UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE QUERÉTARO

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1 UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE QUERÉTARO Gestión del Personal de emz Hanauer de México S.A. de C.V. a través de Ms Access Memoria que como parte de los requisitos para obtener el título de: Ingeniero en Innovación y Desarrollo Empresarial Presenta Blanca Iveth Alvarez García Asesor de la UTEQ Verónica Matilde Aviléz León Asesor de la Empresa Margarita Briones Ducoing Santiago de Querétaro, Qro

2 RESUMEN El proyecto realizado para la empresa emz Hanauer de México S.A. de C.V. es un manual para el manejo de la información del personal que se encuentra laborando actualmente en la empresa. El Manual muestra de una manera específica la forma de actualizar, modificar e ingresar la información de una manera fácil y práctica para que los usuarios tengan claro el manejo y utilización de la Base de Datos. A través de este proyecto el manejo de información del personal será más eficiente ya que a través de una pantalla dividida en ficheros digitales, se podrá obtener y visualizar de forma práctica y sencilla la información requerida. Se propone la implementación de éste proyecto para reducir tiempos en la búsqueda y manejo de información en cada una de las Bases de Datos elaboradas en Microsoft Excel y utilizar el Gestor de Datos de Microsoft Access en el cual, como se mencionó anteriormente, en una sola pantalla mostrará todas las Bases de Datos que contengan la información actualizada del personal de emz Hanauer de México S.A. de C.V., lo cual apoyará al personal de Recursos Humanos a mejorar tiempos y a obtener la información requerida al instante. ABSTRACT This project was carried out for the company emz Hanauer de Mexico S.A. de S.V. it is a manual for the managing of information of the employees that work in the company at the moment. The Manual shows in a specific way, how to update, modify and upload the information in an easy and practical way in order have an for the users to easier command of the Database. Through this project, the managing of information of the employees will be more efficient since through, the use of a screen divided in digital files, it will be possible to obtain and to visualize in a practical and simple form, the information required. The implementation of this project intended to save time in the searching and managing of information in each of the Database that were elaborated in Microsoft Excel and using Microsoft Access information manager in wich, as it was mentioned before, on a single screen it will show all of the Databases that contain the updated information of the emz Hanauer de Mexico S.A. de C.V. employees. This will support the Human Resources department to save time and to get information as soon it s need. 2

3 Contenido I. Introducción... 4 II. Antecedentes... 5 a. Historia... 5 b. Nombre de la empresa:... 6 c. Giro de la empresa... 6 d. Ubicación... 6 e. Visión... 6 f. Misión... 6 g. Principios... 6 h. Organización... 7 III. Justificación... 8 IV. Objetivos... 8 V. Alcances... 8 VI. Fundamentación teórica... 8 VII. Plan De Actividades VIII. Recursos Materiales, Humanos Y Financieros IX. Desarrollo el Proyecto X. Resultados XI. Análisis de riesgos XII. Conclusiones XIII. Recomendaciones XIV. Anexos XIV. Referencias Bibliográficas o Fuentes de Información

4 I. Introducción El modelo educativo de la Universidad Tecnológica de Querétaro (UTEQ) ofrece una ingeniería que consta de 1 año 8 meses, durante los cuales se brinda educación superior de calidad, los cuales se enfocan a las necesidades del sector productivo, lo cual nos prepara para resolver problemas reales en el mercado laboral. En el 11º cuatrimestre se realiza una estadía de tiempo completo en una empresa, la cual designa un proyecto. La Base de Datos, es una herramienta que apoya buen manejo de toda la documentación que se encuentra dentro de una organización, es por eso que se realizó el siguiente proyecto dentro del departamento de Recursos Humanos en la empresa emz Hanauer de México S.A. de C.V., a través del programa Microsoft Access. El presente proyecto, nos muestra de manera detallada la forma de llevar a cabo el Gestor de Datos que se utilizará en la empresa, desde conceptos básicos, hasta brindar cada uno de los pasos que se siguieron para la ejecución de la Base de Datos. 4

5 II. Antecedentes a. Historia emz Hanauer de México S.A. de C.V.es una empresa Alemana que se encuentra ubicada en el Parque Industrial El Marqués en el estado de Querétaro; tiene laborando 6 años en México, inicio labores en el año Actualmente, cuenta con un personal actual 179 trabajadores, incluyendo al personal administrativo. emz desde que se fundó en Zangenstein, Alemania, cuenta con más de 60años de experiencia Ernst Hanauer Sen fundó la compañía en Zangenstein, Alemania La primera producción fueron capacitadores y luces de árbol de navidad Comienza el desarrollo de partes electrónicas y su producción emz produce la primera cerradura con solenoide en tecnología RAST Inicio del desarrollo de sensores y su producción Apertura de la planta de producción en la República Checa, emz es certificada en QS Primeros clientes en E.U.A. y China La apertura de una nueva planta en México Construcción de una nave propia en México, emz produce ahora en 4 plantas propias con una plantilla de 720 empleados y cuenta con un soporte de representantes locales para un servicio a nivel mundial. 5

6 (Presentación de Inducción , emz Hanauer de México S.A. de C.V., 08 Noviembre 2010) b. Nombre de la empresa: emz Hanauer de México S.A. de C.V. c. Giro de la empresa Ensamble de componentes para aparatos electrodomésticos. d. Ubicación emz Hanauer de México S.A. de C.V. se encuentra en Circuito el Marqués Sur # 3, Parque Industrial El Marqués. C.P El Marqués, Qro. e. Visión Ningún hogar moderno sin nuestros productos. (Presentación de Inducción , emz Hanauer de México S.A. de C.V., 08 Noviembre 2010) f. Misión Desarrollamos y fabricamos sistemas y componentes innovadores para el soporte técnico del hogar. Actuamos como empresa independiente, tenemos una vinculación a la región donde nos situamos y tenemos éxito a nivel internacional. (Presentación de Inducción , emz Hanauer de México S.A. de C.V., 08 Noviembre 2010) g. Principios Enfoque a largo plazo: Nuestro sentido de propósito es más grande que cualquier toma de decisiones a corto plazo. Centramos nuestras estrategias en el crecimiento a largo plazo de nuestra empresa. 6

7 Detener y arreglar Monitoreamos constantemente nuestros procesos para detener y arreglar los problemas, eliminando la causa raíz, cuando aparece alguna anormalidad. Trabajamos para obtener la calidad correcta en el lugar donde es producida. Creatividad y pro actividad Entendemos que para asegurar nuestro éxito debemos constantemente examinar y mejorar nuestros procesos. Motivamos la iniciativa de todos los empleados en todos los niveles de la organización. Respeto y humildad Mantenemos como un principio fundamental el respeto por todos los empleados, clientes, proveedores y miembros de nuestra comunidad. No juzgamos ni culpamos a las personas por anormalidades en nuestros procesos. Estamos abiertos a todas las ideas y aceptamos que no todo funcionará perfectamente la primera vez que se pruebe. Flujo y jalón Diseñamos todos nuestros procesos para asegurar el flujo continuo de materiales e información. Creemos que debemos de tener solo lo necesario, solo cuando es necesario y solo en las cantidades necesarias. Este principio nos permite flexibilidad a las demandas del mercado. Afila la sierra Somos una organización que aprende. Creemos en tomar el tiempo para reflexionar en nuestros resultados y mejorar nuestras competencias cada que es necesario. (emz Hanauer de México S.A. de C.V., 28 Junio 2011) h. Organización ANEXO 1 7

8 III. Justificación Crear una herramienta para la administración de las distintas bases de datos que se operan en la empresa, con el fin de poder manipular y modificar información personalizada de cada empleado que labora en la empresa a la mayor brevedad posible, sin que se busque en cada una de las bases que se manejen. La administración de cada base de datos, se llevará a cabo mediante ficheros, que lograrán organizar de una mejor manera la información utilizada por la empresa en el área de Recursos Humanos. Para realizar este proyecto, se tomarán algunas hojas de cálculo que ya existían y algunas de nueva creación. IV. Objetivos a. Optimizar el proceso de búsqueda de información de cada empleado. b. Reducir duplicidad de información en las bases de datos existentes. c. Obtener informes detallados del expediente cada empleado. V. Alcances Este proyecto, beneficiará directamente al departamento de Recursos Humanos, siendo una herramienta práctica y de fácil manejo, que apoyará en la unificación de datos que se manejan para cada empleado de la empresa EMZ Hanauer de México S.A. de C.V. VI. Fundamentación teórica Microsoft Office Access es una versión de uno de los gestores de bases de datos más completos y funcionales. Este programa, además de funcionar como gestor de bases de datos, ofrece una serie de herramientas que nos permitirán mejorar la administración de 8

9 nuestra información, organizar mejor nuestro trabajo y perfeccionar la gestión de datos. Los programas gestores de bases de datos nacen de la necesidad de organizar y procesar la gran cantidad de información que maneja la sociedad. Estos programas son capaces de manipular millones de datos en pocos segundos. Qué es una base de datos? Una base de datos es un fichero que contiene información estructurada y relacionada entre sí, con una finalidad específica. Suelen ser muy habituales Bases de Datos en cualquier empresa sirven para: Gestionar la cartera de clientes Gestionar los productos de la empresa Gestionar los datos de los empleados de la empresa Un gestor de datos es un programa (aplicación o software) que permite gestionar este tipo de ficheros. Debe de permitir en un principio: Introducir datos Almacenar datos Recuperar y trabajar con ellos. Además almacena la información que introducimos en forma de tablas; que son un conjunto de información organizada en campos y registros (Campo: Datos de la base. Registro: Conjunto de campos relacionados.) De esta manera la información queda perfectamente estructurada y organizada. 9

10 Qué es Microsoft Access? Microsoft Access es un programa gestor que sirve para crear y administrar bases de datos. Los archivos creados con este programa tienen una extensión MDB. Las bases de datos se almacenan en tablas. Las tablas son una recopilación de datos sobre algo concreto organizados en filas y columnas. Las filas son registros de datos de un producto mientras que las columnas hacen referencia a campos, es decir, a datos concretos sobre ese producto. En un mismo campo pueden introducirse diferentes tipos de datos: texto, memo, numérico, auto numérico, etc. Según el tipo de datos que contenga se definirán y establecerán propiedades específicas que permitan un mayor control de los mismos. La clave primaria o principal es una propiedad que garantiza que no se pueden introducir, en el campo, valores duplicados o nulos y el índice es una propiedad que se aplica para acelerar las búsquedas y las ordenaciones. Pueden establecerse relaciones entre diferentes tablas si éstas poseen campos de datos en común que contengan el mismo tipo de información, el mismo tamaño, etcétera, aunque no es necesario que tengan el mismo nombre. Abrir MS ACCES 2010, en las plantillas escogemos BASE DE DATOS EN BLANCO: Después hacer clic en CREAR como se muestra en la siguiente imagen: 10

11 Comenzará la presentación principal de MS ACCES 2010, hacer clic en VER y después saldrán varias opciones de la cual se escogerá VISTA DISEÑO como se muestra en la siguiente imagen: Inmediatamente aparecerá una ventana donde se pedirá que se coloque el nombre a la primera tabla, en este caso le pondremos el nombre de Contactos como se muestra en la siguiente imagen: Después hacer clic en el botón ACEPTAR, después aparecerá la tabla que se creó que se llama CONTACTOS en vista diseño, para que podamos configurarla esta por primera vez se va a ver así: 11

12 Ahora por defecto se crea el campo ID y en su derecha tiene una llave y además es de tipo AUTO NUMERACIÓN como se muestra en la anterior imagen, la llave significa que es la clave principal que es por medio de este datos que ACCESS controlo que no haya repetidos y el tipo de datos AUTO NUMERACIÓN significa que automáticamente cada vez que se llena un registro este se enumerara con 1, 2, 3, etc. Para crear más campos en la primera columna escribimos el NOMBRE DEL CAMPO en la segunda escogemos el TIPO De DATO, se debe hacer como se muestra en la siguiente forma: Cuando se coloque un nombre de campo no se pueden poner palabras separadas eso es porque a este segundo campo lo llamaremos NOMBRE_COMPLETO que está unido por un guion bajo, si no lo hace así a la hora de usarlos de causaran muchos errores. La mayoría son de tipo TEXTO, existen varios tipos de datos como numéricos, fechas y otros, pero si se ponen de tipo numérico cuando se tenga que sumar o restar u otra operación matemática, el campo llamado teléfono guarda números pero son para leer y no se va a poder hacer ninguna operación matemática con ellos es por eso que son de tipo texto. Ahora para poder llenar nuestra base de datos y usarla primeramente se tiene que guardarla en ARCHIVO->GUARDAR 12

13 Después, cambiar la vista de forma DISEÑO a VISTA HOJA DE DATOS como se muestra en la siguiente imagen: Ahora se mostrara de la siguiente forma: Y podemos llenar los datos que se requieran, recuerda que el campo Id no necesita llenarlo, puesto que se llenara automáticamente. VII. Plan De Actividades ANEXO II VIII. Recursos Materiales, Humanos Y Financieros a) Recursos Materiales Estos son los medios físicos y concretos que se utilizarán para poder llevar a cabo este proyecto: Servidor Ms Access Expedientes del personal que labora en emz Hanauer. Carpetas que contienen: o Evaluaciones Críticas 13

14 o Cursos de Capacitación Internos & Externos o Cambio de Niveles Bases de datos anteriormente elaboradas en Excel que se ubican en el servidor de la empresa. Bases de datos de nueva creación en Excel. b) Recursos Humanos Recursos Humanos Lic. Margarita Briones Ducoing Aux. de Recursos Humanos Blanca Iveth Alvarez García c) Recursos Financieros NA IX. Desarrollo el Proyecto Para la elaboración del proyecto, de unificación de Bases de Datos en Microsoft Excel como: Reportes & Sanciones Control de Capacitación Además, se crearon nuevas Bases de Datos para poder perfeccionar nuestro Gestor de Datos: Niveles de Al concluir este proceso; se llevó a cabo la importación de las Bases de Microsoft Excel a Microsoft Access; para el cual, se siguió el siguiente proceso: 14

15 1.- Seleccionar Tabla1:Tabla y hacer click derecho, seleccionar la opción importar y después elegir Excel. 2.- Se abrirá en explorador, y ahora, se seleccionará la RUTA de acceso para tomar la Base de Datos. Oprimir el botón Aceptar 15

16 3.- Elegir la Hoja del Libro de Excel Base de Datos para poder importar. Elegir la opción Mostrar rangos con nombre. Oprimir el botón Siguiente 4.- Marcar la opción Primera fila contiene encabezados de columna. Oprimir el botón Siguiente 16

17 5.- Oprimir el botón finalizar. 6.- Oprimir el botón cerrar. 17

18 8.- En la Sección Crear, en el apartado de Formularios, seleccionar Asistente para formularios. 9.- En la sección Tabla/Consultas, seleccionar la tabla correspondiente; en este caso Tabla: BaseDatos. Oprimir el botón Siguiente 18

19 10.- En cuanto al diseño del formulario; el asistente, también nos brinda la opción de la distribución de la información. En este caso, se aplicará el tipo Justificado El asistente de Microsoft Access, también, muestra los estilos de los formularios. En este caso, se eligió el estilo Windows Vista. Oprimir el botón Finalizar 19

20 12.- Elegir la opción Abrir el formulario para ver o introducir información. Oprimir el botón Finalizar 13.- La Vista Presentación ; será de esta manera: 20

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22 14.- Repetir del paso 8 al paso 12 en cada una de las Tablas importadas y así crear cada uno de sus formularios Para la búsqueda de alguna persona, sólo basta con dar click en el recuadro Buscar y escribir el nombre de la persona deseada. 22

23 16.- Para la agregar a una nueva persona, sólo basta con dar click en el ícono con leyenda Agregar nuevo registro. X. Resultados El resultado, es ofrecer de una manera más organizada y detallada la información del personal, a través de formularios digitales diseñados en el programa Microsoft Access. XI. Análisis de riesgos El únicoriesgo que se correrá en caso de la NO ejecución de este Gestor de Datos, será las horas hombre invertidas en este proyecto, debido a que no se utilizó ningún recurso financiero. 23

24 XII. Conclusiones En base a los resultados que se obtuvieron, el proyecto servirá para la empresa para poder agilizar los procesos de búsqueda dela información personal que labora en la empresa emz Hanauer de México S.A. de C.V. al departamento de Recursos Humanos. XIII. Recomendaciones Para el uso adecuado de la Base de Datos de Microsoft Access es recomendable que la persona encargada de esta acción, tome en cuenta cada una de las instrucciones que se anexan en el presente proyecto para poder agilizar su utilización y manejo. 24

25 XIV. Anexos ANEXO I Dierector General Gerente de Calidad Contabilidad Recursos Humanos Programaciòn y materiales Auxiliar de Programación y materiales Gerente de Producciòn Auditor Interno Lider Auditor Auxiliar Contabloe Asistente administrativo Coordinador de almacén Coordinador de Logistica Coordinador General de Producción Coordinador General de Mantenimiento Coordinator. General FB Desarrollo de Proveedores Recibo de materiales Importación Tecnico en Manufactura Auxiliar SZP Calidad Producto Auxilair de almacén Exportaciòn Mantenimiento E1 Mantenimiento E2 Mantenimiento E3 Mantenimiento E4 Mantenimeinto Instalaciones y servicios Tecnico de Taller Auxiliar de Inspeccion Coordinador de Laboratorio Surtidor Embarques y Compras Coordinador E1 Coordinador E2 Coordinador E3 Coordinador E4 Asistente de fabricaciòn GVWIZO GFKKUM GSGTSM GFKDAM GVWADL GFKKUM01 Sub- Ensambles GFKDAM04/XXL GVWSYS GVGEFI GAWAGI CRIMPEO GVGWIF GKGDIA GVGWIF02 refacciones 25 (Manual Organizacional emz Hanauer de México S.A. de C.V. 28 Febrero 2006)

26 ANEXO II 26

27 XIV. Referencias Bibliográficas o Fuentes de Información Presentación de Inducción , emz Hanauer de México S.A. de C.V., 08 Noviembre 2010 Manual Organizacional emz Hanauer de México S.A. de C.V. 28 Febrero 2006 C.J. Date (2001). Introducción a Los Sistemas de Bases de Datos (7ª Edición) Pearson Eduacion ISBN: , Vv.aa (2002). Triunfar Con ACCESS 2002 ISBN: ,