Cortizo Software 2.0 Presupuestos 2

Transcripción

1 Cortizo Software 2.0 Presupuestos Enero 2011 Contenidos 1. Propósito 3 2. Documentos de Ventas Listado de Ventas Seleccionar columnas Crear Filtros 5 3. Crear un Documento de Ventas Nuevo 7 4. Presupuestos Datos Generales. Solapa Visor Añadir modelos materiales a presupuestar. Solapa Edición Añadir un Modelo Existente desde el Árbol de Modelos Modificar Opciones de los Modelos 16 Globales 16 Opciones 16 Persiana 17 Vidrios 18 Color 19 Aperturas Crear un Modelo nuevo Tiempos de Mano de Obra Almacenar un Modelo en el Árbol de Modelos Modificar Descripciones Modificar Valores en las Columnas de la Tabla Versiones de Presupuestado Presentación de Documentos 32 Cortizo Software 2.0 Presupuestos 2

2 1. Propósito El propósito de este documento, es ayudar al instalador a hacer modelos de ventanas, balconeras y puertas ya sean simples o composiciones, y elaborar en definitiva un presupuesto 2. Documentos de Ventas Para visualizar los documentos de Ventas tenemos que ir al icono del menú principal Presupuestos, Albaranes y Facturas 2.1. Listado de Ventas Una vez abierto el menú de Presupuestos, Albaranes y Facturas, nos encontramos con el listado de los documentos de Ventas de nuestro negocio. Es decir, en este listado estarán todos los presupuestos realizados en el Cortizo Software, todos los Pedidos (Presupuestos aceptados), los Albaranes y las Facturas. Este listado funciona como una Hoja de Cálculo, y se puede organizar por Número de Documento, Nombre del Cliente, Fecha de Solicitud, etc... (Ver Fig.2) Fig Seleccionar columnas Las columnas que aparecen en el listado pueden ser editadas, para ello vamos al icono de Seleccionar Columnas. Aquí se nos abre un menú con 2 columnas. En la columna de la izquierda seleccionamos el campo que queremos que aparezca en el listado y le damos a Agregar, veremos cómo inmediatamente, este nuevo campo aparece en la última posición de la columna de la derecha que es en la que aparecen los campos que salen actualmente en dicho listado. Para cambiar su posición seleccione el campo en la columna de la derecha y dele a Subir o Bajar. Cortizo Software 2.0 Presupuestos 3 Cortizo Software 2.0 Presupuestos 4

3 A continuación escribimos en Valor el Nombre del Cliente y pinchamos en Agregar Crear Filtros Cuando tengamos muchos documentos será necesario crear filtros para buscar los documentos. Para crear un filtro, debemos pinchar sobre el icono Filtrar Nos aparecerá entonces, el cuadro para crear filtros. Para buscar un documento por ejemplo, por Nombre de Cliente, pinchamos en Campo Campos Usados Frecuentemente Nombre de Cliente. Una vez agregado el Nombre del cliente, le damos a Buscar ahora y a Aplicar Filtro. Entonces nos aparecerá en el listado sólo los documentos que contienen el Nombre de Cliente que hemos introducido con anterioridad. Fijarse que en la parte superior derecha de la pantalla aparece señalado que en el listado hay un Filtro Aplicado. Para desactivar un Filtro, hay que pinchar en la flechita que está al lado del título Ventas, en la parte superior izquierda, y darle a No aplicar filtro. Cortizo Software 2.0 Presupuestos 5 Cortizo Software 2.0 Presupuestos 6

4 3. Crear un Documento de Ventas Nuevo Para crear un presupuesto, desde el listado de Ventas le damos al icono Añadir Se nos abre entonces el Asistente para la Creación de Documentos de Venta Pulsando el botón Siguiente pasaremos a la tercera pantalla del asistente. En esta pantalla tenemos que indicar la dirección de envío del material. En esta primera pantalla debemos escoger el Tipo de Documento, la Numeración y el Número de presupuesto. Recordemos que en el Manual de Introducción previa al presupuestado, en el punto número 4 nos explica como asignar numeraciones y de esa forma cada vez que abramos un tipo de documento, cogerá correlativamente el número de documento de forma automática. La siguiente pantalla del asistente se utiliza para la selección del cliente. Si hemos definido un cliente por defecto aparecerán sus datos automáticamente en la pantalla. Si no podemos seleccionar uno de la lista o escribir su código en el campo de la izquierda. También puede utilizarse un cliente que no esté dado de alta en la base de datos, para ello no se seleccionará ninguno de la lista, sino que se introducirán sus datos manualmente. Si se definió una dirección de envío por defecto para ese cliente, aparecerán automáticamente sus datos en estos campos. Si el cliente tiene más de una dirección de envío seleccionaremos una de la lista, o si queremos utilizar la misma dirección que la del cliente, pulsamos el botón Pegar a la derecha de la lista. Cuando se tengan rellenados todos los valores necesarios pulsar el botón Siguiente. La siguiente pantalla del asistente es donde se indica la dirección de facturación. Cortizo Software 2.0 Presupuestos 7 Cortizo Software 2.0 Presupuestos 8

5 Si en la ficha del cliente hemos completado estos datos aquí ya nos aparecerán rellenados, aunque desde aquí tenemos la posibilidad de modificarlos para el documento que estamos creando. Pulsando el botón Siguiente llegamos a la última pantalla del asistente. Los campos a rellenar en esta pantalla son opcionales. Si se definió una dirección de facturación por defecto para ese cliente, aparecerán automáticamente sus datos en estos campos. Si el cliente tiene más de una dirección de facturación seleccionaremos una de la lista, o si queremos podemos utilizar la misma dirección que la del cliente, para esto pulsar el botón Pegar a la derecha de la lista. Pulsar el botón Siguiente, la siguiente pantalla del asistente es donde se indican tarifas, divisas y recargos. En el campo Responsable aparece automáticamente el nombre de la persona que está creando el documento. En el campo Comercial se puede seleccionar un comercial. En Recargo del comercial, aparecerá el valor que se le puso cuando se dio de alta al comercial. Los dos campos siguientes, Porcentaje descuento comercial y Porcentaje descuento pronto pago, se rellenan automáticamente con la información indicada en el registro del cliente. Los 3 últimos campos, se pueden completar también manualmente. Ya se puede pulsar el botón Finalizar para cerrar el asistente y crear el nuevo documento. Se muestra en pantalla el nuevo presupuesto, con los datos indicados durante el asistente. En esta pantalla, los campos que son obligatorios son los que aparecen en negrita, Tarifa y Divisa y también Forma de Pago. También podemos seleccionar el IVA y el recargo de equivalencia que le vamos a aplicar al documento. Cortizo Software 2.0 Presupuestos 9 Cortizo Software 2.0 Presupuestos 10

6 4. Presupuestos Una vez se ha creado el Documento de Ventas, se abre la aplicación para poder presupuestar. La pantalla inicial que se presenta es la siguiente: 4.2. Añadir modelos materiales a presupuestar. Solapa Edición En esta pantalla, es donde se asocian los modelos y los materiales que van a ser presupuestados Datos Generales. Solapa Visor En esta pantalla se visualizan distintas solapas: Documento. Se visualizan los datos generales al Presupuesto. Cliente. Visualiza los datos del cliente. Dir. Envío. Indica la dirección de envío del cliente. Dir. Facturación. Indica la dirección de facturación del cliente. Estado. Son fechas que van indicando el estado del documento. SubTotales. Son descuentos y/o incrementos que se aplican sobre el documento. Planificación. Nos refleja a partir de una serie de fechas, la fecha posible de finalización del pedido. Es muy importante, en este punto, comprender como está distribuida la Base de Datos de Cortizo. Hemos creado una serie de modelos clasificados como se muestra en el árbol de modelos de la parte derecha de la pantalla. Para añadir modelos al presupuesto tenemos 2 opciones: Añadir un modelo existente desde el Árbol de Modelos y adaptarlo a tus necesidades escogiendo entre las múltiples opciones que dispone el Cortizo Software Crear un modelo nuevo utilizando el Fast Offering Más abajo, se ve como se visualiza la Base Imponible del presupuesto, indicando el IVA y por consiguiente el Importe Total, tras aplicar dicho IVA. Cortizo Software 2.0 Presupuestos 11 Cortizo Software 2.0 Presupuestos 12

7 Añadir un Modelo Existente desde el Árbol de Modelos. Para acceder al Árbol de Modelos tenemos que estar en la solapa de Edición, y lo tenemos en la parte derecha de la pantalla. Estos modelos son estándar, para ayudar al usuario del Cortizo Software a la hora de crear sus propios modelos adaptados a las necesidades propias de cada zona geográfica. Es decir, los modelos que ya están creados en la base de datos de Cortizo, por ejemplo, de las series abisagradas, son de la serie 3500 en Lacado Blanco (9010 Cortizo), sin solape, sin premarco, sin Guías de Persiana, sin Cajón de Persiana, sin tiempos de fabricación, etc.. Cuando creas un modelo tienes que escoger la serie, el tipo de perfiles, el color, la mano de obra, etc. Pero después se puede guardar el modelo tal cual los hemos editado. Es decir, una vez que hemos editado un modelo, con su serie, su marco, su tipo de hoja, su junquillo (recto o redondo) su solape (tapajuntas), su premarco, su tiempo de fabricación y colocación, etc..podemos crear una carpeta propia dentro del Árbol de Modelos, y guardar mis propios modelos. De esta forma cuando tengamos una biblioteca de modelos adaptada a la tipología de ventanas de cada zona geográfica, cada vez que escojas un determinado modelo, sólo habrá que darle medidas de Alto y Ancho y escoger el color. (Ver punto 4.4 de este Documento) Para añadir un modelo a las líneas simplemente hay que hacer doble clic sobre el modelo que se quiera presupuestar desde el Árbol de Modelos o bien desde la Galería. En el Árbol de Modelos, podemos encontrar una serie de soluciones constructivas realizadas con los sistemas de Cortizo y que hemos clasificado en diferentes niveles y sub niveles para que resulte sencillo e intuitivo la localización de un determinado modelo. Cortizo Software 2.0 Presupuestos 13 Cortizo Software 2.0 Presupuestos 14

8 Al hacer doble clic sobre el modelo, se abre la Ventana de Propiedades del Modelo, donde se realizan todos los cambios necesarios en la ventana que va a ser presupuestada Modificar Opciones de los Modelos Como acabamos de ver para modificar las opciones de los modelos, vamos a desplazarnos por las pestañitas de Izquierda a derecha Globales Como bien se ve, en esta pestaña modificaremos las cotas de la ventana, Es decir, el Ancho (L) y la Altura (A) Opciones Esta es la pestaña más importante de todas. Aquí escogeremos la serie (3500, COR 60 CC16, etc. ), el tipo de marco, el tipo de hoja, etc.. En esta ventana modificaremos las pestañas Globales, Opciones, Vidrios, Color y Aperturas siempre y cuando sea necesario. Para escoger una opción simplemente hacemos doble click sobre la opción deseada. Nota: Hay que entender que en el Cortizo Software la serie es una opción más a escoger. Es decir, para presupuestar, por ejemplo una ventana practicable de 2 hojas, primero hay que escoger el modelo en el Árbol de Modelos y después escogemos la serie dentro de Opciones. Cortizo Software 2.0 Presupuestos 15 Cortizo Software 2.0 Presupuestos 16

9 La mayoría de las opciones se encuentran subdivididas en 2 carpetas: 1. Practicable Series. Aquí dentro están las opciones asociadas a una determinada serie. Es decir, en función de la serie escogida aparecen sólo las opciones que pueden ir en esa serie. Así por ejemplo, si escogemos la serie 3500, dentro de Hojas sólo nos aparecen las referencias de hoja de dicha serie. Vidrios En esta pestaña escogeremos el vidrio que queremos usar en el modelo de ventana. Los vidrios están clasificados por hueco de acristalamiento. Para seleccionar un vidrio hacemos doble click encima del vidrio escogido. 2. Varios Común. Aquí se encontrarían el resto de opciones necesarias para poner en una ventana. Persiana Aunque disponemos de una pestaña llamada Persiana, el modo más sencillo y práctico para poner persiana a un modelo de ventana es desde Opciones. Como podréis observar en el dibujo, hay una opción que se llama Persiana y dentro podemos escoger el tipo de Cajón de Persiana y el tipo de accionamiento. Una vez seleccionado el vidrio, el Cortizo Software dispara automáticamente el junquillo que le corresponde a ese hueco de acristalamiento en la serie seleccionada. Únicamente podremos escoger entre junquillo curvo, recto o de grapa plástica. Cortizo Software 2.0 Presupuestos 17 Cortizo Software 2.0 Presupuestos 18

10 Color En esta pestaña seleccionaremos el color de la carpintería. Los colores aparecen agrupados por familias, y dentro de cada familia los RALES o en Anodizados los distintos tratamientos Crear un Modelo nuevo Hasta ahora hemos visto como a partir de un modelo ya existente, cambiando las distintas opciones, construíamos el modelo que nosotros queríamos. Ahora vamos a ver como se puede construir un modelo que NO existe en la Base de datos como puede ser un una composición de fijos y distintas aperturas. Para ello, los pasos a seguir son los siguientes: 1. Añadir una línea en blanco al presupuesto, para ello pulsamos el botón de añadir que está en la parte izquierda de la pantalla debajo de Versión, y observaremos como se crea una línea debajo de la última existente en el documento Aperturas En esta pestaña escogemos el tipo de apertura. En caso de ser practicable, podemos escoger la hoja activa, si es a derechas o izquierdas, etc.. 2. Para editarlo debemos hacer doble click sobre la misma mientras mantenemos pulsada la tecla control. 3. Una vez dentro de la edición del modelo, hacemos click derecho del ratón y elegimos Nuevo contorno. Cortizo Software 2.0 Presupuestos 19 Cortizo Software 2.0 Presupuestos 20

11 7. Una vez tenemos el marco tenemos de nuevo la opción de colocar algún delimitador o la hoja. En el ejemplo que estamos siguiendo vamos a poner un travesaño horizontal. 4. Aquí elegiremos el tipo de modelo que vamos a realizar, Practicable ventana, Practicable puerta, Corredera ventana, Corredera puerta 5. Una vez elegido el tipo de modelo elegiremos la forma que va a tener el mismo. Para elegir la forma haremos doble click encima del contorno seleccionado. 6. En el siguiente paso elegimos si queremos dividir el hueco o poner directamente el marco. Para ello, hacemos click sobre la forma y después hacemos click derecho y pulsamos sobre Insertar Modelo. (Este paso de hacer click derecho y pulsar en Insertar Modelo lo debemos ir repitiendo en cada uno de los pasos siguientes, la diferencia es que cada vez nos saldrán unas plantillas diferentes para elegir.) 8. En el hueco inferior vamos a colocar una hoja Cortizo Software 2.0 Presupuestos 21 Cortizo Software 2.0 Presupuestos 22

12 9. Dentro de la hoja podríamos poner un divisor de hoja 4.3. Tiempos de Mano de Obra Una vez que tenemos el modelo creado, debemos introducir los tiempos de fabricación, colocación, etc Debemos recordar que en el manual: Cortizo Software 2.0 Introducción previa al Presupuestado, punto2.1 explicamos cómo introducir los importes de Mano de Obra. Para imputar los tiempos de mano de obra, debemos hacerlo desde el editor de una ventana, dentro de un presupuesto, pulsando el botón de escandallo global. Una vez tenemos diseñado nuestro modelo seguiremos los pasos vistos en el punto de este documento para elegir la serie, perfiles complementarios, color Al abrirlo debemos seleccionar la pestaña de Mano de Obra Asociada. Y una vez dentro de esta, indicar los segundos que vamos a dedicar a cada uno de los puestos creados. Para ello nos situamos en la línea que pone Puesto MO y le damos al cursor hacia abajo para crear tantas líneas como puestos de mano de obra queramos utilizar. Una vez creadas las líneas, en el desplegable seleccionamos el puesto de mano de obra y en segundos indicamos el tiempo empleado. De esta manera, en unos pocos pasos, podemos tener realizado un modelo de ventana o puerta, practicable o corredera que valga para todas las series. Cortizo Software 2.0 Presupuestos 23 Cortizo Software 2.0 Presupuestos 24

13 Una vez imputados los tiempos de los diferentes puestos de mano de obra, en el presupuesto sacará como precio de mano de obra, el resultado de multiplicar el importe de mano de obra por su tiempo. Es decir; si por ejemplo, le hemos imputado al puesto de mano de obra FABRICACIÓN VENTANA el importe de 0,0069. Y al modelo del ejemplo le asociamos en FABRICACIÓN VENTANA un tiempo de 2 5 horas X 3600 segundos = Segundos. El importe correspondiente a FABRICACIÓN VENTANA de este modelo será igual a: 0,0069 X 9000 =62,10 Euros 4.4. Almacenar un Modelo en el Árbol de Modelos Podemos guardar el modelo realizado en la base de datos para poder utilizarlo en un futuro, de este forma nos iremos creando cada vez una mayor variedad de modelos disponibles. Para almacenarlo pulsaremos sobre el icono, nos saldrá la siguiente ventana: Una vez que está el nombre del Nuevo Nivel modificado, y rellenados los datos necesarios del modelo a guardar pulsamos el icono para guardar. Inmediatamente observamos como se ha guardado dentro de la Nueva Carpeta el modelo creado. Es importante que guarden el modelo con un código diferente a los ya existentes, para no eliminar ninguno. Sobre todo a los que vienen creados ya en la base de datos estándar, ya que si no es posible que en futuras actualizaciones de la base de datos se eliminen los modelos que han creado. Cuando almacenan un modelo deben fijarse que lo hacen dentro de los niveles que se encuentran dentro de Dibujos, no de Plantillas. En la parte superior derecha hay un espacio para poner una pequeña descripción del modelo. Si es la primera vez que vamos a guardar un modelo, entonces debemos crear un Nivel nuevo. Para ello, pinchamos en Nuevo Nivel, y observamos cómo se crea una carpeta llamada Nuevo Nivel. Si la seleccionamos y hacemos click, le podremos cambiar el nombre. Si queremos crear más Sub Niveles dentro de la nueva carpeta, seleccionamos dicha carpeta (en el ejemplo Aluminios Galicia) y pinchamos de nuevo en Nuevo Nivel. Inmediatamente observamos cómo se crea una carpeta llamada nuevo nivel pero dentro de, en este caso, Aluminios Galicia. Cortizo Software 2.0 Presupuestos 25 Cortizo Software 2.0 Presupuestos 26

14 4.5. Modificar Descripciones Tras realizar las modificaciones necesarias, se presiona el botón de Aceptar y ver como se ha añadido una línea con ese modelo. Si repetimos el proceso, le cambiamos el nombre y después arrastramos el modelo para dentro de esa carpeta, veremos cómo va tomando forma nuestra propia clasificación de modelos. Se pueden visualizar 2 descripciones, cada una de ellas proviene de: Descripción 1. Esta si se ha dado de alta cuando se ha almacenado el modelo, aparece al añadir el modelo al PAF, sino, se puede dar de alta en el propio PAF. Luego se ve reflejada en la solapa Modelo. Descripción 2. Esta descripción hace referencia a las descripciones automáticas, tanto de ventas como de producción que se han ido asociando, tanto a los materiales, como a las opciones... Aparece reflejada en el Documento de Ventas y Doc. de Ventas con Marcado CE. y, Para seguir editando el árbol de Modelos siempre se hace desde este menú. Es decir la edición de Niveles y Sub niveles del Árbol de Modelos se hace desde una ventana en un presupuesto. El árbol de Modelos debe ser editado por cada carpintero de la forma que estime más oportuna. Nosotros recomendamos archivar cada modelo dentro de carpetas clasificadas por Series, de forma que cuando quieras hacer una ventana de una determinada serie, simplemente tienes que buscar el modelo creado dentro de esa serie y escoger nada más que las medidas, color y vidrio. Cortizo Software 2.0 Presupuestos 27 Cortizo Software 2.0 Presupuestos 28

15 Se puede modificar como se desee. Para modificarla, hay que hacer doble clic sobre la línea del presupuesto de la cual se quiere modificar la descripción, se abre la Ventana de Propiedades del Modelo y se selecciona la solapa Texto. El Texto A aparece al presionar el botón Generar Texto. Para copiar el texto generado en Texto B se presiona el botón Copiar Texto. Este Texto B es el que se refleja en el presupuesto donde indica Descripción 2. El Texto B se puede modificar o borrar e indicar un texto nuevo. Si se quiere que en el presupuesto se refleje tanto el Texto A como el Texto B, se deja activado el check Acumular. Por el contrario, si solo se quiere visualizar en el Texto B, se desactiva el check Acumular. Desde esta solapa Edición, se añadirán al presupuesto todos los modelos que se quieran presupuestar. Al presupuestar un Modelo, por defecto nos aparecen las medidas con las que se ha almacenado, las cuales se pueden modificar desde la Ventana de Propiedades del Modelo. Por el contrario, al presupuestar un Material Suelto, tenemos que indicar la medida que tendrá dicho material para que este pueda ser valorado dentro del Presupuesto. Estas medidas se indican en la columna Medidas y en función de si es un material de tipo cálculo Barra, donde se introduce solo la Longitud (1000) o de tipo cálculo Superficie donde se introduce la Longitud y la Altura (1000X1000). En cada línea del presupuesto se pueden modificar las unidades que se requieren tanto del Modelo como del Material Suelto. Estas se modifican en la columna UDS. Para cada línea del presupuesto se puede indicar un descuento aplicado al cliente. Este descuento se aplica solo a la línea en la que se introduce y se refleja visualizado en la presentación de la plantilla de Documento de Ventas y Doc. De Ventas con Marcado CE Modificar Valores en las Columnas de la Tabla En un Presupuesto, no solo se pueden presupuestar modelos, sino que también se pueden presupuestar Materiales Sueltos. Al presupuestar un Material Suelto, se añade el material desde el árbol de Modelos, haciendo doble clic sobre dicho material, y se añade una nueva línea al Presupuesto. Cortizo Software 2.0 Presupuestos 29 Cortizo Software 2.0 Presupuestos 30

16 4.7. Versiones de Presupuestado En muchas ocasiones al entregar un presupuesto a un cliente, este pide que se le realicen modificaciones sobre el presupuesto y que se le vuelva a presentar, también pueden llegar nuevas medidas referentes a los modelos del presupuesto En estos casos hay que modificar el presupuesto, ya sea con las nuevas medidas, o para volvérselo a presentar al cliente. Para modificarlo, no es necesario modificar la versión que ya tenemos guardada, sino que, existe la posibilidad de crear una nueva versión a partir de la que ya tenemos guardada y modificar la nueva versión creada. Para crear una nueva versión, se hace clic con el botón derecho del ratón sobre la versión a partir de la cual vamos a crear la nueva: 5. Presentación de Documentos Una vez que tenemos el presupuesto hecho, vamos a imprimir los distintos documentos que nos permite el Cortizo Software. Para imprimir Documentos, debemos guardar siempre dicho documento. Para ello pulsamos Guardar desde la pantalla del Documento en cuestión. Una vez guardado el documento pincharemos en el icono de Preparar documento. Dicho icono se encuentra en la parte superior de la pantalla Se abre el siguiente cuadro de diálogo donde se introduce el nombre de la versión: Se presiona el botón Añadir, y se nos crea una versión con todos los datos de la versión a partir de la cual la hemos creado, y en esta nueva, es donde se realizan las modificaciones pedidas. En un mismo presupuesto se pueden añadir todas las versiones de presupuestado que sean necesarias hasta la confirmación de dicho presupuesto Se nos abrirá una pantalla con varios documentos. Los principales son: Presupuesto Este se encuentra en la columna de la izquierda dentro de Documentos Principales Presupuestos Albaranes Facturas. Una vez que hemos seleccionado este documento, pinchamos en el desplegable de la izquierda donde nos parecen varios documentos que podemos imprimir. Concretamente los que se corresponden con el Presupuesto son: o Doc. Ventas con Marcado CE o Documento de Ventas Cortizo Software 2.0 Presupuestos 31 Cortizo Software 2.0 Presupuestos 32

17 Hoja de Trabajo ( Hoja de taller) Este documento se encuentra dentro de Documentos de Producción Hoja de Trabajo. Tenemos 2 plantillas: o Hoja de Trabajo: Despiece por modelo, con longitudes de corte, cantidades por obra, etc. o Hoja de trabajo Valorada: igual que la anterior pero con el importe por barra y pieza de accesorio Informe de material (Despiece/Pedido): este informe es el despiece del conjunto del presupuesto. Es muy importante optimizar siempre. Si no optimizas el despiece es incorrecto. (Para este informe ver Manual: Preparación de Documentos: Informe de Material) Informe de Cortes: Como su propio nombre indica es un informe para realizar los cortes de las barras siguiendo la optimización que ha escogido en el Cortizo Software. Cortizo Software 2.0 Presupuestos 33