GRUPO DE LA MATERIA: GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES. Visión General de las Adquisiciones... pág.2

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1 GRUPO DE LA MATERIA: GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES INDICE Visión General de las Adquisiciones.... pág.2 Planificar las Adquisiciones (proceso ISO 21500). pág.5 Seleccionar Proveedores (proceso ISO 21500)... pág.10 Administrar las Adquisiciones (proceso ISO 21500)... pág.14 Repaso de las Principales Actividades... pág.17 pág. 1

2 Visión General de las Adquisiciones: En la Dirección de Proyectos, la Administración de las Adquisiciones es un proceso formal por el cual las organizaciones adquieren productos o servicios externos, necesarios para la realización de los proyectos. Este proceso puede verse afectado en mayor o menor medida, dependiendo de los factores que rodeen a la Organización y al Proyecto, como pueden ser: Existencia o no en la Organización de un Departamento de Adquisiciones y su rol en los proyectos. Relación del Director de Proyecto con el Departamento de Adquisiciones. Conocimientos del Director de Proyecto de las políticas y procedimientos de la Organización que definen las reglas de las Adquisiciones. Los tipos de contratos y aspectos legales relacionados con las Adquisiciones en los proyectos. Todos estos factores influirán sin duda en la Administración de las Adquisiciones, resultando la administración este área de conocimiento de las más complejas y desconocidas para los Directores de Proyectos. Los contratos son documentos legales vinculantes que establecen acuerdos entre Comprador y Proveedor. En líneas generales, un contrato establece los productos o servicios que el proveedor proporcionará al comprador a cambio de una contraprestación. El objeto principal de la Administración de las Adquisiciones es la gestión de los contratos del proyecto, y el control de los cambios requeridos para administrar dichos contratos u órdenes de compra del proyecto. El grupo de procesos de adquisiciones Cuál es el proceso? Planificar las Adquisiciones Seleccionar los Proveedores Administrar las Adquisiciones Cuándo ocurre? Grupo del Proceso de Planificación Grupo del Proceso de Implementación Grupo del Proceso de Control Los roles en adquisiciones pág. 2 Rol? Director de Proyecto Qué hace en las Adquisiciones? Es el responsable del proyecto y debe participar activamente en el proceso de las Adquisiciones de la siguiente forma: Saber qué va a suceder en el proceso y cuándo. Asegurarse de que los contratos contienen todo el alcance del trabajo de las adquisiciones.

3 Director de Adquisiciones Equipo de Proyecto Entender los términos de los contratos firmados. Identificar los riesgos del proyecto y crear acciones de mitigación y asignación de riesgos al contrato para disminuir el riesgo del proyecto. Ajustar la planificación del proyecto de acuerdo con las restricciones de las adquisiciones: Planificar de forma realista. Ayudar en la redacción de los contratos. Asegurar el cumplimiento de todos los términos de los contratos. Gestionar los cambios en los contratos. Es el responsable del Departamento de Adquisiciones. Además de las responsabilidades propias del departamento de Adquisiciones, puede asumir las siguientes en los proyectos en los que participa: Colaborar y ayudar al Director de Proyecto en las adquisiciones. Revisar y completar el enunciado del alcance del trabajo de las adquisiciones. Redactar los términos de los contratos siguiendo las políticas de compras de la Organización. Firmar los contratos de adquisiciones. La mayoría de las Organizaciones tienen políticas que definen quién puede firmar contratos. Realizar negociaciones con los proveedores. Gestionar el proceso de las adquisiciones. El Equipo de Proyecto debe colaborar con el Director de Proyecto para ayudar a determinar Qué, Cómo, Cuánto y Cuándo se va a comprar. La figura muestra en resumen el flujo de procesos que tienen lugar en la Administración de las Adquisiciones. Hacer o comprar? Una vez se ha analizado el trabajo y se ha tomado la decisión de Comprar, es cuándo se pone en marcha el proceso de Administración de las Adquisiciones. Antes de ver en detalle el proceso completo, revisemos el siguiente Diagrama de Actividades que muestra una relación secuencial de las principales actividades que se desarrollarán dentro del proceso de Administración de las Adquisiciones. pág. 3

4 Qué ocurre si el Director de Proyecto no gestiona las Adquisiciones?. Una vez conocidos los riesgos del proyecto, a través de las Adquisiciones el Director de Proyecto puede decidir transferir ciertos riesgos a un Proveedor Externo mediante la contratación de sus servicios o productos. A continuación, veamos en detalle cada uno de los procesos incluidos en la Administración de las Adquisiciones siguiendo la Norma ISO pág. 4

5 Planificar las Adquisiciones: La finalidad de este proceso es ser capaz de responder a las siguientes preguntas: Durante este proceso, se determinará si hacer o comprar, se creará un plan de gestión de las adquisiciones, se creará el enunciado del trabajo de las adquisiciones, se determinarán los tipos de contratos de las adquisiciones, se crearán los documentos de las adquisiciones y se definirán los criterios de selección de los proveedores. Qué entradas necesito? Según la Norma ISO 21500, las principales ENTRADAS para el proceso Planificar las Adquisiciones son las siguientes: Planes del Proyecto. Plan para la Dirección del Proyecto y Planes Subsidiarios. (Ayudarán en la Gestión de la Integración de todos los planes). Información de Capacidad y Disponibilidad de la Empresa. Información de la Organización en cuanto a su capacidad y disponibilidad para realizar los trabajos con recursos propios. (Ayudará a evaluar los riesgos y en la decisión de Hacer o Comprar. Contratos Existentes. Registro de los contratos de adquisiciones ya existentes en el proyecto. (Ayudará en la selección de los proveedores y dará una visión global de las adquisiciones del proyecto). Requisitos de Recursos. Requisitos de recursos (humanos y materiales) necesarios para la realización del trabajo, incluyéndose si es posible la relación de recursos no disponibles para el Proyecto. (Ayudará en la decisión de Hacer o Comprar ). Registro de Riesgos. Registro de riesgos del proyecto. (Ayudará en la decisión de transferencia de riesgos a los proveedores). Además de las entradas anteriores, las mejores prácticas en Dirección de Proyectos proponen disponer y analizar información sobre los siguientes otros aspectos: Información sobre los factores ambientales y activos de procesos de la Organización. cultura, políticas de compras, sistemas existentes, procedimientos de adquisiciones, tipos de contratos estándar, lecciones aprendidas en proyectos anteriores, listas de proveedores con los que trabaja la organización y nivel de confianza en ellos, etc. Conocer al Director de Adquisiciones de la Organización (si existe). Línea base del alcance. Esto es, Enunciado del Alcance del Proyecto, EDT y el Diccionario de la EDT. (Ayudará a conocer el alcance del proyecto). Cronograma del proyecto. (Ayudará a saber cuándo comprar y cuándo se necesitan las adquisiciones. También ayudará a crear un cronograma más realista). pág. 5

6 Estimación de costos sobre los productos o servicios a adquirir. (Ayudará a tener una idea del coste inicial de las adquisiciones y permitirá comparar los presupuestos de los proveedores). Línea base de costos del proyecto. (Ayudará a controlar el gasto en las adquisiciones, asegurando que no se exceda la línea base de costos del proyecto. Actividades, herramientas y técnicas Durante el Proceso de Planificación de las Adquisiciones, el Director de Proyecto realizará las siguientes actividades: 1. Realizar un análisis para decidir si Hacer o Comprar. La subcontratación de servicios o productos es una actividad normal en los proyectos y una forma de transferir ciertos riesgos a terceros. Para tomar la decisión, antes es preciso analizar bien como afectará a los costos del proyecto y las capacidades de la organización para hacer el trabajo. 2. Crear un plan de gestión de las adquisiciones. Una vez tomada la decisión de Comprar, el Director de Proyecto creará un plan para gestionar las adquisiciones, definiendo cómo se planificará, ejecutará y controlará el proceso de las adquisiciones. 3. Crear el enunciado del trabajo de las adquisiciones para cada adquisición prevista. En esta actividad, el Director de Proyecto deberá determinar el alcance del trabajo para cada adquisición. A partir del enunciado del trabajo del proyecto, el Director de Proyecto dividirá el trabajo para el Equipo de Proyecto y para las Adquisiciones. El trabajo para cada adquisición se describirá en un documento independiente denominado Enunciado del Trabajo de las Adquisiciones. Dentro del alcance del trabajo de las adquisiciones es habitual olvidar incluir aspectos como: la necesidad de que el proveedor acuda a las reuniones previstas, su obligación de elaborar informes, y cualquier otro tipo de requisitos no técnicos que favorezcan la buena ejecución del proyecto. 4. Analizar los tipos de contratos y elegir el más apropiado para cada adquisición. A continuación, se determinarán los tipos de contratos para cada una de las adquisiciones del pág. 6

7 proyecto. Recordemos que deberemos haber elaborado un documento de Enunciado del Trabajo de las Adquisiciones para cada adquisición. En general, existen tres tipos de contratos posibles: o o o Precio Fijo (FP). Se usa cuándo los requisitos de las adquisiciones (productos o servicios) están perfectamente definidos y por tanto es posible determinar un precio justo entre el Comprador y el Proveedor. El comprador paga únicamente el precio fijo estipulado en el contrato y el trabajo del proveedor se limita a lo especificado en el contrato. Costos Reembolsables (CR). Se usa cuándo no es posible definir en su totalidad los requisitos de las adquisiciones y por tanto resulta imposible determinar el precio justo de las mismas. El comprador debe pagar al proveedor todos los costos reales y justificados de los servicios realizados, más los honorarios que representan las ganancias del proveedor. Tiempo y Materiales (T&M). Se usa cuándo el comprador desconoce los requisitos de las adquisiciones en el momento de contratar los servicios del proveedor. El comprador paga al proveedor por fracciones de tiempo (horas, jornadas, meses ), además de los materiales adquiridos. Este tipo de contratos resulta ser una mezcla de los primeros: a los de precio fijo (FP) por la opción que tiene el comprador de establecer límites de costes en el contrato y a los de costos reembolsables (CR) porque son abiertos y pueden estar sujetos a aumentos de costes para el comprador. A su vez, los tres tipos de contratos anteriores pueden descomponerse en sub-tipos más específicos, según se muestra en el siguiente esquema: pág. 7

8 5. Definir los criterios de selección de los proveedores. La información sobre los criterios de selección de los proveedores se incluye dentro de los Documentos de las Adquisiciones. Esta información ayuda a los proveedores a tener una idea de las necesidades del comprador y la forma de puntuar las propuestas. Los criterios de selección pueden ser objetivos o subjetivos, técnicos o económicos, etc. Una vez el comprador recibe las propuestas de los proveedores, los criterios de selección se convierten en la base por la cual el comprador evalúa las propuestas de los proveedores. 6. Crear los documentos de las adquisiciones. Una vez creados los enunciados del trabajo de las adquisiciones y seleccionado el tipo de contrato para cada una, el Director de Proyecto de la Organización compradora deberá redactar los Documentos de las Adquisiciones, los cuales describen las necesidades para los proveedores y cuyo propósito es enviarlos a dichos proveedores para su estudio y presentación de propuestas. Estos documentos suelen definir la estructura y restricciones que deben cumplir las propuestas de los proveedores, con el fin de facilitar y agilizar la posterior evaluación y selección de los proveedores. Existen diferentes tipos de documentos de solicitudes, entre los que se destacan: o o o Solicitud de Propuesta u Oferta (RFP). Las RFP requieren al proveedor la presentación de una propuesta u oferta detallada del trabajo que se realizará, cómo se realizará, quién lo realizará, en qué tiempo, precio, experiencias similares, etc. Invitación a Licitación (IFB). Es habitual que este tipo de documentos soliciten únicamente un precio total para el trabajo de la adquisición. No obstante, determinados compradores como la Administración Pública, pueden solicitar además una descripción completa y detallada de la solución propuesta. Solicitud de Presupuesto (RFQ). Habitualmente, este tipo de solicitudes requieren de un precio por unidad de medida (hora, metro, etc) y por artículo. Qué consecuencias puede tener no redactar con suficiente claridad y detalle los Documentos de las Adquisiciones? Qué salidas debo generar? Según la Norma ISO 21500, las principales SALIDAS son: Plan de Gestión de las Adquisiciones. Plan de gestión de las Adquisiciones, dónde se describe cómo se gestionará el proceso de las adquisiciones, desde su inicio hasta el cierre de los contratos. Lista de Proveedores Preferentes. Registro de proveedores preferidos o habituales. pág. 8

9 Lista de Decisiones de Hacer o Comprar. Documento dónde se documentan las decisiones de Hacer o Comprar relativas a los productos o servicios que se adquirirán fuera de la organización del proyecto. Además de las salidas anteriores, las mejores prácticas en Dirección de Proyectos proponen generar otras salidas adicionales, como son: Enunciados del Trabajo de las Adquisiciones. Documentos dónde se define la parte del alcance del proyecto que se incluirá dentro del contrato en cuestión. Documentos de las Adquisiciones. Los documentos de las adquisiciones contienen la información necesaria para solicitar las propuestas a los proveedores. Son documentos estructurados y con el suficiente detalle de las necesidades para facilitar a los proveedores la elaboración de las propuestas. Criterios de Selección de Fuentes. Los criterios de selección de fuentes o proveedores, los cuales normalmente se incluyen como parte de los documentos de las adquisiciones, contienen la información relativa a la forma de evaluar y seleccionar a los proveedores. Solicitudes de Cambio. Como resultado del proceso de planificación de las adquisiciones, es posible que surjan solicitudes de cambio sobre otros planes del proyecto. En ese caso, dichas solicitudes se tratarán siguiendo el proceso de Control Integrado de Cambios. pág. 9

10 Seleccionar Proveedores: Una vez completado el proceso de Planificación de las Adquisiciones, la situación actual vista desde las perspectivas del comprador y el proveedor es la siguiente: El Comprador: desde esta perspectiva, el comprador ha enviado los Documentos de las Adquisiciones al proveedor o proveedores y se mantiene a la espera de recibir las correspondientes propuestas. El Proveedor: desde esta perspectiva, el proveedor ha recibido los Documentos de las Adquisiciones del comprador y ahora debe analizar y estudiar las propuestas que elaborará y enviará al comprador para satisfacer sus necesidades. Qué entradas necesito? Según la Norma ISO 21500, las principales ENTRADAS son: Plan de Gestión de las Adquisiciones. Lista de Proveedores Preferentes. Ofertas de Proveedores. Lista de Decisiones de Hacer o Comprar. Actividades, herramientas y técnicas Durante el proceso Seleccionar Proveedores, el Director de Proyecto realizará las siguientes actividades: 1. Recibir las propuestas de los proveedores. El Director de Adquisiciones y/o Director de Proyecto del comprador debe adoptar una iniciativa proactiva para asegurarse de recibir las propuestas de los proveedores en tiempo y forma. 2. Revisar las propuestas de los proveedores. Después de recibir las propuestas de los proveedores, el comprador iniciará un proceso de revisión de cada una de las propuestas recibidas, en el que tendrá en cuenta los Criterios de Selección de Proveedores definidos en el proceso de Planificar las Adquisiciones para evaluar la capacidad y competencias de los posibles proveedores para proporcionar los productos o servicios solicitados. pág. 10 Las propuestas se revisan en base a los Criterios de Selección de Proveedores. Qué tipos de criterios se pueden establecer para realizar las evaluaciones? Criterio? En qué consiste? Sistema de Ponderación El comprador establece una lista de criterios de selección. A cada criterio se asigna una valor de ponderación, en función de la importancia del criterio para la selección del proveedor. En la revisión, se puntúa el criterio. Se multiplica el valor de ponderación por la puntación del criterio. La calificación total se calcula por suma de todos los criterios, se ordenan y se seleccionan los proveedores de mayor puntuación. Estimaciones Independientes El comprador crea una estimación

11 independiente (de expertos externos o internos) de los costes de las adquisiciones. Una vez recibidas las propuestas de los proveedores, se comparan con las estimaciones internas. Si existen grandes diferencias entre ambas, sería conveniente revisar el enunciado del trabajo de las adquisiciones y entablar conversaciones con los proveedores para asegurar que lo entendieron correctamente. Filtros de Selección El comprador establece requisitos mínimos para los proveedores. Los requisitos establecidos sirven como filtros para descartar las propuestas que no cumplen con los requisitos mínimos. Juicios de Expertos Un comité de expertos (internos o externos) es seleccionado para la evaluación de cada propuesta. Historial de Rendimiento Pasado El comprador considera el historial pasado del proveedor para la selección de más adecuado. 3. Seleccionar los proveedores. El comprador seleccionará los proveedores que mejor satisfagan los Criterios de Selección, negociando y adjudicando el mejor contrato posible para cada una de las adquisiciones. Las Negociaciones Cuáles son los objetivos de las negociaciones entre Comprador y Proveedor? Es habitual que durante la actividad de seleccionar proveedores sea necesario abrir un periodo de negociaciones con los proveedores, con el objetivo de lograr un acuerdo en todos los aspectos necesarios para la firma del contrato. Principalmente, los temas a negociar suelen estar relacionados con el Alcance del proyecto, el Cronograma y el Precio. Es importante que las negociaciones entre comprador y proveedor se dirijan sin perder de vista los siguientes objetivos: El contrato Una vez seleccionados los proveedores, la forma de establecer formalmente la relación entre ambas partes es mediante la redacción y firma de un contrato. El contrato es un acuerdo pág. 11

12 completo entre ambas partes, comprador y vendedor. Las principales características que se deberían considerar en el contrato son: Establecer un lenguaje estándar, dónde previamente se definan términos y condiciones. Términos sobre los pagos. Requisitos que faciliten la gestión y el seguimiento de las adquisiciones. El enunciado del trabajo de las adquisiciones. Roles y responsabilidades. Qué salidas debo generar? Según la Norma ISO 21500, las principales SALIDAS del proceso Seleccionar Proveedores son: Solicitud de Información, Propuesta, Oferta o Cotización. Lista de Proveedores Seleccionados. Contratos u Órdenes de Compra. Además de las salidas anteriores, las mejores prácticas en Dirección de Proyectos proponen generar otras salidas adicionales, como son: pág. 12

13 Calendario de Recursos. El calendario de recursos es un documento en el que se identifica la cantidad y disponibilidad de los recursos de las adquisiciones, indicando para cada uno las fechas estimadas de disponibilidad y liberación, es decir, en la que se va a necesitar y a liberar el recurso. Solicitudes de Cambio. Solicitudes de cambio. Como resultado del proceso de selección de los proveedores, es posible que surjan solicitudes de cambio sobre los planes del proyecto. En ese caso, dichas solicitudes se tratarán siguiendo el proceso de Control Integrado de Cambios. Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto. Es posible que sea necesario actualizar el plan para la dirección del proyecto. Principalmente, las líneas base de costes, alcance y cronograma y el plan de gestión de las adquisiciones. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto. Es posible que también sea necesario actualizar los documentos del proyecto. Principalmente, los documentos de requisitos, la matriz de trazabilidad de requisitos y el registro de riesgos. pág. 13

14 Administrar las Adquisiciones: La situación de actual Completados los dos procesos anteriores, la Planificación de las Adquisiciones y la Selección de los Proveedores, la situación actual es que las adquisiciones del proyecto están siendo EJECUTADAS por los PROVEEDORES SELECCIONADOS y conforme al PLAN DE LAS ADQUISICIONES trazado. De modo que en este momento, desde el punto de vista de las adquisiciones, la principal prioridad del Director de las Adquisiciones (Procurement Manager) y/o Director de Proyecto (Director de Proyecto) es ADMINISTRAR LAS ADQUISICIONES. Qué entradas necesito? son: Según la Norma ISO 21500, las principales ENTRADAS al proceso Administrar las Adquisiciones pág. 14 Contratos u Órdenes de Compra. Planes del Proyecto. Planes para la dirección del proyecto, principalmente el Plan de las Adquisiciones que describe cómo se gestionarán las adquisiciones, desde la firma del contrato hasta el cierre del contrato. Cambios Aprobados. Solicitudes de cambio aprobadas. Mientras el trabajo está en proceso, las necesidades del comprador pueden cambiar y el proveedor requerir una solicitud de cambio al contrato, las cuales pueden incluir modificaciones a los términos del contrato, el enunciado del trabajo de las adquisiciones, revisión de precios, productos o servicios suministrados. Informes del Rendimiento del Trabajo. Informes sobre el

15 rendimiento del trabajo, que incluye el grado de conformidad con las normas de calidad, los costes incurridos o comprometidos, las facturas del proveedor pagadas. Actividades, herramientas y técnicas Durante el proceso de administrar las adquisiciones se realizarán actividades dirigidas a controlar los contratos en vigor y a garantizar el cumplimiento de todos ellos. Durante el periodo de ejecución de las adquisiciones pueden surgir CONFLICTOS que deberán ser gestionados por la persona responsable en cada caso, el Procurement Manager (suele ser el responsable de todos los contratos) o el Director de Proyecto (responsable del proyecto). Controlar los Cambios del Contrato. De igual forma que puede ocurrir en el trabajo que se realiza internamente en el proyecto, las necesidades del trabajo de las adquisiciones puede variar y por tanto requerirse cambios en los contratos. En todos los casos, deben seguirse los procesos de control integrado de cambios para garantizar que los cambios se llevan a cabo formalmente. Los cambios se analizan y se miden sus impactos sobre el resto del proyecto antes de ser aprobados e implemenados. Revisar el Rendimiento de las Adquisiciones. Durante la ejecución del trabajo de las adquisiciones, el Director del Proyecto (Director de Proyecto) debe revisar la información relativa al rendimiento del trabajo de los proveedores, con el fin de asegurarse de que dicho rendimiento se ajusta a los parámetros establecidos. Es posible que se el Director de Proyecto deba realizar reuniones con los proveedores para ampliar la información del rendimiento, consolidar la relación entre proveedor y comprador o para acordar cambios en los contratos ante la necesidad de reconducir el rendimiento del trabajo a nuevos parámetros. Los informes de rendimiento suelen ser un producto resultante de esta actividad. Realizar Inspecciones y Auditorías. El comprador puede requerir realizar inspecciones y auditorías durante la ejecución del proyecto para verificar la conformidad de los procesos y entregables del proveedor. Este tipo de actividades deben realizarse siguiendo las especificaciones del contrato y deben ser respaldadas por el proveedor. Seguir el Sistema de Pago. Siguiendo esta actividad, el comprador procesa los pagos a los proveedores, una vez una persona autorizada del proyecto verifica y certifica que el trabajo se ha realizado satisfactoriamente. pág. 15 Administrar las Reclamaciones. Habitualmente, las reclamaciones suelen derivarse de solicitudes de cambio respecto de las cuales el comprador y el vendedor no pueden llegar a un acuerdo sobre la compensación del cambio, o incluso si los cambios fueron realizados o no. Todas las reclamaciones debe ser documentadas y gestionadas durante toda el ciclo de vida del contrato y de conformidad con lo estipulado en el mismo. Seguir el Sistema de Gestión de Registros. El objetivo del sistema de gestión de registros es llevar a cabo un registro detallado de cualquier acción relacionada con los contratos. Los contratos son documentos formales y legales, por lo que resulta fundamental y de gran

16 utilidad disponer de un sistema de registros al que después acudir en caso de conflictos o reclamaciones. Básicamente, el sistema de registros consiste en almacenar información importante y de utilidad, como pueden ser correos electrónicos, actas de reuniones, pagos efectuados, etc, a los que se podrá recurrir en casos de conflicto y reclamación. Qué salidas debo generar? Según la Norma ISO 21500, las principales SALIDAS del proceso Administrar las Adquisiciones son: Solicitudes de Cambio. Solicitudes de cambio para el Plan de Gestión de las Adquisiciones, Plan de Dirección del Proyecto, planes subsidiarios u otros componentes, tales como líneas base de costes y cronograma. Acciones Correctivas. Acciones correctivas derivadas de las solicitudes de cambio aprobadas. Normalmente, estas acciones están encaminadas a implementar las solicitudes de cambio aprobadas y a la actualización del Plan para la Dirección del Proyecto, con el objetivo de llevar el proyecto hacia los nuevos planes revisados. Además de las salidas anteriores, las mejores prácticas en Dirección de Proyectos proponen generar otras salidas adicionales, como son: Documentación de la Adquisición. El principal documento de la adquisición se corresponde con el contrato de adquisición y la relación de cambios solicitados al mismo, tanto aprobados como no. Además, esta documentación también incluye cualquier otra documentación técnica elaborada por el proveedor, informes sobre el rendimiento del trabajo, facturas e inspecciones relacionadas con el contrato. Actualizaciones a los Activos de Procesos de la Organización. Los activos de procesos de la organización deben ser actualizados con la información relacionada con el proveedor y el servicio que éste ha realizado para la Organización, como informes de rendimiento del proveedor, pago de facturas, correspondencia entre comprador y proveedor, etc. Aceptación Formal. Documento de aceptación formal de los entregables relacionados con las adquisiciones. Por último, no olvidar cerrar las adquisiciones Las adquisiciones deben cerrarse desde el punto de vista contractual, bien porque el contrato ha sido completado o bien porque se desea finalizar un contrato antes de que el trabajo sea completado. En cualquier caso, el cierre de las adquisiciones tiene por objetivo atar todos los cabos sueltos, verificar que todo el trabajo se haya realizado, que los entregables hayan sido aceptados, los pagos realizados y las reclamaciones resueltas. pág. 16

17 Repaso de las Principales Actividades: El siguiente check-list te servirá de ayuda para verificar si has realizado las actividades más importantes del proceso de Administración de las Adquisiciones: Proceso Actividad Realizada Decidir si hacer o comprar Planificar las adquisiciones Seleccionar los Proveedores Crear un plan de gestión de las adquisiciones Crear un enunciado del alcance de las adquisiciones Seleccionar los tipos de contratos más adecuados Revisar y adaptar las condiciones de los contratos según las particularidades de cada adquisición Crear los documentos de las adquisiciones Crear los criterios de evaluación y selección de los proveedores Buscar posibles proveedores Enviarles los documentos de las adquisiciones Realizar conferencias con los proveedores Dar soporte a los proveedores y resolver dudas sobre los documentos de las adquisiciones Esperar mientras los proveedores envían las propuestas Recibir las propuestas de los proveedores Revisar y comparar las propuestas con los criterios de evaluación y selección de proveedores, o con estimaciones independientes Crear una lista de los proveedores seleccionados Reunirse con los proveedores seleccionados Negociar con los proveedores los términos de los contratos pág. 17

18 Administrar las Adquisiciones Entender los términos e implicaciones legales de los contratos Realizar revisiones del rendimiento de las adquisiciones (respecto a los especificado en los contratos) Gestionar cambios a los contratos (siguiendo el sistema integrado de cambios) Mediar entre los distintos proveedores, principalmente entre los que pueden ser competencia entre ellos y provocar conflictos en el proyecto Informar sobre el rendimiento de las adquisiciones Monitorizar el rendimiento de las adquisiciones con respecto a lo estipulado en el contrato Realizar pagos a los proveedores Realizar inspecciones y auditorías de las adquisiciones Realizar registros de todo Crear lecciones aprendidas Verificar el producto / servicio de las adquisiciones Realizar aceptación formal de las adquisiciones Actualizar los registros Realizar el cierre financiero de las adquisciones pág. 18