BOLETÍN INFORMATIVO. No. 025 Bogotá D.C., octubre 21 de 2016

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1 BOLETÍN INFORMATIVO No. 025 Bogotá D.C., octubre 21 de 2016 La BVC informa que con base en la actualización del correo corporativo se ha presentado un cambio en el sistema que provee la solución tecnológica para el cifrado de información que se envía desde la BVC hacia sus afiliados. Con lo anterior estamos enviando el en el cual se encuentran los nuevos pasos para el acceso a la información confidencial que regirá a partir del lunes 24 de octubre de Si necesita ampliar la información por favor comunicarse con nuestra área de Servicio al Cliente BVC al correo servicioalcliente@bvc.com.co o al teléfono (1)

2 Código: IN_GRI_4605 Version: 2.0 Página: 1 de 11 TABLA DE CONTENIDO 1. DEFINICIONES INTRODUCCIÓN PROPOSITO ALCANCE ATRIBUTOS DE SEGURIDAD CARACTERISTICAS GENERALES DEL SISTEMA DE CORREO ELECTRONICO CIFRADO GAME ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DE LA APLICACION GAME UTILIZACION CORREO ELECTRÓNICO CIFRADO Creación de Cuenta Registro de usuario Visualizacion de la informacion Ingresos posteriores Restablecimiento de contraseña... 10

3 Página: 2 de DEFINICIONES Código del usuario: Corresponde al número que se asigna a cada persona para que se identifique en el sistema, al cual se le asigna una clave y es único e intransferible. Entes Externos: Cualquier entidad o persona natural que en función de los procesos de negocio, tenga relación con la BVC y a quien esta deba realizar envíos de información. Entre estos se encuentra: Clientes, proveedores, aliados estratégicos clientes potenciales, entre otros. Usuario: Persona designada por el ente externo que recibe un producto o servicio de la BVC. Para efectos del presente manual, usuario se refiere siempre a usuario externo. GAME: Por sus siglas traduce: Google Apps Message Encryption, diseñado por ZixCorp proporciona seguridad en la trasmisión de mensajes a otros dominios fuera de la plataforma de Google. 2. INTRODUCCIÓN 2.1. PROPOSITO Este documento explica el procedimiento para la utilización del correo electrónico cifrado del sistema Google, ZixCorp designed Google Apps Message Encryption (GAME) implementado por la Bolsa de Valores de Colombia, para proporcionar un mecanismo de envió de información a entes externos de forma ágil, confiable y segura. 2.2 ALCANCE Este documento va dirigido a todos los entes externos (clientes, proveedores, socios estratégicos) a los cuales la Bolsa de Valores de Colombia deba realizar envío de información confidencial a través de correo electrónico. 2

4 Página: 3 de ATRIBUTOS DE SEGURIDAD La implementación del mecanismo para él envió de información confidencial por correo electrónico a entes externos, busca salvaguardar los 4 atributos de seguridad: - Confidencialidad: La información es sólo debe ser accesible por aquellos a los cuales se ha autorizado su acceso. - Integridad: La información es exacta y completa desde su creación hasta el destino final. - Disponibilidad: La información es accesible a los usuarios autorizados en el momento de requerirla. - Autenticación: Cuando se puede garantizar la identidad de quien solicita acceso a la información. 2.4 CARACTERISTICAS GENERALES DEL SISTEMA DE CORREO ELECTRONICO CIFRADO GAME El sistema de correo cifrado contribuye significativamente al logro y cumplimiento de las normas establecidas por el marco legal colombiano, tales como las Circulares Externas 052 y 038, en términos de seguridad de la información. El correo electrónico cifrado se utiliza para garantizar que sólo el destinatario deseado pueda acceder al correo electrónico y sus archivos adjuntos, sin exponer datos importantes y confidenciales. ZixCorp ofrece cifrado de correo simple pero seguro. El enfoque basado en la nube del correo electrónico cifrado, permite que las claves de acceso se almacenen centralmente y su administración se realicé automáticamente. Solución de encriptación de correo electrónico de GAME El servicio de seguridad de correo electrónico de GAME, incluye cifrado seguro de correo electrónico saliente, basado en cloud, que le permite a la Bolsa de Valores de Colombia especificar exactamente qué mensajes salientes deben cifrarse para él envió al centro de mensajes de ZixCorp. 3

5 Página: 4 de 11 Fuente: ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DE LA APLICACION GAME - Administración de claves El Centro de Mensajes de GAME utiliza el servicio de encriptación avanzada con un cifrado de 256 bits, comúnmente conocido como AES 256. La primera vez que el usuario del ente externo recibe un correo electrónico de la BVC, se genera una clave única donde los correos (incluyendo archivos adjuntos) son encriptados usando la clave del usuario. - Interacción de destinatario Una vez finalizado el proceso de cifrado, se envía una notificación separada por correo electrónico al usuario del ente externo, quien debe hacer clic en un vínculo en el correo electrónico de notificación para iniciar sesión en el Centro de Mensajes de ZixCorp utilizando un navegador Web. 4

6 Página: 5 de 11 La transferencia de datos entre el Centro de Mensajes de ZixCorp y el usuario es a través de HTTPS, por lo cual el usuario deberá elegir una contraseña cuando inicia sesión por primera vez y los accesos posteriores deberán ser autenticados con esta misma contraseña. - Seguridad de datos y claves Todas las claves y contenido cifrado seguro se generan en el Centro de Mensajes de Bolsa de Valores de Colombia, donde se salvaguarda la seguridad física de la información con un estricto control en el acceso, ya que sólo el personal autorizado tiene acceso al Centro de Mensajes. Como una última medida de seguridad, los centros de datos y las claves utilizadas para cifrar los datos se almacenan en zonas separadas. - Características de cifrado Período de retención de correo electrónico: 30 días Tecnología de cifrado de correo electrónico: AES de 256 bits Marca personalizable para Centro de Mensajes de ZixCorp Seguro por destinatarios claves 2.6 UTILIZACION CORREO ELECTRÓNICO CIFRADO Creación de Cuenta La información confidencial enviada al usuario del ente externo (clientes, proveedores, socios estratégicos) llega al correo electrónico previamente registrado ante la BVC, identificado con el asunto CONFIDENCIAL-BVC. Para tener acceso a la información, el usuario debe tener permisos habilitados para ingresar vía Internet, a la página de Barracuda encryption service, URL El correo llega con la estructura New Zixcorp secure message from Bolsa de Valores de Colombia, y el usuario debe dar click en la opción que aparece en el siguiente párrafo del mensaje. Posteriormente aparece la siguiente ventana: 5

7 Página: 6 de 11 Ventana de registro inicial Registro de usuario. Cuando el usuario realice el ingreso por primera vez, deberá registrarse para que el sistema tenga en cuenta los datos en los próximos ingresos mediante la siguiente opción en la ventana principal que muestra el sistema: Ventana de registro de usuario 6

8 Página: 7 de 11 Seleccionado esta opción el sistema le permitirá visualizar al usuario la siguiente ventana: Ventana de registro de datos En esta ventana el usuario deberá ingresar los datos de dirección de correo electrónico, idioma, contraseña y vuelva a introducir la contraseña. Realizado esto y seleccionando el botón registrarse el sistema visualizara el siguiente mensaje: Ventana de confirmación de creación de usuario El sistema emitirá un mensaje automático a la cuenta de correo registrada en la cual le pedirá al usuario seguir el link para aceptar o rechazar la contraseña ingresada, mostrando la siguiente ventana: 7

9 Página: 8 de 11 Ventana de confirmación de contraseña Al seleccionar la opcion activar el sistema le mostrara al usuario la siguiente ventana: Ventana de confirmacion de activacion correcta Al dar click en continuar el sistema le mostrara al usuario la ventana principal para el acceso al correo cifrado Visualizacion de la informacion. Ventana principal de acceso al sistema 8

10 Página: 9 de 11 En esta ventana el usuario luego de ingresar los datos solicitados previamente registrados, debera dar click en el boton Inicio de sesion para que el sistema le permita visualizar la bandeja de ingreso de correos cifrados como se muestra a continuacion: Bandeja principal de correos cifrados En esta ventana el usuario debera seleccionar el correo que desea visualizar el cual contiene la informacion que remitio la BVC, la cual se considera como confidencial, luego de seleccionar el correo el sistema le permitira visualizar la siguiente ventana: Correo enviado por la BVC En esta ventana el usuario debera descargar el archivo adjunto el cual tiene la informacion que se envio por parte de la BVC, para su utilizacion o accesos a los sistemas dispuestos. 9

11 Página: 10 de Ingresos posteriores En los próximos ingresos el sistema recuerda la dirección de correo electrónico registrado y la clave asignada en la creación de la cuenta. Los accesos posteriores deben ser autenticados con esta misma contraseña Restablecimiento de contraseña Si por algún motivo el usuario olvida su contraseña, debe dar clic en la siguiente opción: Opción de restablecimiento de contraseña Después de dar clic en el botón reestablecer el sistema le mostrara al usuario la siguiente ventana: Ventana de restablecimiento de contraseña Luego de ingresar los datos el usuario debe dar clic en el botón reestablecer para que el sistema le muestre el siguiente mensaje al usuario: 10

12 Página: 11 de 11 Mensaje de confirmación de cambio de contraseña Una vez se emita este mensaje el usuario deberá ir a la bandeja del correo electrónico registrado, en donde recibirá la notificación desde el correo bvc.notification@game-message-portal.com en el cual le indicara el link para activar la clave que se ha cambio recientemente. Luego de ello el usuario podrá acceder al sistema como se ha mencionado anteriormente. 11