AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL

Transcripción

1 AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL NFORME TÉCNICO DE DIAGNÓSTICO En el presente Informe se presenta un diagnóstico adelantado por el Área de Calidad y mejoramiento y las observaciones del mismo, frente a la implementación del Sistema Integral de Gestión de la Calidad de la Universidad del Valle, estructurado de acuerdo a los subsistemas, componentes y elementos del Modelo estándar de Control Interno, el cual encaja en el modelo de operación por procesos que trabaja la Institución. Diciembre de 2012

2 Rectoría Iván Enrique Ramos Calderón, Rector Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional Profesora, Ángela María Franco Representante de la Dirección Equipo Coordinador de Implantación Ingeniera Claudia Milena Muñoz P. Ingeniero Marco Antonio Salcedo G. Ingeniero Juan Esteban Goyes Empresa Consultora Proyecto de Mantenimiento del GICUV, Unión Temporal MS Consultores - EQTEC Ingeniera Vanessa Montero Ingeniero Fernando Maya Ingeniero Omar Losada Rivera Ingeniero (c) Andrés Arango Documento elaborado por: Ingeniero(C) Andrés Ricardo Arango Lasso. El contenido de este documento puede reproducirse total o parcialmente citando la Consúltelo en Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional Área de Calidad y Mejoramiento Ciudad Universitaria Meléndez Edificio 301- Oficina er. Piso Tele Fax: Cali, Colombia

3 CONTENIDO INTRODUCCIÓN... 3 MARCO CONCEPTUAL... 4 OBJETIVO GENERAL... 5 OBJETIVOS ESPECÍFICOS... 5 MODELO PROPUESTO... 6 PLAN DE TRABAJO PARA EL DESARROLLO DEL DIAGNÓSTICO EN LA UNIVERSIDAD DEL VALLE... 8 DEFINICION DE LA MUESTRA APLICACIÓN DE LAS ENCUESTAS ANÁLISIS Y RESULTADOS DIAGNOSTICO GENERAL RESUMEN DE RESULTADOS DE APLICACIÓN OBSERVACIONES DE LA ENCUESTA DE AUTOEVALUACIÓN MECI... 0 CONCLUSIONES... 2

4 INTRODUCCIÓN El presente documento contiene el informe final de La Autoevaluación del Control realizado en la Universidad del Valle, cuyos resultados son manejados a través de conclusiones globales, involucrando a los estamentos pertenecientes a la Universidad y agrupándolos de la siguiente manera: Estamento Docente (docentes nombrados) y Estamento Administrativo (empleados públicos, trabajadores oficiales y contratistas estatales). En este informe, se plantean los resultados obtenidos a partir de la aplicación del instrumento elaborado por el Área de Calidad y Mejoramiento para la recolección de la información pertinente para la realización del diagnóstico de calidad y efectividad de los controles internos a nivel de los procesos en la Universidad. Los resultados obtenidos, con la implementación del instrumento mencionado anteriormente, se analizan de acuerdo a una evaluación cuantitativa de cuatro dimensiones incidentes en el estado de implementación del Sistema de Control Interno y de Calidad, permitiendo emprender las acciones de mejoramiento del control requeridas, con la intención de identificar cuáles son las fortalezas y las debilidades para dichos aspectos en la Universidad del Valle; identificando posibles soluciones planteadas por los colaboradores de la misma, de acuerdo a lo que ellos consideran es lo más benéfico, o las acciones que se deben llevar a cabo para alcanzar el calidad y efectividad de los controles internos a nivel de los procesos y de cada área organizacional responsable en la Universidad. Los resultados obtenidos se muestran a través de cuadros y graficas comparativas entre perfiles según el tipo de vinculación con la Universidad, partiendo de un análisis general de los datos suministrados y llegando al análisis particular por estamento y/o perfil.

5 MARCO CONCEPTUAL La Autoevaluación del Control es un conjunto de mecanismos de verificación y evaluación, que le permiten a la Universidad auto diagnosticar su situación de Control, al proveer la información necesaria para establecer si este funciona efectivamente o si existen desviaciones en su operación, que afecten el objetivo para el cual fue creado. Determina la calidad y efectividad de los controles internos y permite emprender las acciones de mejoramiento requeridas. La Autoevaluación del Control, debe evaluar la existencia de cada uno de los elementos de Control Interno así como su efectividad en los procesos, áreas responsables y a nivel Institucional. Toma como base los parámetros de evaluación incluidos en la definición de cada uno de los Elementos del Sistema de Control Interno MECI -, así como la existencia de controles informales que se dan en forma espontánea en la ejecución de las operaciones. La Autoevaluación del Control permite establecer si realmente se promueve y facilita el cumplimiento de todos los principios establecidos por el Sistema de Control Interno; igualmente permite a todos los servidores públicos, áreas o dependencias de la entidad hacerse cargo de aquellos elementos que no presentan un adecuado funcionamiento, en procura del logro de los propósitos institucionales y de establecer las acciones correctivas correspondientes. Para la verificación de la Autoevaluación del Control se realiza un diagnóstico del estado de implementación del Sistema de Control Interno y de Calidad a través de una encuesta, la cual permite evidenciar el grado de conocimiento de los funcionarios de la Universidad de cada uno de los elementos y requisitos de calidad; los resultados de la encuesta facilitan la elaboración de planes de mejoramiento y planes de implementación con el fin de orientar las acciones del sistema de calidad.

6 OBJETIVO GENERAL Determinar el nivel de implementación e interiorización de cada uno de los elementos del Sistema de Control Interno y de Calidad de la Universidad del Valle frente a los requerimientos del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 y el Sistema Integrado de Gestión de Calidad -GICUV-, a fin de establecer el grado de avance y para realizar los ajustes necesarios que permitan la mejora y sostenibilidad del Sistema de Control Interno. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Identificar las dimensiones determinantes del nivel de implementación e interiorización de cada uno de los elementos del Sistema de Control Interno y de Calidad, adaptándolos a las necesidades y situación actual de la Universidad del Valle. Definir el universo o población de colaboradores de la Universidad del Valle, de donde será escogida la muestra estadística a la cual se le aplicará el instrumento para el diagnostico del nivel de implementación e interiorización de cada uno de los elementos del Sistema de Control Interno y de Calidad. Aplicar el instrumento para el diagnostico del nivel de implementación e interiorización de cada uno de los elementos del Sistema de Control Interno y de Calidad en la Universidad del Valle. Agrupar y evaluar la percepción que tienen los colaboradores de la Universidad del Valle analizando los resultados, de forma general y por estamentos, en cada una de las dimensiones concernientes al Sistema de control Interno y de Calidad de la misma, estableciendo sus causas y posibles soluciones. Presentar informe final del diagnostico del nivel de implementación e interiorización de cada uno de los elementos del Sistema de Control Interno y de Calidad en la Universidad del Valle.

7 MODELO PROPUESTO Con base en el marco conceptual, en el cual se considera importante que cada organización debe generar su propio esquema para diagnosticar el nivel de implementación e interiorización de cada uno de los elementos del Sistema de Control Interno y de Calidad acorde a su contexto y definir su propio modelo, se determinó que el modelo que aplica para el diagnostico de la Universidad del Valle tendría en cuenta elementos del MECI y de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. Los elementos comunes del MECI y la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública que se diagnosticaron por medio de la encuesta fueron: Entendimiento de la Política de Calidad Calificación del Estilo de Dirección De los elementos específicos del MECI, se diagnosticaron los siguientes: a) Subsistema: Control Estratégico: El subsistema de control estratégico en la Universidad Del Valle está orientado al cumplimiento de su misión y visión institucional de acuerdo a los fines del Estado Colombiano, mediante el fomento de una cultura organizacional fundamentada en la vivencia de valores y principios institucionales y el control de sus procesos académicos y administrativos. Subsistema Componente Elemento Control Estratégico

8 b) Subsistema Control de Gestión: El subsistema de control de gestión está orientado al aseguramiento del control en la ejecución u operación de los procesos, de manera que se alcancen los resultados necesarios para el cumplimiento de la misión y objetivos institucionales. La estructura de este subsistema se presenta a continuación: Subsistema Componente Elemento Control de Gestión Supuesto General: si los elementos anteriormente escritos son percibidos de manera favorable entre los colaboradores de la Universidad del Valle, es decir, si las actividades, funciones, interacciones personales y laborales, mecanismos, experiencias y todos los elementos que conforman el Sistema de Control Interno y de Calidad por parte de cada uno de los colaboradores de la Universidad del Valle, son los adecuados e idóneos según las perspectivas y expectativas de los mismos, el nivel de implementación e interiorización de cada uno de los elementos del Sistema de Control Interno y de Calidad en la Universidad del Valle será el mejor. La herramienta de diagnostico consta de varias preguntas para cada dimensión, para cada una de las cuales se hace una evaluación cualitativa de cinco niveles. Luego se hace una equivalencia cualitativa dentro de una escala de cero a cinco, en donde el cero representa la manera más deficiente en que el factor puede manifestarse o ser percibido en la Universidad y el 5 su manifestación ideal o deseable. En el anexo No 1, se encuentra el instrumento definitivo que se empleó.

9 PLAN DE TRABAJO PARA EL DESARROLLO DEL DIAGNÓSTICO EN LA UNIVERSIDAD DEL VALLE Para cumplir con el objetivo del diagnóstico del nivel de implementación e interiorización de cada uno de los elementos del Sistema de Control Interno y de Calidad de la Universidad del Valle se siguieron los siguientes pasos: 1. Definición, diseño y elaboración de herramienta para el diagnóstico del clima organizacional. Para el diseño se realizaron reuniones con el personal de del Área de Calidad y Mejoramiento encargado del Sistema de Gestión Integral de Calidad en la Universidad del Valle GICUV, con quienes se definieron las dimensiones a evaluar en la Universidad, la herramienta para realizar el diagnóstico se elaboró con la aplicación Formularios de Google Docs 1. Este proceso se desarrolló en los meses de Octubre y Noviembre de Dentro de la elaboración se desarrolló una prueba piloto del instrumento, se aplicó la herramienta al personal administrativo del Área de Calidad y Mejoramiento el día 14 de Noviembre de 2012, y con base en la prueba se realizaron las correcciones y adecuaciones de la herramienta el día 7 de Noviembre de Recolección de la Información Para recolectar la información necesaria que permita establecer el diagnostico del clima, sus causas y sus soluciones se determinó la muestra con base en las tablas planteadas por el MECI en su Manual de implementación Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005, que se puede revisar en la página web: Aplicación de la herramienta, desde el 26 de Noviembre hasta el 13 de Diciembre de 2012 en la Página Web: n.html. 1 La función Formularios es un aplicativo de Google Docs, producto que ofrece Google Inc. a través de Internet en su página con el cual se pueden diseñar formularios tipo encuesta, para que diferentes usuarios la puedan responder. La información de las respuestas es archivada por el sistema en una hoja de cálculo a partir de la cual se generan los resultados de las encuestas.

10 3. Presentación preliminar de la estructura del informe los avances del diagnostico ante la Coordinación del Área de Calidad y Mejoramiento. 4. Consolidación y análisis de la información recolectada con la herramienta, proyectada para el mes de Diciembre de De la información se espera obtener: El diagnostico del nivel de implementación e interiorización de cada uno de los elementos del Sistema de Control Interno y de Calidad, se presentará de acuerdo a los resultados de cada componente. El perfil se obtendrá promediando para cada dimensión los valores asignados de acuerdo a la escala de 0 a 5. Adicionalmente se hallará la desviación estándar que nos indica el grado de identificación o de dispersión en las respuestas. Por ejemplo si la desviación estándar tiende a 0 significa que hay concentración o unificación del valor percibido por las personas con respecto al promedio. Y la moda que nos indica el valor que más se repite en la valoración. Las causas determinantes de que el nivel de implementación e interiorización de cada uno de los elementos del Sistema de Control Interno y de Calidad no llegue al óptimo se analizaran de manera general y se presentará la frecuencia de aparición, que permitirá analizar qué es lo que genera una percepción no ideal del factor. Las soluciones igualmente se analizaran de manera general y se presentara la frecuencia de aparición si es el caso. 5. Presentación de informe final y entrega de resultados, Diciembre de 2012.

11 DEFINICION DE LA MUESTRA Para la definición de la muestra las personas responsables desde la oficina de planeación con colaboración de los estadísticos y con base a las tablas presentadas para el MECI Manual de implementación Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005, definen la muestra de la siguiente forma: Primero se tiene en cuenta el número total de colaboradores de la Universidad del Valle entre los dos Estamentos Docentes (de tiempo completo y hora cátedra y ocasionales) y Administrativos (Empleados públicos, trabajadores oficiales y Contratistas Estatales). La Universidad del Valle tiene aproximadamente 2474 funcionarios 2 vinculados como se muestra en la Tabla 1, de los cuales existen al momento 1001 públicos, 1193 docentes y 277 oficiales. Funcionarios Cantidad Nombrados 816 Ocasionales y hora Cátedra 377 Empleado Público No docente 1004 Empleado Oficial No docente 277 Total 2474 Tabla 1: Universo o Población De acuerdo a la tabla de Determinación del Tamaño de la Muestra del MECI, se define que para una población de 1201 a 3200 empleados, se requiere una muestra representativa de 125 personas. Se decidió que este sería el valor de la muestra para el análisis con el fin de continuar con la metodología propuesta en el Manual de Implementación del MECI 2 El Universo o población corresponde a la cantidad de funcionarios vinculados a la Universidad del Valle según el Anuario Estadístico 2011.

12 Número de colaboradores de la población De Hasta Tamaño de la Muestra Tabla 2: Tabla para la Determinación del Tamaño de Muestra según el MECI 3 APLICACIÓN DE LAS ENCUESTAS Teniendo como precedente la falta de participación en los años anteriores, en los cuales no se logró obtener la muestra representativa dada la inadecuada divulgación y el poco interés de las personas para el diligenciamiento de encuestas, se envió la encuesta con ayuda de un servidor de la Oficina Informática de Telecomunicaciones (OITEL), se envió un correo con link a la encuesta a 2360 funcionarios de la Universidad del Valle con un vinculo que direccionaba a la página en la cual estaban disponibles las encuestas para diligenciar, al final se obtuvieron 310 respuestas superando por mucho el tamaño mínimo de la muestra. Tabulación de Encuestas e interpretación de los Resultados: Para la interpretación y análisis de los resultados arrojados por la encuesta se llevó a cabo un procedimiento de consolidación el cual permitió organizar la información y obtener los resultados respectivos. El aplicativo Google Docs arroja los resultados en tiempo real, es decir, a medida que las personas van diligenciando la encuesta se puede observar el resultado de las mismas. El análisis respectivo se realiza al descargar los archivos en formato Excel, dependiendo de la información que se requiera extraer. 3 DAFP - Manual de Implementación Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005 Segunda Versión Diciembre 2008

13 ANÁLISIS Y RESULTADOS En primera instancia, se definirá la calificación numérica y su correspondiente calificación cualitativa, las cuales serán la base con la cual se realizará el análisis y se evaluará cada uno de los elementos. Con el propósito de tabular las respuestas y organizar la información que se obtiene de los participantes se siguió el procedimiento definido en el Anexo 2 del Manual de Implementación del MECI expedido por la DAFP. La valoración que se asignó para calificar el conocimiento de los funcionarios sobre cada uno de los elementos del MECI se elaboró realizando una modificación de las palabras a la escala de valoración propuesta por el MECI, esta valoración se muestra en la tabla 01. Descripción Valor No sabe 0 No 1 Muy poco 2 Algunas veces 3 Casi siempre 4 Si 5 Tabla 3: Valoración y Calificación Rango Puntaje total entre 0.0 y 2.0 Puntaje total entre 2.1 y 3.0 Puntaje total entre 3.1 y 4.0 Criterio Inadecuado Deficiente Satisfactorio Puntaje total entre 4.1 y 5.0 Adecuado Tabla 4: Valoración de acuerdo a la calificación obtenida. En donde la calificación Adecuado y Satisfactorio corresponde al grado de fortaleza de la dimensión evaluada y las calificaciones Inadecuado y Deficiente corresponden al grado de debilidad del mismo.

14 DIAGNOSTICO GENERAL Con el propósito de obtener información general respecto a cada uno de los componentes evaluados, se procedió a hallar el promedio para cada una de ellas; posteriormente se calculo el promedio de los promedios obtenidos, para de esta manera hallar el valor general de clasificación del nivel de implementación e interiorización de cada uno de los elementos del Sistema de Control Interno y de Calidad en la Universidad del Valle y así ubicarlo en el continuo. Seguidamente, se presenta la tabla Perfil General por Dimensión Autoevaluación del Control Universidad del Valle, la cual reúne los resultados obtenidos para cada dimensión. Perfil General por Dimensión Autoevaluación del Control Universidad del Valle Subsistema NTCGP 1000 Componente Entendimiento de la política de Calidad Valoración cuantitativa promedio Valoración Cualitativa 3,5 Satisfactorio Estilo de Dirección 3,5 Satisfactorio Ambiente de Control 3,1 Satisfactorio Control Estratégico Direccionamiento Estratégico 4,0 Satisfactorio Administración del Riesgo 2,4 Deficiente Actividades de Control 3,3 Satisfactorio Control de Gestión Información 3,0 Deficiente Comunicación 3,3 Satisfactorio PROMEDIO GENERAL 3,3 Satisfactorio Tabla 5: Perfil General por Dimensión Autoevaluación del Control Universidad del Valle En la tabla inmediatamente anterior, se puede apreciar que el promedio general de los promedios de cada dimensión es de 3,26 valoración que corresponde a una calificación cualitativa de Satisfactoria, esto quiere decir que el nivel de implementación e interiorización de cada uno de los elementos del Sistema de Control Interno y de Calidad en la Universidad del Valle, a nivel general, está más cerca de tener un nivel Adecuado

15 pero que aún faltan algunos aspectos a mejorar para alcanzar el objetivo el cual es la existencia de cada uno de los elementos de Control Interno así como su efectividad en los procesos. En la Tabla 5, expuesta en la página anterior, se puede apreciar que en los promedios individuales por componente, ninguno alcanza el nivel de 5, que corresponde a una excelente percepción de acuerdo a la misma, esto quiere decir, que dentro de los componentes evaluados son pocos los colaboradores que se sienten plenamente satisfechos con algún componente en específico, de igual manera no se encuentra ningún promedio que se ubique en el rango entre 0,0 y 2,0 el cual corresponde a una calificación cualitativa de Inadecuado, lo cual demuestra que existen condiciones favorables con respecto al nivel de implementación e interiorización de cada uno de los elementos del Sistema de Control Interno y de Calidad de la Universidad. El componente mejor valorado es Direccionamiento Estratégico, el cual hace parte del Subsistema Control Estratégico, con un promedio de 3,95 en la escala cuantitativa, el cual corresponde en la calificación cualitativa a Satisfactorio, lo cual se puede entender como: que los colaboradores están de acuerdo con ruta organizacional que sigue la Universidad para lograr sus objetivos misionales; es decir que el componente Direccionamiento Estratégico, representa la mayor fortaleza con la que cuenta la Universidad del Valle respecto al Sistema de Control Interno y que los colaboradores se sienten satisfechos en un nivel muy alto con respecto a los Planes y Programas, Modelo de Operación y Estructura Organizacional de la Universidad del Valle. Por otro lado, el componente con menor calificación es el de Administración del Riesgo, el cual hace parte del Subsistema Control Estratégico, con un promedio de 2,38 en la calificación cuantitativa, el cual corresponde a Deficiente en la calificación cualitativa; esto quiere decir que, en términos generales, los colaboradores se sienten insatisfechos en un nivel importante, respecto a los elementos que permiten a la Universidad evaluar aquellos eventos negativos, tanto internos como externos, que puedan afectar o impedir el logro de sus objetivos institucionales o los eventos positivos, que permitan identificar oportunidades para un mejor cumplimiento de su función. En la Tabla 5, se puede apreciar que 6 de 8 dimensiones se encuentran calificadas Satisfactorio, lo cual se puede identificar como: que el 75% de los componentes del Sistema de Control Interno representan fortalezas para la Universidad del Valle; mientras que el 25% dan signos de debilidad. Los componentes evaluados que fueron clasificadas en el rango de Satisfactorio equivalen al 75%; ellas son Entendimiento de la política de Calidad (3,5), Libre Asociación (8,9), Normas (8,6), Ética (8,4), Grupos Informales (8,3), Información (8,3) y Misión (8,0), lo que nos indica que aunque las personas tienen una percepción de buena se pueden mejorar.

16 RESUMEN DE RESULTADOS DE APLICACIÓN El promedio general de los componentes del sistema de control interno de la Universidad del Valle tiene un valor de 3.3 que nos indica que es Satisfactorio dentro de nuestra escala de clasificación, lo que nos plantea un desarrollo de mejoras que permitan llegar a un óptimo en el clima organizacional de la Universidad del Valle. De los 8 componentes evaluados 6 fueron clasificadas en el rango de Satisfactorio lo que equivale al 75%; ellas son Entendimiento de la política de Calidad (3,48), Estilo de Dirección (3,55), Ambiente de Control (3,14), Direccionamiento Estratégico (3,95), Actividades de Control (3,33), Comunicación (3,32), lo que nos indica que aunque las personas tienen una percepción de buena se pueden mejorar. DISTRIBUCIÓN DE LA MUESTRA De la muestra compuesta por 310 funcionarios que respondieron la encuesta, se identificaron las siguientes características: Género 54% 46% Masculino Femenino Figura 1: Análisis porcentual del Género de los encuestados De las 310 personas que participaron de la encuesta, la proporción de Mujeres y Hombres fue muy equilibrada. Los hombres registraron un 56% de participación, mientras que las mujeres tuvieron un 46%.

17 40,00% 35,00% Rango de edad de los encuestados 34,08% 33,12% 30,00% 25,00% 20,00% 15,00% 15,29% 12,74% 10,00% 5,00% 0,00% 3,50% 1,27% o más Figura 2: Análisis porcentual Rango de edad de los encuestados Como se puede observar en la Figura 2, más del 80% de los participantes están entre los 26 a 55 años de edad. Tipo de vinculación Docente decreto 1279 Personal Contratado por Fundación Contratista Prestación de Servicios Trabajador Oficial sin Beneficios Convencionales (después Trabajador Oficial con Beneficios Convencionales (antes de Empleado Público Provisional Empleado Público de Libre Nombramiento y Remoción Empleado Público de Carrera Administrativa Docente Contratista Medio Tiempo Docente Contratista Tiempo Completo Docente Contratista Hora Cátedra Docente Nombrado bajo resolución 115 del Consejo Superior Docente Nombrado bajo decreto 1444 de la Presidencia de 8,36% 2,25% 0,64% 1,29% 1,93% 6,75% 1,61% 2,25% 8,36% 6,11% 13,18% 16,72% 30,55% Figura 3: Análisis porcentual del Tipo de vinculación de los encuestados con la Universidad del Valle Con respecto a la al tipo de vinculación de los participantes, es evidente cómo los funcionarios con vinculación directa con la universidad participan en mayor proporción que los contratistas, ya que cerca del 65% de los funcionarios no son contratistas.

18 Área Cantidad personas Porcentaje participación Vicerrectoría Académica 19 6,07% Vicerrectoría de Bienestar Universitario 7 2,24% Vicerrectoría Administrativa 9 2,88% Dirección de Regionalización 2 0,64% Comité de Estímulos Académicos 1 0,32% Facultad de Artes Integradas 11 3,51% Facultad de Ciencias Naturales y Exactas 29 9,27% Facultad de Ciencias de la Administración 23 7,35% Facultad de Salud 50 15,97% Facultad de Ciencias Sociales y Económicas 7 2,24% Facultad de Humanidades 32 10,22% Facultad de Ingenierías 64 20,45% Instituto de Educación y Pedagogía 3 0,96% Instituto de Psicología 5 1,60% Oficina de Informática y Telecomunicaciones 5 1,60% Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional 10 3,19% Restaurante Universitario 2 0,64% Salud Ocupacional 1 0,32% Secretaría General 1 0,32% Servicio de Salud 1 0,32% Sede Regional Buga 1 0,32% Sede Regional Cartago 1 0,32% Sede Regional Norte del Cauca 1 0,32% Sede Regional Pacífico 3 0,96% Sede Regional Tuluá 4 1,28% Sede Regional Yumbo 9 2,88% Sede Regional Zarzal 9 2,88% División de Recursos Humanos 2 0,64% División de Administración de Bienes y Servicios 1 0,32% Tabla 6: Análisis porcentual Área a la que pertenecen los encuestados

19 Calificación por subsistema 3,60 3,51 3,50 3,40 3,30 3,20 3,16 3,20 3,3 3,10 3,00 2,90 Sistema Gestión de Calidad Subsistema Control Estratégico Subsistema: Control de Gestión Total MECI Figura 4: Evaluación cuantitativa de la Autoevaluación del MECI Como resultado de tabular la encuesta de Autoevaluación de Control se obtuvo un puntaje total de 3.3, el cual se ubica dentro del rango ( ) para el cual está definido el nivel Satisfactorio (Ver Figura 4). Calificación por Componentes del MECI 4,0 3,5 3,5 3,1 4,0 3,3 3,0 3,3 3,0 2,4 2,0 1,0 0,0 Puntaje por componente Entendimiento de la política de Calidad Subsistema Control Estratégico Componente: Ambiente de Control Subsistema: Control Estratégico Componente: Administración del Riesgo Subsistema: Control de Gestión Componente: Información Estilo de Dirección Subsistema: Control Estratégoco Componente: Direccionamiento Estratégico Subsistema: Control de Gestión Componente: Actividades de Control Subsistema: Control de Gestión Componente: Comunicación Figura 5: Evaluación cuantitativa de los Componentes del MECI

20 El subsistema Control Estratégico obtuvo un puntaje total de 3.16 y el subsistema Control de Gestión obtuvo un puntaje de 3.2, ubicándose también en el criterio Satisfactorio (Ver Figura 5). Esto indica un retroceso respecto a la Autoevaluación realizada en el año 2011 donde ambos subsistemas en la Universidad tuvieron una calificación de satisfactorio pero con un puntaje mayor. Las acciones definidas deben orientarse hacia el diseño e implementación de los elementos evaluados en la encuesta. El componente más crítico fue Administración del Riesgo, del Subsistema de Control Estratégico, obtuvo un puntaje total de 2.4 para el cual está definido el criterio Deficiente. Lo anterior se puede interpretar como que los funcionarios no están de acuerdo con la manera en que la Universidad evalúa aquellos eventos negativos, tanto internos como externos, que puedan afectar o impedir el logro de sus objetivos institucionales o los eventos positivos, que permitan identificar oportunidades para un mejor cumplimiento de su función. El otro componente que se ubica en la escala de Deficiente es el de Información lo cual implica que se debe mejorar el conjunto de recursos humanos y tecnológicos utilizados para la generación de información, orientada a soportar de manera más eficiente la gestión de operaciones en la Universidad del Valle. Los demás componentes evaluados se encuentran ubicados dentro del rango ( ) para el cual está definido el criterio Satisfactorio.

21 OBSERVACIONES DE LA ENCUESTA DE AUTOEVALUACIÓN MECI Los laboratorios del área de salud necesitan urgente un acompañamiento CONTINUO del área de calidad para adecuar los procesos al sistema de calidad de la universidad, no tenemos implantado el SGC internamente, a pesar de haber comenzado a recibir charlas de capacitación en satisfacción, PQRs, manejo de plataforma, no tenemos las bases suficientes para hacerlo nosotros mismos. Muchos tenemos documentados procedimientos pero no tenemos diseñado indicadores de gestión, y demás documentos que nos permitan medir nuestro desempeño para mejorar, la Dra. Mercedes Salcedo ha comenzado a gestionar respecto a este tema en los laboratorios, pero el seguimiento no es constante, falta personal de esa área para realizar las actividades permanentemente y en cada laboratorio, de igual forma una vez se pueda trabajar y adecuar lo de calidad, necesitamos proyección hacia el mercado, MERCADEO, ofrecer servicios, no estamos capacitados para eso y no lo sabemos hacer. Los laboratorios son una mina de oro, pero que no se ha explotado aun, por favor ayúdenos que queremos una proyección futura competitiva en el mercado, para beneficio de la universidad. Los empleados públicos provisionales no tenemos derecho a capacitaciones, esto va en detrimento de nuestra formación, sólo recibimos una capacitación interna en el año que organiza la misma dependencia a la que pertenecemos, pero se nos margina de la asistencia a congresos, a cursos en la OITEL y a todo lo que represente costos para la universidad. Considero que esto es una injusticia y un sinsentido, pues la universidad es una institución fundamental para la región, y así mañana no trabajemos en ella, adquirimos conocimientos que le van a servir a otras personas y al progreso del Departamento. Más injusto todavía si estamos varios años como provisionales en la Universidad, porque se sacrifica por disposiciones injustas el avance en la calidad y desempeño. Los manuales de las sedes no se ajustan a las actividades que se desarrollan en las sedes, hay formatos que no están colgados en la web y no se consiguen fácilmente. Seria pertinente que la universidad contara con un software que permita la ejecución del trabajo en las oficinas con efectividad, por ejemplo el uso de Microsoft sin restricciones Aquí existen los recursos, existe el personal capacitado, existen las herramientas, el gran problema nuestro es una comunicación no adecuada lo que causa poca colaboración. En algunas dependencias se crean soluciones muy eficientes a los problemas, pero casi nunca se comparten esas experiencias, cada dependencia trabaja en solitario y la universidad contribuye con ello creando resoluciones "peloteadoras", sí, aquí se pelotea mucho, y los reglamentos, resoluciones y demás, contribuyen a ese peloteo. Ejemplo: la política de uso de software, le tira la pelota al usuario y las dependencias de un problema que es estructural de la universidad.

22 Como sugerencia, es importante que la comunicación en todo sentido sea mas efectiva, regularmente se realizan actividades de cualquier índole y ésta no llega a su debido tiempo. Debe de buscarse una estrategia más efectiva para promocionar cualquier evento o actividad de interés de la comunidad. Mi sugerencia: Tableros electrónicos en puntos donde haya buena afluencia de público o en espacios cerrados donde se presten servicios a toda la comunidad como por Ej. Restaurante Universitario, Servicio de Salud, Desarrollo Humano, Servicio Odontológico, CDU, entrada a la Biblioteca y a los Auditorios, entre otros. Mayor y mejor comunicación entre la alta dirección y las unidades académicas para escuchar las necesidades y problemas de las mismas. Mejor conocimiento por parte de la dirección universitaria de los miembros de cada unidad y los que éstos por la institución. Me parece que la manera como están dando a conocer todos estos procesos de calidad y demás son pertinentes, es una manera muy estratégica de abordar y tener sentido de pertenencia respecto de la Universidad. A pesar de ser una labor compleja siento que los resultados son los esperados. Es un buen equipo de trabajo. Hay mejorar el esquema de comunicaciones de la Universidad, no funciona adecuadamente, no hay una política que gestione la información adecuadamente desde las Unidades académicas. Me parece que la Universidad además de tener falencias en los medios y procesos de comunicación interna, falla de manera drástica en la comunicación externa. Es triste que una institución con tan buenos resultados académicos no los de a conocer por la falta de un Sistema de Comunicaciones efectivo y por la falta de inversión en comunicaciones. Una cosa es que existan normas y reglamentaciones, otra es que se apliquen y se cumplan, sobre lo cual no habla nada esta encuesta. Las evaluaciones de desempeño en muchas ocasiones son elaboradas y diligenciadas por el mismo funcionario y no reflejan la realidad, haciendo creer que fue el jefe directo que lo hizo.

23 CONCLUSIONES El diagnóstico del nivel de implementación e interiorización de cada uno de los elementos del Sistema de Control Interno y de Calidad del Universidad del Valle no representa la totalidad de la muestra, por lo tanto no se pude generalizar, sin embargo, si nos muestra la tendencia de percepción que se tienen entre los diferentes estamentos de las dimensiones que evalúan el Autocontrol de la institución. Una de las principales falencias que es la comunicación afecta tanto los aspectos estructurales, como las relaciones personales y el ambiente físico de la Universidad, ya que existen cosas que las personas evalúan de manera baja porque desconocen que existen dentro de la institución, esto se ve afectado por no tener claro quién es el responsable de la transmisión de la misma y definidos los canales adecuados para su transmisión. Esto afecta el desarrollo adecuado del trabajo, afecta la actitud de las personas y su emisión de juicios de valor sin fundamentos, su desmotivación y desinterés por el mejoramiento de su área y de la institución. Adicionalmente la comunicación y la transmisión de información son muy importantes para el desarrollo de procesos de cambio en busca del mejoramiento. Adicionalmente, con base en los resultados se puede identificar que la Universidad del Valle debe trabajar más en los procesos de Gestión Humana debido a que las dimensiones que miden estos factores están en rangos de regular y aceptable. Aquí es importante tener en cuenta que gestión humana y bienestar están separados y que la oficina de recursos humanos es una oficina operativa y funcional, para cumplir el objetivo de mejorar las condiciones de esta área que se reflejan en el resto de la universidad debe ser vista como una oficina estratégica y no solo que maneja la nomina, debe tener como objetivo trabajar por el bienestar y desarrollo de las personas y de la organización, para ello requiere en convertirse en la asesora de todas las dependencias de línea. Además los procesos hoy se deben desarrollar por competencias. Se debe tener en cuenta que las personas consideran como compensación el salario que perciben, más no todos los incentivos y beneficios que acompañan la compensación, tal vez por desconocimiento de la misma, o porque se ha generado al cultura de que ya es un derecho adquirido y no un beneficio.