Sistemas simples funcionando bien para Agencias Publicitarias. Sistema de Gestión de Agencias Publicitarias

Transcripción

1 Sistemas simples funcionando bien para Agencias Publicitarias Sistema de Gestión de Agencias Publicitarias

2 SISTEMA DE GESTIÓN DE AGENCIAS PUBLICITARIAS El sistema de gestión de Agencias Publicitarias, sgap, opera desde hace más de 12 años en un grupo de Agencias, holding que ha crecido a más de 4 agencias con más de 150 usuarios, y equipo administrativo muy pequeño. Este crecimiento se ha potenciado por la eficiencia que el sistema aporta en la operación y control diario de las distintas áreas (Cuentas, Creación, Impresos, Audiovisuales, Originales, Proveedores, ) Las Agencias enfrentan un escenario muy dinámico y complejo, para crecer en Clientes, Marcas, Campañas, Piezas publicitarias y Servicios, que además deben resultar rentables, bien atendidos y controlados. En este contexto sgap apoya cada proceso esencial, desde la incorporación de un nuevo cliente, con sus marcas, líneas de

3 SISTEMA DE GESTIÓN DE AGENCIAS PUBLICITARIAS productos, campañas y piezas publicitarias, hasta la facturación y cobranza, pasando por el control de detallado de cada servicio, de las cotizaciones, las facturas, las compras, los cobros de fee y comisiones aplicables. El sistema opera sobre la plataforma Oracle, y por lo tanto es un sistema extraordinariamente seguro y robusto, que permite proteger de modo confiable las bases de datos ingresadas, en términos de los volúmenes de datos que crecen en el tiempo con la Agencia.

4 SISTEMA DE GESTIÓN DE AGENCIAS PUBLICITARIAS LOS PRINCIPALES BENEFICIOS DEL SISTEMA SE HAN REFLEJADO EN RESULTADOS MUY CONCRETOS PARA LAS AGENCIAS: Flujo de trabajo ordenado, simple y rápido, conociendo en cada momento la etapa en que se encuentra cada trabajo. Facturación oportuna y completa de todo lo que pasa por la agencia Análisis cuantitativo completo de clientes, campañas, ingresos, costos, trabajos y facturas pendientes. Información de gestión completa, para crecer, evaluar y mejorar trabajos. Informes con indicadores claves.

5 SISTEMA DE GESTIÓN DE AGENCIAS PUBLICITARIAS Crecimiento en Clientes, Campañas, Piezas Publicitarias, Ingresos, Comisiones, Bonificaciones y proyectos muy superiores a los costos de administración, reducción de malos entendidos entre las áreas: Plazos y/o condiciones de comisión o fee u honorarios Contrapartes responsables en clientes y proveedores Descontrol de las horas profesionales asignadas lo que diluye la rentabilidad - sólo aumenta el trabajo y no las utilidades Facturación que debe generarse oportunamente

6 SISTEMA DE GESTIÓN DE AGENCIAS PUBLICITARIAS Reducción de problemas e incidentes con Clientes y Proveedores tales como los siguientes: Retraso en trabajos / trabajos no cobrados Indefinición y malos entendidos por cobros y comisiones Cuentas por cobrar o atrasadas crecientes

7 SUBSISTEMAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN PARA AGENCIAS DE PUBLICIDAD SGAP LAS PRINCIPALES FUNCIONES DEL SGAP CONSIDERAN: Definición de los contratos con Clientes, sus marcas y productos Generación y control de trabajos, para las diferentes etapas: producción deoriginales, impresos, audiovisuales Cotización a diferentes proveedores, y control de las respectivas facturas y pagos Control de las facturas de proveedores y los cobros de comisión agencia asociados

8 SUBSISTEMAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN PARA AGENCIAS DE PUBLICIDAD SGAP Preparación, generación, revisión y emisión de facturas a clientes Control de facturación y pagos a clientes y proveedores Control de tiempos asignados a distintos clientes/campañas Generación de múltiples informes de gestión: por cliente, marca, campaña, área, periodo de tiempo Y SE SEPARAN EN DIFERENTES MÓDULOS O SUBSISTEMAS

9 CUENTAS Este módulo posibilita el ingreso y seguimiento de los trabajos que la Agencia realiza para los diferentes Clientes. Los que son solicitados a las áreas de producción y creación a través de Órdenes de Trabajo, también denominadas OT. Los ejecutivos de Cuentas ingresan y mantienen los datos de los clientes, sus ejecutivos, marcas, productos, campañas o proyectos del cliente y sus piezas publicitarias.

10 PRODUCCIÓN IMPRESOS Y AUDIOVISUALES Aplicado por las áreas de producción de impresos y audiovisuales, permite la recepción y seguimiento de las Órdenes de Trabajo, ingreso y actualización de las cotizaciones de diversos proveedores para los Clientes, controlando también las Órdenes de Compra a los proveedores de Impresos y Audiovisuales.

11 ORIGINALES Este subsistema hace fluida la recepción, control y seguimiento de las Órdenes de Trabajo enviadas al área de Producción de Originales. Facilitando también la generación y envío de los presupuestos a los clientes, y la respectiva asignación de los trabajos a cada productor, emitiendo listados de la carga de trabajo de cada uno de ellos según el estado del trabajo.

12 PERSONAL A través de este módulo, se mantiene el registro de los datos del personal, del contrato que mantiene con la Agencia, licencias médicas, histórico de cambios de sueldos y eventos del personal en general: control de las vacaciones, emisión automática del comprobante de las mismas y obtención del saldo para vacaciones a cualquier fecha, para todos los empleados.

13 CLIENTES Mediante este módulo, se mantiene el registro de los Contratos por cliente, sus formas de pago y los pagos que estos han realizado a través del tiempo por los trabajos realizados. Abona en forma automática los pagos a las cuentas corrientes bancarias que la agencia mantiene.

14 PROVEEDORES Este subsistema permite registrar documentos del proveedor, tales como: Facturas, Boletas y Notas de Crédito. Emisión de Órdenes de Compra del área administrativa, emisión y control de egresos, los que son cargados automáticamente al registro de la cuenta bancaria.

15 FACTURACIÓN Emisión, control y seguimiento de facturas y notas de crédito, incluyendo inventario de Facturas y Notas de Crédito timbradas por SII. Muy útil es la función de búsqueda de Órdenes de Trabajo, Facturas, Notas de Crédito, Cotizaciones de Producción y documentos del Proveedor y de las relaciones entre los diversos documentos mencionados.

16 CUENTAS BANCARIAS Este módulo permite mantener un control paralelo al que lleva el banco sobre las cuentas corrientes. En forma automática se hace el registro de los abonos por pagos de clientes y de los cargos por emisión de egresos. Permite además el ingreso manual de movimientos a las cuentas corrientes, por ejemplo transferencias bancarias y cobros por mantención. Permanentemente se puede obtener, el saldo en la cuenta corriente a una fecha determinada. Incluye también control sobre los retiros de cheques y sobre las cartolas emitidas por el banco.

17 HOJA DE TIEMPO Este módulo considera el registro de los tiempos que cada ejecutivo, productor o creativo, utilizó para atender los requerimientos de los clientes de la agencia. Los tiempos, distribuidos por marca y cliente, son ingresados directamente por el ejecutivo, productor o creativo. El ingreso también puede realizarse en forma centralizada, a través de un administrador de la hoja de tiempo, quien además ejerce una labor de control centralizado que facilita las tareas. En este módulo el apoyo a la gestión se obtiene a través de múltiples informes sobre los porcentajes y loscostos por horas hombre, asociados a la atención de Clientes, por múltiples criterios de clasificación.

18 GESTIÓN Toda la información recopilada o generada por el sistema, a través de sus diversos módulos, queda disponible inmediatamente para análisis gerencial. Mediante el módulo de gestión se realizan variados cruces deinformación y análisis de resultados; por clientes, marcas, áreas de la agencia, tipos de documentos, inversión, facturación y otros criterios, entregados a los usuarios a través de una gran variedad de informes que emite el sistema.

19 OTROS BENEFICIOS SGAP Reducción de trabajos no terminados Aumento de trabajos terminados y cobrados oportunamente Medición de rentabilidad por cliente por campaña Reducción de costos en forma transversal para cada área Control de proveedores, para adecuada facturación y terminación de trabajos Mejora el retorno de inversión acelerando el flujo aplicado a procesos de facturación Un registro y control interno, en qué gastamos las horas Muchos informes de gestión probados de alto valor para la gestión de la agencia, informes disponibles en línea para cuentas, proyectos, campañas, clientes.

20 GEIN INGENIERÍA REALIZACIONES Integramos un equipo profesional con más de 20 años de experiencia, hemos desarrollado sistemas exitosos para diversos Cliente en el mercado chileno y seguimos entregando soluciones eficaces y personalizadas, respaldando y respetando a nuestros clientes permanentemente. En nuestro desarrollo trabajamos con y para el Cliente, y así hemos logrado crear sistemas simples de utilizar y muy eficaces para controlar costos y mejorar la rentabilidad de diversas empresas (salud, telecomunicaciones, instituciones financieras y sociales), especialmente en la gestión publicitaria, como es el caso de sistema de gestión de Agencias de Publicidad, sgap, desarrollado para facilitar la operación de empresas publicitarias y su crecimiento orgánico en cada área. Para atenderle y conversar de sus requerimientos estamos en el teléfono o en el sgap@gein.cl

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