Herramientas ofimáticas para la gestión y la sensibilización en la seguridad y la salud en el trabajo

Transcripción

1 Herramientas ofimáticas para la gestión y la sensibilización en la seguridad y la salud en el trabajo Barcelona 28 de abril de 2010 La tecnología no determina la sociedad: la plasma. Pero tampoco la sociedad no determina la innovación tecnológica: la utiliza Fernand Braudel

2 Índice 1. Las herramientas de comunicación evolucionan 2. Ofimática al servicio de la Seguridad y la Salud en el Trabajo 3. Aplicación práctica en acesa-aucat

3 1 Las herramientas de comunicación evolucionan

4 1 Las herramientas de comunicación evolucionan El papel, soporte de la información Uno de los medios más utilizados para transmitir la información es el papel La evolución ha sido impresionante. Desde los inicios en que se publicaban gráficos, dibujos, diagramas, confeccionados a mano o textos con máquina de escribir, hemos avanzado hacia las más sofisticadas herramientas ofimáticas para su generación así como para su reproducción. Gracias a las actuales herramientas podemos hacer más tipos de documentos y mejorar su distribución

5 1 Las herramientas de comunicación evolucionan La PDA y otros elementos de visualización Aunque el papel no está siendo sustituido como se especuló al inicio de la era ofimática, lo cierto es que cada vez se dispone de más herramientas que podrían sustituirlo.

6 1 Las herramientas de comunicación evolucionan El tablón, la ventana de la información El panel o tablón de anuncios en los centros de trabajo ha estado el elemento principal de comunicación hacia los colaboradores: gráficos, normas, consejos, carteles, Existen, o se desea, tablones para todos: Empresa, Representantes Trabajadores, Sindicatos, Actividades Sociales, Seguridad y Salud, Calidad, Medio Ambiente, Cada tablón se llena de información y se recurre al ingenio para destacar las novedades

7 1 Las herramientas de comunicación evolucionan Las pantallas digitales, la evolución de los tablones En las diferentes estaciones o puestos de trabajo, los empleados disponen de un PC destinado en exclusiva a la navegación por la Intranet corporativa Se dispone de un estudio para implantar un sistema de pantallas táctiles e interactivas, además, se pretender lanzar la información actualizada a modo de breves para mantener la información viva y dinámica.

8 1 Las herramientas de comunicación evolucionan De las transparencias al Power Point La formación es otro de los importantes elementos de comunicación para integrar la Seguridad y la Salud en el ámbito Laboral. Hemos pasado de la poca flexibilidad de las transparencias a poder explicar las materias en formatos que resultan más amenos, con gran versatilidad de imágenes, vídeos, música y pudiendo adaptarnos a las necesidades de un grupo a otro con rapidez y eficacia.

9 1 Las herramientas de comunicación evolucionan Del cartabón a la ofimática Las herramientas ofimáticas prestan un importante servicio a la Seguridad y la Salud en el Trabajo en cuanto a la actividad del Prevencionista. Podemos disponer de la información de forma casi instantánea, podemos elaborar y distribuir informes de calidad incorporando fotografías que evidencien las condiciones que deseemos destacar, podemos elaborar gráficos que visualicen la evolución de la accidentalidad, de la evolución de los objetivos, En el caso de utilizar herramientas de Microsoft, disponemos de Excel, Word, Access, Power Point,

10 1 Las herramientas de comunicación evolucionan La evolución, una ventana al mundo Con Internet nos acercamos al mundo con todo tipo de información. Disponemos de todo tipo de soportes para nuestra actividad, debemos aprovechar todo lo que está a nuestro alcance para hacer nuestro trabajo y hacer llegar nuestro conocimiento a todos.

11 2 Ofimática al servicio de la Seguridad y Salud

12 2 Ofimática al servicio de la Seguridad y Salud Documentos Word, por ejemplo, nos permite la creación de informes a la Dirección, a la ITSS, actas de CSS, de visitas, recomendaciones, procedimientos e instrucciones, memorias,, ser el soporte de un Sistema de Gestión. Los PDF s permiten enviar documentos con unas mínimas garantías de seguridad. Podemos crear notas informativas, crear espacios de divulgación, sencillos pero de gran calidad y valor visual que lleguen fácilmente a todos.

13 Índice de Incidencia 2 Ofimática al servicio de la Seguridad y Salud Hojas de cálculo y gráficos Resultaría difícil para un prevencionista no disponer de una buena herramienta para calcular índices de accidentalidad, generar gráficos de todo tipo en la que mostrar la tipología de los accidentes e incidentes que se registran. Índice de Incidencia móvil de los últimos 12 meses acesa (Nº de accidentes por cada 1000 empleados) Con la ayuda o no de una buena base de datos resulta impensable no disponer de una hoja de cálculo Ejercicio 2008 Ejercicio Mes acesa Tendencia

14 2 Ofimática al servicio de la Seguridad y Salud Bases de datos Con Access se generan, fácil y rápidamente, bases de datos que permiten almacenar mucha información y explotarla según nuestros intereses. Además, podemos linkar documentos, hojas de cálculo, Un diseño adecuado de la base de datos permitirá extraer la información que precisamos para nuestro día a día.

15 2 Ofimática al servicio de la Seguridad y Salud Presentaciones Ya sea para impartir formación, ya sea para hacer presentaciones a la Dirección, compañeros del negocio, equipos de trabajo, proyectos, CSS, etcétera, Power Point es un ejemplo de cómo podemos vender lo que hacemos o queremos hacer.

16 2 Ofimática al servicio de la Seguridad y Salud Correo electrónico Necesario y odiado en ocasiones. El correo electrónico es un ladrón de tiempo, sin embargo, no podemos prescindir de él. Nos comunica con el mundo entero. Desde el interior de nuestra compañía hasta más allá de lo que creíamos que era el resto de nuestro mundo.

17 2 Ofimática al servicio de la Seguridad y Salud Atrapados en la RED La Intra-NET e Inter-NET, fuentes de comunicación. Tanto a nivel interno de la Empresa, como externo a ella, se convierten en grandes aliados para nuestro ejercicio de comunicar y recibir información. En Internet encontramos aquella información que precisamos o buscamos: legal, experiencias, definiciones, imágenes, información de cursos, empresas,. En Intranet, además de estar al día de los diferentes procesos de la Empresa, podemos usar un espacio para la gestión de la Seguridad y la Salud en el Trabajo y, en especial, para impulsar mecanismos de sensibilización entre los colaboradores.

18 3 Aplicaciones en acesa y aucat

19 3 Aplicaciones en acesa - aucat Documentos en la era digital Desde las ventajas del copiar y pegar que agilizan en ocasiones aprovechar formatos y trabajos hasta la incorporación de imágenes, logotipos, enlaces a otros documentos, etcétera, son elementos imprescindibles en nuestra comunicación. Elaboración de todo tipo de informes, memorias anuales, procedimientos, actas de reunión on-line, etc. Flash laboral: comunicaciones breves de elementos destacados en la organización, incluyendo aspectos de Seguridad y Salud en el Trabajo (campaña de premios por no accidentalidad, resultados y objetivos, inicio de la evaluación de riesgos psicosociales, )

20 3 Aplicaciones en acesa - aucat Documentos en la era digital Todo el soporte documental del Sistema de Gestión de la Calidad, el Medio Ambiente y la Seguridad y Salud en el Trabajo se halla en documentos disponibles en la Intranet. Otros documentos más específicos de información y sensibilización están, igualmente, disponibles en la Intranet.

21 3 Aplicaciones en acesa - aucat Hojas de cálculo, observando el movimiento La estadística de la accidentalidad es un indicador imprescindible respecto de la evolución e impacto de la actividad preventiva.

22 3 Aplicaciones en acesa - aucat Hojas de cálculo, observando el movimiento Una hoja de cálculo automática y colgada en la Intranet, permite conocer el número de días sin accidente con baja. Ésta información está relacionada con sorteos de premios por no accidentalidad. Lista de afortunados en los sorteos de Televisiones celebrados por acumular días sin accidentes laborales CON baja 09 nov nov ene ene mar may jul ago sep oct oct 2009 Javier Romero (aucat) Ismael Claver (acesa) Antonio López (aucat) Fernando Moreno (acesa) Marcelino Gandía (aucat) Vanessa Carbonero (acesa) Isabel Papiol (aucat) Jordi Martín (acesa) Mª Luisa Beltrán (aucat) Montserrat Robert (aucat) Juan Mateo Ceballos (aucat) accidentes laborales Récords alcanzados entre el 1 de noviembre de 2008 y el 31 de octubre de 2009 en aucat: 75 días: 31 oct días: 29 ene días: 22 abr 2009 en acesa: 54 días: 7 feb días: 23 ago días: 14 sep 2008 accidentes ambientales accidentes tráfico Innovación continua, sostenible y sin riesgos: el reflejo de una vocación de servicio

23 3 Aplicaciones en acesa - aucat Bases de datos, explotar la información Diversos aspectos del ámbito de la Empresa están en SAP y, junto con Access y Excel, se vincula la información a explotar y analizar. Sencillas aplicaciones con Access permiten hacer el seguimiento de la planificación preventiva.

24 3 Aplicaciones en acesa - aucat Presentaciones, un medio excelente para formar Proyectos ISO 9001, y OHSAS Responsables Gerencias 7 de octubre de 2009 Salvo casos muy específicos, siempre está presente un medio audiovisual para impartir formación. Lo que tenemos que aprender lo aprendemos haciendo Aristóteles Unitat de Sistemes de Qualitat

25 3 Aplicaciones en acesa - aucat Correo electrónico, o el famoso Todos conocemos esta herramienta y el uso que se le da. En ocasiones tan necesaria y, en otras, tan inoportuna. El correo electrónico se nos cuela en cualquier momento y no siempre es imprescindible recibirlo convirtiéndose en un ladrón de tiempo. Sin embargo, gracias a este sistema, podemos enviarnos documentos, hojas de cálculo, informes, pdf s, fotografías, Junto con SAP y otras aplicaciones existentes en la Intranet, se convierte en un elemento que nos informa de los accidentes y comunicaciones de oportunidades de mejora que requieren algún tipo de intervención por nuestra parte (workflows). Junto con la telefonía móvil, el correo electrónico forma parte de nosotros en nuestro día a día profesional.

26 3 Aplicaciones en acesa - aucat Redes, navegando por Internet e Intranet Dos aspectos a destacar, por un lado el servicio que nos presta a los profesionales estar conectados al mundo a través de Internet: aspectos legales, foros de discusión técnico,, lo podemos hallar prácticamente todo, o si bien no todo, al menos la inspiración para seguir trabajando Por otro lado, el servicio que podemos ofrecer, tanto en Internet como en la Intranet como elemento de sensibilización. Uno de nuestros roles es precisamente integrar la prevención y, para ello, es imprescindible traspasar conocimiento e ilusión por lo que hacemos. Y si fuera poco, disponemos de los sistemas de videoconferencia que nos proporcionan los elementos necesarios para mantener reuniones sin importar la distancia.

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