MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL EN ALMACEN DE LOS ARTICULOS DE

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1 Manual Políticas y Procedimientos para el Control en los Artículos Uso y Consumo l TSE. TRIBUNAL SUPREMO ELECTORAL República El Salvador Centroamérica DE USO Y MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL EN ALMACEN DE LOS ARTICULOS DE USO Y CONSUMO DEL TSE San Salvador, Junio 2011

2 Manual Políticas y Procedimientos para el Control en los Artículos Uso y Consumo l TSE. INDICE Introducción.. 1 Objetivos.. 2 Alcance. 3 Primera Parte: Políticas sobre el control en Artículos Institucionales Uso y Consumo 4 I. Políticas sobre los Artículos Uso y Consumó 5 Segunda Parte: Procedimientos para el Control en Artículos Uso y Consumo l TSE 13 II. Procedimientos. 14 III. Flujogramas. 41 IV. Formularios. 42 Glosario términos 43 Anexos.. 44 Flujogramas Procedimientos 50 Formularios utilizados.. 83

3 Manual Políticas y Procedimientos para el Control en los Artículos Uso y Consumo l TSE. INTRODUCCIÓN El presente documento está referido al marco administrativo control los Artículos Uso y Consumo l Tribunal Supremo Electoral y enfoca su contenido a proporcionar los criterios acción pertinentes, para registrar en forma sistematizada, oportuna y eficiente, los movimientos realizados en el General y sus penncias. Este Manual permite crear los instrumentos administrativos e ilustrar los procedimientos que se realizan en el flujo las operaciones abastecimiento, inspección, recepción, protección, conservación, spacho, toma inventarios físicos, conciliaciones, ajustes y scargos los artículos uso y consumo institucional. En ese sentido, con la implantación y aplicación consistente l mismo, el Tribunal Supremo Electoral, fortalece su accionar administrativo, guiándolo hacia una cultura mejoramiento permanente la calidad en sus procesos. De acuerdo a ello, se elabora este documento nominado Manual Políticas y Procedimientos para el Control en Artículos Uso y Consumo l TSE el cual consta una estructura contenido scrita en las siguientes partes que son: a) Las Políticas: esta parte incluye las políticas abastecimiento, recepción e ingreso artículos; entradas artículos por donación y por volución interna; clasificación y almacenaje los artículos; trámites la solicitud autorización y spacho éstos; toma inventario físico, conciliación, ajuste y scargo artículos l inventario. b) Los Procedimientos: esta parte incluye el manual procedimientos como tal, instrumento control interno, cuyos flujos acción se scriben paso a paso y se presentan forma gráfica a través diagramas que permiten establecer en forma práctica y sencilla las actividas inherentes al procedimiento correspondiente. La información para la elaboración l presente documento fue proporcionada por la jefatura l Departamento con el Visto Bueno l Director Administrativo l TSE, que para el caso será el responsable su aplicación. Adicionalmente, el contenido este Manual fue sometido a un proceso revisión, discusión y validación las partes ejecutoras relacionadas, como son, el Departamento y la Dirección. 1

4 Manual Políticas y Procedimientos para el Control en los Artículos Uso y Consumo l TSE. OBJETIVO GENERAL Establecer las Políticas y Procedimientos a emplear para el control en el General y sus penncias los artículos uso y consumo l TSE, que contribuyan a mejorar la eficiencia en el proceso abastecimiento, ingreso, registro, almacenamiento y distribución estos artículos. OBJETIVOS ESPECIFICOS Establecer las políticas a aplicar institucionalmente y su alcance en materia control los artículos uso y consumo en el Tribunal Supremo Electoral. Normar los procedimientos relativos al abastecimiento, entrada, solicitud, autorización spacho, transferencia, toma inventario, conciliación, registro y actualización saldos en Karx para el control en el General y sus penncias los artículos uso y consumo. Establecer las formas impresas y los registros correspondientes para el control documentado la administración l General y sus penncias. Orientar a los involucrados en la administración l General y sus penncias, para ejecutar sus actividas manera uniforme, secuencial y ornada. 2

5 Manual Políticas y Procedimientos para el Control en los Artículos Uso y Consumo l TSE. ALCANCE a) El presente Manual entrará en vigencia tras la correspondiente aprobación l y sustituirá en carácter implantación a todas las formas y costumbres que se encuentren vigentes a la fecha la mencionada aprobación. b) Durante su vigencia, este manual podrá ser modificado, ajustado y/o actualizado, según lo solicite la Dirección en razón lo que la práctica man. En todo caso, cualquier modificación, ajuste y/o actualización berá ser autorizada por el. c) El alcance las políticas y procedimientos aprobados por el, es carácter institucional y por tanto, serán aplicados en todas las penncias permanentes y temporales l TSE, en su relación con el General y sus penncias. d) La Dirección, a través l Departamento será la responsable cumplir y hacer cumplir el presente Manual Políticas y Procedimientos para el Manejo y Control Artículos Uso y Consumo l TSE, así como velar por su actualización permanente. 3

6 Manual Políticas y Procedimientos para el Control en los Artículos Uso y Consumo l TSE. PRIMERA PARTE POLÍTICAS SOBRE EL CONTROL EN ALMACEN DE ARTICULOS INSTITUCIONALES DE USO Y CONSUMO 4

7 Manual Políticas y Procedimientos para el Control en los Artículos Uso y Consumo l TSE. I. POLÍTICAS SOBRE LOS ARTICULOS DE USO Y CONSUMO 1. DE LOS REGISTROS. 1.1 Los Artículos Uso y Consumo l TSE se registrarán contablemente como Inversiones en Existencias / Existencias Institucionales y serán todos aquellos artículos y sus similares, que se tallan en el listado l Anexo 1 l presente documento. 1.2 Los Artículos Uso y Consumo l TSE se registrarán para efectos manejo, control administrativo y control estadístico los saldos en un Karx llevado por el Departamento. Su registro contable scargo la cuenta Inversiones en Existencias /Existencias Institucionales corresponrá a Gastos en Bienes Consumo y Suministro, que compren la cuenta registro y control los gastos por materiales y suministros consumidos. 1.3 Todo lo relativo a los registros contables relacionados con el presente Manual, se regirá conforme a lo establecido en los instrumentos l Sistema Administración Financiera Integrado (SAFI). 1.4 Será responsabilidad l Departamento, a través l General, llevar un Sistema Registro y Control Inventario los Artículos Uso y Consumo para documentar sus movimientos. 1.5 En casos donación artículos que reciba o entregue el TSE, berá seguirse la misma política registro aplicada para los bienes adquiridos, siempre y cuando no afecte ninguna política l donante. 2. ABASTECIMIENTO DE ARTÍCULOS DE USO Y CONSUMO AL ALMACEN GENERAL, RECEPCIÓN E INGRESOS POR COMPRAS, POR DONACION Y DEVOLUCIÓN INTERNA. 2.1 Los Presupuestos Ordinarios, Extraordinarios y el Plan Anual Compras, constituyen los instrumentos primarios que establecen los ingresos los artículos uso y consumo al General l TSE. 2.2 La Dirección es la unidad organizativa l TSE responsable la gestión abastecimiento al General y sus penncias, los Artículos Uso y Consumo, y conjuntamente con el Departamento Activo Fijo y comparten la responsabilidad l mantenimiento saldos en cantidas acuadas para las actividas la institución. 2.3 La Dirección a través l Departamento solicitará las cantidas requeridas artículos uso y consumo para 5

8 Manual Políticas y Procedimientos para el Control en los Artículos Uso y Consumo l TSE. cubrir las necesidas abastecimiento al General y sus penncias. La frecuencia penrá l consumo, caducidad, características intrínsecas l artículo, Plan Anual Compras y las existencias en Karx. 2.4 El Departamento presentará a la Dirección las solicitus compra abastecimientos para que gestione ante la Unidad Adquisiciones y Contrataciones (UAC), el proceso compras correspondiente. 2.5 Previo a la correspondiente adquisición y acuerdo con la información los artículos uso y consumo a recibir en el General y sus penncias, se berá contar con instalaciones acuadas para su inspección, recepción, almacenamiento y custodia respectiva. 2.6 El ingreso artículos uso y consumo al General y sus penncias se podrá generar según las siguientes fuentes: a Ingresos por abastecimiento artículos, conforme al Plan Anual Compras. b. Ingresos por casos excepcionales: serán aquellos artículos que no figuran en el Plan Anual Compras, cuya adquisición, en razón la naturaleza la institución, se enmarca en necesidas impostergables o emergentes para cumplir las obligaciones l TSE. c. Ingresos por Donaciones. d. Ingresos por voluciones internas artículos en buenas condiciones uso, remanentes los Presupuestos Especiales Extraordinarios Elecciones y Proyectos Específicos. e. Ingresos por voluciones los excentes artículos en buenas condiciones uso, provenientes la diferentes Unidas Organizativas. f. Ingresos por artículos en mostración y/o en pruebas. 2.7 La recepción los artículos uso y consumo se efectuará a través un mecanismo que permita verificar sus características al ingresar al General y sus penncias, realizando la inspección respectiva, soportada acuerdo a su naturaleza, a través los Formularios: Hoja Ingreso Artículos, Hoja Devolución Interna Artículos o Acta Recepción y Entrega Donación. 2.8 Solo ingresarán al General y sus penncias, los artículos que cumplan con las características establecidas en las Órnes Compra, los 6

9 Manual Políticas y Procedimientos para el Control en los Artículos Uso y Consumo l TSE. Contratos respectivos, Hoja Devolución Interna Artículos con visto bueno o Acuerdos. 2.9 La recepción parcial los artículos uso y consumo, un total a recibir, procerá solamente cuando el proveedor presente la copia u original los siguientes documentos: Orn Compra, Contrato, Nota Remisión o Nota Envío, Factura; así como, la remisión que scriba los artículos con saldos pendientes entrega El General y sus penncias, berán contar con un registro individual (Karx) por cada artículo, mismo, que consigne al menos los siguientes datos básicos control: a) Específico Presupuestario b) Nombre o scripción l artículo. c) Unidad Medida. d) Fecha l registro que se trate. e) Registro entradas y salidas con las fechas, número factura ingreso l artículo o documento que respalda la salida, precio unitario, cantidad artículos e importe económico respectivo. f) Registro saldos artículos con indicación la cantidad total artículos resultante la diferencia entre entradas y salidas, y el importe económico que representa a una fecha terminada. g) Cualquier observación relevante respecto l registro que se consigne en una fecha terminada. h) Registro la Unidad Organizativa a la que se le entrega el o los artículos Solo se pagarán las Facturas o Documentos Envíos los artículos que sean entregados por el proveedor y que se encuentren con el respectivo sello y firma que noten haber sido recibidos a satisfacción por el General o las penncias convenidas con el Tribunal Supremo Electoral El ingreso los artículos en calidad muestras y pruebas será únicamente autorizado por la Unidad Adquisiciones y Contrataciones (UAC) y ésta a su vez informará al Departamento para su almacenaje Las transacciones los artículos uso y consumo contemplados en el Presupuesto Especial Extraordinario Elecciones, berán ser registradas por el Departamento a través l Temporal ubicado en la Dirección Organización Electoral. El control Karx berá registrar por separado las entradas, salidas y saldos los artículos correspondientes al Presupuesto Ordinario funcionamiento aquellos artículos correspondientes al Presupuesto Especial Extraordinario Elecciones, aplicando para ello los registros qie intifiquen en su encabezado a estos últimos. 7

10 Manual Políticas y Procedimientos para el Control en los Artículos Uso y Consumo l TSE. 3. POLITICA DE CLASIFICACIÓN y ALMACENAJE DE LOS ARTICULOS. 3.1 Los artículos recibidos en el General y sus penncias se clasificarán para su ubicación en las respectivas zonas resguardo temporal y en los anaqueles almacenamiento, acuerdo a su rotación, a sus características físicas como volumen o peso y a su composición material. 3.2 Se zonificarán optimizadamente los espacios las áreas l General y sus penncias para facilitar el sarrollo las actividas y fundamentalmente la guarda y conservación los artículos con los mínimos riesgos para éstos, para los empleados l y para la Institución misma. El General y sus penncias estarán divididos preferentemente con las siguientes zonas: a) Zona don se realizan las actividas carga/scarga y el trámite recepción. b) Zona almacenamiento las existencias o stock que berá mantenerse con restricciones acceso a personal no autorizado. c) Zona preparación y spacho pedidos. e) Zona pasillos y maniobra. f) Zona oficinas. 3.3 En los casos que se reciban artículos para eventos especiales, éstos se berán ubicar en zonas accesibles resguardo temporal para su spacho inmediato. 3.4 Se berá contar con un lugar acuado para el almacenaje y resguardo temporal los artículos uso y consumo en estado obsolescencia o con fecha vencimiento expirada. 3.5 Mantener conveniente aseo, tanto l área física stinada para almacenamiento, como los artículos en resguardo. 4. POLITICAS SOBRE LAS SOLICITUDES, AUTORIZACIÓN Y DESPACHO 4.1 Para requerir las asignaciones los artículos uso y consumo, será necesario formular la solicitud correspondiente, haciendo uso l formulario Solicitud Artículos tomando en cuenta los insumos previstos en el Presupuesto Anual Ordinario cada Unidad o Dirección l TSE. 4.2 Conforme al Presupuesto Anual Ordinario y al Plan Anual Compras aprobado por el, las Unidas Organizativas podrán solicitar a la Dirección, la respectiva entrega artículos conforme a los plazos y cantidas establecidas. 8

11 Manual Políticas y Procedimientos para el Control en los Artículos Uso y Consumo l TSE. 4.3 La Solicitud Artículos generada por las distintas Unidas y Direcciones l TSE, berá ser suscrita por el Titular correspondiente, quien avalará el requerimiento con su firma autógrafa, haciendo llegar la solicitud a la Dirección para la gestión correspondiente. 4.4 El formulario Hoja Despacho Artículos será el único documento válido para que el Departamento, a través l General y sus penncias, suministren a cada Unidad Organizativa lo solicitado. 4.5 La Solicitud Artículos berá ser tramitada en forma mensual y serán atendidas por orn llegada. 4.6 La Solicitud Artículos para su autorización administrativa y trámites l General y sus penncias, berá ser entregada por la Unidad o Dirección solicitante en la tercera semana cada mes para que se realicen las gestiones correspondientes en la cuarta semana l mismo mes y se proceda a elaborar la preparación l pedido y efectuar la entrega correspondiente mediante la Hoja Despacho Artículos, en la primera semana l mes siguiente. 4.7 En los casos en que los artículos uso y consumo sean requeridos para eventos especiales no contemplados en las solicitus artículos mensuales, berá presentarse la correspondiente petición a la Dirección por lo menos con una semana antelación a los eventos para que sean atendidas por el Departamento a través l General y sus penncias a fin preparar la Hoja Despacho Artículos correspondiente. 4.8 El Departamento, será el responsable verificar que los artículos solicitados correspondan a lo aprobado en cada Unidad Organizativa acuerdo al Plan Anual Compras y que se cuente con las existencias físicas los mismos, para su correspondiente entrega. 4.9 Las entregas los artículos uso y consumo se realizarán directamente al solicitante o a la persona signada por éste para el efecto, registrando la entrega-recibo bidamente Para el caso los artículos inexistentes, una vez comprobado y verificado, se colocará en la solicitud el sello No existencia en y, por consiguiente, se entregará copia a la Unidad Organizativa solicitante para que inicie el proceso solicitud compra acuerdo con los requerimientos la Unidad Adquisiciones y Contrataciones. 5. POLÍTICAS PARA LA TOMA DE INVENTARIO FISICO 5.1 El Departamento es el responsable realizar los inventarios físicos, procurando coincidir con la fecha l cierre l año fiscal, 9

12 Manual Políticas y Procedimientos para el Control en los Artículos Uso y Consumo l TSE. manera que puedan conciliarse las diferencias encontradas con los saldos contables a esa fecha. 5.2 La Toma Inventarios Físicos permitirá verificar in situ, los artículos uso y consumo con que cuenta el TSE, con el propósito asegurar su existencia real, su estado conservación y contar con información actualizada; lo cual, contribuirá a realizar con sus resultados, las conciliaciones saldos con los registros patrimoniales l Karx y los registros contables respectivos. 5.3 Los Inventarios Físicos existencias artículos uso y consumo propiedad l TSE, sea cual fuere su origen adquisición, berán ser periódicamente verificados. Se realizará un Inventario Físico existencias en el General y sus penncias por lo menos una vez al año, así como un Inventario Muestreo Físico, por almacén o parte éste, por lo menos una vez cada tres meses. 5.4 Se berá producir un Informe Existencias, reportando la fecha la toma l inventario, la ubicación l y los siguientes datos: a) Fecha y número l Informe b) Numero correlativo l registro que se trate. c) Específico Presupuestario. d) Nombre y scripción l artículo. e) Unidad Medida. f) Valor Unitario. g) Saldo físico resultante con clasificación l estado l artículo h) Observaciones 5.5 La toma l Inventario Físico Anual berá ser practicado a través equipos conformados por personal bidamente capacitado, signados por la Dirección. 5.6 La toma Inventario Físico be permitir al menos: a) La ubicación física los artículos. b) La verificación física los artículos y su cuantificación. c) La verificación su estado conservación, configurando los términos acuerdo a la naturaleza los artículos: Bueno (B) o Malo (M). d) El verificar las condiciones seguridad l. e) Otra información u observación adicional que pueda ser registrada. 5.7 El Departamento instruirá al o los encargados l General y sus penncias sin excepción, mostrar al equipo que realiza la toma l Inventario Físico, cada una las estanterías, cajas, contenedores, tarimas y más don se encuentren almacenados los artículos uso y consumo bajo su responsabilidad y custodia. 10

13 Manual Políticas y Procedimientos para el Control en los Artículos Uso y Consumo l TSE. 5.8 En los casos en que se encuentren en el, bienes o artículos ajenos a la institución, éstos serán consirados ntro dicho Inventario, haciendo constar ntro l rubro observaciones lo siguiente: a) Documento soporte que autorice su ingreso a las instalaciones l TSE. b) Motivo, fecha ingreso y procencia. 5.9 Al término la Toma l Inventario Físico se concluirá con la firma los miembros l Equipo Inventario participante en el Informe Existencias 6. POLITICAS DE CONCILIACIONES DE DIFERENCIAS EN INVENTARIOS. 6.1 El inventario físico será la base que sustentará, si hubieren, las diferencias con el karx tal forma, que si hubieren diferencias comparativas con los inventarios inmediatos anteriores y con saldos patrimoniales l Karx, se pueda dar seguimiento e investigación a los faltantes o sobrantes físicos, versus los registros. 6.2 El Departamento, investigará las diferencias inventarios físicos encontrados en la conciliación con el Karx, para jar firmemente establecidas tales diferencias, lo cual reportará a la Dirección. 6.3 La Dirección gestionará ante la Dirección Ejecutiva la ducción responsabilidas o lo procente para conciliar los saldos los artículos uso y consumo en existencias, para lo cual intervendrá la Unidad Asesoría Legal l TSE. 6.4 Toda conciliación berá ser bidamente autorizada por el. 7. POLITICAS SOBRE LOS AJUSTES DE LOS ARTÍCULOS DEL INVENTARIO 7.1 La fecha fabricación, recepción, expedición o expiración los artículos uso y consumo, serán los indicadores que permitirán terminar su vida útil. 7.2 Cuando a juicio la Dirección, se consire que un artículo uso y consumo ha sido dañado por negligencia o scuido l personal a cargo l General y sus penncias, aplicará lo siguiente: a) Lo hará l conocimiento la Dirección Ejecutiva para que sea la Unidad Asesoría Legal quien termine el curso a seguir sobre el caso. 11

14 Manual Políticas y Procedimientos para el Control en los Artículos Uso y Consumo l TSE. b) Toda vez que se haya ducido la responsabilidad patrimonial sobre el daño causado al artículo propio la institución, se procerá a efectuar el reclamo legal. 7.3 Cuando se consire que un artículo uso y consumo registrado en las existencias l General y sus penncias, haya sido extraviado ntro sus instalaciones, el Departamento estará obligado a levantar inmediato un acta como constancia los hechos y remitirla a la Dirección, quien notificara a la Dirección Ejecutiva. 7.4 Amás lo estipulado en la política anterior, se berá cumplir con las formalidas establecidas en las disposiciones legales aplicables, pues corresponrá a la unidad Asesoría Legal, previo conocimiento l caso, emitir opinión al respecto, la cual será presentada al por la Dirección Ejecutiva. 7.5 Los ajustes pertinentes al inventario serán aplicables previa aprobación 8. POLÍTICAS PARA EL DESCARGO DE ARTICULOS DEL INVENTARIO. 8.1 El Departamento berá terminar y verificar las condiciones las existencias los artículos uso y consumo mediante un diagnóstico obsolescencia y/o terioro. 8.2 Se procerá al retiro un artículo uso y consumo l inventario General y sus penncias, por las siguientes razones: a) Por encontrarse el artículo inservible. b) Por obsolescencia. c) Por suso institucional l artículo. d) Por robo o extravío éste. e) Por daños. f) Por pérdida causada por caso fortuito. g) Por terioro o gradación. h) Por strucción. 8.3 Todo scargo artículos uso y consumo l inventario l General, procerá únicamente con autorización. 8.4 La sincorporación general los artículos uso y consumo l Inventario l General, se efectuará una vez por año, mediante el Plan Desincorporación, rivado l análisis los resultados l inventario físico al final l ejercicio. 12

15 Manual Políticas y Procedimientos para el Control en los Artículos Uso y Consumo l TSE. SEGUNDA PARTE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL EN ALMACEN DE ARTICULOS DE USO Y CONSUMO DEL TSE 13

16 Manual Políticas y Procedimientos para el Control en los Artículos Uso y Consumo l TSE. II PROCEDIMIENTOS No. Procedimientos 1. Gestión abastecimiento artículos Uso y Consumo al General 2. Ingreso Artículos Adquiridos por Compra. 3. Ingreso Artículos Adquiridos por Donación. 4. Ingreso Artículos por Devolución Interna 5. Solicitud, Autorización y Despacho Artículos. 6. Salida Artículos por Donación. 7. Transferencias Artículos entre Almacenes l TSE. 8. Toma Inventario Físico Artículos Uso y Consumo. 9. Conciliación según Inventario Físico. 10. Descargo Artículos l Inventario. 14

17 VIGENCIA: ACTUALIZACIÓN No. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL EN ALMACEN DE LOS ARTICULOS DE USO Y CONSUMO DEL TSE Manual Políticas y Procedimientos para el Control en los Artículos Uso y Consumo l TSE. CÓDIGO: CANTIDAD DE PÁGINAS: 2 DE LA No. 15 A LA No. 16 UNIDAD ORGANIZATIVA: DIRECCIÓN RESPONSABLE: DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA ADMINISTRATIVA / DPTO. DE ACTIVO FIJO Y ALMACÉN PROCEDIMIENTO No.1 Gestión abastecimientos Artículos Uso y Consumo al General PASO Nº DESCRIPCIÓN RESPONSABLE (S) DOCUMENTOS DE SOPORTE 1 Solicitar a la Dirección Ejecutiva el Plan Anual Compras aprobado por 2 Recibir solicitud Ejecutiva 3 Enviar Copia Plan Anual Compras aprobado por el Ejecutiva a la Dirección 4 Recibir Copia l Plan Anual Compras aprobado por el 5 Enviar copia l Plan Anual Compras aprobado al Depto. y solicitar Propuesta Abastecimiento los artículos uso y consumo para abastecimiento. 6 Recibir nota solicitud Propuesta Abastecimiento artículos uso y consumo y Copia Plan Anual Compras aprobado 7 Generar Informe existencias en base a los saldos en Karx los artículos Uso y Consumo. 8 Elaborar documento Propuesta Abastecimiento artículos uso y consumo acuerdo a diferencias saldo entre lo solicitado en el Plan Anual Compras aprobado y el Informe existencias. 9 Enviar la Propuesta Abastecimiento artículos uso y Solicitud Solicitud Copia Plan Anual Compras aprobado Copia Plan Anual Compras aprobado Nota y Copia Plan Anual Compras aprobado Nota y Copia Plan Anual Compras aprobado Informe existencias. Propuesta Abastecimiento artículos uso y consumo. Propuesta Abastecimiento 15

18 consumo a la Dirección. 10 Recibir documento Propuesta Abastecimiento artículos uso y consumo. 11 Analizar la Propuesta Abastecimiento artículos uso y consumo, hacer observaciones si hubieren. 12 Enviar al Depto. la Propuesta l Abastecimiento los Artículos Uso y Consumo con observaciones. De no haber observaciones sigue paso 16. Manual Políticas y Procedimientos para el Control en los Artículos Uso y Consumo l TSE. Artículos Uso y Consumo. Propuesta Abastecimiento artículos uso y consumo. Propuesta Abastecimiento artículos uso y consumo. Con Observaciones/ Instrucciones Propuesta Abastecimiento Artículos Uso y Consumo, con Observaciones / instrucciones 13 Recibir Propuesta Abastecimiento Artículos Uso y Consumo con observaciones o instrucciones para la respectiva incorporación a la Solicitud Abastecimiento. 14 Preparar solicitud Abastecimiento Artículos Uso y Consumo incorporando las observaciones o instrucciones la Dirección 15 Enviar solicitud l Abastecimiento Artículos Uso y Consumo a la Dirección. Regresa al paso Enviar la solicitud l Abastecimiento Artículos Uso y Consumo a la Unidad Adquisiciones y Contrataciones (UAC) para gestión compras. Propuesta Abastecimiento Artículos Uso y Consumo, con observaciones o instrucciones. Solicitud Abastecimiento Artículos Uso y Consumo. Solicitud Abastecimiento Artículos Uso y Consumo. Solicitud Abastecimiento Artículos Uso y Consumo. 16

19 VIGENCIA: ACTUALIZACIÓN No. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL EN ALMACEN DE LOS ARTICULOS DE USO Y CONSUMO DEL TSE Manual Políticas y Procedimientos para el Control en los Artículos Uso y Consumo l TSE. CÓDIGO: CANTIDAD DE PÁGINAS: 3 DE LA No. 17 A LA No. 19 UNIDAD ORGANIZATIVA: DIRECCIÓN RESPONSABLE: DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA ADMINISTRATIVA / DPTO. DE ACTIVO FIJO Y ALMACÉN PROCEDIMIENTO No. 2 Ingreso Artículos Adquiridos por Compra. PASO Nº DESCRIPCIÓN RESPONSABLE (S) DOCUMENTOS DE SOPORTE 1 Autorizar por acuerdo la adquisición los artículos uso y consumo requeridos. Acta sesión l. 2 Enviar a la Dirección Ejecutiva, comunicado acuerdo mediante el cual se autoriza la adquisición artículos uso y consumo requeridos. Secretaría General Acuerdo 3 Recibir Copia Comunicado Acuerdo que autoriza la adquisición artículos uso y consumo requeridos. Ejecutiva Comunicado Acuerdo 4 Enviar a Dirección Copia Comunicado Acuerdo Ejecutiva Copia Comunicado Acuerdo 5 Recibir Copia Comunicado Acuerdo Copia Comunicado Acuerdo 6 Enviar copia l Comunicado acuerdo, a UAC y al Departamento Activo Fijo y Copia Comunicado Acuerdo l 17

20 Manual Políticas y Procedimientos para el Control en los Artículos Uso y Consumo l TSE. 7 Recibir copia l Comunicado acuerdo y ejecutar la gestión adquisición que corresponda. 8 Enviar orn compra o contrato a Proveedor y al Depto. Activo Fijo y. 9 Recibir UAC Copia Orn Compra o Contrato Suministro y prepara borrador la Hoja Ingreso Artículos 10 Recibir orn compra o contrato Artículos Uso y Consumo 11 Trasladar Artículos Uso y Consumo requeridos al General o sus penncias, según se trate. 12 Verificar especificaciones técnicas los suministros contra documento interno acuerdo a lo requerido. 13 Consultar a UAC en caso encontrase inconsistencias. Si acepta el ingreso se continúa con el paso 14 si no, informa al proveedor y regresa al paso Recibir l proveedor los artículos uso y consumo, estampando sello y firma en el documento recepción 15 Ingresar físicamente los artículos solicitados al General o sus penncias, según se trate. 16 Completar borrador Hoja Ingreso Artículos. 17 Elaborar e Imprimir Hoja Ingreso Artículos. UAC Copia l Comunicado Acuerdo UAC Orn Compra o Contrato suministro Copia Orn Compra o Contrato suministro, Borrador Hoja Ingreso Artículos Proveedor Orn Compra o Contrato suministro Proveedor Factura, nota envió o nota Remisión Depto. Factura, nota envió o nota Remisión; Orn Compra o Contrato Factura, nota envió o nota Remisión; Orn Compra o Contrato Factura, Nota Envió o Nota Remisión, Orn Compra o Contrato Hoja Ingreso Artículos borrador Hoja Ingreso Artículos borrador Hoja Ingreso Artículos. 18

21 18 Registrar datos la Hoja Ingreso Artículos al sistema (Karx). Manual Políticas y Procedimientos para el Control en los Artículos Uso y Consumo l TSE. Hoja Ingreso Artículos 19 Archivar Hoja Ingreso Artículos 20 Remitir a Dirección Hoja Ingreso Artículos. 21 Recibir copia Hoja Ingreso Artículos. 22 Enviar a UAC y a Dirección Financiera Institucional Hoja Ingreso Artículos Hoja Ingreso Artículos. Copia Hoja Ingreso Artículos. Hoja Ingreso Artículos. 19

22 VIGENCIA: ACTUALIZACIÓN No. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL EN ALMACEN DE LOS ARTICULOS DE USO Y CONSUMO DEL TSE Manual Políticas y Procedimientos para el Control en los Artículos Uso y Consumo l TSE. CÓDIGO: CANTIDAD DE PÁGINAS: 3 DE LA No. 20 A LA No. 22 UNIDAD ORGANIZATIVA: DIRECCIÓN RESPONSABLE: DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA ADMINISTRATIVA / DPTO. DE ACTIVO FIJO Y ALMACÉN PROCEDIMIENTO No. 3 Ingreso Artículos Adquiridos por Donación. PASO Nº DESCRIPCIÓN RESPONSABLE (S) DOCUMENTOS DE SOPORTE 1 Establecer el marco referencial la donación al Tribunal Supremo Electoral Donante TSE 2 Recibir ofrecimiento donación Secretaria General 3 Enviar a para Secretaria su análisis. General 4 Recibir nota ofrecimiento artículos en donación 5 Nombrar Comité evaluación la donación 6 Analizar, evaluar y emitir opinión sobre el ofrecimiento artículos en donación 7 Remitir informe a 8 Analizar el Informe recibido l Comité evaluación la donación. Valorar y cidir al respecto. Instruye a Secretaria General comunicar al donante la aceptación o rechazo la donación. Si la donación se acepta, gira instrucciones a Dirección Ejecutiva. Caso contrario, termina procedimiento. 9 Preparar Comunicado acuerdo cisión para el donante. Si se acepta la donación comunica instrucciones a la Dirección Ejecutiva. Comité evaluación la donación Comité evaluación la donación Secretaria General Documento acuerdo entre las partes. Nota Nota Nota Acuerdo Informe Informe Acuerdo Copia Informe Aprobado Comunicado Acuerdo 10 Recibir Comunicado Acuerdo Comunicado l 20

23 Manual Políticas y Procedimientos para el Control en los Artículos Uso y Consumo l TSE.. Ejecutiva Acuerdo 11 Enviar Copia Comunicado Acuerdo a Dirección para el ingreso artículos en donación 12 Recibir Copia Comunicado Acuerdo. 13 Coordinar la recepción artículos en donación con el donante 14 Enviar Copia Comunicado Acuerdo, al Departamento girando instrucciones para ingreso los artículos en donación 15 Recibir Copia Comunicado Acuerdo, con instrucciones 16 Preparar borrador la Hoja ingreso artículos 17 Enviar y entregar artículos en donación al TSE. 18 Verificar especificaciones técnicas los artículos en donación contra documento que ampara la misma. 19 Recibir donación estampando sello y firma en el Acta Recepción y Copia Ejecutiva Comunicado Acuerdo Copia Comunicado Acuerdo Copia Comunicado Acuerdo. Copia Comunicado Acuerdo, con instrucciones Copia Comunicado Acuerdo, con instrucciones Borrador Hoja Ingreso Artículos Donante Acta Recepción y Entrega Donación Copia Comunicado Acuerdo, Acta Recepción y Entrega Donación Copia Comunicado 21

24 Manual Políticas y Procedimientos para el Control en los Artículos Uso y Consumo l TSE. Entrega Donación. Acuerdo, Acta Recepción y Entrega 20 Completar borrador Hoja Ingreso artículos 21 Ingresar físicamente los artículos en donación a General o sus penncias Donación. Hoja Ingreso Artículos Hoja Ingreso Artículos 22 Registrar datos la Hoja Ingreso Artículos al sistema (Karx) 23 Enviar dos copias Hoja Ingreso Artículos a la Dirección. 24 Archivar Hoja Ingreso Artículos 25 Recibir copias Hoja Ingreso Artículos. Archiva una copia y prepara remisión la otra. 26 Enviar copia Hoja Ingreso Artículos a la Dirección Financiera Institucional. Hoja Ingreso Artículos Copias Hoja Ingreso Artículos Hoja Ingreso Artículos Copias Hoja Ingreso Artículos Copia Hoja Ingreso Artículos 22

25 VIGENCIA: ACTUALIZACIÓN No. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL EN ALMACEN DE LOS ARTICULOS DE USO Y CONSUMO DEL TSE Manual Políticas y Procedimientos para el Control en los Artículos Uso y Consumo l TSE. CÓDIGO: CANTIDAD DE PÁGINAS: 2 DE LA No. 23 A LA No. 24 UNIDAD ORGANIZATIVA: DIRECCIÓN RESPONSABLE: DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA ADMINISTRATIVA / DPTO. DE ACTIVO FIJO Y ALMACÉN PROCEDIMIENTO No. 4 Ingreso Artículos por Devolución Interna. PASO Nº DESCRIPCIÓN RESPONSABLE (S) DOCUMENTOS DE SOPORTE 1 Comunicar intención volver artículos a la Dirección Unidad Interesada 2 Recibir Nota o Memorando 3 Enviar al Depto. copia Nota con marginación para verificar artículos a volver 4 Recibir copia nota con marginación para verificar artículos a volver 5 Verificar físicamente los artículos a volver conjuntamente con la unidad interesada. Nota Memorando o Nota o Memorando Copia Nota marginada Copia Nota marginada Copia Nota marginada 6 Preparar Hoja Devolución Interna Artículos 7 Generar Hoja Devolución Interna Artículos 8 Enviar Hoja Devolución Interna Artículos a la Dirección para Visto Bueno 9 Recibir Hoja Devolución Interna Artículos. Si autoriza, firma en espacio Visto Bueno y continúa con el paso 10. Si no autoriza, comunica a la unidad interesada y al Depto.. 10 Comunicar a la Unidad interesada y al Departamento Hoja Devolución Interna Artículos Hoja Devolución Interna Artículos Hoja Devolución Interna Artículos Hoja Devolución Interna Artículos Hoja Devolución 23

26 sobre la realización la volución interna 11 Entregar Artículos en volución al Depto. Manual Políticas y Procedimientos para el Control en los Artículos Uso y Consumo l TSE. Unidad Interesada 12 Recibir artículos en volución 13 Ingresar físicamente los artículos en volución a General o sus penncias, según sea el caso. 14 Registrar el ingreso los artículos en volución al sistema Karx. 15 Enviar dos copias Hoja Devolución Interna Artículos a la Dirección. 16 Archivar Hoja Devolución Interna Artículos 17 Recibir copias Hoja Ingreso Artículos. Archiva una copia y prepara remisión la otra. Interna Artículos. Nota Hoja Devolución Interna Artículos Hoja Devolución Interna Artículos Hoja Devolución Interna Artículos Hoja Devolución Interna Artículos Copia Hoja Devolución Interna Artículos. Hoja Devolución Interna Artículos Copias Hoja Ingreso Artículos 18 Enviar copia Hoja Ingreso Artículos a la Dirección Financiera Institucional. Copia Hoja Ingreso Artículos 24

27 VIGENCIA: ACTUALIZACIÓN No. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL EN ALMACEN DE LOS ARTICULOS DE USO Y CONSUMO DEL TSE Manual Políticas y Procedimientos para el Control en los Artículos Uso y Consumo l TSE. CÓDIGO: CANTIDAD DE PÁGINAS: 2 DE LA No. 25 A LA No. 26 UNIDAD ORGANIZATIVA: DIRECCIÓN RESPONSABLE: DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA ADMINISTRATIVA / DPTO. DE ACTIVO FIJO Y ALMACÉN PROCEDIMIENTO No. 5 Solicitud, Autorización y Despacho Artículos. PASO Nº DESCRIPCIÓN RESPONSABLE (S) DOCUMENTOS DE SOPORTE 1 Preparar solicitud autorización entrega artículos al Director Administrativo Unidad Solicitante 2 Enviar solicitud Unidad Solicitante 3 Recibir solicitud requerimiento artículos. 4 Autorizar solicitud requerimiento artículos en base al Plan Anual Compras 5 Enviar al Depto. Copia Solicitud Autorizada Artículos 6 Recibir Copia Solicitud Autorizada Artículos 7 Verificar existencias artículos según autorización. Si no hay existencias un artículo en particular, estampara sobre la solicitud el sello No existencia en. De esto remitirá copia a la Unidad Organizativa solicitante 8 Preparar la entrega artículos solicitados. En caso no contar con la totalidad lo solicitado se prepara entrega acuerdo a existencias 9 Elaborar Hoja Despacho Artículos 10 Hacer entrega artículos al solicitante Solicitud Artículos Solicitud Artículos Solicitud Artículos Solicitud Artículos, Plan Anual Compras. Copia Solicitud Autorizada Artículos Copia Solicitud Artículos Autorizada Solicitud Artículos Autorizada Solicitud Autorizada Artículos Hoja Despacho Artículos Copia Hoja Despacho Artículos 25

28 11 Registrar en la hoja Karx la Hoja Despacho Artículos 12 Enviar dos copias la Hoja Despacho Artículos a la Dirección. 13 Archivar Hoja Despacho Artículos. 14 Recibir copias Hoja Despacho Artículos. Archiva una copia y prepara remisión la otra. Manual Políticas y Procedimientos para el Control en los Artículos Uso y Consumo l TSE. Hoja Despacho Artículos Copia Hoja Despacho Artículos al solicitante Hoja Despacho Artículos al solicitante Copias Hoja Despacho Artículos 15 Enviar copia Hoja Despacho Artículos a la Dirección Financiera Institucional. Copia Hoja Despacho Artículos 26

29 VIGENCIA: ACTUALIZACIÓN No. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL EN ALMACEN DE LOS ARTICULOS DE USO Y CONSUMO DEL TSE Manual Políticas y Procedimientos para el Control en los Artículos Uso y Consumo l TSE. CÓDIGO: CANTIDAD DE PÁGINAS: 3 DE LA No. 27 A LA No. 29 UNIDAD ORGANIZATIVA: DIRECCIÓN RESPONSABLE: DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA ADMINISTRATIVA / DPTO. DE ACTIVO FIJO Y ALMACÉN PROCEDIMIENTO No. 6 Salida Artículos por Donación. PASO Nº DESCRIPCIÓN RESPONSABLE (S) DOCUMENTOS DE SOPORTE 1 Establecer el marco referencial la Solicitante Documento petición donación al Tribunal Supremo Electoral TSE acuerdo entre las partes 2 Preparar solicitud Donación Solicitante Solicitud artículos 3 Enviar solicitud Solicitante Solicitud 4 Recibir solicitud Donación Secretaria Solicitud Artículos General 5 Enviar a para Secretaria Solicitud su análisis General 6 Recibir solicitud Solicitud 7 Nombrar Comité Evaluación Acuerdo la donación solicitada 8 Analizar, evaluar y emitir opinión sobre la petición donación. Informe 9 Remitir informe a 10 Analizar el Informe recibido por l Comité Evaluación la donación solicitada. Valorar y cidir al respecto. Instruye a Secretaria General comunicar al solicitante la aceptación o rechazo la solicitud. Si la donación proce, gira instrucciones a Dirección Ejecutiva. Caso contrario, termina procedimiento. 11 Preparar comunicado acuerdo cisión para el solicitante. Si proce la donación comunica Comité Evaluación la donación solicitada Comité Evaluación la donación solicitada Secretaria General Informe Acuerdo Copia Informe Aprobado Comunicado Acuerdo l 27

30 instrucciones a la Dirección Ejecutiva 12 Recibir comunicado acuerdo 13 Enviar Copia Comunicado Acuerdo a Dirección para preparar artículos a donar. 14 Recibir Copia Comunicado Acuerdo. 15 Coordinar la entrega artículos a donar con el solicitante 16 Enviar Copia Comunicado Acuerdo, al Departamento girando instrucciones para el spacho los artículos a donar. 17 Recibir Copia Comunicado Acuerdo, con instrucciones 18 Elaborar Acta Recepción y Entrega Donación 19 Entregar artículos en donación al solicitante 20 Registrar Acta Recepción y Entrega Donación al sistema (Karx) Manual Políticas y Procedimientos para el Control en los Artículos Uso y Consumo l TSE. Ejecutiva Ejecutiva Comunicado Acuerdo Copia Comunicado Acuerdo Copia Comunicado Acuerdo Copia Comunicado Acuerdo. Copia Comunicado Acuerdo, con instrucciones Copia Comunicado Acuerdo, con instrucciones Acta Recepción y Entrega Donación Acta Recepción y Entrega Donación Acta Recepción y Entrega Donación Copia Comunicado Acuerdo 28

31 21 Enviar dos copias l Acta Recepción y Entrega Donación a Dirección. 22 Archivar Acta Recepción y Entrega Donación 23 Recibir copias l Acta Recepción y Entrega Donación. Archiva una copia y prepara remisión la otra junto a copia Comunicado Acuerdo l que ampara la donación. Manual Políticas y Procedimientos para el Control en los Artículos Uso y Consumo l TSE.. Copias l Acta Recepción y Entrega Donación. Acta Recepción y Entrega Donación Copias Hoja Despacho Artículos 24 Enviar a la Dirección Financiera Institucional, copia l Acta Recepción y Entrega Donación junto a copia Comunicado que ampara la donación efectuada. Copia l Acta Recepción y Entrega Donación y Comunicado Acuerdo. 29

32 VIGENCIA: ACTUALIZACIÓN No. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL EN ALMACEN DE LOS ARTICULOS DE USO Y CONSUMO DEL TSE Manual Políticas y Procedimientos para el Control en los Artículos Uso y Consumo l TSE. CÓDIGO: CANTIDAD DE PÁGINAS: 2 DE LA No. 30 A LA No. 31 UNIDAD ORGANIZATIVA: DIRECCIÓN RESPONSABLE: DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA ADMINISTRATIVA / DPTO. DE ACTIVO FIJO Y ALMACÉN PROCEDIMIENTO No. 7 Transferencia Artículos entre Almacenes l TSE. PASO Nº DESCRIPCIÓN RESPONSABLE (S) DOCUMENTOS DE SOPORTE 1 Preparar solicitud a la Dirección para el traslado temporal o permanente artículos entre almacenes. 2 Enviar nota o memorando 3 Recibir nota o memorando. 4 Analizar nota o memorando para la transferencia artículos entre. almacenes. Nota memorando Nota o memorando Nota o memorando Nota o memorando o 5 Comunicar la autorización o negación la solicitud. Nota memorando o 6 Recibir nota o memorando respuesta a solicitud. Si no autoriza, termina procedimiento. Si autoriza continúa con 7. Nota memorando o 7 Preparar Borrador Hoja Transferencia Artículos entre Almacenes 8 Imprimir Hoja Transferencia Artículos entre Almacenes Borrador Hoja Transferencia Artículos entre almacenes 2 copias Hoja Transferencia Artículos entre almacenes para General y otra para el Procencia 30

33 Manual Políticas y Procedimientos para el Control en los Artículos Uso y Consumo l TSE. 9 Verificar los artículos a trasladar Borrador Hoja Transferencia Artículos entre almacenes 10 Realizar transferencia artículos entre almacenes 11 Realizar el registro los artículos trasladados en el Karx. 12 Remitir copia Hoja Transferencia Artículos entre almacenes a la Dirección 13 Archivar Hoja Transferencia Artículos entre almacenes 14 Recibir copia Hoja Transferencia Artículos entre almacenes y archivar. Hoja Transferencia Artículos entre almacenes Hoja Transferencia Artículos entre almacenes Hoja Transferencia Artículos entre almacenes Hoja Transferencia Artículos entre almacenes Hoja Transferencia Artículos entre almacenes 31

34 VIGENCIA: ACTUALIZACIÓN No. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL EN ALMACEN DE LOS ARTICULOS DE USO Y CONSUMO DEL TSE Manual Políticas y Procedimientos para el Control en los Artículos Uso y Consumo l TSE. CÓDIGO: CANTIDAD DE PÁGINAS: 2 DE LA No. 32 A LA No. 33 UNIDAD ORGANIZATIVA: DIRECCIÓN RESPONSABLE: DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA ADMINISTRATIVA / DPTO. DE ACTIVO FIJO Y ALMACÉN PROCEDIMIENTO No. 8 Toma Inventario Físico Artículos Uso y Consumo. PASO Nº DESCRIPCIÓN RESPONSABLE (S) DOCUMENTOS DE SOPORTE 1 Preparar Plan Acción para la Toma Inventario físico en General y sus penncias 2 Enviar Plan Acción para la Toma Inventario físico y solicitar su autorización 3 Recibir Plan Acción para la Toma Inventario físico. 4 Evaluar Plan Acción para la Toma Inventario físico. 5 Aprobar u observar el Plan Acción para la Toma Inventario físico. Si tiene observaciones continúa con paso 6. De lo contrario, continúa con paso Enviar memorando con observaciones al Plan Acción para la Toma Inventario físico 7 Recibir memorando con observaciones al Plan. 8 Realizar cambios por observaciones al Plan Acción para la Toma Inventario físico. 9 Enviar Plan Acción para la Toma Inventario físico, con observaciones incorporadas para su autorización Plan Acción para la Toma Inventario físico. Nota, Plan Acción para la Toma Inventario físico. Nota, Plan Acción para la Toma Inventario físico. Plan Acción para la Toma Inventario físico. Plan Acción para la Toma Inventario físico. Memorando con aprobación u observaciones. Memorando con observaciones Memorando con observaciones Memorando con observaciones Plan Acción para la Toma Inventario físico, con observaciones incorporadas 10 Recibir Plan Acción para la Plan Acción 32

35 Toma Inventario físico, con observaciones incluidas. Regresa al paso Comunicar la aprobación al Departamento, girando instrucciones para su ejecución. 12 Recibir memorando con instrucciones 13 Informar a las unidas organizativas la suspensión servicios por toma inventario físico. 14 Designar equipo trabajo para la toma l Inventario Físico 15 Comunicar al Departamento, la signación l equipo trabajo que levantará el inventario físico. 16 Recibir nota comunicación equipo trabajo que levantará el inventario físico. 17 Coordinar la ejecución l Plan Acción para la Toma Inventario físico con equipo signado por la Dirección 18 Organizar los recursos humanos y los instrumentos control inventario e inducción l equipo trabajo en el proceso. 19 Realizar la Toma Inventario Físico. Manual Políticas y Procedimientos para el Control en los Artículos Uso y Consumo l TSE. Equipo signado por la Dirección 20 Enviar Informe existencias Equipo resultante l inventario físico a signado por Dirección y copia al la Dirección Depto.. 21 Recibir Informe existencias para la Toma Inventario físico, con observaciones incorporadas Memorando aprobación e instrucciones. Memorando Memorando Nota Nota Nota Plan Acción para la Toma Inventario. Plan Acción para la Toma Inventario. Borrador Informe existencias Informe existencias Informe existencias 33

36 VIGENCIA: ACTUALIZACIÓN No. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL EN ALMACEN DE LOS ARTICULOS DE USO Y CONSUMO DEL TSE Manual Políticas y Procedimientos para el Control en los Artículos Uso y Consumo l TSE. CÓDIGO: CANTIDAD DE PÁGINAS: 4 DE LA No. 34 A LA No. 37 UNIDAD ORGANIZATIVA: DIRECCIÓN RESPONSABLE: DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA ADMINISTRATIVA / DPTO. DE ACTIVO FIJO Y ALMACÉN PROCEDIMIENTO No. 9 Conciliación según Inventario Físico. PASO Nº DESCRIPCIÓN RESPONSABLE (S) DOCUMENTOS DE SOPORTE 1 Cotejar el Informe Existencias contra Hoja Karx. Si hubieren diferencias continúa con paso 2, lo contrario, informa a la Dirección la cuadratura saldos. 2 Efectuar un segundo conteo los artículos con diferencia en saldos. Si esto se resuelve, informa a la Dirección la cuadratura los saldos. Si las diferencias persisten, continúa con paso 3. Departamento Departamento 3 Preparar Informe Diferencias. Departamento 4 Enviar a la Dirección el Informe Diferencias Departamento 5 Recibir el Informe Diferencias 6 Girar instrucciones para investigar internamente las diferencias reportadas. 7 Realizar investigación interna sobre las diferencias encontradas entre el inventario físico y los registros. 8 Preparar el informe correspondiente a la investigación. 9 Enviar informe investigación a la Dirección. 10 Recibir informe con resultados la investigación. Si las diferencias han sido resueltas, termina Departamento Informe Existencias, Hoja Karx Informe existencias Informe Diferencias Informe Diferencias Informe Diferencias Nota Nota Informe Diferencias Informe Informe Informe 34

37 Manual Políticas y Procedimientos para el Control en los Artículos Uso y Consumo l TSE. procedimiento. Caso contrario continúa con paso Gestionar ante la Dirección Ejecutiva la ducción responsabilidas a partir l informe recibido. 12 Recibir petición gestión y solicitar análisis la Unidad Asesoría Legal 13 Recibir petición análisis las diferencias encontradas existencias. 14 Investigar, analizar, emitir opinión o recomendable sobre la situación estudiada. Ejecutiva Asesoría Legal Asesoría Legal 15 Enviar a la Dirección Ejecutiva informe l análisis practicado. Asesoría Legal 16 Recibir informe y enviarlo a la Dirección. Ejecutiva 17 Recibir informe Asesoría Legal. 18 Preparar propuesta acciones para la conciliación saldos. 19 Enviar a la Dirección Ejecutiva para conocimiento l el Informe Diferencias, el Informe presentado por Asesoría Legal y propuesta acciones para conciliar saldos existencias. 20 Recibir expediente Informe Diferencias, Informe presentado por Asesoría Legal y propuesta acciones para conciliar saldos, y pasarlo a conocimiento l. 21 Recibir Informe Diferencias, Informe presentado por Asesoría Legal y propuesta acciones para la conciliación saldos. Evaluar y cidir al respecto. 22 Enviar comunicado acuerdo a Dirección Ejecutiva y Dirección. Ejecutiva Secretaría General. Nota Nota Nota Karx; Inventario Físico; Informe Diferencias; Informe investigación interna. Informe Informe Informe Documento con propuesta. Informe Diferencias Informe Asesoría Legal Propuesta para conciliación. Informe Diferencias Informe Asesoría Legal Propuesta para conciliación Informe Diferencias Informe Asesoría Legal Propuesta para conciliación Comunicado Acuerdo 35

38 23 Ejecutar el acuerdo, girando instrucciones al Departamento. 24 Conciliar saldos conforme a las acciones aprobadas por. 25 Preparar informe sobre la conciliación practicada. 26 Enviar informe sobre la conciliación practicada a la Dirección. 27 Recibir informe sobre la conciliación practicada. 28 Enviar copia informe sobre la conciliación practicada a la Dirección Ejecutiva para conocimiento l. 29 Recibir copia informe sobre la conciliación practicada. 30 Pasar a conocimiento el informe conciliación practicada. Manual Políticas y Procedimientos para el Control en los Artículos Uso y Consumo l TSE. Departamento Departamento Departamento Ejecutiva Ejecutiva 31 Aprobar u observar el informe. 32 Comunicar acuerdo Secretaría a Dirección Ejecutiva y General Dirección. 33 Recibir comunicado acuerdo. Si el informe se aprueba, continúa paso 34. Si tiene observaciones, regresa a paso Enviar copia comunicado acuerdo al partamento. 35 Enviar informe conciliación practicada y copia comunicado acuerdo a la Dirección Financiera Institucional. Ejecutiva.. Comunicado Acuerdo Comunicado Acuerdo Informe Informe Informe Informe Informe Informe Informe Comunicado acuerdo. Comunicado acuerdo. Comunicado acuerdo. Conciliación practicada, informe conciliación copia comunicado y 36

39 Manual Políticas y Procedimientos para el Control en los Artículos Uso y Consumo l TSE. acuerdo. 37

40 VIGENCIA: ACTUALIZACIÓN No. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL EN ALMACEN DE LOS ARTICULOS DE USO Y CONSUMO DEL TSE Manual Políticas y Procedimientos para el Control en los Artículos Uso y Consumo l TSE. CÓDIGO: CANTIDAD DE PÁGINAS: 3 DE LA No. 38 A LA No. 40 UNIDAD ORGANIZATIVA: DIRECCIÓN RESPONSABLE: DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA ADMINISTRATIVA / DPTO. DE ACTIVO FIJO Y ALMACÉN PROCEDIMIENTO No. 10 Descargo Artículos l Inventario. PASO Nº DESCRIPCIÓN RESPONSABLE (S) DOCUMENTOS DE SOPORTE 1 Preparar Plan Desincorporación 2 Enviar a Dirección para gestionar autorización 3 Recibir Plan Desincorporación 4 Analizar Plan y requerir correcciones si hubieren, vuelve al paso 1. De lo contrario continúa con paso 5. 5 Enviar Plan a Dirección Ejecutiva solicitando sea presentado a para su aprobación. 6 Recibir Plan Desincorporación para someterlo a autorización. 7 Presentar Plan Desincorporación a para aprobación Ejecutiva Ejecutiva 8 Recibir Plan Desincorporación 9 Analizar el Plan Desincorporación, evalúa y emite cisión al respecto. 10 Enviar a la Dirección Ejecutiva y Dirección, comunicado acuerdo. 11 Recibir Comunicado Acuerdo. Si el Plan es aprobado, continúa paso 20. Si éste tiene observaciones, seguir con paso 12. Secretaría General Ejecutiva Informe Existencias Plan Desincorporación Plan Desincorporación Plan Desincorporación Plan Desincorporación Solicitud Plan Desincorporación Solicitud Plan Desincorporación Plan Desincorporación Plan Desincorporación Acuerdo Comunicado Acuerdo Comunicado Acuerdo 38