copia básica y las envía a la SGARH una vez firmadas por el trabajador. El Secretario General firma el contrato y envía una copia al centro para entregar al interesado Acceso a la Aplicación A la aplicación se accede desde la Intranet del CSIC, en Aplicaciones corporativas, seleccionando la aplicación Contratación por obra o servicio determinado, vinculada a Proyectos, Convenios y/o Contratos. : El usuario accede a la aplicación con el mismo usuario con el que se autenticó al acceder a la intranet. Los perfiles del usuario determinan las acciones que dicho usuario podrá llevar a cabo en la aplicación. Al entrar en la aplicación, independientemente del rol se mostrarán 3 herramientas para la gestión de solicitudes de autorización: Contratación de Personal por Obra o Servicio. Página 4 de 29

5 Crear una nueva Solicitud En esta pantalla se muestran todas las solicitudes de autorización que se están editando sin haber sido aún tramitadas. Para acceder a la página y crear una solicitud de autorización tendremos que pinchar en la opción de menú : Y pinchar en el enlace Crear una nueva Solicitud de Autorización de la pantalla de Creación de Solicitudes de Autorización Tras lo cual la aplicación nos creará una nueva solicitud que figurará en el listado de creación de solicitudes: Contratación de Personal por Obra o Servicio. Página 5 de 29

6 Para editar la solicitud pincharemos encima de su referencia, en nuestro caso SOLAUT_ y accederemos al formulario de la solicitud de autorización. Formulario de la solicitud de autorización El formulario de una solicitud de autorización se compone de una serie de páginas. Todas las páginas comparten una misma botonera de herramientas, según se describe en la siguiente ilustración: Las páginas del formulario de autorización son: Página: Datos de la convocatoria Contiene los datos principales de la solicitud. El código del Proyecto, Convenio o Contrato es necesario que conste en la BDC. Si no fuera así, el Gerente se debe poner en contacto con el Centro de Atención a Usuarios (CAU) de la SGAI o con la unidad responsable correspondiente de la Organización Central. Otros campos a rellenar en esta página son la Categoría, el Grupo Profesional, el Tipo de jornada, Horario y Descripción de las tareas a desempeñar por la persona que se necesita contratar. Contratación de Personal por Obra o Servicio. Página 6 de 29

7 Página: Bolsa de Trabajo Esta página sólo aparece cuando se selecciona el grupo profesional 1 o 2 del convenio único, y tras haber seleccionado un Área Científica en la página de Datos de la Convocatoria En función del Área Científica deberá seleccionar los Ámbitos de investigación para la selección de los candidatos. Desde esta página el Investigador Principal podrá también consultar el número de candidatos en la bolsa de trabajo que cumplen los criterios de la solicitud de autorización en el momento de la edición de la Solicitud. Contratación de Personal por Obra o Servicio. Página 7 de 29

8 Página: Titulaciones / Especialidades. Si se selecciona el grupo profesional 1 deberá seleccionar los títulos universitarios superiores requeridos (indicando si es requisito tener el doctorado) Contratación de Personal por Obra o Servicio. Página 8 de 29

9 En el caso de que no sea requisito tener el grado de Doctor, la pantalla de titulaciones estará dividida en dos partes: Las licenciaturas e Ingenierías Superiores (clasificadas por ramas) y las nuevas titulaciones de Grado y Máster al final de la página y la cuales no están agrupadas por ramas. La aplicación sólo permitirá seleccionar las titulaciones de Grado o Máster que posean los candidatos que han entrado en la bolsa de trabajo. Si se selecciona el grupo profesional 2, deberá seleccionar los títulos de grado medio que deben tener los aspirantes Contratación de Personal por Obra o Servicio. Página 9 de 29

10 Del mismo modo, para grupos 3 y 4 en los que la categoría profesional requiera una especialidad, se deberán elegir dichas especialidades. Contratación de Personal por Obra o Servicio. Página 10 de 29

11 Página: Documentos. Una vez cumplimentada la solicitud, el Gerente supervisa que cumple todos los requisitos y la valida para que el Director del Centro/Instituto la tramite. Todo ello se hará a través de la aplicación informática. El Gerente podrá visualizar el número de personas que cumplen el perfil de cada solicitud de autorización. Declaración Jurada del Investigador Principal Junto a los dos documentos de la Solicitud de Autorización, se debe adjuntar una Memoria Justificativa, en la que se indique la necesidad de efectuar la contratación, que una vez firmada por el Investigador Principal, se escaneará y se anexará en la aplicación Con carácter opcional la SGARH podrá requerir la Resolución de concesión del proyecto, convenio y/o contrato Página: Información Adicional. Contiene todo el histórico de estados por los que ha pasado la solicitud de autorización, indicando las fechas de comienzo y finalización de cada uno de los estados, así como los usuarios que tramitaron cada uno de los mismos. Contratación de Personal por Obra o Servicio. Página 11 de 29

12 Envío de la solicitud de autorización Una vez se haya completado la solicitud de autorización (páginas de Convocatoria, Bolsa de trabajo, Titulaciones / Especialidades y Documentos) la solicitud podrá enviarse pulsando en el botón de la botonera. Si la solicitud tiene algún error o falta algún dato obligatorio, se mostrarán todos los errores encontrados (los errores también pueden consultarse mediante el botón ) Contratación de Personal por Obra o Servicio. Página 12 de 29

13 Si la solicitud está correctamente cumplimentada, tras pulsar en el botón mostrará una página de aviso se y un segundo aviso con la posibilidad de incluir un comentario adicional Tras pulsar en enviar, la solicitud estará disponible para el Gerente del Centro (en la página de Mis Tareas) para que le de el visto bueno. Contratación de Personal por Obra o Servicio. Página 13 de 29

14 Mis Tareas En esta página se podrán consultar todas las solicitudes de autorización que están a la espera de la realización de una tarea por parte del usuario que se ha conectado en la aplicación. Desde esta página todos los perfiles de usuario de la aplicación podrán tramitar todas las solicitudes de tramitación que tengan pendientes (Vistos buenos de gerentes, directores y SGARH, Selección de miembros de la comisión de expertos, correcciones de la solicitud solicitadas por la gerencia del centro ) Mis Solicitudes Desde esta página los investigadores principales podrán consultar el estado de todas las solicitudes que hayan tramitado. Contratación de Personal por Obra o Servicio. Página 14 de 29

15 Flujo de trabajo de la Solicitud de autorización. En el siguiente diagrama se muestra el flujo completo de la solicitud de autorización, desde que se crea hasta que se inicia la propuesta de contratación. Perfiles de usuario. La aplicación distingue los siguientes perfiles o roles de usuario: Investigador Principal (IP): Serán los responsables de crear o rectificar las solicitudes de autorización de Contratación vinculadas a los proyectos de investigación, convenios y/o contratos de los que sean el investigador principal. Sólo las personas que sean investigadores principales de algún proyecto, convenio o contrato podrán realizar una solicitud de autorización. En todo momento podrán consultar el estado en el que se encuentran todas las solicitudes de autorización que hayan realizado. Para las solicitudes de autorización que requieran los grupos profesionales 1 o 2 del Convenio Único, al ser también presidentes de la comisión de expertos, serán los Contratación de Personal por Obra o Servicio. Página 15 de 29

16 responsables de finalizar la propuesta de valoración técnica, generar el informe de técnico y enviarlo a la comisión de selección una vez firmado. Además deberá escanear dicho informe firmado y anexarlo en la aplicación. Gerente: Las personas con este rol podrán dar el visto bueno o rechazar las solicitudes de autorización vinculadas a los proyectos de investigación de su centro. En los casos en los que se requiera los grupos profesionales 1 o 2 del Convenio Único también será posible consultar el número de candidatos que hay en la bolsa de trabajo en ese momento, de forma que si el nº de candidatos es muy elevado o muy pequeño, el gerente pueda solicitar la modificación de la solicitud al IP para adaptar la oferta y la demanda. En los casos que se reciba el visto bueno de la SGARH, el gerente también deberá anexar en la aplicación la solicitud de autorización escaneada y firmada por el IP, el Director y el Gerente del Centro. También anexará la correspondiente declaración jurada del IP firmada por el mismo En las solicitudes de autorización de grupos profesionales 1 o 2, también serán responsables de introducir en la aplicación los miembros de la comisión de expertos que haya sido nombrada por la dirección del centro. Los Gerentes podrán consultar el estado de tramitación de todas las solicitudes de autorización asociadas a su centro. Director: Las personas con este rol podrán dar el visto bueno o rechazar las solicitudes de autorización vinculadas a proyectos, convenios o contratos de su centro, una vez que ya tengan el visto bueno del Gerente. Los Directores podrán consultar el estado de tramitación de todas las solicitudes de autorización asociadas a su centro. SGARH: Las personas con este rol podrán consultar el estado de todas las solicitudes de autorización realizadas, y tras recibir el visto bueno del Director, podrán dar el visto bueno o rechazarlas. Si lo desean, también pueden solicitar a la gerencia del centro que aporte información adicional. Comisión de Selección: En las solicitudes de autorización para grupos profesionales 1 o 2 del Convenio Único, podrán seleccionar la lista de candidatos de la bolsa de trabajo que deberán ser evaluados por la comisión de expertos. Una vez finalizada la evaluación técnica, serán los responsables de generar los listados provisionales y definitivos ordenados de mayor a menor puntuación para cada solicitud de autorización Contratación de Personal por Obra o Servicio. Página 16 de 29

17 Comisión de Expertos: En las solicitudes de autorización para grupos profesionales 1 o 2 del Convenio Único, la comisión de expertos es la encargada de realizar la propuesta de valoración técnica de los candidatos al puesto de trabajo Tareas del procedimiento A continuación describimos las tareas principales de las solicitudes de autorización: Tarea 1. El IP Crea la solicitud Esta fase ya se ha descrito anteriormente en el apartado del Formulario de la solicitud de autorización y termina cuando el Investigador principal envía la solicitud. Tarea 2. Validación de la Solicitud por la Gerencia Una vez que el Investigador principal haya enviado la solicitud de autorización, el Gerente del centro seleccionado en la solicitud deberá entrar en la aplicación, y en la página verá la solicitud con el estado Para consultar y tramitar la solicitud, deberá pulsar en la referencia de la solicitud, donde podrá consultar todos los datos del formulario, y realizar la tramitación que estime oportuna. Contratación de Personal por Obra o Servicio. Página 17 de 29

18 Por regla general, todas las opciones de tramitación aparecen a la derecha de la botonera entre corchetes. En nuestro caso, al estar en el estado Validar Gerencia tenemos las 3 opciones de tramitación indicadas en la figura. El gerente puede consultar el nº de candidatos que hay en la bolsa de trabajo para la solicitud de autorización, indicado en la parte superior derecha, tal y como se indica en la figura anterior. Si tramitamos la solicitud pulsando en la botonera en [DAR VISTO BUENO] (para el resto de tramitaciones es similar) nos aparecerá una pantalla explicativa del tipo de tramitación junto a la posibilidad de incorporar un nuevo comentario de tramitación. Los comentarios de tramitación podrán ser consultados por todos los participantes de la solicitud de autorización en la página de Información Adicional de cada solicitud de autorización Contratación de Personal por Obra o Servicio. Página 18 de 29

19 Pulsando en el botón DAR VISTO BUENO habremos tramitado la solicitud, y en este momento debería entrar el Director del Centro en la aplicación para dar su visto bueno. Tarea 3. Validación de la Dirección del Centro Tras recibir la solicitud el visto bueno del gerente, el director vería la siguiente página de Mis tareas Pulsando en la referencia de la solicitud, accedería a la solicitud y podría tramitarla de la misma forma que el gerente. Contratación de Personal por Obra o Servicio. Página 19 de 29

20 Herramientas exclusivas para Directores y Gerentes de los Centros Los gerentes y directores de los centros podrán consultar en todo momento el estado de todas las solicitudes de autorización de su centro Tarea 4. Validación de la Subdirección General Adjunta de Recursos Humanos Una vez que el director del centro da su visto bueno a la solicitud de autorización, la solicitud pasará a la página de Mis tareas del personal de la SGARH. Pinchando en la referencia de la solicitud, entraremos en el formulario de solicitud pudiendo consultarlo y tramitarlo. En este caso las opciones de tramitación, tal y como se indica en la siguiente figura, son, y Contratación de Personal por Obra o Servicio. Página 20 de 29

21 Tarea 5. Anexar Solicitud Firmada (Grupos Profesionales 3, 4 y 5) En Solicitudes de Autorización de grupos profesionales 3, 4 o 5, tras recibir el visto bueno de la SGARH, el gerente deberá seleccionar anexar la solicitud de autorización, junto con la declaración jurada del IP, firmada y escaneada. Estas solicitudes aparecerán en la página de Mis Tareas tal y como se indica a continuación: Para adjuntar el documento de solicitud de autorización / declaración jurada del IP firmado y escaneado, debe pinchar en la solicitud y acceder a la página, tal y como se indica a continuación. Contratación de Personal por Obra o Servicio. Página 21 de 29

22 Finalmente, para concluir con la tramitación de la solicitud de autorización deberá pulsar el en botón La tramitación informática de solicitudes de autorización de grupos profesionales 3, 4 y 5 concluye con esta tarea. El resto de tareas que se describe a continuación son únicamente para solicitudes de autorización de grupos profesionales 1 y 2. Tarea 5. Selección de la comisión de expertos (Grupos Prof. 1 y 2) Una vez que la SGARH da su visto bueno a la solicitud de autorización, el gerente deberá seleccionar la comisión de expertos y anexar la solicitud de autorización, junto con la declaración jurada del IP, firmada y escaneada. En su página de Mis tareas verá: Contratación de Personal por Obra o Servicio. Página 22 de 29

23 Para adjuntar el documento de solicitud de autorización / declaración jurada del IP firmado y escaneado, debe pinchar en la solicitud y acceder a la página, exactamente del mismo modo que el descrito en la anterior tarea Anexar Solicitud Firmada Además, por ser del grupo profesional 1 o 2, debemos configurar la composición de la comisión de expertos, formada por el Investigador Principal y dos personas nombradas por la Dirección del Centro/Instituto, desde la página de. Para seleccionar los dos vocales, el gerente deberá pulsar en los botones de la página anterior, tras lo cual aparecerá una herramienta de selección de personas que le permitirá localizar a los vocales por su nombre / apellidos o bien por su NIF. Contratación de Personal por Obra o Servicio. Página 23 de 29

24 Una vez seleccionados los dos vocales de la comisión podrá continuar con la tramitación de la solicitud pulsando en el botón La sustitución del investigador principal como miembro de la comisión de expertos sólo puede ser realizada por la comisión de selección cuando la solicitud de autorización se encuentra en el estado de Selección de Candidatos. Por lo tanto, en el caso de que fuese necesaria dicha sustitución, la gerencia del centro deberá notificarlo a la comisión de selección. Tarea 6. Selección de Candidatos Esta tarea se asignará a la comisión de selección y tendrá como objetivo la creación de la lista de candidatos que cumplen con los criterios de la solicitud de autorización. Tarea 7. Evaluación de Expertos El objetivo de esta tarea será que la comisión de expertos realice la propuesta de valoración técnica de candidatos que servirá de referencia para la valoración final de los candidatos. Los miembros de la comisión de expertos verán en la página las solicitudes de autorización que se encuentren en este estado tal y como se indica en la siguiente ilustración. Contratación de Personal por Obra o Servicio. Página 24 de 29

25 La propuesta de valoración de los candidatos será realizada en la página, desde donde tendrán disponible la lista de candidatos enviada por la comisión de selección. En el caso de detectar cualquier problema con la lista de candidatos y no pueda continuar con el proceso de valoración, el Investigador Principal podrá devolver la solicitud a la comisión de selección pulsando en. Podrá usar el comentario de las pantallas de tramitación para indicar a la comisión de selección el motivo por el que se devuelve la solicitud, como se indica en la siguiente ilustración: Contratación de Personal por Obra o Servicio. Página 25 de 29

26 Pinchando en cada uno de los candidatos de la lista se mostrará la ficha de valoración de cada candidato, así como un enlace directo a la solicitud de ingreso en bolsa de dicho candidato. Contratación de Personal por Obra o Servicio. Página 26 de 29

27 Finalizada la valoración provisional de candidatos, el investigador principal podrá configurar el informe de la comisión de expertos desde la página, desde donde podrá incluir un texto adicional en el documento generado por la aplicación. Contratación de Personal por Obra o Servicio. Página 27 de 29

28 Una vez finalizada la configuración del informe, para poder generar el documento desde la aplicación in investigador principal deberá finalizar la tarea tramitando la solicitud con el botón. Tarea 8. Envío del informe de la comisión de expertos Una vez finalizada la propuesta de valoración técnica de candidatos, el investigador principal deberá descargar de la aplicación el Informe técnico mediante el botón. Dicho documento deberá imprimirlo, firmarlo, escanearlo y adjuntarlo en la aplicación desde la página Contratación de Personal por Obra o Servicio. Página 28 de 29

29 Tras adjuntarlo, podrá continuar la tramitación enviando dicho informe a la comisión de selección para su valoración mediante el botón Asistencia Técnica Para consultas o problemas sobre la aplicación informática dirigirse al Centro de Atención a Usuarios (CAU) de la SGAI. intranet@csic.es Para información o consultas que correspondan a RR.HH dirigirse al e_mail gestion_laboral@csic.es, al Tf , al Tf o al Fax: Contratación de Personal por Obra o Servicio. Página 29 de 29