Módulo IV Administración de Proyectos

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1 C E F O R Transformando la gestión pública en servicios al ciudadano Subsecretaria de la Función Pública Dirección General de Eficiencia Administrativa y Buen Gobierno TPP IV Administración n de Proyectos 1

2 Contenido I. Presentación. Objetivo Objetivos específicos II. Conceptos Básicos de la Administración de Proyectos Qué es un Proyecto? Características de un Proyecto Qué es la Administración de Proyectos? Componentes de la Administración de Proyectos Elementos relacionados con el Proyecto Ciclo de vida del Proyecto III. Administración de Proyectos Etapas de la Administración de Proyectos Áreas de conocimiento Involucrados en el Proyecto Organización para el Proyecto 2

3 Contenido IV. Etapas de la Administración de Proyectos 1. Inicio del Proyecto 2. Planeación del Proyecto 3. Ejecución del Proyecto 4. Control del Proyecto 5. Cierre del Proyecto V. Conclusiones VI. Lecturas sugeridas 3

4 I. Presentación Objetivo Distinguir los principales conceptos, técnicas y principios empleados en la Administración de Proyectos. Ejemplificar el uso de algunas herramientas básicas utilizadas en la Administración de Proyectos. 4

5 I. Presentación Objetivos específicos Presentar las mejores prácticas en Administración de Proyectos. Aplicar la metodología y herramientas para la Administración de Proyectos. Desarrollar un caso de estudio. 5

6 II. Conceptos BásicosB Qué es un Proyecto? Es la suma de esfuerzos que en forma temporal se utilizan para generar un PRODUCTO O SERVICIO en particular o UNICO. Situación actual Requerimientos Objetivos P R O Y E C T O INICIO Tiempo Resultados FIN 6

7 II. Conceptos BásicosB Características de un Proyecto Temporal: cada proyecto tiene un comienzo y final definido Productos, servicios o resultados únicos: un proyecto crea productos entregables único Elaboración Gradual: significa desarrollarlo en etapas 7

8 II. Conceptos BásicosB Qué es la Administración de Proyectos? La aplicación racional de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas para alcanzar los objetivos de un proyecto, a través de una serie de actividades interrelacionadas. 8

9 II. Conceptos BásicosB Componentes de la Administración de proyectos 1. Habilidades clave Liderazgo Comunicación Negociación Solución de problemas Lograr objetivos 2. Conocimientos Técnicos Administrativos 3. Herramientas 4. Técnicas 9

10 II. Conceptos BásicosB Elementos relacionados con el Proyecto Tiempo Calidad Alcance Entorno Recursos Costo BUSCAR LA SATISFACCIÓN N DE TODOS LOS INTERESADOS 10

11 II. Conceptos BásicosB Ciclo de vida del Proyecto 3. Ejecución* NIVEL DE ACTIVIDAD 1. Inicio* 2. Planeación* *Etapas del proyecto 5. Cierre* 4. Control* INICIO TIEMPO TERMINO 11

12 II. Conceptos BásicosB 100% $, HH Instalación completa Operación completa Entrega Grado de influencia en resultados Avance Decisión de arranque Decisiones trascendentes Fase 1 Inicio Fase 2 Planeación Diseño Fase 3 Ejecución Fase 4 Pruebas y Arranque 12

13 III. Administración n de Proyectos Etapas de la Administración de Proyectos origen equipo del Proyecto INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE carta plan avance entrega alcance aceptación PRODUCTO 13

14 III. Administración n de Proyectos Áreas de conocimiento Integración Definición de proyecto y las áreas involucradas desde el plan de administración, la ejecución, al cierre. Alcance Administración, definición de productos y actividades y su seguimiento. Costos Presupuesto y su control. Recursos Planeación de recursos, desarrollo y administración de equipos del proyecto. 14

15 III. Administración n de Proyectos Tiempo Definición de actividades interrelacionadas y cronogramas, Calidad Planeación, aseguramiento y control de la calidad. Comunicaciones Definición de la distribución de información del proyecto. Riesgos Planes y administración. Suministros Planeación de adquisiciones, contrataciones, manejo de proveedores 15

16 III. Administración n de Proyectos Involucrados en el Proyecto Director del proyecto Cliente/usuario Organización ejecutante Miembros del equipo del proyecto Equipo de dirección del proyecto Patrocinador Influyentes 16

17 III. Administración n de Proyectos Organización para el Proyecto (Estructuras) POR PROYECTOS El personal reporta directamente al Mando Superior Control total sobre el presupuesto, recursos materiales El Mando Superior tiene responsabilidad administrativa sobre el personal Puede disponerse de un pool de recursos MATRICIAL Reporta al Líder del proyecto y al Mando funcional Líder de proyecto de tiempo completo Autoridad y toma de decisiones compartida FUNCIONAL Varios responsables Superior identificado Actúan por especialidad Enfoque fragmentado 17

18 III. Administración n de Proyectos Organización para el Proyecto Alto Competencias técnicas Bajo Competencias humanas Niveles operativos Mandos medios Niveles superiores Habilidades de los equipos de trabajo 18

19 INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE 19

20 Técnicas y herramientas Mecanismos de selección de proyecto INICIO Definición del proyecto Carta del proyecto INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE Alcance del proyecto 20

21 Origen del Proyecto NECESIDADES DEL SECTOR O DE LA INDUSTRIA AVANCES TECNOLÓGICOS REQUERIMIENTOS DEL CLIENTE PROYECTO REQUERIMIENTOS LEGALES NECESIDADES DE LA INSTITUCIÓN 21

22 Carta del Proyecto Formaliza el inicio del proyecto Permite identificar el proyecto por parte de los involucrados Proporciona información general Qué? Quién? Cómo? Por qué? Para qué? Cuándo? 22

23 NOMBRE DEL PROYECTO: CARTA DEL PROYECTO RESPONSABLE DEL PROYECTO:: OBJETIVO: BENEFICIOS: DESCRIPCIÓN: PRIORIDAD: JUSTIFICACIÓN: PRODUCTOS: APROBACIÓN: 23

24 Técnicas y herramientas Estructura de Descomposición del Trabajo PLANEACIÓN Tabla de precedencias Ruta critica Matriz de roles INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE Plan del proyecto 24

25 Procesos de planeación Plan de Administración de Proyecto Alcance, definición y plan de administración Estructura de Descomposición del Trabajo (EDT) o Work Breakdown Structure ( WBS ) Definición de actividades, de hitos o milestones Secuencia de actividades Diagramas de red, lista de actividades 25

26 Procesos de planeación Estimación de recursos Estimación de la duración de actividades Desarrollo del cronograma Estimado de costos y desarrollo de presupuesto Planeación de: Calidad, Recursos Humanos, Comunicaciones, Riesgos 26

27 Plan de administración del Proyecto Guía la ejecución y control del proyecto; define referencias para evaluar el avance y cumplimiento del programa Contempla elementos de las áreas de conocimiento, tales como: Definición del alcance Organización del Proyecto Mecanismos y programas de comunicación Programa de Proyecto Estimados de costos Procesos de administración de riesgos Procedimientos de control de cambios 27

28 Estructura de Descomposición del Trabajo En partecitas! Suficientemente pequeñas que quepan en el plato y lo suficientemente grandes que no indigesten. Cómo se come un elefante? 28

29 Qué es? Representación de la jerarquía del proyecto Identifica todo el trabajo a realizar Es un producto de la definición de alcance Características Organiza y define el alcance total del proyecto Estructura los entregables en diferentes niveles con desglose suficiente para seguimiento Considera las fases del proyecto Es el fundamento para Estimación de costos Distribución de roles y funciones Planes técnicos Lista de productos a entregar Informes sobre el avance y análisis de problemas 29

30 Elaboración 1. Identificar los productos entregables y el trabajo relacionado 2. Estructurar y organizar la EDT 3. Descomponer los niveles superiores de la EDT en componentes detallados de nivel inferior 4. Desarrollar y asignar códigos de identificación a los componentes de la EDT 5. Verificar que el grado de descomposición del trabajo es necesario y suficiente 30

31 Organización de unidades medibles de trabajo requeridos para desarrollar productos PRODUCTO Componentes mas importantes Productos de trabajo terminados Tareas que entregan un producto 31

32 Gráfica de Gantt 1. Programar las actividades del Proyecto considerando tiempo y responsables. 2. Permite registrar avances de acuerdo con lo planeado. 32

33 Tabla de precedencias Contiene todas las actividades del proyecto identificadas en la EDT, en el orden en que se ejecutarán. Incluye los siguientes elementos: Clave de la actividad Actividad Duración Actividades precedentes Responsable 33

34 Clave de la actividad Actividades actividad Actividad Duración precedentes Responsable 0 Inicio Diagnóstico y pronóstico realizado 4 meses -- Director de Planificación 2 Normas y criterios establecidos 2.5 meses -- Director Jurídico 3 Estrategia definida 1 mes 1,2 Subsecretario 4 Programas de desarrollo realizados 1 mes 3 Director de Planificación 5 Plan instrumentado 1 mes 4 Director de Planificación 6 Edición realizada 2 meses 4 Director Administrativo 7 Público consultado 2.5 meses 4 Director de Control 8 Proyecto definido 1.5 meses 5,6,7 Director de Planificación 9 Plan aprobado por ejecutivo 0.5 meses 8 Subsecretario 10 Publicación y difusión efectuadas 0.5 meses 9 Director Administrativo 11 Fin ----?

35 Tipos de precedencias Actividad A Actividad B Final a Inicio Actividad A Actividad B Inicio a Inicio Actividad A Actividad B Final a Final Actividad A Actividad B Inicio a Final 35

36 Diagrama de Gantt Red / Ruta crítica Hitos (milestones)

37 Diagrama de Red (ruta crítica) Determina la duración total del proyecto Se basa en el estimado de un valor de duración por tarea Muestra interdependencia de tareas Permite estimar el tiempo de finalización del proyecto Permite evaluar balance entre recursos y tiempo Permite evaluar avances o desempeño 37

38 Holgura Es el período de tiempo que una tarea puede retrasarse sin retrasar al proyecto Las tareas en la ruta crítica tienen cero holgura. Las tareas de la ruta crítica que se retrasan, ocasionan retrasos al proyecto 38

39 La holgura se calcula por alguna de las siguientes fórmulas: Inicio mas tardío Inicio mas temprano o bien, Final mas tardío Final mas temprano (Ls - Es) (Lf - Ef) Es Ef Actividad Ls Lf Las cifras mas tempranas se calculan siguiendo el diagrama de la red, desde el inicio del proyecto para cada tarea; las cifras mas tardías se encuentran a partir del fin del proyecto hacia el inicio. 39

40 INICIO A D B 8 E H F I FIN C 6-10 G

41 PERT (Program Evaluation and Review Technique) Se emplea para estimar tiempos y costos. Es de utilidad para: Análisis de alternativas Empleo eficiente de recursos Optimización de calendarios Facilita el control del proyecto y las revisiones de costos 41

42 Se calcula con base en tres estimaciones de la duración esperada para la actividad: Optimista (O), Pesimista (P) y Mas probable (M). Tiempo esperado entre eventos Desviación estándar Varianza de una tarea (P+4M+O) 6 (P-O) 6 (P-O) 6 2 Duración esperada del proyecto Suma de duración de las tareas Desviación esperada del proyecto Suma de varianza de las tareas 42

43 Técnicas y herramientas EJECUCIÓN Sistema de autorización de trabajo Sistema de información Reportes de avance INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE Resultados del trabajo Cambios requeridos Mejora de calidad Mejoras en la ejecución Informes de proyecto 43

44 Procesos de ejecución Dirección del proyecto Productos de avance Acciones implantadas Aseguramiento de calidad Cambios Acciones correctivas Formación y desarrollo de equipo de trabajo Distribución de información Manejo de proveedores 44

45 Comunicaciones en el Proyecto Procesos para contar con la información del proyecto en tiempo y forma. Planificar las comunicaciones Generar información Distribuir la información Informar los avances Satisfacer a los interesados 45

46 Reportes de avance Las metas intermedias son resultados parciales que se van logrando a lo largo del proyecto. Las metas intermedias: Describen un resultado técnico o un evento Se programan en fechas determinadas Su duración es cero 46

47 Características: Tangibles Medibles Entregables Se deben establecer claramente 47

48 Ventajas: Más fácil de interpretar Se puede utilizar para reportes del proyecto, como programa de entregas o avances Permite enfocarse a resultados, lo que proporciona flexibilidad en la ejecución y crea un clima de confianza Se pueden generar indicadores que proporcionen información valiosa para el proyecto (Tiempos, Costos, Cambios, Riesgos, entre otros) 48

49 Valor ganado del proyecto Recursos Planeado Valor ganado Real Tiempo 49

50 Técnicas y herramientas CONTROL Análisis de valor ganado Distribución de información Sistemas de control de cambio Control de riesgos INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE Actualizaciones del plan Acciones correctivas Lecciones aprendidas Aceptación del trabajo Ordenes de cambio Ajustes a línea base 50

51 Procesos de control Supervisión y control Control de cambios Verificación y control de alcance Control del cronograma 51

52 Procesos de control Control de costos Control de calidad Seguimiento de desempeño del equipo Informes de resultados Comunicación con interesados 52

53 Administración de cambios Evaluar y documentar ajustes y sus impactos Recopilar, medir y difundir la información sobre el avance, riesgos y resultados preliminares del Proyecto Con el objeto de: Comparar y evaluar el avance real del Proyecto Dar seguimiento y supervisión de riesgos Documentar la situación actual del Proyecto 53

54 Análisis y contención de riesgos Recomendaciones prácticas: Prevea riesgos, no catástrofes Aplique su sensibilidad, visión Realice el análisis en grupo y en forma ágil Analice los riesgos más importante Contemple probabilidad de ocurrencia e impacto Repita el análisis de riesgos durante el proyecto antes de actividades o eventos críticos 54

55 Análisis de valor ganado Permite evaluar el desempeño del proyecto, considerando medidas de tiempo y costo. Valor planeado Valor ganado 55

56 Análisis de calidad Costo de conformidad y no conformidad Análisis costo / beneficio Control de calidad - herramientas estadísticas 56

57 Técnicas y herramientas Auditorias de procura CIERRE Informes ejecución y reportes de INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE Reporte final 57

58 Cierre del Proyecto 1. Cierre administrativo Reporte final Presupuesto Programa Evidencias Lecciones aprendidas Reporte de control de cambios Archivos Plan de transición 58

59 Cierre del Proyecto 2. Cierre del contrato Archivos de contrato Manuales, planos Bitácoras Comunicados Lecciones aprendidas 3. Producto, servicio o resultado final 59

60 VI. Lecturas sugeridas PMI Standard A guide to the project management body of knowledge Chamoun, Yamal Administración Profesional de Proyectos Microsoft Project Paso a Paso Kerzner, Harold PhD Project Management GIDO, Clements Administración exitosa de proyectos DAVIDSON, Jeff La gestión de proyectos WEISS, Joseph Administración de proyectos en cinco pasos 60

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