DETALLE DEL FLUJO

Transcripción

1 Servicio compartido de Gestión de Notificaciones DETALLE DEL FLUJO ATENCIÓN: Para la comprensión de este documento, debe consultarse el Glosario de Términos y Especificaciones Notific@ que dispone de todos los términos y abreviaturas utilizados, así como su definición y en algunos casos, las especificaciones técnicofuncionales asociadas a los mismos. Manual Versión Fecha de revisión 28/11/2016 Realizado por

2 INDICE 1. Introducción Flujos Notific@ Fase I Fase II Fase III Explicación detallada de las etapas Organismos Emisores Validación de errores básicos Código Seguro de Verificación (CSV) Almacenamiento Sedes electrónicas y Carpeta Ciudadana Servicio Adviser Dirección Electrónica Habilitada (DEH) Envío Postal a través de Centros de Impresión y Ensobrado Centros de Impresión y Ensobrado (CIE) Notas y aclaraciones... 9

3 1. Introducción El escenario general del Servicio Compartido de Gestión de Notificaciones se representa en la imagen siguiente: Para la comprensión detallada del mismo se explica en este documento el detalle de las tareas principales que se recogen en el mismo. 2. Flujos El flujo general del escenario del servicio compartido de Gestión de Notificaciones se establece en tres epatas que son las que se resumen en las imágenes siguientes: 2.1. Fase I. Se inicia con la recepción del envío que realizan los Organismos Emisores y culmina con la publicación y puesta a disposición del destinatario a través de Carpeta Ciudadana, así como la recepción del resultado de la entrega y la publicación, si procede, del resultado a través del servicio Adviser.

4 2.2. Fase II Se inicia con la detección de un envío a la Dirección Electrónica Habilitada y culmina con la puesta a disposición del destinatario a través de su buzón y la posterior recogida del resultado de la entrega por parte de Notific@ y su publicación, si procede, a través del servicio Adviser Fase III Se inicia con la detección de un envío en soporte papel o bien con la elección automática de esta vía, por incomparecencia del destinario en las vías electrónicas previas. En esta fase es fundamental la colaboración de los Centros de Impresión y Ensobrado de la Administración y la distribución por parte del Operador Postal, quién remite los resultados de la entrega al CIE, donde se digitaliza dicha información que es recogida por Notific@ y su publicada, si procede, a través del servicio Adviser.

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6 3. Explicación detallada de las etapas Organismos Emisores - Los Organismos Emisores deben integrar sus Sistemas de Información con los servicios web diseñados por la plataforma Notific@ para hacer uso de la misma de forma automatizada. - Opcionalmente, para envíos de bajo volumen, se puede utilizar la aplicación web con introducción manual de datos. - Los organismos que usen servicios tales como Acceda, Sanciones, Jurados, Drogas, Extranjería u otros servicios horizontales no necesitan integrarse con Notific@, ya que la propia aplicación horizontal implementa dicha conexión. No obstante, los Organismos Emisores, deben realizar todos los trámites administrativos necesarios para que sean dados de alta en Notific@ Validación de errores básicos Notific@ realiza una validación previa de los envíos para detectar errores básicos antes de iniciar la tramitación del envío. Se comprueba que: - Los códigos DIR3 del Organismo Emisor y pagador son válidos - La API KEY existe y se corresponde con el DIR3 del Organismo Emisor. - En caso de introducir un código SIA, que existe dicho procedimiento. - El envío lleva una referencia con un valor único dado en origen por el Organismo Emisor - El envío se hace con un único documento adjunto con formato PDF o ZIP y que no supera los 15MB de tamaño. o Importante: Cuando para un envío está disponible el CIE como vía de salida, únicamente se aceptará el formato PDF. Además se comprobará que dicho PDF tiene formato PDF/A o puede transformarse a dicho formato. - Para los envíos a la DEH para sujetos no obligados, se comprueba que el destinatario está suscrito al procedimiento en la FNMT y que el código de procedimiento existe. - Para casos de envío postal, el domicilio debe ser conforme con uno de los cuatro tipos admitidos por el CIE (nacional, extranjero, apartado de correos y sin normalizar).

7 3.3. Código Seguro de Verificación (CSV). - El incrustado del CSV, se realiza bajo petición expresa en origen. Ello conlleva la conformidad con las normas ENI, permitiendo el archivado electrónico. - En caso de requerirse la generación del CSV, se comprobará como requisito que el documento de la notificación tiene formato PDF (no se genera CSV para archivos ZIP), y que éste viene firmado, validándolo con los servicios 3.4. Almacenamiento - En Notific@ sólo se almacenarán dos documentos, el PDF o ZIP de la notificación/comunicación y el PDF/XML de la certificación. - Si se requiere generación de CSV se almacenará el documento resultante. En su defecto se almacena el documento original. - Todo ello sin perjuicio de la responsabilidad del Organismo Emisor de la custodia de las notificaciones y certificaciones Sedes electrónicas y Carpeta Ciudadana - Toda notificación ha de pasar por Notific@ para que esté disponible en el Punto de Acceso General, a través de Carpeta Ciudadana. Por tanto, aunque el Organismo Emisor publique la notificación en su propia sede electrónica, deberá igualmente dar de alta el envío en Notific@. - Para la sincronización del estado de los envíos entre las sedes electrónicas del Organismo Emisor y la Carpeta Ciudadana en lo que respecta al estado de las notificaciones, es necesario que el Organismo Emisor aborde la integración con el servicio web que permite el intercambio de estados de las notificaciones. De esta forma, si el interesado firmara la notificación en la sede del Organismo Emisor, éste deberá mandar la comparecencia electrónica (certificado) a Notific@ para informar del cambio de estado de la misma. - Para los envíos que sólo tengan salida a Carpeta Ciudadana o a Sedes Electrónicas es obligatorio introducir la fecha de caducidad del envío. Si en dicha fecha no se ha comparecido el sistema generará un documento de notificación rehusada por ausencia.

8 3.6. Servicio Adviser - El Adviser es el servicio de recepción automática de cambios de estado y certificaciones. - Es un módulo opcional dentro de Notific@ para que los Organismo Emisores reciban de forma automática las actualizaciones con relación a sus envíos, ya sean envíos para comparecencia en sede, para recepción postal o al buzón de la DEH. - Para activarlo debe implementarse un Servicio Web en la sede electrónica del Organismo Emisor de acuerdo a las especificaciones técnicas que se indiquen. Este servicio Web debe ser accesible a través de la RedSara. - Como alternativa al servicio Adviser pueden emplearse Servicios Web para hacer consultas del estado bajo petición Dirección Electrónica Habilitada (DEH) - El envío a la DEH lo realiza Notific@ en nombre del Organismo Emisor. El Organismo Emisor debe autorizar a Notific@, mediante enviado al operador del servicio DEH, para realizar envíos en su nombre. - Si no existe previamente, se creará el buzón en notificaciones.060.es. - Si se establecen ambas vías de notificación, siempre tendrá preferencia la DEH sobre el CIE Envío Postal a través de Centros de Impresión y Ensobrado - Los CIE se encargan de imprimir y ensobrar los envíos recibidos desde Notific@ y entregarlos al operador postal para hacer llegar la notificación/comunicación al destinatario. - Notific@ se encargará de transformar el fichero a PDF/A, en caso de que no lo esté, en el momento de enviar la notificación/comunicación al CIE. - Existen 3 intentos de entrega, los dos primeros se realizan en la dirección postal y el tercero en la oficina de Correos correspondiente a dicha dirección postal. - Los CIE digitalizan las certificaciones, las envían a Notific@ así como comunican cualquier cambio de estado (datado) que reciben del operador postal.

9 3.9. Centros de Impresión y Ensobrado (CIE) - Actualmente está activo el CIE de la Agencia Estatal de la Administración Tributaria, estando en proceso de integración el de la Tesorería General de la Seguridad Social. - Los CIE s requieren que el documento original deje un recuadro en blanco en la esquina superior derecha para imprimir la dirección postal y que coincida con la ventanilla del sobre. - Si no se cumplen las normas técnicas de impresión y ensobrado, el CIE tratará de resolver la incidencia, en la medida de lo posible. Esta acción puede incrementar el coste del servicio. Notas y aclaraciones Registro Electrónico Notific@ NO registra electrónicamente de manera oficial nada. Es decir, no hace uso del registro electrónico común, ni cualquier otro. Es decir, el proceso de negocio al que afecta es exclusivamente el de la puesta a disposición por cualquier medio oficial, de la notificación. Por tanto, es el emisor quien, antes de mandar a Notific@, deberá registrar de salida la Notificación. Y en su caso, registrar de entrada, si así se desea, la certificación final con el estado de la misma. Normalización para impresión postal. El sistema NO valida si el documento original está correctamente normalizado para impresión postal. Para información sobre esta normalización del documento, debe consultarse la documentación específica sobre el Envío al Centro de Impresión. El plazo o retardo Es el número de días naturales que se mantiene una notificación/comunicación en la Carpeta Ciudadana y Sede Electrónica del organismo para su comparecencia. Una vez superados esos días, se encolará el envío para su entrega a la DEH o por vía postal. Si se introduce valor 0, el envío será encolado inmediatamente para su envío al CIE o a la DEH. Indicación de salida a CIE y DEH Para cada envío se deberá indicar si se desea que la salida sea exclusivamente a través de Carpeta Ciudadana y Sede Electrónica o si se desea activar el envío a través de CIE o DEH. Para ello se siguen las siguientes reglas: o Si la salida es exclusivamente a través de Carpeta Ciudadana y Sede Electrónica se deberá indicar en todo caso la fecha de caducidad de la

10 notificación a partir de la cual, si no se ha accedido a la notificación, se considerará como rechazada. Adicionalmente los campos obligatorios para envío por CIE y DEH, que se especifican en los siguientes puntos, deberán estar vacíos. En caso contrario después del tiempo de retardo explicado en el apartado anterior, el envío se pondrá a disposición del destinatario a través de una de las dos vías siguientes. o Si se desea que la salida se pueda producir por DEH para aquéllos destinatarios que se encuentren en el censo de obligados y los suscritos voluntariamente, se deberán consignar los elementos que conforman la dirección electrónica: obligado, NIF y código de procedimiento. El hecho de que los campos estén o no cumplimentados, ya sea a través de la aplicación web o del servicio web, servirá no sólo para establecer el destino sino también para activar o desactivar la salida a la DEH. o Si la salida se puede producir por CIE se deberá consignar para el envío los datos de domicilio y tipo de domicilio. Nótese que cuando se encuentre activada la salida por DEH conjuntamente con la del CIE nunca se realizará el envío en papel cuando el destinatario del envío esté en el censo de obligado o esté suscrito voluntariamente. El hecho de que los campos estén o no cumplimentados, ya sea a través de la aplicación web o del servicio web, servirá no sólo para establecer el destino sino también para activar o desactivar la salida al CIE.