ADMINISTRACIÓN DE DESPACHO Y TRANSPORTE

Transcripción

1 PROCEDIMIENTO SPACHO Y TRANSPORTE 18-Mayo-2015 Versión 1

2 SPACHO Y TRANSPORTE Tabla contenido 1 OBJETIVO POLÍTICAS ALCANCE FINICIONES RESPONSABLES REFERENCIAS SCRIPCIÓN L PROCEDIMIENTO OBSERVACIONES ANEXOS Y FORMATOS ANEXOS FORMATOS CONTROL CAMBIO... 6

3 SPACHO Y TRANSPORTE 1 Objetivo. Establecer las directrices y pasos necesarios para el spacho los productos que comercializa Conauto. 2 Políticas. Todo spacho mercaría se hará por medio una Hoja Ciega Boga berá mantener los registros entradas y salidas la mercaría. 3 Alcance. Este procedimiento es aplicable para todos los establecimientos Conauto. 4 Definiciones. Hoja Ciega: Documento impreso que permite visualizar los productos que berán ser separados para el spacho con información la factura a la que hace referencia. Guía remisión: Documento autorizado por el SRI uso obligatorio que sustenta el traslado los bienes ntro l territorio nacional. Factura electrónica: Documento que cumple con los requisitos legales y reglamentarios exigibles para todos comprobantes venta, garantizando la autenticidad su origen y la integridad su contenido. Un comprobante electrónico tendrá valiz legal siempre que contenga una firma electrónica. RI: Representación impresa los comprobantes venta electrónicos y será consirado como un documento legal. Transferencia: Movimiento mercaría entre bogas. Hoja Ruta: Documento interno que sirve para que el transportista controle la llegada y salida los establecimientos don entrega la mercaría. 3

4 SPACHO Y TRANSPORTE 5 Responsables. El personal Boga será responsable cumplir y hacer cumplir las actividas establecidas en este documento y notificar al área Organización y Métodos en caso existir cambios. 6 Referencias N/A 7 Descripción l procedimiento. Es importante mencionar que el proceso spacho inicia una vez que un Pedido Cliente y/o transferencia es procesado en el sistema. 7.1 Despacho en la Boga Pasos Nombre Actividad Receptar Hoja Ciega Separar mercaría Responsable Jefe Boga y/o Asistentes Asistente Boga Descripción Actividad De forma automática se generará la impresión la Hoja Ciega en las Bogas. Revisar que los productos sean los mismos que indican la Hoja Ciega y colocar la mercaría en la zona spacho Imprimir Guía Remisión Asistente Boga Ingresar al sistema y digitar el nombre l transportista y el No. placa l camión que trasladará la mercaría Entregar mercaría Asistente Boga Una vez que el cliente esté conforme con la mercaría hacer firmar la Guía Remisión con nombre legible y sello empresa o cédula intidad, como señal aceptación. En casos en los que el cliente solicita recibir la mercaría con factura se berá hacer firmar la factura y Guía remisión. 4

5 SPACHO Y TRANSPORTE Archivar Persona legada Archivar Guía Remisión y/o Hoja ciega con el nombre legible y sello empresa o cedula intidad, como respaldo aceptación la mercaría. 7.2 Despacho transferencias y/o fuera o ntro la ciudad. Pasos Nombre Actividad Receptar Hoja Ciega Separar mercaría Coordinar Despacho Imprimir Guía Remisión Responsable Jefe Boga y/o Ver paso Asistentes Asistentes Boga Ver paso Jefe Boga y/o Jefe Despacho/Coordinador Transporte Asistente Boga Ver paso Descripción Actividad A nivel ciudad, el Jefe Boga coordina los spachos con las instrucciones correspondientes las entregas mencionadas en el campo Observaciones la Factura y realiza la Ruta Entrega. En caso provincias, será el Coordinador Transporte o Jefe Despacho, quien coordine que Cooperativa realizará la entrega mercaría. Se coordinará con los transportistas lo siguiente: 1. Disponibilidad camión. 2. Hora l retiro la mercaría en la Boga Transportar mercaría Chofer Revisar ruta y controlar la cantidad, producto, tipo y estado la mercaría que trasladará. Todos los movimientos entrega mercaría los registrará en la Hoja Ruta. Chofer Ver paso Entregar mercaría Devolución Chofer documentos Archivar Persona legada Ver paso El transportista be volver a Boga la guía remisión firmada por el cliente. 5

6 SPACHO Y TRANSPORTE 8 Observaciones Si ha sido una venta con forma pago Contado, el personal Boga berá revisar que la factura esté cancelada previo al spacho la mercaría. 9 Anexos y formatos 9.1 ANEXOS No. Descripción Código 1 Diagrama flujo CO-BA-DO FORMATOS No. Descripción Código 1 Hoja Ruta N/A 10 Control cambio Versión Fecha Ubic. Información pertinente l cambio Antes Rev. Aprob 6

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