I. Debes conocerte a ti mismo

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2 Si la respuesta a esta pregunta es sí, entonces manos a la obra. Establecer un negocio propio no tiene que ser una tarea complicada, sólo cree que tus capacidades, disciplina y esfuerzo te ayudarán a alcanzar tus metas empresariales. Este bosquejo-guía preparado por la Compañía de Comercio y Exportación de Puerto Rico (CCE) te brindará valiosa información sobre lo que necesitas saber para establecer un negocio en Puerto Rico. I. Debes conocerte a ti mismo Debes identificar cuáles son tus capacidades y conocimientos. A. Capacidades y recursos: estar dispuesto(a) a dedicarle el tiempo que necesita tu nueva empresa, sobre todo en los primeros años de vida de ésta. Cómo te puede ayudar la CCE? Capacitación Biblioteca Asesoría Gestores de Negocio B. Conocimiento: es la experiencia que posees en el área específica del negocio que quieres establecer y también los conocimientos que tienes en lo que se refiere al proceso de administración del negocio. Es recomendable tener una de las siguientes: 1. Preparación académica o experiencia en administración de empresas. 2. Experiencia o conocimiento (Licencias en algunos casos) en el área específica del negocio a establecerse. Guia_folleto3.indd 2

3 II. Debes tener una idea DE A qué quieres dedicarte A. Ofrecer servicios B. Vender productos C. Ambos (productos y servicios) D. Manufacturar (crear algo) III. Debes buscar información sobre los diversos aspectos de mercadeo A. Investiga: para vender un producto o servicio debes investigar todo sobre el mismo. Conocer todos los aspectos del producto es vital para poder venderlo: 1. Costo 2. Precio en el mercado 3. Satisfacción del cliente actual con el producto 4. Quién es la competencia? B. Conoce el mercado: es importante tener el conocimiento máximo de los clientes y poder contestar las siguientes preguntas sobre el mercado meta que buscas capturar: 1. Dónde están? 2. Qué hacen? 3. Cómo vas a llegar a tu cliente...o ellos a ti? 4. Qué tienes que hacer para mantenerlos? 5. Cómo satisfacer sus necesidades? Dónde obtengo información? /factbook IV. Identifique un local Evalúa los locales comerciales disponibles. Un corredor de bienes raíces te puede ayudar en el proceso de búsqueda. Coteja la condición física del edificio, tránsito, espacio de estacionamiento, costos de alquiler y la disponibilidad de conexión para los servicios de agua, luz y teléfono. V. Selección del Tipo de Estructura de Negocios El éxito en los negocios, no solo depende del tipo de servicio o producto a venderse; también es importante la estructura bajo la cual se establece el mismo. A continuación encontrarás algunas de las estructuras de negocios más utilizadas en Puerto Rico. 3 Guia_folleto3.indd 3

4 A. Negocio individual: es un negocio donde los activos pertenecen directamente al individuo, quien es personalmente responsable por las deudas y obligaciones del mismo. En otras palabras, el empresario asume los riesgos que puedan derivarse de su actividad comercial. La ventaja principal de esta estructura es que representa una alternativa adecuada para el desempeño de las actividades comerciales pequeñas. Esto, debido a que su creación, organización y funcionamiento no exige las formalidades inherentes a estructuras más complejas, tales como las sociedades y las corporaciones. B. Sociedad regular: es una asociación en la cual dos o más individuos, corporación u otra entidad legal acuerdan conducir y operar un negocio como codueños, con la intención de participar de las ganancias generadas. En la sociedad regular todos los socios tienen responsabilidad personal ilimitada para con las obligaciones de la sociedad. Es decir, todos los socios son personalmente responsables de las operaciones ordinarias de la sociedad. Las sociedades pueden disolverse, entre otras cosas, por causa de muerte, retiro o quiebra de alguno de los socios, a menos que se acuerde lo contrario. Como regla general, ningún componente de la sociedad puede transmitir su interés sin el consentimiento de los demás socios. Departamento de Estado de Puerto Rico C. Sociedad de Responsabilidad Limitada (SRL): es una forma de organización empresarial que se caracteriza principalmente por el beneficio de la responsabilidad personal limitada de sus socios. Este tipo de estructura permite operar internamente como una sociedad regular con el amparo de la responsabilidad limitada. Generalmente, los socios no son personalmente responsables de errores cometidos por omisión, negligencia, incompetencia o actos ilícitos cometidos por otros socios. Una SRL debe registrarse en el Departamento de Estado de Puerto Rico radicando una copia certificada de la escritura constitutiva de la sociedad. Su validez es por un año a partir de la fecha en que se presentó la solicitud de la escritura constitutiva. Para renovar el registro debe presentarse ante el Departamento de Estado una solicitud de renovación previa al vencimiento de la inscripción vigente. 4 Guia_folleto3.indd 4

5 D. Corporación: es una forma de organización empresarial que posee una personalidad jurídica separada de su dueño, es decir, existe aparte de sus accionistas, directores y oficiales. Por tal razón, una corporación puede adquirir, transferir o disponer de sus propiedades, demandar y ser demandada en un tribunal, entre otras cosas. Las corporaciones pueden dedicarse a cualquier tipo de negocio, siempre que posean un propósito lícito y no exista una prohibición por disposición de ley. Generalmente, una entidad incorporada es administrada por una junta de directores escogida por los accionistas. Si el negocio se ha de organizar como una corporación en Puerto Rico, debe registrar su Certificado de Incorporación en el Registro de Corporaciones del Departamento de Estado de Puerto Rico. Los requisitos para establecer una corporación son los siguientes: 1. Mantener un agente residente en Puerto Rico. Esto significa que uno de los que registra la corporación debe ser residente legal de la Isla. 2. Adoptar un nombre diferente de otras corporaciones locales. 3. Registrar las reglas de la corporación y el sello en el Departamento de Estado. 4. Enviar informes anuales al Departamento de Hacienda y al Departamento de Estado. 5. Una sola persona puede formar la corporación. 6. No se requiere capital mínimo. VI. Qué agencia de gobierno te regula? Cuando eres un comerciante en Puerto Rico debes cumplir con leyes y reglamentos que aplican a todo dueño de negocio. A continuación, los requisitos necesarios para operar un negocio en Puerto Rico. Departamento de Estado de Puerto Rico Registro de Corporaciones Acceso a formularios y certificaciones para operar negocios en Puerto Rico. A. Permisos 1 1. Permiso de Uso: Es otorgado por la Administración de Reglamentos y Permisos (ARPE) con el endoso del Cuerpo de Bomberos y el Departamento de Salud para el espacio o local donde se ha de ubicar el negocio. Para otorgar el permiso de ARPE, Salud y Bomberos, se puede necesitar endosos de otras agencias, tales como: Policía, Departamento de la Familia, Compañía de Turismo, Comisión de Servicio Público, Salud Ambiental, Calidad Ambiental, Instituto de Cultura, entre otros. Administración de Reglamentos y Permisos (ARPE) Guia_folleto3.indd 5

6 Junta de Calidad Ambiental Departamento de Recursos Naturales Corporación del Fondo del Seguro del Estado Permiso de la Junta de Calidad Ambiental: regula, protege, conserva y planifica el uso de los recursos naturales: agua, tierra y aire. 3. Permiso del Departamento de Recursos Naturales: es la oficina encargada de regular nuestros recursos naturales: ambiente, energía y desperdicios sólidos. 1 Los endosos y/o permisos dependen del tipo de negocio y la localización de éste. B. Otras obligaciones si tienes empleados 1. Corporación del Fondo del Seguro del Estado (CFSE-693.1): es una póliza para proteger al empleado y patrono contra accidentes y otras condiciones originadas en el trabajo. 2. Seguros del Departamento del Trabajo y Recursos Humanos Departamento del Trabajo y Recursos Humanos a) Seguro por Desempleo b) Seguro por Incapacidad No Ocupacional (SINOT) c) Seguro Choferil 3. Contribución al Seguro Social (fica) y Medicare Social Security Administration Departamento de Salud de Puerto Rico Oficina de Salud Ambiental Departamento de Hacienda Negociado de Arbitrios Generales C. Licencias 1. Licencia Sanitaria del Departamento de Salud de Puerto Rico: la misma es necesaria para todos los negocios y se solicita en la Oficina de Salud Ambiental. De igual forma se necesita el Certificado de Salud para empleados en negocio de comestibles y alimentos. También se requiere esta licencia a negocios de servicios, tales como: cuido de niños, envejecientes, colegios, entre otros. 2. Licencia del Departamento de Hacienda: para operar algunos negocios de venta al por mayor y al detal de mercancía, tales como: cigarrillos, bebidas alcohólicas, accesorios para automóviles, máquinas de entretenimiento, billares, velloneras, etc. 6 Guia_folleto3.indd 6

7 3. Licencia del Departamento de Agricultura de puerto Rico y Agricultura Federal: para negocios que se dediquen a la importación de carne, aves, gandules enlatados, productos agrícolas frescos y/o congelados, azúcar; importar o empacar huevos e importar y exportar café, entre otros. D. Planillas Departamento de Agricultura de Puerto Rico Departamento de Agricultura Federal US Internal Revenue Service (IRS) a) Forma 941-PR para depositar trimestralmente los pagos al Seguro Social y Medicare de los empleados. b) Forma 940-PR de Desempleo Federal anual. Internal Reveneu Service Centro de Recaudaciones de Ingresos municipales (CRIM): a) Contribución sobre la propiedad mueble; esta incluye la maquinaria, los equipos, los muebles, las mejoras y los inventarios. b) Contribución sobre la propiedad inmueble; entiéndase la propiedad, edificio o local. Centro de Recaudación de Ingresos Municipales Departamento de Hacienda a) Forma 480 para pagar trimestralmente las contribuciones a base de los ingresos estimados. b) Forma 482 Planilla Larga para pagar las contribuciones sobre ingresos. Esta planilla se rinde anualmente. c) Comprobantes de retención W-2 (salarios) ó 480 para servicios profesionales. Departamento de Hacienda Registro de Comerciantes (IVU) a) Modelo SC 2914: es la solicitud de Certificado de Registro de Comerciantes y Certificado de Exención de manera que toda persona que lleve o desee llevar a cabo negocios de cualquier índole en Puerto Rico, reciba un Certificado de Registro de Comerciantes. Este certificado es la autorización que emite el Secretario de Hacienda al comerciante para que pueda hacer negocios en Puerto Rico y a la misma vez le confirma su responsabilidad como agente retenedor. 7 Guia_folleto3.indd 7

8 E. Otros Registro Obligatorio de Comerciantes y Negocios Registro Obligatorio de Comerciantes y Negocios: la Ley Núm. 171 del 12 de agosto de 2000, según enmendada, establece el registro a toda persona natural o jurídica que opere un negocio en el Gobierno de Puerto Rico. El empresario puede registrarse en las oficinas de la Compañía de Comercio y Exportación de Puerto Rico, o a través de su página de Internet escogiendo el formulario que le aplique: ventas al detal, servicios, manufactura, venta al por mayor, alojamiento y agrícola. 2. Verificar si existe un registro en el municipio donde opera para cobro del impuesto municipal. 3. Patente Municipal: se obtiene en la alcadía del municipio donde se ha de establecer el negocio. Compañía de Comercio y Exportación de Puerto Rico Número de Indentificación Patronal: todo patrono debe obtener el número de identificación patronal en la Oficina del Servicio de Rentas Internas Federal (IRS, por sus siglas en inglés). Este número se usa para identificar las cuentas contributivas de los patronos. Se solicita con el formulario SS-4PR. 5. Ley de Reforma y Control de Inmigración: requiere que todo patrono complete esta forma por cada empleado, evidenciando que está autorizado a trabajar en los Estados Unidos. Esta forma la provee el Departamento del Trabajo y Recursos Humanos y la Oficina de Horas y Salario Federal. VII. Hacer un Plan de Negocio Instituto de Comercio Exterior y Desarrollo Empresarial (ICEDE) Cursos para establecer su propio negocio El plan de negocio consiste de un programa escrito que te permite lograr las metas y objetivos de la empresa. La planificación y control es uno de los factores más importantes que explican el éxito de las empresas pequeñas. De ahí surge que sea imprescindible que todo negocio comience con un plan de negocio debidamente documentado. A. La importancia de hacer un plan de negocio 1. Sirve como un documento operacional para el negocio. 2. Ayuda a anticipar fluctuaciones futuras (estratégicas y económicas). 8 Guia_folleto3.indd 8

9 3. Sirve como un documento para los inversionistas potenciales, banqueros, agente de bienes raíces y agencias gubernamentales. 4. Identifica puntos débiles y fuertes de la empresa. 5. Contribuye a la probabilidad de éxito del negocio. 6. Sirve como un documento histórico de la empresa. B. Bosquejo del plan de negocio A pesar de no tener un formato fijo, deberá contener tres elementos particulares: información descriptiva del negocio, datos financieros y documentos de apoyo. A continuación se detalla el contenido básico propuesto en cada una de las secciones. 1. El Negocio a) Resumen del plan de negocios b) Historial y descripción del negocio c) Análisis del mercado d) Análisis de la competencia e) Estrategia de mercado f ) Ubicación g) Operaciones h) Gerencia y los dueños i ) Recursos humanos Ejemplos de planes de negocio businessplans.cfm 2. Datos Financieros a) Análisis de fuentes y usos de fondos b) Análisis de punto de equilibrio c) Proyección de ingresos y gastos d) Proyección de flujo de efectivo e) Estado de situación proyectado f ) Financiamento solicitado y términos g) Estados financieros personales de los dueños h) Índices financieros 3. Documentos de Apoyo a) Lista de colaterales y garantías b) Cartas de intención de suplidores y/o clientes c) Carta de referencia de crédito d) Cotizaciones o estimados de equipos a comprarse e) Contratos de arrendamiento o compras y escrituras f ) Currículum Vitae del personal gerencial g) Mapa de la ubicación del negocio h ) Esquema organizacional i ) Planos Oficinas y/o almacenes para alquiler División Bienes Raíces Guia_folleto3.indd 9

10 Asesoría en financiamiento j ) Documentos legales de la propiedad que sirve de colateral k) Informe de crédito l ) Patentes y permisos de uso correspondientes, (ARPE) VIII. Financiamiento Una vez establecido el Plan de Negocio a seguir, el próximo paso es buscar financiamiento. Entre las fuentes de financiamiento posibles se encuentran: A. Fuentes de financiamiento 1. Banca privada 2. Administración de Pequeños Negocios (SBA, por sus siglas en inglés): esta entidad no ofrece financiamento, pero sirve de garantías tanto a la banca privada como al Banco de Desarrollo Económico para Puerto Rico. Small Business Administration Banco de Desarrollo Económico para Puerto Rico 4. Corporaciones de Desarrollo Económico con que cuentan algunos municipios. B. Propósito del financiamiento Banco de Desarrollo Económico para Puerto Rico Capital de operaciones 2. Compra de equipo 3. Inventario inicial 4. Mejoras al local o compra del edificio 5. Compra de negocio en marcha 6. Construcción C. Requisitos para someter una solicitud de préstamo 1. Estados Financieros: éstos deben incluir los últimos años de operaciones y uno por el período corriente. Además, deberá presentar un Estado de Situación Personal de cada accionista o socio que posea 20% de interés en el negocio y un Estado de Situación del Negocio. 2. Proyección de Ingresos y Gastos: que abarquen de uno a tres años de operación. En algunos casos, se solicita el primer año desglosado por mes. También se requiere en caso de negocio nuevo, ya sea a comprarse, establecerse o que tenga menos de un año de operación. 10 Guia_folleto3.indd 10

11 3. Permiso de Uso Comercial: la falta del mismo no debe ser impedimento para someter la solicitud de préstamo, pero se condiciona su desembolso a que el solicitante consiga el permiso de uso comercial para su negocio. 4. Contrato de arrendamiento: se puede exigir una carta de compromiso del dueño del local condicionado a que consiga el contrato una vez su préstamo sea aprobado. D. los siguientes requisitos dependerán del propósito del préstamo: 1. Contrato de opción de compra (con los términos): se solicita cuando el préstamo es para comprar un negocio y debe estar firmado por ambas partes. 2. Cotización del equipo a comprarse: se solicita si va a comprar con el dinero del préstamo y debe estar firmada por el suplidor del equipo. 3. Relación de maquinaria y equipo: es necesaria cuando éste se va ofrecer en garantía del préstamo. Debe incluirse marca, modelo y número de serie. 4. Planos o croquis de mejoras a realizarse 5. Estimado detallado del costo de las mejoras 6. Para construcción, se requieren los planos, permisos y costos IX. Operaciones Una vez otorgado el financiamiento del negocio, debes determinar los siguientes aspectos referentes a las operaciones de su empresa: A. Establecer el horario o jornada de trabajo de tu empresa. B. Obtener el equipo, muebles, materiales, inventario y anuncios necesarios. C. Imprimir las tarjetas de presentación, formularios, recibos y papel timbrado con el emblema de tu empresa o negocio. D. Adiestrar a los empleados. E. Abrir una cuenta comercial bancaria. Debes mantener una cuenta ya preparada para tus finanzas personales. Compara las ofertas de varios bancos antes de tomar una decisión. F. Comenzar el proceso de atraer y reclutar el peritaje gerencial y directivo requerido (contador, abogados, etc). G. Oriéntarte con respecto a los seguros comerciales pertinentes a tu nuevo negocio. 11 Guia_folleto3.indd 11

12 Centro de Desarrollo de Negocios Metro PO Box , San Juan, PR Avenida Chardón #159, Edificio New San Juan, San Juan, Puerto Rico Tel. (787) Fax (787) Centro Satélite de Ceiba Calle Escolástico López, Escuela Adolfo Veve Esq. José T. Quiñones Ceiba, Puerto Rico Tels. (787) /0102 Fax (787) Centro de Desarrollo de Negocios Sur Calle Isabel #66, Edif. Plaza Isabel II, 1er piso Ponce, Puerto Rico Tel. (787) Fax (787) Centro de Desarrollo de Negocios Norte Ave. José Cedeño Núm. 529 Apartado 1542 Arecibo, Puerto Rico Tel. (787) Fax (787) Centro de Desarrollo de Negocios Este Edificio Jesús T. Piñero Local #6 4to. Piso, Plaza de Desarrollo Económico Calle Fernández Juncos Carolina, Puerto Rico Tel. (787) Fax (787) Centro de Desarrollo de Negocios Oeste Centro Comercial Belmonte 345 Sur Calle Ramón Emeterio Betances Mayagüez, Puerto Rico Tel. (787) Fax (787) Guia_folleto3.indd 12