Guía para los Usuarios Residentes

Transcripción

1 Sistema Web de Comunicación y Transparencia para Fraccionamientos y Condominios Guía para los Usuarios Residentes Última Modificación: 28 de junio de 2013.

2 Índice Introducción Conozca su Portal Verifique sus pagos de mantenimiento Envíe sus comprobantes de pago Realice un comentario, solicitud, pregunta, aviso o alerta Efectúe una propuesta Vote a favor o en contra de las propuestas de sus vecinos Revise periódicamente la situación financiera de su Conjunto Conozca las Metas y Logros de su Administración/Mesa Directiva Vea los Mensajes enviados por su Administrador/Mesa Directiva Consulte el Directorio y los Documentos Importantes Participe en las votaciones Reserve las Instalaciones Comunes Otras Acciones Olvidó su contraseña? Recupérela fácilmente Cambiar contraseña y mail

3 Introducción La presente guía asume que su edificio, fraccionamiento, condominio, residencial, etc. en lo sucesivo llamado de forma general como Conjunto ha sido registrado en el sitio y por tal motivo se generó un Portal Web del tipo micondominio.residentia.net exclusivo para su Conjunto. El Portal recién creado debe verse como se muestra a continuación Si Ud. es residente del Conjunto y aún no tiene su Usuario para ingresar al Portal, puede obtenerlo de dos maneras, ya sea solicitándolo a su Administrador/Mesa Directiva, o bien en esta pantalla, de clic en Solicite su acceso aquí, con lo cual se mostrará un formulario para que registre sus datos (nombre, domicilio, celular y correo electrónico). Con esto, el sistema le enviará automáticamente un mail con sus datos de acceso (usuario y contraseña). Por seguridad, la primera vez que ingrese al Portal se le pedirá que cambie su contraseña. Nota: En lugar del logo de Residentia, su Administrador o Mesa Directiva puede configurar el logo de su Conjunto. En las siguientes secciones se describen los pasos a seguir para sacarle el mayor provecho a su Portal. 3

4 1. Conozca su Portal Al entrar a su Portal se le mostrará la siguiente pantalla de Inicio. Como verá, las secciones se organizan en Pestañas para su fácil acceso, con sólo mover el mouse sobre éstas, se mostrará su contenido. De entrada, en caso de que su Administrador, Tesorero o Mesa Directiva ya hayan registrado su último pago, se mostrará el mensaje Gracias por ir al corriente con sus pagos. Caso contrario se mostrará el mensaje En este momento tiene pagos por realizar. A la izquierda se mostrarán los datos de la cuenta bancaria donde puede realizar sus pagos de mantenimiento (en caso de que así lo haya configurado su Administrador/Mesa Directiva). En la parte inferior derecha encontrará un panel flotante con el Resumen de los últimos días. Aquí se indica el número de comentarios recientes, propuestas, logros, metas, mensajes, documentos y saldo actual. Cada línea tiene un link que lo llevará al apartado correspondiente. Para minimizar el panel de clic en el ícono, para cerrarlo de clic en el tache rojo. 4

5 2. Verifique sus pagos de mantenimiento Al centro de la pestaña de Inicio, se encuentra el apartado Mis Pagos Realizados, donde se muestra a detalle su historial de pagos, mismos que previamente ha capturado su Administración/Mesa Directiva. Si recientemente han adoptado el Sistema Residentia, es normal que no vea sus pagos efectuados, seguramente su Administración/Mesa Directiva están en proceso de registrar las cuotas recaudadas en el mes actual. 3. Envíe sus comprobantes de pago En la pestaña de Inicio, al centro se encuentra el apartado Enviar Comprobante de Pago. En caso de que realice sus pagos mediante depósito o transferencia bancaria, envíe su comprobante de pago por este medio a su Administrador/Tesorero/Mesa Directiva, de esta manera será más fácil la revisión y aplicación de su pago. Al enviar sus comprobantes de pago por este medio, en el apartado que se encuentra a un costado, Comprobantes Enviados podrá ver el historial de los comprobantes que haya enviado, de manera que podrá saber si ya fueron revisados y aprobados. 4. Realice un comentario, solicitud, pregunta, aviso o alerta En la pestaña de Inicio, en la parte inferior izquierda, se encuentra el apartado de Comentarios, aquí podrá tanto hacer comentarios como ver los comentarios de los demás residentes. Para realizar un cometario, seleccione primero el Tipo : Solicitud: Para hacer una solicitud a su Administración/Mesa Directiva. Ejemplos: Registrar su último pago de mantenimiento, realizar una reparación. Pregunta: Para hacer una pregunta a su Administración/Mesa Directiva y/o a sus vecinos. Ejemplo: Saber qué días pasa el camión recolector de basura. Aviso: Informar a su Administración/Mesa y/o vecinos de algún tema. Ejemplo: En el jardín vecinal se ha formado una zanja por las lluvias, favor de tener cuidado al caminar. 5

6 Alerta: Alertar acerca de un suceso relevante o de emergencia. Ejemplo: El día de ayer a las 10 p.m. ocurrió un robo a mano armada afuera del Conjunto, extremen precauciones. Felicitación: Reconocimiento hacia su Administración/Mesa Directiva. Felicidades por las recientes medidas de seguridad tomadas, serán de gran beneficio para todos los vecinos. Comentario General: Cualquier otro tipo de comentario. Ejemplo: A los vecinos que tienen mascotas, favor de recoger sus heces, ya que es muy molesto además de generar suciedad y enfermedades. Posteriormente, redacte su comentario y si lo desea, suba una foto relacionada al mismo, dando clic en el botón Seleccionar. Finalmente de clic en Enviar Comentario. Con esto su comentario quedará publicado en el Portal y su Administrador/Mesa Directiva podrá dar una respuesta al mismo. 5. Efectúe una propuesta Vaya a la pestaña de Propuestas, sección Enviar Propuesta. Redacte su propuesta en el cuadro que se encuentra abajo, opcionalmente seleccione un documento o imagen para anexarlo a su propuesta y de clic en "Enviar Propuesta". 6

7 Con esto su propuesta quedará publicada, de manera que su Administración pueda dar una respuesta o comentario. Asimismo, los demás residentes podrán expresar si están de acuerdo o no con la misma, votando a favor o en contra. 6. Vote a favor o en contra de las propuestas de sus vecinos En la pestaña Propuestas, sección Historial de Propuestas, se enlistan las propuestas enviadas por los residentes. A la derecha de cada propuesta se encuentran las columnas Votar a favor y Votar en contra. De clic sobre alguno de los íconos de las manitas con el pulgar hacia arriba o hacia abajo. 7

8 De esta manera cada vecino puede expresar si está de acuerdo o no con cada propuesta, de tal suerte que en las últimas dos columnas a la derecha de cada propuesta se muestra el número de personas que están de acuerdo, así como las que están en desacuerdo. Con lo anterior, su Administración/Mesa Directiva y vecinos en general pueden tener una idea más clara de la opinión de la mayoría de la gente, para así actuar en consecuencia. 7. Revise periódicamente la situación financiera de su Conjunto Vaya a la pestaña de Balance. Aquí podrá consultar los ingresos y los gastos registrados por su Administración/Mesa Directiva. Observe que hay dos modos de consulta: por fecha de registro y por fecha contable. La primera muestra los registros cronológicamente como fueron capturados, mientras que la segunda los muestra con base en las fechas contables indicadas al momento de guardarlos. Note también que puede consultar el mes actual, el anterior o cualquier rango de fechas que desee, introduciendo el periodo de consulta y dando clic en Consultar. A la derecha se encuentra un botón con la leyenda Ver Gráfica de Ingresos vs Gastos, al dar clic se mostrará una gráfica de barras con las cantidades de los últimos 12 meses. En seguida se muestra un ejemplo. 8

9 Tip: Le recomendamos que mes con mes consulte esta gráfica, con lo cual podrá observar el incremento en la recaudación y medir los resultados obtenidos con Residentia. 8. Conozca las Metas y Logros de su Administración/Mesa Directiva Vaya a la pestaña de Logros. Aquí podrá estar al tanto de las acciones realizadas por su Administración/Mesa Directiva, en pro del bien común de su Conjunto. De igual manera, podrá ver las próximas Metas (compromisos a cumplir, planes, proyectos, reparaciones, etc.) que están por efectuarse. 9

10 9. Vea los Mensajes enviados por su Administrador/Mesa Directiva Mediante el sistema, su Administrador/Mesa Directiva tienen la opción de enviar mensajes por mail a todos los residentes (con opción de adjuntar documentos), de tal manera que quedan registrados en el Portal en la pestaña de Mensajes. 10. Consulte el Directorio y los Documentos Importantes En la pestaña de Dir. y Docs. encontrará las secciones de Directorio y Documentos, mismas que deben ser cargadas por su Administración y/o Mesa Directiva. En el Directorio Ud. podrá encontrar teléfonos o contactos, como caseta de vigilancia, estación de policía más cercana, bomberos, teléfono del Administrador y/o integrantes de la Mesa Directiva, entre otros. 10

11 Más abajo, en el apartado de Documentos podrá encontrar archivos tales como el Reglamento Interno del Conjunto, Estatutos, Acta Constitutiva, Reglamento de uso de las áreas comunes, Ley de Condóminos Vigente, etc. 11. Participe en las votaciones Mediante el sistema, su Administrador y/o Mesa Directiva pueden lanzar votaciones a manera de cuestionarios de opción múltiple, de tal manera que al iniciar un consenso se envía automáticamente un mail a los residentes para notificarles del mismo. En caso de haber votaciones en progreso, si Ud. aún no ha emitido su voto, al entrar al Portal se mostrará abierta la pestaña de Votaciones, donde se encontrará el cuestionario que deberá llenar y enviar. Posterior a efectuar su voto, podrá ver en tiempo real las estadísticas de las votaciones en curso, mostrando el porcentaje de votos que va recibiendo cada opción del cuestionario. 11

12 De igual forma, se mostrará abajo el historial con los últimos consensos registrados. 12. Reserve las Instalaciones Comunes Vaya a la pestaña Reserv. (Reservaciones). Aquí encontrará las instalaciones comunes que haya configurado su Administrador/Mesa Directiva con la finalidad de poder ser reservados por este medio. Para reservar una Instalación Común para una fecha/horario determinado, seleccione la fecha deseada y de clic en Consultar. 12

13 Le aparecerán los horarios ocupados para esa fecha; en caso de que no haya horarios ocupados, se mostrará la leyenda Este día está totalmente disponible. Seleccione el horario en que utilizará la Instalación Común y de clic en Reservar. Con esto quedará registrada su solicitud, en espera de que su Administrador/Mesa Directiva la aprueben. Una vez aprobada, le aparecerá la solicitud en estatus de Reservación Aprobada. Para cancelar la reservación de clic en el ícono de tache rojo que se encuentra a la derecha. Al cancelarla quedará el horario disponible para que otra persona lo pueda ocupar. Nota: Este módulo tiene un costo adicional. Si en su Portal no se encuentra la pestaña Reserv. y Ud. cree que puede ser benéfico su uso para su Conjunto, por favor solicítelo a su Administrador/Mesa Directiva, o bien envíenos un correo a contacto@residentia.net podemos obsequiarles 30 días gratis para que lo prueben. Para ver la lista de precios vigente, visite la página: 13

14 13. Otras Acciones 13.1 Olvidó su contraseña? Recupérela fácilmente En la pantalla de acceso a su Portal, de clic en Recuperar usuario/contraseña, introduzca el correo electrónico con el que se encuentra registrado y de clic en Recuperar. El sistema le enviará un mail con sus datos de acceso Cambiar contraseña y mail Vaya a la pestaña Conf., sección Cambiar contraseña o . Modifique sus datos y d clic en Cambiar. Nota: Al cambiar su correo, el sistema cambiará su contraseña y se la enviará al nuevo correo que haya registrado. 14

15 Si tiene cualquier duda, aclaración o sugerencia, no dude en escribirnos a contacto@residentia.net, estamos para servirle. Equipo Residentia By Cisne Technologies Residentia Cisne Technologies Todos los derechos reservados 15