Universidad para la Cooperación Internacional

Transcripción

1 Universidad para la Cooperación Internacional Guía de LecturaPractice Standard for Project Estimating Profesor: William Ernest

2 1. Cuál es el propósito de este documento (Practice Standard for Project Estimating)? Cómo debe ser usado? El propósito del documento es: Proporcionar un estándar para la profesión de administración de proyectos y demás involucrados, el cual defina los aspectos de estimaciones en proyectos y los reconozca como buenas prácticas en la mayoría de los proyectos. Proporcionar un estándar que es ampliamente reconocido y aplicado de forma consistente. El estándar debe ser usado como un complemento de los capítulos 6 y 7 del PMBOK (que constituyen la base de este estándar) que tratan sobre la Gestión del Tiempo y Gestión del Costo siendo más puntuales en los principios y conceptos sobre la estimación de los proyectos 2. Qué es una estimación? En qué áreas de conocimiento se aplica? Es una evaluación cuantificable de una cantidad o resultado probable, en la administración de proyectos se aplica en las áreas de conocimiento relacionadas a la gestión del costo y el tiempo. 3. Qué es la elaboración progresiva? Es la mejora continua y detallada de una información más específica con estimaciones más precisas producto de las iteraciones sucesivas de estos valores en el proceso de planificación a medida que el proyecto avanza. 4. Cuáles son las etapas del ciclo de vida de la estimación? Preparar la estimación: En esta etapa se realiza la creación del enfoque de la estimación, incluyendo la identificación de las actividades, la determinación de las técnicas para la estimación, estimar la identificación del equipo, la preparación de la estimación de los insumos y la documentación de todas las restricciones a la estimación. Crear las estimaciones: Esta es la etapa donde se realiza la estimación de los recursos necesarios para el desarrollo de las actividades, su duración y los costos que se llevan a cabo para el proyecto. Gestionar las estimaciones-esta etapa se de cuando la estimación inicial se ha completado validada con los miembros del equipo del proyecto además que el trabajo del proyecto se ha iniciado. Esta etapa de la estimación del proyecto incluye muchas actividades que se utilizan para administrar el presupuesto, incluidos los controles de cambio.

3 Mejorar el proceso de estimación: A medida que avanzan los proyectos, las lecciones aprendidas se aplican al ciclo de vida de la estimación, incluida la calibración de los modelos basados en los valores reales y el mantenimiento de las listas de verificación de los componentes que se deben incluir en las estimaciones futuras. Estas mejoras se pueden aplicar tanto a nivel de proyecto como a los niveles de organización. 5. Cómo se relacionan los roles de dirección de proyectos con la estimación? Rol Descripción Responsabilidad Director del Proyecto Director del Programa Estimadores Alta dirección / patrocinador del Persona responsable de la estimación, pero no necesariamente el responsable de hacer la estimación. La inclusión de las estimaciones a través de los proyectos dentro del programa. Persona o equipo responsable de la estimación de una parte específica del proyecto, los estimadores pueden ser miembros del equipo del proyecto, personas identificadas como expertos en el área que se estima u otras partes interesadas Persona o equipo que revisa y aprueba el presupuesto del Documentar el enfoque de la estimación y el plan. Coordinar el equipo de los estimadores. Revisar el presupuesto e iniciar las revisiones si es necesario. Agregar las estimaciones de los estimadores. Identificar y documentar los riesgos y supuestos del proyecto. Trabajar con los recursos financieros adecuados para realizar estimaciones de costos y de contingencia. Trabajar con la administración para establecer las expectativas de los interesados alrededor de las estimaciones. Incluir al proyecto las estimaciones de los responsables del proyecto. Trabajar con la administración para establecer las expectativas de las partes interesadas en torno a las estimaciones, suposiciones y riesgos. Crear el recurso de la actividad y las estimaciones de duración de las actividades. Documentar las suposiciones y riesgos. Revisar y aprobar el presupuesto del proyecto.

4 proyecto Los clientes de las estimaciones proyecto Persona o equipo que ofrece el alcance para ser estimado y que acepta las estimaciones. Proveer el alcance inicial a ser estimado. Revisar y aceptar la estimación del proyecto. 6. Qué se considera un Rough Order of Magnitude? Se considera como un cálculo estimado (es decir no exacto) del costo total de un proyecto, este costo total incluye el tiempo, los recursos y los riesgos asociados a un proyecto, estos cálculos estimados pueden ser traducidos en presupuestos que pueden darnos información si un proyecto tiene sentido continuar o para realizar un estudio o análisis del costo-beneficio del mismo. Normalmente este estimado se ubica en +/- 50%. 7. Cuál es la relación existente entre el nivel de avance del proyecto y la precisión de las estimaciones? Cuando los proyectos están en el inicio de la ejecución tienen una limitada cantidad de información del alcance del proyecto y una limitada cantidad de información originando que la estimación realizada carezca de confiabilidad y sea menos precisa, a medida que la planificación del proyecto avanza, la EDT es creada y la información es más fluida, haciendo que la estimación aumente de confianza y la precisión de las estimaciones aumenta, es decir la estimación es más precisa. 8. Cuál es la relación existente entre los riesgos del proyecto y la precisión de las estimaciones? Las estimaciones se crean sobre la base de un conjunto incompleto de información, de modo que siempre existe un riesgo inherente que requiere de gestión, por lo tanto los riesgos asociados al proyecto tienen que ser identificados y gestionados con un plan sobre su gestión. Mientras los riesgos no son mitigados y controlados las estimaciones pueden incluir en sobrecostos e impactar en la duración de las actividades o los recursos a utilizar. Por lo mismo la precisión de las estimaciones depende directamente de los riesgos asociados al proyecto. 9. Cuáles son las características de una buena estimación? Identificación clara de la tarea: el estimador debe contar con la descripción y las reglas de juego, los supuestos, las técnicas y características de rendimiento. La estimación de las limitaciones y condiciones deben estar claramente identificados para asegurar la preparación de un presupuesto bien documentado. Amplia participación en la preparación de estimaciones: todas las partes interesadas deben participar en la decisión de las necesidades de la misión y los requisitos y en la definición parámetros y otras características. Los datos deben

5 ser verificados independientemente por la exactitud, exhaustividad y la veracidad. Disponibilidad de datos válidos: numerosas fuentes de datos adecuados, pertinentes y disponibles deben ser utilizados. Los datos relevantes e históricos de proyectos similares deben ser aprovechados para proyectar nuevos costos. Estructura estandarizada para la estimación: se debe utilizar una estructura de desglose de trabajo estándar, incluyendo todos los detalles disponibles. La estructura de desglose de trabajo asegura que ninguna parte del presupuesto se omita, resultando fácil de comparar con proyectos similares. Provisión para incertidumbres de programas: las incertidumbres deben ser identificados y las contingencias previstas para cubrir el efecto en el costo de los gastos conocidos incluidos y los gastos planeados que se desconocen. Reconocimiento de la inflación: el estimador debe asegurar que los cambios en la economía, tales como la inflación, se deben reflejar de manera correcta y realista en el ciclo de vida estimado. Reconocimiento de los costos que se excluyen: todos los costos asociados con la solución deben ser incluidos; cualquier costo excluido debe ser revelado con su respectiva razón. Revisión independiente de las estimaciones: llevar a cabo una revisión independiente de la estimación es fundamental para la confianza que se establece en el presupuesto, el revisor independiente debe comprobar, modificar y corregir el presupuesto para garantizar la veracidad, la integridad y consistencia. Revisión de las estimaciones para los cambios importantes del proyecto: las estimaciones deben ser actualizadas para reflejar los cambios en los requisitos de diseño de una solución. Cambios que afecten significativamente los costos pueden influir en las decisiones del proyecto. 10. Hay prácticas de estimación diferenciadas en diferentes industrias? Mientras que las etapas de la vida del ciclo de estimación son los mismos para todos los tipos de proyectos, hay algunas diferencias en métricas de estimación y modelos que se emplean en las industrias. Estas variaciones son principalmente relacionadas con la naturaleza del producto del proyecto. Algunos ejemplos de diferentes industrias se indican a continuación:

6 Desarrollo de Software: en los proyectos de desarrollo de software, las estimaciones pueden basarse en mediciones, como líneas de código fuente (SLOC) o técnicas de estimación científica, como la función estimación puntual y basado en características de estimación. Los modelos algorítmicos como COCOMO (modelo del costo constructivo) se han desarrollado para utilizar estos indicadores en conjunto con datos de proyectos históricos y otra información del proyecto a fin de desarrollar la estimación del costo y el tiempo. Construcción: diferentes tipos de construcción (eléctrica, fontanería, residencial) tienen estandarizados documentos de referencia, que proporcionan estimaciones generales para entregables específicos. Las medidas usadas son principalmente una combinación de horas-hombre y costos de materiales. Modelos paramétricos de costos han sido desarrollado para su uso en la construcción, utilizando medidas como en pies cuadrados, la ubicación y la calidad de materiales para desarrollar una estimación. Refinería de petróleo: medidas utilizadas en la estimación puede incluir la capacidad de la planta, el tamaño de las instalaciones de almacenamiento, horas-hombre, y los costos de materiales.