MANUAL DE USO MESA DE AYUDA

Transcripción

1 MANUAL DE USO MESA DE AYUDA Ahora el Departamento Planta Física pone a su disposición un sistema de mesa de ayuda, que le permitirá registrar una incidencia o solicitud y hacer seguimiento en línea. QUÉ ES UNA MESA DE AYUDA? Una mesa de ayuda agiliza las solicitudes de servicios generales y mantenimientos, a través de ella, se dan respuestas y soluciones acerca de los requerimientos en reparaciones de mobiliario, equipos, redes, entre otras cuestiones relacionadas con infraestructura. CÓMO ACCESO A LA MESA DE AYUDA? Para acceder a la mesa de ayuda del Departamento de Planta Fisica ingrese a la página web Se visualizara la siguiente interfaz: 1 Haga clic aquí para enviar un ticket

2 Enviar un ticket: le permitirá hacer una solitud o requerimiento al Departamento de Planta Fisica. Debe diligenciar todos los campos del formulario y seleccionar la categoría, que más se ajuste a su solicitud. Ingrese su nombre y correo institucional Seleccione la categoría y el nivel de prioridad Ingrese su extensión, dependencia y sede Ingrese el asunto de la incidencia y el detalle en el campo mensaje Qué categoría debo seleccionar? Si su incidencia es una solicitud de mantenimiento correctivo o preventivo y configuración de equipos de enfriamiento y ventilación, seleccione Aires acondicionados. Si su incidencia es una solicitud de cambio de fluorescentes y mantenimiento correctivo a puntos eléctricos, seleccione Iluminación y electricidad Si su incidencia es una solicitud para la reparación de escapes o fugas de agua, humedades, taponamientos en elementos de zonas húmedas como; baños, cocinas, laboratorios y cafeterías, seleccione Redes hidráulicas y sanitarias Si su incidencia es una solicitud para reparación o cambio de mobiliario, adecuaciones de oficina, divisiones y demás, seleccione Mobiliario Si su incidencia es una solicitud para reparación de cerradura, brazos hidráulicos, bisagras, vidrios, perfilería de ventanas, polarización o duplicados de llaves, seleccione Cerrajería y ventanería Si su incidencia es una solicitud para el apoyo logístico en la organización de eventos institucionales, seleccione Acompañamiento a eventos, en este caso deberá especificar en el campo Mensaje la fecha, hora y lugar del evento, así como los elementos que se requieren (mesas, sillas, paneles, extensiones, tablones, etc.) y las

3 funciones específicas en las que desea que el personal del Departamento de Planta Fisica le brinde apoyo. Si su incidencia es una solicitud de requerimiento de pintura y resane en oficinas administrativas, espacios dedicados a la docencia y zonas comunes, seleccione Pintura Si su incidencia es una solicitud para traslados de mobiliario y objetos pesados, seleccione Movimientos. Indique en dónde está el objeto, a dónde se trasladará y el motivo. Si su incidencia es una solicitud frente a fallas en puntos VGA o video beam, seleccione, Video Beam Si usted requiere adjuntar algún tipo de evidencias en imágenes o documentos, en cualquier formato, por favor dé clic en la opción de adjuntos, botón seleccionar archivo. Seleccione el archivo a adjuntar Validar código de seguridad para evitar frades de envió Para enviar el caso hay que dar clic en el botón enviar ticket Una vez enviado el ticket, la plataforma confirma este envío, por medio de dos mensajes, uno que se visualizará en la misma plataforma y otro a su correo electrónico como se evidencia a continuación. Nota: Tenga en cuenta este código, para hacer seguimiento a su solicitud.

4 CÓMO PUEDO VISUALIZAR EL ESTADO DE MI SOLICITUD? Dé clic en la opción ver tickets existentes y digite el ID de seguimiento, que usted recibió al correo electrónico o el que se mostró en pantalla al crear el ticket, finalice con dar clic en la opción ver Ticket. Hacer seguimiento a su solicitud

5 Usted podrá ver de manera cronológica las repuestas a sus solicitudes, por parte del Departamento de Planta Fisica. Cada vez que se ingrese una respuesta por parte del Departamento, usted será notificado al correo electronico.

6 Una vez resuleto su ticket, usted recibirá un correo de confirmación, que se visualizará de la siguiente manera: Al ingresar por favor visualice su ticket a traves del link que muestra el correo y diligencie la encuesta que se menciona de la siguiente manera:

7 QUÉ DEBO TENER EN CUENTA? - Tiempo de respuesta al requerimiento: 4 horas máximo - Tiempo de solucioón al requerimiento: Depende de la complejidad del mísmo, la disponibilidad del personal, recurso administrativo y los tickets que se encuentren abiertos anteriores a su solicitud. - Horario de atención: lunes a viernes de 8:00 a.m. a 12:00 m y 2:00 p.m. a 6:00 p.m. - Sólo se tendrán en cuenta las solicitudes que estén registradas con correo electrónico insntitucional. - Toda solicitud al Departamento de Planta Fisica debe ser registrada por este medio. - Si necesita información adicional comuníquese al correo secma@mail.ustabuca.edu.co o a las siguientes extensiones: Campus Extensión Bucaramanga 1301 Floridablanca 2309 Piedecuesta 3011