Sistema de Calidad de la Biblioteca Universitaria de Zaragoza (BUZ) IT-7b PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNA

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1 Página 1 de 10 Sistema de Calidad de la Biblioteca Universitaria de Zaragoza (BUZ) IT-7b PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNA Tabla de control de firmas: Responsable Elaboración: Comité de Calidad Fecha: Firma: Revisado: Comité Calidad Fecha: Firma: Aprobado: Dirección BUZ Fecha: Firma: Tabla de control de modificaciones:

2 Página 2 de 10 IT-7b PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNA INTRODUCCIÓN OBJETO: con esta IT se pretende dotar a la BUZ de un Plan de Comunicación Interna para favorecer el intercambio de información, con la finalidad de crear un clima laboral óptimo y que sirva de instrumento de gestión del cambio y modernización organizativa y propicie la motivación y la participación de los trabajadores. El Plan de Comunicación Interna establece como canales de comunicación: 1. Reuniones periódicas del personal de bibliotecas 2. Listas de distribución y cuentas de correo institucionales como instrumento de comunicación 3. Intranet como instrumento de cooperación e intercambio de información ALCANCE: El Plan Comunicación Interna afecta a todo el personal que trabaja en la BUZ.

3 Página 3 de Reuniones periódicas del personal de bibliotecas 1.1. Reunión anual de todo el personal con el Director de la Biblioteca de la Universidad de Zaragoza. El objetivo de esta reunión es informar a todo el personal de los objetivos de la BUZ a corto, medio y largo plazo así como la propiciar la discusión abierta de cualquier asunto que pueda ser de interés para el personal. Los criterios a seguir serán los siguientes: Periodicidad anual. Se celebraría en el momento del año que el Director de la BUZ considere más apropiado. Canal de comunicación: Correo electrónico. Se enviará convocatoria de la reunión por correo electrónico a todo el personal. Constará en esta convocatoria el orden del día de los asuntos a tratar, fecha y hora. Asistentes: Todo el personal de la biblioteca, siempre asegurando que el servicio cubierto. Actas: Se levantará acta de la reunión. Se recogerá la información de los asuntos tratados Reuniones entre el director de cada biblioteca con todo su personal Se deben celebrar reuniones periódicas para tratar sobre los objetivos a cumplir, cuestiones puntuales de interés general y

4 Página 4 de 10 cualquier problema que pueda surgir en la biblioteca. Se determinan los siguientes criterios a seguir: Periodicidad No hay periodicidad fija, pero se recomienda celebrar al menos cuatro reuniones al año. En el calendario de la Intranet debe quedar constancia de todas las reuniones de las distintas bibliotecas para la planificación de otras reuniones, tanto de grupos de mejora como de la Comisión técnica, Comité de Calidad u otros servicios. Las reuniones de los Centros deben servir para informar de las decisiones que se adoptan en Junta Técnica, Comisión de Biblioteca, Comisiones de Usuarios, etc. También se deben revisar los objetivos anuales de la biblioteca, así como la marcha de los principales procesos o cualquier otro aspecto de las tareas diarias que se acometen en las bibliotecas. Canal de comunicación: Correo electrónico. Se enviará convocatoria de la reunión por correo electrónico a todo el personal, con tres días de antelación. Constará en esta convocatoria el orden del día de los asuntos a tratar, fecha y hora. Asistentes Todo el personal de la biblioteca, aunque siempre asegurando el servicio al usuario. Actas Se levantará acta de la reunión. Se recogerá la información de los asuntos tratados.

5 Página 5 de Listas de distribución y cuentas de correo institucionales como instrumento de comunicación 2.1. Listas de distribución La BUZ cuenta con las siguientes listas de distribución gestionadas por la Unidad de Procesos y Automatización: - buz.todos@listas.unizar.es está incluido todo el personal de la BUZ - buz.bib@listas.unizar.es bibliotecarios y directores y responsables de Unidades y Servicios - buz.dir@listas.unizar.es sólo directores y responsables de Unidades y Servicios Es el director de las bibliotecas de centros o los responsables de servicio los encargados de comunicar las altas o bajas del personal a su cargo al Servicio de Automatización (auto.buz@unizar.es). Se recomienda realizar la comunicación en el momento en que se realicen las modificaciones en el directorio de personal de la página web. El personal de la BUZ puede utilizar estas cuentas para enviar toda aquella información que considere de interés. Las listas están restringidas a las personas que forman parte de ellas. En el caso de mandar un mensaje a estas listas desde una cuenta institucional deberán ir firmadas por la persona que se responsabilice del mensaje.

6 Página 6 de Cuentas de correo Cuentas personales Todos los trabajadores tienen un correo que les es asignado por la Universidad de Zaragoza. En este correo, el personal de la BUZ recibe las informaciones sobre la BUZ, instrucciones técnicas, convocatorias a reuniones, etc. Es responsabilidad del titular de la cuenta su consulta y el buen uso que haga de la misma Cuentas institucionales Se deben crear cuentas institucionales asignadas a cada centro y a los servicios centrales, no utilizándose en estos casos los correos personales. No obstante, todos los correos deben ir firmados por la persona que los ha emitido Para los centros: Toda biblioteca tendrá un mínimo de dos cuentas de correo institucionales y se recomienda que no se supere un máximo de cinco. Para estas cuentas se usará el número de sucursal (se cita como ***) para el caso de Circulación y una denominación alfabética elegida por cada biblioteca para el correo institucional de la biblioteca u otros correos que pudiesen utilizarse para procesos concretos (se cita como ****) - Circulación (circu***@unizar.es): Esta cuenta de correo, que todos los centros ya tienen creada, se utilizaría para la gestión del préstamo y tendría la responsabilidad de gestionarla el personal del mostrador. - Institucional de la Biblioteca. Se recomienda que la parte alfabética que sigue a bib se relacione claramente con la biblioteca a la que pertenece (bib****@unizar.es). Por ejemplo

7 Página 7 de 10 bibvetez@unizar.es para la Biblioteca de la Facultad de Veterinaria. Esta cuenta se utilizaría para información y referencia, búsquedas bibliográficas, solicitud de adquisiciones, desideratas, solicitud de cursos de formación La cuenta debe ser gestionada por la dirección de cada biblioteca o persona en quién delegue. Según el tamaño de la biblioteca, a esta cuenta podrían ir asociados el préstamo interbibliotecario u otros procesos. - Si los centros lo necesitan o Una cuenta para el préstamo interbibliotecario y fotodocumentación (pi****@unizar.es) o Una cuenta para la gestión de adquisiciones (adqui****@unizar.es) - Una cuenta para publicaciones periódicas (pp****@unizar.es) Para los servicios centrales Se establece que cada uno de los servicios centrales de la BUZ tenga al menos una cuenta de correo no personal, y se recomienda que todas sigan el mismo esquema: buz.servicio. Las direcciones de correo-e actuales son las siguientes: Unidad de procesos y automatización: auto.buz@unizar.es Servicio Centralizado de publicaciones periódicas: buzpp@unizar.es Calidad: buz.calidad@unizar.es Noticias: buz.not@unizar.es Referencia: buzref@unizar.es. Formación de usuarios: buzforma@unizar.es Página web: buz.web@unizar.es

8 Página 8 de Intranet como instrumento de cooperación e intercambio de información Acceso El acceso a la Intranet será a través de la página Web de la BUZ ( En el ángulo inferior derecho de la página de inicio. El acceso se realizará con claves del correo electrónico: Usuario. Puede ser la primera parte del correo electrónico (antes de la arroba) o la dirección completa de correo electrónico Contraseña. Se entrará por primera vez con la contraseña Tendremos la opción a modificarla una vez que accedamos. En el momento de entrar nos da la bienvenida personalizada y datos de nuestra última conexión. Mantenimiento La actualización de la información se hará del siguiente modo: - Habrá un responsable por cada área informativa, que se preocupará de revisar los contenidos de cada sección para que estén actualizados en todo momento. - La actualización de datos se hará a través de la Zona privada de la Web de la BUZ. Se entrará con las claves que cada biblioteca tiene para la modificación de datos de la página web. Los cambios se realizarán en el apartado correspondiente a la intranet. - Una vez aceptada la inclusión del nuevo documento o enlace, el responsable del área informativa que se ha encargado de la modificación,

9 Página 9 de 10 comunicará el cambió a través de la lista de distribución correspondiente. Contenidos de la intranet Se establece el siguiente esquema básico de organización: - Normativa - Personal - Gestión y calidad - Formación - Millennium - Publicaciones Periódicas - Software - Bibliotecas de la UZ También aparecen otras utilidades como - Foro de opinión es un espacio para el intercambio de opiniones entre el personal de la BUZ - Sugerencias: remiten a la cuenta del Comité de Calidad que las recogerá, remitirá a Dirección para la contestación y presentará un informe de las mismas conjuntamente con los resultados de las encuestas de ámbito interno. - Calendario para anotar las fechas de las reuniones

10 Página 10 de 10 Actualización de la Intranet Cada sección de la Intranet tiene un responsable de actualización según las secciones establecidas del sumario (ver tabla). En el caso de informes de grupos de mejora, los coordinadores de los mismos proporcionan los documentos al Comité de Calidad quien a su vez lo deriva a la sección en la que debe quedar incluida esa información. Responsable de actualización Comité de calidad Unidad de Automatización y Procesos Unidad de Servicios (Suscripción de Publicaciones Periódicas) Bibliotecas de Centros Sección de la intranet Normativa / Personal / Gestión y calidad / Formación / Millennium / Software Publicaciones Periódicas Bibliotecas de la UZ