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1 Título documento Define y proyecta el flujo de caja de tu empresa Título documento Documento de preguntas y respuestas 1

2 Qué es el flujo de dinero? El flujo de dinero es el movimiento continuo de entradas y salidas de dinero para desarrollar la actividad de la empresa sea esta comercial, manufacturera o de servicios, en el cual el efectivo se usa para convertir los recursos en bienes o servicios y retorna una vez estos hayan sido vendidos. Gráfica 1. Flujo de dinero de la empresa. Entradas de $$$ Salidas de $$$ Ventas de Contado Pagos de deudores Venta de Activos Fijos Préstamos obtenidos Beneficios de inversiones Compra Materia Prima Compra Inventario Pagos Proveedores Pago Trabajadores Pago Préstamos Compra Activos Fijos Qué es el flujo de caja? El efectivo es el recurso más importante con el que cuenta una empresa y, por lo tanto, su correcta administración es fundamental para el buen funcionamiento de la misma. El efectivo es lo que permite invertir, comprar activos, mercancías y materia prima y pagar la mano de obra, los pasivos, etc. 2

3 El flujo de caja es la herramienta financiera que permite ordenar las entradas y salidas de dinero de la empresa, en un período determinado de tiempo, usada para calcular el saldo de efectivo al inicio y al final de dicho período con el fin de tomar decisiones de inversión o financiamiento. En otras palabras, es el instrumento al que pueden recurrir las empresas para poder lograr las metas de liquidez presupuestadas por la gerencia con el fin de definir la política de inversiones, predecir la consecución de recursos de financiamiento y realizar la valoración de la empresa. Para qué sirve elaborar el flujo de caja? El flujo de caja sirve para determinar el saldo de efectivo con el que puede contar la empresa al final de un período de tiempo. Ayuda a saber si la empresa va a disponer de fondos suficientes para cubrir sus gastos operativos como compra de materia prima, pago de salarios y pago de servicios públicos y eventuales requerimientos, para saber si se debe renegociar el vencimiento de alguna obligación o si se puede invertir el excedente financiero superávit. En conclusión, si se cuenta con el capital suficiente para mantener el negocio en marcha. Por qué es importante elaborar el flujo de caja de la empresa? Es importante preparar y proyectar el flujo de caja de la empresa porque es la herramienta que ayuda a tomar decisiones más acertadas de inversión o financiamiento. Además, la proyección acertada del flujo de caja permite: Coordinar y controlar el dinero de la empresa. Prever necesidades de efectivo. Planear financiamiento. Determinar la capacidad de pago de los créditos. Estudiar alternativas de inversión de excedentes. Pronosticar los probables ingresos y egresos de efectivo en un período. 3

4 Cómo se prepara y proyecta el flujo de caja de la empresa? El flujo de caja de la empresa se prepara y proyecta a través del seguimiento de los siguientes pasos: Paso 1. Revisión de la información disponible. Se examina el balance general, el estado de resultados, los indicadores financieros, las políticas y datos de la empresa, la información del sector y las condiciones económicas. Con esta base se obtiene información sobre fechas de vencimiento, tasas de interés, cuentas por cobrar y montos a pagar por obligaciones en cada fecha. Paso 2. Definición de los ingresos de efectivo. Se prepara una lista de posibles conceptos de ingresos: ventas de contado, recuperación de cuentas por cobrar, venta de activos, préstamos y otros pasivos, rendimientos, aportes, etc. Paso 3. Definición de los egresos en efectivo. Así mismo, se prepara una lista de posibles conceptos de egresos: compras del período, gastos de administración que se deban pagar honorarios, salarios, prestaciones, arriendos, mantenimiento, seguros y servicios, gastos de ventas salarios y comisiones, egresos por otros conceptos intereses y gastos financieros, pago de impuestos y de obligaciones bancarias y compra de activos fijos. Se deben tener en cuenta las recomendaciones vistas en el desarrollo de la cápsula para cada concepto. Paso 4. Análisis de composición y saldos. Una vez integrado el flujo de caja se hace el análisis de la composición de ingresos y egresos y el saldo que representa para la empresa. Para hacer ese análisis se deben considerar las necesidades de crédito y si el flujo de operación es el adecuado para atender los compromisos del flujo financiero. 4

5 Es conveniente revisar también los saldos o excedentes con el fin de estar preparados para negociar frente a los saldos finales obtenidos, sean estos positivos, negativos o cero. Cómo se puede mejorar el flujo de caja de la empresa? La escasez de flujo de caja afecta en algún momento a todas las empresas. Idealmente se puede enfrentar este tipo de crisis mediante el acceso a una línea de crédito o a un préstamo continuo, previamente establecidos con un banco, o mediante el uso de las reservas de efectivo destinadas para estas ocasiones. Pero qué se puede hacer si no se planeó con anterioridad? A continuación se presentan algunas opciones para la clasificación de prioridades que pueden ayudar a enfrentar una situación de iliquidez en la empresa: Organizar el sistema de cuentas por cobrar Cuanto más rápida sea la rotación de las cuentas por cobrar, mayor será el dinero que se podrá invertir en el crecimiento y desarrollo de la empresa. Es importante clasificar las cuentas por cobrar según su antigüedad en categorías menos de 30 días, entre 30 y 60 días y entre 60 y 90 días con el fin de emprender acciones inmediatas ante su vencimiento. Negociar plazos con los proveedores Una muy buena estrategia para generar liquidez en la empresa es hacer uso del plazo máximo que conceden los proveedores para pagar las facturas con frecuencia 60 o 90 días. Estos plazos equivalen a una línea de crédito sin intereses que otorgan los proveedores. De esta manera se contará con suficiente tiempo para obtener el dinero de las cuentas por cobrar sin necesidad de incurrir en el gasto que involucran las líneas de crédito de corto plazo. 5

6 Aprovechar los descuentos por pagos por adelantado Si los proveedores ofrecen un descuento por pago por adelantado no se debe dejar pasar esa oportunidad. Por ejemplo: un 2% sobre una factura a 30 días equivale a una ganancia de 24% anual si se invirtiera esa cantidad de dinero. Si los proveedores no ofrecen ningún tipo de incentivo este se puede pedir. Es posible que estén dispuestos a otorgar un descuento a cambio de un pago más rápido de sus facturas. Revisar, comparar y ajustar los precios En cuanto al precio se debe reflexionar sobre lo siguiente: se han logrado equiparar los precios con los costos?, cuándo se hizo un reajuste de precios por última vez?, qué tan competitivo es el precio frente al de la competencia? Es importante verificar y comparar los precios con los de la competencia con cierta regularidad. Si esta tiene precios más altos, se debe establecer la misma estrategia. Realizar compras conjuntas También se puede ahorrar dinero en la compra de materia prima y de materiales al agruparse con otras empresas del sector para comprar insumos al por mayor con el fin de obtener un mejor precio o descuentos importantes y luego se debe distribuir la cuenta en forma proporcional a la cantidad comprada por cada uno. Controlar el inventario El adecuado manejo de los inventarios es crucial en el nivel de control del efectivo de la empresa. Una práctica favorable es revisar los movimientos del inventario con bastante frecuencia, ya que en algunos casos mantener un inventario excesivamente grande puede implicar un enorme desperdicio de capital. 6

7 La revisión periódica del inventario permite encontrar productos vencidos o antiguos, de tal manera que se pueden posponer sus próximos pedidos para deshacerse de ellos o venderlos al costo para recuperar liquidez. Acudir al factoring El factorin g es una alternativa moderna de financiación para obtener liquidez en corto tiempo, a través de la cual las empresas transforman en efectivo sus cuentas por cobrar facturas, cheques, pagarés y letras. 1 Es una herramienta financiera cada vez más usada para proporcionar liquidez a las empresas, porque las libera de trámites costosos de cobro y les permite mayor flexibilidad en sus créditos, ya que convierte las ventas de corto plazo en ventas de contado. Recurrir al leasing financiero El arrendamiento por lo general tiene un costo más alto que la compra. Sin embargo, estos costos mayores con frecuencia se ven justificados con beneficios en el flujo de caja. El arrendamiento de maquinaria, equipos y otras herramientas necesarias para la expansión de la empresa evita la inmovilización de capital o la obtención de líneas de crédito, recursos que pueden ser destinados con más provecho a las actividades diarias de la empresa. Por otra parte, los pagos por concepto de arrendamiento se consideran un gasto comercial, de manera que los beneficios tributarios se mantienen aunque no se realicen compras. 1 Adaptación del contenido original de iosestructurados.com/webcontent/wfmfactoring.aspx 7

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