Maestría en Gestión de la Tecnología de la Información. Gestión de los recursos humanos del proyecto

Transcripción

1 Maestría en Gestión de la Tecnología de la Información Gestión de los recursos humanos del proyecto Bogotá D.C., agosto de 2016

2 El recurso humano Es el conjunto de empleados o colaboradores de una organización. Se le denomina así a la función que se ocupa de seleccionar, contratar, formar, emplear y retener a los colaboradores de la organización. El objetivo básico es alinear las políticas de Gestión Humana con la estrategia de la organización. Los gestores generalmente seleccionan a las personas que trabajarán en su proyecto. El director establece un equipo ideal mínimo para el proyecto.

3 Gestión de los recursos humanos La Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto incluye los procesos que organizan, gestionan y conducen al equipo del proyecto. El equipo del proyecto está conformado por aquellas personas a las que se les han asignado roles y responsabilidades para completar el proyecto Si bien se asignan roles y responsabilidades específicos a cada miembro del equipo del proyecto, la participación de todos los miembros en la toma de decisiones y en la planificación del proyecto puede resultar beneficiosa (PMBoK, 2013: 255)

4 Gestión de los recursos humanos 1. Planificar la Gestión de los Recursos Humanos. 2. Adquirir el Equipo del Proyecto. 3. Desarrollar el Equipo del Proyecto. 4. Dirigir el Equipo del Proyecto.

5 1. Planificar la gestión de los recursos humanos El proceso de identificar y documentar los roles de un proyecto, las responsabilidades, las habilidades requeridas y las relaciones de comunicación, así como de crear un plan para la gestión de personal (PMBoK, 2013: 255)

6 1. Planificar la gestión de los recursos humanos Se identifican y documentan los roles dentro de un proyecto, las responsabilidades, las habilidades requeridas y las relaciones de comunicación, y se crea el plan para la gestión de personal. Se utiliza para determinar e identificar aquellos recursos humanos que posean las habilidades requeridas para el éxito del proyecto. Documenta organigramas del proyecto, el plan de dirección del personal, cronograma de adquisiciones y posterior liberación de personal. Puede incluir necesidades de capacitación, las estrategias para fomentar el espíritu en equipo, planes de reconocimiento y programas de recompensa

7 1. Planificar la gestión de los recursos humanos Entradas 1. Plan para la dirección del proyecto 2. Recursos requeridos para las actividades 3. Factores ambientales de la empresa 4. Activos de los procesos de la organización Herramientas y Técnicas 1. Organigramas y descripciones de cargos 2. Creación de relaciones de trabajo 3. Teoría organizacional 4. Juicio de expertos 5. Reuniones Salidas 1. Plan de gestión de los recursos humanos

8 1. Planificar la gestión de los recursos humanos Formato definición de roles y responsabilidades Fuente: PMI (2013). Guía del PMBoK. Pensilvania: Quinta Edición, página 261

9 1. Planificar la gestión de los recursos humanos - Matriz RACI Fuente: PMI (2013). Guía del PMBoK. Pensilvania: Quinta Edición, página 262

10 1. Planificar la gestión de los recursos humanos - Histograma de recursos Fuente: PMI (2013). Guía del PMBoK. Pensilvania: Quinta Edición, página 266

11 2. Adquirir al equipo del proyecto El proceso de confirmar la disponibilidad de los recursos humanos y conseguir el equipo necesario para completar las actividades del proyecto (PMBoK, 2013: 255)

12 2. Adquirir al equipo del proyecto El equipo de dirección del proyecto puede o no tener control directo sobre la selección de los miembros del equipo, debido a contratos de trabajo, uso de personal subcontratado, al ambiente del proyecto, a las relaciones de comunicación interna o externa. Hay una variedad de motivos.

13 2. Adquirir al equipo del proyecto El equipo de dirección del proyecto puede o no tener control directo sobre la selección de los miembros del equipo, debido a contratos de trabajo, uso de personal subcontratado, al ambiente del proyecto, a las relaciones de comunicación interna o externa. Hay una variedad de motivos.

14 2. Adquirir al equipo del proyecto El director del proyecto o el equipo de dirección del proyecto deben negociar con eficacia e influir sobre las personas que se encuentran en posición de suministrar los recursos humanos. El hecho de no adquirir los recursos humanos necesarios para el proyecto puede impactar en los cronogramas, los presupuestos, la satisfacción el cliente, la calidad los riesgos. Si los recursos humanos no están disponibles, es necesario que el director del proyecto asigne recursos alternativos.

15 2. Adquirir al equipo del proyecto Entradas 1. Plan de gestión de los recursos humanos 2. Factores ambientales de la empresa 3. Activos de los procesos de la organización Herramientas y Técnicas 1Asignación previa 2. Negociación 3. Adquisición 4. Equipos virtuales Análisis de decisiones multicriterio Salidas 1. Asignación de personal al proyecto 2. Calendarios de recursos 3.Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto

16 3. Desarrollar el equipo del proyecto El proceso de mejorar las competencias, la interacción entre los miembros del equipo y el ambiente general del equipo para lograr un mejor desempeño del proyecto (PMBoK, 2013: 255)

17 3. Desarrollar el equipo del proyecto Los directores del proyecto deben adquirir las habilidades necesarias para identificar, conformar, mantener, motivar, liderar e inspirar a los equipos para que logren un alto desempeño y alcancen los objetivos del proyecto.

18 3. Desarrollar el equipo del proyecto El director del proyecto es responsable de: Desarrollar equipos de proyectos eficaces. Motivar constantemente a su equipo mediante desafíos y oportunidades. Crear un ambiente que facilite el trabajo. Suministrar retroalimentación. Respaldo de manera oportuna. Reconocimiento. Recompensa al buen desempeño.

19 3. Desarrollar el equipo del proyecto Mejorar el desempeño del equipo: Comunicación clara, oportuna, eficaz y abierta. Desarrollo de confianza. Gestión de conflictos. Fomento para toma de decisiones. Resolución de problemas en conjunto.

20 3. Desarrollar el equipo del proyecto Entre los objetivos de desarrollo de un equipo del proyecto se incluyen: Mejorar el conocimiento y las habilidades de los miembros del equipo. Mejorar los sentimientos de confianza y cohesión entre los miembros del equipo a fin de elevar la moral, disminuir los conflictos y fomentar el trabajo en equipo. Crear una cultura de equipo dinámico y cohesivo para mejorar la productividad tanto individual como grupal.

21 3. Desarrollar el equipo del proyecto Entradas Herramientas y Técnicas Salidas 1. Plan de gestión de los recursos humanos 2. Asignaciones de personal al proyecto 3. Calendarios de recursos 1. Habilidades interpersonales 2. Capacitación 3. Actividades de desarrollo del espíritu de equipo 4. Reglas básicas 5. Coubicación 6. Reconocimiento y recompensas 7. Herramientas para la evaluación del personal 1. Evaluación del desempeño del equipo 2. Actualizaciones a los factores ambientales de la empresa

22 3. Desarrollar el equipo del proyecto Etapas de desarrollo de los equipos de trabajo: Formación: El equipo se reúne e informa acerca del proyecto y de cuáles son sus roles y responsabilidades formales. Los miembros tienden a actuar de manera independiente y no suficientemente abierta. Turbulencia: El equipo comienza a abordar el trabajo del proyecto, las decisiones técnicas y el enfoque de dirección del proyecto. Los miembros no colaboran ni se muestran abiertos a ideas y perspectivas diferentes. El ambiente puede tornarse destructivo.

23 4. Dirigir el equipo del proyecto El proceso de realizar el seguimiento del desempeño de los miembros del equipo, proporcionar retroalimentación, resolver problemas y gestionar cambios a fin de optimizar el desempeño del proyecto (PMBoK, 2013: 255)

24 4. Dirigir el equipo del proyecto La dirección del proyecto observa el comportamiento del equipo, gestiona los conflictos y evalúa el desempeño de los miembros. Se actualiza el plan de recursos humanos, se resuelven problemas, se suministran datos de entrada para las evaluaciones de desempeño y se añaden lecciones aprendidas a la base de datos de la organización.

25 4. Dirigir el equipo del proyecto Habilidades para dirigir el equipo Comunicación. Gestión de conflictos. Negociación. Liderazgo. Los directores del proyecto deben proponer a los miembros del equipo tareas estimulantes y recompensar el alto desempeño.

26 4. Dirigir el equipo del proyecto Entradas Herramientas y Técnicas Salidas 1. Plan de gestión de los recursos humanos 2. Asignaciones de personal al proyecto 3.Evaluaciones del desempeño del equipo 4. Registro de incidentes 5. Informes de desempeño del trabajo 6. Activos de los procesos de la organización 1. Observación y conversación 2. Evaluaciones del desempeño del proyecto 3. Gestión de conflictos 4. Habilidades interpersonales 1. Solicitudes de cambio 2. Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto 3. Actualizaciones a los documentos del proyecto 4. Actualizaciones a los factores ambientales de la empresa 5. Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización

27 4. Dirigir el equipo del proyecto Gestión de conflictos Características de los conflictos Los conflictos son naturales e imponen la búsqueda de alternativas Los conflictos son asunto del equipo Una actitud de apertura permite resolver los conflictos La resolución de conflictos debe centrarse en los asuntos y no en las personas La resolución de conflictos debe centrarse en el presente, no en el pasado Factores que influyen en la resolución de conflictos Relativa intensidad e importancia del conflicto La presión de tiempo que exista para resolver el conflicto La motivación para resolver el conflicto en el largo o en el corto plazo

28 4. Dirigir el equipo del proyecto Gestión de conflictos Técnicas Apartarse / Eludir Suavizar / Reconciliar Consentir Forzar Colaborar Confrontar / Resolver problemas

29 4. Dirigir el equipo del proyecto Negociar y resolver conflictos Gestionar el Compañerismo Gestionar el cambio Involucrar a la gente

30 4. Dirigir el equipo del proyecto Gestionar el compañerismo Es un método de transformación de relaciones contractuales en un proyecto cooperativo y cohesionado con una serie de objetivos y procedimientos establecidos para resolver disputas de la manera más efectiva y en el menor tiempo posible.

31 4. Dirigir el equipo del proyecto Involucrar a la gente En un arreglo escrito entre el gerente de proyecto, la alta dirección y los gerentes funcionales (quienes comprometen recursos y/o personas para el proyecto).

32 4. Dirigir el equipo del proyecto Gestionar el cambio Las fuentes de cambios básicos: Error en evaluaciones iniciales acerca de cómo conseguir un fin determinado. Error en la escogencia del objetivo apropiado del proyecto. Incertidumbre tecnológica. El usuario del proyecto aprende de la naturaleza de los entregables y pide cambios (ej. Nuevos usos del software). Porque se requiere, es un mandato de ley, regulaciones, sindicatos, organizaciones relacionadas aplican nuevos criterios.

33 Maestría en Gestión de la Tecnología de la Información GRACIAS POR SU ATENCIÓN Este material se basa en la Guía de los Fundamentos Para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBok) Quinta Edición Del PMI