Instructivo Carga Masiva Respaldos Médicos

Transcripción

1 Instructivo Carga Masiva Instructivo Carga Masiva Respaldos Médicos Unidad de Desarrollo y Actualización SIAPER 1

2 Instructivo Carga Masiva Santiago, agosto de 2013 CARGA MASIVA A continuación se describe el proceso de realización de Cargas Masivas de Respaldos Médicos en el sistema SIAPER de Contraloría General. Para lo cual el usuario deberá tener las siguientes consideraciones: 1. La modalidad de cargas masivas está pensada para que el Usuario pueda extraer la información desde su propio sistema informático de administración de personal, y poder cargarla directamente al sistema Siaper RE a través de una planilla.csv tipo Excel (archivo plano). 2. De acuerdo al punto anterior, se recomienda que el poblamiento de la información de la planilla.csv tipo Excel, se realice de manera electrónica directamente de la base de datos del Servicio, y en ningún caso se recomienda ingresar los datos de forma manual a la planilla. 3. El proceso descrito en este Instructivo es exclusivo para R E S P A L D O S M E D I C O S, e s d e c i r, aquellos documentos que justifican ausencias médicas y que no corresponden a licencias médicas, sino que a ORDENES DE REPOSO emitidas por las siguientes instituciones: Mutual de Seguridad Asociación Chilena de Seguridad Institución de Seguridad del Trabajo Hospital Militar de Santiago Hospital Militar del Norte Hospital DIPRECA Hospital de Carabineros Hospital Naval Hospital Clínico Gral. Dr. Raúl Yazigi Centros de salud CAPREDENA 2

3 Instructivo Carga Masiva CARGA MASIVA DE RESPALDOS MÉDICOS El registro electrónico de un Respaldo Médico, se compone de dos procesos: PROCESO 1: Ingresar e Informar los Respaldos Médicos 1.1 Carga Masiva de Respaldos Médicos. 1.2 Informar Respaldo Médico a Contraloría General de la República. PROCESO 2: Crear Acto Administrativo y Asociarle Respaldos Médicos 2.1 Crear Resolución Exenta o Decreto Exento que aprueba Respaldos Médicos. 2.2 Asociar Respaldos Médicos informados a la Resolución o Decreto Exento que los aprueba. 2.3 Enviar a Registro el Acto Administrativo (Resolución Exenta o Decreto exento) aprobatorio. 3

4 Instructivo Carga Masiva 1.1 CARGA MASIVA DE RESPALDOS MÉDICOS Paso 1 Paso 3 Paso 2 Ilustración 1 Paso 1 Seleccionar la pestaña Servicio. Se desplegarán tres menús: Adm.Funcionario, Carga Masiva y Registro Electrónico. Paso 2 Posteriormente, debe hacer clic sobre el Menú Carga Masiva. Se desplegarán tres submenús: Seleccionar Planilla, Cargar Planilla y Listado de Cargas de Planillas Paso 3 Luego, dentro del Menú Carga Masiva, debe hacer clic sobre el submenú Seleccionar Planilla. 4

5 Instructivo Carga Masiva Una vez que ingresa al submenú Seleccionar Planilla, el sistema desplegará una lista de las materias que pueden ser cargadas masivamente: Ud. debe seleccionar la planilla Respaldos Sin Documento Paso4 Ilustración 2 Paso 4 Debe seleccionar la planilla correspondiente a la materia Respaldos Sin Documento y presionar Con esta acción podrá descargar el archivo definido para Respaldos Médicos. Sólo sobre este archivo usted, podrá trabajar, poblando la planilla a través de su sistema de información. Paso 5 Ilustración 3 Paso 5 La información se debe ingresar de acuerdo a los siguientes parámetros: Características del archivo Paso 5.1 Archivo en formato *.csv.. Los ficheros CSV (del inglés comma-separated values) son un tipo de documento en formato abierto, sencillo, para representar datos en forma de tabla. Un registro por línea; cada registro debe identificar a un funcionario. Los caracteres dentro de una celda son ilimitados, no obstante la información contenida debe corresponder a la definición de cada campo. Los datos numéricos deben ser números enteros sin decimales. Los datos alfanuméricos y alfabéticos deben estar alineados a la izquierda y sin espacio posterior al último carácter. Los caracteres a informar en los campos alfabéticos deben corresponder al rango de letras entre la A y la Z (en mayúsculas), además de caracteres de puntuación, guiones y apostrofes.(sin acentos) Todas las columnas son obligatorias, salvo las excepciones señaladas expresamente por Servicio. 5

6 Instructivo Carga Masiva Paso 5.2 Instrucciones generales sobre entrega de información en la planilla La o las planilla(s) deben presentar información por funcionario en cada una de sus filas, y en las columnas debe incluir sólo las características que correspondan a cada campo solicitado, conforme a las definiciones encontradas en este documento. No agregue ninguna columna antes, entre o después de los campos, ni agregue información adicional no solicitada. Mantenga el orden señalado para los campos definidos en la planilla csv. Respete los códigos definidos por la plataforma SIAPER, cualquier otra nomenclatura provocara error en el proceso de validación. Utilice la codificación señalada en la columna CÓDIGO de cada tabla. Asegúrese de no agregar espacios en blanco antes o después de cada código o dato ingresado. Entregue la información en valores; no incluya fórmulas de ningún tipo. Paso 5.3 Descripción de cada uno de los campos que se deben ingresar en la planilla de carga masiva. Los que se describen a partir de la página siguiente: 6

7 Instructivo Carga Masiva NOMBRAMIENTOS FFAA IDENTIFICACIÓN DE LA COLUMNA "A" Nombre del campo Caracteres Permitidos Descripción del formato o contenido Códigos Observaciones 8 Sin límite Identificador de Planilla, el número 8 en la columna "A" indica al sistema que la Planilla es para cargar los Respaldos Médicos. Usted no debe completar este campo, el sistema lo arroja en forma automática, al seleccionar la planilla. IDENTIFICACIÓN DE LA COLUMNA "B" Nombre del campo Caracteres Permitidos Descripción del formato o contenido Códigos Observaciones 0 Sin límite Corresponde a la línea o fila que se cargará de su registro. Validador técnico del campo -Campo numérico (debe ser = 1 para cada línea o fila) -Debe informarse siempre 1 (Al ingresar el código 1, significa que el sistema lee la línea o fila informada) Usted debe completar este campo con el dígito 1, cada vez que ingrese un Run, si usted no completa este campo, la información en su csv, no será capturada por el sistema. 7

8 Instructivo Carga Masiva IDENTIFICACIÓN DE LA COLUMNA "C" Nombre del campo Caracteres Permitidos Descripción del formato o contenido Códigos Observaciones RUN Sin límite Corresponde al número de la cedula de identidad sin dígito verificador (número de RUN del funcionario informado), el cual no debe incorporar puntos. Validador técnico del campo - Campo numérico distinto de cero (0) - Debe ser validado con el dígito verificador informado en el campo DV, conforme a lo definido por el Servicio de Registro Civil e Identificación - No debe ser menor a Debe informarse siempre IDENTIFICACIÓN DE LA COLUMNA "D" Nombre del campo Caracteres Permitidos Descripción del formato o contenido Códigos Observaciones DV Sin límite Corresponde al digito verificador del RUN del funcionario informado en el campo RUN. Validador técnico del campo -Valores posibles: 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 y K (mayúscula) -Debe informase siempre Validador de consistencia con otros campos - Se debe verificar según el número declarado en el campo RUN, conforme a lo definido por el Servicio de Registro Civil e Identificación. 8

9 Instructivo Carga Masiva IDENTIFICACIÓN DE LA COLUMNA "E" Nombre del campo Caracteres Permitidos Descripción del formato o contenido Códigos Observaciones NOMBRE Sin límite Corresponde a la identificación del funcionario informado de su apellido paterno Validador técnico del campo - Campo de caracteres alfabético - Debe informarse siempre IDENTIFICACIÓN DE LA COLUMNA "F" Nombre del campo Caracteres Permitidos Descripción del formato o contenido Códigos Observaciones NUMERO RESPALDO Sin límite Corresponde al número del documento (Respaldo Médico) que será cargado en la planilla Validador técnico del campo -Campo numérico -Debe informarse siempre IDENTIFICACIÓN DE LA COLUMNA "G" Nombre del campo Caracteres Permitidos Descripción del formato o contenido Códigos Observaciones FECHA EMISION RESPALDO Sin límite Corresponde a la fecha de la emisión del Respaldo Médico, establecida por el médico tratante. Validador técnico del campo - Campo Fecha Valores permitidos en formato: dd/mm/aaaa - Debe informarse siempre 9

10 Instructivo Carga Masiva IDENTIFICACIÓN DE LA COLUMNA "H" Nombre del campo Caracteres Permitidos Descripción del formato o contenido Códigos Observaciones INSTITUCION DEL RESPALDO Sin límite Corresponde a la Institución que otorga el Respaldo Médico. Debe ingresarse el código asociado a cada Institución de Respaldo Validador técnico del campo -Campo numérico -Debe informarse siempre Códigos de Institución de Respaldo: 1 Mutual de Seguridad 2 Asociación Chilena de Seguridad 3 Instituto de Seguridad del Trabajo 4 Hospital Militar de Santiago 5 Hospital Militar del Norte 6 Hospital Dipreca 7 Hospital de Carabineros 8 Hospital Naval 9 Hospital Clínico General Doctor Raúl Yazigi 10 Centros de Salud Capredena 10

11 Instructivo Carga Masiva IDENTIFICACIÓN DE LA COLUMNA "I" Nombre del campo Caracteres Permitidos Descripción del formato o contenido Códigos Observaciones FECHA INICIO REPOSO Sin límite Corresponde a la fecha desde cuando se extiende el reposo del Respaldo Médico otorgado por el médico tratante Validador técnico del campo - Campo fecha Valores permitidos en formato: dd/mm/aaaa - Debe informarse siempre IDENTIFICACIÓN DE LA COLUMNA "J" Nombre del campo Caracteres Permitidos Descripción del formato o contenido Códigos Observaciones NUMERO DIAS REPOSO Sin límite Corresponde al valor N de Días del Respaldo Médico otorgado por el médico tratante Validador técnico del campo -Campo numérico - Debe informarse siempre 11

12 Instructivo Carga Masiva IDENTIFICACIÓN DE LA COLUMNA "K" Nombre del campo Caracteres Permitidos Descripción del formato o contenido Códigos Observaciones FECHA TERMINO REPOSO Sin límite Corresponde a la fecha cuando se termina el periodo de reposo establecido por el médico tratante: Validador técnico del campo - Campo Fecha Valores permitidos en formato dd/mm/aaaa - Debe informarse siempre IDENTIFICACIÓN DE LA COLUMNA "L" Nombre del campo Caracteres Permitidos Descripción del formato o contenido Códigos Observaciones TIPO LICENCIA MEDICA FF.AA Sin límite Corresponde al tipo de respaldo médico otorgada por el médico tratante. Debe ingresarse el código asociado a cada Tipo de Respaldo Médico Validador técnico del campo -Campo Numerico - -Debe informarse siempre Códigos de Tipo Licencia Médica FF.AA: 0 Sin Información 1 Enfermedad o Accidente común no del Trabajo 2 Prorroga Medicina Preventiva 3 Licencia Maternal pre y post natal 4 Enfermedad Grave hijo menor de 1 año 5 Accidente en A cto de Servicio 6 Enfermedad Profesional 7 Patología del Embarazo 8 No aplica 12

13 Instructivo Carga Masiva IDENTIFICACIÓN DE LA COLUMNA "M" Nombre del campo Caracteres Permitidos Descripción del formato o contenido Códigos Observaciones CARACTERISTICAS DEL REPOSO Sin límite Corresponde a la característica del reposo establecida por el médico tratante en el Respaldo Médico. Debe ingresarse el código asociado a cada Característica del Reposo Validador técnico del campo -Campo numérico -Debe informarse siempre Códigos de Característica del Reposo: 1 Reposo Laboral Total 2 Reposo Laboral Parcial IDENTIFICACIÓN DE LA COLUMNA "N" Nombre del campo Caracteres Permitidos Descripción del formato o contenido Códigos Observaciones LUGAR DE REPOSO Sin límite Códigos Reposo: de Lugar de Corresponde al lugar donde se efectuará el descanso del trabajador, establecido por el médico tratante en el Respaldo Médico. Debe ingresarse el código asociado a cada Lugar de Reposo. Validador técnico del campo -Campo numérico -Debe informarse siempre 1 Su domicilio 2 Hospital 3 Otro Domicilio 4 Unidad 13

14 Paso 6 Una vez poblada la planilla, el Usuario deberá seleccionar la pestaña Servicio. Se desplegarán tres menús: Adm.Funcionario, Carga Masiva y Registro Electrónico. Paso 7 Posteriormente, debe hacer clic sobre el Menú Carga Masiva. Se desplegarán tres submenús: Seleccionar Planilla, Cargar Planilla y Listado de Cargas de Planillas Paso 8 Luego, dentro del Menú Carga Masiva, debe hacer clic sobre el submenú Cargar Planilla. El sistema lo dirigirá a la siguiente pantalla: Paso 9 Paso 10 Ilustración 4 Paso 9 El usuario deberá buscar su archivo con el botón almacenamiento de su equipo. dentro las unidades de Paso 10 Una vez encontrado el archivo deberá presionar el botón objeto de validaciones por la plataforma SIAPER. luego, el archivo será Paso11 Una vez completado el paso 10, el Usuario deberá seleccionar la pestaña Servicio. Se desplegarán tres menús: Adm.Funcionario, Carga Masiva y Registro Electrónico. Paso 12 Posteriormente, debe hacer clic sobre el Menú Carga Masiva. Se desplegarán tres submenús: Seleccionar Planilla, Cargar Planilla y Listado de Cargas de Planillas Paso 13 Luego, dentro del Menú Carga Masiva, debe hacer clic sobre el submenú Listado de Cargas de Planillas. 14

15 El listado de Cargas de Planillas está organizado por las siguientes columnas: Paso 14 P a s o 16 Paso 15 a Ilustración 5 Una vez que usted haya enviado a validar la planilla a la plataforma Siaper, los estados posibles de obtener serán los siguientes: Estados de Carga Masiva Descripción Validando En este caso, significa que hubo un inconveniente en la carga de la planilla.csv, por lo que se recomienda volver a realizar el proceso de cargar la planilla. No validado, por contener error Se efectuó el proceso de validación por el sistema, no obstante el archivo csv enviado por su servicio tiene errores. Validado Se efectuó el proceso de validación por el sistema y el archivo csv se encuentra en condiciones para ser cargado por el servicio. Lista para ser cargada Estado intermedio que deja en condiciones el archivo csv de cargar los datos a la base de datos Cargada Estado final que informa al usuario el término del proceso de carga exitosamente Paso 14 Una vez que el sistema efectuó el proceso de validación y en la columna estado aparece Validado, el usuario se encuentra en condiciones para que dicha planilla sea cargada por el Servicio. Paso 15 Para ello el usuario debe presionar el botón. Paso 16 Y luego el usuario debe presionar el botón. a Para eliminar una determinada planilla.csv, el Usuario deberá seleccionarla presionar el botón., y luego 15

16 Paso 17 Una vez completado el Paso 16, el Estado de la planilla.csv cambiará a Cargada. Lo que significa que el proceso se completó exitosamente, y puede continuar con el Paso INFORMAR RESPALDO MÉDICO A CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA Paso 18 Para informar los Respaldos Médicos, el Usuario deberá seleccionar la pestaña Servicio. Se desplegarán tres menús: Adm. Funcionario, Carga Masiva y Registro Electrónico Paso 19 Posteriormente, debe hacer clic sobre el Menú Registro Electrónico. Se desplegarán cuatro submenús: Crear Documentos, Bandeja de Documentos, Bandeja de Certificados de Registro y Administrar Licencias Médicas. Paso 20 Luego, dentro del Menú Registro Electrónico, debe hacer clic sobre el submenú Administrar Licencias Médicas. Se desplegarán 3 submenús: Ingreso Nueva Licencia, Asociar Licencias Médicas y Asociar Respaldo Médico Paso 21 Dentro del submenú Administrar Licencias Médicas, debe hacer clic sobre el submenú: Asociar Respaldo Médico Al ingresar a este menú, el sistema derivará al usuario a la siguiente pantalla: Ilustración 6 16

17 Paso 22 Si en la sección Seleccione Respaldo Médico sin Documento Asociado no aparecen los Respaldos que el usuario requiere informar, o el listado es demasiado extenso para revisarlos uno a uno, él podrá buscar en el Sistema los Respaldos Médicos de sus funcionarios que hayan sido previamente ingresados a Siaper. Las opciones son buscarlos por Run, Número de Licencia, por nombre y /o apellidos Paso 23 Una vez ingresado el campo de búsqueda, deberá presionar el botón. El Sistema mostrará los Respaldos Médicos relativos al campo de búsqueda ingresado que aún no hayan sido enviados a registro mediante un acto administrativo, en la sección Seleccione Respaldo Médico sin Documento Asociado. Paso 24 Luego, dentro de la sección Seleccione Respaldo Médico sin Documento Asociado, el Usuario deberá seleccionar en el botón el o los Respaldos Médicos que desee informar. Paso 25 El Usuario debe hacer clic en el botón siguiente Mensaje de página web: desplegándose el Paso 26 Paso 26 Finalmente, el Usuario debe hacer clic en el botón. A partir de este momento, el o los Respaldos Médicos se encontrarán informados a Contraloría General. 17

18 b En la columna Estado Respaldo Médico, se denominará INFORMADA el Respaldo Médico que haya sido informado a Contraloría General, siguiendo los 26 pasos anteriores. Por otra parte, se denominará EN PROYECTO el Respaldo Médico que aún no ha sido informado a Contraloría General, por lo que aún es editable. c En la columna Editar/Completar, cuando el Respaldo Médico esté aún en estado EN PROYECTO, estará disponible el botón, mediante el cual se podrá editar haciendo clic sobre él. d Para conocer más detalles sobre los datos ingresados anteriormente en el Respaldo Médico, el Usuario debe hacer clic sobre el respectivo Número de Respaldo, el que contiene un link hacia el documento original. 2.1 CREAR RESOLUCION EXENTA O DECRETO EXENTO QUE APRUEBA RESPALDOS MÉDICOS Una vez que el Servicio ha emitido el acto administrativo correspondiente, en que apruebe el o los Respaldos Médicos, y este se encuentre totalmente validado (con numero de folio, fecha, firma de autoridad correspondiente y las visaciones que, según sea el caso, correspondan), entonces el Usuario deberá proceder con el Proceso 2.1, Crear el Acto Administrativo, que se detalla a continuación. Ilustración 7 18

19 Paso 27 El primer paso es seleccionar la pestaña Servicio. Se desplegarán tres menús: Adm.Funcionario, Carga Masiva y Registro Electrónico. Paso 28 Posteriormente, debe hacer clic sobre el menú Registro Electrónico. Se desplegarán cuatro submenús: Crear Documentos, Bandeja de Documentos, Bandeja de Certificados de Registro y Administrar Licencias Médicas. Paso 29 Luego, dentro del menú Registro Electrónico, debe hacer clic sobre el submenú Crear Documentos, desplegándose la pantalla Borrador del Documento (Ver Ilustración 8) e Ilustración 8 e Datos del Encabezado: Esta sección contiene los datos que identifican el documento que el Servicio desea enviar a Registro Paso 30 Al seleccionar el menú desplegable del campo Tipo Documento, permitirá ver el listado de alternativas para actos administrativos a registrar según indique el acto administrativo que se tenga a la vista para registrar (Ver Ilustración 8) 19

20 Ilustración 9 Seleccionar una de las opciones que despliega el campo Tipo de Documento, según el documento que el Usuario tiene a la vista (Ver Ilustración 9). Paso 31 Los tipos de documentos posibles de registrar electrónicamente son: 1) Decreto Exento 2) Información de Personal (aplica sólo para ingresar Calificaciones ) 3) Resolución Exenta Al seleccionar una de las opciones que despliega el campo Tipo de Documento (que para efectos de este ejemplo se seleccionó Resolución Exenta ), se activarán adicionalmente los siguientes campos: Paso 32 Ilustración 10 20

21 Paso 32 El usuario deberá completar los siguientes campos: Numero Documento: Campo obligatorio. Se debe ingresar el número del acto administrativo que se desea enviar a Registro. Corresponde al número que su Servicio le ha otorgado al acto administrativo. Fecha de Documento: Campo obligatorio. Se debe ingresar la fecha del documento (dd/mm/aaaa) o seleccionar la misma desde calendario adjunto. Corresponde a la fecha que, junto con el número, su Servicio le ha otorgado al acto administrativo. Servicio Documento: Este campo será llenado automáticamente por el sistema con el del Servicio al cual pertenece el Usuario que ha ingresado al portal. Dependencia: Campo obligatorio. Se debe seleccionar del listado el nombre de la Dependencia que ha realizado el acto administrativo. Según la información contenida en el campo Servicio Documento, el usuario podrá seleccionar una de las dependencias que ofrece el listado; también podrá ingresar la opción Sin dependencia cuando corresponda. Se entiende por dependencia cada unidad que genera actos administrativos con numeración propia. Región: Campo obligatorio. Se debe seleccionar del listado la Región a la que corresponde la Dependencia. Comuna: Campo opcional. Se debe seleccionar la Comuna, del listado a la cual se encuentra vinculada la Región ingresada anteriormente. Una vez completada la sección Datos del Encabezado, el Usuario estará en condiciones de agregar la materia Respaldo Licencia Médica FF.AA. Para lo cual, deberá seguir los siguientes pasos: Ilustración 11 21

22 Paso 33 Al seleccionar el menú desplegable del campo Materia de Ingreso, permitirá ver el listado de alternativas para actos administrativos a registrar, según indique el documento que se tenga a la vista para registrar (Ver Ilustración 11). Ilustración 12 Paso 34 Seleccionar la opción Respaldo Licencias Médicas FF.AA que despliega el campo Materia de Ingreso. Esta materia se encuentra disponible para los tipos de documento RESOLUCION EXENTA o DECRETO EXENTO. Paso 35 Una vez seleccionada la materia Respaldo Licencias Médicas FF.AA, se debe presionar el botón.de esta manera, la materia de ingreso Respaldo Licencias Médicas FF.AA ha quedado incorporada en la columna Materia. (Ver Ilustración 13). Ilustración 13 Una vez agregada la materia al documento, el Usuario no podrá modificar el campo Tipo de Documento 22

23 Ilustración 14 Paso 36 Una vez agregada la materia Respaldo Licencias Médicas FF.AA se debe presionar el botón, dándole vida electrónica al Acto Administrativo. Este acto administrativo es creado para asociarlo al Respaldo Médico y aparecerá en la parte inferior del listado de Respaldos médicos sin Documento Asociado, en la sección Búsqueda de Documentos 2.2 ASOCIAR RESPALDOS MEDICOS INFORMADOS A LA RESOLUCION EXENTA O DECRETO EXENTO QUE LOS APRUEBA En la misma pantalla con que se trabajó en el PROCESO 1.2 (Ver Ilustración 15), se deben seguir los siguientes pasos: 23

24 f Ilustración 15 Paso 37 Dentro de la sección Seleccione Respaldo Médico sin Documento Asociado, el Usuario deberá seleccionar en el botón el o los Respaldos que desee asociar. Paso 38 Dentro de la sección Seleccione un Documento para Asociar a las Licencias Seleccionadas, el Usuario deberá seleccionar en el botón el acto administrativo que creó anteriormente en el PROCESO 2.1 Paso 39 Una vez seleccionados tanto el o los Respaldos Médicos, como el acto administrativo, el Usuario deberá presionar el botón f El Usuario podrá acceder más rápido al documento borrador correspondiente en la sección Busqueda de Documentos, digitando el número del acto administrativo que desea asociar al Respaldo Médico y luego presionando el botón 24

25 Sólo desaparecerán del listado Seleccione Respaldo Médico sin documento asociado, los Respaldos Médicos que ya han sido asociados al documento RESOLUCION EXENTA o DECRETO EXENTO. Por su parte, estos últimos se mantendrán en la sección Lista de Documentos, en la medida que no sean enviados a Registro, ya que se podrá seguir asociando Respaldos Médicos a dicho acto administrativo Si el Usuario no ha informado el Respaldo Médico, el Sistema no permitirá asociarlo al documento, arrojando el siguiente mensaje: 25

26 2.3 ENVIAR A REGISTRO EL ACTO ADMINISTRATIVO (RESOLUCION EXENTA O DECRETO EXENTO) APROBATORIO A continuación, el Usuario deberá buscar el acto administrativo creado en el PROCESO 2.1, completando los siguientes pasos: Ilustración 16 Paso 40 Se debe seleccionar la pestaña Servicio. Se desplegarán tres menús: Adm Funcionario, Carga Masiva y Registro Electrónico Paso 41 Posteriormente, debe hacer clic sobre el menú Registro Electrónico. Se desplegaran cuatro submenús: Crear Documentos, Bandeja de Documentos, Bandeja de Certificados de Registro y Administrar Licencias Médicas Paso 42 Luego, dentro del menú Registro Electrónico, debe hacer clic sobre el submenú Bandeja de Documentos, desplegándose la siguiente pantalla (Ver Ilustración 17) 26

27 g Ilustración 17 Paso 43.1 El usuario tendrá dos alternativas para buscar el acto administrativo creado en el PROCESO 2.1, la primera es ingresando el número del documento en el campo del mismo nombre, y luego presionando el botón Paso 43.2 La segunda opción es presionando el botón Usuario TODOS los documentos en proceso de creación del Servicio, permitiendo mostrar al g Lista de Documentos: En esta área se desplegará el documento en estado borrador creado en el PROCESO 2.1 que el Servicio ha ingresado al Sistema. Todas las columnas de esta Lista pueden ser ordenadas en forma creciente o decreciente, en función del criterio del Usuario, presionando el nombre de la columna. Paso 44 Para ingresar al borrador del documento y verificar que se haya efectuado la Carga Masiva de los Respaldos Médicos, el Usuario debe seleccionar el acto administrativo desde la sección Lista de Documentos, haciendo clic en el botón, y luego presionando el botón 27

28 Ilustración 18 Una vez dentro del Borrador del documento, el Usuario debe presionar el botón Paso 45, en el cual se muestra la visualización del acto administrativo con todos los campos ingresados por el Usuario. Se recomienda al Usuario ver la Vista Previa, para validar la información ingresada en el Sistema antes de enviarla a Registro Completado el Paso 45, se desplegará una nueva ventana con la Vista Previa correspondiente, tal como se muestra en la siguiente ilustración 28

29 h i Ilustración 19 h Permite imprimir la Vista Previa i Este botón indica cerrar la página de la Vista Previa 29

30 Una vez cerrada la ventana de Vista Previa, el Usuario tendrá activada la siguiente pantalla (Ver Ilustración 20) Ilustración 20 Paso 46 Al presionar el botón permitirá al Usuario guardar y enviar a Registro Electrónico el Documento. De esta manera, el sistema podrá arrojar distintos resultados según el acto administrativo a registrar, los cuales podrán ser: Respuesta 1: Operación Exitosa Cuando el documento borrador enviado a Registro cumpla las condiciones de: Contener por lo menos una materia asociada. Haber agregado por lo menos un caso a la materia asociada. No haber sido registrado anteriormente en CGR (esto significa que cada documento debe tener un número y fecha distintos) La respuesta del sistema será exitosa y el documento será correctamente registrado en la base de datos de Contraloría General. Desde el sistema, emergerá una nueva ventana que mostrará el siguiente mensaje: Su documento ha sido Registrado exitosamente. 30

31 Ilustración 21 Adicionalmente ofrecerá al usuario, a través de un botón, la opción de Ver Certificado de Registro, el cual, de ser accionado, descargará un archivo en formato PDF con el Certificado de Registro correspondiente. Ilustración 22 31

32 Ilustración 23 El usuario deberá imprimir el certificado, y adjuntarlo al documento original, archivándolo en su Servicio, para su posterior control. 32

33 Respuesta 2: Documento ya Registrado en CGR Cuando el documento borrador enviado cumpla las condiciones de: - Contener por lo menos una materia asociada. - Haber agregado por lo menos un caso a la materia asociada. Pero existe un documento que ya se encuentra registrado en la base de datos de Contraloría General, con igual número y fecha, el sistema mostrará una ventana emergente con el siguiente mensaje: Respuesta 3: Documento sin Casos Cuando el documento borrador enviado cumpla las condiciones de: - Contener por lo menos una materia asociada. - No haber sido registrado anteriormente en CGR (número y fecha de documento distintos) Sin embargo, exista la condición de NO haber agregado caso alguno al documento borrador que desea ser enviado a Registro, la respuesta del sistema será mostrar al usuario en una ventana emergente con el siguiente mensaje: El sistema ofrecerá al usuario el botón Aceptar el cual, de ser accionado, retornará al usuario a la página de creación de documentos. El sistema no permitirá el envío a registro de un documento que no contenga casos ingresados. 33