Tecnología a la medida de las Pymes

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1 Tecnología a la medida de las Pymes 40 41

2 Por: Carlos Correa Loyola, Especialista de la Universidad Técnica Particular de Loja Sin lugar a dudas la tecnología ha evolucionado de una manera impresionante en el mundo; y son sus productos y aplicaciones los que ayudan a las personas a agilitar procesos, cerrar negocios, reducir costos, estar en contacto con proveedores y clientes, por mencionar algunos de los beneficios. En ese sentido, el uso de las herramientas que se mencionan a continuación son una guía práctica para aquellos gerentes de Pymes que no están familiarizados con el mundo virtual. Lo que se expone en estas páginas es solo una muestra de todas las opciones tecnológicas con las que cuentan las pequeñas y medianas empresas del Ecuador y las posibilidades que aquellas otorgan en favor de la industria del país

3 La industria del software del Ecuador se agrupa en la AESOFT, que desde hace algunos años viene compilando un catálogo de software y servicios ofertados por parte de las empresas ecuatorianas. Las Pymes pueden tener ahorros significativos usando la tecnología en sus actividades cotidianas de forma natural y habitual. Una de las barreras para no ser utilizada es la falta de conocimiento sobre este tema, que en ciertos casos es lo que desmotiva a los gerentes, perdiendo valiosas oportunidades de negocios. Afortunadamente, también hay gerentes de Pymes que han apostado al uso de herramientas tecnológicas de forma entusiasta sin declararse fanáticos de ellas. En este sentido, es importante esquivar las barreras para descubrir nuevas herramientas que hacen más fácil y rentable nuestras industrias. En este capitulo se agrupan algunas de ellas que se pueden utilizar apenas emergen de sus cajas (léase: apenas se puedan bajar de Internet) [1]. La industria del software evoluciona a un ritmo acelerado propio de la tecnología en general, lo que permite encontrar varias aplicaciones para miles de usos. Muchas veces incluso se bromea frente a una determinada necesidad o problema diciendo: seguro existe una aplicación para aquello. En el ámbito de las Pymes tenemos algunas soluciones de software: 1. Fax: Con el uso del correo electrónico, el fax quedó obsoleto, tanto así que ya no se acostumbra a ponerlo en la tarjeta de presentación. Sin embargo, hay clientes que no tienen acceso a Internet o les cuesta deshabituarse al fax. Gracias a Internet, hoy se puede enviar o recibir documentos, remitiendo a un número de fax sin necesidad de comprar una máquina de fax o de contratar una línea telefónica. Las empresas de fax virtual cobran una tarifa determinada en función del país del destino o del número de páginas. El cliente recibe el fax en su cuenta de correo electrónico con una notificación de la recepción como un mensaje de texto en su celular (SMS). Algunas de las empresas que prestan este servicio son: recibirfax.com, efax.es, faxvirtual.com o myfax.com. Una comparativa de varios proveedores de EE UU se puede encontrar en faxcompare.com. 2. Telefonía: Skype se ha convertido en uno de los servicios más populares para llamadas gratuitas de voz entre computadoras, además que accede a teléfonos fijos o móviles con la contratación de planes de pago. Skype[2] tiene la posibilidad de instalarse en algunos teléfonos celulares y gracias a un plan de datos (Internet en el celular) se realiza o recibe llamadas Skype a costo cero en el teléfono celular. Por ejemplo, que todos los empleados de las Pymes se comuniquen entre ellos de forma gratuita, ilimitada y móvil; los costos de operación bajarían notablemente. Por otro lado, Google (que dicho sea de paso, hace tiempo dejó de ser solamente un buscador) también ofrece un servicio parecido llamado Google Voice[2] que se integra con otros servicios adicionales de la compañía, siendo esto una ventaja adicional. Además existen decenas de empresas que brindan servicios parecidos, las Pymes tienen la posibilidad de incorporar su propio servicio de llamadas a través de Internet, conocida como voz sobre IP (VoIP), que permite mayores ventajas que las descritas, sobretodo cuando se personaliza y mejora los servicios como PBX, fax, mensajería instantánea, correo electrónico, video, etc. En el país se cuenta con Elastix[4], un software ecuatoriano integrado que ofrece un servidor de comunicacio

4 los limitantes actuales. Por esa razón, se requiere de un mayor nivel técnico y una minuciosa atención en los detalles para implementar una herramienta de comercio electrónico, sin embargo la apuesta constante y sostenida por promover la tienda virtual será recompensada en el tiempo. Magento[9] es una de las herramientas más usadas para este propósito. nes unificadas con una amplia aceptación global. 3. Gestión de la relación con el cliente: A la hora de fidelizar, encontrar o retener clientes, las aplicaciones CRM (Customer Relationship Management) por sus siglas en inglés) ofrecen grandes ventajas si son aprovechadas con algo de curiosidad e ingenio. Al igual que otros productos existe un software gratuito que promete funcionalidad básica y software de pago con opciones avanzadas. Uno de los programas más usados es SugarCRM[5] que con ayuda técnica se descarga e instala en los computadores de las Pymes para ser utilizadas de manera legal y gratuita. Por otro lado, si los procesos técnicos de instalación y soporte generan problemas, SalesForce[6] ofrece una solución en la nube con precios perfectamente razonables. 4. Envío de correos (mailing): Este apartado podría estar integrado como un servicio adicional del párrafo anterior, sin embargo existen herramientas que se dedican exclusivamente a la gestión de listas de correos electrónicos para su envío hacia los clientes. Hay que tener un especial cuidado y atención de las mejores prácticas para evitar a toda costa el envío de spam (correo electrónico masivo comercial y no solicitado). PH- PList[7] es una de las mejores herramientas para mailing, que ofrece un modelo de descarga gratuita del software, y otro de hospedaje en sus propios servidores. 5. Gestión de contenidos (CMS): Hace varios años las páginas webs estáticas y meramente informativas cayeron en desuso. Por tal razón si una Pymes se precia de existir en la web y de relacionarse con sus clientes por medio de ella, es fundamental optar por sitios web dinámicos y comunicacionales. Los famosos blogs no son herramientas exclusivas de informáticos que hablan en lenguaje extraño, su poder radica entre otros en la facilidad de alojar contenidos inmediatamente, sin que la persona que publica tenga una formación especializada en tecnologías, pues están diseñados para personas que simplemente saben navegar por Internet. El motor más usado hoy en día es WordPress[8]. En la actualidad comprar un dominio (por ejemplo miempresa.com), instalar WordPress y empezar a publicar contenido para tener presencia en la web es cuestión de horas. En el país existe el suficiente nivel técnico para contratar servicios de ayuda y soporte, desde el inicio hasta el final de este proceso. 6. Comercio electrónico (e-commerce): Esta herramienta es muy sencilla y es una extensión de la anterior ya que cuenta con una tienda de productos para su venta en Internet. De hecho, este es uno de los aportes más importantes de la tecnología para las Pymes del país. El mercado es el mundo, las fronteras se alejan y los productos están virtualmente disponibles para su venta más allá de 7. Sistemas de Información Gerencial: También conocidos como sistemas de planificación de recursos empresariales por su traducción desde el inglés (Enterprise resource planning - ERP), son herramientas que no se limitan solamente a la contabilidad de un negocio, sino que integran módulos de recursos humanos, puntos de venta, inventarios, presupuestos, CRM (punto #3), etc. La complejidad de su implementación es directamente proporcional con el tamaño de la Pymes, y así mismo existen soluciones para todos los niveles. En el ámbito del software abierto (no propietario) una solución que está teniendo acogida en nuestro país es OpenERP[10]. En este apartado es recomendable contratar los servicios de consultoría y/o soporte especializados para evitar errores y mitigar el riesgo de la implementación. Asimismo existen metodologías[11] para la selección del ERP adecuado para cada negocio. 8. Lo que yo busco no se encuentra en este listado : La industria del software del Ecuador se agrupa en la AESOFT, que desde hace algunos años viene compilando un catálogo de software y servicios ofertados por parte de las empresas ecuatorianas. Se recomienda visitar el enlace me/-/aesoft para revisar en detalle el catálogo de este año que ofrece soluciones específicas para cualquier Pymes. Por ejemplo, cuando un chef comparte la receta de un plato a otra persona está habilitando que el segundo pueda hacer mejoras o cambios, recreando nuevos menús no solo a partir de los ingredientes sino también en el proceso de elaboración. Aplicaciones tecnológicas La tecnología en general permite encontrar varias 1 aplicaciones y herramientas, 2 con miles de usos en beneficio de las Pequeñas y Medianas Empresas. Llamadas gratuitas Skype es uno de los servicios más populares para llamadas gratuitas de voz entre computadoras, además que tiene acceso a teléfonos fijos y móviles

5 El código de un programa viene a ser el equivalente de una receta y, el plato terminado del chef sería la aplicación o software. En la industria existen empresas cuyo modelo de negocio es la venta del plato del chef terminado, a través de un licenciamiento de uso pagado por el cliente. A este modelo se lo denomina software propietario. Existe otro modelo cuyo negocio no se basa en la venta de licencias necesariamente, sino en el servicio en torno a esas licencias que demanda esa aplicación, como por ejemplo la personalización del software, instalación, capacitación (incluyendo cursos, manuales, certificaciones, etc.), el soporte en producción, etc; a este modelo se lo llama software libre (free software) o de código abierto (open source)[12]. En inglés la palabra free tiene dos acepciones: libre y gratuito. Una de las grandes confusiones del software libre es pensar que también es gratuito, lo cual no siempre es así. La utilización de software no propietario ayuda a que las Pymes obtengan un mayor provecho de la tecnología. Estas herramientas tienen la suficiente calidad y nivel profesional técnico para asistir a las Pymes. Por lo tanto es imprescindible vencer los temores y hacer uso de la tecnología, con la finalidad de aprovechar las grandes oportunidades que nos ofrece su aplicación en la industría. Notas [1]. No todas las herramientas pueden descargarse de Internet y otras requieren alguna asistencia de un técnico, sin embargo se anima a su uso inmediato. [2]. [3]. [4]. [5]. [6]. [7]. [8] [9]. [10]. [11]. Enlace en inglés system_selection_methodology [12] Existe una discusión sobre cuál de los dos términos es el más adecuado. No es motivo de este artículo, pero si existe interés se puede visitar com/codigo-abierto-y-software-libre-no-es-lo-mismo- %C2%BFpero-importa.html [13]