Intel espera una reducción del veinte por ciento en costos de audioconferencias gracias a comunicaciones unificadas

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1 Microsoft Office System Caso práctico de solución de cliente Intel espera una reducción del veinte por ciento en costos de audioconferencias gracias a comunicaciones unificadas Información general País o región: Estados Unidos Sector: Tecnología Perfil del cliente Intel desarrolla innovadores productos de tecnología digital, principalmente circuitos integrados. Cuenta con más de empleados. Situación empresarial Intel desea ofrecer a los usuarios una plataforma de colaboración unificada para facilitar los cambios entre modos de comunicación. Solución Intel ha implementado Microsoft Office Communications Server 2007 para ofrecer a todos los empleados funcionalidades de mensajería instantánea y conferencias multimodales con presencia habilitada. La organización también va a implementar funcionalidades de voz y vídeo de manera progresiva. Ventajas Incremento de las opciones de comunicación para aumentar la productividad de los empleados Sustitución de teléfonos de oficina por softphones que se espera que reduzca los costos y ofrezca soporte a los trabajadores que se desplazan Reducción prevista de costos de audioconferencias en un 20 por ciento Reducción de costos de viajes y logística, y del impacto medioambiental A medida que ampliamos la implementación, esperamos ahorrar un 20 por ciento o más en costos de audioconferencias. Si el volumen de audioconferencias equivale a un millón de minutos al día, este porcentaje es muy significativo. Donald Clark, director de servicios técnicos de Intel Intel es el principal fabricante de chips semiconductores del mundo, con ingresos en 2007 de millones de dólares. En su búsqueda por una solución de comunicaciones unificadas a fin de fomentar la colaboración eficaz para sus operaciones globales, Intel eligió Microsoft Office Communications Server 2007 como la mejor solución para satisfacer sus necesidades y ha equipado a sus empleados con la misma. Los ingenieros de software y servicios de Intel han trabajado en estrecha colaboración con Microsoft para garantizar que el software funciona con eficacia en los servidores Intel Xeon y los equipos con tecnología Intel vpro. Recientemente han implementado para aprovechar las ventajas del vídeo de alta definición, las audioconferencias basadas en servidores, las funcionalidades de voz avanzadas y el uso compartido de escritorios fáciles de usar. Intel espera que el ahorro de costos de audioconferencias y videoconferencias de alta definición reduzca los costos de conferencias en un veinte por ciento y proporcione incluso otras ventajas de proceso.

2 El SIP y la presencia ofrecen ventajas, ya que permiten al usuario identificar las partes interesadas disponibles y cambiar fácilmente los modos de comunicación. Un usuario puede moverse entre voz, datos y vídeo, o tenerlo todo integrado. Donald Clark, director de servicios técnicos Situación Fundada en 1968 y con un capital que asciende a millones de dólares, Intel desarrolla avanzados productos de tecnología digital integrada, principalmente circuitos integrados. La organización de TI de Intel trabaja en todo momento para ofrecer a los empleados de la compañía la mejor experiencia informática posible, a la vez que sigue reduciendo los costos. En 2000, Intel reconoció la importancia de los estándares de protocolo de inicio de sesión (SIP) para las comunicaciones, así como que el SIP podía utilizarse para ofrecer una experiencia de alta calidad para las comunicaciones y la colaboración a un costo reducido. Hasta ese momento, el SIP se había utilizado habitualmente para aplicaciones de mensajería instantánea, pero Intel siguió el desarrollo de la tecnología para determinar cuándo podría conectar los diversos métodos de comunicación utilizados por la compañía. En 2006, Intel pensó que el SIP podría materializar estos objetivos. Intel ya había implementado Microsoft Office Live Communications Server 2005 para mensajería instantánea y presencia. Este fue el primer uso de comunicaciones basadas en SIP en Intel. Asimismo, los ingenieros de software y servicios de Intel habían trabajado codo con codo con Microsoft en su software para obtener una ejecución óptima en servidores Xeon basados en Intel y equipos con tecnología vpro. Antes de la implementación, muchos empleados de Intel utilizaban diversos servicios de mensajería instantánea basada en Internet y el departamento de TI reconoció el provecho que el personal podía sacar de esta tecnología, siempre que se cumplieran sus rigurosas directivas de seguridad. Intel necesitaba que los usuarios descargaran e instalaran de forma individual la solución de mensajería instantánea en sus equipos, aunque el sistema de adopción estaba todavía muy extendido. La instalación rápida de una base por elección del usuario es algo positivo, explica Donald Clark, director de servicios técnicos en Intel. Así es como Microsoft se convirtió en nuestro estándar y es solicitado por los usuarios. La gente sabe que tendrá dificultades de comunicación sin esta herramienta. Intel también utilizaba el servicio de conferencias web hospedado de Microsoft Office Live Meeting para las conferencias web y el uso compartido de aplicaciones. La mayoría de conferencias se realizaban entre cinco o seis personas que deseaban compartir datos. Intel utilizaba Live Meeting para las conferencias web, pero mantenía aparte un proveedor de servicios de audioconferencias para los componentes de voz. Intel consume actualmente cerca de 35 millones de minutos de audioconferencias al mes. Con el uso extendido de la mensajería instantánea, la presencia y las conferencias web, Intel estaba preparado para investigar los productos que utilizarían SIP con el fin de integrar presencia, datos, voz, y vídeo. El SIP y la presencia ofrecen ventajas, ya que permiten al usuario identificar las partes interesadas disponibles y cambiar fácilmente los modos de comunicación. Un usuario puede moverse entre voz, datos y vídeo, o tenerlo todo integrado, señala Clark. Esto no sería posible si no se contara con un estándar común que permitiera pasar de un elemento a otro. Clark afirma: Nuestro objetivo es ofrecer las herramientas que precisan los usuarios para llevar a cabo su trabajo con independencia de su ubicación. Cuando todos los modos de comunicación están integrados en una solución, los usuarios pueden trabajar con eficacia en cualquier lugar. Intel deseaba eliminar todas las barreras de comunicación y colaboración, incluidas las derivadas de la ubicación, así como recortar gastos respecto de sus capacidades de comunicación actuales. Para lograr esta tarea, Intel decidió utilizar SIP basado en estándares para todo tipo de comunicaciones.

3 Después de un breve proyecto piloto para usuarios, hemos migrado a los usuarios restantes a los nuevos servidores en un fin de semana. Donald Clark, director de servicios técnicos, Intel Contamos con otros productos de vídeo, aunque nunca podrán cumplir todas las necesidades de la empresa. Office Communications Server puede satisfacer estas necesidades porque todos los empleados están cubiertos. Donald Clark, director de servicios técnicos de Intel Solución Tras investigar los productos de comunicación disponibles, Intel decidió actualizar a Microsoft Office Communications Server 2007 para proporcionar mensajería instantánea integrada, presencia, voz, audioconferencias, videoconferencias y conferencias web. Tras comparar la herramienta con otros productos del mercado, Intel pensó que Microsoft contaba con la mejor solución de comunicaciones, en parte debido a su estrecha integración con otras aplicaciones de Office y a la familiaridad de su interfaz de usuario. Microsoft ha hecho un trabajo realmente bueno al incorporar la tecnología SIP a su tecnología principal, señala Clark. Escalabilidad y adopción Intel implementó un grupo de servidores en 2007 que administraba toda la plantilla de empleados. Estamos sumamente satisfechos con Office Communications Server 2007 y con el índice de escalabilidad real con el que Microsoft está desarrollando sus productos para grandes organizaciones, comenta Clark. Después de un breve proyecto piloto con usuarios, hemos migrado a los usuarios restantes a los nuevos servidores en un fin de semana. Se solicitó a los usuarios que descargaran el cliente de Microsoft Office Communicator 2007 y se les envió un mensaje de correo electrónico explicando las ventajas de la actualización. En cinco semanas, el 86 por ciento de los usuarios había llevado a cabo la actualización. Tras este período, el personal de TI implementó el cliente en el resto de usuarios y actualmente más del 96 por ciento utiliza Office Communicator para las comunicaciones diarias. Incluso los empleados que no utilizan equipos basados en Windows, como los diseñadores de chips, solicitaron acceso a Office Communications Server Intel ha podido proporcionarles acceso mediante Microsoft Office Communicator Web Access. Algunos ingenieros sólo necesitan acceso al correo electrónico una vez al día y están satisfechos con el uso de los lugares habilitados a tal efecto, aunque utilizan Office Communicator todo el día, explica Clark. Aunque Office Communicator sigue siendo un producto 'opcional', es una de nuestras aplicaciones más utilizadas. Conferencias Después de que los usuarios comenzaran a utilizar Office Communications Server 2007 para mensajería instantánea y presencia, Intel comenzó a incluir el uso de otras funcionalidades. Intel abandonó el servicio hospedado de Office Live Meeting e incorporó las conferencias web a Office Communications Server Intel también está promoviendo el uso de Office Communications Server 2007 para las comunicaciones de vídeo. Office Communications Server acerca las funcionalidades de videoconferencia a todos nuestros empleados. Contamos con otros productos de vídeo, aunque nunca podrán cumplir todas las necesidades de la empresa, explica Clark. Office Communications Server puede satisfacer estas necesidades porque todos los empleados están cubiertos. Para fomentar el uso de la videoconferencia, Intel ha modificado su estrategia de adquisición de equipos portátiles y ahora promociona modelos con cámaras integradas. En 2008, Intel implementó equipos portátiles con esta característica en la totalidad de su plantilla de ventas. En el caso de Office Communications Server 2007 R2, los ingenieros de Intel trabajaron en estrecha colaboración con los ingenieros de aplicaciones de Microsoft para ofrecer una solución comercial de videoconferencias de alta definición, afirma Clark. Los nuevos equipos de escritorio basados en vpro y los equipos portátiles Centrino2 de Intel se pueden dotar de la capacidad de procesamiento necesaria para la alta definición. Los sistemas vpro están especialmente diseñados para un rendimiento seguro, administrable y un uso eficaz de la energía, con el fin de ofrecer una perfecta utilidad empresarial. Office

4 Con la actualización de los sistemas telefónicos, deseamos acabar con la necesidad de utilizar sistemas de telefonía convencionales. La inclusión del sistema telefónico en los equipos y el uso complementarios de teléfonos móviles ofrecerán a los usuarios una mayor flexibilidad. Donald Clark, director de servicios técnicos, Intel Communications Server 2007 R2 junto con vpro permite celebrar reuniones prácticamente reales con una calidad sorprendente. Office Communications Server 2007 R2 junto con Centrino 2 vpro ofrece videoconferencias de alta definición a la plantilla móvil de Intel, afirma Clark. Esta capacidad supone un gran avance por delante de las soluciones existentes, ya que la calidad de vídeo es lo suficientemente buena como para sustituir las reuniones en persona, con lo que se reduce la necesidad de desplazamientos en la plantilla móvil de Intel. Voz El equipo de TI de Intel no ha desarrollado aún por completo otra funcionalidad de Office Communications Server como son las comunicaciones de voz; todavía más de usuarios son usuarios recientes de las comunicaciones de voz. Nuestro objetivo es proporcionar los servicios de voz íntegramente mediante SIP y de igual forma que otros orígenes de datos de la red, explica Clark. En primer lugar, estamos reestructurando nuestra red para administrar con eficacia las comunicaciones de voz basadas en SIP y, posteriormente, podremos promover de forma más directa mejores servicios de voz en tiempo real en la empresa. Intel ha implementado recientemente en un entorno de prueba. Esta actualización representa el paso siguiente de la organización a la hora de pasar a comunicaciones basadas en SIP. Office Communications Server 2007 R2 ofrece la capacidad de satisfacer las necesidades de audioconferencia de los usuarios, comenta Clark. El hospedaje interno de audioconferencias en Office Communications Server permitirá a los usuarios utilizar las funcionalidades de audioconferencia integradas de las conferencias web de Live Meeting y reducir los costos globales de las conferencias. Al igual que otros programas de Intel, la adopción de las funcionalidades de audioconferencias dependerá de los usuarios, aunque Intel prevé implementar otros auriculares entre los usuarios el próximo año. también permite el uso de Office Communicator Mobile 3.0. Esta aplicación amplía las ventajas de Office Communications Server y la presencia a dispositivos móviles, y permite a los usuarios utilizar un número para todos los dispositivos. Ventajas Intel espera observar un ahorro significativo a medida que implemente. Sin embargo, la decisión de implementación está condicionada por las mejoras en la productividad y la eficacia de los empleados. Vamos a observar un ahorro significativo en las audioconferencias con la adopción de, aunque, lo más importante de todo es que se va a facilitar la comunicación eficaz entre los usuarios, señala Clark. Reducción de costos de comunicaciones Intel espera reducir el uso de su servicio de audioconferencias actual con la adopción de. A medida que ampliamos la implementación, esperamos ahorrar un 20 por ciento o más en costos de audioconferencias. Si el volumen de audioconferencias equivale a un millón de minutos al día, este porcentaje es muy significativo, explica Clark. El ahorro se puede utilizar en nuestra infraestructura para llevar a cabo otras mejoras. Esto supone un uso más eficaz del dinero porque significa invertir para conseguir una mayor eficacia en conferencias a la vez que se reducen los gastos.

5 Office Communications Server 2007 R2 junto con Centrino 2 vpro ofrece videoconferencias de alta definición a la plantilla móvil de Intel. Donald Clark, director de servicios técnicos, de Intel Con la implementación de Office Communications Server 2007, Intel también puede ahorrar dinero con el uso de softphones. Al actualizar los sistemas telefónicos, deseamos acabar con la necesidad de utilizar sistemas de telefonía convencionales. De este modo, cada vez que aplicamos esta medida, se deja de utilizar el sistema telefónico convencional con un uso de 40 horas semanales, explica Clark. La inclusión del sistema telefónico en los equipos y el uso complementario de teléfonos móviles ofrecerán a los usuarios una mayor flexibilidad. Intel anima a los usuarios de voz a utilizar las funcionalidades del sistema de softphone de Office Communications Server en lugar de implementar teléfonos físicos en cada puesto de trabajo. El sistema de softphone permite a los empleados utilizar su número de teléfono de la oficina dondequiera que tengan su equipo, sin necesidad de que esté ante sus escritorios. Además de liberar a los empleados de sus escritorios, el paso al sistema de softphone supone un ahorro económico para Intel. Eliminamos un sistema que no es necesario y no tenemos que sufragar gasto alguno de mantenimiento, soporte técnico o portabilidad. El ahorro es de más de 200 dólares por teléfono y no resulta complicado para ninguna organización calcular su rentabilidad en este sentido, agrega Clark. Con empleados utilizando el sistema de softphone en la actualidad, Intel ha convertido las llamadas informatizadas en el dispositivo de comunicación de facto de sus centros. Debido al éxito de esta medida, Intel prevé cuadriplicar el número de usuarios de telefonía informatizada para el próximo año. Mejora de las comunicaciones entre las personas y las organizaciones ofrece un entorno de comunicación más coherente. Los usuarios pueden ver la información de presencia de sus contactos e iniciar el método de comunicación más adecuado con tan sólo un clic. Actualmente, en el peor de los casos, hay que hacer clic cuatro veces para obtener una comunicación plena, algo que supone todo un logro, señala Clark. Un usuario puede iniciar el contacto con mensajería instantánea, pasar a comunicación por audio, luego por vídeo y, finalmente, utilizar Live Meeting. Por supuesto, podrían haber iniciado directamente una conferencia web y tenerlo todo a la vez. Microsoft Office Communicator Mobile amplía la utilidad de Office Communications Server 2007 para empleados que trabajen fuera de la oficina. Intel implementará Office Communicator Mobile para la totalidad del personal de ventas a comienzos de 2009, de modo que puedan buscar y ponerse en contacto con los recursos disponibles de manera eficaz cuando estén fuera de la oficina y sin necesidad de disponer de acceso a Internet. Por ejemplo, un comercial de ventas de Nigeria, que recibía soporte de la oficina de Londres, difícilmente tenía acceso a Internet en los centros de sus clientes, aunque necesitaba comprobar pedidos y confirmar precios. Se veía obligado a llamar al personal de la oficina de Londres y realizaba entre cuatro y cinco llamadas para obtener una respuesta. Con un precio comprendido entre cinco y diez dólares para estas llamadas internacionales, los costos reales y la pérdida de productividad resultaban enormes. Estas operaciones ineficaces se verán reducidas en gran medida con Office Communicator Mobile, ya que la información de presencia permite al autor de las llamadas buscar un recurso disponible antes de realizar cualquier llamada. Intel también está aumentando el uso del vídeo con el cliente de Office Communicator. Los equipos portátiles Intel Centrino 2 con tecnología vpro ya están disponibles con capacidad de procesamiento, resoluciones de pantalla y autonomía de batería mejoradas, que utilizan las funcionalidades de vídeo de alta definición de Office Communicator de manera eficaz.

6 Intel produce actualmente vídeos de formación en lugar de documentos escritos para explicar tareas complejas. Los empleados hacen uso de Office Live Meeting para ver estos vídeos. El hecho de mostrar a una persona un vídeo de cinco minutos sobre cómo ajustar una máquina de fabricación resulta mucho más eficaz que entregarle un documento de 15 páginas, especialmente si la plantilla se caracteriza por ser diversa e internacional, afirma Clark. Apoyo de futuras iniciativas Intel seguirá ampliando los servicios proporcionados por Office Communications Server 2007, especialmente los de voz y videoconferencia. Debido a que la mayoría de los empleados ya utilizan la presencia y la mensajería instantánea, Intel espera sacar el máximo provecho de la ampliación de los sistemas de voz y videoconferencia simplemente beneficiándose de las crecientes funcionalidades de la conocida interfaz de Office Communicator.

7 Para obtener más información Para obtener más información sobre los productos y servicios de Microsoft, póngase en contacto con Microsoft Sales Information Center en el teléfono (800) Si está en Canadá, póngase en contacto con Microsoft Canada Information Centre a través del teléfono (800) Los clientes con disfuncionalidades auditivas pueden utilizar los servicios de teléfono de texto en el (800) para Estados Unidos o en el (905) para Canadá. Fuera de EE.UU. y Canadá, póngase en contacto con la oficina de la subsidiara local de Microsoft. Para obtener acceso a la información a través de Internet, visite: Microsoft Office system Microsoft Office system es el entorno elegido en el sector empresarial para trabajar con la información, ya que ofrece los programas, los servidores y los servicios que ayudan a conseguir el éxito transformando la información en un arma eficaz. Para obtener más información sobre Microsoft Office system, visite: Para obtener más información sobre los productos y servicios de Intel, visite el siguiente sitio web: Este caso práctico sólo tiene carácter informativo. MICROSOFT NO OTORGA NINGUNA GARANTÍA, EXPLÍCITA NI IMPLÍCITA, EN ESTE RESUMEN. Fecha de publicación del documento: enero 2009 Software y servicios Microsoft Office Microsoft Office Communications Server 2007 R2 Microsoft Office Communicator Microsoft Office Communicator Mobile 3.0 Microsoft Office Communicator Web Access Microsoft Office Live Meeting Hardware Los dispositivos autorizados de Microsoft UC ofrecen una sensación y un ahorro de UC óptimos: audio de banda ancha, instalación Plug and Play e integración perfecta con Microsoft Office Communicator Teléfono USB Polycom CX200 Auriculares USB Jabra GN2000 NC Auriculares USB de banda ancha Plantronics SupraPlus

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