GUÍA DE TALLER N INGRESO AL SIAGIE Utilice el navegador Google Chrome e ingrese colocando el usuario, contraseña y texto de imagen.

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1 GUÍA DE TALLER N INGRESO AL SIAGIE Utilice el navegador Google Chrome e ingrese colocando el usuario, contraseña y texto de imagen. Recuerde que la contraseña brindada por la Oficina de Estadística, puede ser cambiada para mayor seguridad. 2. REGISTRO Y GENERACIÓN DE ACTAS DE RECUPERACIÓN 2014 Para configuración una sección de recuperación haga clic en 2014, Configuración del Año Escolar, Ciclos Grados y Secciones como se muestra a continuación: En la columna Número de Secciones haga clic en el grado que desea configurar la recuperación y posteriormente haga clic en Secciones Agregar como muestra la figura: Se gestionará una ventana para registrar datos por ejemplo registremos recuperación del ÁREA DE MATEMÁTICA, los datos a consignar se detallan a continuación:

2 Descripción Tutor Aula Número de Vacantes Fase Área de Recuperación R.D. institucional Fecha de Aprobación : MATEMÁTICA :..... : :.... :..... :.... :.... :.... Nota: Cuando recuperan en el periodo vacacional tenemos que: Inicial: No registra recuperación Primaria: Secundaria, podemos configurar la Fase de Recuperación desde PRIMERO a QUINTO, Para asignar estudiantes hacemos clic en la Columna Número de Secciones, 0, apareciendo una ventana Estudiantes por tipo de Recuperación cuyos datos a escoger según sea es: Seleccionamos el Tipo de Recuperación: PRA (Programación de Recuperación Académica) ó Examen de Recuperación, clic en Agregar y se mostrará la siguiente ventana:

3 Caso de Estudiantes de esta IE: Clic en Agregar, elegir la opción Estudiantes de esta IE, clic en Aceptar. La ventana siguiente muestra los estudiantes que pasaron al Programa de Recuperación Académica, chequear solo a los estudiantes que participaron en este programa caso contrario no hacer chek (para que otra IE pueda registrar el estudiante). Posteriormente hacer clic en Grabar. Caso de Estudiantes Externos: Clic en Agregar elegir Estudiantes Externos, clic en Aceptar. La ventana siguiente muestra los botones de texto para buscar a los estudiantes especificando la IE o haciendo la búsqueda. Posterior a ello elija la opción como: Apellidos y nombres, Código Estudiante, DNI y finalmente hacer clic en buscar y paso siguiente hacer chek en los datos del estudiante según corresponda y grabar. 3. CIERRE DE LA FASE REGULAR 2014 Ingrese a la opción Administración de la I.E Configuración Año Escolar, Fases como se muestra a consideración: En la columna estado el icono color azul representa cerrado.

4 IMPORTANTE: 4. CIERRE DE LA FASE DE RECUPERACIÓN 2014 Una vez cerrado la Fase Regular se procede con el cierre de la Fase de Recuperación, se validará el cierre siempre y cuando las Actas de Recuperación 2014 estén aprobadas. IMPORTANTE: Recuerde que si en una sección se tiene desaprobados y los interesados no solicitaron ni rindieron el Examen de Recuperación el Director está obligado a Configurar y Generar el Acta de Recuperación, donde el sistema automáticamente procesa NO SE PRESENTO NP ya que estudiante no registra evaluación alguna. 5. CIERRE DEL AÑO ESCOLAR 2014 Al cerrar la Fase Regular, Fase de Recuperación procedemos a cerrar el Año Escolar ingresando a Administración de la I.E, Año Escolar Periodo como se muestra a continuación: 6. ADMINISTRACIÓN DE I.E CONFIGURACIÓN DEL AÑO ESCOLAR 2015 Una vez cerrado la Fase Regular 2014 el sistema permite configurar el Año Académico 2015, haciendo clic en Agregar como se muestra a continuación:

5 En el año académico 2015 es necesario configurar: FECHA INICIO : 09/03/2015 FECHA FIN : Inicial (24/12/2015), Primaria y Secundaria (18/03/2016) FECHA DE CIERRE DE NOMINA : 23/04/2015 TURNO : HORAS PEDAGÓGICAS POR DÍA : CARACTERÍSTICA : CANTIDAD DE PERSONAS EN LA I.E. : Es necesario configurar el TURNO y HORAS PEDAGÓGICAS POR DÍA siendo que en la configuración de GRADOS Y SECCIONES indexa estos datos como parte de la validación de la sección. A continuación se muestra que el sistema pide llenar Hora de Inicio, Hora Fin, Hora Académica, Hora Libre; datos necesarios que se complementan en la asignación de la carga horaria a los docente.

6 Posteriormente procedemos a grabar la configuración del Año Escolar 2015 y es prioritario activar el año haciendo clic en el icono rojo de inactivo y aceptar el cambio de estado. 7. CONFIGURACIÓN DE LA FASES Una vez activado el Año Escolar 2015 se procede a configurar las fases ingresando a Administración de institución educativa, Configuración Año Escolar, Fases. Posteriormente hacemos clic en Agregar para configurar la Fase Regular (Programa PRONOEI, Nivel Inicial, Primaria y Secundaria) y la Fase de Recuperación (Sólo Nivel Primaria y Secundaria). Por tanto configure los datos y proceda a grabar los cambios efectuados: FASE REGULAR Fecha desde: 09/06/2015 Fecha hasta: 24/12/2015 Una vez grabado la configuración procedemos con la activación de la Fase Regular haciendo clic en la icono estado el cual tiene que cambiar de color rojo a verde como se muestra a continuación:

7 8. REGISTRO DE PERSONAL QUE LABORA EN LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA POR NIVEL Para poder configurar y actualizar los datos de la institución educativa es necesario que tanto DOCENTES como ESTUDIANTES deberán estar registrados por lo que en esta sección procederemos a registrar al Director, Docentes de Aula, Docentes por Hora. Por tanto en la opción Documento Nacional de Identidad coloque el número y haga clic en un espacio en blanco para que el sistema proceda a realizar la búsqueda como se muestra a continuación: Una vez que el sistema detecta coincidencia de datos muestra en detalle los datos del docente y pregunta: Desea registrarlo como nueva persona? Si los datos corresponden a la persona proceder aceptar y llenar demás datos necesarios diferenciando el cargo, función, estado, dirección y luego procedemos a grabar como se muestra a continuación:

8 9. ACTUALIZACIÓN DE DATOS DE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA Debemos ingresar Administración de la I.E., Actualización de datos de la I.E., Datos institución como se muestra a continuación: En los datos de la I.E se muestra 03 páginas Datos de la I.E, Parámetros, Configuración por Año Escolar los que pueden modificarse, como se muestra a continuación:

9 En Datos de la I.E. se actualiza Datos del Director, , teléfono, pagina web foto. 10. REGISTRO DE AMBIENTES Debemos ingresar Administración de la I.E., Actualización de datos de la I.E., Registro de ambientes como se muestra a continuación: Donde debemos agregar la cantidad de AULAS DE CLASES de uso pedagógico donde usted deberá colocar: Descripción: Aula de Clases 1 Ubicación: Primer piso Capacidad de estudiantes: C= A/1.2 Donde A =Área, C = Capacidad Área: A=L*A. Donde L=Largo, A= Ancho, A =Área Estado:

10 IMPORTANTE: Según referencia de la Oficina de Infraestructura considerar 1.2m2 promedio por estudiante para el nivel inicial, primaria, secundaria. 11. PERIODOS DE EVALUACIÓN Debemos ingresar Administración de la I.E., Configuración Año Escolar, Periodos Evaluación como se muestra a continuación: Al hacer clic en Agregar configuramos Tipo de Periodo PERIODO TRIMESTRE y las fechas de inicio, fin se especifica a continuación: DESCRIPCIÓN FECHA INICIO FECHA FIN ESTADO OBSERVACIONES Primer Trimestre 09/03/ /06/2015 SIN EVALUACIÓN Segundo Trimestre 08/06/ /09/2015 SIN EVALUACIÓN Tercer Trimestre 28/ /12/2015 SIN EVALUACIÓN Fecha de corte para filtrar reporte de evaluaciones, 13/06/2015 Fecha de corte para filtrar reporte de evaluaciones, 03/10/2015. Al 30/09/2015 debe remitir las NOMINAS ADICIONALES Fecha de corte para filtrar reporte de evaluaciones, 02/01/ ASIGNACIÓN DE PERSONAL Ingresamos Administración IE, Asignación de Personal.

11 13. GRADOS Y SECCIONES Debemos ingresar Administración de la I.E., Configuración Año Escolar, Ciclos, Grados y Secciones como se muestra a continuación: Hacemos clic en Agregar los grados y en la columna Agregar de la ventana RELACIÓN DE GRADOS chequee sólo los grados que van a funcionar durante el Año Escolar 2015 es decir si posteriormente se identifica metas de atención para un grado no activado, el sistema permite agregar posteriormente. Al tener los grados configurados procedemos a configurar Secciones haciendo clic en la columna Número de Secciones 0, clic en Agregar (2do. icono) como se muestra a continuación:

12 En la configuración de secciones considere lo siguiente: Descripción : Si cuenta con una sección coloque UNICA y si cuenta con más de una sección coloque A, B sucesivamente. En caso de Inicial especifique 0 años, 1 año, 2 años sucesivamente. A nivel de la UGEL Gral. Sánchez Cerro no configuramos secciones grupales es decir sección de 0 a 2 años. Tutor : Docente tutor. Aula : Seleccione Aula de Clases 1, Aula de Clases 2, etc. Numero vacantes : En concordancia con el Área del Aula de Clases. Fase : Seleccione Fase Regular. Responsable de matrícula : De preferencia el Docente Tutor. R.D. institucional : N Fecha de Aprobación : Selecciones la fecha que corresponde. 14. INGRESO/REINGRESO Es necesario identificar casos de ingreso/reingreso de los estudiantes durante el mes de marzo y en coordinación con los especialistas de Educación Secundaria definir los procedimientos

13 administrativos a seguir, teniendo las alternativas de CONVALIDACIÓN, REVALIDACIÓN, PRUEBA DE UBICACIÓN como se muestra a continuación: El Registro de Solicitud del caso que se va atendiendo debe registrarse y los campos que a continuación se muestra implican tener los datos del Expediente de trámite, R.D.; para registrar los resultados que aprueba la R.D. y según el caso se procederá al Llenado, Generación y Remisión del Acta de Evaluación para la aprobación que corresponde como se muestra a continuación: 15. GESTIÓN DE TRASLADO DE ESTUDIANTES INGRESO/ SALIDA Debemos ingresar Matricula, Traslado, Ingreso ó Salida como se muestra a continuación:

14 Para verificar los actuados, gestiones en el Año Escolar 2015 es necesario seleccionar en Año Destino 2015 y para registrar una CONSTANCIA DE VACANTE procedemos hacer clic en Agregar, por tanto se cargará una ventana de advertencia el cual debe ser leído por el Director de la I.E con mucha atención para luego hacer clic en He leído y acepto las condiciones expuestas en el párrafo anterior como se muestra a continuación: Si se opta por Proceder con el Proceso de Traslado, el sistema solicitará el registro de datos de traslado del estudiante como se muestra a continuación:

15 Ingresar información para traslado Tipo de traslado :. I.E de origen :. Estudiante : Último Año de estudios : Último Grado de estudios : Apoderado : Grado a trasladar : Fecha de traslado : Número de resolución de la I.E origen :... Declaración Jurada De haber recibido la documentación por parte del Padre de Familia y/o Apoderado, por tanto es necesario cliquear para activar e indicar los documentos que se ha recepcionado. Una vez gravada la información se mostrará el siguiente mensaje Se ha llevado a cabo en forma satisfactoria la gestión de traslado del estudiante, la misma que se ejecutará en forma efectiva en 72 horas a partir de este momento; por lo que, es caso desee realizar la anulación del traslado sólo podrá realizarla antes de la culminación de dicho periodo de tiempo. Presione el botón Continuar. En caso estar Aprobado el Traslado, el Director de la I.E puede rechazar la aprobación de traslado haciendo clic en el botón verde de la columna Estado y elegir la opción Rechazar si fuera el caso. 16. MATRÍCULA INDIVIDUAL 2015 Antes de matricular ó aceptar traslado es necesario validar con la RENIEC los datos de cada estudiante siguiendo la siguiente secuencia: a. ACTUALIZAR DNI Para verificar los estudiantes que no cuentan con DNI usted deberá seguir la ruta 2014, Estudiante, Reporte, Estudiantes por Sección. Se debe elegir el Grado y la Sección para luego hacer clic en Listar Estudiantes. Para actualizar el DNI de cada uno de los estudiantes verificar los estudiantes que no tienen registrado el DNI y procedemos a copiar el Código del Estudiante.

16 Culminado con el procedimiento anterior ingresar a 2015, Estudiantes, Registro de Estudiantes y activamos con un chek donde dice Haga clic si desea buscar un estudiante, donde se coloca el Código del estudiante para buscar al estudiante. Posterior a ello aparece una ventana de mensaje de confirmación. En la ventana se carga los datos del estudiante, hacemos clic en Modificar y colocamos el DNI del estudiante y posterior a la digitación hacemos clic en un espacio en blanco y vemos que nos muestra una ventana de validación de la RENIEC en donde muestra datos de la Persona SIAGIE y Persona RENIEC y procedemos a verificar los datos que se muestran de color rojo y si estamos seguros que la validación de la RENIEC es correcta hacemos clic en Aceptar y continuación con la actualización. Posterior a los procedimientos hacer clic en Grabar luego nos muestra la ventana de seguridad y hacemos clic en Confirmar. En la ruta Matricula, Matricula, Matricula individual donde veremos la siguiente ventana: Digitamos el DNI del estudiante, hacemos clic en el botón siguiente (muestra un mensaje indicando a quien asocia el número de DNI digitado) y luego en aceptar. Hacemos clic en Modificar donde registramos: Fecha de matrícula (Ejemplo: 09/03/2014) Sección (Ejemplo: A ó UNICA) Condición (Ejemplo: Gratuito) Apoderado: Apellidos y Nombres Vive: Si ó No Tipo procedencia (Ejemplo: Misma IE)

17 Posteriormente hacemos clic en Grabar y clic en Confirmar y el mismo procedimiento se realiza para cada uno de los estudiantes. 17. NÓMINAS DE MATRICULA 2014 Seguimos la ruta Matrícula, Nómina de Matrícula y para poder verificar algún error se procede hacer clic Generar Nómina y se verifica en el archivo borrador *.pdf y luego de validar se chequea en Generar Nómina Oficial Final para luego hacer clic en Generar Nóminas, procedo así con cada grado que tenga la I.E. Una vez generada las Nóminas procedemos a enviar a la UGEL las nóminas, hacemos clic Envió de Nóminas a DRE/UGEL, donde muestra una ventana para ingresar el Documento de Referencia (Ejemplo Oficio Nro ), activar los Grados y Sección de las Nóminas generadas a enviar. Luego hacemos clic en Confirmar y clic en Aceptar. 18. NÓMINAS DE MATRICULA ADICIONAL 2015 Seguimos la ruta Matrícula, Nómina, Nómina Adicional

18 APUNTES