MANUAL DEL USUARIO 1. OBJETO

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1 MANUAL DEL USUARIO APLICATIVO PGIRASA Sistema de Informes para el Plan de Gestión Integral de Residuos Generados en la Atención en Salud y Otras Actividades 1. OBJETO Establecer las instrucciones de uso del APLICATIVO PGIRASA (Sistema de Informes para el Plan de Gestión Integral de Residuos Generados en la Atención en Salud y Otras Actividades) mediante el cual se realiza la presentación de los Informes de Gestión Interna del Plan de Gestión Integral de Residuos generados en Atención en Salud y otras Actividades P.G.I.R.A.S.A. que deben reportar periódicamente los generadores de que trata el Título 10. GESTIÓN INTEGRAL DE LOS RESIDUOS GENERADOS EN LA ATENCIÓN DE SALUD Y OTRAS ACTIVIDADES del Decreto único Reglamentario del Sector Salud y Protección Social No. 780 de 2016, de tal forma que la información remitida a la Autoridad Sanitaria sea clara, contenga las variables requeridas y se condensen los consolidados d que aportan información específica sobre la gestión Interna de residuos generados en atención en salud y otras actividades en el Departamento, considerando que los informes se constituyen en uno de los instrumentos para el control y vigilancia de la implementación del Plan de Gestión. 2. ALCANCE Este manual aplica a las personas naturales o jurídicas, públicas o privadas que generen, identifiquen, separen, empaquen, recolecten, transporten, almacenen, aprovechen, traten o dispongan finalmente los residuos generados en desarrollo de las actividades relacionadas con: a) Los servicios de atención en salud, como actividades de la práctica médica, práctica odontológica, apoyo diagnóstico, apoyo terapéutico y otras actividades relacionadas con la salud humana, incluidas las farmacias y farmacias-droguerías. b) Bancos de sangre, tejidos y semen. c) Centros de docencia e investigación con organismos vivos o con cadáveres. d) Bioterios y laboratorios de biotecnología. e) Los servicios de tanatopraxia, morgues, necropsias, y exhumaciones. f) El servicio de lavado de ropa hospitalaria o de esterilización de material quirúrgico. g) Los servicios veterinarias entre los que se incluyen: consultorios, clínicas, laboratorios, centros de zoonosis y zoológicos, tiendas de mascotas, droguerías veterinarias y peluquerías veterinarias. h) Servicios de estética y cosmetología ornamental tales como: barberías, peluquerías, escuelas de formación en cosmetología, estilistas y manicuristas, salas de belleza y afines. i) Centros en los que se presten servicios de piercing, pigmentación o tatuajes. 3. DEFINICIONES Atención en Salud. Se define como el conjunto de servicios que se prestan al usuario en el marco de los procesos propios del aseguramiento, así como de las actividades, procedimientos e intervenciones asistenciales en las fases de promoción y prevención, diagnóstico, tratamiento y rehabilitación que se prestan a toda la población..

2 Bioseguridad. Es el conjunto de medidas preventivas que tienen por objeto minimizar el factor de riesgo que pueda llegar a afectar la salud humana y el ambiente. Indicador de capacitación: Se establecerán indicadores para efectuar seguimiento al Plan de Capacitación: No. de jornadas de capacitación, número de personas entrenadas, etc. Indicador de beneficios: Se cuantifican los beneficios obtenidos económicamente por el aprovechamiento y gestión integral de residuos, tales como ingresos por reciclaje, reducción de costos por tratamiento al minimizar la cantidad de residuos peligrosos por una correcta segregación, etc. Indicador de destinación. Son aquellos en los cuales se calcula la cantidad de residuos sometidos a desactivación de alta eficiencia, incineración, reciclaje, disposición en rellenos sanitarios, u otros sistemas de tratamiento. Indicadores de Accidentalidad: Estos indicadores se registran para accidentalidad e incapacidad, relacionada exclusivamente con la gestión de los residuos generados en atención en salud y otras actividades. Indicadores de Gestión: Son un mecanismo de control y de direccionamiento, en la medida en que miden las decisiones y acciones emprendidas por la entidad o establecimiento, se orientan al cumplimiento de los objetivos de los procesos, macroprocesos y la misión de la entidad. Con su utilización se debe minimizar la cantidad de información innecesaria y así generar sólo la información relevante para la toma de decisiones al interior de la Institución. Indicador de infección Nosocomial: Son aquellos registrados por la aparición de una infección nosocomial que adquiere el paciente durante su hospitalización, la cual no padecía previamente ni la estaba incubando al momento de la admisión. Indicador de Frecuencia: Son los relacionados exclusivamente con la gestión de los residuos generados en atención en salud y otras actividades. Este índice lo deben calcular los generadores y los prestadores de servicios. Generador: Es toda persona natural o jurídica pública o privada que produce o genera residuos en el desarrollo de las actividades relacionadas con atención en salud y otras actividades. Gestión Integral: Conjunto articulado e interrelacionado de acciones de política normativas, operativas, financieras, de planeación, administrativas, sociales, educativas, de evaluación, seguimiento y monitoreo desde la prevención de la generación hasta el aprovechamiento, tratamiento y/o disposición final de los residuos, a fin de lograr beneficios sanitarios y ambientales y la optimización económica de su manejo respondiendo a las necesidades y circunstancias de cada región. Gestión externa. Es la acción desarrollada por el gestor de residuos peligrosos que implica la cobertura y planeación de todas las actividades relacionadas con la recolección, almacenamiento, transporte, tratamiento, aprovechamiento y/o disposición final de residuos fuera de las instalaciones del generador. Gestión interna. Es la acción desarrollada por el generador, que implica la cobertura planeación e implementación de todas las actividades relacionadas con la minimización, generación, segregación, movimiento interno, almacenamiento interno y/o tratamiento de residuos dentro de sus instalaciones. Gestor o receptor de Residuos Peligrosos. Persona natural o jurídica que presta los servicios de recolección, almacenamiento, transporte, tratamiento, aprovechamiento y/o disposición final de residuos peligrosos, dentro del marco de la gestión integral y cumpliendo con los requerimientos de la normatividad vigente.

3 Guía para la formulación del Plan de gestión integral de residuos generados en la atención en salud y otras actividades Pequeños Generadores. Es un aplicativo Excel desarrollado por el programa de Gestión Integral de Residuos, Sustancias Químicas y Plaguicidas de la Secretaría de Salud de Boyacá, mediante el cual se establecen los componentes para definir los procedimientos, procesos, actividades y/o estándares que deben adoptarse y realizarse en la gestión integral de todos los residuos generados en la atención en salud y otras actividades, acorde a lo establecido en la Resolución 1164 de Manual para la gestión integral de residuos generados en la atención en salud y otras actividades. Es el documento mediante el cual se establecen los procedimientos, procesos, actividades y/o estándares que deben adoptarse y realizarse en la gestión integral de todos los residuos generados en la atención en salud y otras actividades. Plan de gestión integral de residuos. Es el instrumento de gestión diseñado e implementado por los generadores que contiene de una manera organizada y coherente las actividades necesarias que garanticen la gestión integral de los residuos generados en la atención en salud y otras actividades. Pequeño Generador: Es la persona natural o jurídica que produce residuos generados en atención en salud y otras actividades, en una cantidad no mayor a la media móvil de 100 Kg. Personal encargado de residuos hospitalarios: Persona delegada por el generador para realizar la implementación y seguimiento del plan de gestión integral de residuos hospitalarios y similares, para pequeños generadores. Residuo peligroso. Es aquel residuo o desecho que por sus características corrosivas, reactivas, explosivas, tóxicas, inflamables, infecciosas o radiactivas, puede causar riesgos o efectos no deseados, directos e indirectos, a la salud humana y el ambiente, Así mismo, se consideran residuos peligrosos los empaques, envases y embalajes que estuvieron en contacto con ellos. Tratamiento de residuos peligrosos. Es el conjunto de operaciones, procesos o técnicas mediante el cual se modifican las características de los residuos o desechos peligrosos, teniendo en cuenta el riesgo y grado de peligrosidad de los mismos, para incrementar sus posibilidades de aprovechamiento y/o valorización o para minimizar los riesgos para la salud humana y el ambiente. 4. POLÍTICAS DE OPERACIÓN El Manual de procedimientos para la gestión integral de residuos hospitalarios y similares en Colombia adoptado mediante la Resolución 1164 de 2002, o la norma que lo modifique, adicione o sustituya, contempla que con el fin de establecer los resultados obtenidos en la labor de gestión interna de residuos generados en atención en salud y otras actividades, las personas naturales o jurídicas que presten servicios de salud a humanos y/o animales y que implementen los planes de gestión de residuos generados en atención en salud y otras actividades en sus establecimientos o entidades deben de forma semestral o anual según el caso, presentar ante la Autoridad Sanitaria, los siguientes indicadores de gestión interna (VER ANEXO): Indicadores de Destinación, Indicador de capacitación, Indicador de Beneficio, Indicador Estadístico de Accidentalidad e Indicador de Infección Nosocomial Para lograr el objetivo establecido el programa de Gestión Integral de Residuos, Sustancias Químicas y Plaguicidas de la Secretaría de Salud de Boyacá diseñó un aplicativo en línea en el cual se unificaron los criterios y variables que se requieren en aras de poder consolidar la

4 información que deben presentar los generadores de residuos producidos en atención en salud y otras actividades. 5. INSTRUCCIONES DE DILIGENCIAMIENTO DEL APLICATIVO A continuación se dan los diferentes pasos a seguir para el cargue de la información en el APLICATIVO PGIRASA Sistema de Informes para el Plan de Gestión Integral de Residuos Generados en la Atención en Salud y Otras Actividades. Se recomienda que realice una lectura de este manual antes de realizar el cargue de la información, pues debe tener en cuentaen cuenta que UNA VEZ CIERRA EL FORMULARIO LOS DATOS NO PODRÁN SER MODIFICADOS, por lo tanto es necesario contar con la información que se menciona en el siguiente instructivo, de lo contrario no podrá dejar guardados los datos y tendrá que volver a iniciar con el proceso de cargue de la información. Paso 1. Ingreso al link del aplicativo a. Ingrese a la página web de la b. Ingrese a la pestaña Dependencias c. Dé click en Secretaría de Salud Figura 1. Ingreso Página Sección Secretaría de Salud de Boyacá

5 d. En la pestaña derecha ingrese a Trámites y servicios y dé click en Reporte de Indicadores PGIRASA Figura 2. Ingreso al aplicativo Paso 2. Registro en el sistema Este paso deberá realizarse una única vez, acá se asignará nombre de usuario y clave para el manejo del aplicativo a. Dé click en el enlace de registro Figura 3. Enlace de registro b. Ingrese los datos del establecimiento corrspondientes a: nombre de la institución, municipio, representante legal, naturaleza del establecimiento, correo electrónico, dirección, teléfono, clave y año de inscripción

6 Figura 4. Datos de registro Anote su clave y usuarios en un lugar seguro, en caso de pérdida deberá comunicarse con la Secretaría de Salud de Boyacá. Una vez diligenciado el formulario debe dar click en Registrar Paso 3. Ingreso al aplicativo Ingrese su clave y usuario en la ventana de inicio del aplicativo. Dé click en Entrar Figura 5. Ingreso al aplicativo Paso 4. Cargue de información Una vez ha ingresado al aplicativo encontrará la pantalla de inicio, en ésta tendrá acceso a diferentes procesos, como Ingreso de informe, Consulta de Informe y Cambio de clave.

7 Figura 6. Pantalla de inicio del aplicativo Ingreso de Informe de Indicadores de Gestión Interna de residuos Ingrese desde la pantalla de inicio en la opción En el botón de la derecha, dar clic para Ingresar un informe Anual a. Tabla 1. Plan de Gestion integral de Residuos Generados en Atención en Salud y otras Actividades(P.G.I.R.A.S.A) En esta sección deberá dar información general sobre el Plan de Gestión integral de Residuos Generados en Atención en Salud y otras Actividades del establecimiento generador Figura 7. Tabla 1 b. Tabla 2. Grupo Administrativo de Gestión Ambiental y Sanitaria (G.A.G.A.S) Debe ingresar información general del Grupo Administrativo de Gestión Ambiental y Sanitaria; esta sección no debe ser diligenciada por aquellos establecimientos que cuenten on una planta de personal menor de cinco (5) personas Figura 8. Tabla 2

8 c. Tabla 3. Programa de formación y educación Indique si cuenta con un programa de formación y educación, este programa es obligatorio para aquellos establecimientos que cuenten con una planta de personal mayor a cinco (5) personas. Figura 9. Tabla 3 d. Tabla 4. Auditorías e interventorías sanitarias Ingrese la información referente a la realización de auditorías a la gestión interna y externa en torno a la gestión integral de residuos. Figura 10. Tabla 4 e. Tablas 5 y 6. Producción más limpia Ingrese la información referente a la formulación e implementación del programa de producción más limpia dentro del establecimiento. Figura 11. Tablas 5 y 6

9 f. Tabla 7. Registro de generadores de residuos peligrosos Indique si se encuentra inscrito en el REGISTRO DE GENERADORES DE RESIDUOS PELIGROSOS ante el IDEAM, recuerde que esto aplica solo para los establecimientos que cumplan con los requisitos establecidos en el Decreto 4741 de 2005 y la Resolución 1362 de 2007, compilados actualmente en el Decreto Único Reglamentario No de Es importante aclarar que la inscripción y demás trámites relacionados con el REGISTRO DE GENERADORES DE RESIDUOS PELIGROSOS deberán realizarse ante la autoridad ambiental correspondiente (CORPOBOYACA, CORPOCHIVOR, CAR o CORPORINOQUIA) Figura 12. Tabla 8 g. Tabla 9. Pesaje consolidado mensual residuos peligrosos y no peligrosos De acuerdo a la información consignada en el Formato RH1, deberá ingresar la cantidad de kilogramos de residuos generados en cada mes del año del informe. Es importante tener en cuenta que deberá hacerse por tipo de residuo. Figura 13. Tabla 9 Para el diligenciamiento de la anterior tabla, deberá tener en cuenta, que si el establecimiento está reportando solo el total de residuos no peligrosos generados, (es decir que no esté haciendo pesaje por tipo de residuo, material reciclable, biodegradable, inertes por separado), estos se pueden registrar en la casilla de ordinarios Por otra parte, los frascos de medicamentos, que son tratados como residuos peligrosos, se deben relacionar en la casilla de cortopunzantes, se deben introducir datos únicamente de los residuos peligrosos y no peligrosos generados en la Institución y se debe incluir el consolidado mensual de pacientes o consultas atendidas en la Institución; si se tiene el servicio de hospitalización se debe registrar la cantidad de camas ocupadas por mes. h. Tablas 10 y 11. Procesos de tratamiento de residuos En las tablas 10 y 11 informe el tipo de tratamiento al que es sometido cada tipo de residuos, así como el gestor externo que lo realiza y su frecuencia de recolección. En el caso de los residuos peligrosos, la información deberá corresponder a la consignada en el acta de tratamiento y/o disposición final entregada por el gestor externo contratado y avalado mediante licencia ambiental por la autoridad ambiental correspondiente.

10 Figura 14. Tablas 10 y 11 i. Tabla 12. Fuentes de información Ingrese datos generales sobre las fuentes de información utilizadas para el diligenciamiento del formato anterior, así como un análisis de la misma. Figura 15. Tabla 12 j. Tabla 13. Indicadores de capacitación Ingrese los datos referentes a las capacitaciones realizadas durante el año del reporte, indicando entre otras tema, capacitador metodología y fecha.

11 Figura 16. Tabla 13 k. Tablas 14, 15 y 16. Indicadores de accidentalidad Inicialmente encontrará una descripción de los posibles accidentes que puedan ocurrir cuando se realizan las actividades laborales y la manipulación de residuos dentro del establecimiento, posteriormente deberá registrar el tipo de accidente y su respectiva descripción. Lo anterior, solo en el caso tal que durante el año del reporte hubiese ocurrido alguno. Figura 17. Tablas 14 y 15 En la tabla 16 deberá registrar el número total de horas trabajadas al mes y el número de accidentes ocurridos. Si desea puede ingresar observaciones.

12 Figura 18. Tabla 16 l. Tablas 17. Indicadores de beneficio Ingrese la información correspondiente a los residuos reciclables gestionados durante el año ingresado, en referencia a kg/mes, ingresos recibidos, gestor externo y beneficios del aprovechamiento. Figura 19. Tabla 17

13 m. Tabla 18 y 19. Indicadores de desempeño ambiental En esta sección ingrese la información correspondiente a consumos de agua y energía, así como los costos por la prestación de estos servicios públicos en el año del reporte. Tenga en cuenta: Para la Tabla 18. Agua Las entidades que no cuenten con hospitalización, deben diligenciar las columnas Consumo de agua, Costo del consumo y "Personas atendidas", éste último dato de corresponde a la sumatoria de todos los pacientes que atiendan durante el mes en los diferentes servicios de la entidad, incluidos urgencias, laboratorio, cirugía ambulatoria, procedimientos menores y/o demás. Por tal razón no deben diligenciar las demás columnas Las entidades que cuenten con servicio de hospitalización deben diligenciar las columnas Consumo de agua, Costo del consumo, Urgencias Cirugía % ocupación de camas, camas disponibles y Pacientes ; la columna "Personas atendidas" NO la deben diligenciar. Columna Consumo de agua de acueducto: corresponde al consumo mensual en metros cúbicos del agua de acueducto este dato se encuentra en la facturación del servicio en la sección de consumo mensual o histórico, en su defecto puede calcularse tomado de las lecturas diarias del medidor del acueducto. Columna Consumo de agua de pesos/mes: Corresponde al valor en pesos pagado en la facturación mensual por el recurso. Columna Urgencias: Corresponde al dato en número de las urgencias atendidas en el mes, si no se atendieron urgencias se debe escribir el número 0. Columna Cirugía: Corresponde al dato en número de las cirugías ambulatorias realizadas en el mes, si no se realizaron cirugías ambulatorias se debe escribir el número 0, se tienen en cuenta solo las cirugías ambulatorias porque las de los pacientes que son programadas y requieren hospitalización se contabilizan dentro del porcentaje de ocupación. Columna Porcentaje de ocupación: corresponde al dato que se obtiene de la estadística de la Entidad para conocer el porcentaje de ocupación de camas durante el mes, las Entidades que no cuentan con hospitalización deben escribir el número 0. Columna Camas disponibles mes: Corresponde al dato del número de camas que se tuvieron habilitadas para su uso durante el mes. Si la Entidad cuenta con 100 camas en total pero de esas 100 durante el mes en cuestión no se tienen habilitadas 15 porque están en reparación o porque esos cuartos no están en uso el dato a escribir seria 75 puesto que en ese mes se tuvieron habilitadas 75 camas a pesar de contar con 100. Columna Personas atendidas: Corresponde al dato de pacientes atendidos en la Entidades que no tienen servicios de hospitalización, allí se deben incluir los pacientes que se atienden en todos los servicios de la Entidad durante el mes. Columna Paciente: Corresponde al dato en cantidad de pacientes con el cual se va a calcular el indicador unitario, este valor se debe calcular de acuerdo a las siguientes fórmulas: a. Si el número de urgencias atendidas en el año corresponde a cero (0), entonces el dato de pacientes corresponde al número de personas atendidas b. Si el número de urgencias atendidas en el año es mayor a cero (0), entonces el dato de pacientes deberá ser calculado con la siguiente fórmula:

14 Pacientes = [0.8 %Camas ocupadas ] + [0.15 Número de Cirugías año] + [0.05 Número de Urgencias año] 100 Recuerde siempre realizar primero las operaciones dentro de los paréntesis. Para la Tabla 19. Energía Columna Consumo de energía: corresponde al consumo mensual en kw, este dato se encuentra en la facturación del servicio en la sección de consumo mensual o histórico, en su defecto puede calcularse tomado de las lecturas diarias del contador Columna Consumo de energía pesos/mes: Corresponde al valor en pesos pagado en la facturación mensual por el recurso Figura 19. Tablas 18 y 19 n. Tabla 20. Datos de diligenciamiento Ingrese nombre y cargo de la persona encargada del diligenciamiento. Figura 20. Tabla 20 o. Cierre del formulario Una vez ha diligenciado toda la información, debe dar click en el botón Ingresar que se encuentra a continuación de la tabla de datos de diligenciamiento.

15 UNA VEZ INGRESA LOS DATOS LOS MISMOS NO PODRÁN SER MODIFICADOS, por lo tanto es necesario contar con la información anteriomente mencionada, de lo contrario no podrá dejar guardados los datos y tendrá que volver a iniciar con el proceso de cargue de la información. Al ingresar los datos será redirigido al resumen del reporte, esta información podrá imprimirla y tenerla dentro de los archivos del establecimiento, es importante aclarar, que no se debe enviar el reporte en medio físico ni magnético a la Secretaría de Salud de Boyacá. Si desea realizar la consulta de los informes cargados podrá ingresar a través de la página de inicio del aplicativo Figura 21. Consulta de informes cargados Si desea cambiar la clave del aplicativo podrá realizarlo desde la página de inicio del mismo Figura 21. Cambio de clave del aplicativo Ante cualquier inquietud puede comunicarse con los Profesionales del Programa de Residuos, Sustancias Químicas y Plaguicidas de la Secretaría de Salud de Boyacá al correo salud.ambiental@boyaca.gov.co o al teléfono Ext