Presupuesto Base Cero

Transcripción

1 Presupuesto Base Cero o Introducción o Antecedentes o Qué es? o Cómo es? o Paquete de decisión o Caso EPM

2 Preguntas Que entiendes por presupuesto? Creador del presupuesto Base Cero? En que consiste el Presupuesto Base Cero? Qué es el Paquete de Decisión? Cuales son los dos grupos en que se clasifica el paquete de decisión?

3 Etimología Se compone de dos Raíces Latinas que son: SUPUESTO PRE Antes de Suponer Facio - Hacer Supuesto- Fictus- Hecho Hecho- Factum- Formado Delante de Antes de lo Hecho

4 Qué es un presupuesto? Es un Plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista expresada en Términos Financieros($) y que debe cumplirse en determinado periodo de Tiempo y bajo condiciones Previstas.

5 Importancia Ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organización en un medio económico en el que predomina la incertidumbre Ejecuta un plan de operaciones en un limite Razonable Sirve como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa Cuantifican en términos financieros ($) los diversos componentes de su plan Ayudan en la acción correctiva y en la evaluación del rendimiento de la gestión

6 Antecedentes Búsqueda de nuevas técnicas para resolver la problemática económico- financiera, que se presenta en las empresas como consecuencia no sólo del incremento de sus costos de operación, sino también de exigencias de cambio, propias de su natural desarrollo, apareció un método presupuestal, dado a conocer por Peter A. Pyhrr, llamado Presupuesto Base Cero. Peter Pyhrr, lo introdujo en la empresa norteamericana Texas Instruments En 1971, el entonces gobernador del estado de Georgia, Jimmy Carter, contrató como asesor a Pyhrr para la implantación de este sistema presupuestario en la administración del estado. En 1977, cuando Carter fue elegido presidente de los Estados Unidos, lo implementó en la Administración Federal para el ejercicio de 1979.

7 Qué es PBC? Qué es Presupuesto Base Cero (PBC) y cuales son sus ventajas Es un proceso de planear y presupuestar, sin considerar períodos anteriores. Siempre debe probarse la necesidad de cada gasto. Se fijan prioridades en función de objetivos sobre la base de un cálculo costo-beneficio, de modo tal que sea posible optimizar el presupuesto sin afectar las actividades prioritarias, optimizar costos sin afectar operaciones, o reasignar recursos a aquellas actividades consideradas más rentables. Se busca presupuestar los costos y gastos básicos para operar, sin afectar la calidad del servicio Cuáles son sus ventajas? o Asignación eficiente de los recursos o Información presupuestal orientada a los resultados o Lograr que el presupuesto coincida con los objetivos y prioridades de la alta Dirección (cumplimiento de la estrategia). o Adquirir conciencia acerca de las distintas alternativas en cuanto a niveles de servicio y costo. o Evitar cortes arbitrarios al presupuesto. Recortes selectivos y no generalizables. Recortar acciones y no cuantías. o Priorizar recursos con el fin de optimizar el desempeño de la Empresa

8 Qué es PBC? Qué es Presupuesto Base Cero (PBC) y cuales son sus ventajas Es el proceso de realizar un presupuesto basado únicamente en las expectativas para el año siguiente, sin referencias a los años anteriores, sin base de datos históricos. El proceso base cero proporciona información detallada (pxq) sobre el dinero que se necesita para lograr los resultados deseados, enfoca la atención hacia el capital necesario para los programas en lugar de enfocarse hacia el porcentaje de aumento o reducción del año anterior Se elabora como si fuera la primera operación de la empresa, y se evalúa y justifica el monto y necesidad de cada renglón del mismo. Se olvida del pasado para planear con plena conciencia el futuro. Cuáles son sus ventajas? o Proporciona un medio para poder identificar y evaluar eficazmente las actividades y los problemas correspondientes para poder tomar decisiones y las medidas para resolver los problemas y asignar y aprovechar los recursos en forma eficaz.

9 Cómo se hace? 1. Identificar y analizar cada una de las diferentes actividades existentes y nuevas de la empresa, en "Paquetes de Decisión". 2. Evaluar y categorizar todos los paquetes de decisión por medio de un estudio de costos-beneficio o en forma subjetiva. 3. Asignar los recursos conforme a los dos puntos anteriores.

10 Qué es un paquete de decisión? Documento que permite identificar y describir una actividad específica de tal manera que la administración pueda: Evaluarla y jerarquizarla con relación a otras actividades que compiten por los mismos o similares recursos limitados y decidir si la aprobará o desaprobará. Decidir si la aprobará o desaprobará: con la descripción completa de cada actividad, la administración puede tomar decisiones teniendo en cuenta los siguientes aspectos: Metas y objetivos Riesgos de no aprobar la actividad Otras formas de desarrollar la actividad Relación costo beneficio

11 Qué contienen los paquetes de decisión? El paquete de decisión en su formato, hace una serie de preguntas: Cuál es el objetivo? Cuál es el medio propuesto de ejecución? Cuál es el costo y el beneficio? Cuáles son las medidas de ejecución (niveles de esfuerzo: mínimo, normal, máximo) y de rendimiento? Qué alternativas hay disponibles para hacer el mismo trabajo? Nombre o título del paquete: Vicepresidencia: Gerencia: Centro de responsabilidad: Clasificación: Propósito: Descripción de las actividades: Logros y Beneficios: Medición (evaluación cuantitativa del paquete): Recursos requeridos: Alternativas y consecuencias de no aprobar el paquete Decisión: Fecha de preparación

12 Los paquetes de decisión se pueden clasificar en dos grupos: De eliminación mutua: son aquellos que presentan diversas alternativas para realizar la misma actividad, eligiendo la mejor, excluyendo los paquetes restantes De incremento: son aquellos que presentan diferentes niveles de actividad o costo

13 EVALUACIÓN DEL PAQUETE DE DECISIÓN Metas y objetivos Costos y beneficios Consecuencias de no aprobar la actividad Posibles recursos de acción Medida de rendimiento

14 Cómo organizar los paquetes de decisión para ser aprobados? Discrecional o No discrecional Menor Costo impacto sobre los objetivos de la empresa Mayores Ventajas: elegir la opción que presente mayor beneficio, valor agregado, diferencias a favor, o condiciones más favorables con respecto a los demás Menor Operatividad: elegir la opción que requiere menor dedicación administrativa para su ejecución Riesgo gestionable: elegir la opción por medio de la cual se prevé más claramente el control de eventos que podrían provocar una situación o cambio inesperado en la ejecución Concepto de costo o gasto: se refiere al grupo de cuentas contables bajo el cual se registrará la actividad que se tiene planeado desarrollar

15 Cómo organizar los paquetes de decisión para ser aprobados? Beneficio esperado: Relación costo beneficio superior a 1 Potencia el talento humano Optimiza procesos o procedimientos Contribuye con la reputación e imagen Higiene, seguridad industrial y salud ocupacional Posicionamiento Paisajismo De no ejecutarse la actividad se materializan los siguientes riesgos Riesgo estratégico Riesgo Financiero Riesgo Operacional Riesgo Cumplimiento

16 PROCESO DE PRESUPUESTO BASE CERO Los gerentes elaboran su paquete de decisión Conjunto final de paquetes de decisión La administración general elige los presupuestos que se llevaran a cabo Jerarquización de los paquetes Se analizan

17 Reunirse para priorizar Cuanto gastamos? Que conseguimos con ese gasto? Que meta de gastos tenemos? Que obtendremos a cambio? Podríamos hacerlo mejor? Debemos incrementar o reducir los gastos? Podemos abandonar la actividad? Hay algo que se pueda hacer? Qué es? Cuanto nos costara? Que rentabilidad nos aportara?

18 PROBLEMAS EN EL PROCESO DE JERARQUIZACIÓN DE LOS PAQUETES DE DECISIÓN Exceso en el Número de Paquetes Jerarquizar paquetes que se consideran obligatorios Insuficiencia para juzgar la importancia

19 Ventajas Perfeccionamiento de planes y objetivos Identificación, evaluación, y justificación de las actividades propuestas, considerando los diferentes niveles de esfuerzo y medios para desempeñar cada actividad. Debido a la jerarquización consolidada de actividades, se obtiene una aplicación más justa de los recursos. Se evita la duplicación de esfuerzos al identificar plenamente las actividades. La identificación y categorización de los paquetes de decisión ayuda a lograr el nivel de gastos deseado. Esta técnica presupuestaria no provoca cambio especial en la contabilidad normal, únicamente consolida las bases de información y control. Optimización de beneficios: Los gerentes pueden ser valorados por las metas y beneficios que establecen en sus paquetes. Desarrollo de Comités Gerenciales: Se genera un ambiente de unidad y coordinación para el bien de toda la Empresa

20 Dificultades Aprensión a tomar decisiones y revisión detallada de sus funciones. participación de un número mayor de gerentes de los que son necesarios en otros procedimientos de planeación o presupuestación Necesidad de una planificación adecuada antes de su puesta en marcha Su aplicación estricta y sin planificación absorbe una enorme utilización de tiempo

21 Requisitos para una implementación efectiva Apoyo de la alta gerencia Diseño adecuado del sistema para solventar las necesidades de la organización Dirección y supervisión efectiva del sistema. No de todo se pueden hacer paquetes de decisiones

22 Caso EPM act 2 act 3 act 1 a ctivi dades priorizadas Priorización proyectos Nómina contratos nuevos Operación comercial Contratos en marcha y diferidos CGMCyG

23 Anexos

24 Anexos

25 Anexos

26 Anexos

27 Anexos Detalle de precios y cantidades (a nivel de ítem)

28 Anexos

29 CONCLUSIÓN El método de Planeación y Presupuesto Base Cero, proporciona grandes oportunidades a la alta gerencia empresarial, puesto que contando con esta herramienta de operación, tiene la oportunidad de compenetrarse mejor de lo que es la entidad en su conjunto, de utilizar más información para evaluar, tomar decisiones, asignar recursos de manera más efectiva, y de reducir los costos en forma lógica y no arbitrariamente, en forma integral.

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