MANUAL DE EVALUACION DE PROVEEDORES PARA SISTEMAS DE GESTION VERSION 23.1

Transcripción

1 MANUAL DE EVALUACION DE PROVEEDORES PARA SISTEMAS DE GESTION VERSION 23.1 PARAMETRIZACION DEL SISTEMA Consiste en ingresar los datos de las tablas maestras de acuerdo al control que la empresa quiera dar a sus proveedores Estas tablas son accedidas por el administrador y por quien tenga activa la penúltima responsabilidad: Parametrización y Evaluación de Proveedores en el siguiente perfil A través del Menú Módulos/Evaluación de Proveedores se puede acceder a las tablas y operaciones del módulo

2 CATEGORIAS DE PROVEEDORES En esta tabla se definen las categorías de las parejas Proveedor-Producto en caso de que se requieran establecer diferentes criterios de evaluación para cada categoría, de lo contrario no se preocupe que todos las parejas tendrán la categoría general SELECCIÓN DE PROVEEDORES En la tabla Proveedores, se deben crear las parejas Proveedor- producto que afectan la calidad y que están en el proceso de Selección. O aquellas parejas de confianza con que viene trabajando la organización. Para crear una pareja nueva ingrese por el icono Nuevo superior izquierdo

3 En el campo Proveedor a través de la opción Ingresar Proveedor nuevo puede ingresar el nombre del proveedor que está en proceso de Selección o escoger uno que ya existe para adicionarle un producto Ingresa nuevo proveedor activando la opción, registrando nombre proveedor y activando la flecha

4 Similar método al ingresar un nuevo Producto en el campo Producto. O puede seleccionar un producto existente para adicionarlo al proveedor nuevo En el campo Importancia seleccione de acuerdo a si el producto a adquirir es de Alto Impacto o de menor Impacto para la elaboración de su producto o prestación de su servicio. La importancia incide en la exigencia a la evaluación En los campos contacto y registra el nombre y el correo electrónico de la persona representante del proveedor

5 En el campo Estado puede seleccionar la situación del proveedor a través de las posibilidades que se relacionan en la siguiente pantalla y que vienen por defecto en el software, sin embargo, puede crear otro estado, activando la opción Ingresar Estado Nuevo y la flecha. Para proveedor en etapa de Selección le recomendamos asignarle estados Esperando Información o En estudio. El campo Estado es manipulado más adelante por el software en la evaluación y reevaluación del proveedor de acuerdo al puntaje obtenido La fecha del estado es propuesta por el sistema, sin embargo la puede cambiar por el calendario (punticos). En el Comentario puede incluir alguna información de la pareja, especialmente si es en la etapa de Selección, puede colocar los criterios de selección y el avance

6 Al guardar queda la pareja en la tabla de Proveedores al final. Por ejemplo observe la empresa Frutas que está en proceso de Selección, el estado que se le asignó es Esperando Respuesta/Información, y en Comentarios se escribió la situación de los criterios de Selección. En esta pantalla puede eliminar o modificar cualquier campo de una pareja señalando el cuadrito de la izquierda del registro y activando la opción Modificar roja superior Debido a que en las operaciones de evaluación-revaluación el sistema manipula el Estado y el Comentario, se sugiere imprimir el siguiente reporte para registrar el estado de los Proveedores en Selección

7 Se selecciona los proveedores por Estado; En Estudio por ejemplo. En el último registro se puede observar la Situación (Criterios) de un proveedor. La tercera opción es una Matriz MATRIZ DE CRITERIOS La matriz de criterios es fundamental para la calificación del proveedor. Se utiliza para la Evaluación y Revaluación del Proveedor.

8 Se puede establecer Matriz por Categoría de parejas en caso de que el alcance de la evaluación sea distinto para los diferentes grupos de parejas La primera Columna Criterio, contiene los criterios que mide la empresa de algún grupo de productos o servicios recibidos. Estos criterios pueden ser modificados. La última columna Peso del Criterio, determina la importancia que la empresa da al criterio. Por ejemplo en la siguiente matriz, los últimos dos criterios Precio y Servicio Postventa se les da poca importancia. Pero le da la máxima importancia a la calidad del producto y al cumplimiento en cantidad. Estos pesos pueden ser cambiados por el usuario de acuerdo a la importancia de los criterios a calificar. Si no le da ninguna importancia a un criterio, es decir, ni lo califica, puede poner 0 en la ponderación. Las 3 columnas internas corresponden a la calificación cualitativa que se da al recibo de los productos y servicios. De izquierda a derecha empeora la percepción. Por ello el usuario registra los puntajes en la parte superior a cada una de estas percepciones (columnas). En la matriz del ejemplo se le dará de puntaje 100, 60 o 0 de acuerdo al comportamiento del pedido en esos criterios. El contenido de las celdas de los criterios puede ser cambiado, pero manteniendo la congruencia del puntaje en cada columna. Cuando se van a realizar especiales evaluaciones a determinados proveedores o a algún proveedor que se sale del estándar, se puede modificar estos valores, es decir, el puntaje del criterio y el peso relativo para luego de la evaluación, volverlos a su estado original. O si es una revaluación y se tienen otros criterios para esta, se modifican y se hace la revaluación. Nota: Para mayor claridad favor observar el contenido de la matriz de la categoría General por defecto que viene con el módulo.

9 La cuarta opción contempla la tabla de Rangos de Retroalimentación con los puntajes para que el software sugiera la acción a tomar de acuerdo a los resultados obtenidos en la evaluación o revaluación de los proveedores La tabla permite manejar rangos distintos entre proveedores de productos o servicios de Alto Impacto y de Medio-Bajo Impacto en cuanto al efecto de la calidad en la organización. La tabla despliega los estados que vienen en el software por defecto así como los que la empresa ingresó. Por ejemplo, Al evaluar una pareja de Alto Impacto que obtenga un puntaje de 85, el sistema le sugiere Aprobarlo pero levantarle acción preventiva. Pero si fuera de Medio-Bajo impacto, el sistema le genera estado Evaluado Ok sin problema. Obviamente se debe ser más exigente con los productos y servicios críticos. Los valores de los rangos los puede ajustar a las necesidades del control que desea ejercer sobre sus proveedores. Hay algunas restricciones que el sistema valida. Cuando se van a realizar especiales evaluaciones a determinados proveedores o a algún proveedor que se sale del estándar, se puede modificar estos rangos y luego de la evaluación volverlos a su estado original.

10 La siguiente opción Registro y Verificación de Compras corresponde a la operación transaccional del módulo, es decir, donde se ingresan los datos de los pedidos que van a ser calificados A esa opción de Registro y Verificación de compras se accede por parte del administrador o de quien tenga en su perfil la última responsabilidad activada registro verificación de compras

11 En esta pantalla se registran los pedidos de los productos o servicios ingresados en el módulo. Estos pedidos van a ser calificados para efectos de la Evaluación o revaluación. Por el icono Nuevo superior izquierdo se ingresa la calificación de un nuevo pedido Se abre pantalla para registrar el pedido y seleccionar la calificación de acuerdo a la matriz de criterios de la Categoría de la pareja seleccionada

12 También existe la posibilidad de ingresar la calificación de pedidos múltiples, es decir, una gran cantidad de pedidos que tienen la misma calificación en todos sus criterios Seleccionamos la percepción de los pedidos en los criterios que aplica Señalando el pedido y activando el Icono superior Calificar Pedido y Modificar, se puede modificar la calificación del pedido.

13 Al Guardar el cambio, el sistema produce una advertencia, debido a que el Criterio Cumplimiento en Cantidad no lo calificó, siendo su ponderación en la matriz > 0. Es solo advertencia. Los criterios ponderados con 0, no aparecen aqui La última opción es donde se realiza la evaluación o revaluación de los proveedores. Esta opción la tiene el Administrador y el usuario (o usuarios) con esta responsabilidad activada Parametrización y Evaluación de Proveedores

14 En la tabla aparecen las evaluaciones realizadas, la fecha de realización, el rango de tiempo escogido para los pedidos, el usuario que evaluó y las parejas evaluadas. Este rango se aplicó a los pedidos comprendidos entre esas fechas. Para hacer una nueva evaluación o revaluación debe activar el icono superior Nuevo Allí podrá seleccionar por Categoría Todos los proveedores (seleccione Todos) que pertenecen a esa categoria, unos cuantos (señálelos oprimiendo la tecla Control) o uno solo. Inclusive puede evaluar solo un producto de un evaluador. Igualmente debe escoger el rango de fechas de los pedidos

15 Para comprender en más detalle cómo funciona la evaluación, escogemos el registro cuya evaluación deseamos observar Para observar los resultados de la evaluación, se señala el registro y activa el icono superior Ver Detalles En el ejemplo siguiente, El producto Licencia del proveedor Mejoramiso, obtuvo 39 puntos en la evaluación. Este puntaje se obtiene del siguiente algoritmo: El sistema coge todos los pedidos de la pareja, comprendidos entre el rango de fechas seleccionado. Por cada pedido de la pareja, el sistema calcula el puntaje teniendo en cuenta el puntaje de cada criterio seleccionado, que aparece en la parte superior Matriz de Criterios de Evaluación y la ponderación de Pesos Relativos de los criterios que aparece en la última columna de la Matriz (Calificación criterio 1 * ponderación% criterio 1) + (calificación criterio 2 * ponderación% criterio 2)..+ (calificación criterio 5 * ponderación% criterio 5) En caso de más pedidos de la pareja (proveedor-producto) el sistema promedia el puntaje. En este ejemplo hay mas pedidos de esa pareja en donde el sistema realiza la misma operación anterior. Promedia todos los pedidos obteniendo un puntaje de 39. De acuerdo al puntaje se compara con la tabla de Retroalimentación, teniendo en cuenta la Importancia de la pareja proveedor-producto (Alto Impacto, Medio-bajo Impacto) para que el sistema le sugiera la acción a tomar bajo la columna Tipo de Acción

16 El sistema le propuso Aprobarlo pero le sugiere establecer una acción correctiva porque es un Proveedor de Alto Impacto que obtuvo 39 puntos como puede ver en la tabla de rangos de retroalimentación desplegada al comienzo en este documento Cuando se hacen las evaluaciones, Algunos de los Proveedores son de Alto Impacto y otros No de acuerdo al producto o servicio que suministran. Puede observar la tabla de Retroalimentación de rangos para ver porque las sugerencias que ofrece el software después de la evaluación, y que coloca en la columna Tipo de Acción. Para las acciones Aprobado pero se sugiere Acción Preventiva o Correctiva, el sistema genera un vínculo en la columna Generar Acción. Por ejemplo la pareja proveedor Mejoramiso producto ASP, que obtuvo un puntaje de 33 y que es proveedor de Mediano-Bajo Impacto, al activar el vinculo

17 .Sugiere una Solicitud de Acción Preventiva cuyo Origen es Evaluación de Proveedores REVALUACION DE PROVEEDORES Se puede cancelar si no se desea levantar, de lo contrario, al guardar la Solicitud se genera la 782

18 Cuando el estado es sugerido por el Sistema, este actualiza la tabla de Proveedores. La columna Estado con el nuevo estado, la Fecha de Estado con la fecha en que se cambia el estado. Esta funcionalidad en el módulo de Proveedores, hace parte de la retroalimentación del Sistema de Gestión Los proveedores que después de la evaluación generen Estados Aprobado pero se sugiere acción correctiva y Aprobado pero se sugiere acción preventiva deben ser Revaluados después de que se han cerrado las acciones pertinentes por la misma opción Evaluar Proveedores. El estado de esas acciones se puede consultar por los informes detallados y gráficos de mejoramiento con Origen = Evaluación de Proveedores. El usuario del módulo también puede decidir establecer acciones (retroalimentar el SGC) si el estado es Suspendido o Rechazado u otro que considere, en cuyo caso entraría al módulo Mejora/Acciones y registra la solicitud escogiendo el Origen = Evaluación Proveedores. Estos proveedores también deben ser revaluados cuando se cierre la acción.

19 REPORTES Se cuenta con tres reportes en el módulo de Proveedores, que se acceden por Icono Informes dentro del módulo El primero es un reporte ejecutivo por Categoría que al seleccionar el criterio de evaluación aparece la lista de proveedores ordenados de deficientes a buenos en cuanto a ese criterio

20 El Reporte de Proveedores produce el estado de cada uno de acuerdo a la última evaluación El informe Reporte Evaluación Producto se accede por Informes Este reporte le permite escoger el Proveedor para obtener los resultados detallados de las evaluaciones, con el fin de enviárselos a este y cumplir con el Principio de retroalimentarlo. Solo se producen informes de la última evaluación. Por ello es fácil hacer otra evaluación. Recuerde, este reporte solo trabaja con la última evaluación.

21 Para retroalimentar al proveedor y cumplir con el principio de Relaciones mutuamente Beneficiosas, tiene la opción de imprimir este reporte y enviárselo por Fax o activar el icono para enviar el informe por correo

22 Antes de enviar el correo, el usuario lider de Compras puede registrar en la parte inferior algun comentario o mensaje al Proveedor,el cual llegará por mail

23 Al activar la opción de envío del informe se envía un mail como este al proveedor

24 La retroalimentación del SGC a través de acciones, se refleja en este gráfico (variable amarilla). Gráfico de fuentes u orígenes de acciones