COMPRA POR CATÁLOGO CATÁLOGO DE BIENES

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1 a 1. MANUAL DE USUARIO COMPRA POR CATÁLOGO CATÁLOGO DE BIENES DIRIGIDO A ENTIDADES CONTRATANTES ENERO 2015

2 INDICE DE CONTENIDOS INDICE DE CONTENIDOS Presentación Fundamento Legal Ingreso al Portal de Contratación Pública Barra Principal Utilitarios de la Barra Principal Pantalla de Inicio Categorías de los productos Ficha Genérica: Información del producto Lista de Compras y Generación de Orden Pre visualización de las órdenes de Compra Listado de Órdenes de Compra Mejor Oferta en las órdenes de Compra La Gran Compra Imprimir Orden de Compra Revisar Convenio Marco Liquidar Orden

3 1. Presentación La Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública ha establecido los procedimientos de contratación que utilizarán las Entidades Contratantes en las adquisiciones de bienes, prestación de servicios, ejecución de obras y consultorías, los mismos que deberán realizarse utilizando las herramientas electrónicas del Sistema Oficial de Contratación del Estado SOCE. El Servicio Nacional de Contratación Pública SERCOP, pone a disposición de las Entidades Contratantes el presente manual, el cual tiene como objetivo dar a conocer a las Entidades Contratantes los fundamentos legales de la compra por catálogo y presentar el funcionamiento del Catálogo Electrónico en esta categoría específica. 2. Fundamento Legal 2.1 Artículos relacionados en la LOSNCP Art. 6.- Definiciones. 3. Catálogo Electrónico: Registro de bienes y servicios normalizados publicados en el portal para su contratación directa como resultante de la aplicación de convenios marco. 17. Mejor Costo en Bienes o Servicios Normalizados: Oferta que cumpliendo con todas las especificaciones y requerimientos técnicos, financieros y legales exigidos en los documentos precontractuales, oferte el precio más bajo. COMPRAS POR CATALOGO Art Convenios Marco.- El Servicio Nacional de Contratación Pública efectuará periódicamente procesos de selección de proveedores con quienes se celebrará Convenios Marco en virtud de los cuales se ofertarán en el catálogo electrónico bienes y servicios normalizados a fin de que éstos sean adquiridos o contratados de manera directa por las Entidades Contratantes, sobre la base de parámetros y objetivos establecidos en la normativa que para el efecto dicte el Instituto Nacional de Contratación Pública. 2

4 Art Catálogo Electrónico.- Como producto del Convenio Marco, el Servicio Nacional de Contratación Pública creará un catálogo electrónico disponible en el Portal COMPRASPUBLICAS, desde el cual las Entidades Contratantes podrán realizar sus adquisiciones en forma directa. Art Obligaciones de los Proveedores.- Los adjudicatarios quedarán obligados a proveer bienes y servicios normalizados de conformidad con las condiciones de plazo, precio, calidad, lugar de entrega y garantía establecidas para el período de duración del Convenio Marco. No obstante, los adjudicatarios podrán mejorar las condiciones establecidas, siguiendo el procedimiento que para el efecto se haya previsto en el Convenio Marco. Art Obligaciones de las Entidades Contratantes.- Las Entidades Contratantes deberán consultar el catálogo electrónico previamente a establecer procesos de adquisición de bienes y servicios. Solo en caso de que el bien o servicio requerido no se encuentre catalogado se podrá realizar otros procedimientos de selección para la adquisición de bienes o servicios, de conformidad con la presente Ley y su Reglamento. Si cualquiera de las Entidades Contratantes obtuviere ofertas de mejor costo que las que consten publicadas en el catálogo electrónico, deberán informar al Servicio Nacional de Contratación Pública para que éste conozca y confirme que la oferta es mejor y adopte las medidas necesarias que permitan extender tales costos, mediante la celebración de Convenios Marco, al resto de Entidades Contratantes. Art Suscripción de Contratos.- Los contratos que por su naturaleza o expreso mandato de la Ley lo requieran se formalizarán en escritura pública dentro del término de quince (15) días desde la notificación de la adjudicación. Los contratos cuya cuantía sea igual o superior a la base prevista para la licitación se protocolizarán ante Notario Público. Los gastos derivados del otorgamiento del contrato son de cuenta del contratista. Las contrataciones que se realicen por el sistema de catálogo se formalizarán con la orden de compra y el acta de entrega. 3

5 2.2 Artículos relacionados en el RGLOSNCP Art Micro, pequeñas y medianas empresas.- Para incentivar la mayor participación de proveedores de los sectores de micro, pequeñas y medianas empresas -MIPYIMES-, se entenderán por tales, aquellas que cumplan los parámetros establecidos de conformidad con el artículo 53 del Código Orgánico de la Producción, Comercio e Inversiones. Al momento de inscribir y habilitar a un proveedor en el RUP, el registro deberá expresar la categoría a la que pertenece el proveedor. El INCOP establecerá criterios de preferencia a favor de las MIPYMES, a través de alguno de los siguientes mecanismos: 1. Márgenes de preferencia sobre las ofertas de otros proveedores; 2. Criterios para contratación preferente establecidos en el artículo 52 de la Ley; 3. Siempre que, luego de las evaluaciones de ofertas, exista la posibilidad de adjudicar a una MIPYME y a otro proveedor que no tenga esta calidad, se preferirá a aquella; 4. Posibilidad de que las MIPYMES mejoren su propuesta para que puedan igualar o superar la oferta de otros proveedores, luego de la evaluación de ofertas. 5. Inclusión, en el catálogo electrónico, de bienes o servicios provenientes de MIPYMES, artesanos o actores de la economía popular y solidaria para que sean adquiridos preferentemente por las entidades contratantes. El procedimiento de selección a emplearse por parte del INCOP para esta catalogación será la feria inclusiva. Las preferencias para las micro, pequeñas y medianas empresas se aplicarán en función de que su oferta se catalogue como de origen nacional, por el componente nacional que empleen, de tal manera que no se otorgarán estos beneficios a meros intermediarios. Los beneficiarios a favor de las MIPYMES se harán extensivos a actores de la economía popular y solidaria, de conformidad con la ley. 4

6 Art Procedimiento para contratar por catálogo electrónico.- Para la inclusión en el catálogo electrónico de los bienes y servicios normalizados, el INCOP realizará procesos de selección que permitan celebrar convenios marcos, observando el procedimiento que se establezca en los pliegos. Las contrataciones por catálogo electrónico de bienes y servicios normalizados, que realicen las Entidades Contratantes, observarán el procedimiento señalado por el INCOP: La orden de adquisición electrónica emitida por la Entidad Contratante se sujetará a las condiciones contractuales previstas en el Convenio Marco; y, de ser el caso a las mejoras obtenidas por la entidad contratante. De conformidad con lo previsto en el inciso segundo del artículo 69 de la Ley, la Orden de Compra emitida a través del Catálogo Electrónico formaliza la contratación de los bienes o servicios requeridos y genera los derechos y obligaciones correspondientes para las partes. Una vez recibidos los bienes o servicios contratados, se suscribirá el acta de entrega recepción correspondiente con la verificación de correspondencia con las especificaciones previstas en el catálogo. 3. Ingreso al Portal de Contratación Pública Para ingreso al portal de Contratación Pública utilice el navegador Internet Explorer versión 7, Mozilla Firefox 3.0 o superior. Ingrese al portal institucional Imagen 3.1 5

7 Imagen 3.1 Para ingresar al sistema de contratación, haga clic en el ícono SOCE Sistema Oficial de Contratación del Estado. Imagen 3.2 Imagen 3.2 Para iniciar su sesión en el sistema, ingrese número de Ruc de la Entidad Contratante, nombre de Usuario y Contraseña, para finalizar de clic en el botón Entrar. Imagen 3.3 6

8 Imagen 3.3 En la siguiente pantalla podrá observar la pantalla donde ya ha ingresado a su sesión. Imagen 3.4 Imagen 3.4 Ingrese al menú Entidad Contratante, luego de clic en el submenú Catálogo Electrónico, tal como se muestra en la imagen a continuación. Imagen 3.5 7

9 Imagen 3.5 Para ingresar al nuevo catálogo electrónico vuelva a registrar RUC, USUARIO Y Contraseña. Imagen 3.6 Imagen 3.6 Una vez registrados los datos, de clic en el botón Entrar. Imagen 3.7 Imagen 3.7 8

10 A continuación puede observar la pantalla de ingreso al Nuevo Catálogo Electrónico. Imagen 3.8 Imagen Barra Principal Al ingresar podrá revisar la pantalla principal del nuevo catálogo electrónico, revise a continuación la información que se encuentra en la Barra Principal. Imagen 4.1 Imagen 4.1 9

11 4.1 Utilitarios de la Barra Principal Búsqueda de productos dentro del catálogo electrónico La siguiente opción sirve para buscar un producto dentro del catálogo electrónico, para ello ingrese nombre del producto, y a continuación de clic en el ícono que se muestra en la siguiente imagen. Imagen 4.2 Imagen 4.2 En la siguiente pantalla podrá ver el resultado de la búsqueda. Imagen 4.3 Imagen 4.3 Volver al SOCE Opción que permitirá regresar a la pantalla de inicio del SOCE. Para realizar esta acción, de clic en la sección que se enmarca a continuación. Imagen

12 Imagen 4.4 Perfil del usuario La opción Perfil usuario permite visualizar los datos de usuario registrado, además cuenta con la opción para salir de la sesión. Para ingresar de clic en el ícono que se muestra a continuación. Imagen 4.5 Imagen 4.5 En caso de que requiera cerrar la sesión de clic en Salir. Imagen 4.6 Imagen

13 Volver a la página de Inicio Esta opción permitirá volver a la página de inicio del catálogo electrónico. Imagen 4.7 Imagen 4.7 Carrito de compras Opción que permitirá revisar los productos agregados al carrito de compras. Para ingresar de clic sobre el ícono que se muestra a continuación. Imagen 4.8 Imagen 4.8 Al ingresar podrá visualizar dos opciones dentro del carrito de compras, Lista de Compras y Seguir Comprando. Imagen 4.9 Imagen 4.9 Configuración 12

14 Opción que permitirá administrar órdenes de compra, mantenimientos y pujas dentro del catálogo electrónico. Imagen 4.10 Imagen Pantalla de Inicio La pantalla de inicio del nuevo catálogo electrónico se divide en las siguientes secciones: Menú de Categorías Lo más Visto Lo más Comprado Tus últimas Visitas En la siguiente imagen podrá visualizar las secciones mencionadas. Imagen

15 Imagen 5.1 Con esta nueva presentación en la pantalla de inicio, el usuario podrá acceder de forma más rápida a los productos más vistos o más comprados. En la pantalla de inicio podrá observar que los productos que se encuentran en las secciones, Lo más visto Lo más comprado o Tus últimas visitas se desplazarán de forma animada, en caso de que desee parar este desplazamiento, mueva el mouse a los lados de las secciones, con esto aparecerán unas flechas para Avanzar o Retroceder entre los productos. Imagen 5.2 Imagen 5.2 Si existen productos que no cuentan con imágenes disponibles se presentarán con una descripción que indica lo mencionado. Imagen

16 Imagen Categorías de los productos El catálogo electrónico cuenta con algunas categorías de productos seleccionados por el SERCOP, revise a continuación la sección donde se encuentran las categorías. Imagen 6.1 Imagen

17 Las categorías con las que cuenta al momento el catálogo son: Bienes, Catálogo inclusivo, catálogo Vigencia Tecnológica y Repertorio de Medicamentos. Catálogo de Bienes En esta categoría se encuentran los distintos tipos de bienes con los que cuenta el catálogo electrónico. Para ingresar de clic en la sección que se muestra a continuación. Imagen 6.2 Imagen 6.2 Al ingresar podrá observar las distintas subcategorías de bienes con los que cuenta hasta el momento el catálogo electrónico, productos como: Suministros de Limpieza y Oficina. Imagen 6.3 Imagen

18 Si desea ingresar a alguna de las subcategorías, de clic sobre la descripción del producto que requiera. Imagen 6.4 Imagen 6.4 Una vez que haya ingresado, seleccione el producto específico. Imagen 6.5 Imagen 6.5 Seleccione a continuación uno de los tipos del producto requerido. Imagen

19 Imagen 6.6 Si la búsqueda de los productos se vuelve compleja, ya sea porque existe una gran cantidad de productos o porque la ruta a seguir para la búsqueda es extensa y no logra encontrar el producto, utilice la opción de búsqueda de la Barra Principal, para ello ingrese el nombre del producto en la sección indicada y luego de clic en el icono buscar. Imagen 6.7 Imagen 6.7 A continuación podrá observar el resultado de la búsqueda. Imagen

20 Imagen 6.8 Para realizar la búsqueda del producto, el catálogo cuenta con unas flechas que permiten avanzar o retroceder, esta opción permitirá desplazarse al resto de páginas donde se encuentra el producto. Imagen 6.9 Imagen Ficha Genérica: Información del producto Es importante que la Entidad Contratante conozca las características y condiciones de los productos antes de proceder con la compra. Para revisar la información del producto, de clic sobre el nombre o imagen del producto requerido. Imagen

21 Imagen 7.1 Al ingresar, podrá revisar la información del producto generado en una Ficha Genérica. Imagen 7.2 Imagen 7.2 En caso de que requiera hacer la compra de dicho producto, ingrese la cantidad en la sección correspondiente, luego clic en el botón Continuar. Imagen

22 Imagen 7.3 A continuación se presentará el mensaje del tipo de orden de compra que se generará. Imagen 7.4 Imagen 7.4 Los tipos de orden de compra que se generarán en este tipo de producto son: Mejor Oferta y Gran Compra. Mejor Oferta cuando el monto sea inferior al de la Menor Cuantía de Bienes y Servicios, y Gran Compra cuando el monto sea superior al de la Menor Cuantía de Bienes y Servicios. 21

23 Para continuar de clic en el botón Agregar a la Lista. Imagen 7.5 Imagen 7.5 A continuación el sistema indicará que el ítem se agregó a la Lista de compras con el tipo de orden que se haya generado Mejor Oferta o Gran Compra. Imagen 7.6 Imagen 7.6 Cuando el sistema indique que el tipo de ítem seleccionado se agregó a una Gran Compra, deberá posterior a ello seleccionar el procedimiento por el cual se generará la orden. Imagen 7.7 Imagen

24 La Entidad Contratante podrá seleccionar el tipo de procedimiento que requiera se ejecute en el sistema ya sea Puja o Mejor Oferta. Seleccione uno de ellos y finalmente de clic en Agregar a la lista. Imagen 7.8 Imagen Lista de Compras y Generación de Orden Una vez que haya agregado el producto o productos requeridos, revise el Listado de Compras. Para ello de clic en el ícono de carrito de compra que se muestra en pantalla. Imagen 8.1 Imagen 8.1 En caso de que requiera comprar algún otro producto, diríjase nuevamente al catálogo requerido y agregue el producto. Una vez que haya agregado todos los productos que desee comprar, de clic en Lista de Compras. Imagen

25 Imagen 8.2 En la pantalla a continuación, registrará la información necesaria para la generación de la orden de compra. Imagen 8.3 Imagen 8.3 Seleccione si aplica o no Impuesto, luego ingrese número de Partida presupuestaria o cuenta contable. Imagen

26 Imagen 8.4 Una vez que haya registrado los datos para la generación de la orden de compra, de clic en el botón Guardar. Imagen 8.5 Imagen

27 Si requiere realizar alguna acción para eliminar, seguir comprando, o guardar el listado de productos seleccionados, utilice las opciones que aparecen en la parte inferior del listado. Imagen 8.6 Imagen 8.6 Para continuar con los datos de registro de la orden de compra, no olvide guardar su listado de compras, luego de clic en el botón Siguiente, tal como se muestra en la siguiente pantalla. Imagen 8.7 Imagen 8.7 Registre a continuación los datos necesarios para recepción y aprobación de los productos que se comprarán a través del catálogo electrónico. Los datos que debe registrar son los siguientes: 26

28 Horario de Recepción: Ingrese horas de recepción. Ej. 09:00-12:00 Responsable para la Recepción: Ingrese nombre de la persona o personas que recibirá los productos. Persona que autoriza: Nombre de la Máxima Autoridad de la Entidad Contratante. Correo electrónico: Ingrese correo electrónico de la Máxima Autoridad de la Entidad Contratante. Cargo: Cargo de la persona que autoriza la compra. Numero de resolución: Número de Resolución en la que la máxima autoridad resuelve proceder con la compra en catálogo. Observaciones: En caso de que requiera ingresar alguna observación adicional, ingrésela en la sección correspondiente. Imagen 8.8 A excepción del campo Observaciones, el resto de campos mencionados son obligatorios registrarlos. Imagen 8.8 Una vez que haya registrado los datos, de clic en Siguiente, en caso de que requiera regresar a la pantalla anterior, de clic en Anterior. Imagen

29 Imagen Pre visualización de las órdenes de Compra La opción de PRE-VISUALIZACIÓN, permite hacer una revisión previa de los datos registrados hasta ese momento en las órdenes de compra que van a ser generadas por el sistema. Imagen 8.10 Imagen

30 Para revisar la información que se generará de las órdenes de compras, dírijase casi al final de la pantalla, en la sección que se muestra en la imagen a continuación. Aquí podrá observar las órdenes que se generarán de los productos seleccionados. Para ingresar a las órdenes de compra, de clic en las pestañas, tal como se muestra en el siguiente ejemplo.. Imagen 8.11 Imagen 8.11 Una vez que ingrese a estas pestañas podrá revisar el detalle de los productos y los totales de las órdenes de compra. En el siguiente ejemplo se encuentra el detalle de la Orden de compra 1. Imagen 8.12 Imagen

31 Una vez que haya revisado la información de todas las órdenes de compra, diríjase nuevamente a la parte superior de la página registre Ruc, usuario y contraseña, luego de clic en Siguiente. Imagen 8.13 Imagen 8.13 A continuación las órdenes de compra se generarán por mejor oferta o Gran compra dependiendo del caso. Si se generan por mejor oferta el sistema enviará a los proveedores ofertantes de cada producto la invitación para que envíen una mejor oferta económica, y la orden se generará con el nombre del proveedor que haya remitido la mejor oferta. En el caso de que sea Gran Compra, y se haya seleccionado Puja, la Entidad Contratante deberá primero Programar la Puja. Con el nombre del ganador de la puja se generará los datos de la orden de compra. Imagen 8.14 Imagen

32 9. Listado de Órdenes de Compra Para revisar el listado de órdenes que se van a generar, ingrese a la opción Lista de órdenes. Imagen 9.1 Imagen 9.1 En pantalla podrá revisar el listado de órdenes que se generarán, el estado de las ordenes en primera instancia se encontrarán en estado ESPERA DE OFERTAS, cambiarán a otros estados dependiendo de los tiempos asignados para la generación de la GRAN COMPRA y la MEJOR OFERTA. Imagen 9.2 Imagen

33 Para revisar el detalle de la orden de compra de clic en Ver detalles. Aquí podrá observar los datos que se generarán en la orden de compra: Tipo, Código, Fecha de Emisión, Fecha de Aceptación, Detalles, Total, costo de Flete, Estado. Si se encuentra el estado en Espera de Ofertas el nombre del proveedor se encontrará en el estado Por Definir. Imagen 9.3 Imagen 9.3 En caso de que haya cometido un error involuntario en el registro de la orden de compra, el sistema asignará un tiempo de 24 horas para que deje sin efecto dicha orden, para ello de clic en la opción Dejar sin efecto. Imagen 9.4 Imagen

34 En la siguiente pantalla de clic en el botón Examinar aquí busque y adjunte el Acta para dejar sin efecto la compra realizada. El documento que adjunte en esta sección debe encontrarse en formato PDF. Imagen 9.5 Imagen 9.5 Finalmente de clic en el botón Dejar sin efecto. Imagen 9.6 Imagen 9.6 Si está seguro de dejar sin efecto la orden, de clic en el botón Aceptar. Imagen

35 Imagen 9.7 En la siguiente pantalla podrá revisar que la orden de compra ha quedado SIN EFECTO. Imagen 9.8 Imagen 9.8 En caso de que los datos que registró son correctos, no realice la acción Dejar sin efecto espere a que pasen las 24 horas para que el sistema continúe con la generación de la orden. La opción Dejar sin efecto puede también presentarse luego de haberse generado el nombre del proveedor ganador. La Entidad Contratante podría dejarla sin efecto también en esa etapa, para ello deberán elaborar un acta firmada entre las partes y que deje constancia del hecho. 9.1 Mejor Oferta en las órdenes de Compra La Mejor Oferta es una de las nuevas implementaciones realizadas al catálogo electrónico, esta opción aparecerá en las ordenes de compra de algunos productos, 34

36 dependiendo de la cantidad o monto adquirido, para el caso del catálogo de bienes, el sistema mostrará la opción de Mejor Oferta en las ordenes de compra en que su monto sea inferior o igual al establecido en la Menor Cuantía de Bienes y Servicios. En el caso de que el sistema reconozca que la orden de compra ha entrado a una MEJOR OFERTA, las letras MO se registrarán junto a la descripción de la Orden, tal como se muestra en la siguiente imagen. Imagen 9.9- Imagen 9.10 Imagen 9.9 Imagen 9.10 El tiempo establecido para que el sistema permita imprimir la orden de compra de una MEJOR oferta es de 24 horas. Luego de transcurrido este tiempo, ya podrá ver el nombre del proveedor. A continuación en la pantalla de ejemplo ya puede ver reflejado el nombre del proveedor. Imagen 9.11 Imagen

37 9.2 La Gran Compra Al igual que la anterior opción, la Gran Compra, es una nueva implementación en las órdenes de compra, y se generará cuando el monto de la compra sea superior al monto asignado para la menor cuantía de bienes y servicios. Esta opción permitirá a la Entidad Contratante contar con una mejor oferta económica de la ya establecida en el catálogo. Una vez que haya seleccionado el tipo de producto y la cantidad a comprar, si el monto llega a ser el establecido para una Gran Compra, el sistema mostrará en pantalla la siguiente información. Imagen 9.12 Imagen 9.12 Seleccione a continuación el tipo de Gran Compra que va a realizar, sea Puja o Mejor Oferta. La Entidad Contratante podrá seleccionar cualquiera de los tipos de gran compra a su criterio. Imagen 9.13 Imagen 9.13 Más adelante en la previsualización de la orden de compra podrá observar las siglas generada de la GRAN COMPRA, las letras GC se registrarán junto a la descripción de la Orden, tal como se muestra en la siguiente imagen. Imagen

38 Imagen 9.14 MEJOR OFERTA en la GRAN COMPRA En la Mejor Oferta de una GRAN COMPRA, el sistema permitirá que la Entidad Contratante cuente con una mejor oferta económica de la ya establecida en el catálogo electrónico, esto lo realizará en el lapso de 24 horas de forma automática y tomando en cuenta que al generar la orden de compra, el sistema previo a dar dicho tiempo, asigna 24 horas para que la Entidad Contratante pueda dejar sin efecto una orden de compra. Las condiciones establecidas para la Mejor Oferta en la Gran Compra, son las mismas condiciones ya mencionadas en pasos anteriores. PUJA en la GRAN COMPRA En caso de que la Entidad Contratante haya seleccionado la opción de la PUJA en una GRAN COMPRA, el sistema mostrará el mensaje correspondiente para que la Entidad Contratante revise la orden de compra y programe la puja. Para ver la generación de la orden de compra, de clic la opción Configuración - Lista de Órdenes. Imagen

39 Imagen 9.15 Debido a que la orden de Gran Compra que fue seleccionada es con PUJA, debe programarla, para ello de clic en la opción Configuración - Programación de pujas. Imagen 9.16 Imagen 9.16 Una vez que haya ingresado de clic en la sección Programar. Imagen 9.17 Imagen 9.17 En la página a continuación, ingrese fecha y hora de inicio de la puja. El tiempo mínimo establecido para la puja en el día establecido es de mínimo 15 minutos y de máximo 30 minutos. El porcentaje de variación mínima para la puja lo establece la Entidad Contratante, se recomienda establecer un porcentaje entre 0,5 y 2 %. Una vez que haya ingresado los datos de clic en el botón Programar. Imagen

40 Imagen 9.18 En la pantalla a continuación podrá revisar que la programación ha sido registrada. Imagen 9.19 Imagen 9.19 Para que la Entidad Contratante pueda ver la Puja, ingrese en Ir a puja, tal como se muestra en la siguiente imagen. Recuerde que ingresará en la fecha y hora programada, no podrá ingresar antes. Imagen 9.20 Imagen

41 Para ingresar a la puja, vuelva a ingresar los datos de su Entidad. Imagen 9.21 Imagen 9.21 Al ingresar busque la puja programada, luego de clic en Ver. Imagen 9.22 Imagen 9.22 En la siguiente pantalla podrá observar la PUJA. Imagen

42 Imagen 9.23 Al terminar el tiempo de la puja de clic en el Volver. Imagen 9.24 Imagen 9.24 Es importante tomar en cuenta que la Entidad Contratante al ingresar a la puja no tendrá más que la opción para visualizarla. Una vez que ingrese revise el estado de las pujas programadas, ya que el sistema mostrará dos tipos de estados, EN CURSO o TERMINADA. Las Pujas que están en ejecución serán las que estén en estado EN CURSO y las pujas que hayan finalizado estarán en el estado TERMINADA. Imagen 9.25 Imagen 9.25 Al ingresar en la puja podrá ver la cantidad de proveedores que están participando, no se verán los nombres de los proveedores, el sistema los identificará con la palabra Proveedor junto con un número, por ejemplo Proveedor23. Podrá revisar también 41

43 las ofertas económicas iniciales de todos los proveedores, y las ofertas posteriores que emitan los proveedores que estén en condiciones de ofertar un precio menor. Imagen 9.26 Imagen 9.26 En la puja los proveedores deberán rebajar un valor mínimo cada vez que remitan una oferta, a ese porcentaje se lo conoce como porcentaje de variación mínima durante la puja. Puede revisar este porcentaje en la siguiente imagen. Imagen 9.27 Imagen 9.27 Durante el tiempo establecido en la puja, podrá ir revisando el proveedor que va ganando la puja. Imagen

44 Imagen 9.28 Una vez que haya concluido la PUJA, ingrese al Listado de órdenes, busque la orden de compra y revísela. En la siguiente imagen podrá observar que una vez que concluyó la puja el estado pasó a Revisada, y puede visualizar además, el nombre del proveedor que ganó la puja con la mejor oferta. Imagen 9.29 Imagen 9.29 A continuación, verifique el detalle de la orden de compra, para ello de clic en la sección Ver Detalles. Imagen

45 Imagen 9.30 Las órdenes de compra una vez que pasan al estado Revisadas, son enviadas a los proveedores correspondientes de forma automática, y a través del sistema. Los proveedores deben proceder a revisarlas y a proveer de los productos según las condiciones establecidas en el convenio marco. Es importante que la Entidad Contratante recuerde que, no requiere calificar las ofertas que se envían por MEJOR OFERTA o GRAN COMPRA, eso lo realiza el sistema, la Entidad Contratante procede únicamente a ver el resultado del ganador en la orden de compra. 10. Imprimir Orden de Compra Una vez que el estado de las órdenes de compra pasen al Estado Revisadas proceda a imprimirlas, para ello de clic en Imprimir. Imagen

46 Imagen 10.1 En la siguiente pantalla podrá visualizar la orden de compra a ser impresa. Revise la información que consta en la orden de compra: ORDEN DE COMPRA POR CATÁLOGO En esta sección se encuentra el número de orden de compra y las fechas de emisión y aceptación. DATOS DEL PROVEEDOR En esta sección se encuentran los siguientes datos de contacto con el proveedor: Nombre Comercial, Razón Social, RUC, Nombre y correo electrónico del representante legal de la empresa, correos y números telefónicos. 45

47 DATOS DE LA ENTIDAD CONTRATANTE En esta sección se encuentran los datos de contacto con la Entidad Contratante: Entidad Contratante, RUC, teléfonos, persona que autorizó la compra, cargo, correo, nombre de la persona a cargo del proceso, dirección de entrega, datos de entrega y Observaciones registradas. APLICACIÓN DE MULTAS En esta sección se encuentra información sobre aplicación de multas. APROBACIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA. Sección que corresponde al registro de las firmas de las personas que autorizaron la generación de la orden de compra. Imagen 10.2 Imagen

48 11. Revisar Convenio Marco Una vez que imprima la orden de compra, no olvide revisar el Convenio Marco establecido para la compra realizada, en este documento podrá encontrar las condiciones establecidas tanto para el proveedor como para la Entidad Contratante al realizar la contratación. Para revisar el documento, descargue el archivo que aparece en la parte superior derecha de los detalles de la orden de compra. Imagen 11.1 Imagen Liquidar Orden Una vez que se haya recibido el producto, la Entidad Contratante deberá proceder con el registro de los datos para la Liquidación de la Orden de Compra, para ello ingrese a los detalles de la orden de compra. Imagen 12.1 Imagen 12.1 A continuación, de clic en la sección Liquidar Orden. Imagen

49 Imagen 12.2 Una vez que ingrese, adjunte acta de entrega recepción, para ello de clic en el botón Examinar. Imagen 12.3 Imagen 12.3 En la siguiente pantalla podrá observar el documento ya adjunto. Imagen 12.4 Imagen

50 Indique a continuación si se ha impuesto alguna multa, en caso de que si, de clic dentro del casillero, caso contrario déjelo vacío. En caso de que si se haya aplicado una multa, ingrese en la siguiente sección el valor del porcentaje aplicado. Imagen 12.5 Imagen 12.5 Una vez registrada la información para la Liquidación de la orden de compra. De clic en el botón Liquidar. Imagen 12.6 Imagen 12.6 A continuación podrá revisar que la orden de compra ha pasado al Estado Liquidada. Imagen 12.7 Imagen