UNIVERSIDAD CATÓLICA ANDRÉS BELLO DIRECCIÓN GENERAL DE ESTUDIOS DE POSTGRADO GERENCIA DE PROYECTOS EN SISTEMAS DE INFORMACION JULIO JORDAN GEORG KSIRI

Transcripción

1 UNIVERSIDAD CATÓLICA ANDRÉS BELLO DIRECCIÓN GENERAL DE ESTUDIOS DE POSTGRADO GERENCIA DE PROYECTOS EN SISTEMAS DE INFORMACION JULIO JORDAN GEORG KSIRI

2 Gerencia de Procura Agenda Planificación de la Procura Documento de Procura Efectuar la Procura Selección de los Proveedores - Administración de los Contratos. Cierre de los Contratos Conclusiones - Bibliografía

3 Gerencia de Procura La Gerencia de Procura: comprende todas las acciones para comprar o adquirir bienes y servicios de terceros. Vista de SI

4 Planificación de la Procura Documentar las decisiones de compras Si se debe adquirir o no adquirir A quién comprarlo y cuanta cantidad Cuando hacerlo (Cronograma) Cubrir de manera más efectiva Adquisiciones de productos y de servicios de terceros Requeridos por el proyecto Buscar apoyo en la unidad de compras Proveedores Identificarlos Elaborar posible lista potencial Datos - Entradas Informe de Alcance. Descripción del Producto. Recursos de procura. Condiciones del mercado. Restricciones. Suposiciones (Riegos). Cronograma del Proyecto. Estimaciones base de costos. Técnicas y Herramientas Análisis de Hacer o Comprar Juicios de expertos. Estrategia y selección del tipo de contrato Resultados Plan de Procura. Definición del o los productos a ser procurados. (Palacios, 2005)

5 Planificación de la Procura Resultados Que tipo de contratos se usaran? Si se requerirán estimados Si la organización ejecutante tiene un departamento de Procura. Si se requieren documentos estandarizados de procura. Cómo será manejado el caso de múltiples proveedores? Como se coordinará el proceso de procura, en función del cronograma y la evolución de rendimiento? Descripción de lo elementos a ser procurado a nivel de detalle

6 Elaboración de Documentos de Procura Preparación de los Documentos Ofertas. Propuestas. Cotizaciones Alternativas de Documentos Solicitud de información (RFI Request For Information). Invitación a Licitación (IFB - Invitation For Bid). Solicitud de Propuesta (RFP - Request For Proposals). Solicitud de Cotización (RFQ Request For Quotation). Aviso de Ofertas. Importancia Los documentos deben ser coherentes con el valor de la adquisición planificada. Asegurar respuestas coherentes y apropiadas. Permitir flexibilidad para sugerencias.

7 Elaboración de Documentos de Procura Datos - Entradas Plan de procura. Descripción detallada del Producto o los productos. (Software, Hardware). Resultados de otros procesos de planificación de procuras. Técnicas y Herramientas Documentos Estándar. Juicios de expertos. Resultados Documento de Procura. Criterios de evaluación. Actualización de la descripción de productos (Software, Hardware) a ser procurados. (Palacios, 2005)

8 Efectuar las Procura (Licitación) El proceso administrativo para obtener información (ofertas y propuestas) de los potenciales proveedores que suministren los elementos requeridos para el avance del proyecto. -Documento de Procura -Listado de Proveedores calificados - Reuniones con los potenciales Proveedores - Publicación de Anuncios Conjunto de Propuestas a los elementos requeridos

9 Selección de Proveedores La selección de proveedores comprende la recepción de ofertas o propuestas y la aplicación de los criterios de evaluación correspondientes Precio Capacitación Tiempo 1

10 Técnicas y Herramientas Negociación de Contratos Estimados Independientes Sistema de Ponderación Sistema de Filtrado 1

11 Administración de Contratos La administración del contrato es el proceso de asegurar que el rendimiento del vendedor se ajusta a los requerimientos del contrato. Ejecución del plan En proyectos grandes con múltiples proveedores de productos y servicios, el manejo de las interfaces con los proveedores es un aspecto clave. Reporte de Rendimiento Ejecución del plan del proyecto Reporte de rendimiento Control de Calidad Control de calidad Control de Cambios Control de cambios 1

12 Entradas de este Proceso 1

13 Técnicas y Herramientas de Contratos Sistema de Control de Cambios Reporte de Rendimientos Sistema de Pagos Resultados Correspondencia Cambios Contractuales Solicitud de pagos 1

14 Cierre de Contratos El cierre de contratos implica la verificación del producto (que todo el trabajo haya sido completado correcta y satisfactoriamente). Los términos y condiciones del contrato pueden especificar procedimientos específicos para su cierre. La terminación temprana de un contrato es un caso especial de cierre de contrato. Documentación del Contrato: El cierre de contratos implica la verificación del producto (que todo el trabajo haya sido completado correcta y satisfactoriamente). Los términos y condiciones del contrato pueden especificar procedimientos específicos para su cierre. La terminación temprana de un contrato es un caso especial de cierre de contrato. 1

15 Técnicas y Herramientas Auditoria de Procura Consiste en una revisión estructurada el proceso de procura desde la planificación hasta la administración de contratos. Resultados Archivos de Contrato Aceptación y Cierre Formal 1

16 Conclusiones Las procuras o adquisiciones de juegan un papel importantes, ya que representan los insumos para funcionamiento, desarrollo y avance de cualquier proyecto. Disponer de los productos a requeridos (software, hardware, otros) en los tiempos establecidos y aplicando las mejores practicas en los procedimiento de procura (Licitaciones, Invitación Publica, etc.), garantizan el éxito de un proyecto. Definir con exactitud y detalladamente los productos a ser requeridos por el proyecto. Es muy importante al momento de realizar la seleccionar el proveedor hacer un estudio en detalle de lo ofrecido por el mismo, que vayan en concordancia con los indicados para el proyecto, así como los costos propuestos. Como punto clave el cierre del contrato de un procura, se tiene que verificar uno a uno de las cláusulas del contrato esto con el fin de verificar el pleno cumplimiento y entrega de 1 los equipos y software acordados.

17 Bibliografías Guido, J. y Clemente, J.(2007). Administración exitosa de proyectos. Tercera edición. Editorial Thonsom. México. Palacios, Luis E. Gerencia de Proyectos. Un enfoque Latino. UCAB Caracas. PMI. Guía de los Fundamentos de la Dirección de proyectos. PMBOK. Cuarta Edición. Project Management Institute, Inc Pennsylvania. Medina Ramón. Gerencia de Proyecto. Recuperado el 24 de Octubre