Manual de Organización

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1 Manual de Organización Coordinación Ejecutiva de Relaciones Públicas y Eventos Secretaría de Gobierno 31/10/ :00:00a.m.

2 Manual de Organización Coordinación Ejecutiva de Relaciones Públicas y Eventos Secretaría de Gobierno Elaboró Titular de la Unidad Administrativa Presentó Titular de la Dependencia o Entidad Validó María Guadalupe Ruiz Durazo Secretaria de la Contraloría General Validado de acuerdo a lo establecido en el artículo 26, Apartado B fracción XI de la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Sonoraa, según oficio S de fecha 31/10/2013.

3 Contenido I. Introducción II. Antecedentes III. Marco Jurídico Administrativo IV. Atribuciones V. Estructura Orgánica VI. Organigramas VII. Objetivos y Funciones VIII. Bibliografía

4 Introducción El Manual de Organización de la Coordinación Ejecutiva de Relaciones Públicas y Eventos, ha sido elaborado conforme a los lineamientos establecidos por la Subsecretaría de Desarrollo Administrativo y Tecnológico de la Secretaría de la Contraloría General, obedeciendo a la necesidad y obligación de que toda dependencia y entidad del Ejecutivo Estatal debe elaborar y /o actualizar este tipo de instrumentos de apoyo administrativo, el cual contribuye a reflejar un conocimiento exacto de la estructura orgánica y de las funciones de toda organización. Por lo anterior, la Coordinación Ejecutiva de Relaciones Públicas y Eventos, pone a disposición de funcionarios y empleados adscritos a la misma, el presente documento con el fin de que a través de él puedan tener una comprensión clara de la base legal, atribuciones, estructura orgánica, objetivos y funciones de los órganos que la conforman. De esta manera, la Coordinación Ejecutiva de Relaciones Públicas y Eventos como unidad del Ejecutivo, participará en la organización de los eventos y giras de trabajo en los que asista el Sr. Gobernador del Estado y estará a su cargo el apoyo técnico y logístico de sus actividades públicas. Este Manual está sujeto a cambios en su contenido como consecuencia de modificaciones en la estructura orgánica o reasignación de funciones al interior de los órganos que la integran. 1

5 Antecedentes Desde 1975 a 1981 durante la Administración del Gobernador Samuel Ocaña García, la Dirección de Relaciones Públicas existía como una unidad de apoyo del Ejecutivo, en cuanto a la atención de visitas de personalidades que recibiera el Ejecutivo del Estado. En el año de 1986, en la Administración del Gobernador Rodolfo Félix Valdez se creó por Acuerdo, la Dirección General de Relaciones Públicas y Eventos Especiales, adscrita directamente al Ejecutivo del Estado, como una unidad de apoyo técnico y de coordinación. En 1992, con la Administración del Gobernador Manlio Fabio Beltrones Rivera, al desaparecer la Oficialía Mayor de Gobierno, la Dirección General de Relaciones Públicas y Eventos Especiales incluyó en su estructura orgánica, el Taller Mecánico de Gobierno, el Calendario Cívico, la Banda de Música del Estado. A través de acuerdos económicos, sin oficio, ni reformas al acuerdo de creación publicado en el Boletín Oficial No. 30 del día 14 de abril de 1986, esta Unidad adquiere la denominación de Coordinación General de Eventos Especiales. En Octubre del 2000 se reforma y adiciona el Acuerdo publicado en el Boletín Oficial No. 30, en donde la Dirección General de Relaciones Públicas y Eventos Especiales, se modifica por Coordinación General de Eventos Especiales. A partir del 8 de Febrero del 2002, la Coordinación General de Eventos Especiales, junto con las Direcciones Generales de Logística y Giras y de Eventos Especiales y Cívicos, pasan a formar parte de la Secretaría de Gobierno, transferencia fundamentada mediante las reformas al Reglamento Interior de la Secretaría de Gobierno publicadas en el Boletín Oficial del Gobierno del Estado, No. 11 sección I del jueves 7 de Febrero del Con fecha 30 de Junio de 2003, se modificó el Reglamento Interior de la Secretaría de Gobierno, Decreto que fue publicado en el Boletín Oficial del Gobierno del Estado, en su Número 52, sección V, tomo CLXXI, y que entró en vigor el día siguiente de su publicación oficial. El 30 de Junio de 2004, en la publicación del Reglamento Interior de la Secretaría de Gobierno en el Boletín Oficial del Gobierno del Estado, la Coordinación General de Eventos Especiales fue desincorporada de la Secretaría de Gobierno, junto con las Direcciones Generales de Eventos Especiales y Cívicos y de Logística y Giras. En la publicación del Reglamento Interior de la Secretaría de Gobierno en el Boletín Oficial No. 36, Sección I del 3 de Noviembre de 2006), esta Coordinación de nuevo se incorpora a la estructura orgánica de la Secretaría de Gobierno como Coordinación Ejecutiva de Relaciones Públicas y Eventos, junto con la Dirección General de Logística, Giras y Eventos. El día 20 de Septiembre de 2007, salió publicado en el Boletín Oficial número 24, Sección I el Decreto que Reforma, Deroga y Adiciona diversas disposiciones del Reglamento Interior de la Secretaría de Gobierno, en el cual, se incorporó la Dirección General de Relaciones Publicas y Eventos a la estructura de la Coordinación Ejecutiva de Relaciones Publicas y Eventos. 2

6 El 28 de Agosto de 2008, se publicaron reformas al Reglamento Interior de la Secretaría de Gobierno en el Boletín Oficial número 17, Sección VII, en el cual, la Coordinación Ejecutiva de Relaciones Publicas y Eventos permaneció sin cambios. El 29 de Enero de 2009, fueron publicadas reformas al Reglamento Interior de la Secretaría de Gobierno en el Boletín Oficial número 9, Sección IV, en el cual, desaparece la Dirección General de Logística, Giras y Eventos y se crea la Dirección General de Administración y Finanzas adscrita a la Coordinación Ejecutiva de Relaciones Publicas y Eventos. El 25 de Octubre de 2010, fueron publicadas nuevas reformas al Reglamento Interior de la Secretaría de Gobierno en el Boletín Oficial número 34, Sección III, en el cual, desaparece como Unidad Administrativa la Dirección General de Administración y Finanzas y queda ubicada como otra área de la Coordinación Ejecutiva de Relaciones Públicas y Eventos. El 31 de Marzo de 2011, fue publicado el Reglamento Interior de la Secretaría de Gobierno en el Boletín Oficial del Gobierno del Estado, en su número 26, Sección II, donde la Coordinación Ejecutiva de Relaciones Públicas y Eventos permanece sin cambios. 3

7 Marco jurídico I. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. II. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Sonora. III. Ley de Hacienda del Estado de Sonora. (Boletín Oficial núm. 53 del 31 de diciembre de 1976). IV. Ley del Servicio Civil para el Estado de Sonora (B. Oficial núm. 27 del 27 de agosto de 1977). V. Ley No. 40 de Planeación del Estado de Sonora. (B. Oficial, No. 10 de fecha 2 de febrero de 1984). VI. Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y de los Municipios de Sonora. (B. Oficial núm. 29 del 9 de abril de 1984 y sus reformas). VII. Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Sonora (B. Oficial núm. 53 del 30 de dic y sus reformas). VIII. Ley de Presupuesto de Egresos, Contabilidad Gubernamental y Gasto Público Estatal. (B. Oficial Núm. 41 del 19 de noviembre de 1987). IX. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestaciones de Servicios, relacionados con Muebles de la Administración Pública Estatal (B. Oficial núm. 46 del 8 de diciembre de 1988). X. Ley General de Protección Civil; (Diario Oficial de la Federación del 12 de mayo de 2000). XI. Ley 68, de Obras Públicas del Estado de Sonora. (Boletín Oficial Núm. 10, sección I del 3 de agosto de 1992). XII. Ley General de Bienes y Concesiones del Estado de Sonora. (Boletín Oficial núm. 53, Sección XIV del 31 de diciembre de 1992). XIII. Ley 156 de Acceso a la información Pública del Estado de Sonora. (Boletín Oficial núm. 16, sección II del 25 de febrero de 2005). XIV. Ley de Procedimiento Administrativo del Estado de Sonora. (Boletín Oficial núm. 14, Sección VI del 18 de febrero de 2008). XV. Ley de Ingresos y Egresos del Estado de Sonora. (Boletín Oficial núm. 53, Sección I del 31 de diciembre de 2009). XVI. Decreto Número 83, Decreto del Presupuesto de Egresos del Estado, para el Ejercicio Fiscal (Boletín Oficial Núm. 53, Sección II, de fecha 30 de diciembre de 2010). 4

8 XVII. Reglamento de la Ley de Obras Públicas del Estado de Sonora. (B. Oficial No. 39, Sección I de fecha 9 de noviembre de 1987). XVIII. Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios Relacionados con la Administración Pública Estatal. (Boletín Oficial Núm. 8, Sección I de fecha 26 de enero de 1989). XIX. Reglamento de la Ley del Presupuesto de Egresos, Contabilidad Gubernamental y Gasto Público Estatal. (Boletín Oficial Núm. 16, Sección I de fecha 24 de agosto de 1989). XX. Reglamento Interior de la Secretaría de Gobierno (Boletín Oficial núm. 26 Sección II del 31 de Marzo de 2011). 5

9 Atribuciones REGLAMENTO INTERIOR DE LA SECRETARÍA DE GOBIERNO CAPÍTULO III DE LAS ATRIBUCIONES GENÉRICAS DE LAS SUBSECRETARÍAS Y LA COORDINACIÓN EJECUTIVA ARTÍCULO 6.- Al frente de cada Subsecretaría habrá un Subsecretario, y de la Coordinación Ejecutiva un Coordinador Ejecutivo, quienes siendo técnica y administrativamente responsables del funcionamiento de las unidades administrativas bajo su coordinación, se auxiliarán, según sea el caso, por el personal técnico y administrativo que las necesidades del servicio requieran y figuren en el presupuesto, y tendrán las siguientes atribuciones: I.- Planear, programar, organizar, dirigir, ejecutar, controlar y evaluar el funcionamiento de las unidades administrativas bajo su coordinación, de acuerdo con los lineamientos que fije el titular de la dependencia; II.- Establecer coordinación, según sea el caso, con los Subsecretarios o el Coordinador Ejecutivo, cuando resulte necesario para alcanzar el óptimo desarrollo de las actividades que sean competencia de la dependencia; III.- Acordar con el titular de la dependencia el despacho de los asuntos encomendados a las unidades administrativas que le están adscritas e informarle oportunamente sobre el estado que guardan los mismos; IV.- Dictar las medidas necesarias para la modernización y simplificación administrativa de las unidades administrativas que les sean adscritas; V.- Participar, en la esfera de su competencia, en la elaboración, integración y ejecución de los programas derivados del Plan Estatal de Desarrollo que queden a cargo de la dependencia; VI.- Participar en la definición de las políticas, lineamientos y criterios que se requieren para la formulación, revisión, actualización, seguimiento y evaluación de los programas de las entidades del sector que le corresponde coordinar a la dependencia, así como de los proyectos estratégicos que de ellos se deriven; VII.- Formular e integrar el anteproyecto de presupuesto de egresos por programa que le corresponda a su unidad administrativa y verificar una vez aprobado dicho presupuesto, su correcta y oportuna ejecución; VIII.- Proporcionar la información, datos o cooperación técnica que le sea solicitada de conformidad con las políticas establecidas por el titular de la dependencia; IX.- Recibir en acuerdo a los funcionarios y empleados de las unidades administrativas y órganos desconcentrados, en su caso, bajo su coordinación, y conceder audiencias a los particulares, de conformidad con las políticas definidas al respecto; 6

10 X.- Desempeñar las funciones y comisiones que el titular de la dependencia le encomiende dentro de la esfera de sus atribuciones, manteniéndolo informado sobre el desarrollo de las mismas y, por acuerdo expreso del titular, representar a la dependencia en los actos que éste determine; XI.- Atender con la debida oportunidad las solicitudes de información sustentadas en la Ley de Acceso a la Información Pública del Estado de Sonora que les hiciere llegar el titular de la Unidad de Enlace de la dependencia, para atender con eficiencia y prontitud las presentadas por los ciudadanos; XII.- Coordinar las áreas de servicios gubernamentales que le estén adscritas reglamentariamente; XIII.- Fomentar el desarrollo, actualización, mejora y eficiencia de los servicios de gobierno, a fin de brindar una mejor atención gubernamental a la sociedad; XIV.- Apoyar al titular de la dependencia en las relaciones del Gobierno del Estado con las dependencias y organismos de los tres poderes en los distintos niveles de gobierno en todas aquellas cuestiones relacionadas con la atención gubernamental que, a través de las unidades administrativas bajo su coordinación, realiza el Gobierno del Estado; XV.- Participar en la elaboración de los anteproyectos de ordenamientos jurídicos que, por su naturaleza y competencia, contribuyan al correcto funcionamiento de los servicios de atención gubernamental en la Entidad; XVI.- Suscribir los documentos relativos al ejercicio de sus atribuciones y de aquellas que le sean señaladas por delegación o le correspondan por suplencia; XVII.- Evaluar y verificar periódicamente los resultados de las actividades de las unidades administrativas y órganos des concentrados, en su caso, bajo su coordinación, en función de los objetivos y prioridades definidos en los programas que se encuentran bajo su responsabilidad y adoptar, en su caso, las medidas necesarias para corregir las desviaciones que se hubieren detectado; XVIII.- Expedir copias certificadas de las constancias existentes en los archivos de su unidad administrativa; XIX.- Coadyuvar en el cumplimiento de la normatividad expedida para el control, organización, circulación y conservación de los documentos y archivo; y XX.- Las demás que le confieren las disposiciones legales y reglamentarias aplicables y le encomiende el Secretario. CAPÍTULO IV DE LAS ATRIBUCIONES ESPECÍFICAS DE LAS SUBSECRETARÍAS Y LA COORDINACIÓN EJECUTIVA 7

11 ARTÍCULO 10.- La Coordinación Ejecutiva de Relaciones Públicas y Eventos tendrá las siguientes atribuciones: l.- Establecer y promover un proceso de comunicación bilateral con los sectores público, privado y social a través de la ciencia y la técnica de las relaciones públicas, así como fomentar la permanencia del vínculo establecido entre el Gobierno del Estado y los diferentes públicos involucrados; II.- Atender a todas las personas que el titular de la dependencia determine en eventos locales, nacionales y en el extranjero; III.- Establecer y mantener comunicación con las oficinas de relaciones públicas de otras Entidades Federativas, de los Ayuntamientos de los municipios de la Entidad y con los sectores privado y social, con la finalidad de intercambiar información y apoyo en actividades relativas a sus atribuciones; IV.- Auxiliar técnica y logísticamente al Gobernador del Estado en la organización de reuniones, visitas y giras de trabajo, así como retroalimentar a éste de la información necesaria respecto de dichas actividades; V.- Apoyar la celebración de los eventos especiales que le señale el titular del Poder Ejecutivo; VI.- Elaborar y controlar la Red de Distribución, la cual consiste en el envío de diferentes documentos y videos de interés, por medio de mensajería y/o correo electrónico a las personas que se incluyan en las redes interna, externa, de medios de comunicación y de la sociedad civil; VII.- Elaborar la recopilación, captura y retroalimentación de información necesaria para el Sistema de Base de Datos y Control de Eventos de Relaciones Públicas; VIII.- Coadyuvar con las dependencias y entidades de la Administración Pública Estatal en la elaboración e instrumentación de programas de relaciones públicas; y IX.- Las demás que le confieren las disposiciones legales y reglamentarias aplicables y le encomiende el Secretario. 8

12 Estructura Orgánica Coordinación Ejecutiva de Relaciones Públicas y Eventos Dirección General de Administración y Finanzas 9

13 Manual de Organización Coordinación Ejecutiva de Relaciones Públicas y Eventos Organigrama Coordinación Ejecutiva de Relaciones Públicas y Eventos Dirección General de Administración y Finanzas 10

14 Objetivos y Funciones Coordinación Ejecutiva de Relaciones Públicas y Eventos Objetivo: Garantizar una conducción eficiente en las relaciones públicas y eventos en donde participe el Ejecutivo Estatal y/o funcionarios de la Administración Pública Estatal, a fin de elevar el nivel de entendimiento, prioridad y colaboración entre el Gobierno del Estado y la comunidad vinculada al mismo. Funciones:? Coordinar la agenda de actividades del Gobernador del Estado.? Mantener comunicación con el Ejecutivo Estatal, Secretaría Particular, dependencias y entidades involucradas en las actividades del Ejecutivo.? Apoyar en la solución de los detalles logísticos que se presenten durante reuniones o giras que realice el Ejecutivo Estatal.? Dirigir la operación de la Coordinación Ejecutiva, en relación a giras, eventos y reuniones en que participe el Ejecutivo Estatal.? Coordinar la realización de giras y eventos especiales en que participe el Ejecutivo Estatal, así como establecer contacto con las dependencias y organismos de los sectores públicos, social y privado, que se involucren en los mismos.? Establecer y planear los programas de giras y eventos especiales, participando en la realización de los mismos.? Atender a todas las personas que el Ejecutivo Estatal determine en eventos locales, nacionales y en el extranjero.? Establecer y mantener comunicación constante con las oficinas de relaciones públicas de otras Entidades Federativas, de los ayuntamientos de los municipios de la Entidad y con los sectores privado y social, con la finalidad de intercambiar información y apoyo en actividades relativas a sus atribuciones.? Otorgar el apoyo técnico y logístico al Gobernador del Estado en la organización de reuniones, visitas y giras de trabajo, así como retroalimentar a éste de la información necesaria respecto de dichas actividades.? Apoyar la celebración de los eventos especiales que le señale el Gobernador del Estado.? Controlar la Red de Distribución de diferentes documentos y videos de interés, por medio de mensajería y/o correo electrónico a las personas que se incluyan en la redes interna, externa, de medios de comunicación y de la sociedad civil.? Coordinar la recopilación, captura y retroalimentación de información necesaria para el 11

15 Sistema de Base de Datos y Control de Eventos de Relaciones Públicas, denominado Bader.? Coadyuvar con las dependencias y entidades de la Administración Pública Estatal en la elaboración e instrumentación de programas de relaciones públicas.? Desarrollar todas aquellas funciones inherentes al área de su competencia. 12

16 Objetivo: Dirección General de Administración y Finanzas Lograr que el ejercicio del presupuesto asignado a la Coordinación Ejecutiva de Relaciones Públicas y Eventos, se opere y controle de acuerdo a las disposiciones legales y presupuestales aplicables, además, una eficiente administración de los recursos humanos, materiales y financieros. Funciones:? Elaborar el Proyecto de Presupuesto de Egresos del gasto corriente así mismo, controlar y operar su ejercicio vigilando el cumplimiento de las disposiciones legales y presupuestarias aplicables.? Elaborar mensualmente o cuando así lo requiera el titular de esta Unidad Administrativa, informe analítico por partidas del programa presupuestal y mantener actualizados los informes contables.? Revisar los documentos justificativos y comprobatorios de las erogaciones que afecten el Presupuesto del Gasto Corriente, comprobando que cumplan con las normas y requisitos de orden legal.? Efectuar las compras necesarias y autorizadas, así como el almacenamiento y suministro de los insumos requeridos por las distintas áreas de esta Unidad Administrativa para el desarrollo de sus actividades.? Resolver, en base a los lineamientos que señale el titular de la dependencia los asuntos relacionados con la expedición de nombramientos, remociones y demás movimientos de personal de esta Unidad.? Mantener un control de las incidencias ocurridas respecto a la puntualidad y asistencia del personal adscrito a esta Unidad Administrativa.? Elaborar y mantener permanentemente actualizados los inventarios y resguardos correspondientes a mobiliario, equipo y vehículos asignados a esta Unidad.? Elaborar y mantener permanentemente actualizados los manuales de organización y procedimientos de la Coordinación Ejecutiva de Relaciones Públicas y Eventos.? Aplicar y vigilar los procedimientos administrativos de acuerdo a las disposiciones de la Secretaría de Hacienda y Secretaría de la Contraloría General.? Promover la asistencia a cursos de capacitación, actualización, y desarrollo al personal adscrito a esta Unidad Administrativa.? Formular los pagos y recuperaciones del fondo revolvente para el gasto corriente autorizado.? Elaborar los informes mensuales de los programas de objetivos y metas y el informe anual de la cuenta pública de esta Unidad. 13

17 ? Efectuar los pagos de nóminas al personal y mantener actualizadas las mismas por altas y bajas ocurridas.? Coordinar la oportuna instalación de templetes y mamparas y de equipo de audio y video en los lugares donde se realicen los eventos especiales y cívicos en los que estén presentes el C. Gobernador del Estado y/o Funcionarios de la Administración Pública Estatal.? Mantener permanentemente en buen estado la flota vehicular y los diversos materiales e insumos necesarios para la escenografía logística y de audio y video que se utilicen en los eventos especiales y cívicos en los que estén presentes el C. Gobernador del Estado y /o Funcionarios de la Administración Pública Estatal? Registrar la partida presupuestal a donde se cargará el gasto.? Recibir, registrar y controlar cheques de pago a proveedores.? Recibir, revisar, registrar y controlar los recibos y comprobantes de los proveedores.? Elaborar y operar el manejo del fondo revolvente de gastos de oficina y de viáticos.? Elaborar los reportes sobre el fondo revolvente, requeridos por la Secretaría de Hacienda.? Elaborar los formatos de comprobación de deudores diversos.? Controlar los cargos de deudores diversos.? Llevar control del personal (altas, bajas, permisos, incapacidades, etc.).? Llevar a cabo las adquisiciones de material y prestaciones de servicios, con los proveedores correspondientes.? Elaborar conciliación bancaria de fondos revolvente y de viáticos.? Hacer del conocimiento del personal de la Coordinación Ejecutiva, de los cursos de capacitación para el servicio civil de carrera, que ofrece la Dirección General de Recursos Humanos de la Secretaría de Hacienda.? Desarrollar todas aquellas funciones inherentes al área de su competencia. 14

18 Bibliografía Guía para la Elaboración de Manuales de Organización. Secretaría de la Contraloría General Guía para la Elaboración de Organigramas. Secretaría de la Contraloría General

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